Søndre Land kommune Side 1 MØTEINNKALLING

Transkript

1 Søndre Land kommune Side 1 MØTEINNKALLING Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Møtedato: (NB! Merk dagen) Tid: Kl Medlemmene innkalles med dette til ovennevnte møte. Eventuelt forfall meldes til servicetorget, tlf: snarest mulig. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. I møtet vil en foreta evaluering av den gjennomførte folkevalgtopplæringen for kommunestyret den , samt planlegge gjennomføring av den siste opplæringsdagen. SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel 15/12 11/1793 REGIONALT SAMARBEID OM UTVIKLING AV KOMMUNALE TJENESTER - KRITERIER FOR VALG AV SAMARBEIDSOMRÅDER 16/12 12/162 FORSLAG TIL NY TRAFIKKSIKKERHETSPLAN /12 12/168 INNLØSING AV VANNRETTER 18/12 12/57 REFERATSAKER FORMANNSKAPET MØTE DEN Hov, den Terje Odden ordfører Knut Viset kontorsjef Postadresse: Besøksadresse: Hovsbakken 1 Hovsbakken 1 Telefon: HOV HOV Telefaks:

2 Sak 15/12 REGIONALT SAMARBEID OM UTVIKLING AV KOMMUNALE TJENESTER - KRITERIER FOR VALG AV SAMARBEIDSOMRÅDER Saksbehandler: Nils Hesthagen Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 11/1793 Saksnr.: Utvalg Møtedato 15/12 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: 1. Nøkkelkriteriene for å identifisere og vurdere aktuelle samarbeidsområder i Gjøvikregionen skal knyttes opp til begrepene stordriftsfordeler, kvalitetsgevinster og/eller å sikre kompetanse/rekruttering. 2. Aktuelle samarbeidsområder i Gjøvikregionen bør som hovedregel tilfredsstille kriteriet liten politisk interesse, slik det er definert i vedlagte notat. 3. Aktuelle samarbeidsområder i Gjøvikregionen skal som hovedregel ikke omfatte områder som krever felles folkevalgt nemnd etter KL 28c. 4. Aktuelle samarbeidsområder i Gjøvikregionen som skal inngå i en helhet med tanke på å oppnå en balansert fordeling av arbeidsplasser, bør primært tilhøre kategorien transaksjonsbaserte tjenester. For andre områder kan det være behov for å vurdere tiltak som kan avhjelpe evt ulemper knyttet til lokalisering. 5. I aktuelle samarbeidsprosjekter inviteres alle kommunene til å delta. Dersom en eller flere kommuner ikke ønsker å delta, eller trekker seg i prosessen etter nærmere avtalt prosedyre, kan to eller flere av de øvrige kommunene likevel velge å etablere samarbeidet. Vedlegg: Trykt vedlegg: Regionalt samarbeid om utvikling av kommunale tjenester - kriterier for valg av samarbeidsområder - notat til rådmannsgruppa for Gjøvikregionen, datert Utrykt vedlegg: Regionalt samarbeid om utvikling av kommunale tjenester - notat til rådmannsgruppa for Gjøvikregionen, datert Side 2 av 10

3 Sak 15/12 Bakgrunn: Med forankring i Strategisk plan for Gjøvikregionen har Gjøvikregionen i løpet av de siste årene etablert ulike former for interkommunalt samarbeid, delvis som rene anskaffelsesprosjekt, med også ved etablering felles fagenheter, formalisert som interkommunale samarbeid iht. kommuneloven. Det er nå i gang prosesser med formål å etablere mer interkommunalt samarbeid om tjenesteproduksjon blant kommunene i Gjøvikregionen. Rådmennene har i gang et arbeid for å lage et forslag til en pakke for nye samarbeidsområder som skal forelegges ordførerne og seinere de respektive formannskap 1 kv I denne forbindelse er det behov for å utvikle noen omforente kriterier som skal legges til grunn for valg av samarbeidsområder og premisser for organisering/etablering av nye interkommunale samarbeid. I det vedlagte notatet er det drøftet noen slike problemstillinger og sider ved regionalt samarbeid som det er viktig at alle kommunene har et avklart og omforent forhold til. Vurdering: I tillegg til de tema som er drøftet i notatet er det behov for å avklare en del viktige prinsipp som grunnlag for et utvidet samarbeid: Funksjoner og stillinger skal fordeles på alle kommuner I vurderingen av lokalisering av et konkret samarbeid er det viktig å sikre en balansert fordeling av arbeidsplasser, kompetanse og funksjoner mellom de deltagende kommunene. For å ivareta dette prinsippet kan det være nødvendig å vurdere flere samarbeidsområder som en pakke, alternativt må en slik fordeling sikres over en rimelig tidsperiode. I noen tilfelle kan et slikt overordnet prinsipp for lokalisering stå i motstrid til andre momenter som kan være av betydning for lokaliseringsvalget. I slike tilfelle tyder erfaringer fra andre slike samarbeid at det kan være behov for å vurdere tiltak som kan avhjelpe ulempene ved lokaliseringen. Samarbeidet kan omhandle to eller flere kommuner Ulike behov/gevinstmuligheter hos regionkommunene eller forhold knyttet til selve tjenesten/oppgaven, kan tilsi at det ikke er aktuelt at alle regionkommunene deltar i et konkret samarbeid. Det er ikke til hinder for at to eller flere av kommunene etablerer et slikt samarbeid, dersom de finner det hensiktsmessig. I hht omforent arbeidsmetodikk med bruk av Side 3 av 10

4 Sak 15/12 PLP i slike prosjekter, vil som hovedregel alle kommuner kunne delta i forstudiefasen uten å forplikte seg, mens det vil ligge en større grad av forpliktelse i forprosjektfasen, I noen tilfelle vil det også innebære at man binder seg til masten. Grad av forpliktelse/binding må derfor avklares spesifikt ved oppstart av forprosjektfasen, eller tilsvarende fase i forberedelsesarbeidet. Dette er spesielt viktig i prosjekter hvor denne fasen omhandler anbudsprosesser og/eller annen kontraktsbinding. Enkle styringssystem Med utgangspunkt i Kommunal- og regionaldepartementets veileder om vertskommunemodellen i kommuneloven, er det i vedlagte notat skissert hvilke lovfestede modeller som kan benyttes ved formalisering av interkommunale samarbeid. I tillegg kan det være noe rent avtalebasert samarbeid, hovedsakelig i tilknytning til kjøp og salg av tjenester, men som også kan omfatte en del permanente nettverk og prosjekter. Etablering av mange slike formaliserte interkommunale samarbeid, til dels med ulikt antall deltagere, kan fort medføre utfordringer knyttet til styringsmodellen(e). I en utredning fra NIVI-analyse er det vist til en risiko for at det kan oppstå styringsproblemer, demokratisk ubalanse og svak effektivitet. Én måte å minske denne risikoen på og legge til rette for enkle styringssystem, er å begrense antall modeller for organisering/styring og anvende samme styringsmodell/-prinsipper for de ulike samarbeidsenhetene. Erfaringer fra allerede etablerte samarbeid tilsier at det er avgjørende at den enkelte kommunes representant i de aktuelle styringsfora har de nødvendige fullmakter og kan forplikte kommunen i forhold til den myndighet og de oppgaver som er gitt styringsorganet. I praksis vil det kunne bli en form for gjennomgående representasjon i slike styringsfora, da det er et begrenset antall personer på det aktuelle organisasjons-/ledernivået, i vår region gjerne kommunalsjefsnivå - i mange andre kommunesamarbeid rådmannen personlig som er kommunens representant i det styrende organet. Dette kan innebære noen utfordringer, men en slik form for gjennomgående representasjon vil også kunne legge bedre til rette for en helhetlig styring av samarbeidsporteføljen. Et premiss om enkle styringssystem, tilsier videre at man bør unngå å etablere samarbeid på områder som etter kommuneloven krever felles folkevalgt nemnd. Effektiviseringsgevinster må fordeles både til framtidig investeringer/aktiviteter og føres tilbake til de respektive kommuner Et viktig formål med interkommunalt samarbeid i Gjøvikregionen er å hente ut stordriftsfordeler og dermed økonomiske gevinster, enten i form av direkte gevinster/sparte Side 4 av 10

5 Sak 15/12 ressurser eller lavere alternativkostnad. Ved direkte besparelser vil det med andre ord frigis økonomiske og/eller andre ressurser som kan settes inn på andre prioriterte områder regionalt eller lokalt. Parallelt kan det være behov for finansiering av investerings-/driftstiltak som er nødvendig for å nå evt andre målsettinger som er satt for det aktuelle samarbeidet, enten disse er av kvalitativ og/eller kvantitativ art. I slike tilfelle kan det å beholde hele eller deler av en slik direkte gevinst i virksomheten, gjøre det mulig å realisere/løse andre prioriterte delprosjekter/oppgaver. Det bør derfor tidlig i prosessen avklares hvordan en eventuell direkte gevinst i et prosjekt skal disponeres. Kostnadsfordeling i driftsfasen Det er i forbindelse med økonomi-, IKT- og innkjøpssamarbeidet etablert en fordelingsnøkkel for kostnadsfordeling, hvor prinsippene er gjennomgående. Hovedprinsippet er at 50 % av felleskostnadene fordeles likt, mens de resterende 50 % fordeles etter innbyggertall. Hvor stor del av felleskostnadene som fordeles likt kan variere noe etter en konkret vurdering avhengig av tjenestens art. Utgifter som kan knyttes direkte til en eller flere av kommunene, belastes de angjeldende kommunene direkte. Det vil også være tilfelle hvor tjenesten er av en slik art at kostnadene fordeles likt, mens andre tjenester belastes etter direkte forbruk. Regionnettet er et eksempel på at kostnadene fordeles likt, mens kostnader knyttet til transaksjonsvolum kan være eksempel på en tjeneste som belastes etter forbruk. Selv om hovedprinsippene for kostnadsfordeling er omforent og godt forankret, viser eksemplene over at kostnadsfordeling må vurderes konkret i hvert enkelt prosjekt og fortrinnsvis avklares i forbindelse med overgangen fra forstudie til forprosjekt, men som absolutt krav må den avklares som en del av forprosjektet. I tillegg til selve fordelingsnøkkelen vil det være behov for å ha noen omforente prinsipper for hvordan enkelte basic kostnadselementer skal beregnes/fastsettes. Dette gjelder for eksempel kostnader til lokaler med nødvendig infrastruktur og servicetjenester med mer i forbindelse med samlokalisering i eksisterende kommunal bygningsmasse/lokaler i vertskommunen. Kostnadsfordeling utrednings- og etableringskostnader Det må også tas stilling til hvordan kostnader som påløper i utrednings- og etableringsfasen skal fordeles. Disse kostnadene har også vært fordelt i hht prinsippene nevnt over, men også i Side 5 av 10

6 Sak 15/12 denne fasen vil det være nødvendig å gjøre en konkret vurdering i hvert enkelt prosjekt basert på de kostnadselementene som er relevante i denne fasen. Oppsummering. Med bakgrunn i ovennevnte redegjørelse fremmes det forslag til kriterier for valg av samarbeidsområder innen Gjøvikregionen i tråd med omforent forslag utarbeidet av rådmannsgruppa i regionen. Side 6 av 10

7 Sak 16/12 FORSLAG TIL NY TRAFIKKSIKKERHETSPLAN Saksbehandler: Bjørn Runar Eriksen Arkiv: 122 Arkivsaksnr.: 12/162 Saksnr.: Utvalg Møtedato 16/12 Formannskapet Innstilling: Forslag til ny trafikksikkerhetsplan sendes ut på høring/ legges ut til ettersyn i 6 uker. Vedlegg: 1. Forslag til ny TS-plan 2. Innspill fra publikum etter forespørsel fr TS-utvalget Bakgrunn: Søndre Land kommunes eksisterende TS-plan gjaldt for årene , det var derfor nødvendig å utarbeide en ny TS-plan. Den nye planen skal gjelde for årene Vurdering: Forslag til ny TS-plan sendes ut på høring / legges ut til ettersyn i 6 uker etter behandling i formannskapet Side 7 av 10

8 Sak 17/12 INNLØSING AV VANNRETTER Saksbehandler: Bjørn Runar Eriksen Arkiv: M06 Arkivsaksnr.: 12/168 Saksnr.: Utvalg Møtedato 17/12 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: 1. Innløsing av vannretten for eiendommen gnr 59, bnr 1, Grette gård, tilhørende Nils Kristian Blom, med kr ,- godkjennes. 2. Kostnadene dekkes inn ved låneopptak og vil inngå i selvkostregnskapet for fremtidige avgiftsberegninger for vann i Søndre Land kommune. 3. Rådmannen bes framforhandle tilsvarende avtaler for rettigheter til fritt vann fra kommunale vannverk. Vedlegg: Ingen Bakgrunn: Søndre Land kommune overtok flere eksisterende private vannverk i forbindelse med opprettelse av kommunale vannverk på 1970 tallet. En konsekvens av overtakelsene var at noen abbonenter fikk avtale om fritt vann som en kompensasjon for gamle rettigheter. Søndre Land kommune fikk på slutten av 2011 en forespørsel fra Nils Kristian Blom om kommunen var villige til å innløse denne rettigheten slik at Grette gård i fremtiden blir en del av det vanlige gebyrinntektsgrunnlaget i kommunen. Rettigheten til Grette gård er verdsatt til kr ,- grunnlaget for dette er at det på Grette gård er 3 leiligheter, samt driftsbygning og galleri, og anslått fremtidig forbruk er 350m 3 /år. Dette medfører en årlig kostnad for kommunale avgifter for vann beregnes til ,- inkludert avgift. Side 8 av 10

9 Sak 17/12 En kapitalisering av denne summen basert på 5% rente medfører et kapitalgrunnlag på kr ,- Søndre Land kommune kjenner til minst 4 slike avtaler, disse er ønskelig å innfri når det blir mulig. Vurdering: Rådmannen anser det som en fordel om slike gamle friavtaler kan kjøpes opp/innfris og at eindommene blir en del av det fremtidige årlige inntektsgrunnlaget for vann. Kostnadene dekkes inn ved låneopptak og vil inngå i selvkostregnskapet for fremtidige avgiftsberegninger for vann i Søndre Land kommune. Side 9 av 10

10 Sak 18/12 REFERATSAKER FORMANNSKAPET MØTE DEN Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 12/57 Saksnr.: Utvalg Møtedato 18/12 Formannskapet Innstilling: Referatsakene tas til orientering. Vedlegg: Referatsakene 1-3 Bakgrunn: Det fremlegges følgende referatsaker til behandling: 1. Protokoll fra formannskapsmøte den Stemmerettsjubileet i kommuner og fylker, brev fra stemmerettskomiteen datert , samt brev fra Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet datert Epost av fra Kim Andre Halhjem vedr. åpningstider i barnehage inkl. tidligere svar fra kst barnehagesjef Vurdering: Rådmannen har ingen tilføyelser til referatsakene. Side 10 av 10