Scenarie 4, Vitenskapelig Hvordan løser vi som gruppe den oppgave som er gitt? Hvilken type kunnskap trengs for å stå til eksamen?

Transkript

1 MNFIT385 KUNNSKAP OG INFORMASJONSFORVALTNING Øving nr : 3 OPPGAVE 1: Vi har tre ulike scenarier å ta tak: Scenarie 1, Sosialt Hvordan kommer vi i kontakt med andre studenter? Hvordan kan jeg finne en billig plass å bo? Hvilke fritidsaktiviteter er tilgjengelig her i byen? Scenarie 2, Administrativt Hvordan registrerer jeg meg til kurs x, y, z? Hvordan kan jeg organisere et opphold i utlandet ved et annet universitet? Kan jeg ha de eksamener jeg tok ved et annet universitet godkjent her? Hvem er ansvarlig for lån og stipender? Hvordan kan jeg få tilgang til de ulike bygninger? Hvordan får jeg tak i det materialet jeg trenger til eksamen? Scenarie 3, Teknisk Er det noen verktøy som jeg kan bruke for å håndtere en viss type oppgave? Har universitet lisens for den og den programvaren? Hvem skal du spørre om hjelp når Pc' en krasjer? Scenarie 4, Vitenskapelig Hvordan løser vi som gruppe den oppgave som er gitt? Hvilken type kunnskap trengs for å stå til eksamen? Informasjonen og kunnskapen som trenges for å finne svar på de ulike spørsmålene i de ulike scenarier er tilgjengelig via ulike kilder. Det kan allikevel være vanskelig for studenter å finne the de trenger for å orientere seg tilstrekkelig. Oppgave 1. A) - Hva vil dere definere som informasjon og hva som kunnskap? Det er ikke alltid like lett å skille mellom hva som er informasjon og kunnskap, men det vi kan si er at informasjon er tidsbegrenset (noe som er knyttet til tid), mens kunnskap forbindes med gjenbruk, og er ikke tidsbegrenset. Kunnskap er noe du hele tiden kan dra nytte av.

2 Data er symboler, tegn som ved hjelp av kunnskap blir omdannet til informasjon. Definisjoner på kunnskap og informasjon ifølge forelesningsnotatene: Informasjon: (se forelesningsnotater) Kunnskap: (se forelesningsnotater) Etter nøye diskusjoner frem og tilbake i øvingsgruppen kom vi frem til følgende modell for denne prosessen med å omdanne data til informasjon og kunnskap. Data Kunnskap Filter Informasjon Altså: Du bruker kunnskap til å gi data en mening, og du bruker den informasjonen du finner til å danne ny kunnskap. Dersom vi tar utgangspunkt i de scenarier ovenfor som er gitt kan vi definere det slik: Scenarie 1: - Informasjonen er at det skal være Bli kjent fest - Kunnskap om hvordan du skal bli kjent med medstudenter (mellom menneskelige relasjoner). Kunnskap kan da være at du bør finne noen som du har sett på forelesning for å prate med ( finne en felles referanse til noen), og som du vet kan være lett å bli kjent med. Scenarie 2: - Informasjon om eksamens tidspunkt eller hvordan melde seg opp til eksamen. - Kunnskap om det lønner seg å sitte fremst på de første forelesningene for å sikre seg et gunstig øvingstidspunkt.

3 Scenarie 3: - Informasjon om hvilke lisensavtaler universitet har - Kunnskap til å hvilke lisensavtaler som passer til ditt formål. Scenarie 4: - Informasjon om hvilke oppsett for løsning av oppgaver som gjelder. - Kunnskap om hvordan en bør samarbeide i grupper for å få et bra resultat. De eksempler som her er gitt er bare eksempler på hva informasjon og kunnskap kan være. Det er viktig å være kritisk og tenke nøye igjennom det, da grensene mellom disse begreper er veldig flytende og lite kritisk brukt i det daglige språk. B) Redegjør for hvordan kunnskapsbehovet og informasjonsbehovet utvikler seg hos studenten fra vedkommende starter på studiet, og gjennom de ulike fasene ved universitetslivet. Behovet for kunnskap fant vi ut var likt på ulike nivå, dvs at den mengden kunnskap studentene klarer å trekke til seg pr. tidsenhet før de er mettet er likt. Behovet for informasjon er derimot forskjellig. En student på grunnfagsnivå har et enormt informsjonsbehov for å sette seg inn i studiemiljøet og orientere seg i nye fag, bli kjent med en ny by, få venner m.m. Etter noen år i studiemiljøet flater dette ut, og informasjon om slike ting flater ut litt. Alikevel trenger du informasjon om nye ting, men ikke i like stor grad som på grunnkurs. Informasjonsbehovet synes vi også går litt opp på hovedfagsnivå igjen, for da trenger du informasjon som går på det å møte arbeidslivet når du er ferdig med studiet. F.eks du må samle informasjon om hvilken kunnskap som kreves av deg som student etter endt studie, for å få akkurat den jobben du ønsker. Derfor vil behovet for kunnskap øke på hovedfagsnivå, da du trenger kunnskap litt utover kun de fagene du tar. C) Nevn noen relevante mål, roller (f.eks. studenter, teknisk support, fakultetspersonell, etc), prosesser og knowledge assets som en møter som student. Mål: - Fullføre eksamen - Oppnå eksplisitt kunnskap - Oppnå gode karakterer - Få en cand.mag grad eller ta hovedfag - Klare å melde seg opp til eksamen (he,he) - Lære å bli selvstendig - Utvikle evne til hvordan å tilpasse seg nye ting raskt (lære å sile ut informasjon)

4 - Bli selvstendig - Lære seg å tenke kritisk Roller: - Professor (roller som studenten møter) - Amenuensis (roller som studenten møter) - Vaktmester - Foreleser - Student assistent - Tekniks Personale - Fakutetsmedarbeider - Veileder for studenter (eldre studenter kan også veilede yngre studenter) - Medlem i linjeforening - Osv. Vi har her konsentrert oss om yrkesroller som studenten møter eller kan inneha selv. I Tillegg kommer roller som utøves innefor de ulike kontekster. Prosesser: Vi skiller mellom fire basis operasjoner innenfor knowledge management (KW). De fire er: - Distribuere (distribute) - Sikre (Consolidate) - Kombinere (Combine) - Utvikle KW. (Create) Konkrete eksempler innfor disse er: Distribuere: - Presentere resultatet av et prosjekt eller gruppearbeid Sikre kunnskap: - Lese faglitteratur - Ta notater Kombinere kunnskap: - Delta på fagseminarer - Gruppearbeid (teamwork) (Du kombinerer ulike type kunnskap når du arbeider med mellom menneskelige relasjoner) Utvikling av ny kunnskap: - Gå på forelesning - Gjøre øvinger

5 - Gruppearbeid - Fullføre eksamen Knowledge Assets: Knowledge Assets er der (stedet) hvor kunnskapen er lokalisert / finnes tilgjengelig. - Instituttkontoret - Online - Vaktmesterkontoret - Webtavler - M.m Redegjør for eksisterende informasjon og kunnskapskilder (f.eks. professorer, eldre studenter, teknisk support, studiehåndbok) og verktøy som brukes for å forvalte informasjon og kunnskap (f.eks. fysiske oppslagstavler, nyhetsgrupper, web sider, gruppe møter mm) Eksisterende kunnskapskilder og informasjonskilder: - professorer - ansatte ved instituttet - eldre studenter - websidene til instituttet og universitetet - oppslagstavler utenfor instituttet - abbonneringslister (for kontinuerlig informasjon om fag) - news grupper - institutt styremøte OPPGAVE 2. Identifisere ulike problemer som ikke tillatter en optimal bruk / utnyttelse av informasjon og kunnskap. Se spesielt på dimensjoner av kunnskap og kunnskap relatert til de ulike operasjonene i den modellen som er introdusert på forelesning. Innenfor Knowledge assets har vi fire dimensjoner og fire operasjoner: De fire basisoperasjoner er nevnt under oppgave 1. De fire dimensjoner er :

6 Dimensjoner: - Tid (Time) - Utforming (Form) - Sted (Location) - Innhold (Content) Utvikle ny kunnskap: Tid: Hvor ofte bør vi utvikle ny kunnskap, når skal den gjøres tilgjengelig. Form: Hvilken form bør denne kunnskapen utformes på. Hva etterspørres og hva er kunstig? Sted: Hvor skal denne nye kunnskapen lokaliseres? Hva er kunstig økonomisk og geografisk? Innhold: Distrubuere kunnskap: Tid: Til hvilket tidspunkt skal kunnskapen distribueres, og hvor lenge skal den distribueres. F.eks hvor lenge skal instituttkontoret være åpent. Form: På hvilken form skal kunnskapen distribueres, dvs brev, web, forelesning m.m. Sted: Hvor skal kunnskapen distribueres, det være seg hele landet, web, aviser, nyhetsmedia, oppslagstavler, Innhold: At innholdet står i samsvar med distribueringssform, og distribueringssted. F.eks : Dersom den samme kunnskap skal formidles til flere land, må en ta hensyn til kulturelle forskjeller i utforming av innholdet.

7 Sikre kunnskap: Tid: Kunnskapen er tilgjengelig til rett tid Form: Sted: At kunnskapen er på en slik form at den lett lar seg oppdatere Kunnskapen er lokalisert på de steder den etterspørres, web, oppslagstavler med mer. Innhold: At innholdet i den kunnskapen som formidles holder mål, dvs den er korrekt og står i forhold til den konteksten den skal. F.eks dersom faget er datastøttet læring bør kunnskapen som formidles i form av øvingsopplegg stå i samsvar med fagets pensum. Kombinere kunnskap: Sammenhenger der du kombinere kunnskap kan være gruppearbeid, prosjekter. Tid: At tiden som er til rådighet for gjennomføring av et prosjekt er i tråd med det som kunden etterspør. Levere et produkt til ferdig tid, holde det innenfor tidsrammen. Form: Sørge for at den form produktet presenteres på passer med de typer kunnskap som kombineres. F.eks produserer du en bil, må arbeidsformen være lagt opp til å passe inn i alle de ulike prosesser som utgjør en bil som sluttprodukt. Sted: I bileksemplet kan det være. Hvor skal produksjonen skje (I Sverige, Italia m.m), eller hvor skal konferansen eller møtet holdes. Innhold: For å finne frem til ulemper / drawbacks knyttet til dimensjonene i forhold til operasjonene, kan en tenke seg til kunnskapssteder som f.eks Instituttkontoret. På basis av det defineres det arbeidsprosesser der du skaper ny kunnskap, distribuerer kunnskap, sikrer kunnskap, og kombinerer kunnskap. Deretter ser du på ulike problem som kan oppstå innenfor de ulike arbeidsprosesser i forhold til dimensjonene tid, sted, form og innhold. F.eks Operasjon er distribuering av kunnskap, og knowledge asset er Instituttkontoret

8 Tid: Kunnskapen er ikke tilgjengelig når du trenger den. Kontoret har kun åpent 3 timer om dagen. Form: Du finner ikke informasjon i den form du ønsker. Beskjeder blir bare gitt pr. e- mail, som dokumentfiler i word, men siden du ikke har word, ville du heller hatt den som html fil, slik at du kunne lese det i Internet browseren din. Sted: Informasjonen og kunnskapen er ikke lokalisert der du trenger den. Du har ikke mulighet til å sjekke oppslagstavler så ofte, da du jobber ved siden av og sjelden er på skolen, og skulle gjerne hatt all informasjon via mail eller web, den samme du får via oppslagstavler. Innhold: Kunnskapen har ikke det innhold du søker. F.eks du søker kunnskap og informasjon om et fag, men får ikke svar på det spørsmålet du har, kunnskapen er foreldet m.m. F.eks når du søker etter en bok med den og den tittelen som tror skal gi deg svar på det og det, men som viser seg å inneholde et helt annet innhold enn forutsett. OPPGAVE 3. Forberede en handlingsplan for informasjon og kunnskapsadministrasjon ved universitetet ved å fokusere på behovet til studentene? Husk de fasene for kunnskapsforvaltning identifisert og beskrive hvordan du vil gå frem i de ulike fasene? Fasene i Knowledge management som der her vises til er: - Conceptualize ( - Reflect - Act - Review. Konsepttualisere ( Conceptualize): Hva slags kunnskap og informasjon anser vi som viktige for studentene å kjenne til?

9 Denne fasen er veldig viktig. Selv om i dette spesifikke case som er studentilværelsen og vi som student har førstehåndsinformasjon om hvilken informasjon og kunnskap studentene må kjenne til. Det er viktig å utforme en plan for hvordan en skal samle inn kunnskap om domenet og hvilken kunnskap som er nødvendig for det aktuelle domenet. Måter å samle inn informasjon på er ved undersøkelser, etnografiske studier o.l. F.eks: Hva trenger du som ny student å kjenne til i forhold til fag m.m når du kommer til universitetet. Iverksett en brukerundersøkelse for å avdekke informasjonsbehovet til studentene. Reflektere (Reflect): Hvilke forbedringer er mulig? Se på hva som har vært tilbudt elevene før, og på bakgrunn av de opplysninger som er samlet inn om domenet, se på hva som kan gjøres bedre. Handle/ Gjøre noe (Act) : Iverksette tiltak som gjøre de forbedringer som er vedtatt Dette kan være tiltak som å informere på forelesning, websider, lister, brev i posten, studiehåndbok, ny i Trondheim informasjon i form av en Trondheimquide, informasjonsmøter for nye studenter som ikke bare omfatter det faglige (samarbeid med linjeforening om den sosiale delen, eller andre instanser ved universitetet). Evaluering (Review): Evaluering av de tiltak som er gjennomført, se på hva som gikk bra, og hva som gikk galt, og gjennomgå fasene på nytt. Detter er også en veldig viktig fase, og det er viktig å settte opp kriterier for evaluering, for å se om aksjonsplanen har lyktes eller mislyktes. Som et eksempel på dette kan dere seg det eksemplet Stig Owe har tatt med i øvingen sin. Det ser slik ut:

10 Fase konseptuell model Mulige aktiviteter Produkter Konseptualiser Identifisere kritiske kunnskapsintensive prosesser Finne informasjon om fagene Finne informasjon om sosiale aktiviteter Finne informasjon hvor en kan finne kunnskapskilder Reflektere Gjør Evaluere Finne kvaliteten på kunnskapen som de forskjellige kunnskapskildene har. Er kunnskapen som instituttkontoret har dårlig eller kan forbedres I denne fasen skal en forbedre de svakheter hos kunnskapskildene som ble identifisert i forrige fase, eventuellt opprette nye kunnskapskilder. Måle tiltakene som iverksatt Identifisere nye flaskehalser og muligheter Oppgave 4 utgår fra denne øvingen da det ikke er nok øvingsgrupper til at presentasjoner vil være uinteressant. Produktene av aktivitetene kan være Oversikt over kritiske kunnskapsområder for studentene Oversikt over hvem som har hviken kunnskap. (Instituttkontor, forelesere,linjeforening etc) Produktene av refleksjonen kan være en kvalitetsmodel som viser behov iforhold til kunnskap. På...området må instituttkontoret bli flinkere Online har misforstått noen av studentenes oppfatning av hvordan fadderordningen foregår Resulterer i : Utvidet åpningstid på instituttkontoret i begynnelsen av høstsemestret. Online oppretter en stand lett synlig hvor studentene kan spørre om alt. Spørreundersøkelser hos studentene om de prosessene som ble identifisert som mest kunnskapskritiske Feedback om hvilke ting som må forbedres.

11