2012/14230 Domus Media Vestfløyen og Proffesorboligen Gardiner og skjerming

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi (FOA del I og II) ved anskaffelse av: 2012/14230 Domus Media Vestfløyen og Proffesorboligen Gardiner og skjerming Dato:

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Om oppdragsgiver Anskaffelsen Anskaffelsen Framdriftsplan og levering Kontraktstype Kunngjøring av anskaffelsen Administrative bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kontaktperson Språk Fremdriftsplan Tilbudsbefaring Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Returnering av tilbud Lønns- og arbeidsvilkår Konfidensialitet og offentlighet Taushetsplikt Offentlighet Krav til tilbudet Tilbudsstruktur Innbinding, pakking og merking Vedståelsesfrist Kontrakt Tilbud på hele eller deler av leveransen Alternative tilbud Forbehold og endringer Tilbakekalling av tilbud Avvisning av tilbud Tilbudslevering Tilbudsfrist Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Obligatoriske krav Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier og evaluering Tildelingskriterier Evaluering UiO Gardiner og skjerming Side 2 av 13

3 9 Avslutning av konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode UiO Gardiner og skjerming Side 3 av 13

4 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Universitetet i Oslo (UiO) er landets største og mest tradisjonsrike institusjon for høyere utdanning. Universitetet er organisert i ca. 100 institutter og enheter, og har for tiden ca studenter og ca ansatte. Bygningsmassen består av ca. 100 bygninger på forskjellige steder i Oslo (Blindern, Gaustad, Sentrum og Tøyen) samt noen steder utenfor Oslo. UiO drifter og forvalter m2 egne bygninger, og ca m2 leide arealer. Det skjer kontinuerlig endringer i arealene. Bygningsmassen har høy kvalitet når det gjelder arkitektur, materialbruk og detaljer. Mange av anleggene og enkeltbygningene har stor antikvarisk og kulturhistorisk verdi. Denne anskaffelsen er administrert av Plan- og eiendomsseksjonen i Teknisk avdeling som har ansvar for planlegging, utvikling og forvaltning av UiOs eiendomsmasse. 1.2 Anskaffelsen Anskaffelsen Domus Media midtbygningen - inngår som en av tre hovedbygninger i universitetets anlegg langs Karl Johans gate i Oslos sentrum. Anlegget ble bygget mellom 1841 og 1856 som Norges første universitetsanlegg og var av sentral betydning for etableringen av en norsk nasjonalstat etter Bygningene er et av empirens hovedverk i Norge. Arkitekt var Christian Henrich Grosch. Universitetsanlegget langs Karl Johans gate er fredet og har uerstattelige antikvariske og arkitektoniske verdier. Etter en totalrenovering og istandsetting av vestfløyen i Domus Medias (DM) skal Juridisk fakultet flytte tilbake til denne delen av huset. DM skal primært benyttes til kontorer og fellesareal for ansatte. Sokkeletasjen og deler av 1. etasje er avsatt til studenter. Totalt skal ca m2 innredes, og UiO har med denne anskaffelsen til hensikt å inngå avtale med en leverandør for leverering av gardiner og skjerming i disse arealene. I tillegg skal det anskaffes gardiner og skjerming til Proffesorboligen. Professorboligen, som stod ferdig i 1854, ble bygget for universitetets første professor i kjemi. Til anlegget hørte også et uthus og vognskjul. Bygningen skal nå benyttes til representasjon, møter og seminarvirksomhet. Istandsetting av Domus Media og Professorboligen har vært utført i nært samarbeid med Riksantikvaren. Stuene i Professorboligen skal etter avtale med Riksantikvaren ha et musealt preg. Universitetet i Oslo ønsker høy kvalitet på arbeidene, slik at vi får interiører som svarer til bygningens arkitektoniske og antikvariske verdier Detaljert beskrivelse av leveransen er gitt i mengdebeskrivelsen i vedlegg 1, tegninger og foto. Det kan også bli behov for å bestille supplerende arbeider som ikke inngår i mengdebeskrivelsen til samme betingelser. Timepriser med stipulert antall timer er således del av forespørselen. Alle nummererte poster skal prises. Utelatelse er avvisningsgrunn UiO Gardiner og skjerming Side 4 av 13

5 1.2.2 Framdriftsplan og levering Arbeidene i Domus Media skal være ferdigstilt i uke 25/2013. Professorboligen skal være ferdig i september Se for øvrig mer detaljert fremdriftsplan under pkt. 2.5 På grunn av utvendige arbeider i Universitetshagen vil det være begrenset tilgang til bygningen. Leveransen må derfor skje i henhold til avtalte tidspunkt og utsendt fremdriftsplan. Det er tilgang fra Kristian IVs gate som primært skal benyttes til leveranser. For mest mulig smidig gjennomføring av alle leveransene vil UiO innkalle til et felles møte med alle leverandører etter kontraktsinngåelsene for felles koordinering i leveringsperioden. Dette gjelder for inntransport, heiskapasitet, mellomlagring og endelig møblering. Det er mange sofabenker som skal monteres langs yttervegger. Det etterstrebes at disse avventes lengst mulig, slik at gardiner og skjerming kan monteres først. Montering der det er sofabenker bør således prioriteres. Dette gås igjennom i detalj med den enkelte leverandør, der disse også bringer inn egen erfaring, for best mulig praktiske løsninger. I Vestfløyens hovedetager 1. og 2. etg.er det spesielt høye vinduer. Det vil her bli påkrevet med mobile stilas da vinduene er rundt 4 meter høye. Det er satt opp en egne post for Rigg og drift der dette medtaes. Det er tilgang til 1 heis i Domus Media vestfløy, men denne vil kun være tilgjengelig innenfor avtalte leveringstidspunkt Kontraktstype For oppdraget skal det inngås kontrakt som gjelder fra dato for kontraktsignering og inntil Partene har innfridd sine forpliktelser etter Kontrakten. Kontraktbetingelser er i henhold til vedlegg 4 kontraktsbestemmelser. 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen Kunngjøringen ble sendt til Doffin ( på dato angitt i pkt Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og II. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet til å levere tilbud. 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende deler: Konkurransegrunnlaget (dette dokument) som inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. o Vedlegg 1 Mengdeoppstilling med beskrivelser- begge bygninger UiO Gardiner og skjerming Side 5 av 13

6 o o o o o Vedlegg 2 Tegningsliste DM- vestfløy Vedlegg 3 Tegningsliste Proffesorboligen Vedlegg 4 Tegninger Vedlegg 5 Foto fra interiørene Vedlegg 6 Kontraktsbestemmelser 2.3 Kontaktperson Henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal skje skriftlig på e-post til følgende kontaktperson: Kontaktperson: Stilling: E-post: Tove Kristiansen Innkjøpsrådgiver innkjop@ta.uio.no 2.4 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. 2.5 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl. 12:00 Tilbudsevaluering uke Kontraktstildeling Kontraktsignering Levering DM vestfløy Uke Ferdigbefaring DM vestfløy Uke Levering Proffesorboligen Antatt September 2013 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2.6 Tilbudsbefaring Det vil ikke bli tilbudsbefaring. Sammen med tegninger er det vedlagt bilder for å få inntrykk av vindussituasjonene på bygget. 2.7 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. 2.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt UiO Gardiner og skjerming Side 6 av 13

7 Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har registrert seg for mottak av konkurransegrunnlaget på Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp. 2.9 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser Returnering av tilbud Oppdragsgiveren vil ikke returnere leverandørenes tilbud. 3 Lønns- og arbeidsvilkår Dersom denne konkurransen omfatter tjenester eller bygge- og anleggsarbeid i henhold til forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, gjelder egne krav og beføyelser knyttet til dette, jf. Vedlegg 4 Kontraktsbestemmelser. 4 Konfidensialitet og offentlighet 4.1 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 4.2 nedenfor. 4.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er foretatt kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr Leverandørene skal levere en elektronisk utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet, eller levere en oversikt over hvilke deler man anser er unntatt offentligheten. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova Krav til tilbudet 5.1 Tilbudsstruktur Tilbud skal leveres elektronisk på minnestikk/minnepenn eller CD/DVD i lukket emballasje, som skal være tydelig merket med leverandørens navn. Tilbudet skal være strukturert i mapper med dokumenter som beskrevet nedenfor. Dokumentene skal leveres i PDF format. Det skal ikke opprettes undermapper og filnavnet skal ikke overskride 40 tegn. I tillegg skal leveres et komplett trykket eksemplar. Mengdeoppstillingen kan fylles ut manuelt eller digitalt. Evt. endringer i oppsettet skal merkes med rødt UiO Gardiner og skjerming Side 7 av 13

8 Tilbudet skal inneholde følgende dokumenter: Mappe nr Dokumentasjon: Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal inneholde følgende: Leverandørens adresse og kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist, jf. pkt Leveringsplan Forpliktende underskrift fra en person med myndighet til å signere på vegne av leverandøren. Opplysninger om eventuelle forbehold, endrede utførelser ift mengdebeskrivelsen, og/eller forbehold til kontraktsbestemmelser må komme tydelig frem i tilbudsbrevet, jf. pkt Dokumentasjon kvalifikasjonskrav Tilbyder skal legge ved dokumentasjon i henhold punkt 7 i dette konkurransegrunnlaget. Dokumentasjon av tildelingskriterier Tilbyder skal legge ved dokumentasjon i henhold til punkt 8 i dette konkurransegrunnlaget. 4. Eventuell taushetsbelagt informasjon, jf. pkt Annen relevant informasjon 5.2 Innbinding, pakking og merking Det elektroniske tilbudet skal leveres sammen med en papirkopi av tilbudsbrevet i lukket emballasje som skal merkes med Tilbud Gardiner og skjerming til Domus Media, Vestfløyen og proffesorboligen. 5.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha en vedståelsesfrist på minimum 90 dager, regnet fra tilbudsfristen. 5.4 Kontrakt Leverandøren skal basere sitt tilbud på kontrakten som er inntatt i vedlegg 6 Kontraktsbestemmelser. 5.5 Tilbud på hele eller deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 5.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 5.7 Forbehold og endringer Vesentlige forbehold og endringer vil føre til avvisning av tilbudet UiO Gardiner og skjerming Side 8 av 13

9 Forbehold og endringer skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og endringer skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal inntas som vedlegg til tilbudet, jf. pkt. 5.1 nr. 1. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og endringer har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. 5.8 Tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 5.9 Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA til komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. 6 Tilbudslevering 6.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen angitt i pkt Tilbudsfristen er absolutt. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 6.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudet skal leveres i det formatet som er angitt under pkt Tilbudet skal leveres til: Universitetet i Oslo Teknisk avdeling Problemveien 7 Lucy Smiths hus (Administrasjonsbygningen), 8 etasje Oslo Merk at tilbudet må leveres direkte til Teknisk avdeling. Universitetets postboks og e-post kan ikke benyttes. 6.3 Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Tilbudene blir registrert med mottakstidspunkt når de mottas av oppdragsgiveren. Tilbudsåpningen vil bli foretatt av minimum to representanter fra oppdragsgiveren i fellesskap. Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. 7 Kvalifikasjonskrav 7.1 Om kvalifikasjonskravene Leverandøren må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert UiO Gardiner og skjerming Side 9 av 13

10 Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jf. FOA Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av skatteoppkreverkontoret. For arbeid som skal utføres i Norge skal leverandøren oppfylle norske HMS-krav. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Utfylt og signert HMS-egenerklæring i henhold til FOA vedlegg 2. Benytt gjerne skjemaet for HMS egenerklæring som er gjengitt i vedlegg 2 til Forskrift om offentlige anskaffelser som mal. Se: html#map Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal være et lovlig Norske leverandører: etablert foretak. Firmaattest. Utenlandske leverandører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 7.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha Kredittrating rapport, ikke eldre enn 6 mnd., fra Dun tilstrekkelig finansiell styrke til å & Bradstreet, Lindorff Decision eller tilsvarende. kunne oppfylle kontrakten. Dersom slik kredittrapportering ikke foreligger, kan leverandøren som alternativ vedlegge regnskap med UiO Gardiner og skjerming Side 10 av 13

11 revisorberetning for siste 2 regnskapsår. 7.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne. Ovennevnte informasjon skal også leveres for evt. morselskap. DOKUMENTASJONSKRAV Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: En redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveringsomfanget. En oversikt over selskapets historikk, organisering og eierforhold, samt en beskrivelse av dagens virksomhet, antall ansatte, kompetanse mm. Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av kontrakten. Erfaring fra tilsvarende leveranser Liste over lignende leveranser fra de tre siste årene. Listene skal inneholde: Kort beskrivelse av leveransen. Tidspunkt for gjennomføring. Omfang av leveranse i beløp. Underleverandører Ved bruk av underleverandører som for eksempel systuer, levering av skinnesystem, blendingsgardiner, el. a skal disse oppgis med produsent og produkt. Det skal opplyses om tilbyder har samarbeidet på tilsv. prosjekter tidligere. For systue som er underleverandør, skal det vedlegges oversikt over erfaring fra lignende oppdrag på tilsvarende måte som for hovedleverandøren. 8 Tildelingskriterier og evaluering 8.1 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på kriteriene nedenfor. TILDELINGSKRITERIUM DOKUMENTASJON VEKT % Pris Tilbudssum inkl. opsjon Ferdig utfylt mengdebeskrivelse med totalpris på komplett leveranse. 30 Det skal tydelig fremkomme evt. Forbehold / UiO Gardiner og skjerming Side 11 av 13

12 Kvalitet på tilbudt tjeneste 1. Oppgaveforståelse og skissert prosess 2. Kvalitet på løsning 3. Kvalitet på referanseprosjekter 4. Prosjektleders erfaring og kompetanse endringer som har innvirkning på prisene. 1 Oppgaveforståelse og skissert prosess I tilbudsbrevet skal det skisseres hvordan tilbyder tenker å håndtere oppgaven. Dette gjelder så vel for overordnet kvalitet på løsninger for prosjektet, stoffenes egnethet ift ønskede effekter, måltaking, referanseprøver, gjennomgang av løsningsprinsipper, sømkvalitet og opphengssystem, utprøvinger på stedet, produksjon, evt. mellomlagring mm. Tilbyders evt. betenkninger ift foreslåtte intensjoner kan fremkomme. 2 Kvalitet på Løsningsforslag Det må vedlegges illustrasjoner og bilder som viser valgte tekniske løsninger. Skinner opphengskroker og betjeningsdeler må være av høy kvalitet for å tåle daglig bruk. Løse deler må dokumenteres hva gjelder mulighet for senere suppleringer. Velprøvede underkomponenter som skinner, opphengsystem m.m. vil bli positivt vektlagt. 3 Kvalitet på referanseprosjekter Det skal vedlegges bilder av referanseprosjekter som viser hele eller deler av tilsvarende løsning som det som er tilbudt UiO. Bildene skal også dokumentere prosjektets kompleksitet, håndverksmessig detaljering, vanskelighetsgrad og finish. Det må tydelig fremkomme hvor bildene er tatt fra. Det skal oppgis kontaktperson med navn og telefonnr til oppdragsgivere for de aktuelle referanseprosjektene. 4 Prosjektleder, ansvarlig saksbehandler CV for prosjektleder som skal være ansvarlig koordinator og oppdragsgivers kontaktperson gjennom hele produksjonen. Referanser skal oppgis Evaluering Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 6 er høyest og 1 er lavest. Tildelingskriterium pris vil bli vurdert etter forholdsmessig beregning hvor tilbyder med beste pris får 6 poeng. Øvrige får poeng etter følgende: Poeng (leverandørn)=6*(pris beste leverandør)/pris leverandørn. For andre tildelingskriterier vil tilbyderen(e) som UiO vurderes som best få 6 poeng UiO Gardiner og skjerming Side 12 av 13

13 For de øvrige tilbudene, gis de score i forhold til hva oppdragsgiver vurderer som den relevante forskjellen fra tilbudet med høyest score. 9 Avslutning av konkurransen 9.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiveren har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelsen). Dersom oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør, kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått UiO Gardiner og skjerming Side 13 av 13