Fylkesrådmannen HSAMU i møte 12. sept. 2017

Transkript

1 Notat Frå: Til: Fylkesrådmannen HSAMU i møte 12. sept Dato: Ref.: NGS Samordna kommunikasjon i Møre og Romsdal fylkeskommune og ny avtale om telefoni. Etablering av arbeidsgruppe for vurdering av utstyrsbehov og revidering av reglement knytt til elektronisk utstyr og telefoni. Møre og Romsdal fylkeskommune har innført «samordna kommunikasjon» i løpet av 2016/2017. Løysinga vart ferdigstilt for sentraladministrasjonen i Skolesektoren og tannhelsesektoren blir ferdigstilt i I vedlegget til dette notatet er det frå IT-seksjonen gitt utdjuping på kva funksjonalitet som ligg i «Samordna kommunikasjon». Ny avtale om telefoni Møre og Romsdal fylkeskommune har, som ein del av innkjøpssamarbeidet i «Fylkeskommune Nord (FKN)», inngått ny telefoniavtale med Telenor gjeldande frå 15. mai I den samanheng, og som ein følgje av samordna kommunikasjon og revidert IT-strategi våren 2016, har fylkeskommunen som arbeidsgivar behov for å gå grundig gjennom medarbeidarane sine behov for datautstyr / kommunikasjonsverkty og reglementet for bruk av dette, herunder også reglement for godtgjersle. T.d. er gjeldande reglement for telefongodtgjersle «overmodent» når det gjeld behovet for revidering. Med bakgrunn i at den nye telefoniavtalen har tredd i kraft er det sendt ut følgjande informasjon til dei medarbeidarane som pr. dato har avtale om tenestetelefon / telefongodtgjersle (det gjeld i overkant av 200 tilsette): «Ny rammeavtale for telefoni med Telenor og revidering av reglement om elektronisk kommunikasjonsteneste Viser til informasjon om ny rammeavtale for telefoni, som er lagt ut på vårt intranett: Avtalen vart inngått med Telenor i mai, og gjeld for to år med moglegheit for forlenging. Den nye avtalen vil gi betre prisar på mobil, mobiltrafikk og fastabonnement. Postadresse: Fylkeshuset, 6404 Molde Besøksadresse: Julsundvegen 9 Telefon: e-post: post@mrfylke.no

2 Ditt mobilabonnement gjennom fylkeskommunen vil i løpet av kort tid bli endra til Bedrift Total. Dette abonnementet gir uavgrensa tal på ringeminutt og sms samt 5 GB data. Prisen på det nye abonnementet er kr. 83,80 + mva. per månad. Det blir no starta eit arbeid for å vurdere kva elektronisk kommunikasjonsutstyr tilsette treng i sitt arbeid og korleis dette skal regulerast i eit revidert reglement om elektronisk kommunikasjonsteneste. Målet er at arbeidsgruppa sitt arbeid skal vere avslutta til årsskiftet, og at nye ordningar regulert i nytt reglement skal virke frå For din del vil det nye abonnementet Bedrift Total truleg bli vidareført også etter årsskifte.» Til det sentrale innkjøpssamarbeidet i «Fylkeskommune Nord» (FKN) er gjort ei oppdatering på kontaktpersonar og ansvarsstruktur i etterkant av at ny telefoniavtale blei signert. Inntil vidare så er våre sentrale kontaktpunkt satt opp slik: 1. Fylkeskontakt / Administrativ kontakt (implementering, styringsstruktur, policy, reglement): Organisasjonssjef Nils-Gunnar Solli, med rådgivar Henny Haug som stedfortredar. 2. IT-teknisk kontakt: IT-sjef Dagfinn Grønvik, med IT-prosjektleiar Kjersti Harstad som stedfortredar. 3. Avtaleoppfølging juridisk / innkjøpsfagleg bistand: Innkjøpssjef Arnt Ove Hol, med juridisk rådgivar Marianne Hole som stedfortredar. For å gjennomføre arbeidet med å revidere reglement m.v. på dette området har fylkesrådmannen konkludert med å etablere ei arbeidsgruppe samansett av representantar frå arbeidsgivaren og dei tilsette. Denne saka til HSAMU er både ei orienteringssak om utgangspunktet for arbeidet, og ei sak kor arbeidstakarsida blir bedt om å peike ut deltaking i arbeidsgruppa. Fylkesrådmannen sitt forslag til deltakarar i arbeidsgruppe: Organisasjonssjef Nils-Gunnar Solli (leiar av arbeidsgruppa) Rådgivar Henny Haug (administrativ seksjon) Personalsjef Dag Lervik (eller den han peikar ut frå personalseksjonen) IT-sjef Dagfinn Grønvik Prosjektleiar Kjersti Harstad (IT-seksjonen) Kommunikasjonssjef Inger Johanne Moene (eller den ho peikar ut frå kommunikasjonsseksjonen) Innkjøpssjef Arnt Ove Hol (juridisk / innkjøp) Lønningssjef Gunnar Malme (økonomiseksjonen) Fylkesutdanningssjef Erik Brekken (eller den han peikar ut frå utdanningsavdelinga) Ein representant frå ytre einingar/skolane (fylkesutdanningssjefen peikar ut person) Ass. samferdselssjef Magne Vinje Administrasjonsleiar Morten Larsen (tannhelse) 1 eller 2 deltakarar frå dei tilsette sine organisasjonar (blir vald i HSAMU)

3 Mandat: Arbeidsgruppa skal legge fram forslag til a) Kva for elektronisk utstyr / kommunikasjonsutstyr alle tilsette skal ha b) Kva for elektronisk utstyr / kommunikasjonsutstyr som skal vere avgrensa til ulike stillingsgrupper (behovsvurdering knytt til roller / funksjon) c) Reglement for tenestetelefon og telefongodtgjersle Som grunnlag for arbeidet skal det gjennomførast ei kartlegging dagens situasjon. Arbeidet må ferdigstillast slik at nye reglement og rutinar kan tas i bruk frå 1. jan Forslag som arbeidsgruppa kjem fram til blir å legge fram for fylkesrådmannen til drøfting i toppleiargruppa, samt til drøfting i HSAMU. Fylkesrådmannen tilrår at HSAMU gjer slikt v e d t a k: 1) HSAMU godkjenner forslaget til arbeidsgruppe og mandat. 2) HSAMU tek til orientering at arbeidstakarorganisasjonane har utpeika slik representasjon i arbeidsgruppa: Ottar Brage Guttelvik Nils-Gunnar Solli

4 VEDLEGG om Samordna kommunikasjon og funksjonalitet Overordna skildring Overordna vil løysing for «samordna kommunikasjon» bestå av følgjande element: 1. «Cisco Jabber» som primær samhandlingsklient for alle tilsette 2. Telefoni (erstattar fysisk telefon). Jabber kan også fungere som eit enkelt sentralbord. 3. Video mot alle tilsette i fylkeskommunen og video mot videokonferanse, samt «virtuelle videorom» der ein kan kople opp utstyr med ulike teknologiar (frå nettlesar, videorom med Cisco Jabber, Microsoft Skype for Business osb.) 4. Sanntids meldingsteneste (chat og gruppechat) mellom tilsette i fylkeskommunen 5. Informasjon om nærvær («Presens») 6. Cisco Jabber klient på mobil eller nettbrett 7. Skjermdeling 8. Integrasjon med «telefonkatalogen» Seevia for å kunne ringe direkte til videorom og personar i andre organisasjonar i Norge. 9. Integrasjon mot andre samhandlingsteknologiar, f.eks. «Skype for Business.»

5 Kva vil «samordna kommunikasjon» ha å seie for dei tilsette? Dei tilsette vil få tilgang til Cisco Jabber på sin datamaskin. Gjennom denne klienten har ein følgjande funksjonar: Sanntids meldingsteneste (chat) Gruppechat Telefoni Video Skjermdeling Informasjon om nærvær («presens») Grunnleggande funksjonar Dei grunnleggjande funksjonane for alle tilsette vil vere at alle får starta Cisco Jabber-klienten når ein startar PC-en sin. Man får då samstundes «presens»-informasjon i Outlook (grøn lampe) på eposten for personar som er «online», og dessutan «orange lampe» viss ein er i møte eller er oppteken og «raud lampe» viss ein ikkje vil forstyrrast (gjeld ikkje for OWA epost.mrfylke.no) Gjennom «plattformprosjektet» vil alle tilsette (òg skulane) få installert Cisco Jabber klienten på PC-en sin og gjennom SSO (SingleSignOn) vil ein kome inn i programmet automatisk, utan ytterlegare brukarnamn og passord. Sanntids meldingsteneste (Chat) Alle tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune ligg inne i Jabber-tenesta og ein kan søke opp tilsette og sende meldingar til ein eller fleire av desse. I meldingsvindauget har ein enkel formatering på tekst, og ein kan legge inn bilete, klippe ut delar av skjermbiletet for å sende dette til ein kollega.

6 Ein kan òg dele skjerm med ein kollega (på fylkesnettet) gjennom dette grensesnittet (eige ikon ved sida av innstillingane for mikrofon og kan brukast for å vise til andre tilsette i tekstvindauget. Sanntids meldingsteneste for grupper (Gruppechat) Viss ein ynskjer å ha ein tekstsamtale med fleire enn ein person, vil det vere mogleg å lage ein «gruppesamtale» der alle ser det ein skriv. Viss ein har faste grupper av tilsette som har behov for å kommunisere, kan ein òg lage permanente «chatterom» der meldingane frå alle medlemmane vert liggjande over tid. Gruppene må følge ein standard på namn for å halde ein god struktur over tid. Viss standarden ikkje blir følgt, vil IT-seksjonen korrigere desse. Telefoni Alle tilsette kan bruke Cisco Jabber klienten for å ringe og prate med andre tilsette. Telefonnummer til tilsette i fylkeskommunen ligg i katalogen i Cisco Jabber. Cisco Jabber klienten vil i all hovudsak erstatte den vanlege kontortelefonen. For å bruke Jabber-klienten som kontortelefon treng ein hodetelefonar med mikrofon som er tilkopla PCen. Ein kan òg ringe ut mot det offentlege telenettet med Cisco Jabber. Jabber kan òg installerast på smarttelefon slik at ein kan ta tenestesamtalar kostnadsfritt og ein treng ikkje å gje ut privat telefonnummer (mobilnummer). Det vil òg vere mogleg å bruke ein fysisk telefon der ein finn dette naudsynt.

7 Video Gjennom Cisco Jabber kan ein opprette ein videosamtale til ein kollega i fylkeskommunen eller ein kan ringe opp eit videokonferanserom. Ein kan ringe opp til eit eksternt videorom (utanfor fylkeskommunen) og ein kan òg ringa til personar som sit på løysingar som ikkje brukar Cisco Jabber, t.d. «Skype for Business» frå Microsoft. Seevia På venstre kolonne i Jabber-klienten finn ein eit ikon for tenesta «Seevia». Dette er ein nasjonal telefonkatalog for videosamtalar. Her finn ein videorom og personar med videoutstyr frå ulike organisasjonar i Norge. Menyen ein finn i Seevia-katalogen er den same ein finn på videoutstyret på videokonferanseromma våre. Møre og Romsdal fylkeskommune har alle sine videorom i Seevia katalogen. Ved å bruke telefonkatalogen «Seevia» kan ein velje om ein skal ringe til ein person som brukar Cisco. Jabber eller ein brukar som brukar «Skype for Business». På denne måten lagar seevia ei «bru» mellom brukarar som nyttar ulike løysingar. Virtuelle møterom For å halde eit møte med fleire personar frå ulike organisasjonar med ulikt utstyr, kan ein bruke «Virtuelt videorom hos Seevia» - denne adressa finn ein i Seevia-katalogen under Møre og Romsdal fylkeskommune Virtuelle møterom Virtuelt møterom hos Seevia. Gjesteløysing I dei tilfella der dei ein skal kommunisere med tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune, men ikkje har tilgjenge til videokonferanserom eller brukaren har utstyr som ikkje er kompatibelt, kan ein bruke gjesteløysninga video.mrfylke.no. Her kan brukaren gå inn på ei webadresse i nettlesaren og bruke denne. Brukaren går då inn på adressa; og byte ut den siste delen av adressa med riktig endepunkt. Dette kan vere eit videokonferanserom (som vist i adressa over for møterom 110) eller ein kan ringe direkte til ein tilsett i fylkeskommunen. For å nå brukaren nyttar ein e-postadressa slik at adressa for brukaren med e-postadresse t.d. «dagfinn.gronvik@mrfylke.no» vert slik: Kva ynskjer vi av dei tilsette for å lukkast med prosjektet «samordna kommunikasjon»? 1. Alle tilsette må logge på Cisco Jabber for å vere tilgjengeleg for kommunikasjon og for at sentralbord skal vite om ein er oppteken eller ikkje. 2. Innarbeidd rutine for å leggje inn aktivitetar i Outlook-kalenderen slik at ledig/oppteken vert riktig. Dette vil vera til stor hjelp for sentralbord og for kollegaer.

8 3. Bruke Cisco Jabber for korte meldingar i staden for e-post 4. Bruk av Cisco Jabber på PC som erstatning for fysisk telefon 5. Bruke «gruppechat» for fast samhandling med grupper av tilsette 6. Viss du som einaste person frå eininga di skal delta på eit møte, vurder å bruke Cisco Jabber video i staden for å reise (eventuelt i kombinasjon med videokonferanserom) o o Lærarar brukar berbar PC med integrert kamera og hodetelefonar. Administrative brukarar med berbar PC i «docking» eller stasjonær PC brukar eksternt webkamera og hodetelefonar. o Brukarar av tynnklient nyttar vanleg telefon for tale og Jabber for chat, presens og styring av telefon. o Web-camera på berbar PC (Eininga dekker ekstra webkamera)