KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse. etter Lov om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser, del I og del II

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter Lov om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser, del I og del II SPSS lisenser for levering til helseforetakene i Helse Vest Saksnr. 2014/335

2 Innhold Versjon Generell informasjon om konkurransen Oppdragsgiver Kommunikasjon og kontaktperson Anskaffelsens formål og omfang Deltilbud Avtaleperiode Antall leverandører Opsjon om forlengelse Andre opsjoner Oppbygging av konkurransegrunnlaget Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Endring av konkurransedokumentene og tilleggsopplysninger Tentativ fremdriftsplan Vedståelsesfrist Miljø og samfunnsansvar Regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Offentlighet Taushetsplikt Oppdragsgivers forbehold Tilbyders forbehold og avvik Alternative tilbud og minstekrav Parallelle tilbud Tilbyders plikter ved feil og mangler i konkurransegrunnlaget Eventuelle vareprøver, demonstrasjon eller utprøving Krav til tilbudet Innlevering av tilbud Generelle krav til tilbudet Krav til tilbudsutforming Krav til tilbudsstruktur Tilbudsåpning Kvalifikasjonskrav Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Tildelingskriterier og kravspesifikasjon Tildelingskriterier _335 - Konkurransgrunnlag Side 2 av 9

3 1 Generell informasjon om konkurransen Versjon Oppdragsgiver Oppdragsgiver i denne konkurransen er Helse Vest. Helse Vest RHF (regionalt helseforetak) har det overordnede ansvaret for spesialisthelsetjenesten i Rogaland, Hordaland og Sogn og Fjordane ogskal sørge for at de rundt 1 million innbyggerne i regionen får de spesialisthelsetjenestene de har krav på. Helse Vest RHF eier de lokale helseforetakene i regionen, det vil si de foretakene som driver sykehusene og institusjonene, og er konsernledelse for foretaksgruppen. De lokale helseforetakene har arbeidsgiveransvar for om lag medarbeiderne i regionen og er eiere av ca. 45 offentlige sykehus og institusjoner i regionen. For mer informasjon om Helse Vest, se Helse Vest IKT AS er et heleid datterselskap av Helse Vest RHF og er resultat av sammenslåing av IKT-avdelingene ved helseforetakene i Helse Vest. Helse Vest IKT er leverandør av utstyr og tjenester innenfor IKT-området til spesialisthelsetjenesten i Helse Vest. Helse Vest IKT skal bidra til en bedre helsetjeneste ved innovativ bruk av IKT-løsninger. Helse Vest IKT sin visjon er å bidra til en forenkling av pasienthåndteringen i vid forstand. For mer informasjon om Helse Vest IKT, se Helse Vest har besluttet at «alle» anskaffelser og avtaleforvaltning skal organiseres i et eget foretak. Fra vil derfor Helse Vest Innkjøp HF overta dette arbeidet på vegne av det enkelte foretak. Helse Vest IKT AS vil fortsatt være avtalepart i alle IKT-anskaffelser, mens innkjøpsrådgiver og avtaleforvalter vil være i Helse Vest Innkjøp HF. I denne konkurransen omfatter Helse Vest følgende foretak: Helse Vest RHF ( Helse Vest IKT AS ( Sjukehusapoteka Vest HF ( Helse Bergen HF ( Helse Førde HF ( Helse Fonna HF ( Helse Stavanger HF ( Helse Vest Innkjøp HF ( Nasjonal IKT HF ( Haraldsplass Diakonale Sjukehus (HDS) ( Solli DPS ( Voss DPS (NKS Bjørkeli) ( Hospitalet Betanien ( NKS Olaviken alderspsykiatriske sykehus ( Haugesund Sanitetsforenings Revmatismesykehus AS (HSR) ( NKS Jæren DPS AS ( 1.2 Kommunikasjon og kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: E-post: Svend B. Jacobsen innkjop@helse-vest-ikt.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Henvendelser angående denne anbudskonkurransen merkes med anbudets navn, slik dette fremgår av framsiden på dette dokumentet. 2014_335 - Konkurransgrunnlag Side 3 av 9

4 Det skal ikke være kontakt eller kommunikasjon om denne anbudskonkurransen med andre personer hos Oppdragsgiver enn ovennevnte kontaktperson. All kontakt om denne anbudskonkurransen med andre personer hos Oppdragsgiver skal initieres og godkjennes skriftlig av nevnte kontaktperson før gjennomføring. 1.3 Anskaffelsens formål og omfang Oppdragsgiver ønsker tilbud på lisenser for SPSS-programvare. Se «K - Bilag 1». 1.4 Deltilbud Deltilbud/delleveranse er ikke aktuelt. 1.5 Avtaleperiode Oppdragsgiver ønsker å inngå kjøpsavtale for 6 år. 1.6 Antall leverandører Oppdragsgiver vil inngå avtale med en leverandør. 1.7 Opsjon om forlengelse Ikke aktuelt. 1.8 Andre opsjoner Oppdragsgiver skal ha opsjon på å utvide avtalen med flere lisenser etter behov. Opsjonene må utløses skriftlig innenfor avtalens gyldighetsperiode. 1.9 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Del 1 inneholder informasjon om anskaffelsesprosessen og hvordan tildeling av avtale skal skje, samt krav til utformingen av tilbudet. Dette dokumentet er selve konkurransegrunnlaget, med tilhørende vedlegg. Dokumentene i del 1 vil ikke inngå som en del av avtalen. Del 2 er kjøpsavtalen inkl alle bilag, jfr 2.9. Bilagene er delvis utfylt av Oppdragsgiver basert på Oppdragsgivers behov. Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Dokument Navn Beskrivelse / instruks Del 1 Konkurranseregler Dette dokumentet Vedlegg A Tilbudsbrev Fylles ut og legges ved tilbudet Vedlegg B Informasjon om tilbyder Fylles ut og legges ved tilbudet Vedlegg C Forpliktelseserklæring Fylles ut og legges ved tilbudet ved behov Vedlegg D Del 2 Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Fylles ut og legges ved tilbudet K Avtale SSA Kjøpsavtalen Statens standard avtale (SSA-K). Ver _335 - Konkurransgrunnlag Side 4 av 9

5 Dokument Navn Beskrivelse / instruks K Bilag 1-10 Alle bilag er samlet i dette dokumentet 1.10 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse 1.11 Endring av konkurransedokumentene og tilleggsopplysninger Dersom Tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller at det foreligger antatte feil i konkurransedokumentene, skal han pr e-post be om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved Oppdragsgivers kontaktperson. Vi oppfordrer Tilbydere som eventuelt opplever at Oppdragsgiver kan ha stilt urimelige minstekrav om å ta dette opp med Oppdragsgiver i tilbudsperioden, innen frist for å stille tilleggsspørsmål. Dette er en bedre løsning enn å risikere at Oppdragsgiver plikter å avvise tilbudet. Henvendelser angående denne anbudskonkurransen merkes med anbudets navn, slik dette fremgår av framsiden på dette dokumentet. Oppdragsgiver vil besvare spørsmålene på en generell og anonymisert måte. Svar på spørsmål, andre tilleggsopplysninger eller endringer av konkurransedokumentene vil bli lagt ut på og dermed være tilgjengelig for samtlige tilbydere som har meldt sin interesse. Det er Tilbyderens ansvar å holde seg oppdatert på eventuelle endringer. Oppdragsgiver vil også kunne foreta endringer av konkurransedokumentene underveis på eget initiativ i henhold til FOA 8-2(1) Tentativ fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for å stille tilleggsspørsmål , kl 13:00 Frist for å levere tilbud , kl 13:00 Evaluering Valg av leverandør og meddelelse til tilbyderne Avtaleinngåelse Desember 2015 (tentativt) Desember 2015 (tentativt) Desember 2015 (tentativt) 1.13 Vedståelsesfrist Vedståelsesfristen for tilbudet settes til Miljø og samfunnsansvar Oppdragsgiver er opptatt av at varer og tjenester produseres og utføres på en måte som er samfunnsmessig og etisk forsvarlig. 2014_335 - Konkurransgrunnlag Side 5 av 9

6 Alle helseforetakene i Helse Vest er eller er i ferd med å bli miljøsertifisert i henhold til ISO Helseforetakene vil ha fokus på kontinuerlig forbedring i forhold til å minske belastningen våre anskaffelser har på det ytre miljø. Det stilles krav til at alle produkter og tjenester som leveres til helseforetakene i Helse Vest som et minimum skal være i henhold til gjeldende miljølovgivning. 2 Regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II. Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte tilbydere anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og Tilbyder må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Etter tilbudsfristen er det følgelig ikke anledning til å endre eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Tilbyderen må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 2.2 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet inntil meddelelse om avtalestildeling er gitt, jfr. Offentleglova av nr Tilbyderne skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter eller personalopplysninger er sladdet. Eksempler på forretningshemmeligheter kan være opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, referansebeskrivelser, enhetspriser/enkeltpriselementer, etc. Dersom ingen sladdet versjon leveres forstår Oppdragsgiver det dit hen at Tilbyder ikke har noen opplysninger som er unntatt offentlighet. Ved begjæring om innsyn, skal Oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr. FOA 3-6, jfr. forvaltningsloven Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver tar forbehold om at anskaffelsen kan bli helt eller delvis avlyst dersom resultatet av anskaffelsen medfører en betydelig kostnadsøkning i forhold til det som er budsjettert for anskaffelsen. 2.5 Tilbyders forbehold og avvik Dersom Tilbyder tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet, jfr. Del 1 Vedlegg A. Det samme gjelder avvik. Eventuelle forbehold eller avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Forbehold mot konkurransegrunnlaget, herunder avtalevilkår og kravspesifikasjon, vil bli prissatt (som tillegg i tilbudssummen) i forbindelse med oppdragsgivers evaluering. Dersom forbeholdene eller avvikene ikke lar seg prissette eller er vesentlige vil dette føre til at tilbudet avvises. 2.6 Alternative tilbud og minstekrav Alternative tilbud aksepteres ikke. 2014_335 - Konkurransgrunnlag Side 6 av 9

7 2.7 Parallelle tilbud Oppdragsgiver aksepterer ikke parallelle tilbud. Versjon Tilbyders plikter ved feil og mangler i konkurransegrunnlaget Dersom Tilbyder oppdager feil, mangler eller annet som er utelatt eller uklart i konkurransegrunnlaget, skal Tilbyder straks varsle Oppdragsgiver om dette. 2.9 Eventuelle vareprøver, demonstrasjon eller utprøving Ikke aktuelt i denne konkurransen 3 Krav til tilbudet 3.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres enten direkte eller pr post til: Navn: Post- og besøksadresse til innleveringssted, virkedager mellom kl. 08:00 og 15:30: Helse Vest IKT AS Ibsens gate Bergen Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Innlevering av tilbud utenfor angitt tidsrom må avtales spesielt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (Posten, budfirma, etc.). 3.2 Generelle krav til tilbudet Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Dersom tilbudsdokumentene fra Tilbyder inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: Tilbudsbrev, utfylt prisskjema, utfylt kravspesifikasjon, annet. Kostnader som Tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølgning av tilbudet vil ikke bli refundert. 3.3 Krav til tilbudsutforming Tilbud som ikke leveres i henhold til strukturen presentert her vil kunne avvises. Tilbudet skal settes opp og struktureres på følgende måte: Skal være merket med anbudets navn og saksnummer slik det fremgår på fremsiden av dette dokumentet Tilbudet inkl. vedlegg skal være utformet på norsk Tilbudet skal leveres i følgende varianter: o En oversikt (på papir) over antall og/eller navn på dokument under hver mappe på hver minnepinne. o To elektroniske kopier av tilbudet på hver sin minnepinne 1 : Minnepinnene skal merkes 1 og 2. Minnepinne 1 betraktes som original. Minnepinne 2 er en «reserve» hvis dokumenter på 1 ikke kan leses. Hver minnepinne skal inneholde en mappe med Tilbyders navn. 1 Kan alternativt være CD eller DVD 2014_335 - Konkurransgrunnlag Side 7 av 9

8 o I denne mappen skal alle dokumentene ligge som selvstendige filer og pre-fikses med det nummer og/eventuell bokstav som fremgår av neste punkt. (NB. Ingen undermapper). Dokumentene skal ha selvforklarende navn. To elektronisk kopier av tilbudet i sladdet 2 utgave, jfr. punkt 2.2. Sladdet utgave skal ligge på begge minnepinnene under en egen mappe «Sladdet» & <tilbyders navn> i et redigerbart format (ikke PDF. Redigerbart format gjelder ikke offentlige attester og kredittvurdering). Det sladdede innholdet skal være merket med farget bakgrunn slik at teksten er lesbar. De sladdede dokumentene skal ha samme tilbudsstruktur som angitt under. 3.4 Krav til tilbudsstruktur Tilbudet skal leveres i hht. strukturen angitt under, i følgende rekkefølge, og med følgende nummerering. Denne tilbudsstrukturen og rekkefølgen gjelder både for de fysiske papir-tilbudene og de elektroniske tilbudene (filnavn og struktur): 1. Tilbudsbrev, jfr. «Vedlegg A». Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet den som står oppført som daglig leder/adm. direktør i Firmaattest fra Brønnøysundregistrene eller tilsvarende. Alternativt skal det ligge ved fullmaktserklæring fra daglig leder/adm. direktør. Dokumenter under dette punkt SKAL være signert og vedlegges som en PDF. 2. Informasjon om Tilbyder, jfr. «Vedlegg B», eventuelt oppdatert etter søknadstidspunkt. 3. Attester, jf punkt 4.1 A. Skatteattest/MVA-attest B. Firmaattest 4. Dokumentasjon på Tilbyders økonomiske og finansielle stilling, jf punkt Utfylt «K Bilag 1-10». Bilag 10 kan vedlegges som eget dokument. 6. Utfylt «Vedlegg C» etter behov 7. Utfylt «Vedlegg D» eller tilsvarende dokumentasjon 8. Eventuelt annen supplerende informasjon relevant for tilbudet. Kommersielt materiale skal ikke legges ved dersom dette ikke har saklig sammenheng med tilbudsbesvarelsen. 3.5 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 4 Kvalifikasjonskrav Formålet med å stille krav til Tilbyders kvalifikasjoner er å sikre at tilbyder er i stand til å oppfylle avtalen i hele avtaleperioden. Tilbyder vil bli avvist dersom dokumentasjon viser at dette ikke er sannsynlig. Dersom Tilbyder er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om Tilbyders evne til å oppfylle en avtale, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. 4.1 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav A. Det er et krav at norske tilbydere har oppfylt sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Dokumentasjonskrav Attest for skatt- og for merverdiavgift. Utstedes av Skatteetaten. Attesten skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF-1316 eller annen blankett som gir de samme opplysninger. Attesten skal ikke vise vesentlig restanser. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for tilbudet. 2 Hvis Vedlegg A er sladdet, skal dette vedlegges (usignert) i redigerbar form. Se punkt 3.4 Krav til tilbudsstruktur 2014_335 - Konkurransgrunnlag Side 8 av 9

9 Kvalifikasjonskrav B. Det er et krav at tilbyder er et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Dokumenteres ved å fremlegge kopi av firmaattest. Utenlandske selskaper skal levere godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor Tilbyderen er etablert. 4.2 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav A. Tilbyderen skal ha økonomisk evne til å gjennomføre oppdraget/avtalen Dokumentasjonskrav Kredittvurdering, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En vurdering skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Vi forbeholder oss retten til å innhente kredittvurdering på eget initiativ fra velrennomert ratingsselskap. Selskaper uten tilfredsstillende kredittvurdering, nystartede selskaper med kredittrating AN, enkelte utenlandske selskaper eller selskaper uten innrapporteringsplikt til Brønnøysundregistrene vil ikke alltid kunne levere kredittrating som dokumentasjon på at kvalifikasjonskravet er tilfredsstilt. I slike tilfeller vil dette likevel kunne kompenseres med tilfredsstillende garanti fra bank og/eller garanti fra morselskap med tilfredsstillende kredittvurdering som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. Slik alternativ dokumentasjon skal følge som en del av tilbudet. 5 Tildelingskriterier og kravspesifikasjon 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer utelukkende på basis av hvilket tilbud som har lavest pris. Priser oppgis på det format som er anvist i «K Bilag 7». Prisen beregnes ut fra en bruksperiode på 6 år. Når det gjelder opsjoner skal det oppgis priser på det format som er anvist i «K Bilag 7». Priser for opsjoner beregnes for en bruksperiode på 4 år. Oppdragsgiver har ingen plikt til å innløse opsjonene. Oppdragsgiver står også fritt til å vurdere behovet for konsulentbistand og opplæring i avtaleperioden. 2014_335 - Konkurransgrunnlag Side 9 av 9