Systemløsning for ekstern interaktiv henvisning og rekvirering (IHR)

Transkript

1 REGLER FOR KONKURRANSEGJENNOMFØRING KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Konkurranse med forhandling etter Lov om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser, del I og del III Systemløsning for ekstern interaktiv henvisning og rekvirering (IHR) for levering til helseforetakene i Helse Vest Saksnr. 2012/138

2 Innhold Versjon Generell informasjon om konkurransen Definisjoner Oppdragsgiver Kommunikasjon og kontaktperson Anskaffelsens formål og omfang Deltilbud Oppbygging av konkurransegrunnlaget Endring av konkurransedokumentene og tilleggsopplysninger Tentativ fremdriftsplan Regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Tilbyders plikter ved feil og mangler i konkurransegrunnlaget Krav til tilbudet Innlevering av tilbud Generelle krav til tilbudet Krav til tilbudsutforming Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbyderens kapasitet Utvelgelseskriterier _138 Konkurranseregler prekvalifisering.docx Side 2 av 9

3 1 Generell informasjon om konkurransen 1.1 Definisjoner Begrep Oppdragsgiver og Kunde Tilbyder og Leverandør Underleverandør Helse Vest Forklaring Oppdragsgiver er Helse Vest. Enkelte av dokumentene i konkurransegrunnlaget bruker også begrepet Kunde. Kunde og Oppdragsgiver brukes synonymt. Tilbyder er betegnelse som brukes på alle som inngir tilbud i aktuell anbudskonkurranse. Etter kontraktsignering brukes begrepet Leverandør. Leverandør og Tilbyder brukes synonymt. I dette dokumentet er ikke en EPJ-leverandør å betrakte som underleverandør (jfr Kapittel 4 i dette dokument) med mindre leverandøren inngår direkte i leveransen av IHR-løsningen eller tjenestekatalogen. I denne anskaffelsen inkluderer Helse Vest: Helse Bergen HF, Helse Førde HF, Helse Fonna HF og Helse Stavanger HF. I tillegg omfattes de private ideelle institusjoner som har driftsavtale med Helse Vest RHF og spesialister som tjenesteytere. 1.2 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Helse Vest. Helse Vest IKT AS gjennomfører denne anskaffelsen på vegne av Helse Vest og er avtalepart mot Leverandør. Helse Vest RHF (regionalt helseforetak) har det overordnede ansvaret for spesialisthelsetjenesten i Rogaland, Hordaland og Sogn og Fjordane. Helse Vest RHF skal sørge for at de rundt 1 million innbyggerne i regionen får de spesialisthelsetjenestene de har krav på. Helse Vest RHF eier helseforetakene i regionen og er konsernledelse for foretaksgruppen. Helse Vest RHF eier foretakene som driver sykehusene og institusjonene. Det er helseforetakene som har arbeidsgiveransvar for de om lag medarbeiderne i regionen. Foretakene i regionen eier ca. 45 offentlige sykehus og institusjoner. For mer informasjon om Helse Vest, se Kommunikasjon og kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: e-post: Svend B. Jacobsen, senior innkjøpsrådgiver, Helse Vest IKT AS svend.jacobsen@helse-vest-ikt.no, med kopi til innkjop@helse-vest-ikt.no Telefon: , Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt eller kommunikasjon om denne anbudskonkurransen med andre personer hos Oppdragsgiver enn ovennevnte kontaktperson. All kontakt om denne anbudskonkurransen med andre personer hos Oppdragsgiver skal initieres og godkjennes skriftlig av nevnte kontaktperson før gjennomføring. All kontakt som ikke er godkjent av overnevnte person hos oppdragsgiver, vil kunne føre til at Tilbyder risikerer å bli avvist fra konkurransen, jfr. FOA (1) litra a. 1.4 Anskaffelsens formål og omfang Helse Vest innbyr til konkurranse om levering av «Systemløsning for ekstern interaktiv henvisning og rekvirering (IHR)» («Løsningen»). Løsningen skal understøtte rekvisisjons- og henvisningsprosessen fra primærhelsetjenesten til spesialisthelsetjenesten (helseforetak, HF). 2012_138 Konkurranseregler prekvalifisering.docx Side 3 av 9

4 Helse Vest anskaffer løsningen og stiller det til rådighet for alle sykehus i regionen og alle henvisere og rekvirenter (bestillere) i primærhelsetjenesten som benytter seg av tjenester fra sykehusenes avdelinger (laboratorier, bildediagnostikk og klinikk). Dette innbefatter også bestillere fra kommunehelsetjenesten. Løsningen som etterspørres, skal ha et effektivt brukergrensesnitt med færrest mulig tastetrykk for alle arbeidsprosesser knyttet til henvisning og rekvisisjon. Arbeidsflyten bør være rask og god med få skjermbilder og selvforklarende utforming. Løsningen skal ha full funksjonalitet for rekvisisjon og henvisning, samt en tjenestekatalog som inneholder de tjenestene som Helse Vest tilbyr. Løsningen skal gi helseforetakene mulighet til å tilrettelegge tjenester i form av tjenestekatalog for hvert av områdene klinikk, bildediagnostikk og laboratorietjenester. Tjenestekatalogen skal benyttes til distribusjon av tjenester med beslutningsstøtte for tjenestebestiller, samt til etablering, oppdatering og forvaltning av tjenester med beslutningsstøtte for spesialisthelsetjenesten. Løsningen må inneholde et brukervennlig og hensiktsmessig administrasjonsverktøy for etablering og vedlikehold av tjenestekatalogen. For å støtte opp under tjenestebestillers arbeidsflyt, innebærer dette at løsningen må være tett integrert med aktuelle EPJ systemer som benyttes i primærhelsetjenesten i Helse Vest sitt dekningsområde. Løsningen skal i tillegg muliggjøre at tjenestekatalogen kan benyttes som en selvstendig komponent inn i nevnte EPJ-systemer der man ønsker å benytte henvisnings- og rekvisisjonsfunksjonaliteten i disse systemene. Løsningen eller deler av denne kan på sikt tenkes benyttet i forbindelse med rekvirering og henvisning også mellom sykehus. Dette vil i så fall være en videreutvikling av løsningen, da kravspesifikasjonen pr i dag ikke er utformet med tanke på dette. 1.5 Deltilbud Deltilbud/delleveranse er ikke aktuelt. 1.6 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter (alle dokumenter er prefikset med saksnr og dokumentformat står i parentes): Dokument Navn Beskrivelse / instruks Konkurranseregler Dette dokumentet (pdf) Tilbudsbrev Fylles ut og legges ved tilbudet (Word) Vedlegg A Informasjon om tilbyder Fylles ut og legges ved tilbudet (Word) Vedlegg B HMS egenerklæring Fylles ut og legges ved tilbudet (Word) Vedlegg C Forpliktelseserklæring Fylles ut og legges ved tilbudet hvis det benyttes underleverandører (Word) Vedlegg D Utfyllende informasjon om løsningen som skal anskaffes Vedlagt som info (pdf) 1.7 Endring av konkurransedokumentene og tilleggsopplysninger Dersom Tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller at det foreligger antatte feil i konkurransedokumentene, skal han pr e-post eller brev be om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved Oppdragsgivers kontaktperson. Henvendelser merkes: 2012/138 Systemløsning IHR Oppdragsgiver vil besvare spørsmålene på en generell og anonymisert måte. Tilleggsopplysninger eller endringer av konkurransedokumentene vil bli lagt ut på og dermed være tilgjengelig for samtlige tilbydere som har meldt sin interesse. Det er Tilbyderens ansvar å holde seg oppdatert på tilleggsopplysningene. Oppdragsgiver vil også kunne foreta endringer av konkurransedokumentene underveis på eget initiativ i henhold til FOA 17-2(1). 1.8 Tentativ fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: 2012_138 Konkurranseregler prekvalifisering.docx Side 4 av 9

5 Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN og TED Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget , kl. 12:00 Frist for å levere forespørsel om deltakelse i konkurransen , kl. 12:00 Kvalifisering av inntil 5 deltakere Januar 2013 Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag til de kvalifiserte Frist for å levere tilbud Valg av leverandør og meddelelse til tilbyderne Klagefrist Kontraktsinngåelse Vedståelsesfrist Versjon Det gjøres oppmerksom på at alle tidspunkt etter «Frist for å levere forespørsel om deltakelse i konkurransen» er foreløpige. 2 Regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402, del III 14-1(3), jfr. 14-3(1) litra b. Anskaffelsen skal foretas gjennom en «Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring». Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av 3-5 tilbydere som får invitasjon til å delta i konkurransen om den endelige avtale på levering av «Systemløsning for interaktiv henvisning og rekvirering». Alle inviterte tilbydere vil få sine tilbud evaluert. Tilbyderne med de tre beste tilbudene etter innledende evaluering vil bli invitert til forhandlinger. Etter forhandlingene og eventuelle reviderte tilbud vil endelig evaluering av de tre beste tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt Alle referanser til «leverandør» i dette kvalifikasjonsgrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr. FOA 3-6, jfr. forvaltningsloven Tilbyders plikter ved feil og mangler i konkurransegrunnlaget Dersom Tilbyder oppdager feil, mangler eller annet som er utelatt eller uklart i konkurransegrunnlaget, skal Tilbyder straks varsle Oppdragsgiver om dette. 3 Krav til tilbudet 3.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres enten direkte eller pr post til: Navn: Postadresse: Besøksadresse: Helse Vest IKT AS v/svend B. Jacobsen Jonas Lies vei 65, 5021 Bergen IT-bygget v/resepsjonen c/o Haukeland Universitetssykehus Jonas Lies vei 77, 5053 Bergen Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. 2012_138 Konkurranseregler prekvalifisering.docx Side 5 av 9

6 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (Posten, budfirma, etc.). 3.2 Generelle krav til tilbudet Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/- belyses. Kostnader som Tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølgning av tilbudet, vil ikke bli refundert. 3.3 Krav til tilbudsutforming Tilbud som ikke leveres i henhold til strukturen presentert her vil kunne avvises. Tilbudet skal settes opp og struktureres på følgende måte: Oversendes i lukket forsendelse. Skal være merket: Tilbud 2012/138 v/svend B. Jacobsen, samt Åpnes kun av adressat Tilbudet inkl. vedlegg skal være utformet på norsk. Tilbudet skal leveres i følgende to varianter: o Ett fysisk eksemplar av tilbudet: Disse eksemplarene skal være innbundet i ringperm eller tilsvarende fast ryggperm. Mellom hvert punkt i besvarelsen skal det være et skilleark. Arkene skal ikke stiftes. Perm skal merkes med Tilbyders navn og oppdragsgivers saksnummer. o Elektronisk kopi av tilbudet m/vedlegg leveres også på en CD, DVD eller minnepinne. Tilbudet skal leveres i hht. strukturen angitt under, i følgende rekkefølge, og med følgende nummerering. Denne tilbudsstrukturen og rekkefølgen gjelder både for det fysiske papir-tilbudet og de elektroniske dokumentene (filnavn og struktur): 1. Tilbudsbrev, jfr. «Tilbudsbrev». Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet den som står oppført som daglig leder / adm. direktør i Firmaattest fra Brønnøysundregistrene eller tilsvarende personer med signaturrett i Firmaattest fra Brønnøysundregistrene. Alternativt skal det ligge ved fullmaktserklæring fra daglig leder / adm. direktør eller personer med signaturrett i henhold til Firmaattesten. 2. Informasjon om Tilbyder, jfr. «Vedlegg A» 3. Skatteattest, MVA-attest og HMS-egenerklæring («Vedlegg B»), jfr. Punkt Kredittvurdering, jfr. Punkt Beskrivelse av referanser, jfr. Punkt 4.3 første avsnitt første kulepunkt 6. Beskrivelse av nøkkelpersonell inkl. CV, jfr. Punkt 4.3 første avsnitt andre kulepunkt 7. Kvalitetssikringssystem, jfr. Punkt 4.3, andre avsnitt første kulepunkt. 8. Eierstruktur/organisasjonskart, jfr. Punkt Hvis aktuelt: Beskrivelse av underleverandører inkl. Forpliktelseserklæring («Vedlegg C»), jfr. 4.3 første avsnitt tredje kulepunkt. Egen Skatteattest, MVA-attest og HMS-egenerklæring inngår under punkt 3 og egen Kredittvurdering inngår i punkt Evt. annen supplerende informasjon relevant for tilbudet. Det er anledning til å legge ved brosjyrer for de tilbudte varer/tjenester. Annet kommersielt materiale skal ikke legges ved dersom dette ikke har saklig sammenheng med tilbudsbesvarelsen. 4 Formålet med å stille krav til Tilbyders kvalifikasjoner er å sikre at tilbyder er i stand til å oppfylle en avtale i hele avtaleperioden. Tilbyder blir avvist dersom dokumentasjon viser at dette ikke er sannsynlig. Dersom Tilbyder er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om Tilbyders evne til å oppfylle en kontrakt, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. En Tilbyder kan ha følgende sammensetning: 1. En leverandør. 2. En hovedleverandør med en/flere underleverandør(er). 2012_138 Konkurranseregler prekvalifisering.docx Side 6 av 9

7 3. En gruppe leverandører, jmf. FOA 17-7 (1). Det skal da være en ansvarlig leverandør blant disse som binder alle leverandørene. Videre skal leverandørene hefte solidarisk for ytelsen og oppfyllelsen av kontrakten. 4.1 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Dersom Tilbyder består av flere leverandører eller hovedleverandør/underleverandør må alle selskapene isolert sett oppfylle kravene under dette punkt og følgelig sende inn all etterspurt dokumentasjon. Det er et krav at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Det er et krav at tilbyder er et lovlig etablert foretak. Tilbyderen skal ha et fungerende HMS- system. Attestene skal ikke vise vesentlig restanser. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for tilbudet. Norske selskaper: 1. Skatteattest. I Norge utstedes attesten av kemner/kommunekasserer. Tilbydere fra andre land skal vedlegge tilsvarende fra land hvor tilbyder er etablert. 2. Attest for betalt merverdiavgift. I Norge utstedes attesten av Skattefogden. Tilbydere fra andre land skal vedlegge tilsvarende fra land hvor tilbyder er etablert. Attestene skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF-1244 eller annen blankett som gir de samme opplysninger. Utenlandske selskaper: Utenlandske tilbydere må ha tilsvarende attester fra egne lands myndigheter som dokumenterer at de har overholdt regelverket knyttet til skatt, merverdiavgift, avgifter, plikter etc. Hvis myndighetene ikke utsteder slike attester, skal tilbyder vedlegge en erklæring som bekrefter at alle slike skatter er betalt. Erklæringen skal bekreftes og signeres av finansdirektør og revisor. Norske selskaper: Dokumenteres gjennom dokumentasjonskravene i tabellraden over. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor tilbyderen er etablert. HMS-egenerklæring, se «Vedlegg B». HMS egenerklæring skal være signert av den som står oppført som daglig leder/adm. direktør i Firmaattest fra Brønnøysundregistrene eller tilsvarende. Alternativ skal det vedlegges fullmaktserklæring fra daglig leder/adm. direktør. 4.2 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Tilbyderen skal ha økonomisk soliditet til å gjennomføre oppdraget/- kontrakten. Kredittvurdering, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En vurdering skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Vurderingen må være minst A eller bedre, målt ut fra AAA Soliditets skala eller tilsvarende score fra andre velrenommerte ratingselskap. Dersom Tilbyder ikke vedlegger kredittvurdering vil Oppdragsgiver på eget initiativ innhente dette fra AAA Soliditet AS. Selskaper uten tilfredsstillende kredittvurdering, nystartede selskaper med kredittrating AN, enkelte utenlandske selskaper eller selskaper uten innrapporteringsplikt til Brønnøysundregistrene vil ikke alltid kunne dokumentere at 2012_138 Konkurranseregler prekvalifisering.docx Side 7 av 9

8 kravet i første avsnitt er tilfredsstilt. I slike tilfeller vil dette likevel kunne kompenseres med tilfredsstillende garanti fra bank og/eller garanti fra morselskap med tilfredsstillende kredittvurdering som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. Slik alternativ dokumentasjon skal følge som en del av tilbudet. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.3 Tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandør skal dokumentere ferdig utviklede løsninger og ha levert løsninger som dekker sammenlignbare behov som oppdragsgiver har skissert. Ved bruk av underleverandører må det angis på hvilken måte den/disse skal bidra ved leveransen Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal Det skal gis en beskrivelse av inntil fem av de viktigste og mest relevante leveransene de siste fem år. Referanser skal som et minimum beskrives med følgende informasjon: Kundens navn samt kort informasjon om kunden, herunder antall ansatte og lokalisering Kontaktinformasjon hos kunden; navn, stilling, e-post og telefon Utdypende beskrivelse av leveransene; programvare og ytelser/tjenester Tidsrom og varighet Leveransens økonomiske verdi. Beskrivelse av viktigste funksjonalitet Løsningens tekniske arkitektur og plattform, inkl. integrasjonsteknologier og -standarder som benyttes Leverandørens overordnede plan for videreutvikling av løsningen Liste med hvilke medarbeidere som tilbys for oppdraget, inkludert CV med informasjon om hvilken rolle den enkelte har hatt i de viktigste og mest relevante referanseprosjektene. Dersom tilbyder består av flere leverandører eller hovedleverandør/- underleverandør kan ansvarlig leverandør/hovedleverandør støtte seg på erfaringen til de øvrige leverandører/underleverandører. Det må i så tilfelle sendes inn all etterspurt dokumentasjon for øvrige leverandører/- underleverandører samt at forpliktelseserklæring «Vedlegg C» må fylles ut for å dokumentere at ansvarlig leverandør/hovedleverandør har tilgang til kapasiteten hos øvrige leverandører/underleverandør. Det skal oppgis hvilke områder og andeler av anskaffelsesomfanget som skal dekkes av henholdsvis hoved- og underleverandør. Dokumentasjon på underleverandørs tilfredsstillelse av kvalifikasjonskravene skal dokumenteres på samme måte som for hovedleverandør. Oppdragsgiver vil foreta en skjønnsmessig vurdering av underleverandørers kvalifikasjoner, men ikke tillegge dette samme betydning som for hovedleverandør Hovedleverandør skal vedlegge nødvendige erklæringer fra aktuelle underleverandører som dokumenterer at han reelt sett disponerer over underleverandørenes ressurser for denne anskaffelsen. En redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. 2012_138 Konkurranseregler prekvalifisering.docx Side 8 av 9

9 leveres. 4.4 Tilbyderens kapasitet Dokumentasjon Tilbyderen skal ha god nok kapasitet til å kunne serve Oppdragsgiver på en god måte gjennom hele avtaleperioden Det skal legges ved eierstruktur/ organisasjonskart, samt oversikt over Tilbyders totale bemanning fordelt på ulike avdelinger evt. morselskap og datterselskap. Framstilling skal også redegjøre for hvordan eventuelle underleverandører/samarbeidsparter er innplassert. 5 Utvelgelseskriterier Dersom det melder seg flere enn 5 tilbydere som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner, vil oppdragsgiver rangere leverandørene etter følgende utvelgelseskriterier i prioritert rekkefølge: 1. Tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner 2. Tilbyderens kapasitet 3. Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling 4. Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling 2012_138 Konkurranseregler prekvalifisering.docx Side 9 av 9