Vaskeanlegg for sykehussenger m.m.

Transkript

1 REGLER FOR KONKURRANSEGJENNOMFØRING Åpen anbudskonkurranse etter Lov om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser, del I og del III Vaskeanlegg for sykehussenger m.m. for levering til Helse Stavanger HF Saksnr. 2011/4259

2 Innhold 1 Generell informasjon om konkurransen Definisjoner Oppdragsgiver Kommunikasjon og kontaktperson Anskaffelsens formål og omfang Deltilbud...4 Kontraktsperiode Opsjon om forlengelse Eventuelt andre opsjoner Oppbygging av konkurransegrunnlaget Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Endring av konkurransedokumentene og tilleggsopplysninger Tentativ fremdriftsplan Regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Offentlighet Taushetsplikt Oppdragsgivers forbehold Tilbyders forbehold og avvik Alternative tilbud og minstekrav Parallelle tilbud Tilbyders plikter ved feil og mangler i konkurransegrunnlaget Eventuell vareprøver, demonstrasjon eller utprøving Krav til tilbudet Innlevering av tilbud Generelle krav til tilbudet Krav til tilbudsutforming Krav til tilbudsstruktur Tilbudsåpning Kvalifikasjonskrav Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier og kravspesifikasjon Tildelingskriterier Kravspesifikasjon...10 Samt alle vedlegg til både konkurransegrunnlagets Del 1 og Del 2. Del 1 - Konkurranseregler.doc Side 2 av 10

3 1 Generell informasjon om konkurransen 1.1 Definisjoner Begrep Forklaring Konkurransegrunnlag Alle dokumenter knyttet til aktuell konkurranse. Dekker både Del 1 og Del 2 inklusiv alle vedlegg. Oppdragsgiver og Kunde Oppdragsgiver er Helse Stavanger HF. Enkelte av dokumentene i konkurransegrunnlaget bruker også begrepet Kunde. Kunde og Oppdragsgiver brukes synonymt. Tilbyder og Leverandør Tilbyder er betegnelse som brukes på alle som inngir tilbud i aktuell anbudskonkurranse. Etter kontraktssignering brukes begrepet Leverandør. Leverandør og Tilbyder brukes synonymt. Vaskeanlegg Vaskemaskin Med vaskeanlegg menes hele konseptet for vask av senger og andre enheter. Inkluderer en eller flere vaskemaskiner, transportbånd eller lignende løsninger før og etter vasker. Med vaskemaskin menes selve vaskekammeret/-rommet med nødvendig infrastruktur og styringssystemer. 1.2 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Helse Stavanger HF. Helse Stavanger HF er landets fjerde største sykehus målt i aktivitet. Sykehuset har 6500 ansatte og betjener en befolkning på i Sør-Rogaland, fra Hjelmeland i nord til Sokndal i sør. Stavanger Universitetssjukehus har et budsjett på 4,7 milliarder kroner og eies av det regionale helseforetaket Helse Vest. Se for mer informasjon om Oppdragsgiver. 1.3 Kommunikasjon og kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Kolbjørn Hetland, innkjøpssjef Postadresse: Postboks Stavanger Besøksadresse: Armauer Hansensvei Stavanger e-post: Telefon: kolbjorn.hetland@sus.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt eller kommunikasjon om denne anbudskonkurransen med andre personer hos Oppdragsgiver enn ovennevnte kontaktperson. All kontakt om denne anbudskonkurransen med andre personer hos Oppdragsgiver skal initieres og godkjennes skriftlig av nevnte kontaktperson før gjennomføring. All kontakt som ikke er godkjent av overnevnte person hos oppdragsgiver, vil kunne føre til at Tilbyder risikerer å bli avvist fra konkurransen, jfr. FOA (1) litra a. Del 1 - Konkurranseregler.doc Side 3 av 10

4 1.4 Anskaffelsens formål og omfang Helse Stavanger HF (heretter Oppdragsgiver) er i ferd med å etablere en ny sengesentral i kjelleretasjen (også kalt T-etasjen) under MOBA-bygget. Som en del av denne nye og moderne sengesentralen vil et nytt vaskeanlegg for sykehussenger m.m. stå sentralt. Vaskeanlegget skal brukes til å vaske Oppdragsgivers ulike senger. Oppdragsgiver har i dag ca 900 senger, og det er ønskelig at vaskeanlegget har kapasitet til å vaske ca 20 senger i timen. Vaskeanlegget bør kunne brukes kontinuerlig, uten avbrudd, i minst 14 timer pr ukedag. I tillegg er det også ønskelig at vaskeanlegget i størst mulig grad bør kunne benyttes til å vaske annet større utstyr og møblement hos Oppdragsgiver. Eksempel på dette er rullestoler, operasjonsbord, transporttraller o.l. Vi viser for øvrig til Del 2 Vedlegg 2 Kravspesifikasjon for mer detaljert informasjon. 1.5 Deltilbud Deltilbud/delleveranse er ikke aktuelt. 1.6 Kontraktsperiode Oppdragsgiver ønsker å inngå en kjøpsavtale. Å definere en kontraktsperiode er derfor ikke relevant. Oppdragsgiver forutsetter at Leverandør vil supportere og levere forbruksmateriell og reservedeler i hele maskinens levetid. 1.7 Opsjon om forlengelse Forlengelse er ikke aktuelt. 1.8 Eventuelt andre opsjoner Andre opsjoner er ikke aktuelt. 1.9 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er inndelt i to deler: Del 1 inneholder informasjon om anskaffelsesprosessen og hvordan tildeling av kontrakt skal skje, samt krav til utformingen av tilbudet. Dette er selve konkurransegrunnlaget (dette dokumentet), med tilhørende vedlegg. Dokumentene i del 1 vil ikke inngå som en del av kontrakt. Del 2 er utkast til kontrakt inkl alle vedlegg til kontrakt, herunder bl.a. kravspesifikasjon, prisskjema, etc. Dokumentene i del 2 vil inngå som en del av kontrakt. Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Dokument Navn Beskrivelse / instruks Del 1 Konkurranseregler Dette dokumentet Del 1 Vedlegg A Tilbudsbrev Fylles ut og legges ved tilbudet Del 1 Vedlegg B Informasjon om tilbyder Fylles ut og legges ved tilbudet Del 1 Vedlegg C HMS egenerklæring Fylles ut og legges ved tilbudet Del 2 Utkast til kontrakt Ferdigstilles ved tildeling av kontrakt Del 2 Vedlegg 1 Prisskjema Fylles ut og legges ved tilbudet. Del 2 Vedlegg 2 Kravspesifikasjon Fylles ut og legges ved tilbudet Del 2 Vedlegg 3A Planskisse (pdf) Informasjon til Tilbyder Del 2 Vedlegg 3B Plansskisse (dwg) Tilbyder oppfordres til å legge inn skisse av tilbudt konsept direkte i planskissen Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. Dersom Tilbyder ønsker tilbudsbefaring så kan dette avtales direkte med Petter Thorsen (petter.thorsen@sus.no). Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det kun er Del 1 - Konkurranseregler.doc Side 4 av 10

5 avtale om befaring som skal diskuteres med Petter Thorsen. For all annen dialog og korrespondanse vedrørende denne anbudskonkurransen henviser vi til kontaktperson oppgitt i punkt Endring av konkurransedokumentene og tilleggsopplysninger Versjon Dersom Tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller at det foreligger antatte feil i konkurransedokumentene, skal han pr e-post eller brev be om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved Oppdragsgivers kontaktperson. Henvendelser merkes: 2011/4259 Vaskeanlegg for sykehussenger m.m. Oppdragsgiver vil besvare spørsmålene på en generell og anonymisert måte. Tilleggsopplysninger eller endringer av konkurransedokumentene vil bli lagt ut på og dermed være tilgjengelig for samtlige tilbydere som har meldt sin interesse. Det er Tilbyderens ansvar å holde seg oppdatert på tilleggsopplysningene. Oppdragsgiver vil også kunne foreta endringer av konkurransedokumentene underveis på eget initiativ Tentativ fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN og TED Tilbudsbefaring (hvis aktuelt) Frist for å stille tilleggsspørsmål Frist for å levere tilbud kl 1300 Tilbudsåpning Avklaring og evaluering Februar (tentativt) Valg av leverandør og meddelelse til tilbyderne Februar/mars (tentativt) Klagefrist Mars (tentativt) Kontraktsinngåelse Mars/april (tentativt) Vedståelsesfrist Regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III. Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte tilbydere anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og Tilbyder må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Etter tilbudsfristen er det følgelig ikke anledning til å endre eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 2.2 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet inntil meddelelse om kontraktstildeling er gitt, jfr. Offentleglova av nr Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være ikke-offentlige opplysninger er sladdet. Eksempler på slike ikke-offentlige opplysninger kan være personalopplysninger, referansebeskrivelser, forretningshemmeligheter, enhetspriser/enkeltpriselementer, etc. Dersom ingen sladdet versjon leveres (jfr. avsnitt 2.5, punkt 4c) forstår Oppdragsgiver det dit hen at Tilbyder ikke har noen opplysninger som er unntatt offentlighet. Del 1 - Konkurranseregler.doc Side 5 av 10

6 Ved begjæring om innsyn, skal Oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr. FOA 3-6, jfr. forvaltningsloven Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver tar forbehold om at Arbeidstilsynet godkjenner Oppdragsgivers søknad om godkjennelse av prosjekt Ny sengesentral. Oppdragsgiver tar også et forbehold om at kontraktssummen er innenfor de budsjettrammer som foreligger for prosjekt Ny sengesentral. 2.5 Tilbyders forbehold og avvik Dersom Tilbyder tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet, jfr. Del 1 Vedlegg A. Det samme gjelder avvik. Eventuelle forbehold eller avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med Tilbyder. Forbehold mot konkurransegrunnlaget, herunder avtalevilkår og kravspesifikasjon, vil bli prissatt (som tillegg i tilbudssummen) under oppdragsgivers evaluering. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. 2.6 Alternative tilbud og minstekrav Alternative tilbud aksepteres, men Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise alternative tilbud som ikke tilfredsstiller minstekravene oppgitt i kravspesifikasjonen. 2.7 Parallelle tilbud Oppdragsgiver aksepterer parallelle tilbud. Med parallelle tilbud menes tilbud som fullt ut oppfyller ytelseseller funksjonskravene spesifisert i Del 2 Vedlegg 2 Kravspesifikasjon og som fremstår som alternative eller parallelle løsninger uten at disse kan defineres som alternative tilbud. 2.8 Tilbyders plikter ved feil og mangler i konkurransegrunnlaget Dersom Tilbyder oppdager feil, mangler eller annet som er utelatt eller uklart i konkurransegrunnlaget, skal Tilbyder straks varsle Oppdragsgiver om dette. 2.9 Eventuell vareprøver, demonstrasjon eller utprøving Utprøving og vareprøver er ikke aktuelt i denne anbudskonkurransen. Evalueringen av tilbudte vaskeanlegg vil fortrinnsvis foretas på bakgrunn av den produktbeskrivelse, dokumentasjon og annen relevant informasjon som fremkommer i tilbudet. Oppdragsgiver forbeholder seg imidlertid retten til å be om demonstrasjon og/eller referansebesøk for å se tilbudt vaskeanlegg i vanlig drift. 3 Krav til tilbudet 3.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres enten direkte eller pr post til: Navn: Postadresse: Postboks 8100, 4068 Stavanger Helse Stavanger HF Innkjøps- og kontraktsavdeling v/kolbjørn Hetland Del 1 - Konkurranseregler.doc Side 6 av 10

7 Besøksadresse: Administrasjonsbygget, 4. etasje, romnr 410U Armauer Hansens vei Stavanger Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (Posten, budfirma, etc.). 3.2 Generelle krav til tilbudet Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Dersom tilbudsdokumentene fra Tilbyder inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: Tilbudsbrev, utfylt prisskjema, utfylt kravspesifikasjon, annet. Kostnader som Tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølgning av tilbudet vil ikke bli refundert. 3.3 Krav til tilbudsutforming Tilbud som ikke leveres i henhold til strukturen presentert her vil kunne avvises. Tilbudet skal settes opp og struktureres på følgende måte: Oversendes i lukket forsendelse. Skal være merket: Tilbud 2011/4259 Vaskeanlegg for sykehussenger m.m., samt Åpnes kun av adressat Tilbudet inkl vedlegg skal være utformet på norsk eller et skandinavisk språk. Tilbudet skal leveres i følgende varianter: o o Et fysisk eksemplar av tilbudet: Skal være innbundet i ringperm eller tilsvarende fast ryggperm. Mellom hvert punkt i besvarelsen (jfr. punkt 3.4 under) skal det være et skilleark. Arkene skal ikke stiftes. Hver perm skal merkes med Tilbyders navn, saksnummer og permnummer. Elektronisk kopi av tilbudet m/vedlegg leveres også på en CD, DVD eller minnepinne. Her er det viktig at utfylt prisskjema legges ved i regnearkformat og besvart kravspesifikasjon i regneark eller tekstdokumentformat, mens resten av dokumentasjonen enten kan være i regneark-, tekstdokument- og/eller pdf-format. o Én kopi av tilbudet i sladdet utgave, i elektronisk versjon, jfr. punkt Krav til tilbudsstruktur Tilbudet skal leveres ihht. strukturen angitt under, i følgende rekkefølge, og med følgende nummerering: 1. Tilbudsbrev, jfr. Del 1 Vedlegg A. Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet den som står oppført som daglig leder / adm. direktør i Firmaattest frå Brønnøysundregistrene eller tilsvarande. Alternativt skal det ligge ved fullmaktserklæring frå daglig lederr / adm. Direktør. 2. Informasjon om Tilbyder, jfr. Del 1 Vedlegg B 3. Dokumentasjon på at alle kvalifikasjonskrav er tilfredstilt. 4. Utfylt prisskjema, jfr. Del 2 Vedlegg 1 5. Utfylt kravspesifikasjon, jfr. Del 2 Vedlegg 2 6. Evt annen supplerende informasjon relevant for tilbudet. Det er anledning til å legge ved brosjyrer for de tilbudte varer/tjenester. Annet kommersielt materiale skal ikke legges ved dersom dette ikke har saklig sammenheng med tilbudsbesvarelsen. Del 1 - Konkurranseregler.doc Side 7 av 10

8 3.5 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 4 Kvalifikasjonskrav Formålet med å stille krav til Tilbyders kvalifikasjoner er å sikre at tilbyder er i stand til å oppfylle kontrakten i hele avtaleperioden. Tilbyder blir avvist dersom dokumentasjon viser at dette ikke er sannsynlig. Dersom Tilbyder er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om Tilbyders evne til å oppfylle en kontrakt, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. En Tilbyder kan ha følgende sammensetning: 1. En leverandør. 2. En hovedleverandør med en/flere underleverandør(er). 3. En gruppe leverandører, jf FoA 17-7 (1). Det skal da være en ansvarlig leverandør blant disse som binder alle leverandørene. Videre skal leverandørene hefte solidarisk for ytelsen og oppfyllelsen av kontrakten. 4.1 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Dersom tilbyder består av flere leverandører eller hovedleverandør/underleverandør må alle selskapene isolert sett oppfylle kravene under dette punkt og følgelig sende inn all etterspurt dokumentasjon. Kvalifikasjonskrav Det er et krav at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Det er et krav at tilbyder er et lovlig etablert foretak. Tilbyderen skal ha et fungerende HMS- system. Dokumentasjonskrav 1. Skatteattest. I Norge utstedes attesten av kemner/kommunekasserer. Tilbydere fra andre land skal vedlegge tilsvarende fra land hvor tilbyder er etablert. 2. Attest for betalt merverdiavgift. I Norge utstedes attesten av Skattefogden. Tilbydere fra andre land skal vedlegge tilsvarende fra land hvor tilbyder er etablert. Attestene skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF-1244 eller annen blankett som gir de samme opplysninger. Attestene skal ikke vise vesentlig restanser. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for tilbudet. Attest fra foretaksregisteret eller attest for registrering i det faglige register jamfør lovgivningen i det land tilbyder er etablert. For Enkeltpersonforetak vil Registerutskrift fra Enhetsregisteret og Foretaksregisteret være likestilt med Firmaattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for tilbudet. HMS-egenerklæring, se Del 1 Vedlegg C. HMS egenerklæring skal være signert av den som står oppført som daglig leder / adm. direktør i Firmaattest frå Brønnøysundregistrene eller tilsvarende. Alternativ skal det ligge ved fullmaktserklæring frå daglig leder / adm. direktør. 4.2 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Tilbyderen skal ha økonomisk soliditet til å gjennomføre Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Ratingen må være minst A eller bedre, målt ut Del 1 - Konkurranseregler.doc Side 8 av 10

9 oppdraget/kontrakten fra AAA Soliditets AS skala eller tilsvarende score fra andre velrenommerte ratingselskap. Dersom Tilbyder ikke kan vedlegge kredittvurdering vil Oppdragsgiver på eget initiativ innhente dette fra AAA Soliditet AS. Dersom Tilbyders kredittvurdering ikke er tilfredsstillende, for eksempel nystartede selskaper med kredittrating AN, vil dette likevel kunne kompenseres ved tilfredsstillende uforbeholdne garantier fra bank og/eller morselskap med tilfredsstillende kredittvurdering. Dette må i så fall suppleres av forpliktelseserklæring signert av aktuell bank og/eller morselskap. 4.3 Tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Det er et krav at tilbyder har tilstrekkelig erfaring fra tilsvarende oppdrag. Som tilsvarende oppdrag regnes levering av den ytelse konkurransen omfatter til større offentlige etater/-foretak eller større private konsern. Dokumentasjonskrav Liste med de viktigste og mest relevante leveransene siste tre år, inkludert kontaktperson og -informasjon. Oppdragsgivers eventuelle egne erfaringer med Tilbyder vil bli vektlagt på linje med eksterne dokumenterte referanser. 5 Tildelingskriterier og kravspesifikasjon 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekt Detaljer Totalkostnad % Totalkostnad vurderes ut fra livsløpsperspektivet (TCO & LCC) og dekker bl.a. anskaffelseskostnad, driftskostnader, pris på deler, tilbehør, forbruksmateriell, eventuelle byttekostnader, kurs/opplæringskostnader, servicekostnader, etc. Produkt % Service, opplæring, levering m.m. Totalt 100 % Funksjon Kvalitet Brukervennlighet Arbeidsmiljø Miljø Konsept Driftssikkerhet 5-10 % Opplæring Service Leverings- og installasjonstid Leveringssikkerhet Listen i kolonnen Detaljer er ment å gi en pekepinn på detaljer og elementer som inngår i evalueringen av de ulike tildelingskriteriene, og den kan derfor ikke betraktes som fullstendig eller uttømmende. For fullstendig og detaljert oversikt over alle krav som inngår i tildelingskriteriene henvises det til Del 2 Vedlegg 2 Kravspesifikasjon. Del 1 - Konkurranseregler.doc Side 9 av 10

10 5.2 Kravspesifikasjon Se Del 2 Vedlegg 2 for kravspesifikasjon. Del 1 - Konkurranseregler.doc Side 10 av 10