REGLER FOR KONKURRANSEGJENNOMFØRING. Bistand til Opplæringsplan for levering til helseforetakene i Helse Vest. Saksnr. 2013/189

Transkript

1 REGLER FOR KONKURRANSEGJENNOMFØRING Åpen anbudskonkurranse etter Lov om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser, del I og del II Bistand til Opplæringsplan for levering til helseforetakene i Helse Vest Saksnr. 2013/189

2 Innhold 1 Generell informasjon om konkurransen Definisjoner Oppdragsgiver Kommunikasjon og kontaktperson Anskaffelsens formål og omfang Deltilbud Avtaletype Konkurransegrunnlaget Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Endring av konkurransedokumentene og tilleggsopplysninger Tentativ fremdriftsplan Regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Offentlighet Taushetsplikt Oppdragsgivers forbehold Tilbyders forbehold og avvik Alternative tilbud og minstekrav Parallelle tilbud Tilbyders plikter ved feil og mangler i konkurransegrunnlaget Eventuell vareprøver, demonstrasjon eller utprøving Krav til tilbudet Innlevering av tilbud Generelle krav til tilbudet Krav til tilbudsutforming Krav til tilbudsstruktur Tilbudsåpning Kvalifikasjonskrav Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Tilbyderens kapasitet Tildelingskriterier og kravspesifikasjon Tildelingskriterier Kravspesifikasjon Oppdragsgivers formål Ønsket kompetanse Kontorsted _189 Konkurranseregler Side 2 av 10

3 1 Generell informasjon om konkurransen 1.1 Definisjoner Begrep Forklaring Konkurransegrunnlag Oppdragsgiver og Kunde Tilbyder og Leverandør Helse Vest Alle dokumenter knyttet til aktuell konkurranse. Oppdragsgiver er Helse Vest (se denne). Enkelte av dokumentene i konkurransegrunnlaget bruker også begrepet Kunde. Kunde og Oppdragsgiver brukes synonymt. Tilbyder er betegnelse som brukes på alle som inngir tilbud i aktuell anbudskonkurranse. Etter kontraktsignering brukes begrepet Leverandør. Leverandør og Tilbyder brukes synonymt. I denne konkurransen omfatter Helse Vest følgende foretak: Helse Vest RHF og Helse Vest IKT AS. 1.2 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Helse Vest. Helse Vest IKT gjennomfører denne anskaffelsen på vegne av Helse Vest. Helse Vest RHF (regionalt helseforetak) har det overordnede ansvaret for spesialisthelsetjenesten i Rogaland, Hordaland og Sogn og Fjordane. Helse Vest RHF skal sørge for at de rundt 1 million innbyggerne i regionen får de spesialisthelsetjenestene de har krav på. Helse Vest RHF eier helseforetakene i regionen og er konsernledelse for foretaksgruppen. Helse Vest RHF eier foretakene som driver sykehusene og institusjonene. Det er helseforetakene som har arbeidsgiveransvar for de om lag medarbeiderne i regionen. Foretakene i regionen eier ca. 45 offentlige sykehus og institusjoner. For mer informasjon om Helse Vest, se Helse Vest IKT AS er et heleid datterselskap av Helse Vest RHF og er resultat av sammenslåing av IKTavdelingene ved helseforetakene i Helse Vest. Helse Vest IKT er leverandør av utstyr og tjenester innenfor IKT-området til spesialisthelsetjenesten i Helse Vest. Helse Vest IKT skal bidra til en bedre helsetjeneste ved innovativ bruk av IKT-løsninger. Helse Vest IKT sin visjon er å bidra til en forenkling av pasienthåndteringen i vid forstand. For mer informasjon om Helse Vest IKT, se Kommunikasjon og kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: e-post: Svend B. Jacobsen, senior innkjøpsrådgiver, Helse Vest IKT AS innkjop@helse-vest-ikt.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt eller kommunikasjon om denne anbudskonkurransen med andre personer hos Oppdragsgiver enn ovennevnte kontaktperson. All kontakt om denne anbudskonkurransen med andre personer hos Oppdragsgiver skal initieres og godkjennes skriftlig av nevnte kontaktperson før gjennomføring. All kontakt som ikke er godkjent av overnevnte person hos oppdragsgiver, vil kunne føre til at Tilbyder risikerer å bli avvist fra konkurransen, jfr. FOA (1) litra a. 2013_189 Konkurranseregler Side 3 av 10

4 1.4 Anskaffelsens formål og omfang Leveranse: Utarbeidelse av en opplæringspakke for program-/prosjektledere i alle faser av portefølje/- program/prosjekt prosessen. Denne pakken skal sikre opplæring og veiledning/støtte i bruken av portefølje, program og prosjektmetodikken i Helse Vest for å oppnå en mer enhetlig bruk. Leveransen skal finne sted 2. halvår Bakgrunn: Helse Vest sin portefølje og prosjektmetodikk og prosess ble utarbeidet i Det ble i perioden 2008 til 2011 gjennomført et prosjektprogram som utviklet programstyringsmetodikk og prosesser som nå brukes i Helse Vest sine programmer. Antall prosjekter og programmer i Helse Vest er økende, og det er stadig større behov for opplæring og oppfølging av portefølje, program og prosjektmetodikk og prosess blir etterlevd. Programmet Porteføljeprosess 2.0 skal i programperioden drifte, forvalte og utvikle porteføljeprosessen med derunder tilhørende prosess og metodikk. En av suksesskriteriene for endring er at man i utgangspunktet har en felles forståelse for og bruk av eksisterende prosess og metodikk. Vi viser for øvrig til punkt 5.2 Kravspesifikasjon for mer utfyllende informasjon. 1.5 Deltilbud Deltilbud/delleveranse er ikke aktuelt. 1.6 Avtaletype Oppdragsgiver ønsker å inngå en bistandsavtale, se Vedlegg. Avtaledokumentet tilsvarer «Statens standardavtaler (SSA), Bistandsavtalen» som forvaltes av DIFI. Ref: Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Dokument Navn Beskrivelse / instruks Konkurranseregler Dette dokumentet Tilbudsbrev Tilbudsbrev Fylles ut og legges ved tilbudet Vedlegg A Informasjon om tilbyder Fylles ut og legges ved tilbudet Vedlegg B HMS egenerklæring Fylles ut og legges ved tilbudet Vedlegg C Forpliktelseserklæring Fylles ut og legges ved tilbudet Bistandsavtale Avtalen Fylles ut og legges ved tilbudet 1.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse 1.9 Endring av konkurransedokumentene og tilleggsopplysninger Dersom Tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller at det foreligger antatte feil i konkurransedokumentene, skal han pr e-post eller brev be om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved Oppdragsgivers kontaktperson. Henvendelser merkes: Sak 2013/189 Opplæring 2013_189 Konkurranseregler Side 4 av 10

5 Oppdragsgiver vil besvare spørsmålene på en generell og anonymisert måte. Tilleggsopplysninger eller endringer av konkurransedokumentene vil bli lagt ut på og dermed være tilgjengelig for samtlige tilbydere som har meldt sin interesse. Det er Tilbyderens ansvar å holde seg oppdatert på tilleggsopplysningene. Oppdragsgiver vil også kunne foreta endringer av konkurransedokumentene underveis på eget initiativ i henhold til FOA 8-2(1) Tentativ fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for å stille tilleggsspørsmål , kl 15:00 Frist for å levere tilbud , kl 15:00 Avklaring og evaluering Valg av leverandør og meddelelse til tilbyderne Klagefrist Kontraktsinngåelse August (tentativt) August (tentativt) September (tentativt) September (tentativt) Vedståelsesfrist , kl 16:00 2 Regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II. Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte tilbydere anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og Tilbyder må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Etter tilbudsfristen er det følgelig ikke anledning til å endre eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 2.2 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet inntil meddelelse om kontraktstildeling er gitt, jfr. Offentleglova av nr Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være ikke-offentlige opplysninger er sladdet. Eksempler på slike ikke-offentlige opplysninger kan være personalopplysninger, referansebeskrivelser, forretningshemmeligheter, enhetspriser/enkeltpriselementer, etc. Dersom ingen sladdet versjon leveres (jfr. avsnitt 2.5, punkt 4c) forstår Oppdragsgiver det dit hen at Tilbyder ikke har noen opplysninger som er unntatt offentlighet. Ved begjæring om innsyn, skal Oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2013_189 Konkurranseregler Side 5 av 10

6 2.3 Taushetsplikt Versjon Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr. FOA 3-6, jfr. forvaltningsloven Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver tar forbehold om at konkurransen kan bli redusert/endret/avlyst grunnet budsjettmessige forhold. 2.5 Tilbyders forbehold og avvik Dersom Tilbyder tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet, jfr. Vedlegg A. Det samme gjelder avvik. Eventuelle forbehold eller avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Forbehold mot konkurransegrunnlaget, herunder avtalevilkår og kravspesifikasjon, vil bli prissatt (som tillegg i tilbudssummen) under oppdragsgivers evaluering. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. 2.6 Alternative tilbud og minstekrav Alternative tilbud aksepteres ikke. 2.7 Parallelle tilbud Oppdragsgiver aksepterer parallelle tilbud. Med parallelle tilbud menes tilbud som fullt ut oppfyller ytelses- eller funksjonskravene spesifisert under punkt 5.2 Kravspesifikasjon og som fremstår som alternative eller parallelle løsninger uten at disse kan defineres som alternative tilbud. 2.8 Tilbyders plikter ved feil og mangler i konkurransegrunnlaget Dersom Tilbyder oppdager feil, mangler eller annet som er utelatt eller uklart i konkurransegrunnlaget, skal Tilbyder straks varsle Oppdragsgiver om dette. 2.9 Eventuell vareprøver, demonstrasjon eller utprøving Intervju med aktuelle kandidater vil være aktuelt. 3 Krav til tilbudet 3.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres enten direkte eller pr post til: Navn: Postadresse: Adresse til innleveringssted, virkedager mellom kl 08:00 15:00: Helse Vest IKT AS 5021 Bergen Helse Vest IKT AS Ibsens gate Bergen Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Innlevering av tilbud utenfor angitt tidsrom må avtales spesielt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (Posten, budfirma, etc.). 2013_189 Konkurranseregler Side 6 av 10

7 3.2 Generelle krav til tilbudet Versjon Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/- belyses. Kostnader som Tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, intervju av konsulent og oppfølgning av tilbudet vil ikke bli refundert. 3.3 Krav til tilbudsutforming Tilbud som ikke leveres i henhold til strukturen presentert her vil kunne avvises. Tilbudet skal settes opp og struktureres på følgende måte: Oversendes i lukket forsendelse. Skal være merket: Tilbud 2013/189 Opplæring, v/svend B. Jacobsen, samt Åpnes kun av adressat Tilbudet inkl. vedlegg skal være utformet på norsk. Tilbudet skal leveres i følgende varianter: o Ett fysisk eksemplar av tilbudet (original): Dette eksemplaret skal være innbundet i ringperm eller tilsvarende fast ryggperm. Mellom hvert punkt i besvarelsen (jfr. punkt 3.4 under) skal det være et skilleark. Arkene skal ikke stiftes. Permen skal merkes med Tilbyders navn og saksnummer. o Elektronisk kopi av tilbudet m/vedlegg leveres også på en CD, DVD eller minnepinne. o En sladdet utgave av tilbudet (jfr. punkt 2.2 Offentlighet) 3.4 Krav til tilbudsstruktur Tilbudet skal leveres i hht. strukturen angitt under, i følgende rekkefølge, og med følgende nummerering. Denne tilbudsstrukturen og rekkefølgen gjelder både for de fysiske papir-tilbudene og de elektroniske tilbudene (filnavn og struktur): 1. Tilbudsbrev, jfr. «Tilbudsbrev». Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet den som står oppført som daglig leder/adm. direktør i Firmaattest fra Brønnøysundregistrene eller tilsvarende personer med signaturrett i Firmaattest fra Brønnøysundregistrene. Alternativt skal det ligge ved fullmaktserklæring fra daglig leder/adm. direktør eller personer med signaturrett i henhold til Firmaattesten. 2. Utfylt Informasjon om Tilbyder, jfr. «Vedlegg A». 3. Dokumentasjon på at alle kvalifikasjonskrav er tilfredsstilt, inkl «Vedlegg B». Hvis underleverandører: Også utfylt «Vedlegg C». 4. Utfylt «Bistandsavtale». 5. Vedlagt CV eller lignende informasjon som dokumenterer/beskriver kandidaten, jfr. punkt 5 Tildelingskriterier og kravspesifikasjon. 6. Evt. annen supplerende informasjon relevant for tilbudet. Det er anledning til å legge ved brosjyrer for de tilbudte varer/tjenester. Annet kommersielt materiale skal ikke legges ved dersom dette ikke har saklig sammenheng med tilbudsbesvarelsen. 3.5 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 4 Kvalifikasjonskrav Formålet med å stille krav til Tilbyders kvalifikasjoner er å sikre at tilbyder er i stand til å oppfylle en kontrakt i hele avtaleperioden. Tilbyder blir avvist dersom dokumentasjon viser at dette ikke er 2013_189 Konkurranseregler Side 7 av 10

8 sannsynlig. Dersom Tilbyder er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om Tilbyders evne til å oppfylle en kontrakt, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. En Tilbyder kan ha følgende sammensetning: 1. En leverandør. 2. En hovedleverandør med en/flere underleverandør(er). 3. En gruppe leverandører, jmf. FoA 17-7 (1). Det skal da være en ansvarlig leverandør blant disse som binder alle leverandørene. Videre skal leverandørene hefte solidarisk for ytelsen og oppfyllelsen av kontrakten. 4.1 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Dersom tilbyder består av flere leverandører eller hovedleverandør/underleverandør må alle selskapene isolert sett oppfylle kravene under dette punkt og følgelig sende inn all etterspurt dokumentasjon. Kvalifikasjonskrav Det er et krav at tilbyder er et lovlig etablert selskap og har oppfylt sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Dokumentasjonskrav 1. Skatteattest. I Norge utstedes attesten av kemner/kommunekasserer. Tilbydere fra andre land skal vedlegge tilsvarende fra land hvor tilbyder er etablert. 2. Attest for betalt merverdiavgift. I Norge utstedes attesten av Skattefogden. Tilbydere fra andre land skal vedlegge tilsvarende fra land hvor tilbyder er etablert. Attestene skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF-1244 eller annen blankett som gir de samme opplysninger. Attestene skal ikke vise vesentlig restanser. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for tilbudet. Tilbyderen skal ha et fungerende HMSsystem. HMS-egenerklæring, se «Vedlegg B». HMS egenerklæring skal være signert av den som står oppført som daglig leder/adm. direktør i Firmaattest fra Brønnøysundregistrene eller tilsvarende. Alternativ skal det vedlegges fullmaktserklæring fra daglig leder/adm. direktør. 4.2 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Tilbyderen skal ha økonomisk soliditet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Kredittvurdering, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En vurdering skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Vurderingen må være minst A eller bedre, målt ut fra AAA Soliditets skala eller tilsvarende score fra andre velrenommerte ratingselskap. Dersom Tilbyder ikke vedlegger kredittvurdering vil Oppdragsgiver på eget initiativ innhente dette fra AAA Soliditet AS. Selskaper uten tilfredsstillende kredittvurdering, nystartede selskaper med kredittrating AN, enkelte utenlandske selskaper eller selskaper uten innrapporteringsplikt til Brønnøysundregistrene vil ikke alltid kunne dokumentere at kravet i første avsnitt er tilfredsstilt. I slike tilfeller vil dette likevel kunne kompenseres med tilfredsstillende garanti fra bank og/eller garanti fra morselskap med tilfredsstillende kredittvurdering som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. Slik alternativ dokumentasjon skal følge som en del av tilbudet. 2013_189 Konkurranseregler Side 8 av 10

9 4.3 Tilbyderens kapasitet Kvalifikasjonskrav Tilbyderen skal ha god nok kapasitet til å kunne serve Oppdragsgiver på en god måte gjennom hele avtaleperioden Dokumentasjon Versjon Det skal legges ved eierstruktur/organisasjonskart, samt oversikt over Tilbyders totale bemanning fordelt på ulike avdelinger evt. morselskap og datterselskap. Framstilling skal også redegjøre for hvordan eventuelle underleverandører/samarbeidsparter er innplassert. 5 Tildelingskriterier og kravspesifikasjon 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekt Detaljer Totalkostnad 40 % Tilbudets kostnad vil bli beregnet utfra timepris * 500 timer. Hvis Tilbyder tar forbehold, vil Oppdragsgiver kostnadsberegne forbeholdene og legge dette til totalkostnaden. Timeprisen skal inkludere nødvendig reise- og oppholdskostnader for fremmøte i Bergen. Kompetanse 60 % Konsulentens kompetanse vil bli vurdert basert på vedlagt dokumentasjon. For at Oppdragsgiver i best mulig grad skal kunne vurdere Tilbudene er det derfor nødvendig å beskrive dette best mulig. Totalt 100 % Tilbyders vurdering av kandidaten gjennom intervju vil også tas med i vurderingen. Basert på det skriftlige tilbudet og med bakgrunn i tildelingskriteriene, vil oppdragsgiver innkalle 2-4 kandidater til intervju. Oppdatert evaluering av kompetanse, vil danne grunnlag for tildeling av avtale. 5.2 Kravspesifikasjon Leveranse og bakgrunn for bistanden er beskrevet i punkt 1.4 Anskaffelsens formål og omfang Oppdragsgivers formål Kompetansebygging av et stort team med prosjekteiere, styringsgrupper, program- og prosjektledere. Målgrupper: Styringsgrupper Programledere Prosjektledere Delprosjektledere Programkontor Porteføljekontor Prosjekteiere 2013_189 Konkurranseregler Side 9 av 10

10 Forslag til aktiviteter: Operasjonalisere regional portefølje, program -/prosjektmetodikk og -verktøy Utvikle veiledninger og e-læringsmateriell Planlegge og gjennomføre opplæring Utvikle opplegg for forvaltning av opplæring og veiledning i metodikk? Planlegge for og bistå i etablering av kompetansenettverk (samfunn) Ønsket kompetanse Dette er en beskrivelse av ønsket kompetanse, egenskaper og formell utdannelse til den konsulenten som tilbys i oppdraget Kvalifikasjoner: Ekspert erfaring med bruk av prosesser og metoder og verktøy for portefølje-, program- og prosjektstyring God erfaring med å utarbeide opplæringsmateriell og avholde kurs Noe erfaring fra helsesektoren vil være en fordel Egenskaper: Strukturert og ansvarsbevisst Analytisk Engasjert Evne til å arbeide selvstendig og i team Takler høyt arbeidstempo Pedagogiske evner Utdanning: Høyskole / Universitet IKT fag Pedagogikk Kontorsted Kontorsted vil være Bergen. Oppdragsgiver stiller kontorplass til disposisjon. Det må imidlertid påregnes noe reising til Bergen, Haugesund og Førde. Reisekostnader ifm utøvelse av arbeidet for Oppdragsgiver, vil dekkes av Oppdragsgiver. 2013_189 Konkurranseregler Side 10 av 10