Sørås tannklinikk HFK Generelle bestemmelser Bok 0

Transkript

1 Sørås tannklinikk HFK Bok 0

2 Side 1 av 20 INNHOLDSFORTEGNELSE Bok 0 1. Opplysninger om prosjektet 2. Konkurransebestemmelser 3. Kontraktsbestemmelser 4. Forretningsrutiner SHA-plan del 1 Spesielle bestemmelser SHA-plan del 2 Entreprisebeskrivelser 1. Tilbudsinnbydelse 2. Prisskjema 3. Teknisk beskrivelse med tilbudsposter 4. Tegninger

3 Side 2 av OPPLYSNINGER OM PROSJEKTET Generelt om prosjektet Prosjekt Sørås tannklinikk omfatter etablering av et tilbygg på ca. 140 m2 samt en del ombygging i det eksisterende bygg innvendig og fasade endring for deler av eksisterende bygg. Bakgrunn for prosjektet, er et økende behov for tannhelse i nærområdet pga. befolknings økning. Det opprinnelige/nåværende bygget som eies av Hordaland fylkeskommune, ble oppført i en etasje i år Det nye tilbygget er prosjektert inn på den nordvestlige del av eksisterende bygg. Som eksisterende bygg, skal tilbygget også oppføres i en etasje. Tilbygget skal betjene personal rom, teknisk rom, personalgarderobe samt styrerkontor. I forbindelse med byggestart, forventes det at det vises særlig hensyn til den eksisterende driften for tannhelsetjenesten, da driften skal være full virke under i byggetiden. Det settes derfor store krav til valgte entreprenører at de har en organisasjon som kan håndtere en slik forventet byggeprosess. Tiltakshaver vil levere byggeledelse ved ekstern byggeleder. 1. Anbudsbefaring. Det vil bli anbudsbefaring for alle fag fredag 8. juni kl. 10:00 Fremmøte ved tannklinikken 2. Beliggenhet og adkomst Steinsvikveien 432, 5239 Rådal 3. Oppdragets art og omfang Oppdraget gjelder den utlyste entreprisen. 4. Offentlig byggesaksbehandling Det foreligger godkjent rammetillatelse. 5. Entrepriseform Prosjektet gjennomføres etter følgende entrepriseinndeling: BYG 01 Hovedentreprise for bygningsmessige arbeider og grunn & betong arbeider RIE 01 Sterk og svakstrøm installasjoner VVS 01 Røranlegg VVS 02 Luftbehandlingsanlegg Det vises for øvrig til anbudsbefaring der nærmere detaljer om stedlige forhold vil bli gjennomgått. For oppdraget er det engasjert følgende prosjekteringsgruppe for detaljprosjektering PGL Ingeniør Abbedissen AS v/ Frank Abbedissen ARK Inklusiv arkitektur AS v/ Halfdan Kjetland RIV Techmentor AS v/ Svein Åge Tungesvik RIB - Ingeniør Abbedissen AS v/ Frank Abbedissen RIE Handegård og Pedersen AS v/ Åge Sørensen Brann - Inklusiv arkitektur AS v/ Halfdan Kjetland VVS og energi - Techmentor AS v/ Svein Åge Tungesvik

4 Side 3 av 20 Byggeleder for koodinering og kontroll av utførelse BL - Ingeniør Abbedissen AS v/ Frank Abbedissen 6. Fremdrift Se vedlagt fremdriftsplan 7. Forhold på byggeplassen. Det må tas hensyn til at tannklinikken skal være i full drift og at publikum bruker interne gangveier. 8. Rigg og drift. Se vedlagt riggplan 9. Universell Utforming I henhold til NS : Kontakt/møter. Det vil bli avholdt byggemøter på byggeplassen hver 14. dag. Tidspunkter bestemmes senere. 11. Drift byggrenhold. Bygget skal produseres etter RENT BYGG metoden slik det er beskrevet i RENT BYGG håndboken. Generelt: Rent bygg omfatter byggrenhold i alle prosjektavsnitt. I begrepet byggrenhold ligger rydding/fjerning av avfall samt rengjøring av aller flater som beskrevet i etterfølgende: Omfang i byggetiden: - Den enkelte entreprenør skal kontinuerlig dvs daglig, rydde og fjerne emballasje, kapp, materialrester og avfall i de områder han utfører arbeider. Også på utvendige arealer. - Den enkelte entreprenør skal rengjøre alle flater, som med risiko for skadefølge, er forurenset av egne arbeider. - Den entreprenør som lukker konstruksjoner plikter å støvsuge hulrom (vegger og himlinger) innvendig før lukking finner sted. Dersom dette ikke fungerer i praksis vil byggeleder engasjere ryddemannskap for oppgaven og fordele kostnadene etter skjønn på entreprisene. Avsluttende byggrengjøring (Byggvask) skal utføres av : entreprenør ARK 1. Lokalene skal før overlevering rengjøres og vaskes: - Fjerning av flekker og vasking av tak, vegger og gulver. - Vasking av vinduer innvendig og utvendig. - Støvfjerning/vasking av utstyrsenheter. - Behandling av gulvbelegg. - Fjerning av alle former for boss og materialrester.

5 Side 4 av Konkurransebestemmelser Anskaffelsene for entreprisene ARK 01, El 01, VVS 01 og VVS 02 gjennomføres som Åpen anbudskonkurranse etter FOR nr. 402: Forskrift om offentlige anskaffelser, Del II, anskaffelser under EØS-terskelverdiene og uprioriterte tjenester. Utover forskriften gjelder følgende supplerende opplysninger. 1. Konkurransegrunnlag Konkurransegrunnlaget består av: - Tilbudsinnbydelse. - Bok 0. - Den enkeltes fagbeskrivelse. Leverandøren plikter å gjøre seg kjent med innholdet i samtlige dokumenter som inngår i eller er referert til i konkurransegrunnlaget. 2. Befaringer og konferanser Tilbudsbefaring fremgår av tilbudsinnbydelsen. 3. Kvalifikasjonskrav Nedenfor opplistet de kvalifikasjonskrav som gjelder for denne entreprisen, og hvilken dokumentasjon som ønskes framlagt for å vurdere om kravene er oppfylt. Firmaets tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Det kreves dokumentert solide tekniske og faglige kvalifikasjoner, herunder skal leverandøren ha tilstrekkelig kapasitet og erfaring til å gjennomføre oppdrag av denne størrelse og kompleksitet. Leverandøren skal fremlegge følgende dokumentasjon: En beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke, særlig de som er ansvarlig for kvalitetskontrollen. En redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelsen i løpet av de siste tre år. En redegjørelse for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten. Opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner hos leverandøren og foretakets administrative ledelse, og særlig hos den eller de personer som har ansvaret for å utføre tjenesten. En oversikt over arbeider som er utført i løpet av de siste fem år, sammen med attester over tilfredsstillende utførelse av de viktigste arbeidene. Attestene skal angi arbeidenes verdi, samt tid og sted for arbeidsutførelsen, og oppgi hvorvidt arbeidene er blitt fagmessig utført og behørig fullført. Vedkommende myndighet skal om nødvendig oversende attestene direkte til oppdragsgiver.

6 Side 5 av 20 Krav: Det stilles krav om at firmaet har godkjenning i tiltaksklasse 2 iht. plan- og bygningsloven. Leverandøren skal fremlegge følgende dokumentasjon: Dokumenteres ved fremleggelse av sental godkjenning, alternativt må entreprenøren synliggjøre at det kan oppnås lokal godkjenning i tiltaksklasse 2 for utførelse av de arbeider som inngår i entreprisen. Firmaets økonomiske og finansielle stilling Krav: Firmaet skal ha tilstrekkelig soliditet til å gjennomføre oppdrag av denne størrelse og kompleksitet. Leverandøren skal fremlegge følgende dokumentasjon: Krav: Fremleggelse av foretakets årsregnskap med noter og revisorberetning fra de tre siste år. For 2010 kan foreløpig regnskap aksepteres. En erklæring om foretakets totale omsetning og omsetningen innenfor det område som omfattes av kontrakten for de tre siste tilgjengelige regnskapsår, avhengig av datoen da foretaket ble etablert eller leverandøren startet sin virksomhet, i den utstrekning opplysninger om slik omsetning er tilgjengelig. Det kreves restansefri innbetaling av skatt og merverdiavgift, eventuelt må restanser begrunnes særskilt. Leverandøren skal fremlegge følgende dokumentasjon: Attest for merverdiavgift og attest for skatt, RF-1244, jf. forskrift 4. juli 2006 nr. 402, ikke eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfristen. Leverandører som ikke har forretningsadresse i Norge skal levere attester fra relevant myndighet i leverandørens hjemstat. Øvrige krav Firmaattest: I tillegg skal det legges fram attest fra foretaksregisteret (firmaattest), eller tilsvarende som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor de er etablert. HMS-erklæring: Leverandøren skal også vedlegge en egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 i forskrift 4. juli 2006 nr 402 om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse- miljø og sikkerhet (HMS). Entreprenøren skal tilsvarende kreve egenerklæring i alle underliggende entrepriseforhold ved inngåelse av kontrakter i tilknytning til oppdraget som overstiger en verdi på kroner ekskl. mva.

7 Side 6 av Fast ansatte I vedlagte kontraktsbestemmelser stilles som vilkår for gjennomføringen av kontrakten at arbeidet skal utføres av entreprenøren og dennes ansatte i tjenesteforhold, evt. av underentreprenører og deres ansatte, eller ved bruk av lovlig innleid arbeidskraft. Det stilles videre krav om at bruk av enkeltmannsforetak, som ikke er entreprenør eller underentreprenør, skal begrunnes. Tilsvarende krav stilles til alle underentreprenører. ILO-konvensjon nr. 94 om arbeidsklausuler for offentlig innkjøp og anbud er gjeldene som en del av denne kontrakten. 5. Vedståelsefrist Fristen fremgår av tilbudsinnbydelsen. 6. Avvik fra konkurransegrunnlaget Det er anledning til å gi tilbud på alternative løsninger i tillegg til de løsninger som framgår av konkurransegrunnlaget. 7. Tilbudets utforming Tilbudet skal være skriftlig og avgis i lukket og merket forsendelse, enten direkte eller pr. post. Merkingen skal være tydelig og ihht. tilbudsinnbydelsen, og tilbudet skal være stemplet og undertegnet. Følgende dokumenter skal returneres oppdragsgiver: o o o o Tilbudsbrev Komplett konkurransegrunnlag i utfylt stand, herunder komplett tilbudskjema. Den etterspurte dokumentasjonen under kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Ett sett tegninger stemplet. Tilbyder registrert i StartBANK kan oppgi StartBANK id eller sende kopi av registreringsbevis som dokumentasjon for de kvalifikasjonskrav dette gjelder. Tilbudet skal leveres i (1) eksemplar. 8. Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å anta ethvert tilbud eller forkaste samtlige dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn til det. Oppdragsgiver forbeholder seg videre retten til å avlyse konkurransen på ethvert stadium dersom det foreligger saklig grunn. Det tas forbehold om godkjenning fra offentlige myndigheter og politisk godkjenning før kontraktsinngåelse.

8 Side 7 av Tildelingskriterier Følgende kriterier og vektlegging legges til grunn ved utvelgelse av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet: Kriterier: Vekting i % Pris 80 Erfaring 20 Pris er summen som er oppgitt i tilbudsskjema Karakterskala 1-5 blir brukt område +/- 25 % av middelverdi av tilbudene. Middelverdien 25 % og lavere får karakter 5. Middelverdien +25 % og høyere få karakter 1. Det enkelte tilbud vil få karakter ved lineær interpolering mellom ytterverdiene Erfaring Erfaring skal dokumenteres med minst 3 tilsvarende referanseprosjekter. Det kreves en oversikt over oppdrag utført som angir: Arbeidenes verdi Tid og sted for arbeidsutførelse Navn og telefonnummer på referanse hos oppdragsgiver. De oppgitte referanser kan bli kontaktet. Karakter blir satt i området 0-5. Laveste karakter er 0, og tilbyder som får karakteren 0 kan ikke bli tildelt kontrakt 10. Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentleglova) 23 tredje ledd, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5, men med unntak for opplysninger som er underlagt taushetsplikt, etter FOA 3-6 mfl. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Ved spørsmål om innsyn, vil oppdragsgiver be tilbyder opplyse om tilbudet inneholder opplysninger som han mener er underlagt taushetsplikt, med en begrunnelse. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er rettledende. Oppdragsgiver har plikt til å gjøre en selvstendig vurdering av eventuelle innsynskrav sammenlignet med regelverket, jf. offentleglova. 12. Meddelelse om tildeling av kontrakt Oppdragsgivers beslutning om hvem en har til hensikt å skrive kontrakt med vil bli meddelt alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Frist til å klage på beslutningen er satt til 10 dager.

9 Side 8 av Kontraktsbestemmelser 1. Alminnelige kontrakstbestemmelser NS 8406 Forenklet norsk bygge-og anleggskontrakt skal gjelde med de suppleringer som følger av nedenforstående bestemmelser. 8. Sikkerhetsstillelse Byggherren stiller ikke sikkerhet. 13. Forhold på byggeplassen 13.1 Lover, offentlige forskrifter og vedtak Tillegg: All bruk av arbeidskraft/ underentreprenører skal være i samsvar med følgende vedtak i fylkesutvalet av : Leverandøren skal syte for at dei tilsette i eigen organisasjon og tilsette hos eventuelle underleverandørar ikkje har dårligere løns- og arbeidstilhøve enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for sted og yrke. Dette gjelder berre for tilsette som direkte medvirkar til å oppfylle kontrakten. Leverandøren skal på anmodning leggje fram dokumentasjon om løns- og arbeidsvilkår til dei tilsette. På same vis skal leverandøren sikre dokumentasjon frå aktuelle underleverandørar. Om leverandøren ikkje etterlever desse pliktane, har Hordaland fylkeskommune rett til å halde tilbake delar av kontraktsummen til det er dokumentert at tilhøvet er kome i orden. Summen som vert halde tilbake skal tilsvare om lag 2 ganger den aktuelle innsparingen for leverandøren. Arbeidet skal utføres av entreprenøren og dennes ansatte i tjenesteforhold, eventuelt ved underentreprenør og deres ansatte. Entreprenøren skal til enhver tid kunne framlegge dokumentasjon på ansettelsesforholdet. Avtale om underentreprise med enmannsforetak eller anvendelse av innleid arbeidskraft krever skriftlig begrunnelse fra entreprenøren. Arbeidskraften skal være innleid i samsvar med arbeidsmilljøloven 2-1 og 2-2. Entreprenøren plikter å sørge for at likelydende bestemmelser om bruk av egne ansatte, enmannsforetak og innleid arbeidskraft inntas i kontrakter med underentreprenører. Etter ligningsloven 6-1 med tilhørende forskrifter, plikter næringsdrivende å gi melding til Sentralskattekontoret for utenlands-saker om enhver utenlandsk oppdragstaker eller utenlandsk arbeidstaker som utfører oppdrag på byggeplassen. Entreprenøren er ansvarlig for å rapportere fortløpende om bruk av utenlandsk arbeidskraft i alle ledd i kontraktspyramiden, herunder framskaffe og framlegge for byggherren kopi av innsendt melding for den enkelte utenlandske oppdragstaker eller utenlandske arbeidstaker. Byggherren kan kreve dagmulkt dersom entreprenøren selv eller noen av hans underentreprenører anvender ulovlig eller ikke kontraktsmessig arbeidskraft og forholdet ikke er blitt rettet innen en frist gitt ved skriftlig varsel fra byggherren. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdets opphør. Mulkten skal utgjøre en promille

10 Side 9 av 20 av kontraktssummen, men ikke mindre enn kr ,- pr. hverdag. Ved konstatert brudd på ovennevnte bestemmelser, og entreprenøren ikke har rettet feilen innen fristens utløp, kan byggherren heve kontrakten. 2. Spesielle kontraktsbestemmelser 1. SHA Byggheren krever at HMS-arbeidet skal prioriteres og at entreprenøren bidrar til et aktiv samarbeide for å sikre en effektiv og trygg arbeidsplass. Entreprenøren må innrette seg etter bestemmelser på den enkelte skole, og det presiseres at arbeidet må planlegges og gjennomføres med tanke på at elever og tilsatte ikke utsettes for fare. Organiseringen av prosjektet framgår av SHA-Plan, spesielle bestemmelser Her vil det fremgå hvem som er HMS-ansvarlig i prosjektet og etter avtale med byggherren skal før arbeidene starter opp: o utpeke koordinator o sørge for plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (HMS plan) o sende forhåndsmelding til arbeidstilsynet Koordinators oppgaver fremgår av Byggeherreforskriften Hovedbedrift er utpekt i SHA-plan, spesielle bestemmelser Hovedbedriften skal ha ansvar for samordning av de enkelte virksomheters hels- miljø og sikkerhetsarbeid. Spesielt nevnes: o Avholde felles vernerunder og samordningsmøter. o Fylle ut og ajourføre samordningsskjema. Kopi av skjema skal slås opp. o Etablere og vedlikeholde felles stoffkartotek. o Sørge for at hensiktsmessig førstehjelp- og beredskapsutsstyr er tilgjengelig. o Føre oversiktslister og påse at alle har forskriftsmessige ID-kort. o Følge opp og rapportere avfallsmengder i prosjektet til byggherre. Entreprenørene plikter å opprette et internkontrollsystem i henhold til de til en hver tid gjeldene lover og forskrifter. Entreprenøren skal på byggherrens forlangende fremlegge dette. Sikker jobb analyse (SJA) For alle risikofylte arbeidsoppgaver skal entreprenøren gjennomføre SJA. Der flere entreprenører er involvert i arbeidsoppgaven er det hovedbedrift som er ansvarlig for SJA. Risikofylte arbeidsoperasjoner som er kartlagt i dette prosjektet fremgår av kap. for Opplyninger om prosjektet Gjennom utførelsen kan det også bli kartlagt flere arbeidsoppgaver som skal ha SJA. Entreprenøren skal ha nødvendige godkjenninger i henhold til lover og forskrifter for å utføre arbeidet når dette kreves.

11 Side 10 av 20 Lønns- og arbeidsvilkår Entreprenøren plikter å følge til lov om almenngjøring av tariffavtaler. I henhold til forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett skal hovedleverandør (entreprenør) påse at lønns-og arbeidsvilkår hos virksomhetens underleverandører er i overensstemmelse med gjeldene almenngjøringsforskrifter. Entreprenørene plikter å levere dokumentasjon om arbeidstakeres lønns- og arbeidsvilkår på forlangende fra byggherren. Opplysninger om lønns- og arbeidsvilkår skal dokumenteres ved kopi av arbeidsavtale, lønnslipp og timelister. Oversiktslister Hovedbedrift skal føre oversiktslister over alle som utfører arbeid på bygge- og anleggsplassen. Oversiktslisten skal føres og kontrolleres daglig og inneholde følgende opplysninger: a) navn og adresse på bygge- og anleggsplassen. b) navn på byggherren. c) navn på arbeidsgiver eller enkeltmannsforetak eller for innleide arbeidstakekere navnet på innleievirksomheten d) organisasjonsnummer for registreringspliktige virksomheter e) navn og fødselsdato på alle som utfører arbeid på bygge- og anleggsplassen. ID-kort Alle som utfører arbeid på bygge- og anleggsplassen skal ha forskriftsmessig ID-kort. Det vises til forskrift om identitetskort (id-kort) på bygge og anleggsplasser. Informasjon til arbeidstakerne Entreprenørene plikter at arbeidstakerne og deres verneombud skal informeres om alle tiltak som skal treffes med hensyn til deres sikkerhet på bygge- og anleggsplassen. Informasjonen skal være forståelig for de berørte arbeidstakerne. Før bygge- og anleggsarbeidene igangsettes skal verneombud, og hovedverneombud der dette finnes, orienteres om plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. 2. Rent og tørt bygg Byggrenhold skal gjennomføres etter prinsipper og metoder fra RENT TØRT BYGG iht. RIF-håndbok. Byggherren legger stor vekt på at renholdet følges opp og blir utført etter de bestemmelser og krav som fremgår av RTB-håndboken, slik at renholdskriteriene ved overtagelse blir som forventet og forutsatt. 3. Avfallshåndtering Entreprenøren skal holde avfallscontainere og avfallsvogner basert på kildesortering for alle entreprenørene på byggeplassen. Utvendige avfallscontainere skal plasseres sentralt på byggeplassen, iht riggplan og avtale med bygge leder.

12 Side 11 av 20 Entreprenøren skal sørge for tømming og betale alle kostnader inklusiv bossavgift i denne forbindelse. Størrelsen på avfallsvogner til innvendig bruk tilpasses bygget. Vognene skal være utstyrt med gummihjul og merket med avfallsstasjon. Et viktig mål for å nå de fastsatte mål om mest mulig avfall til gjennvinning og minst mulig restavfall til deponi, er å sortere avfallet slik at det er en høy grad av renhet i fraksjonene. Det skal minimum være egne container for: Ved riving og ombygging o Tegl, betong, leca, steinmaterialer og lignende o Asfalt o Trevirke o Glass o Metaller o Farlig avfall o Asbest o Restavfall Ved nybygging bør det i tillegg sorteres i følgende fraksjoner o Papir, papp og kartong o Plast o Gips o Isolasjon Farlig avfall som malingsrester, limrester etc. skal den enkelte entreprenør selv fjerne fra byggeplassen og levere til godkjent mottaksstasjon. Riveavfall føres i eget regnskap og entreprenøren skal rapportere avfallsmengder månedlig til byggeleder. Avfallsmengde for nybygg skal ikke overstige 35 kg/m 2 BTA. Entreprenøren skal påse at feilsortering av avfall ikke forekommer. Ved påvist feilsortering skal avvik anmerkes, og det skal reageres mot aktuell entreprenør.

13 Side 12 av 20 Avfallsplan skal gjennomgås av entreprenøren med alle under- og sideentreprenører på oppstartsmøte. Dersom avfall leveres usortert til gjennvinningsstasjon skal det settes krav til kildesortering av avfallet. Det skal rapporteres om hvor stor prosentandel gjennvinningsstasjonen sorterer av de forskjellige fraksjonene. Dette overføres til total mengde levert avfall i prosjektet, slik at det kan beregnes hvor stor andel av hver fraksjon som er sortert ut. Disse tallene brukes ved kontroll av om målene for avfall i prosjektet er oppnådd. 4. Kvalitetssikring Entreprenøren skal ha et kvalitetssikringssystem som sikrer systematisk kontroll av arbeidene. Kvalitetssikringssystemet skal ved forespørsel fremlegges for byggherren. 5. Offentlig godkjenning. Den enkelte entreprenør må sørge for å inneha nødvendige godkjenninger iht. plan- og bygningsloven, lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utsyr eller andre lover/bestemmelser som gjelder for det aktuelle arbeidet. 6. Administrasjon på byggeplassen Entreprenøren pålegges til en hver tid å ha tilgjengelig og nødvendig administrativt personell for sine arbeider på byggeplassen. 7. Enhetspriser Alle enhetspriser skal være komplette og inneholde alt som er nødvendig for å få et fullverdig produkt. 8. Forretningsrutiner for byggefasen Det vises til vedlagte forretningsrutiner gjeldene for Hordaland fylkeskommune. 9. FDV-dokumentasjon Entreprenøren skal levere komplett dokumentasjon på bygninger og tekniske installasjoner som grunnlag for brukernes forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU). Alle varer og tjenester som er tilført bygget skal dokumenteres. Dette gjelder også alle tillegg og endringer. Dokumentasjonen skal være på norsk. Det skal benyttes gjeldende system for HFK for innsamling og avlevering av FDVdokumentasjon.

14 Side 13 av Prøvedrift For denne entreprisen skal det avtales prøvedrift. Ved oppstart av prøvedriftsperioden skal kontraktsarbeidene være ferdigstillet og godkjent av byggherre, avtalte krav skal være dokumentert. Byggherren har rett til å nekte å starte prøvedriftsperioden dersom det påvises vesentlige mangler. Oppstart av prøvedriftsperioden innebærer at byggherren får rett til å ta de tekniske anlegg og resten av kontraktsarbeidet i bruk. Prøvedriftserioden skal ha følgende hensikt: Vise at reguleringsfunksjonen er stabil over tid Etterkontrollere og justere reguleringsfunksjoner basert på driftserfaring. Gi personalet mulighet til å skaffe seg driftserfaring sammen med entreprenøren. Rette feil og mangler. Entreprenøren skal ha en ansvarlig person tilstede på bygget som kjenner anlegget og systemene godt. Prøveperioden omfatter hele entreprisen. Gjelder prøveperioden kun deler av entreprisen må dette spesifiseres. Prøvedriftsperiodens varighet er 6 måneder. Ved faste besøk på anlegget skal entreprenør melde seg for driftspersonalet (eventuelt bruker eller byggleder) ved adkomst. Driftsansvarlig for anlegget skal kunne delta. Vedlikehold: Entreprenøren skal ha ansvaret for å utføre periodisk vedlikehold av sine anlegg i prøvedriftsperioden iht. entreprenørenes vedlikeholdsbeskrivelse. Periodisk vedlikehold med intervall lik eller mindre enn prøvedrift skal utføres og driftspersonalet skal delta. I prøvedriftsperioden skal entreprenøren utføre tester og kontroller for å vise at anlegget fungerer etter forutsetningene. For anlegg der flere entrepriser er involvert (for å oppnå en funksjon) skal tester, registreringer og kontroller utføres ved felles befaringer. Testprotokoll føres av hver entreprenør hvor avvik, årsak, tiltak, hvem som har ansvar for tiltak, feil og mangler registreres. Retting av feil og mangler, samt justering av settpunkter som fremkommer i testprotokoll skal skje umiddelbart.

15 Side 14 av 20 Tilsyn: Det daglige tilsyn utføres av byggherrens driftspersonell. Entreprenøren skal i prøvedriftsperioden dekke alle vedlikeholdskostnader inkl. forbruksmateriale. Energikostnadene dekkes av byggherren. Under og etter prøvedriftsperioden gjennomgås resultatene av innsamlede måledata, og eventuelle justeringer foretas. Under hele prøvedriftsperioden skal det føres testprotokoll (driftslogg) hvor alle avvik, årsaker og tiltak noteres. Entreprenøren sender rapport til byggherren og rådgiverne etter hvert besøk på anlegget. Rapporten skal være en utførlig beskrivelse av hva entreprenøren har utført. Standardskjema kan benyttes. Entreprenørene skal medregne at det avholdes møter i prøvedriftsperioden for oppfølging av anlegget. Entreprenøren skal delta i disse møtene. Dersom kravene ikke oppfylles skal entreprenørene ha anledning til å foreta endringer av program og maskinvare som anses som nødvendig for å oppfylle kravene. Dette skal gjøres uten ekstra kostnad for byggherren. 11. Reklamasjonsarbeider Reklamasjonsarbeider skal utføres etter avtale og i full forståelse med brukerne i bygget. Dersom hensynet til brukeren gjør det nødvendig å utføre arbeidet utenfor ordinær arbeidstid, skal ikke dette medføre krav på overtidsgodggjørelse mm. 12. Etisk handel Leverandøren skal respektere de grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. De varer/produkter som leverandøren leverer skal være fremstilt under forhold som er forenlig med de krav som følger av de til enhver tid gjeldende sentrale FN-konvensjoner og ILO-konvensjoner 1 og den gjeldende nasjonale arbeidsmiljølovgivning på produksjonsstedet. Kravene som følger av ovenfor nevnte regelverk er minimumsstandarder. Der hvor konvensjoner og nasjonale lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Leverandøren er forpliktet til å oppfylle kravene under hele kontraktsperioden. Dersom leverandøren bruker underleverandører til å gjennomføre hele eller deler av kontrakten, er leverandøren forpliktet til å videreføre de samme kravene til underleverandørene og bidra til at de etterlever kravene. Det samme gjelder underleverandørene. 1 Les mer om FN konvensjoner og ILO konvensjoner, se

16 Side 15 av 20 Leverandøren skal på oppfordring kunne legge fram dokumentasjon på at kravene er oppfylt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre anmeldte eller uanmeldte kontroller på produksjonssted i kontraktsperioden. Ved kontroll plikter leverandøren å oppgi navn og kontaktopplysninger på de aktørene i leverandørkjeden som oppdragsgiver ønsker å kontrollere. Oppfyller ikke leverandøren kravene til etisk handel i disse kontraktsbestemmelsene, innebærer det kontraktsbrudd. Ved kontraktsbrudd plikter leverandøren å rette opp i de påpekte manglene innen en rimelig frist som oppdragsgiver fastsetter. Leverandøren skal dokumentere rettelsene skriftlig på den måten oppdragsgiver bestemmer. Ved manglende utbedring kan oppdragsgiver kreve erstatning som står i forhold til oppdragsgivers økonomiske interesse av at kravene er fulgt, for eksempel negativ publisitet i tilfelle brudd. Ved vesentlige brudd på kontraktsbestemmelsene om etisk handel kan oppdragsgiver heve kontrakten.

17 Side 16 av 20 4 Forretningsrutiner 1 Generelt Forretningsrutinene skal følges av alle parter i byggesaken. De har generell gyldighet og kan bare fravikes når det foreligger konkret avtale om dette. De engasjerte parters prosjektansvarlige har ansvaret for at rutinene blir gjort kjent for sine medarbeidere, og at de blir fulgt opp. 2 Korrespondanse Prosjektets navn er : HFK Sørås Tannklinikk All korrespondanse skal være merket med prosjektets navn, entreprise og skal bare omhandle en sak. All korrespondanse skal være datert. Den skal normalt sendes pr. post til vedkommendes forretningsadresse dersom ikke noe annet er spesielt avtalt. Telefaks kan benyttes i saker som krever rask avklaring. Det skal avtales egne rutiner for bruk av e-post. Alle brev skal ha påskrift om hvem som får kopi. Prosjektleder og byggeleder skal ha kopi av all korrespondanse. Entrepriseansvarlig rådgiver, entreprenører og leverandører skal ha kopi av korrespondanse der de er berørt av saken. 3 Tegningshåndtering Ved kontraktsslutning må den enkelte entreprenør oppgi hvor mange kopier av arbeidstegninger han har behov for, begrenset til 4 kopier. Arbeidstegninger til byggeplass sendes fra entrepriseansvarlig rådgiver direkte til entreprenørens kontoradresse. Tegningene vil bli levert i hht tegningsleveranseplanen som skal utarbeides av de aktuelle entreprenører. Alle tegninger, som skal benyttes på byggeplass, skal merkes ARBEIDSTEGNING. De prosjekterende fører liste over gjeldende tegninger med dato og indeks for siste endring. Revisjon av teginger skal utføres i hht NS Oppdatert tegningsliste skal følge hver forsendelse. Alle tegninger brettes i A4 format. Entreprenør skal ha kopi av alle tegninger og alle beskrivelser på byggeplass. Disse skal være tilgjengelig for byggeleder og entrepriseansvarlig rådgiver.

18 Side 17 av 20 Inndraging av utgåtte tegninger på byggeplassen er de respektive entreprenører sitt ansvar. Prosjekteringen blir gjennomført med bruk av web-hotell. Tegninger i prosjekteringsfasen og byggefasen er tilgjengelig via web-hotellet. 4 Fakturering Fakturaer adresseres: Hordaland fylkeskommune Sentralt fakturamottak Postboks 7910, 5020 Bergen og merkes med ressursnummer Alle faktura sendes via byggeleder for kontroll og attestasjon. Faktura med bilag sendes i to eksemplarer. Ingen stempler med mer må settes på fakturaens forside, da disse blir behandlet elektronisk. Fakturering skjer direkte fra entreprenør til byggherre, faktureringsselskaper skal ikke benyttes. Fakturering fra entreprenør skal skje hver måned, med mindre annen avtale er inngått. Fakturering skal skje særskilt for : Kontraktsarbeider Tilleggsarbeider Lønns- og prisstigning Ingen faktura blir betalt før garanti og kopi av forsikringsbevis er deponert i henhold til avtalen. Faktura for kontraktsarbeider skal inneholde akkumulert utført i hht NS 8406, eller godkjent betalingsplan, innestående beløp, tidligere utbetalt, merverdiavgift og til utbetaling. Fakturaene skal nummereres fortløpende A1, A2, A3 osv Vedlagt hver faktura skal det følge en oppstilling som referer seg til beskrivelsens prisposter. Sluttfaktura skal også behandles av PGL/ fagrådgiver. Faktura for tilleggsarbeider påføres bestillingsdato, bestillingsnummer / rekvisisjonsnummer. Kopi av rekvisisjon/ bestilling med eventuelle bilag skal vedlegges fakturaen.

19 Side 18 av 20 For regningsarbeid skal orginale attesterte timelister vedlegges. Faktura for lønns- og prisendring merkes P1, P2, P3 osv. Avregning av lønns- og prisendring skal faktureres så snart grunnlag for beregning foreligger. 5 Rutiner ved tilleggs- og endringsarbeider Tilleggs- og endringsarbeider skal kun utføres når det foreligger skriftlig bestilling eller rekvisisjon undertegnet av prosjektleder eller byggeleder. Prisforespørsel/ endringsanmodning Straks rådgiver eller andre er blitt oppmerksom på at et tilleggs-/ endringsarbeid er nødvendig eller aktuelt, skal det hos aktuell rådgiver reserveres endringsmeldingsnummer for saken. Det sendes prisforespørsel til aktuelle entreprenører, med kopi til prosjektleder og byggeleder. Det benyttes skjema utarbeidet av HFK, Eigedomsseksjonen. Ved endringsarbeider hvor det foreligger kjente enhetspriser fylles endringslisten ut av entrepriseansvarlig rådgiver før den oversendes entreprenøren. Det skal skilles klart mellom arbeider iht. kontraktens priser og arbeider iht. utførelsesdagens priser. Dersom initiativet kommer fra entreprenøren skal han framsende endringsanmodning utfylt på eget formular, med beskrivelse av avvik/ endring og priskonsekvens som følge av dette, evt. med pristilbud på endringsarbeidene. Endringsanmodningen sendes til rådgiver med kopi til prosjektleder og byggeleder. Endringslistene brukes ved enhver endring i tegninger og beskrivelse. Endringsmelding skal merkes med entreprise og løpenummer for den enkelte entreprise. De prosjekterende skal vedlikeholde oversikt for hvert fag over utstedte endringslister og status. Pristilbud/ innstilling Pristilbud på standard endringsmeldingsskjema skal, innen 7 dager etter at entreprenøren har mottatt forespørsel, sendes til rådgiver med kopi til byggeleder. Den prosjekterende for fagområdet utarbeider innstilling, som oversendes prosjektleder for godkjennelse/ bestilling av endringsarbeidet. Endringsordre/bestilling/rekvisisjon Prosjektleder bestiller endringsarbeidet ved underskrift på endringsmeldingsskjema og påfører bestillingsnummer. Bestillinger merkes med tresifret løpenr. for hver entreprise og bokstavkoder for fagområde ( ARK, RIB, RIV, RIE osv.)

20 Side 19 av 20 Kopi av bestilling sendes byggeleder og ansvarlig rådgiver. Byggeleder har fullmakt til å rekvirere mindre tilleggs-/ endringsarbeider utført på byggeplassen. Han har videre fullmakt til å behandle og rekvirere kurante, uomtvistelige krav fremsatt i endringsanmodning fra entreprenøren, i samråd med entrepriseansvarlig rådgiver. Arbeider som rekvireres av byggeleder etter fullmakt skal inngå i egen nummerserie for hver entreprise, merket med BL. Byggeleder skal føre løpende oversikt over bestilte endringsarbeider og rekvisisjoner for de enkelte entrepriser, og rapportere til prosjektleder som Angitt under pkt Rapportering Hvis det ikke er avtalt andre rutiner for rapportering, gjelder følgende: Byggeleder skal hver måned sende statusrapport til byggherren for innarbeiding i Prosjektleders månedsrapport. Alle entreprenører skal hver 14. dag levere oppgave over følgende til byggeleder (mal for entreprenørrapport leveres entreprenørene på word-format av byggeleder): Mannskapsstyrke og maskininnsats Arbeid utført i foregående periode Arbeid som skal utføres i neste periode Behov for arbeidstegninger i forhold til fremdriftsplanens aktiviteter 7 Møtevirksomhet Byggemøter avholdes minimum annen hver uke, evt. etter nærmere avtale. Det er møteplikt for samtlige entreprenører som har arbeider på gang på byggeplassen, og evt. andre spesielt innkalte. Møtedeltakerne må være delegert beslutningsmyndighet og kjenne egen produksjon på byggeplassen. Koordineringsmøter avholdes etter nærmere avtale. Det er møteplikt for samtlige innkalte. Andre møter avholdes etter behov, som f.eks HMS-møter, kvalitetssikringsmøter etc.

21 Side 20 av 20 Byggeleder skriver referat fra samtlige møter, dersom ikke annet blir avtalt, og denne har ansvaret for at referatene blir distribuert til aktuelle deltakere i prosjektet. 8 Informasjon / beskjeder Skulle spesielle forhold gjøre det nødvendig med direkte kontakt mellom rådgivere og utførende entreprenører, skal byggeleder informeres umiddelbart etter at denne kontakten er gjort. Hovedregelen skal imidlertid være at alle beskjeder til / fra byggeplassen skal gå gjennom byggeleder.