Møtereferat instituttgruppeledermøte INM

Transkript

1 erer 1 a Det medisinske fakultet Institutt for nevromedisin Dato Referanse Møtereferat instituttgruppeledermøte INM Tilstede: Lars Jacob Stovner, Jorunn L. Helbostad, Wenche Moe Thorstensen, Torill Naavik, Gunnar Morken, Arild Faxvaag, Toril Skandsen, Dordi Austeng Forfall: Jon Olav Drogset Om: Instituttgruppeledermøte INM Møtetid: , kl. 14:00-16:00 Møtested: NM32 Signatur: TN Sak Tema 1. Orienteringssaker fra instituttet Utsatte saker fra ledermøte 9/ : Fra PULS til PLUS: fakultetet oppretter et læringssenter rettet mot medisinutdanningen. Faglig leder skal tilsettes. Ny ph.d.-struktur v/dmf fra 1/1-2015: Råd skal oppnevnes ved hvert institutt. Saken tas opp i neste ledermøte. Nytt psykiatrisenter: Lars Jacob orienterte fra visjonsseminaret 16/9 Utlyste midler til fellesprosjekt Psykologisk institutt/inm: Det kom inn to søknader, begge ble tildelt midler. Sikker lagring av forskningsdata: DMF har kjøpt seg inn i felles system ved UiO Regionalt forskningssamarbeid: Dekan har forventninger til oppslutning og deltakelse rundt regionalt forskningssamarbeid/-strategier Se vedlegg til sakene for mer utfyllende informasjon Status EU søknader INM: INM har levert 9 EU søknader i år. (6 partner/3 koordinator) 4 har fått avslag pr i dag, 5 er fortsatt i behandling. Dette er godt levert fra forskningsmiljøene! 2. Stillinger og bruk av ledige lønnsmidler/strategimidler 2015 Saken var en forberedende diskusjon til høstens stillingsmøte med dekan. Det har vært ny runde dialogmøter med instituttgruppene ved INM. Stillingsbehov for videre utvikling av fagmiljøene har vært i fokus. Oppsummert har instituttet avdekket behov for mer forskerkraft på de fleste områder, og det etterlyses mer ressurser til undervisning og ulike former for prosjektstøtte. Saken ble diskutert. Saken tas videre til stillingsmøte med dekan i november Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Medisinsk teknisk E-post: Edvard Griegs gate Torill Naavik forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no Nevro Øst, 3 etg Telefaks 7489 Trondheim Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 2 av 2 3. Instituttseminar 2014 Hovedtema i år er todelt: Instituttets forskningsstrategier og Nye læringsmetoder Foreliggende programinnhold ble diskutert og kommentert. Programmet offentliggjøres i løpet av kort tid. 4. Medarbeidersamtaler med phd Instituttgruppelederne gjennomfører medarbeidersamtaler med phd-ene på sine områder. I de tilfeller hvor gruppeleder også er veileder, ivaretas samtalen av en annen. Fortrinnsvis en annen instituttgruppeleder. Samtalene kan kjøres individuelt, eller i små grupper. Ordningen evalueres våren Lederutvikling på DMF På oppdrag fra dekan er det utviklet et 3-trinns lederutviklingsprogram for vitenskapelige ansatte ved DMF. Beskrivelse av programmet, samt hvem som er målgruppe på de ulike trinn finnes i vedlegg til saken. 6. Eventuelt Studentrepresentanten deltok i starten av møtet. Studentene etterspør hvilke prosesser/retningslinjer instituttet har for kvalitetssikring av eksamensoppgaver, samt lagring og sletting av eksamensoppgaver som ikke er godkjente. Wenche orienterte fra eksamenskommisjonens arbeid og rutiner i denne sammenheng, og om hvordan instituttet nå jobber med oppfølging av dette. Det ble blant annet gjennomført en workshop i høst hvor fokus var å lage bedre eksamensoppgaver. INM vil følge opp arbeidet. Høringsfrist for revisjon av medisinstudiet er 6. november. Innspill til instituttet bes meldt innen 1. november. Møtedatoer 2014: 27. november for utvidet ledergruppe, 18. desember for instituttgruppeledermøte

3 INM Ledermøte

4 Saker 1. Informasjonssaker fra instituttleder: PLUS Ny PhD-struktur ved DMF Nytt psykiatribygg Fellesprosjekt INM og PSYK Sikker lagring Regionalt forskningssamarbeid Arbeidsmiljøundersøkelsen 2. Stillinger og bruk av ledige lønnsmidler/strategimidler 2015 Forberedende diskusjon til høstens stillingsmøte med dekan 3. Instituttseminar 2014: Ny forskningsstrategi og undervisningsmetoder 4. MAS med PhD-er 5. Lederutvikling på DMF 6. Eventuelt

5 PLUS Pedagogikk, lærings og undervisningssenter på DMF (=TLC: teaching and learning centre) Skape miljø som jobber med didaktikk ved fakultetet

6 Pedagogikk-, lærings- og undervisningssenter ved Det medisinske fakultet IT/F-lab/Simulator/etc Adm.ressurs Ressurser Dekan Prodekan utdanning Studieseksjonen Personalansvar Faglig ansvar PLUS DMF Faglig leder Vitensk. stillinger Rekrutt.stillinger «Residenter» Prorektor UNIPED Tverrfakultært læringssenter Rådgivingsgruppe Prodekan utd (leder) Programsrådsleder medisin Studentrepr. medisin Studentrepr. master UNIPED «Utenlandsk ekspert» Praksisrepr. St Olav Praksisrepr. Tr.heim kommune Undervisere/veiledere Studieprogramledere «BRUKERE» Utviklingsprosjekter Nestledere utdanning Semesterkoord. UE-ledere

7 Ny ph.d.-struktur ved DMF

8 Ph.d. programmer ved DMF - Ph.d. klinisk medisin - Ph.d. molekylær medisin - Ph.d. samfunnsmedisin - Ph.d. nevrovitenskap - tverrfakultært - Ph.d. medisinsk teknologi tverrfakultært - Ph.d. Palliativ Care - internasjonal

9 Foreslått ny ph.d- struktur fra Ph.d. i medisin Klinisk medisin Molekylær medisin Samfunnsmedisin Nevrovitenskap Ph.d. i Palliative Care Ph.d. i Medisinsk Teknologi

10 Instituttråd og programråd Instituttråd (opptaksråd) ved hvert institutt Institutt for kreftforskning og molekylær medisin Institutt for nevromedisin (inklusive CNC/Kavli) Institutt for sirkulasjon og billeddiagnostikk Institutt for laboratoriemedisin, barne- og kvinnesykdommer Institutt for samfunnsmedisin Regionalt kunnskapssenter for barn og unge Programråd: Lederen for hvert instituttråd danner programrådet for Ph.d. i medisin Programrådene for ph.d. - programmene i Medisinsk teknologi og Palliativ Care består.

11 Opptaksrutiner Søknad Institutt Opptaksråd Prodekan forskning

12 Aktive doktorgradskandidater ved DMF pr NTNU ansatte 245 Eksterne 172

13 Kandidater fordelt på program Program Antall Ph.d. klinisk medisin 156 Ph.d. nevrovitenskap 53 Ph.d. molekylærmedisin 58 Ph.d. samfunnsmedisin 73 Ph.d. medisinsk teknologi 47 Ph.d.Palliative Care 15 Ph.d. helsevitenskap 11

14 Kandidater fordelt på institutt Institutt Antall LBK 52 IKM 90 ISM 66 ISB 86 INM 107 RKBU 15

15 Kandidater fordelt på institutt og program Klinisk Nevro Molekyl Samf MedTek Palliativ Helsevit LBK IKM ISM ISB INM RKBU Klinisk Nevro Molekyl Samf MedTek Palliativ Helsevit LBK IKM ISM ISB INM RKBU

16 Fordeler med ny organisering I tråd med rektors anbefalinger om å redusere antall ph.d.-program ved fakultetet. Forslag til ny modell forankret hos prorektor for forskning Mer oversiktlig for både kandidat og institutt. Følger samme organisering som de har ved de medisinske fakultetene i Bergen og Oslo.

17 Oppstart 1/ Kandidatens institutt/opptaksråd overtar programrådsrollen for de som allerede er tatt opp

18 Visjonsseminar nytt psykiatribygg Bakgrunn for arbeidet Campusprosessen Behov for oppussing på Østmarka og bygging av nytt akuttbygg Kommer uansett etter nytt sykehus i M&R

19 Hvorfor flytte til Øya? Likestille somatiske og psykiske lidelser Bedre somatisk utredning og behandling av psykiatriske pasienter Bedre psykiatrisk behandling av somatiske pasienter Bedre samarbeid om forskning og undervisning Pasienter til klinisk psykologistudiem Utvikle psykologistudiet sammen med andre helseutdanninger

20 Sannsynlige / mulige kliniske funksjoner Akuttinnleggelser psykiatri Alderspsykiatri (allerede på Øya) Organisk psykiatri Psykosebehandling Rusakutt Famileenhet BUP Tilsynspsykiatri Ambulante tjenester

21 Fellesprosjekt INM og PSYK Utlyst til samarbeidsprosjekt i mai. 2 søknader Hodeskade (nevropsyk). Fra INM: Torill Skandsen Balansekontroll. Fra INM: Siri Brendvik, Karin Roeleveld Begge fikk penger ( og )

22 Utlysning av midler for samarbeidsprosjekt mellom Psykologisk Institutt og Institutt for nevromedisin To søknader: 1) Uten tittel: Evner hodeskade-pasienter å modulere/fasilitere kognitive funksjoner knyttet til vurdering og utføring av handlinger. Brunner J, Aasen A, Kropotov J, Skandsen T. 2) TauG-guidance of dynamic balance control during gait on children with cerebral palsy. Validering av TauG metode som mål/kvalitet på balanse kontroll hos barn med cerebral parese. Roeleveld K, ven der Meer A, Brændvik S, van der Weel R. Kriterier Søknad 1 Søknad 2 Reelt samarbeid JA JA Problemstilling/nyskapende ++ +(+) Psykologiske metoder JA - Go/NoGo JA - TauG guidance- Bildedannelsesmetodikk/fysiologi JA - EEG Elektroencefalogram JA EMG Elektromyografi Publisering nivå 2 Sannsynlig På sikt Innenfor tematisk satsning JA JA Krav prosjektbeskrivelse Søknad 1 Søknad 2 Bakgrunn ++ + (+) Problemstilling +++ +(+) Metode ++(+) ++ Plan videre samarbeid (bruk master studenter) Tidsplan for arbeidet (ansvars roller beskrevet) Budsjett ++ (hvem frikjøpes?) = meget bra, ++ bra, + godkjent Oppsummering:

23 Regionalt forskningssamarbeid Vi bør engasjere oss i forskning i andre deler av regionen! Det regionale helseforetaket er vår viktigste forskningsfinansiør Forventer at heler regionen inkluderes Delta / støtte deres prosjekter Invitere inn i våre prosjekter Legge felles forskningsstrategier

24 *Sikker lagring av data: En felles nasjonal lagringsløsning er på plass via Universitetet i Oslo TSD (Tjenester for sensitive data) Løsningen gir UH-sektoren, universitetssykehusene m flere en forskningsplattform som oppfyller lovens strenge krav til behandling og lagring av forskningsdata. Det mangler foreløpig en institusjonell avtale mellom UiO og NTNU. TSD kan tas i bruk av enkeltprosjekter, og maler for databehandlingsavtaler ligger her: Noen forskere benytter i dag lagringsløsninger i St. Olav og hos HUNT.

25 Arbeidsmiljø- undersøkelsen på NTNU 2014 På dagsorden: - psykososialt arbeidsmiljø - organisering av arbeid Realisere NTNUs verdier og mål sammen

26 Ditt svar er viktig! Alle må oppfordres til å delta så vi får et godt grunnlag for diskusjon og oppfølging. Alle vil få en personlig lenke til undersøkelsen på epost fra Svarperiode: november Ikke del lenken med andre da det vil føre til flere besvarelser registrert på et navn slik at svaret må slettes Undersøkelsen tar minutter og må besvares i én økt. Anonymitet er sikret (godkjent av NSD). Anonymiserte data forvaltes av NTNU HUNT (utvikling over tid og sammenlikning med UH-sektoren).

27 Noen siste ord Mye nyttig informasjon og ressurser om arbeidsmiljøundersøkelsen på innsida /wiki/norsk/arbeidsmilj%c3%b8unders%c3%b8kelse Evt søk på arbeidsmiljøundersøkelse Ta kontakt om det er noe dere lurer på. Vi skal øke oppslutningen Alle enheter/institutt med en svarprosent på 90 eller mer får kake Beste institutt (med mer enn 90 % oppslutning) får en overraskelse fra dekan.

28 Sak 2: Stillinger og bruk av ledige lønnsmidler / strategimidler % vitenskapelig stilling på Øye, inntil 50% 6 postdoktorer; øye, bilde, nevrobiologisk lab, hodepine, ortopedi og VOP (uprioritert) 5-6 dobbelløp professorat; geriatri, nevrobiologisk lab, slag, nevrokirurgi, øye, 2xnevro (prioritert i hht alder/område) Undervisningsressurser Prosjektstøtte: - vitenskapelige assistenter - tekniske ressurser

29 Utvelgelseskriterier postdoktor-søknader Prosjektet skal bygge opp under instituttets forskningsstrategi Søker midler også andre steder, for eksempel hos Forskningsrådet eller EU Hensikten er å generere større forskningsprosjekter Andre faktorer som vektlegges Søkermiljøets kvalitet Publikasjoner og forskningsaktivitet Personlige egenskaper

30 LEDERUTVIKLINGSPROGRAM DMF

31 Bakgrunn Bestilling fra fakultetsledermøtet 2013 Et av temaene etter DMFs administrasjonsseminar 2013 Lederutvikling Sømløs administrasjon av ph.d.-løpet BOA-stillinger On-boarding program for nyansatte Arbeidsgruppe: Surur, Torill, Kari, Arild, Albert Bidrag fra Personalavdelingen Sammenheng med lederutviklingsprogrammene NTNU tilbyr Instituttledere Faglig ledelse Målet er ikke å lære alt i detalj, men å vite hvor støtte finnes Organiseres på / av DMF med ressurspersoner fra NTNU forøvrig

32 Lederutviklingsprogram DMF Målgruppe Hovedmål Hyppighet Semester Start Trinn 1 Prosjektledere Forståelse for lederrollen, være bevisst ansvaret som ligger i rollen 2 x pr. år Vår og høst Våren 2015 Trinn 2 Nestledere Ledere nivå 4 Senterledere Vitenskapelig ansatte som ønsker å videreutvikle seg som leder Øke bevisstheten rund lederskap, gi trening i lederferdigheter, kunnskap om nyttige lederverktøy Hvert 2. år Høst Høsten 2015 Trinn 3 Instituttledere Forståelse for virksomhetens karakter og organisering, virksomhetsstyring og strategisk utvikling/ledelse Hvert 4. år Høst Høsten 2017

33 Rammene Bruk av «trivelig tvang» for å stimulere til deltakelse Etterpå krav om at du bare kan være prosjektleder ved DMF når du har gjennomført / gjennomfører trinn 1 av programmet Bygge kultur at det er bra å delta Bidrar til å plukke ut framtidige ledere tidlig i karrieren Sammenheng mellom trinnene er viktig

34 Planen videre HR «eier» og koordinerer programmene Arbeidet støttes av ressursgruppe (seniorkonsulentene på instituttene) Referansegruppe: fakultetetsledermøte Start februar 2015 Mulig samarbeid med klinikkene fra 2016

35 LEDERUTVIKLINGSPROGRAM DMF

36 Bakgrunn Bestilling fra fakultetsledermøtet 2013 Et av temaene etter DMFs administrasjonsseminar 2013 Lederutvikling Sømløs administrasjon av ph.d.-løpet BOA-stillinger On-boarding program for nyansatte Arbeidsgruppe: Surur, Torill, Kari, Arild, Albert Bidrag fra Personalavdelingen Sammenheng med lederutviklingsprogrammene NTNU tilbyr Instituttledere Faglig ledelse Målet er ikke å lære alt i detalj, men å vite hvor støtte finnes Organiseres på / av DMF med ressurspersoner fra NTNU forøvrig

37 Lederutviklingsprogram DMF Målgruppe Hovedmål Hyppighet Semester Start Trinn 1 Prosjektledere Forståelse for lederrollen, være bevisst ansvaret som ligger i rollen 2 x pr. år Vår og høst Våren 2015 Trinn 2 Nestledere Ledere nivå 4 Senterledere Vitenskapelig ansatte som ønsker å videreutvikle seg som leder Øke bevisstheten rund lederskap, gi trening i lederferdigheter, kunnskap om nyttige lederverktøy Hvert 2. år Høst Høsten 2015 Trinn 3 Instituttledere Forståelse for virksomhetens karakter og organisering, virksomhetsstyring og strategisk utvikling/ledelse Hvert 4. år Høst Høsten 2017

38 Rammene Bruk av «trivelig tvang» for å stimulere til deltakelse Etterpå krav om at du bare kan være prosjektleder ved DMF når du har gjennomført / gjennomfører trinn 1 av programmet Bygge kultur at det er bra å delta Bidrar til å plukke ut framtidige ledere tidlig i karrieren Sammenheng mellom trinnene er viktig

39 Planen videre HR «eier» og koordinerer programmene Arbeidet støttes av ressursgruppe (seniorkonsulentene på instituttene) Referansegruppe: fakultetetsledermøte Start februar 2015 Mulig samarbeid med klinikkene fra 2016

40 Lederutviklingsprogram NTNU, Det medisinske fakultet Trinn I Målgruppe: Ansvarlig: Hovedmål: Semester: Omfang: Hyppighet: Ant. deltakere: Prosjektledere (definer prosjekt, må ha en viss størrelse) DMF Prosjektlederne skal ha en forståelse for lederrollen og være bevisst ansvaret som ligger til rollen. Vår og høst 13 timer 2 g per år Obligatorisk Opplæringselementer Tema Ressurs Timer Organisasjonsforståelse. -Linjer, strukturer og roller på fakultets- og instituttnivå. -Kultur og identitet ved DMF hvordan kan prosjektleder bidra til å bygge en god kultur? -Integrasjon med St.Olavs Hospital Hva betyr det? Prosjektlederrollen. -Hvordan sikre god faglig framdrift? Få veilederkompetanse, beslutningskompetanse og lære god møteledelse. -Hvordan sikre etisk forsvarlig gjennomføring av forskningen? (kjennskap til Helseforskningsloven, sikker rlagring av forskningsdata, personvern etc) Administrative ledere eller prodekan DMF En erfaren prosjektleder, DMF Prodekan forskning 3 5 Administrasjon av prosjektet Verktøy, metoder og støttefunksjoner. -Få innsikt i metoder og arbeidsmåter som sikrer god Fak.adm + inst.adm 5

41 kontroll på økonomien, inkl. innkjøpsregler. -Lære gode rekrutteringsprosesser som sikrer at man får riktig person på riktig ste -Få kjennskap til rutiner og muligheter innen IT, HMS og infrastruktur. Læringsmål Overordnet: Bli bevisst ansvaret som ligger til prosjektlederrollen og tilegne seg tilstrekkelig kunnskap og verktøy til å utøve prosjektledelse. Delmål: Få grunnleggende opplæring i organisasjonsforståelse. Bli bevisst sin rolle og hvordan man bevisst kan bruke lederrollen til å sikre faglig framdrift og bygge gode kulturer. Bli kjent med de administrative ressurser som er tilgjengelig og som en prosjektleder skal benytte seg av, og dermed på en effektiv måte kunne benytte seg av de administrative støttefunksjonene. Få kjennskap til systemer og verktøy slik at man bedre kan styre prosjektet. Sammenheng med lederutviklingsprogram ved DMF og NTNU: Lokal tilpasning. Kommer i tillegg til NTNUs «Lederutviklingsprogram for vitenskapelig ansatte». Andre aktuelle kurs ved NTNU for denne målgruppa:

42 Lederutviklingsprogram NTNU, Det medisinske fakultet Trinn II Målgruppe: Ansvarlig: Hovedmål: Semester: Omfang: Hyppighet: Nestledere, 4. nivåledere og senterledere. Vitenskapelige ansatte som ønsker å videreutvikle seg som ledere av utdanning og forskning DMF Programmet skal øke bevisstheten rundt eget lederskap og gi trening i egne lederferdigheter, og gi kunnskap om nyttige lederverktøy. Høst (første gang V-15) 3 samlinger á 3 timer = 9 timer Hvert 2. år Ant. deltakere: 20 Opplæringselementer Tema Ressurs Timer Opplæring: Hvilke støttefunksjoner finnes, og hva kan jeg forvente av dem? DMF, adm.ledere og saksbehandlere 3 Utvikling: Organisasjonsforståelse; din rolle som faglig leder i forhold til organisasjonens strategiarbeid og strategiske satsninger innenfor forskning, utdanning og formidling -Integrasjon med St.Olavs Hospital Hva betyr det? DMF, dekanat, instituttledere, administrative ledere 3 Utvikling: Om lederrollen; - Hva betyr det å være faglig ledere, hva innebærer det? - De ulike typer 4. nivå ledere ved DMF - Bevisstgjøring og rolleforståelse - Å være leder i en kunnskapsorganisasjon, hvilke utfordringer og forventninger ligger i det? NTNU sentralt, dekanat, instituttledere, administrative ledere 3

43 Tilleggsmodul: Personal- og økonomiledelse Læringsmål Overordnet: Forståelse for virksomheten ved DMF og Det integrerte universitetssykehuset. Forståelse for virksomhetsstyring og strategisk ledelse i den lokale konteksten. Delmål: Bidra til utvikling av en felles og omforent basis for god faglig ledelse på områdene forskning og utdanning Innsikt i hvordan utvikle og gjennomføre faglig ledelse Kjennskap til teori og verktøy for strategisk ledelse og endringsledelse Kunnskap om hvordan skape en motiverende organisasjonskultur Sammenheng med lederutviklingsprogram ved DMF og NTNU: Kurset er en lokale variant av NTNUs lederutviklingsprogram for faglige ledere, og kan være en påbygningsmodul/et supplement rettet mot DMF. Andre aktuelle kurs ved NTNU for denne målgruppa:

44 Lederutviklingsprogram NTNU, Det medisinske fakultet Trinn III Målgruppe: Ansvarlig: Hovedmål: Semester: Omfang: Hyppighet: Instituttledere DMF Instituttlederne skal ha forståelse for virksomhetens karakter og organisering. Forståelse for virksomhetsstyring og strategisk utvikling og ledelse. Høst (første gang H-17) 2 samlinger á 4 timer + en 5-timerssamling/WS = 13 timer Hvert 4. år Ant. deltakere: 5-10 Opplæringselementer Tema Ressurs Timer Organisasjons- og virksomhetsforståelse: DMF og St. Olav (Teoretisk grunnlag fra NTNU-nivå) Utfordringer og muligheter i Det integrerte universitetssykehuset og komm.helsetjeneste Instituttledermøte: Ledelse og styring myndighet og ansvar instituttleders handlingsrom og muligheter Strategiutvikling og ledelse (se sammenhenger mellom virkemidler, verktøy og mål) Støttesystemer og funksjoner (inst. lederteam + hvilke styringsverktøy finner og hvordan bruker vi dem) Gruppearbeid/refleksjon Dekan DMF Adm.dir St. Olav *Ekstern? Prodekan utd. Forskn.dir. St. Olav Komm.dir. Helse Prodekan forskn. Jon Magnussen Dekan DMF *Ekstern (rektor?/ey?) Seksjonssjefer Kontorsjefer Instituttledermøte: Planarbeid og målorientering (case-orientert om operasjonalisering av strategiske mål) Inst.ledere Prodekaner 2

45 Læringsmål Overordnet: Kompetanse på og forståelse for virksomheten ved DMF og Det integrerte universitetssykehuset. Forståelse for virksomhetsstyring og strategisk ledelse i den lokale konteksten. Delmål: Bevissthet rundt forventinger til ansvar og myndighetsutøvelse Forståelse for hva strategisk lederskap innebærer Kjennskap til teori og verktøy for strategisk ledelse Virksomhetsforståelse og organisasjonskunnskap om DMF og St. Olav Sammenheng med lederutviklingsprogram ved DMF og NTNU: Lokal tilpasning og fordypning til NTNUs lederutviklingsprogram for instituttledere. Andre aktuelle kurs ved NTNU for denne målgruppa: