REFERAT STYREMØTE #04/12

Transkript

1 Norsk Forening for Medisinsk Fysikk Postboks 70, 1332 Østerås URL: E-post: Org.nr Stiftet 1976 Til NFMF-medlemmene Oslo, 7.juni 2012 REFERAT STYREMØTE #04/12 Tid/ Sted: Torsdag kl. 10:00 11:30 Telefonmøte Tilstede: Rune Hafslund, Sigrun S. Almberg, David Byberg, Endre Grøvik, Einar Waldeland (referent) Forfall: Ingen Ingen kommentarer til Sakslisten eller saker til Eventuelt. Sak 04/12 1 Referat Styremøte #03/12 torsdag 26. april Godkjent. - Einar sender godkjent referat #03/12 til medlemmene. Sak 04/12 2 Post Ut/Inn - Gjennomgått. Sak 04/12 3 Interne styresaker - Søknad om medlemskap - Følgende opptas som ordinære medlemmer: - Magne Kleppestø, Intervensjonssenteret, OUS - Kathrine Røe, Kreftavdelingen, AHUS - Eivind Larsen, diagnostikk, UNN - Einar sender ut velkomstbrev og faktura. - Søknad om reisestipend Følgende innvilges reisestipend på 5000 kr: - Solveig Hammonds, SUS, 2 MR-kurs ESMRB School - Magne Kleppestø, MR-konferanse ISMRM, Australia Verv NFMF: Arbeidsgrupper: Leder R Hafslund Sekretær E Waldeland Kasserer E Grøvik Webredaktør D Byberg Internasjonal kontakt (EFOMP/IOMP/NACP): S S Almberg Web-designer på R Sylvarnes Revisor: I Korneliussen Valgkomite: A D Wanderås, A S A Larsen Fagkomitè: J Heggdal, ML Stokkan, H K Andersen, J F Undhjem Utdanningsråd: AC Martinsen, L H Djupvik, T Storås, T P Hellebust, DR Olsen Bedømmelsesråd: M Hjelstuen, B Konst, S Tveiten

2 Side 2 6/ Retningslinjer Fagkomité - Reviderte retningslinjer med tilføyelsen: Leder for Fagkomitèen vil få dekket konferanseavgift, overnatting og reise ved MedFys-dagene, mens øvrige medlemmer av fagkomitèen får dekket konferanseavgiften godkjennes (Vedlegg) - Kasserer: - Kontigentutsendelse 2012 er utført. Purring sendes etter ferien. - Fakturering HMT - Einar følger opp for en hensiktsmessig fakturering av inn- og utmeldinger til HMT. - Bedre løsning tilsending av bankbrev - Merverdisak - Endre forsøker å få bankbrev tilsendt privat. - E-post fra Endre til styret: - Samordnet registermelding sendt av Endre i samråd med revisor i mai. - Tone Guran, revisor ved bdt viken revisjon AS er benyttet. - Endre oppdaterer pliktlisten og følger opp en videre avtale med revisor. - Æresmedlemsskap/hederspris - Styret synes dette er en god ide og vil se videre på muligheten for å opprette noe slikt. - Stillingsannonse - Stilling ved Sørlandet sykehus annonsert, kfr. e-post Norsk Akkreditering - AC Martinsen er representant fra NFMF - Intet nytt å melde - Referansegruppe Helsedirektoratet; DRG og kostnadsvekter - Einar er representant fra NFMF - Har vært ett møte siden forrige styremøte. Einar ga en kort rapport. Sak 04/12 4 Internasjonal kontakt EFOMP/ IOMP/ ESTRO NACP - Status til styret om aktuelle saker? - IOMP; - Intet nytt å melde - ESTRO; - ESTRO-konferansen avholdt i Barcelona i mai - EFOMP - De nye anbefalingene DAP display recommendations av EFOMP er nå gjeldende etter elektronsk avstemming. - David legger det ut på våre nettsider. - Nytt newsletter legges i referatmailen for forrige styremøtereferat. - Utlysning av editor til Physica Medica er utlyst. David legger det ut på nettsidene frist 15.juli. - Sigrun er norsk medlem og sekretær i NACP council 2

3 Side 3 6/ Det arbeides med Varian-award og nye nettsider. - Radiolgical Physics Committee: o Samuel Kuttner er norsk representant. Intet nytt er meldt. o Link: Sak 04/12 5 Sak 04/12 6 Intern sertifisering - Samarbeid med Statens strålevern o Intet skjedd siden siste styremøte, Rune følger opp. - Utdanningsprogram (Sigrun/ Rune): o Høringsbrev sendt medlemmene 16. mai. o Høringsbrev sendt ledere 18. mai. o Høringsfrist 04. juni. Vi har fått høringssvar fra 35 fysikere ved 4 universitetssykehus, 2 ledere og fra Bedømmelsesrådet. o Styret takker for alle tilbakemeldinger. Høringsdokumentene legges ut på nettsidene og reviderte nasjonale utdanningsprogram ønskes lansert 1.januar o David legger ut følgende på nettsidene: Retningslinjene for sertifisering som medisinsk fysiker er under revisjon. Inntil videre gjelder overgangsordningene. Følgende dokumenter har vært sendt ut på høring (dokumentene legges på nettsidene). Det tas sikte på å lansere reviderte utdanningsplaner 1.januar o Sigrun og Rune utarbeider midlertidig revisjon av tekstene på nettsidene innen juli. - Bedømmelsesråd: Det har vært noe kommunikasjon mellom styret og Bedømmelsesrådet. HMT - Foreningsside; NR o Innleveringsfrist var fredag 25. mai o Bidrag: Lederens hjørne og annual report NACP NR o Innleveringsfrist ukjent o Forslag til bidrag: Lederens hjørne og reisereferat fra reisestipendmottaker(e). Sak 04/12 7 MedFys - Medfys E-post fra Anette til Rune, videresendt til styret, med erfaringer fra MF Arrangementet ga et godt overskudd rundt 130 knok. - MedFys2013 o Mandag 04.- Onsdag 06. februar 2013 ved Gudbrandsgard Hotell o Arrangementkomiteen; I S Knudsen (leder), Linda H Djupvik, K Bolstad, S Kuttner 3

4 Side 4 6/ o o o Mandat for komiteen (vedlagt) godkjennes. Einar sender mandat til arrangementskomiteen. Brev til styret «Erfaringer fra MedFys2012» videresendt til Ingerid Styremøte 03. februar Einar har reservert på hotellet. Sak 04/12 8 Vårmøte Nordisk møte Norsk Stråleterapimøte - Samarbeid NoRoFo, NRF og NFMF o Det er avtalt at disse tre parter skal møtes en gang i året. - Vårmøte 2012 i Oslo (Rune) o - Nordic Congress 2013 i Bergen (Rune) o mai 2013, Samarbeid mellom NoRaFo, NRF og NFMF, o Nasjonal programkomité: Anne Catrine Martinsen (NFMF), Eli Eikefjord, Håkon Hjemly, Jarle Rørvik, Karen Rosendahl, Kirsten Bolstad (NFMF),, Nils-Einar Kløw, Solveig Hofvind. Navn på alle finnes på nettsidene. Status fra Rune : o Samarbeidsavtale ikke signert, forslag fikk aksept fra styret på forrige møte, venter til over sommeren. o Vi har fått en Gold Pluss sponsor og en Silver sponsor o Vi vil gå ut og kontakte firma over telefon o Program skal være ferdig tidlig i juni. o Nytt møte i arr.- og programkomite 11. juni - Roll-up med foreningsinformasjon o Skal vi få laget egen roll-up. Rune følger opp. - Norsk Stråleterapimøte o NFMF venter på innkalling for å planlegge neste møte Sak 04/12 9 Nettsider - Nettsidene er oppe igjen pr. 26. april 2012 o Prisen ble kr Følgende følges opp (David og Rune): - Oppdatering på nettsidene med nye medlemmer I Fagkomite og Bedømmelsesråd. - Egen facebook gruppe (oppfølging fra Årsmøtet)? - Reviderte lover må komme på nettsidene - Henstilling om å benytte elektronisk søknad om sertifisering?(ikke pr. post som det står på nettsidene) - Ressursbank på nettsidene: Utvidet lagringsplass gir oss en utgift/ vil tilbudet bli benyttet? Andre løsninger? Sak 04/12 10 Prioritering av arbeidet i styret - Nettsidene (David) 4

5 Side 5 6/ Intern sertifisering (Sigrun og Rune) - MVA-sak (Endre) - MedFys 2013, Vårmøte 2012 og Nordisk Kongress 2013 Sak 04/12 11 Neste møter for styret Neste styremøter: - Torsdag 06. september 2012 kl Torsdag 11. oktober 2012 kl I Oslo - Torsdag 08. november 2012 kl Torsdag 06. desember 2012 kl Det meste må være klart til Årsmøteinnkallingen - Torsdag 03. januar 2013 kl Søndag 03. februar 2013 Kvitfjell - Tirsdag 21. mai 2013 NC2013, Bergen Vedlegg: - Retningslinjer for Fagkomité (vedlegg 1 - Mandat arrangementkomité MedFys 2013 (vedlegg 2) 5

6 Side 6 6/ VEDLEGG 1: Norsk Forening for Medisinsk Fysikk Bergen, Revidert (av Sigrun/ Rune) Retningslinjer for fagkomitè FAGKOMITÉ Norsk Forening for Medisinsk Fysikk ønsker at Fagkomitèen som skal ivareta et høyt faglig nivå og kontinuitet på arbeid som går i foreningens regi, eksempelvis de årlige MedFys-dagene og arbeid i NACP Award board. Arbeidsoppgaver: Fagkomitèen er styrets naturlige samarbeidspartner når det gjelder faglige spørsmål og all kontakt går via komitèens leder. Fagkomitèen er ansvarlig for å utarbeide et faglig program til MedFys-dagene, mens den lokal arrangementkomitè er ansvarlig for praktisk gjennomføring. Styret vil ikke gi konkrete retningslinjer for arbeidsfordeling og samarbeid mellom Fagkomitè og den lokale komitè. Medlemmer i fagkomitèen er knyttet til NACP Award board og må følge de plikter som er knyttet til dette, kfr. Leder for fagkomitèen skal innen 1. februar hvert år gi skriftlig årsberetning til styret og kan gi muntlig beretning til årsmøtet Sammensetning: Komitèen består av 4 medlemmer, som best mulig skal dekke fagfeltene innen medisinsk fysikk. Fagkomiteen må bestå av personer med faglig tyngde og innsikt, og med gode kontakter både i det nasjonale og internasjonale fagmiljø. Komiteen skal ha en leder Hvert medlem har en funksjonstid på 2 år med gjenvalg maks 3 perioder Kontinuitet må sikres ved at ikke alle medlemmer skiftes samtidig Oppnevning: Valgkomiten foreslår medlemmer inklusive leder til Årsmøtet. Medlemmene velges av Årsmøtet. Leder for Fagkomitèen vil få dekket konferanseavgift, overnatting og reise ved MedFysdagene, mens øvrige medlemmer av fagkomitèen får dekket konferanseavgiften. 6

7 Side 7 6/ VEDLEGG 2: MANDAT FOR ARRANGEMENTSKOMITÉ MEDFYS 2013 Styret i NFMF ønsker et attraktivt MedFys-arrangement innen følgende rammer: 07.juni 2012 Varighet over tre dager (to døgn), foretrukket er mandag lunsj til onsdag lunsj. MedFys 2013 arrangeres samme sted som MedFys 2012 (Gudbrandsgard Hotell, Kvitfjell). Styret ønsker en fast arrangementslokalisasjon (for å redusere planleggingsarbeidet og skape en tradisjon ). MedFys 2013 finner sted februar Det skal være muligheter for vinteraktiviteter i tilknytning til arrangementet, jmf opplegget for MedFys2012. I tillegg til inviterte og frie foredrag ønskes et innslag av faglige seminarer/undervisning; typisk oppfrisking i strålebiologi eller nyere teknologi innen dynamiske avbildingsteknikker etc. Styret understreker viktigheten av en god utstilling og god kontakt med utstillere. Arrangementskomiteen for MedFys 2013 skal bestå av 3-4 personer. Dersom styremedlemmer i NFMF ikke sitter i komitéen skal styret stille med hjelp i fht økonomi, sekretariatsfunksjoner etc. Ellers bør det tilstrebes at komiteen representerer ulike arbeidsplasser og fagmiljø, men praktiske hensyn for å lette møtevirksomheten kan tas. Det presiseres at arrangementskomiteen for MedFys skal arbeide tett opp til Fagkomiteen i NFMF for å arrangere det faglige programmet. Hovedoppgavene til arrangementskomiteen for MedFys 2013 er følgende: 1. Sted: Fortløpende kontakt med Gudbrandsgard Hotell, for å sørge for gode møtefasiliteter (inkl leverandørutstilling, posterutstilling, aktiviteter utenfor faglig program). Følg spesielt opp forbedringspunkter fra Utstilling: Utstillingen organiseres i tilliggende rom til møtelokalene, som i Dette begrenser antall leverandører/sponsorer med utstilling til ca 12. Videre bør kontakt med leverandører etableres i god tid, med tilbud om å være hovedsponsorer, bisponsorer, annonsører m.m., og kontakten med leverandørene følges tett opp. 3. Budsjett: Det bør tidlig lages et budsjett, og dette bør revideres underveis ved behov. Budsjettet bør gå i null med laveste realistiske antall deltakere (~50 stk). 4. Registrering av deltakere: Ansvar for påmelding etc. Det må vurderes om man ønsker å benytte konferansearrangøren HRG eller evt annen arrangør. 5. Faglig program: Etablere kontakt med fagkomité, følge opp samarbeid om det faglige programmet. Fagkomiteen bør være oppdatert om det nyeste programmet til enhver tid. Det bør lages et programhefte i samråd med fagkomiteen. 6. Annonsering i miljøet: For eksempel via web-ansvarlig i NFMF, invitasjoner som sendes ut gjennom sekretær i NFMF etc. 7. Årsmøte NFMF: Tilrettelegge for Årsmøtet (tid, lokaler, bevertning) 8. Sosiale tiltak i løpet av arrangementet: Middager (en av middagene bør være en festmiddag) og andre sosiale arrangementer, evt. underholdning under festmiddagen. 7

8 Side 8 6/ Samarbeid: Styret i NFMF kan eventuelt foreslå samarbeid med andre møter, og det vil da være aktuelt med tett samarbeid mellom arrangementskomiteen for MedFys og andre arrangementskomiteer. Forslag til utgiftsposter (basert på tidligere erfaringer): Moderat bruk av konferansearrangør Dagpakke (dekker romleie, lunsj, evt. forfriskninger i pause) Deltakerpakke (omslag, programhefte m.m.) Kan sponses av leverandører med logopåtrykning. Navneskilt og logobånd (kan sponses eller ordnes av konferansearrangør). Leie av lokale til årsmøtet Middag, drikke, evt. underholdning Evt. transport i forbindelse med middag Innleide forelesere (man har dekket reise, kost og losji, konferanseavgift og en symbolsk gave) Diverse (gebyrer, porto etc.) Deltakeravgift for arrangementskomité (arrangementskomiteen får dekket reise, opphold og konferanseavgift). Deltakeravgift for fagkomité. Leder av fagkomité får også dekket reise og overnatting. Dette betales fra NFMF s budsjett. Utgifter til inviterte foredragsholdere (styrevedtak i møte #05/11): Internasjonale eksterne foredragsholdere får dekket reise (økonomiklasse) og opphold. Det gis ikke honorering, men en symbolsk gave. Nasjonale inviterte foredragsholdere innen fagfeltet betaler ikke avgift for deltakelse den dagen de holder foredraget. Dersom de ønsker å delta på hele arrangementet, betaler de halv avgift. Fagkomiteen kan velge å innvilge dekning av reiseutgifter om det lar seg gjøre innenfor budsjettet. Frie foredrag får ingen dekning av utgifter for deltakelse på arrangementet. 8