IKT i Oslo kommune. Presentasjon for Standardiseringsrådet Sigmund Evjen, Finansavdelingen Seksjon for virksomhetsutvikling.

Transkript

1 IKT i Oslo kommune Presentasjon for Standardiseringsrådet Sigmund Evjen, Finansavdelingen Seksjon for virksomhetsutvikling. 1

2 Fakta om kommunen Oslo kommune er en av Norges største arbeidsplasser med mer enn ansatte, ca årsverk. Kommunen har over 48 virksomheter (etater, foretak, aksjeselskaper) som står for kommunens utøvende forvaltning og tjenesteproduksjon.

3 Slik styres Oslo kommune Oslo kommune var den første kommunen i Norge til å innføre en parlamentarisk styringsmodell (1986). Et parlamentarisk styresett innebærer at et byråd (byregjering) står ansvarlig overfor bystyret - på samme måte som regjeringen står ansvarlig overfor Stortinget.

4 4

5 Oslo kommunes organisasjon 5

6 Noen makrotall Folketall : Brutto driftsbudsjett i 2012 på 43 milliarder Investeringer på 26,2 milliarder kr, IKT-utgifter 2011: Om lag 700 mill 6

7 IT i Oslo kommune Møte med Byrådsavdeling for miljø og samferdsel

8 IKT er et virkemiddel for å støtte forretningsproses ser og sikre måloppnåelse Mål- og resultatkrav Virksomhetsstyring Fokusområder 8

9 Tiltak på IKT-siden etter 2008 Vedtatt nytt IKT-reglement i 2010 Gjennomfører omfattende modernisering i IKT infrastruktur - Sentral Infrastruktur 2012, lokal utstyrsoppgradering Etablert nytt e-postsystem basert på MS Exchange/Outlook Etablerer nytt H/R-system basert på Agresso Oppgradert økonomiløsningen Agresso 5.4 -> 5.5 Deltar i K10-samarbeidet med de 10 største kommunene på IKTområdet Utarbeidet felles arkitekturprinsipper Satt i gang prosjekt for elektroniske tjenester/ny portal Inngått ny IKT-driftsavtale Etablert prosjektet for informasjonssikkerhet 9

10 Innholdet i IKT-reglementet Regler om: Kap 1: Formål, virkeområde og definisjoner Kap 2: Overordnet IKT-styring og ledelse og informasjonssikkerhet Kap 3: IKT-styring, ledelse og informasjonssikkerhet i byrådsavdelingene Formål, virkeområde og begrepsdefinisjoner Ansvar, oppgaver og fullmakter i byrådsavdelingene og virksomhetene Kap 4: IKT-styring, ledelse og informasjonssikkerhet i virksomhetene Kap 5: Klassifisering av og eierskap til systemer Kap 6: Systemeier Kap 7 Intern leverandør Kap 8: Samhandling og koordinering Møte med Byrådsavdeling for miljø og samferdsel Systemeierskap, ansvar og oppgaver for systemeiere Ansvar, oppgaver og fullmakter for Intern leverandør Behandlingsprosesser og samhandlingsfora 10

11 IKT-reglementet er laget for å tydeliggjøre ansvar og roller Særskilte roller Linjeansvar Intern leverandør infrastruktur Byråden for finans overordnet + egen sektor Systemeiere - system Byrådene - sektor Hvem gjør hva? Virksomhetsledere egen virksomhet 11

12 Systembegreper i IKT-reglementet System: Et eller flere dataprogrammer og databaser utviklet og satt sammen for å undersøtte definerte prosesser i organisasjonen Systemklassifisering: Fordeling av systemer i klassene fellessystemer, sektorsystemer, tverrsektorielle systemer og virksomhetsspesifikke systemer Systemeier: Utpekt eier av system, eierskapet medfører ansvar, oppgaver og fullmakter i henhold til reglementet 12

13 IKT-arkitektur definert i IKT-reglementet Hva er kommunens IKT-arkitektur iflg IKT-reglementet? IKT-arkitektur: Forholdet mellom informasjon(data), verktøy, systemer og infrastruktur nedfelt i et sett av prinsipper, sammenhenger og tekniske valg for å oppnå ønsket forretningsmessig og teknisk standardisering og integrasjon. IKT-arkitektur Arbeidsprosess Eller sagt på en annen måte: På overordnet nivå er IKT-arkitektur relasjonen mellom kommunens arbeidsprosesser og opplysninger (data) som inngår i disse, hvilken funksjonalitet IKT-systemene innehar for å håndtere informasjonen, og hvilken underliggende infrastruktur (maskiner og nettverk) IKT-systemene kjører på Informasjon(data) = Understøtter Systemer Infrastruktur = Generer behov og krav 13

14 Systemarkitektur 14

15 Oslo kommunes Systemarkitektur Prinsippskisse Lokal infrastruktur Virksomhetene Sentral drift OK-MAN Oslo kommunes nettverk Sikker elektronisk kommunikasjon UKE med underleverandører WEBhotell Databasehotell Felles registre 15

16 FELLESSYSTEMER FAGSYSTEMER KANALER Systemer Systemkategorier i Oslo kommune Kontor Telefon Post E-post SMS Portal Andre Tverrsektorielle systemer Sektorsystemer Virksomhetsspesifikke systemer Ekstern data Fellesregistre Intern data Støtte systemer Økonomi Internett/ intranett HR Innkjøp og logistikk Kontorstøtte Dokumenthåndtering Andre adm. syst.

17 IKT Arkitekturprinsipper Det er utarbeidet i alt 11 prinsipper, nummerert fra 0 til 10. Prinsipp 0 er et overbyggende prinsipp for å sikre at endringer i IKT-systemene blir vurdert mot arkitekturmessige konsekvenser. Prinsippene 1-7 er identiske med FAOS-prinsippene. Prinsippene 8, 9 og 10 er tilleggsprinsipper som dekker spesifikke behov knyttet til forvaltning og drift av IKTsystemene og infrastrukturen. Arbeidsprosess Informasjon(data) Systemer Infrastruktur = Understøtter IKT-arkitektur = Generer behov og krav 17

18 Systemforvaltning og -drift Virksomhetene kjøper drifts-og forvaltningstjenester fra UKE for ca 350 mill/år I tillegg kommer utvikling/vedlikeholds utgifter til systemleverandørene Virksomhet/ Systemeier UKE/ Driftsleveran dører Systemleverandører 18

19 Systemstrategi Utstrakt bruk av standardsystemer Fagsystemer Sosio, Gerica, Oskar, Profdoc, Doculive, Agresso, GAT, Planweb mfl. Anskaffes av virksomhetene/sektorene Systemleverandørene tilpasser og utfører systemvedlikehold Lite eller ingen egenutvikling av systemer, men tilpasningen av standardsystemer kan være omfattende Integrasjon av applikasjoner utføres av leverandørene(uke og systemleverandør) 19

20 ITAS ESB Light - overordnet skisse

21 Applikasjonsdrift Fellessystemer og sektorsystemer driftes av UKE med underleverandør Virksomheter med eget driftsmiljø drifter selv, for eksempel systemene i utdanningssektoren og PBE 34 virksomheter benytter seg av fellesdrift i Oslo felles, 14 drifter selv Ny driftsavtale inngått med EDB ErgoGroup 67 AS 21

22 IKT Infrastruktur Møte med Byrådsavdeling for miljø og samferdsel

23 IKT-infrastruktur terminalplasser i 2012 Investerer ca 300 mill kr i ny infrastruktur i perioden Omfatter både sentral serverpark, nettverk og utstyr i virksomhetene Drift av IKT-infrastruktur er todelt Felles drift i Oslo felles hos UKE - 34 Egendrift utenfor Oslo felles - 14 Møte med Byrådsavdeling for miljø og samferdsel

24 24

25 25

26 Bruk av standarder Forholder oss til referansekatalogen på en pragmatisk måte Benytter obligatoriske standarder der det er pålagt og systemleverandøren har implementert det Stiller krav om standarder i kravspesifikasjoner og systemanskaffelser med henvisning til referansekatalogen Felles policy i synet på standardisering med kommunesektoren generelt, og K10 samarbeidet spesielt. Oslo kommune benytter Windows som basis klientplattform og MS Office som kontorstøtteplattform avhengighet til en rekke Windows-baserte på applikasjonssiden spesielt på klientsiden 26

27 Digitalt førstevalg i Oslo kommune 27

28 Elektroniske tjenester - tjenestetrappen Fokus for prosjektet Mål Nå Figur fra Stortingsmelding nr. 17 ( )

29 Felles prosesstilnærming digitale tjenester Alle tjenester vil bli presentert på web Standardisert prosess der man fanger søknad og henvendelse gjennom elektronisk skjemaløsning Felleskomponent for dynamisk skjema og sikker innlogging. Saksbehandling med integrasjon med Journal/Arkiv. Vedtak som kommuniseres tilbake til bruker (Fellestjeneste Svar Ut). 29

30 Funksjonelt målbilde for innbyggere fra virksomhetsperspektiv til tjenesteperspektiv Etablert ny og brukervennlig internettløsning som: sikrer digitalt førstevalg for kommunens brukere tilbyr flere og nye elektroniske tjenester mot innbyggere og næringsliv tilbyr en solid internettløsning og moden IT-leverandør for Oslo kommune som effektivt publiserer og støtter videreutvikling av tjenester innbyggere Potensielle kilder Eksterne fellesregistre Fellesløsninger i offentlig sektor Oslo kommunes systemer

31

32

33 Kommunen skal satse på utvikling av elektroniske tjenester og sikre eksterne brukere et digitalt førstevalg Prosjektet skal Etablere ny grunnmur internettløsning (o2) Utvikle nye elektroniske tjenester (piloter) Forfase høsten 2011 Prosjektplan for 2012 kriterier for piloter Pilotområder Utrednings- og anskaffelsesfase 2012 Valg av piloter Styringsdokument, KS2 Anskaffe ny internettløsning Utviklingsfase > Pilotering av 1-2 tjenester

34 Informasjonssikerhet 34

35 2 Definisjoner i IKT-reglementet Informasjonssikkerhet Begrepet informasjonssikkerhet i dette reglementet omfatter fysiske, systemtekniske, og organisatoriske tiltak for å sikre tilfredsstillende konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet og kvalitet for personopplysninger og annen informasjon Organisatorisk ansvar Konfidensialitet Integritet Tilgjengelighet Fysisk sikkerhet System- teknisk 35

36 Organisering av ansvaret Høy grad av satsning, prioritering og ressurstilgang Sikkerhetssjefen er kommet! Sikkerhet all over Sentral sikkerhetsorganisering Desentral sikkerhetsorganisering Har noen sett skkerhetssjefen? Flaks Lav grad av satsning, prioritering og ressurstilgang

37 Igangsatt eget prosjekt for informasjonssikkerhet - Prosjekt IS2011

38 Dokumenthierarki

39 Prinsipper og veiledere Prinsippene Informasjonssikkerhet - integrert i virksomhetsstyringen Ansvar og myndighet Sikkerhetstiltak basert på risikovurdering Rapportering av sikkerhetshendelser Samhandling med eksterne Ansatte - ansvar og kompetanse Internkontroll og revisjon Veiledere vil gi utdypende informasjon

40 Veiledere Tilgangskontroll Anskaffelser Etterlevelse og samsvar Fysisk sikkerhet Personellsikkerhet Kontinuitetsplanlegging Håndtering av sikkerhetshendelser Risikovurdering Kommunikasjons- og driftsadministrasjon Sikkerhetsorganisering

41 Elektroniske arkiv i Oslo kommune 41

42 En kommune mange arkivskapere 48 virksomheter = arkivskapere 24 etater 15 bydeler betydelig antall underliggende tjenestesteder skoler, sykehjem, barnehager med flere 6 kommunale foretak Byrådsavdelingene Kommunerevisjonen Bystyrets sekretariat 42

43 Oslo kommune De fleste virksomheter har elektroniske dokumentbehandlingssystemer men likevel ikke elektronisk arkiv Mange virksomheter har også elektroniske fagsystemer men likevel ikke elektronisk arkiv Åtte av 48 virksomheter har godkjent elektronisk arkiv Flere virksomheter planlegger å innføre.. 43

44 Hvorfor elektronisk arkiv? rett informasjon til rett person til rett tid rask tilgang til informasjon og dokumentasjon mer effektiv dokumentbehandling Oversikt over sakene gjenbruk av saker Enklere tilgang til relevant dokumentasjon enklere praktisering av innsyn plassbesparende 1000 hm skapes hvert år 450 hm avleveres til Byarkivet forutsetning for elektronisk samhandling! 44

45 Veien videre: fra 8 til 48 Vil Oslo kommune være tjent med å etablere en eller flere sentraliserte arkivløsninger! Alle (flere) virksomheter gis tilgang til et felles dokumentsenter felles arkivtjeneste felles sak-/arkivsystem Integrert med fagsystemer og innbyggerportal