Byrådssak 248 /16. Evaluering av første fase av Arkiv, bibliotek og museumsplan for Bergen ESARK

Transkript

1 Byrådssak 248 /16 Evaluering av første fase av Arkiv, bibliotek og museumsplan for Bergen WRHA ESARK Hva saken gjelder Saken gjelder evaluering av første del av gjennomføring av Arkiv, bibliotek og museumsplan for Bergen 2012 til Bergen bystyre vedtok i sak en evaluering etter fase 1 av ABM-plan for Bergen. Resultater Noen overordnede resultater: Innen arkiv er det tatt viktige steg mot enearkiv for Bergen kommune. Bibliotek har økende oppslutning, økt utlån, flere arrangement og har fått søndagsåpent. Museene: Sikkerhet er løftet på KODE. Samfunnsforvaltning er merkbart bedret. Formidling er noe fornyet og publikums antall har økt vesentlig. Bergen kommune har gitt aktørene noe prisjustering. Budsjettet frem til 2016 er også styrket med kr. 3,9 mill., primært til bibliotek og Statsråd Lehmkuhl. Målet for fase 1 ( ) var kr. 7,9 mill. Byrådets vurdering Evalueringen viser mange gode resultater og at tilbudet fornyes i tråd med bystyrets vedtak. Planen ligger etter i forhold til økonomi, slik at større prosjekter ikke har fulgt planlagt fremdrift. Evalueringen viser at utfordringene som ABM-planen presenterer er reelle, og at det er fortsatt mer å gjøre. Samtidig vises det frem samfunnsinstitusjoner som fyller viktig roller på en god måte, og som når svært bredt med opplevelser og kunnskap til både fastboende og tilreisende. Byrådet ser det som viktig at sikkerhet er bedret i evalueringsperioden, og mener det er riktig at dette er blitt vektlagt mer enn planen legger opp til. Samlingsforvalting og samlingsreduksjon er også blitt vesentlig viktigere, og til dels kommet lengre enn planlagt. Etter byrådets syn må sikkerhet, bedre kår for samlingene og økt spissing av samlinger også prioriteres fremover. Bibliotek og museer er i vinden hos brukere og publikum. Byrådet merker seg med glede økende publikum, og mener at det er delvis et resultat av den fornying av formidling som planen legger opp til. Byrådet mener det er særlig viktig at det er igangsatt prosjekter som øker den demokratiske deltagelsen i utviklingen av museene. Dette er også noe som vektlegges i planen som bystyret har vedtatt. En samlet oppsummering av evalueringen viser at bergenske arkiv, bibliotek og museer er viktige og populære lokale og regionale institusjoner, med betydelige nasjonale og noen internasjonale roller. De er ikke bare viktige og vellykkede kulturaktører, men også sterke og tilgjengelige kunnskapsinstitusjoner av stor betydning for utdanning og næring. Arkiv, bibliotek og museer utvikles også i riktig retning, om enn noe langsommere enn bystyret har ønsket. Begrunnelse for fremleggelse for bystyret Bergen bystyre vedtok i sak en evaluering etter fase 1 av ABM-plan for Bergen. Oppgaver for Bergen bystyre Vedtatt i bystyret i B-sak Tilsyn og kontroll. 1

2 Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: Evaluering av de første fire årene av ABM-plan for Bergen tas til etterretning. Dato: 14. juni 2016 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Harald Schjelderup byrådsleder Julie Andersland byråd for klima, kultur og næring Vedlegg: 1. Matrise med rapportering for alle tiltak og politikkmål i ABM-plan for Bergen. 2. Kort om næringsbidrag fra de konsoliderte museene i Bergen. 2

3 Saksutredning: Saken gjelder evaluering av Arkiv, bibliotek og museumsplan for Bergen (ABM plan) etter fire års virke. Evaluering etter fase 1 av planen er vedtatt av Bergen bystyre. Denne evalueringen er ett år forsinket og omfatter også erfaringer fra første del av fase 2. Planen har tre faser og varer fra 2012 til 21. Fasene fordeler tiltakene i tre perioder. Periodene er (med foreslått kommunal tilskuddsøkning i parentes), fase 1 fra 1012 til 14 (kr. 7,9 mill.), fase 2 fra 2015 til 17 (kr. 10,2 mill.) og fase 3 fra 2018 til 21 (kr. 14,8 mill.). Planen er her: Tidligere vedtak Bergen bystyre behandlet ABM planen i møtet sak med følgende vedtak: 1. Bergen bystyre vedtar ABM plan for Bergen kommune for 2012 til Bystyret ber om en rapport etter planens 3. virkeår. I rapporten skal det fremkomme hvilken effekt Bergen kommunes innsats har representert. Merknad 1: Bystyret ber om at det jobbes for bedre skilting til byens ABM institusjoner, herunder skilt i sentrum til museene og biblioteket for fotgjengere. Merknad 2: Bystyret ber byrådet vurdere hvordan samhandling mellom hoved-, filial- og skolebibliotek kan styrkes. Bystyret ber byrådet i denne sammenheng å gjennomgå ulike modeller for organisering hvor målet er å styrke den litterære hovedprofilen og samtidig frigjøre midler til styrket tilgang til bibliotektjeneste for publikum. Merknad 3: Bystyret ber byrådet vurdere tiltak eller organiseringer som kan tydelig-gjøre formidlingsbudskapet til de ulike museene. Bystyret ser gjerne at strategisk design og moderne teknologi i større grad brukes for å formidle museenes innhold. Merknadene ble inkorporert i planen som tiltak, de kommenteres også særskilt nedenfor. Den vedtatte planens innhold ABM plan for Bergen omfatter kommunal politikk for arkiv, bibliotek, museer, frivillig kulturvern og fartøyvern, fra 2012 til Planen omdisponerer resurser, i tillegg til en ambisjon om kr, 32,8 i økt drift. Hovedmålet er: "Alle bergensere skal være aktive medeiere i byens arkiv, bibliotek og museer. Arkiv, bibliotek og museer i Bergen skal være relevant for et moderne samfunn, og i kvalitet være nordisk konkurransedyktig." Planen vektlegger demokratisering, kunnskaps- og levekårsutvikling, ny teknologi, økt publikum, samordning og internasjonalt samarbeid: Totalt 51 politikkmål gir styringssignaler til aktørene og for politisk arbeid ovenfor stat og fylkeskommune. Det er 17 mål innen fellestiltak, 5 for arkiv, 5 for bibliotek, 17 for profesjonelle museer, 3 for frivillige og 4 for kystkultur og fartøyvern. Totalt 102 tiltak er handlinger knyttet til en økonomi, med totale kostnader og kommunens andel: Det er 11 fellestiltak, 24 arkivtiltak, 24 bibliotek, 25 innen profesjonelle museer, 7 for frivillige og 11 for kystkultur og fartøyvern. Planen legger vekt på kjerneoppgaver med fellesløsninger, samordning og ansvarsfordeling: Fellestiltak gir formidlingsløft for levekår, barn og unge i familier og minoriteter. 3

4 Arkivtiltak vektlegger overgang til digital hverdag, og fra mange mindre arkiv til ett fellesarkiv, med bedret dokumentasjonssikkerhet og ressursbesparelse i enhetene. Bergen kommune får en tydeliggjort rolle i forhold til privatarkiv. Biblioteket utvikles kvalitativt med vekt på litteratur, musikk og nett, med flere arrangementer. Det foreslås mer samordning mellom lokale bibliotek og andre lokale tiltak. Bibliotekstiltakene omfatter ingen ekspansjon av dagens virksomhet. Museumsdelen vektlegger den grunnleggende byhistorien, med nye basisutstillinger, Brannmuseum og starten på et helårs byhistoriskmuseum. Kystkultur styrkes med profil knyttet til Bergen som maritime by. Det foreslås sammenslåinger. Evaluering Alle 51 politikkmål og 102 tiltak er rapportert på individuelt i vedlegget; Av byrådet, og av de 5 konsoliderte museer, kystkultursenteret, biblioteket og byarkivet. Det rapporteres på bevilgning per tiltak. Her oppsummeres noen av planens hovedtema. Redusert vedlikeholdsetterslep Det er tatt viktige, nødvendige og gode grep i perioden for vedlikehold og opprustning. Det er gjennomført vesentlige byggingsløft. Konkrete milepæler er: Hovedbiblioteket er opprustet, det er kommet ny ungdomsavdeling. Troldsalen, Rasmus Meyer og Permanenten er oppgradert, sikkerhet er styrket på Lysverket. Lokaler til Museum Vest er ferdigstilt i Sandviksbodene, og restaurering av Finnegården er ferdig utredet, etter et lengre prosjekt med måling av grunnforhold og endringer i bygget. Det er under etablering en oversikt over behovene for vedlikehold: Bergen kommune har gjennomgått de kommunale bygg, som del av en samlet oversikt over kommunens bygg. Etter kommunal initiativ og med tilskudd over utviklingsmidler til planen har de konsoliderte museene utarbeidet metode og rapport (del 1 sommeren 2016) for vedlikeholdsbehovet til de øvrige museumsbygg. Vedlikehold er reist som en vesentlig utfordring i planen, men ikke budsjettert. Disse løft har vært helt nødvendige og er delvis kommet som en erstatning for planens økninger innen drift. Bedre samlingsforvaltning Det har vært et tidsskifte i samlingsforvaltningen. Bedre samlingsforvaltning har kommet sterkere frem som en forutsetning for vedlikeholds- og formidlingsløft. Det er gjort mer med samlingsreduksjon og nye magasiner i perioden enn planlagt, men det er også blitt tydeligere at det er enda mer å gjøre. Samlinger er museets kjerne. I etterkrigstiden har museene hatt presset økonomi og manglet plass. Det innebærer at særlig de siste 50 årene er dårlig dekket i samlingene, og at samlinger er skadet av dårlige lagringsforhold. I tillegg var tidligere tider for konsentrert om noen gjenstandstyper Norske museer har f.eks. mange like jordbruksredskaper fra 1800 tallet, men mindre med by-gjenstander. Over hele landet gjennomgås nå samlinger for å få oversikt over mengder, mangler og tilstand. Dette er grunnlag for å redusere det vi har mye av, gjøre bevaringsprioriteringer og gjøre plass til innsamling. Samtidig gås selve magasinene gjennom, for å sikre at lagringsforholdene er gode og trygge. Noen milepæler: Bergen byarkiv har oppgradert og utvidet magasinene. Bergen offentlige bibliotek har vesentlig redusert bokbestanden. 4

5 Museene: Bymuseet og Museum Vest har gått gjennom og redusert deler av samlingene. Bymuseet har kjøpt og etablert nye magasiner, de øvrige museer er i gang med planlegging. Det er styrket og utredet fellestjenester på Salhus. Museene i Bergen er i gang med planmessig samlingsforvaltning og reduksjon, og med prosjekter som involvere publikum i prioriteringene i tråd med planens demokratiseringsmål. Museene er i ferd med å etablere praksiser som gjør at dette vil være en ordinær del av arbeidet videre. Bymuseet har fått statlig finansiering til å utvikle nasjonale metoder for samlingsreduksjonsarbeid. Sikkerhet Sikkerhet er blitt viktigere enn forutsatt i planen: Siden 2012 har det vært en pyroman på St Jørgen anlegget, en løpsk bil inn i Damsgård hovedgård, brann på Lyngheisenteret og to innbrudd i Permanenten. Alle episoder som viser at sikkerhet må være en sentral del av planlegging og drift. Bergen kommune har bidratt til økt sikkerhet ved flere bygg innen KODE og det er ventet at sikkerhet vil kunne erstatte tiltak i planens gjennomføring. Byrådets vurdering er at dette må løftes fremover. Formidling og besøk Formidling og lokaler er fornyet og besøket har økt vesentlig. Bergen offentlig bibliotek: Over 60 % flere arrangementer, økt besøk og økt utlån av bøker. Økninger særlig knyttet til barn og unge. Ny ungdomsavdeling på hovedbiblioteket skap i samarbeid med ungdom. Søndagsåpent bibliotek er en suksess, og det er i gang forsøk med meråpent bibliotek, dvs tilgang utenom åpningstid. Museene: Større løft omfatter KODE med ny barneutstilling, fornyet Rasmus Meyer og Troldsalen, Museum Vest med nytt fiskerimuseum, Bymuseet med ny båt-hall på Hordamuseet, og start på finansiering av ny basisutstilling Bryggens museum og introbygg Gamle Bergen. Det foregår en løpende fornying av skoleprogram og utstillingsarbeid. Byrådet ser en rekke gode tiltak som gir god måloppnåelse. Gode økninger i publikumstall er oppnådd, og det ventes at dette videreføres. Museum og bibliotek Besøk konsoliderte museer B. off. bibliotek besøk B. off. bibliotek utlån B. off. bibliotek arrangement B. off. bibliotek deltagere arr Bibliotekets besøk har nå justert seg slik at mange besøk som tidligere var fysiske er nå virtuelle, som fornying av lån, bestilling av bøker, korte sjekk på informasjon. Den store endringen er i arrangementer, som har hatt en betydelig vekst i antall og besøk. Trenden for museene er oppadgående, selv om besøket svinger i tråd etter turiststrøm og program. Den svinger også mellom museene. I tillegg til tallene over har museene betydelige andre publikum over millionen var innom Slow TV på trikotasjemuseet på Salhus, og mange fulgte Anno på Schøtstuene. Museene har også samarbeid med utlandet der bl.a. utstillinger vises. Slike publikumstall svinger voldsomt, men har også økende trend. Forskning og internasjonalisering Aktørene rapporterer om økt aktivitet og økte resultater. Det har i planperioden blitt flere samarbeid, med økt formalisering med bl.a. Universitetet i Bergen. Byrådets vurdering er at det er god måloppnåelse. 5

6 Økonomi Planen ligger etter når det gjelder økonomi. Det innebærer at enkelte tiltak ikke er igangsatt, og at andre tiltak har lavere fremdrift enn opprinnelig planlagt. Tabellen nedenfor viser bevilget inkludert Bergen kommune har gitt aktørene prisjustering i tråd med den kommunale økningen. Dette har muliggjort en utvikling og er kanskje det viktigste grepet som er gjort. Bevilgningene til nye tiltak og styrking av aktivitet fremgår i tabellen nedenfor: Bevilget inkludert 2016 Kategori Plan Fase Plan Fase til 17 Plan Fase til Felles ABM Museer Frivillig kulturvern Kystkultur Arkiv Bibliotek TOTALT Arkiv: Byarkivets brukerfinansiert virksomhet er redusert i takt med redusert kommunal økonomi, med effekt for gjennomføring av enearkiv. Enearkiv innebærer at alle papirarkiv i Bergen kommune skal samles i byarkivet slik at de sikres forskriftsmessige forhold og tilgang. Bibliotekstilskuddet er vesentlig økt som grunnlag for søndagsåpent og andre tiltak. Utenom planen er økonomien også styrket for sikkerhet. Museenes tilskudd preges av at det har vært viktig, og etter byrådets syn riktig, å utnytte statlig vilje selv om dette omkalfatrer noe på vedtatt rekkefølge: Innen kystkultur er 3 fasers løft til Statsraad Lehmkuhl kommet i fase 1. Dette var et krav fra staten, som aksepterte delt ansvar på 60 % stat og 20 % fylkeskommune og 20 % kommune. Tilskudd er økt til Museum Vest for å gjenåpne Norges fiskerimuseum, dette har utløst økt statlig tilskudd. Bymuseet sikret 60 % statlig finansiering til nytt bygg på Elsesro og ny basisutstilling på Bryggens museum, og dette er fulgt opp av kommunen fra 2017, selv om dette ligger i fase 3. Utenom planen er det bevilget kommunale og statlige midler til sikkerhet, og kommunal med-finansiering for å utløse store private gaver til oppgradering av Troldhaugen og Rasmus Meyers bygget. I evalueringen melder museene om svekket økonomi etter sterkt økte pensjonskostnader og inntektsøkning lavere enn lønnsøkning. Flere museer har redusert bemanningen. Konkret om merknadene fra bystyret I vedtaket bes det at det skal «fremkomme hvilken effekt Bergen kommunes innsats har representert»: Byarkivet og biblioteket er en del av Bergen kommune og kommunen står bak resultatene. Økte bevilgninger har muliggjort de gode resultater og nye tiltak ved biblioteket. For museene det en forutsetning for tilskudd fra stat og fylke at kommunen bidrar økonomisk og med annen tilrettelegging. Dette er fulgt opp og det har lykkes med økt finansiering. Kommunal innsats er viktig for private givere. Kommunen fulgte opp kommunal med-finansiering ved opprustning av Troldhaugen og Rasmus Meyers bygget og etableringen av Sølvsamlingen. For museene, frivillig sektor og kystkultur/ fartøyvern er kommunal tilskudd og tilrettelegging essensielle bidrag som så utløser annen finansiering og dugnad. Dette har skjedd i perioden.

7 Merknad 1- Bedre skilting: Det er laget forprosjekt i regi Trafikketaten Bergen kommune. Dersom man skal gå videre med dette må det avsettes resurser. Byråd BKKN vil først drøfte løsninger med fylkeskommunen som også har både vei og kulturansvar. Merknad 2 - Samhandling bibliotek og frigjøring av midler: Ressursbruken på BOB er under kontinuerlig utvikling, i nasjonalt sammenheng har biblioteket i Bergen både høyt besøk og utlån i forhold til utgifter. Det arbeides konkret med samhandling mellom bibliotek knyttet til nye Åsane kulturhus. Merknad 3 - Formidling, strategisk design og moderne teknologi: Det fremgår av konkrete prosjekter i vedlegget at dette er tema i alle institusjonene. Byrådet ser en god utvikling i feltet med økt vekt på dette. Kort om ulike fagkapitler I vedlegget er det rapportert på gjennomføring av hvert tiltak og politikkmål. Rapporteringen består at flere parallelle rapporter. Utvalget representerer de største tilskuddsmottagere og en god spredning av perspektiv. Det gir bystyret anledning til å møte flere ulike vurderinger. Foruten en vurdering fra byrådet er det derfor også egen rapportering (i hver sin kolonne) fra KODE, Bergen bymuseum, Bergen sjøfartsmuseum, Museum Vest, Museumssenteret i Hordaland, Sandviksboder kystkultursenter, Bergen offentlige bibliotek og fra Bergen byarkiv. I all hovedsak rapporteres det på fremgang i tråd med planens intensjoner. Byrådets gir noen overordnede kommenterer til tiltaksvurderingen her: Fellestiltak vektlegger formidlingsløft for levekår, barn og unge i familier og minoriteter. Det er vektlagt kunnskap til alle: I evalueringsperioden fremgår det at: Publikum har økt vesentlig og det er gode tiltak for nye grupper. Neste steg er å etablere et systematisk samarbeid mellom museene for å sikre en mer total dekning. Det er sikret statlig og fylkeskommunal støtte til flere tiltak. Det er bredt samarbeid og til dels nyskapende prosjekter mellom frivillige og profesjonelle, med bred lokal forankring hos de fleste aktører. Neste fase er å øke systematiseringen av dette. Det er økt kontakt med forskningsmiljøene, med flere avtaler med UiB. Ny teknologi er på vei inn med gode prosjekter. Bergen offentlig bibliotek er særlig god her, det tar lengre tid å lande håndholdt formidling ved museene, men flere prosjekter er i gang. Nettsider oppdateres jevnlig. Det er gjort vesentlige løft innen samlingsforvaltning og -reduksjon, bevaring og sikkerhet og vedlikehold. ABM planen undervurderer arbeidsomfanget. Museumsdelen vektlegger den grunnleggende byhistorien, med nye basisutstillinger, Brannmuseum og starten på et helårs byhistoriskmuseum. I evalueringsperioden fremgår det at: Museene lykkes nasjonalt og har alle internasjonale prosjekter. Museene har hatt nasjonale roller i perioden, både som nettverks-nav og i ulike prosjekter. Bergen kommune har fulgt opp økninger i statlig tilskudd. Det er gjennomført flere konsolideringer, om ikke alle i planen. Ulike formaliseringer gjennom avtaler er ikke ferdigstilt av resursmessige årsaker, men vil prioriteres. Arbeidet mot helårsmuseum Gamle Bergen er kommet tidligere i gang etter utløst statlig tilskudd. Nytt fiskerimuseum er åpnet, og det lykkes med finansiering fra næringsdepartementet og næringen. Rådhuskvartalets fremtid er utredet, et arbeid som inkluderer brannmuseum. Frivillig kulturvern: 7

8 Det er gitt noe økt driftsstøtte, Bergen tekniske museum er opprustet utvendig. Kystkultur styrkes med profil knyttet til Bergen som maritime by. I evalueringsperioden fremgår det at: Statsraad Lehmkuhl har fått tilskudd fra stat, fylke og kommune på nivået som planen ønsker. De sentrale fredete fartøy har fått mer stabil finansiering ved egen linje i bybudsjettet. Utredning av nasjonalt veteranbåthavn fikk fylkeskommunal støtte, og leveres i slutten av Stormen Nina skadet havnen ved kystkultursenteret. Kr. 50 mill. trengs i investering. Arkivtiltak vektlegger overgang fra analogt til digital hverdag, og fra mange kostnadskrevende mindre arkiv til ett fellesarkiv, med bedret dokumentasjonssikkerhet og ressursbesparelse i byrådsavdelingene. Bergen kommune får en tydeliggjort rolle i forhold til privatarkiv. Det er tatt steg mot enearkiv og arbeides med nye digitale løsninger. Tekniske og administrative tiltak er igangsatt. Arbeidet med enearkiv er forsinket og det må tenkes nytt omkring finansiering. Bergen offentlige bibliotek utvikles kvalitativt med vekt på litteratur, musikk og nett, med flere arrangementer. Det foreslås mer samordning mellom lokale bibliotek og andre lokale tiltak. Tiltakene omfatter ingen ekspansjon av dagens virksomhet. I evalueringsperioden fremgår det at: Biblioteket lykkes med økt besøk og økt utlån og flere arrangementer. Etablering av søndagsåpent og meråpent er en suksess. 8