1 Sameiet Bygdøy Alle 25

Transkript

1 1 Sameiet Bygdøy Alle 25 Protokoll fra ordinært sameiermøte i Sameiet Bygdøy Alle Møtedato: 14. april 2015 Møtetidspunkt: Møtested: OBOS Eiendomsforvaltning AS, Hammersborg Torg 1. Til stede: 18 seksjonseiere, 8 representert ved fullmakt, totalt 26 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Sonja Tank-Nielsen. Møtet ble åpnet av Erik Anker Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Sonja Tank-Nielsen foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Godkjent C Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne Som referent ble Sonja Tank-Nielsen foreslått, og som protokollvitne ble Tor Hagen foreslått. Vedtak: Valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Valgt 2. Behandling av årsberetning for 2014 Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått godkjent. Vedtak: Godkjent 3. Behandling av årsregnskap for 2014 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. Vedtak: Godkjent 4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr ,-. Vedtak: Vedtatt

2 5. Behandling av innkomne forslag og saker 2 Sameiet Bygdøy Alle 25 A Rørrehabilitering forslag fra styret Saksframstilling: Rørnettet i Sameiet Bygdøy Alle 25 har ikke blitt rehabilitert siden byggeåret Mange vannskader i sameiet de senere år har ført til at forsikringspremien har økt vesentlig. Forsøk på reforhandling av forsikringspolise med andre forsikringsselskap har ikke ført frem grunnet sameiets dårlige skadehistorikk. Gjensidige forsikring har imidlertid signalisert at sameiet kan få halvert sin forsikringspremie fra dagens nivå på ca etter en gjennomført rørrehabilitering, ved å flytte polisen dit. I tillegg til at vannskader har en negativ påvirkning på forsikringspolisen til sameiet fører vannskader til stor ulempe for berørte beboere når de oppstår. Styret er av den oppfatning at en rørrehabilitering må gjennomføres så snart som mulig. I etterkant av det ekstraordinære sameiermøtet i Sameiet Bygdøy Alle 25, avholdt tirsdag 23. september 2014, har styret jobbet med å utrede alternativer til det voteringsforslag som sameiermøtet vedtok å utsette. Flertallet i sameiermøtet ga signaler om at de ønsket en mindre omfattende rehabilitering der man i større grad unnlater å rive bad som har blitt modernisert i nyere tid og som har nye sluk og etablert membran, og der oppussingen er utført på en slik måte at det går an å lede frem og koble til nye vann- og avløpsrør. I tillegg ønsket sameiermøtet en utredning av alternative rehabiliteringsmetoder for avløpsrør. Basert på undersøkelsene som er gjort legger Styret frem to alternative forslag til votering i sameiermøtet som begge er mindre omfattende enn det alternativet som ble lagt frem til votering i september Styret planlegger å få gjennomført arbeidene i sommermånedene juni/juli 2016 som gir tilstrekkelig tid til prosjekteringsfasen av prosjektet. Alternativ 1 Dette alternativet baserer seg på at alle rør skiftes ut og kobles på moderniserte bad der det er etablert nye sluk, og lagt ny membran og hvor det er fysisk mulig å koble seg til. Bad som ikke er modernisert vil i dette alternativet måtte rives slik at nye sluk og membran kan etableres. Sameiet dekker kostnader til rør. Seksjonseier dekker selv kostnader til reetablering av eget bad. Mottatt uforpliktende tilbud for dette alternativet indikerer en prosjektkostnad for sameiet på NOK ,- En slik prosjektkostnad vil utgjøre ca. NOK 600,- av de månedlige innbetalingene til felleskostnader i gjennomsnitt per seksjon. I tillegg vil de beboere som må reetablere egne bad påregne kostnader til dette. Sameiet vil stille entreprenør til disposisjon for reetablering av bad, men beboere står fritt til å velge egen autorisert entreprenør dersom det er ønskelig. Fordeler: - Lavere prosjektkostnad for Sameiet Bygdøy Alle 25 målt mot alternativ 2. - Gir stor individuell frihet til utforming på reetablerte bad. - Gir ,- i avslag per år på forsikring målt mot Alternativ 2. - Gir nytt og skjult røropplegg

3 3 Sameiet Bygdøy Alle 25 Ulemper: - Sannsynligvis må flere bad reetableres i dette alternativet enn i alternativ 2. - Dette alternativet har en lengre gjennomføringstid hvor beboere ikke kan bruke badene sine sammenlignet med alternativ 2. OBOS Prosjekt indikerer at det vil ta fra 2-3 uker fra utstyret på badet demonteres til det igjen er klart til bruk. For bad som må reetableres anslås 4-5 uker. Alternativ 2 Dette alternativet baserer seg på innvendig rehabilitering av avløpsrør med polyester sprøytemaling. Gammelt rørnett for vanntilførsel pensjoneres og nye vannrør legges via baktrapp og inn i leiligheter fra baktrapp. Løsningen legger opp til at rørene legges utvendig frem til tilkoblingspunkt på kjøkken og bad. Noe bygningsmessige arbeider inne i leilighetene må påregnes, men løsningen antas å kunne spare flere bad enn i alternativ 1. Vannrørene som trekkes frem til baktrapp innerst i bakgården blir ført gjennom seksjon nr. 5. Mottatt tilbud fra Proline og Martinsen og Brodahl AS indikerer en prosjektkostnad for sameiet på ,-. En slik prosjektkostnad vil utgjøre ca. NOK 830,- av de månedlige innbetalingene til felleskostnader i gjennomsnitt per seksjon. Det antas at ingen bad må reetableres i denne løsningen, men noen bygningsmessige arbeider på badene for å føre nye rør frem til vanninstallasjonene må påregnes. Fordeler: - Dette alternativet har en kortere gjennomføringstid hvor beboere ikke kan benytte badene sine. Antatt begrenset til noen få dager. Rehabiliteringen av avløpsrørene og utskifting av vannrør tar ca. 2-3 uker (ved arbeider bestilt som totalentreprise), men avhenger av hvor mye tilleggsarbeid på innkassinger og nedsenkede himlinger som kreves i de enkelte leilighetene. - Færre bad må reetableres i dette alternativet. Ulemper: - Høyere prosjektkostnad for Sameiet Bygdøy Alle 25 målt mot alternativ 1. - Alternativet gir ca ,- høyere forsikringspremie per år målt mot alternativ 1. - Løsningen gir synlige rørføringer i baktrapp og inne i leilighetene. - Rør må trekkes gjennom seksjon nr. 5 for å kunne føres frem til baktrappen innerst i bakgården. - Flere bad i sameiet vil i etterkant av rehabiliteringen ikke være vannskadesikre og risikoen for vannskader vil være større. Det opplyses om at vannskader som følge av lekkasjer fra utette bad er sameiers egen risiko. Styrets innstilling Flertallet i styret inkludert varamedlemmer (4 mot 1) innstiller alternativ 1 som det foretrukne alternativ for rehabilitering. Forslag til vedtak alternativ 1 Sameiermøtet vedtar at både vannrør og soilrør (avløp) inklusive sluk skiftes frem til alle bad og kjøkken i sameiet i sommersesongen Moderniserte bad der sluk er skiftet, membran etablert og der det er anledning til å koble seg til nytt rørnett blir spart. Det vedtas at sameiet dekker alle kostnader for rørlegging frem til og med sluk på

4 4 Sameiet Bygdøy Alle 25 avløpsnettet og frem til stoppekraner på vannrør. Seksjonseiere dekker selv kostnader for reetablering av eget bad. Sameiermøtet gir styret fullmakt til å refinansiere gjeldende lån og ta opp et nytt langsiktig lån på opp til ,- Vedtak: Vedtatt med 17 stemmer for og 9 stemmer imot. Forslag til vedtak alternativ 2 Sameiermøtet vedtar innvendig rehabilitering av avløpsrør og etablering av ny trase for vannrør i sameiets baktrapper ila sommersesongen Sameiet dekker kostnader for føring av rør frem til tilkoblingspunkt på kjøkken og bad. Seksjonseiere dekker selv kostnader for eventuell innkassing av rør. Sameiermøtet gir styret fullmakt til å refinansiere gjeldende lån og ta opp et nytt langsiktig lån på opptil ,- Vedtak: Forslaget falt, da alternativ 1 ble vedtatt. B Forslag om konvertering fra fyringsolje til fjernvarme forslag fra styret Saksframstilling: I juni 2012 vedtok Stortinget klimaforliket som går inn for et forbud mot fyring med fossil energi i Forbudet vil angå alle boligeiere som varmer opp boligen sin med fossil energi gjennom et oljefyrt sentralvarmeanlegg eller en parafinkamin, og således også Sameiet Bygdøy Alle 25. Sommeren 2014 ble eksisterende oljetank i sameiet underkjent ved offentlig kontroll. Som midlertidig løsning ble det etablert en mobil utleietank i bakgården. Styret gikk høsten 2014 til anskaffelse av en ENØK-rapport for å utrede ulike tiltak i gården som kan gi effektiviseringsgevinster på ulike energitiltak i gården. På bakgrunn av rapporten søkte styret om tilbud fra Hafslund varme om tilbud på tilknytning til fjernvarmenettet. Fjernvarme er ansett som et rimelig fyringsalternativ og man bør kunne forvente bedret fyringsøkonomi i fremtiden ved utfasing av oljefyren. Hafslund uttaler at fjernvarmeprisen ligger under prisen ved elektrisk oppvarming NOK per kwh. Hafslunds tilknytningsavgift forutsatt at også Bygdøy Alle 21 og 23 ønsker tilknytning beløper seg til Eks MVA for Sameiet Bygdøy Alle 25. Dersom BA 21 og 23 ikke skulle ønske å knytte seg til nettet er imidlertid kostnaden ,- eks MVA. Tilbud mottatt fra Boligenergi på å etablere fjernvarme på sekundærsiden, inkl. fjerning av oljekjel og oljetank beløper seg til eks MVA. Det er søkt offentlig støtte om som er den maksimale offentlige støtten dette prosjektet kan få. Dersom BA 21 og BA 23 skulle ønske tilknytning til fjernvarme vil totalkostnaden for gården ligge på om lag ,- medregnet tilskudd. Styret håper at konverteringen kan skje allerede i sommersesongen 2015.

5 5 Sameiet Bygdøy Alle 25 Fordelingen av kostnadene til et slikt prosjekt er i forslaget fra styret foreslått fordelt 50% over fyringsbrøken i sameiet og 50% over sameierbrøken. Dette begrunnes med at primærformålet med konverteringen er å sikre varme inne i seksjonene til de beboerne som er tilknyttet radiatoranlegget og varmtvann. Styrets innstilling Styrets innstilling er å knytte seg til fjernvarmenettet forutsatt at også BA 21 og BA 23 vil gjøre det samme. Det er ved ferdigbehandling av årsmøtepapirene ikke avgjort om BA21 og BA23 vil ønske å knytte seg til fjernvarmenettet. Forslag til vedtak Sameiermøtet vedtar tilknytning til fjernvarmenettet forutsatt at også Bygdøy Alle 21 og Bygdøy Alle 23 beslutter å knytte seg til fjernvarmenettet. Kostnaden for konverteringen vedtas fordelt 50% over sameierbrøk og 50% over fyringsbrøk. Vedtak: Enstemmig vedtatt C Forslag om brannsikringstiltak i kjeller forslag fra styret Forsikringsselskapene som sameiet har vært i kontakt med i forbindelse med innhenting av tilbud på ny polise etter rørrehabilitering, har det blitt satt som krav fra forsikringsselskapets side at det må foretas ytterligere brannsikringstiltak i kjellerlokalene våre. 1) Montere nye branndører A60 (motstandsdyktige mot brann i 60 minutter) fra kjeller mot fellesarealer 2) Maling av tak med brannhemmende maling 3) Tetting rundt avløpsrør + brannmansjett på plastrør i kjellerhimlingen. Styret har innhentet tilbud på krav 1 og 2 - maling av 254m2 kjellertak, branntetting av gjennomføringer og montering av nye dører mot kjellerlokalene. Rørarbeidene forutsettes utbedret i sammenheng med rørprosjektet. Det rimeligste av tilbudene som er mottatt beløper seg til ,- inkl. MVA. Denne investeringen vil kunne gi en god avkastning i form av redusert fremtidig forsikringspolise for sameiet og styret ønsker å utføre arbeidene i Forslag til vedtak Sameiermøtet vedtar utbedring av foreslåtte brannsikringstiltak i 2015 utover annet vedlikehold i budsjettet. Vedtak: Enstemmig vedtatt

6 6 Sameiet Bygdøy Alle 25 D Forslag om å inngå avtale med OBOS Eiendomsforvaltning AS om administrasjon av innfrielse av andel fellesgjeld i Eierseksjonssameiet - forslag fra styret. Styret fremmer forslag om at Eierseksjonssameiet inngår avtale med OBOS Eiendomsforvaltning AS om administrasjon av innfrielse av fellesgjeld i Eierseksjonssameiet. Avtaleforholdene Styret inngår en avtale med OBOS Eiendomsforvaltning AS om administrasjon av nedbetaling av fellesgjeld. Avtalen innebærer at OBOS Eiendomsforvaltning AS får fullmakt fra Eierseksjonssameiet til å gjennomføre ordningen samt inngå avtale med de enkelte seksjonseiere som ønsker å innbetale, administrere innbetalinger, dokumenthåndtering, etc. De seksjonseierne som ønsker å innbetale sin andel av fellesgjeld må inngå en avtale med Eierseksjonssameiet v/obos Eiendomsforvaltning AS. Etter inngåelse av avtalen kan seksjonseier(ne) innbetale hele sin andel fellesgjeld. Det er kun anledning til å innbetale gjeld på lån med flytende rente. Avtalens viktigste betingelser (basert på lånetilsagn fra våren 2015): Ordningen forutsetter en vedtektsendring i hht forslag til vedtak. Det kan kun foretas full innfrielse og innbetalt beløp kan ikke reverseres Seksjonseiere må være klar over sitt debitor ansvar uavhengig av innbetalingen, se vedlagte avtale Avregning ved for mye eller for lite innbetalte kapitalkostnader følger seksjonen Selskapet kan ikke foreta opplåning eller endre løpetid på lånet etter inngått avtale Innbetalinger kan kun foretas på lån med flytende rente Kostnader Eierseksjonssameiet må betale kr ,- inkl mva i honorar til OBOS Eiendomsforvaltning AS dersom avtale inngås. Årlig administrasjonsgodtgjørelse for avtalen er på 10 % av forretningsfører honoraret, dog minimum kr 6 955,- inkl mva og maksimum kr ,- inkl mva. Det påløper ikke administrasjonsgodtgjørelse i etableringsåret eller i hele kalenderår med fast rente da administrasjonsavtalen ikke kan benyttes. Seksjonseiere som ønsker å benytte seg av ordningen må betale vederlag på kr 1 565,- inkl.mva til OBOS ved inngåelse av avtalen. Forslag til vedtak som krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer: Sameiermøte vedtar å gjennomføre ordning om innbetaling av andel fellesgjeld. Styret sørger for å inngå de nødvendige avtaler for å gjennomføre ordningen. Ordningen forutsetter at følgende tas inn i Eierseksjonssameiets vedtekter: Eierseksjonssameiet har vedtatt en ordning for innfrielse av andel fellesgjeld knyttet til bestemte lån. Denne ordningen er betinget av at det er signert en administrasjonsavtale mellom Eierseksjonssameiet og OBOS Eiendomsforvaltning AS og hver enkelt

7 7 Sameiet Bygdøy Alle 25 seksjonseier som ønsker å benytte ordningen må inngå en egen avtale med Eierseksjonssameiet v/obos Eiendomsforvaltning AS. Ved en individuell innfrielse av fellesgjeld vil banken anse innbetalingen som en regulær ekstraordinær nedbetaling av Eierseksjonssameiets felleslåns hovedstol, uten at långiver gir aksept for at seksjonseiere som innfrir sin andel blir fritatt for sitt debitoransvar. Dette betyr at alle nåværende og fremtidige seksjonseiere, også for de seksjoner hvor fellesgjelden er innfridd, risikerer å måtte dekke sin forholdsmessige andel av sameiets betalingsforpliktelser ved mislighold. OBOS Eiendomsforvaltning AS påtar seg intet ansvar for eventuelle konsekvenser for Eierseksjonssameiet, seksjonseierne eller seksjonseiernes rettsetterfølgere, av dette. Vedtaket krevet kvalifisert flertall, dvs. minst 2/3 av de avgitte stemmer i sameiermøtet. Vedtak: Enstemmig vedtatt. Vedlagt følger korrigerte vedtekter se Valg av tillitsvalgte A Som styremedlem for 2 år, ble Per Koren Solvang foreslått. Vedtak: Enstemmig valgt ved akklamasjon Som styremedlem for 2 år, ble Odd Magne Fjogstad foreslått. Vedtak: Enstemmig valgt ved akklamasjon C Som varamedlem for 2 år, ble Peter Ambrose foreslått. Vedtak: Enstemmig valgt ved akklamasjon Møtet ble hevet kl.: Protokollen signeres av Sonja Tank-Nielsen/s/ Møteleder Sonja Tank-Nielsen/s/ Referent Tor Hagen/s/ Protokollvitne Navn Adresse Valgt for Leder Erik Anker Bygdøy Allé 25B, 0262 Oslo Styremedlem Per Koren Solvang Bygdøy Allé 25A, 0262 Oslo Styremedlem Odd Magne Fjogstad Bygdøy Allé 25A, 0262 Oslo Varamedlem Oddbjørn Olgart Stølen Bygdøy Alle 25A, 0262 Oslo Varamedlem Peter Ambrose Bygdøy Allé 25B, 0262 Oslo Styret vil konstituere seg på neste styremøte.