1 Lutvann Boligsameie

Transkript

1 1 Lutvann Boligsameie Protokoll fra ordinært årsmøte i Lutvann Boligsameie Møtedato: Møtetidspunkt: 18:00 Møtested: Lutvann skole Til stede: 40 seksjonseiere, 7 representert ved fullmakt, totalt 47 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Trine Normann. Møtet ble åpnet av Oskar Strand Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Oskar Strand foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne Som fører av protokoll ble Trine Normann foreslått. Som protokollvitne ble Hanif Butt og Thomas Hansson foreslått. Det ble valgt 2 stk til tellekorps: Asbjørn Engum og Kristoffer Gradz. Vedtak: Valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten årsmøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. 2. Behandling av årsrapport for 2017 Styrets årsrapport ble behandlet. 3. Behandling av årsregnskap for 2017 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. 4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr

2 2 Lutvann Boligsameie Behandling av innkomne forslag og saker A Forslag fra Styret om finansieringsplan for parkeringshusprosjektet 1. IN ordning 2. Innhenting av egenkapital 3. Finansiere prosjektet via banklån 1. IN ordning OBOS har kommet med følgende orientering vedrørende forslag om å inngå avtale med OBOS Eiendomsforvaltning AS om administrasjon av innfrielse av andel fellesgjeld i Eierseksjonssameiet. Avtaleforholdene Styret inngår en avtale med OBOS Eiendomsforvaltning AS om administrasjon av nedbetaling av fellesgjeld. Avtalen innebærer at OBOS Eiendomsforvaltning AS får fullmakt fra Eierseksjonssameiet til å gjennomføre ordningen samt inngå avtale med de enkelte seksjonseiere som ønsker å innbetale, administrere innbetalinger, dokumenthåndtering, etc. De seksjonseierne som ønsker å innbetale sin andel av fellesgjeld må inngå en avtale med Eierseksjonssameiet v/ OBOS Eiendomsforvaltning AS. Etter inngåelse av avtalen kan seksjonseier(ne) innbetale hele sin andel fellesgjeld. Det er kun anledning til å innbetale gjeld på lån med flytende rente. Avtalens viktigste betingelser: Ordningen forutsetter en vedtektsendring i hht forslag til vedtak. Det kan kun foretas full innfrielse og innbetalt beløp kan ikke reverseres Seksjonseiere må være klar over sitt debitor ansvar uavhengig av innbetalingen, se vedlagte avtale Avregning ved for mye eller for lite innbetalte kapitalkostnader følger seksjonen Selskapet kan ikke foreta opplåning eller endre løpetid på lånet etter inngått avtale Innbetalinger kan kun foretas på lån med flytende rente Kostnader Eierseksjonssameiet må betale kr ,- inkl mva i honorar til OBOS Eiendomsforvaltning AS dersom avtale inngås. Årlig administrasjonsgodtgjørelse for avtalen er på 10 % av forretningsfører honoraret, dog minimum kr 7 100,- inkl mva og maksimum kr ,- inkl mva pr lån. Det påløper ikke administrasjonsgodtgjørelse i etableringsåret eller i hele kalenderår med fast rente da administrasjonsavtalen ikke kan benyttes. Seksjonseiere som ønsker å benytte seg av ordningen må betale vederlag på

3 3 Lutvann Boligsameie kr 1 653,- inkl mva til OBOS ved inngåelse av avtalen. Hvis sameiermøtet bestemmer at vi skal etablere en slik ordning må sameiet ta et vedtak som krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer: Sameiermøte vedtar å gjennomføre ordning om innbetaling av andel fellesgjeld. Styret sørger for å inngå de nødvendige avtaler for å gjennomføre ordningen. Ordningen forutsetter at følgende tas inn i Eierseksjonssameiets vedtekter: Eierseksjonssameiet har vedtatt en ordning for innfrielse av andel fellesgjeld knyttet til bestemte lån. Denne ordningen er betinget av at det er signert en administrasjonsavtale mellom Eierseksjonssameiet og OBOS Eiendomsforvaltning AS og hver enkelt seksjonseier som ønsker å benytte ordningen må inngå en egen avtale med Eierseksjonssameiet v/obos Eiendomsforvaltning AS. Ved en individuell innfrielse av fellesgjeld vil banken anse innbetalingen som en regulær ekstraordinær nedbetaling av Eierseksjonssameiets felleslåns hovedstol, uten at långiver gir aksept for at seksjonseiere som innfrir sin andel blir fritatt for sitt debitoransvar. Dette betyr at alle nåværende og fremtidige seksjonseiere, også for de seksjoner hvor fellesgjelden er innfridd, risikerer å måtte dekke sin forholdsmessige andel av sameiets betalingsforpliktelser ved mislighold. OBOS Eiendomsforvaltning AS påtar seg intet ansvar for eventuelle konsekvenser for Eierseksjonssameiet, seksjonseierne eller seksjonseiernes rettsetterfølgere, av dette. Ekstra kostnad som sameie må betale blir over kr pluss økning hvert år for hele nedbetalingsperioden, pluss at hver enkelt må betale kr for inngåelse av avtale. Styrets innstilling er å ikke gå for IN ordning. 2. Innhenting av egenkapital Sameiet har et forslag til finansiering av prosjekt for garasjevedlikehold ved innhenting av egenkapital fra sameierene med kr Styret foreslår å sende da ut 1 faktura på innhenting av egenkapital fra sameiere. Pengene hentes inn ved å fakturere en engangs beløp basert på sameierbrøken. Fordelingen er som følger:

4 2-roms kr roms kr roms kr Lutvann Boligsameie Innhentet egenkapital totalt Type Antall 2-roms 26 kr roms 50 kr roms 150 kr Sum kr Prosjektkostnad er ca. kr (tilbud fra Consolvo + kostnader til teknisk prosjektleder, midlertidig parkering mv.) - innhentet egenkapital kr penger fra sparekonto kr cirka Kr må finansieres via banklån Lånet beløp er forutsatt at vi har kr tilgjengelig på sparekonto. 3. Finansiering ved låneopptak Estimert nedbetalingsplan fra Handelsbanken Lån tilbud ble hentet fra OBOS, BN Bank, Danske Bank og DNB som sa nei til sameiet da de enten hadde som krav om å overta balkong lånet eller at de ikke generelt gir tilbud til boligsameier. Vi fikk tilbud fra Nordea og Handelsbanken som sa ja til det. Nordea tilbyr lån med nominell rente på 3,50 % Handelsbanken tilbyr lån med nominell rente på 3,15 % Styret foreslår å velge lån fra Handelsbanken som er billigst. Ved dette alternativet sparer vi i rente kostnader cirka kr

5 Det er 3 saker som vi skal ta stilling til: 5 Lutvann Boligsameie 1. IN Ordning styret anbefaler her at vi ikke inngår en slik avtale 2. Innhenting av egenkapital 3. Finansiere ved låneopptak Forslag til vedtak: Styret ber årsmøte om å ta stilling til at vi skal innhente egenkapital etter fremlagte model. Det ble levert inn et benkeforslag med følgende forslag: Forslagstiller: Per E. Arnesen Ikke ta opp lån, men innhente hele summen som egenkapital fra alle seksjonseiere etter brøkfordeling, en engangsinnbetaling. Årsmøte samtykket til å godkjenne benkeforslaget, slik at dette blir et alternativ 4. Vedtak: Forslag 1 ble ikke vedtatt. Forslag 2 ble ikke vedtatt. Forslag 3 ble ikke vedtatt. Forslag 4 ble vedtatt med en engangsinnbetaling i mai B Forslag fra Harms, Annaniassen og Lund om å gjeninnføre en ordning med container Forslag til årsmøtet 2018 Opphør av Container-ordningen. Vi er bekymret over opphoping av søppel etter at ordningen med container har blitt borte. Kjellerne har allerede begynt å fylles opp av søppel som ingen vedkjenner seg. Det utgjør blant annet brannfare. Dette er uholdbart. Vi må enten få tilbake ordningen med container/ event komprimatorbil, som ofte er et rimeligere og mer effektivt alternativ. Praktisk gjennomføring :Vi foreslår at det sjekkes hva de ulike ordninger vil koste, slik av vi får tilbake ordningen med fjerning av søppelet. Vi bidrar gjerne med innhenting av tilbud På vegne av oppgangene nr 10 og 12 Gerda Harms Unni Annaniassen Venke Lund Vedtak: Det ble vedtatt at forslagstiller hjelper til å innhente tilbud og sammen med styret komme til en fornuftig ordning.

6 C 6 Lutvann Boligsameie Forslag fra Pasic om endring av paragraf 7 og 8 i sameiets vedtekter samt opprettelse av en «kontrollkomite» Saken gjelder VEDTEKTER. Forslag er presisering av 7 og 8. Presisering 8:I forbindelse med at sameie skal velge nye styremedlemmer er det ønskelig å gjøre valgprosessen mer moderne og demokratisk. Det foreslås at valgkomiteen oppsøker (informerer alle) og spør om de er villige til å stille til valg eller at alle som ønsker å stille til valg i det minste har mulighet til det. Videre bør alle som ønsker å stille få muligheten til å presentere seg selv ved årsmøtet og fortelle hva de kan bidra med i sameiet. På grunnalag av dette kan deltakere av årsmøtet velge nye styremedlemmer. Det skal presiseres også at ved skriftlig avstemming skal ikke styremedlemmer være i tellekorpset, og telekorpset skal ikke velges av styret. Meningen med et styre er at den skal drifte sameie på best mulig måte, beholde verdier og ikke minst representere både eldre og yngre samt gjenspeile mangfoldet. Presisering 7. Valg av valgkomite på 4 medlemmer. Presisering: Disse skal velges av årsmøtedeltakere. Kandidater skal også ha mulighet å presentere seg. Forslag at det skal opprettes et organ som hete "Kontrollkomite" som skal ha anledning å ha innsyn styrets arbeid. Det foreslås 2 personer. Vedtekter skal legges ved med med dette forslaget. 7. SAKSBEHANDLINGEN I SAMEIERMØTET. Sameiermøtet kan bare treffe vedtak i saker som er særskilt nevnt i innkallingen. Dersom et forslag krever to tredjedels flertall for å bli vedtatt, er det et vilkår for å vedta forslaget at hovedinnholdet er gjengitt i innkallingen. Dersom et forslag blir fremsatt i sameiermøtet, kan det ikke vedtas der. Sameiermøtet kan likevel treffe vedtak om innkalling av nytt sameiermøte til behandling av slikt forslag. På ordinært årsmøte skal behandles: 1. Årsberetning fra styret. 2. Årsregnskap. 3. Budsjett. 4. Fastsettelse av seksjonseiernes betalingsplikt. 5. Valg av styremedlemmer og fastsettelse av deres godtgjørelse. 6. Valg av revisor og fastsettelse av dennes godtgjørelse. 7. Valg av valgkomite på 4 medlemmer. 8. Andre saker som er særskilt nevnt i innkallingen. Sameiermøtet ledes av styrets leder eller den sameiermøtet velger. Det skal under møtelederens ansvar føres protokoll over alle saker som behandles og alle vedtak som treffes på sameiermøtet. Protokollen skal leses opp før møtets avslutning og underskrives av møteleder og to av de tilstedeværende sameierne valgt på sameiermøtet. Protokollen skal holdes tilgjengelig for sameierne. Med mindre annet særskilt er bestemt, treffes beslutninger av seksjonseierne med alminnelig flertall regnet i forhold til avgitte stemmer.

7 Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 7 Lutvann Boligsameie Det kreves minst to tredjedeler av de avgitte stemmer i sameiermøtet for vedtak om: a. ombygging, påbygging eller andre endringer av bebyggelsen eller tomten som etter forholdene i sameiet går ut over forvaltning og vedlikehold. b. omgjøring av fellesarealer til nye bruksenheter eller utvidelse av eksisterende bruksenheter. c. salg, kjøp, bortleie eller leie av fast eiendom, herunder seksjon i sameiet som tilhører eller skal tilhøre sameierne i fellesskap. d. andre rettslige disposisjoner over fast eiendom som går ut over vanlig forvaltning. e. samtykke til endring av formål for en eller flere bruksenheter fra boligformål til annet formål eller omvendt. f. samtykke til reseksjonering som nevnt i eierseksjons-loven av , annet ledd annet punktum. g. tiltak som har sammenheng med sameiernes bo- eller bruksinteresser og som går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold, når tiltaket fører med seg økonomisk ansvar eller utlegg for sameierne på mer enn 5 prosent av de årlige fellesutgiftene. Vedtak om salg eller bortfeste av hele eller vesentlige deler av eiendommen, samt vedtak som innebærer vesentlige endringer av sameiets karakter krever tilslutning fra samtlige sameiere. 8. STYRET. Til å forestå driften i sameiet, velger sameierne på sameiermøtet et styre bestående av 5 medlemmer. Sameiermøtet utpeker ved særskilt votering styrets leder og nestleder. Styremedlemmenes funksjonstid er to år. Tjenestetiden opphører ved avslutningen av det ordinære sameiermøtet i det året tjenestetiden utløper. Styreleder, nestleder og styremedlemmer kan gjenvelges. Styret kan ikke uten fullmakt fra sameierne treffe beslutninger om å rive, selge eller bygge om de bygg sameiet eier. Styret ansetter og sier opp forretningsfører og vaktmester og utarbeider instruks for dem, samt fastsetter deres godtgjørelse. Vedtak i styremøter treffes med alminnelig flertall. I fellesanliggender og ved salg eller bortfeste av hele eller deler av eiendommen, representerer styret sameierne og forplikter dem med underskrift av styrets leder/nestleder og et styremedlem i fellesskap. Styremedlem eller forretningsfører må ikke delta i behandling eller avgjørelser av noe spørsmål som vedkommende har en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i. Vedtak: Ikke vedtatt. D 2 forsalg fra Munch-Andersen 1. Snømåking av trappa settes bort til et eksternt firma. 2. Tillrettelegging for sykkel parkering, asfaltere området for sykkel parkering ved inngangspartiet Vedtak: Forslag 1 ikke vedtatt. Forslag 2 ikke vedtatt.

8 8 Lutvann Boligsameie 6. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 2 år, ble Oskar Strand foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon B Som styremedlem for 2 år, ble Lars Hole foreslått. Som styremedlem for 1 år, ble Aase Gunn Nohr foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon C Som representant(er) i valgkomitéen for 1 år, ble foreslått Stig Lundberg og Eirin B.F. Otterholm, Arbjørn Engum og Hanif Butt. Vedtak: Valgt ved akklamasjon Møtet ble hevet kl.: 21:00. Protokollen signeres av Møteleder Oskar Strand/s/ Fører av protokollen Trine Normann/s/ Protokollvitne Hanif But/s/ Protokollvitne Thomas Hansson/s/ Ved valgene på sameiermøtet og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Oskar Strand Lutvannsvn Nestleder Berit Helene Lauten Lutvannsvn Styremedlem Åse Gunn Nohr Lutvannsvn Styremedlem Kristoffer Gradz Lutvannsvn Styremedlem Lars Hole Øredalen 7, 1528 Moss Valgkomiteen er valgt for 1 år frem til neste årsmøte Valgkomiteen: Asbjørn Engum Lutvannsvn Eirin B.F Otterholm Lutvannsvn Stig Lundberg Lutvannsvn Hanif Butt Lutvannsvn