RØYR OG RØYRDELER VA.

Transkript

1 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE INNKJØPSFORUM KONKURRANSEGRUNNLAG RØYR OG RØYRDELER VA. Int.nr Anbudsfrist kl 15:00. 1

2 Innhald 1. INNLEIING OPPDRAGSGJEVAR: INNKJØPSPROSEDYRE OMFANG UTLYSING VOLUM/KONTRAKTSPERIODE TENTATIV FRAMDRIFTSPLAN: TILBODSKONFERANSE: DELLEVERING/ALTERNATIVE TILBOD SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET: DOKUMENT I KONKURRANSEN PRIS VILKÅR FOR LEVERINGA BETALING OG FAKTURERING INNSENDING AV TILBOD KONTAKTPERSON: FRIST FOR Å STÅ VED TILBODET KOSTNADER MED Å DELTA I KONKURRANSEN E-HANDEL HANDSAMING AV TILBODA TILBODSREGISTRERING OG TILBODSOPNING GJENNOMGANGANG AV KVALIFIKASJONSKRAV GJENNOMGANG AV TILBODA KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufråvikelige krav Leverandøren sin økonomiske og finansielle stilling Tekniske og faglege kvalifikasjonar TILDELINGSKRITERIUM OFFENTLEGHEIT ATTERHALD KONTRAKT MELDING OM VAL AV LEVERANDØR OG KARENSPERIODE av 9

3 KONKURRANSEGRUNNLAG 1. INNLEIING 1.1 Oppdragsgjevar: Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum på vegne av kommunane Bømlo, Fitjar, Kvinnherad, Stord, Tysnes, Bømlo Vatn og Avløp AS og Stord Vatn og avløp KF, i dette dokumentet kalla KUNDEN, har som mål å inngå avtale på levering av røyr og røyrdeler VA. 1.2 Innkjøpsprosedyre Innkjøpsprosedyren er open anbudskonkurranse med tilvising til lov av offentlege anskaffelsar og Forskrift om offentlige anskaffelser fastsett ved kgl.res. 7, april 2006, og seinare endringar. Det vert anbefalt at tilbydar gjer seg kjent med dette regelverket. Kvar kommune er ein eigen juridisk eining, og endeleg avtale skal derfor underskrivast av ansvarleg person i den enkelte kommune. 2. OMFANG Omfanget er ut frå oppdragsgjevar sitt statistiske materiale og økonomiske berekningar stipulert til 30 mill kr i perioden. Oppgjeven stipulert omsetnad er basert på historiske opplysningar og kan bli endra. Kommunane tek atterhald om å senda ut eigne førespurnadar på enkeltanskaffelsar over kr ,-. Avtaleleverandør skal alltid ha høve til å gje pris i slike tilfelle. Pris skal oppgjevast i samsvar med vedlagte prisskjema. Skjemaet må ikkje endrast, då det vil bli føreteke elektronisk samanlikning av tilboda. Dersom leverandør ynskjer å gje tilleggsinformasjon knytt til produktarket/anbudskjemaet, skal dette gjerast på eige ark. 2.1 Utlysing Med utgangspunkt i kunngjering i Doffinbasen, Ted-basen, og dette dokumentet, vert De med dette invitert til å gje tilbod på levering av røyr og røyrdeler VA. Kommunale foretak/as har opsjon på å tiltre avtalen. 2.2 Volum/kontraktsperiode Avtalen er planlagt gjeldande frå Kontraktsperioden er i utgangspunktet 4 år med 2 siste år som einsidig opsjon for kunden med eit + eit år. Opsjon trer automatisk i kraft dersom leverandør ikkje er varsla 3. mnd før opsjonstida tek til. Kunden har intensjon om å inngå avtale med ein leverandør. 3 av 9

4 2.3 Tentativ framdriftsplan: Aktivitet Dato Kunngjering i Doffin/Tedbasen Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbodsfrist kl Tilbodsopning Tilbodsevaluering April/mai 2015 Forhandlingar Kontraktstildeling Mai 2015 Karensperiode Mai 2015 Kontraktssignering Mai Tilbodskonferanse: Det vert ikkje halde tilbodskonferanse. 2.5 Dellevering/alternative tilbod Det er ikkje høve til å gje tilbod på deler av anskaffelsen eller alternative tilbod. 2.6 Spørsmål til konkurransegrunnlaget: Spørsmål til konkurransegrunnlaget må vera oppdragsgjevar i hende innan oppgjeven frist, jmfr, pkt Oppdragsgjevar tek atterhald om å senda rettingar/suppleringar og endringar seinast 7 dagar før anbodsfrist. Svar på spørsmål vil bli sendt alle som har meldt seg på konkurransen via Doffin.no. 3. DOKUMENT I KONKURRANSEN I tillegg til dette dokumentet byggjer konkurransegrunnlaget på følgjande dokument: Vedlegg A: Vedlegg E: Framlegg til rammeavtale Samhandlingsavtale Elektronisk handel Skjema for utfylling: Vedlegg B: Anbudsskjema Vedlegg C: Skjema for atterhald Vedlegg D: Skjema for unntak av opplysningar frå offentlegheit 4. PRIS VILKÅR FOR LEVERINGA Pris skal oppgjevast i samsvar med vedlegg D anbudsskjema. Evt. atterhald må spesifiserast på eige ark og takast med i tilbodsskriv. Varene skal i utgangspunktet leverast DDP INCOTERMS 2010 anleggsplass/kommunen. Det må oppgjevast leveringstid frå motteken tinging. Akuttordre må kunna leverast innan 24 timar. Prisane skal vera kalkulert i norske kroner eks. meirverdiavgift, inklusiv alle relevante kostnader/avgifter. 4 av 9

5 Det skal på denne avtalen vera kickback til avtaleeigar på 1%. Kickbackdelen skal vera inkl. i avtaleprisane. Kickback utbetales til Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum v/stord.kommune halvårleg. 5. BETALING OG FAKTURERING Betaling og fakturering skal vera i samsvar med framlegg til rammeavtale. Kunden skal kun ha 1 avtalepart. Fakturering skal skje elektronisk på EHF-format. 6. INNSENDING AV TILBOD For å delta i konkurransen må tilbydar fylla kvalifikasjonskrava som er kravd i utlysinga, og leggja ved naudsynt dokumentasjon. Anbudsskjema i utfylt stand skal sendast inn som prisgrunnlag saman med øvrige dokument som er kravd i to eksemplar. I tillegg skal det leverast kopi av tilbodet på elektronisk medium, CD eller minnepinn. Dersom det er avvik mellom desse er det papirversjon som er gjeldande. Vi anbefalar at papirversjonen vert sett inn i ringperm eller liknande m/skilleark. Atterhald skal spesifiserast på eige ark. Det er ikkje høve til å ta atterhald som er vesentlege. Vesentlege atterhald kan medføra at tilbodet vert avvist. Dykkar tilbod, inkludert alle opplysningar og vedlegg som er kravt i dette konkurransegrunnlaget skal utarbeidast på norsk og sendast i 2 -to- eksemplar med tillegg til CD/minnepinn til: Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum V/Odd Magne Agdestein Stord kommune Postboks Stord Leveringsadresse, Rådhuset Borggt.2, 5400 Stord slik at det er i hende innan kl 15:00. Konvolutten skal merkast tydeleg: Tilbod røyr og røyrdeler VA... Det er ikkje høve til å oversenda tilbod på elektronisk post eller telefaks. Heile tilbodet skal leverast på papir. Som ein del av tilbodet skal følgja eit signert og forpliktande tilbodsbrev. Tilbodet skal vera komplett. Postar som ikkje er prisa, blir sett på som kalkulert inn i andre postar. 6.1 Kontaktperson: Kontaktperson: Stilling: e-post: Odd Magne Agdestein Innkjøpssjef Odd.magne.agdestein@stord.kommune.no 5 av 9

6 6.2 Frist for å stå ved tilbodet Tilbodet skal vera gyldig i 3 mnd frå tilbodsfrist. 7. KOSTNADER MED Å DELTA I KONKURRANSEN Einkvar kostnad som tilbydar pådreg seg i samband med konkurransen må dekkast av tilbydar. Det same gjeld kostnader som er pådregne ved demonstrasjonar, testar eller liknande. 8. E-handel Kommunen/kommunane er tilknytta den offentlege e-handelsplattforma (IBX), og har innført elektronisk handel som eit verktøy for å effektivisera og rasjonalisera innkjøpsprosessen. Leverandøren må på denne avtalen må inngå avtale med operatøren av IBX, og ha tilgjengeleggjort sine elektroniske katalogar i samsvar med avtale om elektronisk samhandling ved bruk av Ehandelsplattforma. Samhandlingsavtalen skal underskrivast ved inngåing av avtalen. (Sjå vedlegg) Den elektroniske varekatalogen skal vera hovudkatalogen og skal oppdaterast ved endringar i pris eller produktsortiment. Alle endringar skal godkjennast av avtaleeigar. Det kan ikkje takast atterhald om bruk av Ehandelsplattforma, då dette vert sett som eit vesentleg avvik. Leverandør må dekka sine kostnader med deltaking. Enkelte kommunar vil ha mulighet for å kreva avrop på avtalen på andre måtar. Dette vert å avtala med den enkelte kommune. Leverandør vil bli pålagt å utsteda elektronisk faktura til kunden på EHF-format. 9. HANDSAMING AV TILBODA Tilbodsforma er open anbudskonkurranse i samsvar med «Lov om offentlige anskaffelser» og «Forskrift om offentlige anskaffelser». Det er derfor ikkje høve til å forhandla om tilboda eller føreta endringar etter anbudsfrist. Oppdragsgjevar har høve til å retta openbare feil i tilboda når det ikkje er tvil om korleis dette skal rettast, og føreta avklaringsmøter ved. evt. uklare forhold.. Ein gjer merksam på at tilbod som ikkje er i samsvar med vilkåra i denne innbydinga vil bli avvist. Tilbod som kjem inn etter at tilbodsfristen er ute vil bli avvist og returnert uopna. 9.1 Tilbodsregistrering og tilbodsopning Tilboda vert registrert og påført mottakstidspunkt. Ved tilbodsopning vil minst 2 personar frå oppdragsgjevar vera tilstades. Det vil ikkje bli offentlge anbudsopning. 9.2 Gjennomgangang av kvalifikasjonskrav Første steg i gjennomgang av tilboda er kontroll av tilbydar opp mot kvalifikasjonskrav. Tilbod frå tilbydar som ikkje fyller kvalifikasjonskrava vert avvist og tilbodet vert ikkje vidare vurdert. 6 av 9

7 9.3 Gjennomgang av tilboda Tilboda vert gjennomgått og vurdert opp mot tildelingskrieriane i konkurransegrunnlaget. Det vert her vurdert kva tilbod som er mest økonomisk fordelaktig eller berre ut frå lågaste pris, spesifisert i tildelingskriteriane. Det vert teke atterhald om å: avlysa konkurransen med straksverknad dersom det ligg føre sakleg grunn avvisa alle tilbod dersom resultatet av konkurransen gir sakleg grunn for det Eventuelt avviste tilbod blir ikkje returnert. 10. Kvalifikasjonskrav Ved vurderinga vil det bli lagt vekt på at tilbydaren har det faglege, tekniske og økonomiske grunnlaget som er nødvendig for å kunna oppfylla pliktene i kontrakten. Ved vurdering av om tilbydar er eigna vil følgjande kriterium bli lagt vekt på: Obligatoriske og ufråvikelige krav Krav Leverandøren og ev. underleverandør skal ha ordna forhold m.o.t. innbetaling av skatt og meirverdiavgift. Leverandøren og ev. underleverandør skal vera eit lovleg etablert føretak og tilfredsstilla krav om registrering Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt skjema RF-1244 som ikkje er eldre enn 6 månader frå tilbodsfrist. Skatteattest for meirverdiavgift skjema RF-1244 som ikkje er eldre enn 6 månader frå tilbodsfrist. Alternativ attest for skatt og mva frå skatteetaten. Utanlandske leverandørar skal leggja fram attestar frå tilsvarande myndigheiter som dei norske. Norske selskap: Firmaattest Utanlandske selskap: Godtgjering på at selskapet er registrert i bransjeregister eller føretaksregister som heimla i lovgivinga i det landet der leverandøren er etablert Leverandøren sin økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføra oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Rekneskap for 2 siste år vedlagt revisjonstrapport Tekniske og faglege kvalifikasjonar Krav - Dokumentasjonskrav - Leverandøren skal ha brei erfaring frå tilsvarande oppdrag. Leverandøren skal legge ved ei liste over dei viktigaste relevante leveransane dei siste 3 åra med referanseperson) Leverandøren skal ha gjennomføringsevne og kapasitet. Oversikt over bemanning og funksjon Tilbydarar som ikkje tilfredsstiller ovannemnte kvalifikasjonskrav kan bli avvist. 7 av 9

8 11. Tildelingskriterium Tildelingskriterie Vekt Pris 80% (+/- 5%) Service/oppfølging 20% (+/- 5%) Pris: Pris i prisskjemaet, oppgjeve av tilbydar. Lågaste tilbod får høgast karakter og øvrige tilbydarar matematisk i forhold til dette. Service/oppfølging: Bestillings- og leveringsrutinar Reklamasjons- og returordningar Monteringsmuligheter innomhus Tildelingskriteria vert vurdert på ein skala frå 0 10 der det beste tilbodet oppnår ein score på 10. Øvrige tilbod får score i høve til beste tilbydar. Score vert deretter ganga opp med vekting, som gjev totalpoeng på tildelingkriterie. 12. OFFENTLEGHEIT Ålmenta har rett til innsyn i tilbod og protokoll etter at val av leverandør er gjort, jmfr. lov av 19. mai 2006 nr 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd. (Offentleglova 23 tredje ledd). Oppdragsgjevar er pålagt å følgje prinsippet om meirinnsyn, jmfr. offentleglova 11. Tilbydar må derfor opplyse om tilbodet inneheld opplysningar som tilbydar meiner er underlagt teieplikt etter forskrift for offentlege anskaffelsar 3-6, eller som av andre grunnar skal vere unnateke for offentleg innsyn. Det må gå klart fram kva for opplysningar dette gjeld, med referanse til kvar dei aktuelle opplysningane er i tilbodet. Kunden gjer merksam på at informasjon frå tilbydar vert teke omsyn til så langt som mogeleg, men at oppdragsgjevar har plikt til å gjera ei sjølvstendig vurdering av eventuelle innsynskrav. Vi bed derfor om at det også vert levert eit sladda eksemplar av tilbodet som kan nyttast ved krav om innsyn. 13. ATTERHALD Vesentlege atterhald kan medføra avvising av tilbodet. Tilbydar må fylle ut skjema for eventuelle atterhald på eige skjema. 14. KONTRAKT Ein eventuell kontrakt vil bestå av følgjande dokument: Konkurransegrunnlaget Vedlegg A: Rammeavtale/kontraktsvilkår Vedlegg B: Tekniske forhold/anbudsskjema utfylt av leverandør Vedlegg C Skjema for atterhald VedleggD: Skjema for unntak for offentlegheit Leverandøren sine tilbodsdokument 8 av 9

9 15. MELDING OM VAL AV LEVERANDØR OG KARENSPERIODE Oppdragsgjevar vil informera alle tilbydarar skriftleg og samtidig om kven som vert tildelt oppdrag. Meldinga vil innehalde ei grunngjeving for valet og oppgje karensperiode fram til kontraktsignering er planlagt. 9 av 9