KONKURRANSEGRUNNLAG KJØP

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG KJØP AV BÆRBAR ULTRALYDMASKIN TIL TYSNES KOMMUNE Tilbodsfrist: NN.NN.2015 kl

2 INNHALD 1. INNLEIING OMFANG DOKUMENT I FØRESPURNADEN PRIS VILKÅR FOR LEVERINGA BETALING OG FAKTURERING INNSENDING AV TILBOD FRIST FOR Å STÅ VED TILBODET TILBODSOPNING KOSTNADER MED Å DELTA I KONKURRANSEN VURDERING KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufråvikelige krav Leverandøren sin organisatoriske og juridiske stilling Leverandøren sin økonomiske og finansielle stilling Leverandøren sin tekniske og faglege kvalifikasjonar VAL AV LEVERANDØR Tildelingskriteria Tildelingskriteriet pris Tildelingskriteriet service, opplæring og leveringstid Opplevd bruker- og pasientvennlighet, ergonomi og funksjonalitet Forhandlingar og demonstrasjon/utprøving av utstyr Evaluering av tildelingskriteria SPØRSMÅL OFFENTLEGHEIT ATTERHALD TILBOD MEDDELING OM VAL AV LEVERANDØR KONTRAKT av 9

3 1. INNLEIING FØRESPURNAD BÆRBAR ULTRALYDMASKIN KONKURRANSEGRUNNLAG Tysens kommune i dette dokumentet kalla KUNDEN, har som mål å kjøp inn berbart ultralydmaskin til Tysnes kommunale legekontor. Kontaktperson Helge Drange E-post helge.drange@tysnes.kommune.no Fax Alle henvendingar skal kun rettast til oppgjeve kontaktperson og skal vera skriftleg. Dette er ein frivillig utlysing på der innkjøpet vil vera under terskelverdien for nasjonal utlysning. Innkjøpsprosedyren er konkurranse med forhandlingar (ein trinns prosedyre) med tilvising til lov om offentlige anskaffelsar (LOA) av 16. juli 1999, og del 1 i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) fastsett ved kgl.res. 7. april og seinare endringar. 2. OMFANG Tilbodet skal omfatta levering av utstyr, installasjon, opplæring, brukarstøtte/service og vedlikehald. Kunden har intensjon om å inngå kontrakt med ein leverandør. Tilbydar må kunna levera tilbod på heile tenesta i samsvar med vedlegg B kravspesifikasjon. Med utgangspunkt i kunngjering i Doffinbasen, og dette dokumentet, vert De med dette invitert til å gje tilbod.. Tilbydarane må gjera merksam om eventuelle atterhald i tilbodet på særskilt ark, vedlegg F. Atterhald som ikkje kan kostnadsreknast, kan føra til at tilbodet vert avvist. Service- og vedlikeholdsavtale Opsjon om service- og vedlikehaldskontrakt vil verta vurdert inngått ved kontraktsinngåing, alternativt etter utløp av garantitida. Ein kontrakt vil verta inngått med opsjon om forlenging av service- og vedlikehaldsavtalen gjennom utstyret si levetid. 3. DOKUMENT I FØRESPURNADEN I tillegg til dette dokumentet byggjer førespurnaden på følgjande dokument: Vedlegg A: Kontraktsforslag enkeltkjøp Vedlegg B: Kravspesifikasjon Vedlegg C: Tilbodsskjema Vedlegg E: Miljøskjema Vedlegg F: Skjema for atterhald i tilbodet/for forhold unnateke offentlegheit Vedlegg G: Krav til leverandørar til kommunen 3 av 9

4 4. PRIS VILKÅR FOR LEVERINGA Pris skal oppgjevast i samsvar med vedlegg C tilbodskjema. Evt. atterhald må spesifiserast på eige ark, vedlegg F og takast med i tilbodsbrevet. Prisane skal vera kalkulert i norske kroner eks. meirverdiavgift, inklusiv alle relevante kostnader/avgifter/frakt inkl. alle ev. resisekostnader/timar i samband med levering. Pris skal også vera inkl. montering, fjerning av emballasje og opplæring. Tilbydar skal gje tilbod på vedlikehald/service av ultralydapparatet i samsvar med pkt. 2. Tilbyder er ansvarleg for at tilbudte produkt oppfyller alle offentligrettslege krav som gjeld det formålet produktet skal brukast til. Prisane skal vera faste i 12 månadar. Prisar på evt. utstyr/tenester som er ein del av leveransen, kan deretter justerast for 12 mnd. om gongen. Ved prisjustering skal Statistisk sentralbyrå sin konsumprisindeks leggjast til grunn. Alle prisendringar skal godkjennast av kunden før dei vert sett i verk. Varene skal leverast DDP (INCOTERMS 2010) fritt levert varemottakar. Postar som ikkje er prisa i vedlegg C, vert sett på som kalkulert inn i andre postar. 5. BETALING OG FAKTURERING Betaling og fakturering skal vera i samsvar med pkt. 5 i framlegg til kontrakt. Faktura skal sendast elektronisk på EHF-format. Ev. kostnader med dette må tilbydar dekka. 6. INNSENDING AV TILBOD Tilbodet skal sendast inn i papirformat i eit eksemplar med kopi på elektronisk medium, CD eller minnepinn. Dersom det er avvik mellom desse, er det papirversjonen som er gjeldande. Det er ikkje høve til å oversenda tilbod på e-post eller telefaks. Sjå krav til tilbod pkt. 12 nedanfor. Dykkar tilbod, inkludert alle opplysningar og vedlegg som er kravt i denne førespurnaden skal utarbeidast på norsk og sendast til: Tysnes kommune v/helge Drange Rådhuset Uggdalsvegen Uggdal slik at det er oss i hende innan kl Konvolutten skal merkast tydeleg: TILBOD BÆRBAR ULTRALYDMASKIN Som ein del av tilbodet skal følgja eit signert og forpliktande tilbodsbrev. Tilbodet skal vera komplett. 4 av 9

5 6.1 Frist for å stå ved tilbodet Tilbodet skal vera gyldig i 90 dagar frå tilbodsfrist. 6.2 Tilbodsopning Tilboda vert registrerte og påført tidspunktet dei vert mottekne av oppdragsgjevaren. To representantar frå oppdragsgjevaren vil opne tilboda i fellesskap. Det vil ikkje vere offentleg tilbodsopning. 7. KOSTNADER MED Å DELTA I KONKURRANSEN Einkvar kostnad som tilbydar pådreg seg i samband med konkurransen må dekkast av tilbydar. Det same gjeld kostnader som er pådregne ved demonstrasjonar, testar eller liknande. 8. VURDERING Tilbodsformen er konkurranse med forhandlingar i samsvar med «Lov om offentlige anskaffelser» og «Forskrift om offentlige anskaffelser». Dei beste tilboda i samsvar med pkt nedanfor, vil verta invitert til forhandlingar med utprøving/demonstrasjon av tilbudt utstyr. Ein gjer merksam på at tilbod som ikkje er i samsvar med vilkåra i denne innbydinga kan verta forkasta. Tilbod som kjem inn etter tilbodsfristen, vil verta avvist og returnert uopna. Det vert teke atterhald om å: avlysa konkurransen med straksverknad dersom det ligg føre sakleg grunn. forkasta alle tilbod dersom resultatet av konkurransen gir sakleg grunn for det Eventuelt forkasta tilbod blir ikkje returnert. 8.1 Kvalifikasjonskrav Ved vurderinga vil det verta lagt vekt på at tilbydaren har det faglege, tekniske og økonomiske grunnlaget som er nødvendig for å kunna oppfylla pliktene i kontrakten. Ved vurdering av om tilbydar er eigna vil følgjande kriterium bli lagt vekt på: Obligatoriske og ufråvikelige krav Krav Leverandøren og ev. underleverandør skal ha ordna forhold m.o.t. innbetaling av skatt og meirverdiavgift. Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt skjema RF-1244 som ikkje er eldre enn 6 månader frå tilbodsfrist. Skatteattest for meirverdiavgift skjema RF-1244 som ikkje er eldre enn 6 månader frå tilbodsfrist. Utanlandske leverandørar skal leggja fram attestar frå tilsvarande myndigheiter som dei norske. 5 av 9

6 8.1.2 Leverandøren sin organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren og ev. underleverandør skal vera eit lovleg etablert føretak og tilfredsstilla krav om registrering Dokumentasjonskrav Norske selskap: Firmaattest Utanlandske selskap: Godtgjering på at selskapet er registrert i bransjeregister eller føretaksregister som heimla i lovgivinga i det landet der leverandøren er etablert Leverandøren sin økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføra oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Årsrekneskap (siste 2 år) med notar inkl. og revisorerklæring Leverandøren sin tekniske og faglege kvalifikasjonar Krav Dokumentasjonskrav - Leverandøren skal ha brei erfaring frå tilsvarande leveransar. Leverandøren skal legge ved ei liste over dei viktigaste relevante og tilsvarande leveransane i Norge dei siste 3 åra. Lista skal innehalda namn på kjøpar, årstal for salet og kontaktperson hos kjøpar. Leverandøren skal ha gjennomføringsevne og kapasitet. Gjer greie for dei ressursar som leverandøren disponerar over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. (installasjon/opplæring/ vedlikehald/sevice) CV på aktuelle personar bør leggjast ved Tilbydarar som ikkje tilfredsstiller ovannemnte kvalifikasjonskrav kan verta avvist. KUNDEN tek atterhald om rett til å søkja ytterlegare opplysningar om det som er nemnt ovanfor dersom dette er nødvendig i samsvar med 12-3 i FOA. 8.2 Val av leverandør Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbodet, der ein tek omsyn til følgjande kriterium Tildelingskriteria 1 Totalkostnad inkl levetids- og driftskostnader 2 Service, opplæring og garanti/leveringstid 3 Opplevd bruker- og pasientvennlighet, ergonomi og funksjonalitet 50 (+- 5 %) Prisskjema 10 (+- 5 %) Svarskjema 40 (+- 5 %) Svarskjema Tildelingskriteriet pris Pris skal oppgjevast i samsvar med tilbodsskjema, vedlegg C. 6 av 9

7 8.2.3 Tildelingskriteriet service, opplæring og garanti/leveringstid Tilbydar skal skildra service, opplæring og leveringstid i tilbodsbrevet i eit eige avsnitt, ev. eige vedlegg, for kvart av punkta: Sevice, brukerstøtte, vedlikehald, oppgradering av programvare Opplæring Leveringstid Garanti Opplevd bruker- og pasientvennlighet, ergonomi og funksjonalitet Tilbydar skal skildra dette i tilbodsbrevet i eit eige avsnitt, ev. eige vedlegg, for kvart av punkta. Dette pkt. vil også verta evaluert på bakgrunn av forhandlingar og demonstrasjon av tilbudt utstyr Forhandlingar og demonstrasjon/utprøving av utstyr KUNDEN vil invitera min 2 maks 5 tilbydarar til forhandlingar, forutsatt at dei gjennom sitt tilbod dokumenterer at dei er kvalifisert til å delta i samsvar med pkt 8.1 ovanfor, og at dei har ein reell sjanse til å få tildelt kontrakt ut frå tildelingskriteria i pkt og då særleg nr. 1 og 2. Tysnes kommune har ikkje hatt ultralydapparat før og har liten erfaring med bruk av dette utstyret og ønskjer dermed ein demonstrasjon og ev. ein utprøving av utstyret som vert tilbudt. Dette utstyret skal kunna leverast kostnadsfritt til disposisjon i løpet av kort tid. Tidspunkt for ev. utprøving vert avtalt i samband med innkalling til forhandlingar. Forhandlingane skal føregå på Tysnes og det kan forhandlast om alle punkt i tilbodet som for eksempel endringar eller suppleringar av alle sider ved tilboda så som forretningsmessige vilkår, pris, kvalitet og omfang. Utspel frå KUNDEN i forhandlingane skal ikkje sjåast på som avslag på det opprinnelege tilbodet, slik at samtlege tilbydarar er bunde av sine tilbod i heile vedståelsesfristen Evaluering av tildelingskriteria Lavaste tilbodssum i vedlegg C får 10,0 poeng. Dei øvrige tilboda får poeng i forhold til tilbodssumen etter lineær metode. (Prosentmessig frå lågaste totale tilbodssum) Evaluering av dei kvalitative tildelingskriteria vert gjort skjønsmessig der det beste tilbodet innanfor kriteriet vert gjeve karakteren 10. Dei øvrige tilboda vil få karakter skjønsmessig vurdert lågare enn 10, slik at det gjenspeglar oppdragsgjevar si vurdering av tilbydar sine relative eigenskapar i forhold til det beste tilbodet innanfor ein skala frå Til slutt vert poenga/karakterane ganga med kriteriets vekting (ref. pkt ) som gjev totalpoeng for tildelingskriteria til tilbydar. Ein kan maks. få 1000 poeng. Poengsetjinga vert gjeven med ein desimal. 7 av 9

8 9. SPØRSMÅL Det vert ikkje akseptert at det føregår kommunikasjon mellom aktuell tilbydar/tilbydar sine tilsette og KUNDEN sine tilsette på annan måte enn det som er skreve i pkt. 1 i ovanfor og i samsvar med FOA. Ev. slik kommunikasjon kan medføra at KUNDEN avlyser konkurransen eller avviser aktuell tilbydar om det vert gjort forsøk på dette. Vi tek atterhald om å ettersenda tilleggsopplysningar til konkurransegrunnlaget inntil 5 dagar før innleveringsfrist. Eventuelle spørsmål i samband med denne innbydinga, må vera oss i hende 10 dagar før anbodsfrist og kan rettast til: Helge Drange, Tysnes Kommune e-post: helge.drange@tysnes.kommune.no Eventuell presisering/endringar som vert utarbeidd og som har konsekvens for konkurransen, vil verta sendt via Doffin.no til alle som har meldt seg på tilbodskonkurransen. 10. OFFENTLEGHEIT Ålmenta har rett til innsyn i tilbod og protokoll etter at val av leverandør er gjort, jmfr. lov av 19. mai 2006 nr 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd. (Offentleglova 23 tredje ledd). Oppdragsgjevar er pålagt å følgje prinsippet om meirinnsyn, jmfr. offentleglova 11. Tilbydar må derfor opplyse om tilbodet inneheld opplysningar som tilbydar meiner er underlagt teieplikt etter forskrift for offentlege anskaffelsar 3-6, eller som av andre grunnar skal vere unnateke for offentleg innsyn. Det må gå klart fram kva for opplysningar dette gjeld, med referanse til kvar dei aktuelle opplysningane er i tilbodet. Kunden gjer merksam på at informasjon frå tilbydar vert teke omsyn til så langt som mogeleg, men at oppdragsgjevar har plikt til å gjera ei sjølvstendig vurdering av eventuelle innsynskrav. Vedlegg E skal nyttast. 11. ATTERHALD Dersom tilbydar tar atterhald mot deler av konkurransegrunnlaget/kravspesifikasjonen/kontrakt eller andre konkurransedokument, skal dette klart fremgå av vedlegg E. Ev. atterhald skal spesifiserast med kva konsekvens dette har for yting, pris eller andre forhold. Vesentlege atterhald og atterhald som kan medføra tvil om korleis tilbodet skal vurderast i forhold til dei øvrige tilboda, vil/kan føra til at tilbodet vert avvist, jfr. FOA 11-10/FOA TILBOD Eit komplett tilbod skal bestå av: (Tilbodsdel): Tilbodsbrev signert Vedlegg B utfylt Vedlegg C utfylt prisliste Vedlegg F evt. utfylt skjema for atterhald/opplysningar unnateke offentlegheit Vedlegg E utfylt miljøskjema 8 av 9

9 (Kvalifisering i samsvar med pkt. 8.1 ovanfor) Skatteattest/MVA attest Firmaattest (Noreg), eller tilsvarande frå det land tilbydar er etablert Dokumentasjon over økonomisk status, årsrekneskap m/styret sin beretning og revisjonsrapport for dei siste 2 åra Oversikt over tidlegare relevante leveringar dei 3 siste åra Oversikt over dei ressursar som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget m/cv på aktuelle ressursar. Ein gjer tilbydar spesielt merksam på at manglande innlevering av dokument kan føra til avvising av tilbodet. 13. MEDDELING OM VAL AV LEVERANDØR KUNDEN informerer alle tilbydarane skriftleg og samstundes om kven oppdragsgjevaren har intensjon om å tildela kontrakt til så snart evalueringa av tilbydarane er gjort. Meddelinga vil innehalde ei grunngjeving for evalueringa. 14. KONTRAKT Ein kontrakt vil bestå av følgjande dokument: Kontraktsvilkår Konkurransegrunnlaget m/vedlegg Leverandøren sine tilbodsdokument 9 av 9