KONKURRANSEGRUNNLAG. Open anbodskonkurranse FOA del I og del III LEASING AV MULTI-/KOPIMASKINER TIL KVAM HERAD. Tilbodsfrist: kl.

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Open anbodskonkurranse FOA del I og del III LEASING AV MULTI-/KOPIMASKINER TIL KVAM HERAD Tilbodsfrist: kl. 15:00 Avtaleperiode: (opsjon år)

2 Innhald 1 Oppdraget Om oppdragsgjevar Kontaktperson hjå oppdragsgjevaren Konkurransegrunnlaget sine dokument Om anskaffinga Kontrakttype og opsjon Oppdragets omfang E-handel og elektronisk faktura på EHF-format Konkurransegjennomføring Kunngjering Regelverk og innkjøpsprosedyre Framdriftsplan Tilbodssynfaring/tilbodskonferanse Språk Kommunikasjon Tilbydaren sine deltakingskostnadar Spørsmål til konkurransegrunnlaget Rettingar, endring og/eller supplering av konkurransegrunnlaget Alternative tilbod Deltilbod Atterhald og avvik Tilbakekalling av tilbod Retur av tilbod Konfidensialitet og innsyn Konfidensialitet Innsyn Krav til tilbodet Tilbodsfrist Leveringsmåte og leveringsadresse Formkrav og struktur Generelt Formkrav Innhald og struktur Kvalifikasjonskrav Bruk av underleverandørar/samarbeidspartnarar Obligatoriske krav Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav til økonomisk og finansiell stilling Side 2 av 18

3 Feiing og tilsyn i Kvam herad 7.5 Leverandørens tekniske- og faglege kvalifikasjonar Andre kvalifikasjonskrav Tildelingskriterium og evaluering Tildelingskriterium Evalueringsmetodikk Pris Service og oppfølging Miljø Opning, evaluering og avslutning av konkurransen Opning av tilbod Avvising av tilbod Avlysing av konkurranse Melding om val av leverandør Klage Side 3 av 18

4 1 Oppdraget 1.1 Om oppdragsgjevar Oppdragsgjevar for denne konkurransen er Kvam herad. For nærare informasjon om oppdragsgjevar, sjå Kontaktperson hjå oppdragsgjevaren Oppdragsgjevaren sin kontaktperson for denne anskaffinga: Namn: Stilling: E-post: Hans Christian Berstad Leiar IT, Kvam herad Telefon: Kontor: Side 4 av 18

5 2 Konkurransegrunnlaget sine dokument Konkurransegrunnlaget består av følgjande dokument: Vedlegg Innhald Konkurransegrunnlag (dette dokumentet) Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Vedlegg 7 Vedlegg 8 Vedlegg 9 Vedlegg 10 Kontraktvilkår rammeavtale Kravspesifikasjon multi-/kopimaskiner Kravspesifikasjon - tilbodsskjema Tilbydar sine atterhald Eigenerklæring løns- og arbeidsvilkår HMS-eigenerklæring Teiepliktige opplysningar Samhandlingsavtale Tilbodsbrev Oversikt multi-/kopimaskiner i Kvam herad Side 5 av 18

6 3 Om anskaffinga 3.1 Kontrakttype og opsjon Intensjonen med denne konkurransen er å inngå rammeavtale med éin leverandør, der tilbydar skal levere tilbod for avtalen sitt totale omfang. Kontraktperioden er 2 år med einsidig opsjon for Kvam herad med år, totalt 4 år. Kommunen skal ha ein rett, men ikkje plikt, til å nytte opsjon. Opsjon vert automatisk løyst ut ved avtaledato. Dersom opsjon ikkje skal løysast ut, skal oppdragsgjevar melde dette skriftleg til leverandørens kontaktperson minimum 3 månader før avtaledato. 3.2 Oppdragets omfang Anbodskonkurransen omfattar levering av multi- og kopimaskiner, i form av leasingavtalar, samt serviceavtale på objekta. Avtalen har eit stipulert volum på 36 maskinar i perioden. Sjå vedlegg 10 Oversikt multi-/kopimaskiner i Kvam herad for noverande volum av maskiner i kommunen. Stipulert årsvolum går fram av vedlegget, og me gjer merksam på at dette er erfaringstal og skal ikkje vera bindande for heradet. Innføring av SvarUT i kommunen vil redusere behovet for utskrifter, men det er vanskelege å føresei i kor stor grad. Maskintypar er delt i 4 segment, ref. vedlegg 3 Kravspesifikasjon - tilbodsskjema. Avtalen gjeld for nye maskiner. Det vil sei at eksisterande avtalar går til utløpsdato eller eventuelt oppseiing. Dette medfører ei suksessiv utskifting av maskiner i avtaleperioden etter tinging frå heradet. 3.3 E-handel og elektronisk faktura på EHF-format Kommunen er tilknytt den offentlege e-handelsplattforma (IBX) og har innført elektronisk handel som eit verktøy for å effektivisera og rasjonalisera innkjøpsprosessen. Leverandøren må i denne leasingavtalen inngå avtale med operatøren av IBX, på eigen kostnad, og ha tilgjengeleggjort sine elektroniske katalogar i samsvar med «Avtale om elektronisk samhandling» ved bruk av e- handelsplattforma. Samhandlingsavtalen, vedlegg 8, skal underteiknast ved inngåing av avtalen. Den elektroniske varekatalogen skal vera hovudkatalogen og skal oppdaterast ved endringar i pris eller produktsortiment. Alle endringar skal godkjennast av avtaleeigar. Det kan ikkje takast atterhald om bruk av e-handelsplattforma, då dette vert sett som eit vesentleg avvik jfr. kvalifikasjonskrava i punkt 7.6 Andre kvalifikasjonskrav. Leverandør vil bli pålagt å utsteda elektronisk faktura på EHF-format og er definert som eit kvalifikasjonskrav i punkt 7.6 Andre kvalifikasjonskrav. Side 6 av 18

7 4 Konkurransegjennomføring 4.1 Kunngjering Anbodet er sendt for kunngjering i DOFFIN-databasen ( og TED ( på dato oppgitt under pkt Regelverk og innkjøpsprosedyre Innkjøpet vert gjort i samsvar med gjeldande lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Innkjøpet vert gjennomført som ein open anbodskonkurranse, jf. FOA 14-1(1). Denne prosedyren gjev alle interesserte tilbydarar høve til å levera tilbod. Dei enkelte tilbydarane vert oppmoda om å gjera seg kjent med rammevilkåra for offentlege innkjøp. Informasjon om regelverket er å finna på Lovdata, sjå Framdriftsplan Oppdragsgjevaren har lagt opp til følgjande tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjering i Doffin/TED Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget kl. 15:00 Tilbodsfrist kl. 15:00 Tilbodsopning kl. 10:00 Tilbodsevaluering Veke 13 Melding om tildeling Veke 13 Karensperiode utløp 10 dagar etter tildeling Signering kontrakt Veke 14 Vedståingsfrist, rekna frå tilbodsfrist 30 dagar Det vert gjort merksam på at framdrift etter tilbodsfristen er tentativ og endringar kan gjerast. Side 7 av 18

8 4.4 Tilbodssynfaring/tilbodskonferanse Det vil ikkje bli halde tilbodssynfaring/tilbodskonferanse. 4.5 Språk Alle dokument og all kommunikasjon som omhandlar denne konkurransen skal vera/gå føre seg på norsk. Det vert gjort merksam på at det same kravet også vil gjelda i gjennomføringa av kontrakten. 4.6 Kommunikasjon Kommunikasjon skal gå føre seg pr. e-post til oppdragsgjevaren sin kontaktperson som oppgitt i pkt. 1.2, på språk i samsvar til språkkrava i pkt Ingen andre personer enn oppdragsgjevar sin kontaktperson har myndigheit til å svara på vegne av oppdragsgjevaren i samband med denne konkurransen. 4.7 Tilbydaren sine deltakingskostnadar Kostnadar som tilbydaren pådreg seg i samband med utarbeiding, levering, og oppfølging vil ikkje bli refundert. Deltaking vil ikkje på nokon måte forplikta oppdragsgjevaren til å inngå kontrakt med leverandør, eller involvere oppdragsgjevaren i økonomiske forpliktingar. 4.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål tilbydarane måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremjast innan fristen oppgitt i pkt Spørsmål skal sendast skriftleg pr. e-post til oppdragsgjevaren sin kontaktperson, jf. pkt Alle spørsmål vil bli svart på i anonymisert form og gjort tilgjengeleg for alle som har registrert interesse for konkurransen i Doffin/TED i god tid før utløpet av tilbodsfristen. 4.9 Rettingar, endring og/eller supplering av konkurransegrunnlaget Innan utløpet av tilbodsfristen har oppdragsgjevaren rett til å gjera rettingar, suppleringar og/eller endringar i konkurransegrunnlaget som ikkje er vesentlege. Rettingar, suppleringar eller endringar vil bli gjort tilgjengeleg for alle som har registrert interesse for konkurransen i Doffin/TED. Dersom oppdragsgjevaren vurderer at det er naudsynt med utvida tilbodsfrist grunna rettingar, endringar og/eller suppleringar vil dette bli kommunisert til alle som har registrert interesse for konkurransen i Doffin/TED. Side 8 av 18

9 4.10 Alternative tilbod Det vil ikkje opnast for levering av alternative tilbod i konkurransen Deltilbod Tilbydarar kan ikkje levera tilbod som berre omfattar delar av omfanget av kontrakten Atterhald og avvik Tilbod som inneheld vesentlege atterhald til eller avvik frå konkurransegrunnlag og/eller kontrakt vil bli avvist. Atterhald og avvik skal opplysast presist og eintydig slik at oppdragsgjevaren kan evaluera tilbodet utan å ta kontakt med tilbydaren. Atterhald og avvik skal på ein klår og presis måte referera til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget og/eller kontrakt. Mal for opplysningar om atterhald og avvik er tatt inn i vedlegg 4 - Tilbydar sine atterhald Tilbakekalling av tilbod Tilbod kan tilbakekallast eller endrast inntil utløpet av tilbodsfristen. Tilbakekalling skal skje skriftleg. Endring av tilbodet er å rekna som eit nytt tilbod Retur av tilbod Oppdragsgjevaren returnerer ikkje innsendte tilbod. Side 9 av 18

10 5 Konfidensialitet og innsyn 5.1 Konfidensialitet All informasjon som partane blir kjent med i samband med konkurransen og gjennomføringa av kontrakten skal behandlast konfidensielt, og ikkje gjerast tilgjengeleg for utanforståande utan etter samtykke frå den andre parten. Teieplikta er likevel ikkje meir omfattande enn det som følgjer av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarande sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, sjå pkt. 5.2 Innsyn nedanfor. Eige skjema for teiepliktige opplysningar i vedlegg Innsyn Inntil val av leverandør er gjort kan det nektast innsyn i tilbod og innkjøpsprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at val av leverandør er gjort er tilbod og protokollar som utgangspunkt opne for innsyn. Det er likevel gjort nokre unntak frå innsynsretten i offentleglova. Av desse unntaka er unntaket for innsyn i opplysningar som er underlagt teieplikt i lov eller i medhald av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbydarane skal levera ei oversikt over kva opplysningar dei meiner er unntatt innsyn, samt signera eigenerklæring på at oppdragsgjevaren er fritatt frå teieplikt i forhold til opplysningar som ikkje er særskilt identifisert som teiepliktige i tilbydaren si opplisting. Ved krav om innsyn skal oppdragsgjevaren gjera ei konkret og sjølvstendig vurdering av kor vidt opplysningane tilbydaren har lista opp er av en slik art at oppdragsgjevaren pliktar å nekta innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgjevaren er pålagt å følgja prinsippet om meirinnsyn, jf. offentleglova 11. Side 10 av 18

11 6 Krav til tilbodet 6.1 Tilbodsfrist Tilbodet skal vera oppdragsgjevaren i hende på adresse oppgitt under pkt. 6.2 seinast innan utløpet av tilbodsfristen. Tilbodsfristen går fram av tabellen under pkt Tilbodsfristen er absolutt. For seint innkomne tilbod vil bli avvist. Tilbydarane ber all risiko for feil eller forseinkingar i sendinga. 6.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbodet kan leverast anten pr. post eller ved hjelp av bod eller ved personlig oppmøte innanfor kontortida (kl. 08:00 15:00) til adresser angitt under. Adresse for levering pr. post: Kvam herad v/hans Christian Berstad Grovagjelet Norheimsund Adresse for levering ved bod eller personlig oppmøte: Kvam herad v/hans Christian Berstad Grovagjelet Norheimsund 6.3 Formkrav og struktur Generelt Tilbodet vil vera eit uttømande grunnlag for evaluering basert på tildelingskriteria. Tilbydaren er sjølv ansvarleg for at alle kvalifikasjonskrav, tildelingskriterium og andre krav i konkurransen vert svart på og dokumentert Formkrav Tilbodet skal leverast skriftleg. E-post er ikkje gyldig leveringsmåte. Tilbodet skal leverast i nøytral, lukka konvolutt som er tydeleg merka med følgjande tekst: Sak 14/1387: tilbod Leasing av multi-/kopimaskiner til Kvam herad Tilbodet skal leverast i følgjande format: Ein original papirversjon innsett i perm. Elektronisk kopi av tilbodet levert på en CD, DVD eller minnepinne. Elektronisk versjon skal leverast i Microsoft Office-kompatibelt format, evt. i PDF-A1-format. Side 11 av 18

12 Ved avvik vil papirversjonen leggjast til grunn Innhald og struktur Tilbodet skal bestå av dei elementa som er oppført i tabellen under, og skal organiserast bak nummererte skiljekort, i angitt rekkefølgje: Dokumentrekkefølgje: Kommentarar: 1. Tilbodsbrev Jf. Vedlegg 9; brevet skal være datert og signert av person med myndighet til å forplikta tilbydaren og skal elles innehalda: Fullt juridisk namn på tilbydaren. Organisasjonsnummer. Tilbydaren si adresse. Tilbydaren sin kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse. Stadfesting på tilbodet sin vedståingsfrist, jf. konkurransegrunnlaget pkt Innhaldsliste 3. Signerte erklæringar, teiepliktskjema og tilbydars atterhald 3.1. Eigenerklæring løns- og arbeidsvilkår Jf. Vedlegg Eigenerklæring HMS Jf. Vedlegg Tilbydar sine atterhaldog avvik Jf. Vedlegg Teiepliktige opplysningar Jf. Vedlegg 7 4. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav 4.1. Dokumentasjon av obligatoriske krav Sjå konkurransegrunnlaget pkt Dokumentasjon av organisatorisk og juridisk stilling 4.3. Dokumentasjon av økonomisk og finansiell stilling 4.4. Dokumentasjon av tekniske og faglege kvalifikasjonar Sjå konkurransegrunnlaget pkt Sjå konkurransegrunnlaget pkt Sjå konkurransegrunnlaget pkt Side 12 av 18

13 4.5. Dokumentasjon ved bruk av underleverandører/samarbeidspartnarar Sjå konkurransegrunnlaget pkt Dokumentasjon til andre krav Sjå konkurransegrunnlaget pkt Dokumentasjon knytt til tildelingskriterium Sjå konkurransegrunnlaget pkt Annan relevant informasjon Side 13 av 18

14 7 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrava er absolutte krav. Manglande oppfylling av kvalifikasjonskrav vil medføra avvising frå konkurransen, jf. FOA 20-(12-14). Tilbodne kvalifikasjonar må oppretthaldast i heile avtaleperioden. 7.1 Bruk av underleverandørar/samarbeidspartnarar Dersom tilbydaren ønskjer å støtta seg på underleverandørar eller samarbeidspartnarar for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling, jf. pkt. 7.4, og/eller krav til tekniske og faglege kvalifikasjonar, jf. pkt. 7.5, skal tilbodet innehalda naudsynt dokumentasjon knytt til underleverandør eller samarbeidspartnar. I slike tilfelle skal kvalifikasjonssøknaden også innehalda ei signert forpliktingserklæring, samarbeidsavtale eller liknande som stadfestar at tilbydaren vil ha rådigheit over de naudsynte ressursane. 7.2 Obligatoriske krav Krav Tilbydaren skal ha ordna forhold med omsyn til betaling av skatt, arbeidsgjevaravgift og meirverdiavgift. Tilbydaren skal oppfylla norske HMS-krav ved utføring av arbeid i Norge. Dokumentasjonskrav Skatteattestar ikkje eldre enn 6 månader rekna frå tilbodsfristen. Med skatteattester vert meint: For norske tilbydarar: Skjema frå skattedirektoratet (RF-1244) for meirverdiavgift utstedt av skattekontoret. Skjema frå skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgjevaravgift utstedt av skatteoppkrevjarkontoret. For utanlandske tilbydarar: Utanlandske tilbydarar må leggja fram tilsvarande attestar frå sine land som viser at dei har ordna skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndigheitene i det aktuelle landet ikkje utstedar slike attestar, skal tilbydaren leggja fram ei erklæring som stadfestar at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringa skal vera godkjent og signert av tilbydaren sin økonomidirektør/økonomiansvarlege. Utfylt og signert HMS-eigenerklæring i samsvar med FOA, skjema i vedlegg 6. Side 14 av 18

15 7.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav Tilbydaren skal vera eit lovleg etablert føretak. Tilbydaren skal for gjennomføring av kontrakten oppfylla vilkåra i forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønnsog arbeidsvilkår. Dokumentasjonskrav Norske tilbydarar: Firmaattest. Utanlandske tilbydarar: Stadfesting på at tilbydaren er registrert i bransjeregister eller føretaksregister i samsvar med lovgjevinga i det landet kor tilbydaren er etablert. Dokumentasjon: Signert eigenerklæring for løns- og arbeidsvilkår, jf. mal i vedlegg Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav Leverandøren skal ha tilstrekkeleg finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Dokumentasjonskrav Siste års rekneskap med revisorgodkjenning. 7.5 Leverandørens tekniske- og faglege kvalifikasjonar Krav Leverandøren skal ha erfaring frå tilsvarande oppdrag. Leverandøren skal ha gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal leggje ved ei liste over dei viktigaste relevante leveransane dei siste 3 år, inkl. referanseperson. Oversikt over bemanning og funksjon som er involvert i leveransen. Side 15 av 18

16 7.6 Andre kvalifikasjonskrav Krav Leverandøren må forplikta seg til å knyta seg til E-handelsløysinga som oppdragsgjevar er ein del av. Utfyllande informasjon i punkt 3.3 E-handel og elektronisk faktura i EHF-format. Leverandøren må kunne utsteda elektronisk faktura på EHF-format. Dokumentasjonskrav Godtatt og underteikna Samhandlingsavtale, vedlegg 8. Dokumentasjon på at tilbydar kan utsteda elektronisk faktura i EHF-format. Side 16 av 18

17 8 Tildelingskriterium og evaluering 8.1 Tildelingskriterium Tilbydar som tilfredsstiller kvalifikasjonskrava, og som leverer det økonomisk mest fordelaktige tilbodet - vurdert ut frå vedlagt prisskjema, vert vald som leverandør i avtalen. Nr. Tildelingskriterium Vekting 1 Pris 50 % 2 Service og oppfølging 40 % 3 Miljø 10 % Sum 100 % 8.2 Evalueringsmetodikk I evalueringa av tilboda vert tilbydars pris, beskriving av service og oppfølging, samt maskinenes miljøprofil nytta for å avgjera kva tilbod som totalt sett er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgjevar. Kriteria vert poengsett frå 0,0 til 10,0, der 10,0 er best. Poenga vert deretter rekna om til score, som tar omsyn til den prosentvise vektinga av tildelingskriteria. Tilbydaren som endar opp med høgast total score, har det beste tilbodet Pris Pris skal gjevast i samsvar med vedlegg 3 Kravspesifikasjon-tilbodsskjema. Prisane skal vera kalkulert i norske kroner eks. mva., men inklusive alle andre relevante kostnadar og avgifter. Total leigepris på tal maskiner med tillegg av stipulert volum for heile perioden, vil danne grunnlag for prisberekning. Tildelingskriteria vert vurdert etter prisane tilbydar gjev i vedlegg 3 Kravspesifikasjon-tilbodsskjema. Prisane vert rekna om til poeng, der lågast pris får 10,0 poeng. 5 % høgare pris gjev 9,5 poeng, osb Service og oppfølging Innanfor kriteriet vil det bli vurdert leveringstid, responstid og kvalitetssikring med avviksbehandling, jfr. vedlegg 2 Kravspesifikasjon og vedlegg 3 Kravspesifikasjon-tilbodsskjema Miljø I evalueringa av kriteriet vil det bli vurdert støy, energiforbruk, leverandøren sin avhending av maskinar og universell utforming, jfr. vedlegg 2 Kravspesifikasjon og vedlegg 3 Kravspesifikasjontilbodsskjema. Side 17 av 18

18 9 Opning, evaluering og avslutning av konkurransen 9.1 Opning av tilbod Det vil ikkje bli arrangert offentleg opning. Opning vert gjort av to eller fleire representantar for oppdragsgjevaren i fellesskap. Det vert ført eigen opningsprotokoll. 9.2 Avvising av tilbod Avvisingsreglane i FOA 20-(12-14) kjem til bruk. Tilbydarane vert oppmoda om å gjera seg kjent med desse. 9.3 Avlysing av konkurranse Oppdragsgjevaren kan avlysa konkurransen ved sakleg grunn, jf. FOA 22-1 (1). Som sakleg grunn vert rekna blant anna bortfall av planlagt finansiering, manglande godkjenning frå politisk hald og manglande konkurranse. 9.4 Melding om val av leverandør Etter at val av leverandør(ar) er gjort vil alle tilbydarane informerast skriftleg om dette. Meldinga vil innehalda namn på kven som er tildelt kontrakt samt ei grunngjeving for valet, jf. FOA Meldinga vil også angje tidspunkt for utløp av karensperioden. 9.5 Klage Tilbydarar kan klaga på val av leverandør. Dersom oppdragsgjevaren finn at tildelingsavgjerda ikkje er i samsvar med tildelingskriteria kan tildelingsavgjerda annullerast fram til kontrakt er signert. Side 18 av 18