SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE INNKJØPSFORUM FØRESPURNAD MIDDAGSPRODUKSJON KVINNHERD KOMMUNE INNHALD 1. INNLEIING SIDE 2 2.

Transkript

1 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE INNKJØPSFORUM FØRESPURNAD MIDDAGSPRODUKSJON KVINNHERD KOMMUNE INNHALD 1. INNLEIING SIDE 2 2. OMFANG SIDE 2 3. DOKUMENTOVERSYN SIDE 2 4. PRIS- OG LEVERINGSVILKÅR SIDE 2 5. BETALINGS- OG FAKTURERINGSVILKÅR SIDE 3 6. TILBODSFRIST SIDE 3 7. KOSTNADER VED DELTAKING SIDE 3 8. VURDERING SIDE KVALIFIKASJONSKRITERIA SIDE 4/5 8.2 TILDELINGSKRITERIA SIDE 5 9. SPØRSMÅL SIDE OFFENTLEGHEIT SIDE KONTRAKT SIDE 6 1

2 FØRESPURNAD.. KONKURRANSEGRUNNLAG 1. INNLEIING Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum på vegne av Kvinnherad kommune, i dette dokumentet kalla KUNDEN, har som mål å inngå avtale på levering av middag til institusjonar og heimebuande i kommuen. Innkjøpsprosedyren er open anbudskonkurranse med tilvising til lov av offentlege anskaffelsar og Forskrift om offentlige anskaffelser fastsett ved kgl.res. 7, april 2006, og seinare endringar. Det vert anbefalt at tilbydar gjer seg kjent med dette regelverket. Kvinnherad kommune vil sjølv delta i konkurransen med interntilbud. Dersom kommunen ikkje vinn tilbodet, kan det væra aktuellt å leige ut kjøkkenareal. Teikning over areal og leigevilkår ligg vedlagt som informasjon, men er ikkje ein del av anbodsdokumenta, og vil evt. bli inngått som separat avtale. 2. OMFANG Med utgangspunkt i kunngjering i Doffinbasen, Ted-basen, og dette dokumentet, vert De med dette invitert til å gje tilbod på levering av middagsproduksjon til kunden. Volum går fram av prisskjema, men kan endrast ut frå endringar i dei kommunale økonomiske rammevilkåra og politiske vedtak. Volum av levering av middag til heimebuande er styrt av den enkelte brukar, og kommunen kan såleis ikkje garantera for at dette volumet vert oppretthalde. P.t vert det levert 440 middagar til heimebuande pr. veke. Totalt volum er estimert til ca middagsporsjonar pr. år. Oppdragsgjevar tek atterhald om endring i volum i løpet av avtaleperioden. Leveringsadresser: Halsnøytunet, Sæbøvikv. 90, 5454 Sæbøvik Husnestunet, Stølshaugsv. 5, 5460 Husnes Rosendalstunet, Nesvegen 51, 5470 Rosendal Opsjon: Ølve alderspensjonat, Ølvesv. 485, 5637 Ølve (dersom det blir leveranse til Ølve vil denne kunna leverast til Rosendalstunet saman med den middagen som skal dertil) Kontraktsperioden er i utgangspunktet 4 år med 2 siste år som einsidig opsjon for kunden med eit + eit år. Opsjon trer automatisk i kraft dersom leverandør ikkje er varsla 3. Mnd før opsjonstida tek til. Det er ikkje høve til å gje tilbod på deler av oppdraget. Planlagt oppstartsdato er , men kan verta endra. 3. DOKUMENT I FØRESPURNADEN I tillegg til dette dokumentet byggjer konkurransegrunnlaget på følgjande dokument: Vedlegg A: Framlegg til rammeavtale/kontraktsvilkår 2 av 7

3 Vedlegg B: Dietkodar Vedlegg C: Krav til leverandørane til kommunen Vedlegg C1: Samhandlingsavtale Skjema for utfylling: Vedlegg D: Anbudsskjema Vedlegg D1: Kravspek Vedlegg E: HMS eigenerklæring Vedlegg F: Skjema for atterhald Vedlegg G: Skjema for unntak av opplysningar frå offentlegheit Vedlegg H: Menyforslag Oppdragsgjevar vil nytta Doffinbasen for å administrera konkurransen, f.eks ved utsending av tilleggsinformasjon. Alle henvendingar vedk. anbudskonkurransen skal gå skriftleg til oppgjeven kontaktperson. Kontaktperson: Odd Magne Agdestein e-post: 4. PRIS VILKÅR FOR LEVERINGA Pris skal oppgjevast i samsvar med vedlegg D anbudsskjema. Evt. atterhald må spesifiserast på eige ark og takast med i tilbodsskriv. Prisane skal vera kalkulert i norske kroner eks. meirverdiavgift, inklusiv alle relevante kostnader/avgifter. 5. BETALING OG FAKTURERING Betaling og fakturering skal vera i samsvar med pkt. 6 i framlegg til rammeavtale. 6. INNSENDING AV TILBOD Prisskjema i utfylt stand skal sendast inn som anbudsdokument saman med øvrige dokument i to eksemplar. I tillegg skal det leverast kopi av tilbodet på elektronisk medium, CD eller minnepinn. Dersom det er avvik mellom papirversjon og elektronisk versjon, er det papirversjonen som er gjeldande. Vi anbefalar at papirversjonen vert sett inn i ringperm eller liknande. Atterhald skal spesifiserast på eige ark. Det er ikkje høve til å ta atterhald som er vesentlege. Vesentlege atterhald kan medføra at tilbodet vert avvist. Dykkar tilbod, inkludert alle opplysningar og vedlegg som er kravt i dette konkurransegrunnlaget skal utarbeidast på norsk og sendast i 2 -to- eksemplar med tillegg til CD/minnepinn til: Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum V/Odd Magne Agdestein Stord kommune Postboks Stord Leveringsadresse, Rådhuset Borggt.2, 5400 Stord slik at det er i hende innan 23 august 2013 kl av 7

4 Konvolutten skal merkast tydeleg: Tilbod middagsproduksjon. Det er ikkje høve til å oversenda tilbod på elektronisk post eller telefaks. Heile tilbodet skal leverast på papir. Som ein del av tilbodet skal følgja eit signert og forpliktande tilbodsbrev. Tilbodet skal vera komplett. Postar som ikkje er prisa, blir sett på som kalkulert inn i andre postar. 6.1 Frist for å stå ved tilbodet Tilbodet skal vera gyldig i 4 mnd frå tilbodsfrist. 6.2 Tilbodsopning Det vil ikkje bli føreteke offentleg opning av dei tilboda som er komne inn. 7. KOSTNADER MED Å DELTA I KONKURRANSEN Einkvar kostnad som tilbydar pådreg seg i samband med konkurransen må dekkast av tilbydar. Det same gjeld kostnader som er pådregne ved demonstrasjonar, testar eller liknande. 7.1 Kommunen/kommunane er tilknytt den offentlege e-handelsplattforma (EHP), og har innført elektronisk handel som eit verktøy for å effektivisera og rasjonalisera innkjøpsprosessen. Leverandøren må på denne avtalen inngå avtale med operatøren av EHP ehandel.no, og ha tilgjengeleggjort sine elektroniske katalogar i samsvar med avtale om elektronisk samhandling ved bruk av Ehandelsplattforma Ehandel.no. Samhandlingsavtalen skal underskrivast ved inngåing av avtalen. (Sjå vedlegg) Den elektroniske varekatalogen skal vera hovudkatalogen og skal oppdaterast ved endringar i pris eller produktsortiment. Alle endringar skal godkjennast av avtaleeigar. Det kan ikkje takast atterhald om bruk av Ehandelsplattforma, då dette vert sett som eit vesentleg avvik. Leverandør må dekka sine kostnader med deltaking. Leverandør vil bli pålagt å utsteda elektronisk faktura til kunden på EHF-format via vårt aksesspunkt. 8. VURDERING Tilbodsforma er open anbudskonkurranse i samsvar med «Lov om offentlige anskaffelser» og «Forskrift om offentlige anskaffelser». Det er derfor ikkje høve til å forhandla om tilboda eller føreta endringar etter anbudsfrist. Oppdragsgjevar har høve til å retta openbare feil når det ikkje er tvil om korleis dette skal rettast, og føreta avklaring ved. evt. uklare forhold i tilbodet. Ein gjer merksam på at tilbod som ikkje er i samsvar med vilkåra i denne innbydinga vil bli avvist. Tilbod som kjem inn etter at tilbodsfristen er ute vil bli avvist og returnert uopna. Ved vurdering av dei ulike tildelingskriteria vert det nytta ein skala frå 0 10 med 10 som beste karakter. Denne karakteren vert så multiplisert med vekting. Det vert teke atterhald om å: avlysa konkurransen med straksverknad dersom det ligg føre sakleg grunn. avvisa alle tilbod dersom resultatet av konkurransen gir sakleg grunn for det. 4 av 7

5 Eventuelt avviste tilbod blir ikkje returnert. 8.1 Kvalifikasjonskrav Ved vurderinga vil det bli sett krav til at tilbydaren har det faglege, tekniske og økonomiske grunnlaget som er nødvendig for å kunna oppfylla pliktene i kontrakten. Manglande oppfylling av kvalifikasjonskrava vil medføra avvising av leverandør Obligatoriske og ufråvikelige krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren og ev. Skatteattest for skatt skjema RF-1244 som ikkje er eldre enn 6 månader underleverandør skal frå tilbodsfrist. ha ordna forhold m.o.t. Skatteattest for meirverdiavgift skjema RF-1244 som ikkje er eldre enn innbetaling av skatt og 6 månader frå tilbodsfrist. meirverdiavgift. Utanlandske leverandørar skal leggja fram attestar frå tilsvarande Leverandøren og ev. underleverandør skal ha eit fungerande HMS- system. Leverandøren og ev. underleverandør skal vera eit lovleg etablert føretak og tilfredsstilla krav om registrering myndigheiter som dei norske. HMS-eigenerklæring, jf. forskrift Norske selskap: Firmaattest, ikkje eldre enn 6 mnd. Utanlandske selskap: Godtgjering på at selskapet er registrert i bransjeregister eller føretaksregister som heimla i lovgivinga i det landet der leverandøren er etablert 8.12 Leverandøren sin økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Årsrekneskap med notar inkl. og revisorerklæring 2 siste år.. økonomisk kapasitet til å gjennomføra oppdraget/kontrakten 8.14 Tekniske og faglege kvalifikasjonar Krav - Dokumentasjonskrav - Leverandøren skal ha brei erfaring frå tilsvarande oppdrag. Leverandøren skal legge ved ei liste over dei viktigaste relevante leveransane dei siste 3 åra.) Gjennomføringsevne Oversikt over bemanning og kapasitet Tilbydarar som ikkje tilfredstiller overnemnte kvalifikasjonskrav kan bli avvist. Det må gå fram av tilbodet kva kommune det vert gjeve tilbod til. 5 av 7

6 8.2 Tildelingskriterium Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbodet, der ein tek omsyn til følgjande kriterium: Pris % Kvalitet % Service % Pris: Pris skal gjevast opp på oppsett volum. (Stipulert årsforbruk), jmfr. prisskjema Kvalitet: Tilbydar må opplyse i kravspek korleis kvalitetskrava vert oppfylt. Det vert bl.a. kravd at middagane er gode, næringsrike, varierte og tilpassa institusjonsbruk. Tilbydar må vera førebudd på å stilla eit nødvendig antal menyer for vurdering. Vedlegg H vil vera ein del av denne vurderinga. Service: Tilbydar må her gjere greie for bestillingsrutinar, leveringsrutinar, fristar, tilgjengelegheit. SPØRSMÅL Vi tek atterhald om å ettersenda tilleggsopplysningar til konkurransegrunnlaget inntil 10 dagar før innleveringsfrist. Eventuelle spørsmål i samband med denne innbydinga kan rettast til: e-post: odd.magne.agdestein@stord.kommune.no Telefon : / Telefaks : Eventuell presisering/endringar som blir utarbeidd, og som har konsekvens for konkurransen, vil bli sendt til alle som har meldt seg på tilbodskonkurransen. 9. OFFENTLEGHEIT Ålmenta har rett til innsyn i tilbod og protokoll etter at val av leverandør er gjort, jmfr. lov av 19 mai 2006 nr 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd. (Offentleglova 23 tredje ledd). Oppdragsgjevar er pålagt å følgje prinsippet om meirinnsyn, jmfr. offentleglova 11. Tilbydar vert derfor oppfordra til å levera inn sladda kopi av tilbod for innsyn. Tilbydar må opplyse om tilbodet inneheld opplysningar som tilbydar meiner er underlagt teieplikt etter forskrift for offentlege anskaffelsar 3-6, eller som av andre grunnar skal vere unnateke for offentleg innsyn. Det må gå klart fram kva for opplysningar dette gjeld, med referanse til kvar dei aktuelle opplysningane er i tilbodet. Kunden gjer merksam på at informasjon frå tilbydar vert teke omsyn til så langt som mogeleg, men at oppdragsgjevar har plikt til å gjera ei sjølvstendig vurdering av eventuelle innsynskrav. 10. KONTRAKT Ein eventuell kontrakt vil bestå av følgjande dokument: Konkurransegrunnlaget m/signert tilbudsbrev Samhandlingsavtale E-handel Vedlegg A: Rammeavtale/kontraktsvilkår 6 av 7

7 Vedlegg B: Kravspek Vedlegg C: Krav til leverandørane til kommunen Vedlegg D: Anbudsskjema utfylt av leverandør Vedlegg E: HMS eigenerklæring Vedlegg F: Skjema for atterhald Vedlegg H: Menyforslag Leverandøren sine øvrige tilbodsdokument Ved evt. leige av kjøken, vil dette bli inngått som separat avtale utan tilknyting til konkurransegrunnlaget for middagsproduksjon. 7 av 7