Oslo kommune Utdanningsetaten

Transkript

1 Oslo kommune Utdanningsetaten Møteprotokoll Medbestemmelsesutvalget (MBU) Møtedato: kl. 13:00 Møtested: Møterom 10B Skolestyrerommet Til stede: Arbeidsgiverrepresentanter: Astrid Søgnen (direktør) Anne Tveitan Ferignac (avdelingsdirektør ADP) Margaret Westgaard (avdelingsdirektør EFP) Hilde Gran (avdelingsdirektør PED) Arbeidstakerrepresentanter: Hilde Bentsen (Utdanningsforbundet) Anita Guldahl (Fagforbundet) Ulrich Vollmerhaus (Skolenes landsforbund) Rune Lang (Utdanningsforbundet) Therese Thyness Fagerhaug (Utdanningsforbundet) Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Ole Kristian Hanssen (Musikernes fellesorganisasjon) Per Korsvik (områdedirektør) Tone Tenfjord (områdedirektør) Bjørn Marthinsen (avdelingsdirektør IKT) sak SO-65/16 Cecilie Schjander (ADP) sak SO-66/16 Bjarte Rørmark (PED) sak SO-72/16 og SO 73/16 Kari Wennemo (EFP) sak SO-71/16 Protokollfører: Victoria Søderberg Saksnummer 12/00004 Arkivkode: 041 Sakskart Side Godkjenning av innkalling og sakliste GI-7/16 12/ Godkjenning av innkalling og saksliste 4 1

2 353 Godkjenning av protokoll GP-7/16 12/ Godkjenning av protokoll 5 Oppfølgingsliste OP-7/16 12/ Oppfølgingsliste 6 Saker til orientering SO-63/16 12/ Rektortilsettinger 7 SO-64/16 SO-65/16 12/ / Nytt om skolebygg 8 IKT-prosjekter 9 SO-66/16 15/ Elektronisk arkiv - status 10 SO-67/16 15/ Prosjekt administrative ressurser på skolene 11 SO-68/16 15/ Informasjon til MBU 12 SO-69/16 15/ Ny sats medier og kommuniasjon 13 SO-70/16 15/ Elevundersøkelsen 2015-utvidet gjennomgang 14 SO-71/16 15/ SO-72/16 15/ SO-73/16 16/ SO-74/16 11/ Saker til beslutning BS-12/16 15/ Andre inntaksrunde til videregående opplæring 2016/ orientering Program for bedre gjennomføring - spor 2: orientering Grunnleggende koding og programmering for 4. trinn. Resultatet av Kommunerevisjonens undersøkelse om innhold og kvalitet i spesialundervisningen våren 2016 Utredning av skolesituasjonen på Romsås og forslag til løsninger

3 Saker til drøfting SD-11/16 12/ Evaluering av MBU UDEs arbeid 1. halvår SD-12/16 16/ Evaluering av medarbeidersamtaleskjema for ledere 22 Eventuelt EV-7/16 12/ Eventuelt 23 Eventuelle saker: - Nye ansatte i UDA - Kommentar til sak SO-59/16 Evaluering av møtet Astrid Søgnen direktør Hilde Bentsen sekretær 3

4 Godkjenning av innkalling og sakliste GI-7/16 Godkjenning av innkalling og saksliste 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) GI-7/16 Innkalling og saksliste til MBU godkjennes. Innkalling og saksliste til MBU ble gjennomgått. Det ble oppdaget en feil i saksnumrene, da to saker hadde samme nummer. Dette vil bli rettet opp i til protokollen. Sak SD-12/16 Evaluering av medarbeidersamtaleskjema for ledere ble utsatt til neste møte. Innkalling og saksliste til MBU godkjennes med følgende endringer: - Endring i saksnummer for sakene SO-65/16 - Sak SD-12/16 ble utsatt til neste møte 4

5 Godkjenning av protokoll GP-7/16 Godkjenning av protokoll 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) GP-7/16 Protokoll fra møtet godkjennes. Protokoll fra møtet ble gjennomgått. Det ble lagt inn et spørsmål i sak SO-55/16. Protokoll fra møtet godkjennes med et spørsmål i sak SO-55/16. 5

6 Oppfølgingsliste OP-7/16 Oppfølgingsliste 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) OP-7/16 Oppfølgingslisten til MBU ble gjennomgått og ajourført. Oppfølgingslisten til MBU ble gjennomgått. MBU-opplæring blir satt inn i oppfølgingslisten tidligere avtalt opplæring i januar Oppfølgingslisten til MBU ble gjennomgått og ajourført. 6

7 Saker til orientering SO-63/16 Rektortilsettinger 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) SO-63/16 Det ble stilt spørsmål om utlysning av rektorstillingen ved Seterbråten skole. Det er nå en fungerende rektor der som skal fungere i seks måneder. 7

8 SO-64/16 Nytt om skolebygg 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) SO-64/16 Astrid Søgnen (direktør) orienterte om saken. Alle byggeprosjektene som skulle være ferdige til skolestart i høst, er nå klare. Det har vært flere nyåpninger i uke 34, blant annet Fernanda Nissen, Haugenstua, Ris, Munkerud og Tokerud. Elverhøy og Kringsjå skole åpner fredag 2. september. 8

9 SO-65/16 IKT-prosjekter 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) SO-65/16 Bjørn Marthinsen (avdelingsdirektør IKT) orienterte. Nytt fraværssystem, systemet SkoleArena, ble tatt i bruk ved videregående skoler fra skolestart. SkoleArena erstatter Fronter som fraværssystem for de videregående skolene, Helsfyr VO og Sinsen VO. Foresatte vil få tilgang til systemet fra midten av september. Det vil bli gitt ny status på fraværsvarslingen ved neste MBU. Bruk av SMS ved fravær: Skolene skal ha rutiner for daglig varsling til foresatte på SMS ved uanmeldt fravær. Det vil bli utarbeidet overordnede retningslinjer. Skoleplattform Oslo: Skolene skal lage planer for bruk av verktøy, krav til kompetanse og samhandling. Det nedsettes en arbeidsgruppe ved hver skole, og det bør avholdes intern work shop slik at skolenes pedagogiske personale får eierskap til hvordan skolen vil bruke Skoleplattform Oslo. Alle planer vil bli lagt på et fellesområde i SharePoint, slik at skolene kan hente tips og råd fra hverandre. Påmelding- og administrasjonsløsning: Det er inngått kontrakt med Netpower AS for levering av påmelding- og administrasjonsløsning for Utdanningsetaten. Ny løsning vil være på plass til påmeldingsperioden for DKS i august 2017 og til Sommerskolens påmeldingsperiode i mars Nytt klientbehandlingssystem for PP-tjenesten: Utdanningsetaten gjennomfører en anskaffelse av et nytt klientbehandlingssystem som skal erstatte dagens Dagny. Evaluering og forhandlinger er planlagt gjennomført i løpet av året. 9

10 SO-66/16 Elektronisk arkiv - status 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) SO-66/16 Cecilie Schjander (ADP) orienterte. 11. juni ble det skrevet kontrakt med valgt leverandør. Ny leverandør blir Acos med systemet som heter Websak. Elektronisk arkiv bli innført på skolene før det nye skoleadministrative systemet (SAS) er innført grunnet forsinkelser i SAS-prosjektet. Det blir mye fokus på effektivisering og automatisering for å få ut gevinstene man ønsker. Det vil være integrasjon mot HR-systemet, rekrutteringsmodulen. Det vil også være integrasjon mot det nye PPT-systemet. Det er besluttet at det skal være et sentralt arkiv og postmottak. UDA tar i bruk det nye sak-arkivsystemet i mai 2017, videregående skoler og voksenopplæring høsten 2017, og grunnskolen 1. kvartal Alle detaljer om hvordan man skal behandle personalmapper er ikke på plass ennå. Det vil være fokus på dette i planleggingen. Personsikkerheten skal ivaretas. 10

11 SO-67/16 Prosjekt administrative ressurser på skolene 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) SO-67/16 Anne Tveitan Ferignac (avdelingsdirektør ADP) orienterte. Prosjektet er godt i gang, og referansegruppen er opprettet. E&Y har vært på noen skoler og intervjuet, og de skal ut på flere skoler og intervjue. En Quest-back undersøkelse basert på intervjuene blir sendt ut til skoler som ikke har blitt intervjuet. Folk stiller opp og gir gode tilbakemeldinger på prosjektet. 11

12 SO-68/16 Informasjon til MBU 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) SO-68/16 Sakene tas til orientering. Informasjon fra Direktøren: - Veiledning om fraværsreglementet: Alt ligger på Tavla og byråden har fått kopi av alt. - De 30 nye lærerne: 29 lærere er på plass på Veitvet, Rommen, Mortensrud, Tøyen og Vahl. Sju av lærerne har en fersk lærerutdanning, tretten er førskolelærere med GLSM eller PAPS, fire har allmennlærerutdanning, fire er spesialpedagoger og en har master i matematikk. - Viktige saker til behandling i bystyret er blant annet mobbesaken, rekrutteringsstrategi og kvalitetsutvikling i AKS. Byrådet jobber med yrkesfagmeldingen. Informasjon fra organisasjonene: - Utdanningsforbundet gjennomfører tillitsvalgtkurs 12. september. Tariff har en stor plass der, og tillitsvalgtrollen er et viktig tema september skal Skolenes landsforbund ha sitt tillitsvalgtkurs. - Fagforbundet skal ha samling 26. september. - Ullrich Vollmerhaus (SL) har fått henvendelser ang stipendtildelingen, som dreier seg om at man ikke kan søke stipend dersom andre ansatte på skolen ikke har ført inn sin kompetanse i kompetansemodulen. Arbeidsgiversiden forklarte bakgrunnen for at man måtte legge press på alle om å legge inn kompetanse i HR-systemet. Det ble også opplyst at presset har fungert etter hensikten og at denne problematikken har blitt løst. Dersom SL har konkrete eksempler skal vi undersøke det nærmere. Sakene tas til orientering. 12

13 SO-69/16 Ny sats medier og kommunikasjon 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) SO-69/16 Medbestemmelsesutvalget tar saken til orientering. Margaret Westgaard (avdelingsdirektør EFP) orienterte. Det var ingen innvendinger mot endringen. Medbestemmelsesutvalget tar saken til orientering. 13

14 SO-70/16 Elevundersøkelsen 2015-utvidet gjennomgang 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) SO-70/16 Unni Mortensen (DOK) presenterte en utvidet gjennomgang av resultatene fra Elevundersøkelsen Resultater fra de ulike trinnene: - Trivsel: Barnetrinnet trives best, selv om det er god trivsel på de andre trinnene også. Dette er ganske likt som i fjor. - Mestring: Mestringen er høyest på barnetrinnet. - Motivasjon: Her er det stor forskjell på trinnene. På barnetrinnet er motivasjonen høy, mens den synker ganske kraftig på ungdomstrinnet og de videregående trinnene. - Støtte fra lærer: Veldig god score på barnetrinnet, mens ganske mye lavere på ungdomstrinnet og videregående. - Vurdering for læring: Ganske god score på barnetrinnet men veldig lavt på ungdomstrinnet og de videregående trinnene. - Læringskultur: Gode score på barnetrinnet, noe lavere på ungdomstrinnet og Vg1- Vg3. - Elevdemokrati og medvirkning: Her er det store forskjeller mellom trinnene. - Felles regler: Barnetrinnet er mest fornøyde her. - Faglige utfordringer: Barnetrinnet ønsker seg mer utfordring. - Mobbing på skolen: Mobbingen avtar jo eldre elevene blir. Arbeidstakerrepresentantene er interesserte i, og mener det er veldig viktig, å vite mer om skolene som ligger utenfor gjennomsnittet, altså ytterpunktene. Det er viktig at alle skoler følger opp sine resultater i etterkant av undersøkelsen. 14

15 SO-71/16 Andre inntaksrunde til videregående opplæring 2016/ orientering 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) SO-71/16 MBU tar saken til orientering. Kari Wennemo (EFP) orienterte. Resultatene av inntaket ble gjort kjent 11. august. Alle med ungdomsrett fikk tilbud om plass, og man måtte opprette totalt 23 nye plasser for å få inn alle. Det er god oppfylling i klassene, og etterfyllingen følges opp av skolene. Ledige plasser blir annonsert på Oslo Kommunes hjemmesider og i Aftenposten. Svarprosenten etter 1. inntaksrunde var 99 %. Dette er veldig bra. De som ikke har svart ble strøket på det andre inntaket. 793 elever møtte ikke opp første skoledag, som utgjør 4,8 % av de som hadde plass. Disse plassene blir fylt opp av ventelisten. Formidling av lærlinger pågår. Arbeidstakerrepresentantene har fått tilbakemeldinger om at det har vært mange elever i klassene ved start. Skolene får beskjed om at de må ta imot flere elever selv om de ikke ønsker så store klasser. Arbeidsgiver informerte om at man overbooker i varierende grad, og denne overbookingen baseres på erfaringer fra tidligere år. Man har erfaring for at dette går greit. MBU tar saken til orientering. 15

16 SO-72/16 Program for bedre gjennomføring - spor 2: orientering 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) SO-72/16 Medbestemmelsesutvalget tar presentasjonen av Program for bedre gjennomføring spor 2 til orientering. Bjarte Rørmark (PED) orienterte. Utdanningsetaten deltar i et forskningsprosjekt som har som mål å få flere elever til å fullføre og bestå videregående skole. Prosjektet går over tre år og er ett av fire nasjonale forskningsprosjekter i Program for bedre gjennomføring spor 2, som er finansiert av Kunnskapsdepartementet. Innsatsen innebærer intensivopplæring i grunnleggende matematikk for elever med behov for ekstra oppfølging i faget, og et forskningsbasert kurstilbud til lærere. Prosjektet i Osloskolen skal undersøke virkningen av intensiv, tilrettelagt matematikkundervisning for elever med utfordringer i matematikkfaget og regning på 8. trinn og Vg1. Forskere fra Fafo ønsker å intervjue noen elever som er med på tiltaket. Det er frivillig å delta i intervjuet, og elevene vil holdes anonyme i forskningsrapportene. Det er trukket ut åtte tiltaksskoler på ungdomstrinnet og ni skoler i videregående skole. Skolene mottar ekstra midler for å gjennomføre gruppeundervisningen. Det er krav om kursing av alle lærere som deltar i prosjektet. Lærerne i liten gruppe på tiltaksskolene forpliktes til å følge økt-planen og de metodene som blir presentert. Lærerne i stor gruppe på tiltaksskolene forpliktes til å følge metodikken. Skolenes oppgaver er blant annet å opprette grupper, bemanne med lærere og gjennomføre innsatsen. Presentasjonen blir sendt alle i etterkant av møtet. Medbestemmelsesutvalget tar presentasjonen av Program for bedre gjennomføring spor 2 til orientering. 16

17 SO-73/16 Grunnleggende koding og programmering for 4. trinn. 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) SO-73/16 Medbestemmelsesutvalget tar sak om "Grunnleggende koding og programmering for 4. trinn" til orientering. Bjarte Rørmark (PED) orienterte. Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap har gitt UDE i oppdrag å legge til rette for at alle elever på 4. trinn skal få opplæring i grunnleggende koding og programmering. Det ble også presisert at opplæringen skal ivaretas av elever på ungdomstrinnet. Opplæringen av 4. trinnselevene vil skje i AKS-tid, men etter skoletid for ungdomstrinnselevene. Det er anskaffet en leverandør som kan ta opplæring av ungdomsskoleelevene som skal være instruktører, og de skal utarbeide et opplegg som skal benyttes i opplæringen av 4.- klassingene. Det faglige opplegget er veldig bra. Utdanningsadministrasjonen vil ha en koordinerende rolle og avlaste skolene ved blant annet å utarbeide maler og materiell. Medbestemmelsesutvalget tar sak om "Grunnleggende koding og programmering for 4. trinn" til orientering. 17

18 SO-74/16 Resultatet av Kommunerevisjonens undersøkelse om innhold og kvalitet i spesialundervisningen våren Medbestemmelsesutvalget (MBU) SO-74/16 MBU tar saken om resultatet av Kommunerevisjonens undersøkelse om innhold og kvalitet i spesialundervisningen våren 2016 til orientering, og gir sin tilslutning til oppfølging av undersøkelsen. Margaret Westgaard (avdelingsdirektør EFP) orienterte. Kommunerevisjonen har undersøkt kvalitet og innhold i spesialundervisningen ved fire skoler. Hovedkonklusjonen er at kvaliteten og innholdet i spesialundervisningen ved de fire skolene langt på vei var tilfredsstillende. Samtidig er det kontinuerlig behov for forbedring, og Kommunerevisjonens rapport er et bidrag til forbedringsarbeidet innen spesialundervisningsfeltet i Osloskolen. Kommunerevisjonen anbefaler blant annet å styrke individuell tilrettelegging av innhold, gjennomføring og vurdering av læringsutbytte for elevene. Anbefalingene fra Kommunerevisjonen understøtter tiltak som UDE har iverksatt for å bedre kvaliteten på spesialundervisningen ved alle skoler. UDE vil sikre at alle skolene blir gjort kjent med innholdet i rapporten, og at de vurderer kvaliteten på egen skole i lys av anbefalingene. Arbeidstakerrepresentantene informerte om at tillitsvalgte ved Øraker skole var veldig fornøyde med Kommunerevisjonens arbeid. De har gjort et grundig og godt arbeid. Arbeidstakerrepresentantene viste til tre områder som Kommunerevisjonens undersøkelse kommenterer: En vesentlig andel av lærerne svarte at det ikke var satt av tilstrekkelig tid til samarbeid Et flertall av lærerne svarte at elevenes behov var så ulike at lærerne ikke klarte å gi den enkelte elev tilstrekkelig oppfølging i timene Kommunerevisjonen undersøkte ro, orden og struktur samt tilbakemelding og hjelp til elever med spesialundervisning, og konkluderte med følgende: "Gjennomgående var det mindre uro og elevene fikk tettere oppfølging i de timene der klassen ble ledet av de to faste faglærerne. Disse var naturlig nok mer oppmerksom på elever med spesialundervisning enn de andre lærerne som var vikarer ved fravær". 18

19 MBU tar saken om resultatet av Kommunerevisjonens undersøkelse om innhold og kvalitet i spesialundervisningen våren 2016 til orientering, og gir sin tilslutning til oppfølging av undersøkelsen. 19

20 Saker til beslutning BS-12/16 Utredning av skolesituasjonen på Romsås og forslag til løsninger 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) BS-12/16 Skolesituasjonen på Romsås utredes nærmere og de fire forslagene til mulige løsninger utgjør kjernen i utredningen. Vedlagte tidsplan legges til grunn. De berørte holdes orientert. Margaret Westgaard (avdelingsdirektør EFP) redegjorde for saken. Utdanningsetaten har kartlagt utviklingen i elevgrunnlaget rundt Bjøråsen, Svarttjern og Tiurleiken skoler, samt skolenes økonomiske og pedagogiske rammebetingelser. Rammebetingelsene for skolene er vesentlig endret, og rektorene rapporterer at de er mer eller mindre avhengig av prosjektstøtte for å opprettholde en forsvarlig pedagogisk og økonomisk drift. Følgende modeller for skolestruktur utredes: 1. Status Quo 2. Bedre trinnfordeling og en rektor 3. Fase ut Svarttjern skole 4. Fase ut Svarttjern og Tiurleiken skole Arbeidstakerrepresentantene ber om at det gjennomføres et 14f-møte i høst når en foreløpig utredning av saken foreligger. Dette møtet bør finne sted i forkant av MBU i november. En ny vurdering etter MBU-møtet 15. juni har konkludert med at Svarttjern i utredningsperioden, dvs. skoleåret 2016/2017, ikke har felles rektor med Tiurleiken og Bjøråsen. Assisterende rektor på Svarttjern vil fungere som rektor på Svarttjern skoleåret 2016/2017. Denne løsningen ble drøftet og avklart i AU MBU. Skolesituasjonen på Romsås utredes nærmere og de fire forslagene til mulige løsninger utgjør kjernen i utredningen. Vedlagte tidsplan legges til grunn. De berørte holdes orientert. Svarttjern skal i utredningsperioden, dvs. skoleåret 2016/2017, ikke ha felles rektor med Tiurleiken og Bjøråsen. Assisterende rektor på Svarttjern vil fungere som rektor på Svarttjern skoleåret 2016/2017. Denne løsningen er drøftet og avklart i AU MBU etter MBU-møtet 15. juni. 20

21 Saker til drøfting SD-11/16 Evaluering av MBU UDEs arbeid 1. halvår Medbestemmelsesutvalget (MBU) SD-11/16 Innspillene som fremkom i evalueringen av arbeidet i MBU UDE for 1. halvår 2016 tas til etterretning. - Arbeidstakersiden ønsker å bli involvert så tidlig som mulig i saker som seinere skal behandles, og de ønsker at man benytter seg av arbeidstakerrepresentantenes kompetanse. Dette har blitt bedre over tid. Tidlig medvirkning gir representantene mulighet til å komme med innspill hele veien. Det er bedre å ta opp en sak to ganger, hvor man først har en orienteringssak for å informere MBU-medlemmene, og så kan man ha en ordentlig behandling av saken på et senere tidspunkt. - Arbeidsgiversiden håper det gir en positiv effekt at arbeidstakerrepresentantene får god informasjon og gjennomgang av viktige saker i MBU. På denne måten har de kunnskap om saker når de dukker opp ute på skolene og blant de tillitsvalgte. Dette styrker begge parter. - AU-MBU fungerer bra og har en god struktur. Innspillene som fremkom i evalueringen av arbeidet i MBU UDE for 1. halvår 2016 tas til etterretning. 21

22 SD-12/16 Evaluering av medarbeidersamtaleskjema for ledere 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) SD-12/16 Medbestemmelsesutvalget slutter seg til bruk av justert skjematikk for medarbeidersamtale for ledere. Saken ble utsatt. Ikke behandlet, saken ble utsatt. 22

23 Eventuelt EV-7/16 Eventuelt 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) EV-7/16 Sakene tas til orientering / konkluderes i møtet. Eventuelle saker: Nye ansatte i UDA: - Arbeidsgiversiden informerte om nye ansatte i avdeling for administrasjon og personal (ADP). - Det har blitt ansatt ny direktør i økonomiavdelingen, Thomas Bang. Nåværende økonomidirektør skal gå av med delvis AFP. Han vil være tilstede og bidra til god oppfølging av ny økonomidirektør i en overgangsperiode. Kommentar til sak SO-59/16 Veilederstillingene: - Arbeidstakerrepresentantene tok opp saksgangen i tilsettingen av de fem veilederstillingene i UDE. De ønsket å informere om at de gjerne vil være involvert i slike prosesser, da dette var, etter deres syn, opprettelse av nye stillinger i etaten. De henviste til Hovedavtalen hvor dette er beskrevet. De mener at stillingstype og lønnsrammer burde vært drøftet med dem før utlysning og tilsetting. Sakene tas til orientering / konkluderes i møtet. 23