Prosjektweb for Planlegging og prosjektering

Transkript

1 eroom veiledning Prosjektweb for Planlegging og prosjektering Om å opprette, klargjøre og legge til medlemmer i et eroom for plan- og prosjektering Statens vegvesen Sist revidert mars 2013

2 Innholdsfortegnelse 1. Om opprettelsen av et eroom for Planlegging og prosjektering Opprett et eroom Endre eroom innstillinger Status Invitasjon Velkomstmelding Medlemshåndtering Legg til medlemmer i rommet Opprette nytt medlem Invitere et medlem Kort sammendrag/sjekkliste Support

3 Denne veiledningen beskriver hvordan man oppretter og klargjør et eroom for plan og prosjekteringsfasen fra Prosjektweb for Planlegging og prosjektering malen. Denne malen benyttes i prosjektets kommunedelplan, reguleringsplan og byggeplan reguleringsplanfase. Det er vanligvis prosjektets Community Administrator (heretter kalt CA) som oppretter eroom og gjør det klart til bruk, mens rommets koordinator legger inn medlemmer i korrekt rolle og inviterer dem. Flere eroom veiledninger, inkludert veiledninger for opprettelse av eroom fra de andre Prosjektweb malene, finner du i Prosjektweb info rommet. Har du spørsmål eller trenger hjelp kan du kontakte BSS. 1. Om opprettelsen av et eroom for Planlegging og prosjektering Det er vanligvis prosjektets CA som oppretter nye eroom. I planleggingsfasen av prosjektet opprettes et felles rom. Ønsker du å få opprettet et nytt eroom og ikke selv har rettigheter til dette må du be CA om hjelp. Når rommet opprettes tildeler CA rollen koordinator til den som skal administrere og være ansvarlig for rommet. I kraft av koordinator rollen, eller eroom ansvarlig som rollen kalles i Prosjektweb malen, får man fullt innsyn og styrer tilganger og rettigheter i rommet. Det er ofte prosjekteringsleder eller liknende som får denne rollen, ved behov kan man ha flere koordinatorer i et eroom. Merk at koordinator rollen kun skal tildeles ansatte i Vegvesenet, eksterne skal ikke ha denne rollen Opprett et eroom Klikk på knappen fra Mine eroom -siden. Om du har rettigheter til å opprette et eroom eller er CA i flere community er det ofte enklere å klikke på denne knappen fra prosjektets Community innstillinger, da er du sikret å opprette rommet i korrekt Community. I neste bilde blir du bedt om å skrive hva rommet skal hete i feltet Navn. Det anbefales å skrive inn hele prosjektnavnet som i eksempelet under. I feltet URL-navn kan man med fordel forkorte navnet slik at nettadressen ikke blir så lang. Du blir nå spurt om hvilken type rom du vil opprette. eroom for planlegging skal opprettes fra malen Prosjektweb for planlegging og prosjektering. 3

4 Det er ikke nødvendig å velge flere medlemmer enn den som skal være koordinator (eroom ansvarlig) når rommet opprettes. Du kan også gjerne huke bort ditt eget navn, det blir tatt med automatisk. Rommets koordinator vil deretter kunne legge inn de resterende medlemmene om disse er tilgjengelig på community medlemslisten (se kap. 3 Medlemshåndtering ). Deretter tildeler du medlemmet som skal ha ansvaret for erommet rollen eroom ansvarlig, en rolle som i malen har koordinatorrettigheter. Merk at et rom må minst ha én koordinator for å opprettes. 4

5 Skriv så inn navnet på den som ba om rommet, ingen andre innstillinger skal endres. Du har nå oppgitt tilstrekkelige opplysninger til at rommet kan opprettes, klikk derfor OK og rommet blir opprettet (dette kan ta et par minutter). 5

6 2. Endre eroom innstillinger Planrommet er nå opprettet, men ikke helt klart til å tas i bruk ennå. I dette kapittelet går vi gjennom hvordan man endrer de overordnede innstillingene i rommet som velkomsttekst og invitasjon. Man bør også legge inn et bilde som visualiserer prosjektet på en god måte, som nevnt tidligere har ofte brukere flere eroom og mange av dem kan være opprettet fra samme mal og se helt like ut. Endringene beskrevet her kan gjøres av rommets koordinator eller CA. For å endre rommets innstillinger benyttes knappen Redigere som vises etter romnavnet Status Når et eroom opprettes fra mal vises det automatisk et statusfelt med et trafikklys på forsiden av rommet. Dette skal slås av, og gjøres i Status -innstillingen til rommet Invitasjon Rommets invitasjon må tilpasses, denne benyttes for å invitere medlemmer inn i rommet. Invitasjonsteksten er tilpasset Vegvesen prosjekter i planfase så det eneste som skal fylles ut er navnet på prosjektet i emne- og meldingsfeltet, samt navnet på rommets koordinator (eroom ansvarlig) og dennes kontaktinfo nederst i invitasjonsteksten. 6

7 2.3. Velkomstmelding Velkomstmeldingen er den som sees på rommets forside inkludert bilde og hurtiglinker. En forutsetning for å endre velkomstteksten er at plugin er aktivert. I velkomstteksten skal man legge inn navn og kontaktinfo på eroom ansvarlig, link til informasjon om prosjektet på Vegvesenets hjemmeside samt et prosjektrelevant bilde. E-post adressen til eroom ansvarlig legger du inn ved å klikke på e-post -linken og deretter Insert Link -knappen. Bilde bytter du ved å slette det gamle og deretter klikker på knappen Insert Graphic -knappen. Når forsidebildet er lastet inn kan man dobbeltklikke på det for å få bilde og ledetekst ved siden hverandre. Det anbefales at forsidebildet er en GIF- eller JPG-fil som er ca. 350 x 230 piksler, da slipper brukerne å bla nedover for å komme til mappene på forsiden av rommet. 7

8 3. Medlemshåndtering Alle eroom har et sett medlemmer som har tilgang til hele eller deler av rommet. Hva det enkelte medlem har tilgang til styres gjennom egendefinerte roller. Det er eroom ansvarlig (koordinator) i det enkelte eroom som legger inn sine medlemmer fra communitiets medlemsliste og tildeler dem korrekt rolle. CA eller kordinator kan sende en forespørsel til BSS om nye medlemmer via IKT henvendelser - I de fleste tilfeller finnes medlemmer fra før. Da kan CA hente dem fra communitiet for interne eller eksterne medlemmer. Gå først inn på medlemslisten for communitiet og velg gruppen "Gjester". Klikk deretter på knappen "Legg til gjest". Er du CA kan du lese mer i veiledningen Community Administrator. eroom Community Administrator i Statens vegvesen Legg til medlemmer i rommet Nye medlemmer legges til i rommet med Medlemmer -knappen på rommets forside: Klikk deretter på knappen Legg til : 8

9 Deretter velges medlem. Merk at man kun skal plukke enkeltpersoner/navngitte personer ikke grupper. Når ønsket medlem er valgt klikkes OK -knappen to ganger etter hverandre. Du blir nå bedt om å gi medlemmet du er i ferd med å legge inn i rommet en rolle. Du skal da huke bort eroom standard rolle ( Koordinator, Deltakere og Observatør ) og velg den eller de rollene som medlemmet skal ha i dette rommet. Gjennom disse rollene vil brukeren få de tilganger han eller hun trenger i planrommet. Når korrekt rolle er valgt, klikk OK. Det er samme fremgangsmåte for å plukke inn flere medlemmer bare husk på at det da er lurt å velge medlemmer som skal ha samme rolle(r) i rommet. Om enkelte medlemmer ikke ligger i community medlemslisten må du kontakte prosjektets CA eller BSS for å få opprettet dem Opprette nytt medlem Man oppretter nye medlemmer med å melde de inn til BSS. Se veiledningen for Community Administrator pkt for detaljert fremgangsmåte. 9

10 Knappen "Nytt medlem" skal IKKE benyttes. Det er oftest eroom ansvarlig/koordinator i det enkelte rom som legger inn og inviterer medlemmer i sitt prosjekt Invitere et medlem. Et medlem kan ikke inviteres før det er innlagt i rommet og er tildelt en (eller flere) rolle(r). Man inviterer medlemmer fra medlemssiden i rommet ved å klikke på Inviter -knappen og deretter huke av den/de medlemmer man ønsker å invitere. Man kan altså invitere ett eller flere medlemmer på en gang. Det er viktig linken til rommet eller brukernavnet/ {eroomloginname} ikke endres. Om man gjør det vil ikke invitasjonen fungere. 10

11 Invitasjonen blir sendt til mottakers e-postboks og han/hun har nå fått tilgang til rommet. Den som sender invitasjonen vil også få en kopi av denne tilsendt sin eroom registrerte e-post adresse. 11

12 4. Kort sammendrag/sjekkliste Denne veiledningen for å sette opp nye eroom er laget for nye koordinatorer/eroom ansvarlige og CAer som ikke har gjort dette før. Vi har derfor laget en sjekkliste i tillegg, den er fin å bruke om du har erfaring med å sette opp eroom fra Prosjektweb 2.1 malen fra før. Opprett eroom basert på malen "Prosjektweb for planlegging og prosjektering. Endre eroom innstillinger på rommets forside: Status - Trafikklys skal slås av. Invitasjon - skriv inn navn på prosjekt, navn på rommets koordinator (eroom ansvarlig) og kontaktinfo. Velkomstmelding - skriv inn prosjektets navn, navn og kontaktinfo på eroom ansvarlig, link til info om prosjektet på SVVs hjemmeside samt prosjektrelevant bilde. Klargjør av flerstegsdatabasene ved å aktivere de egendefinerte feltene. Legg inn ID ved å høyreklikke på basen/stegene i basen, velge egendefinerte felt og legge inn databaseiden(e) i anviste felter. (Se veiledning for prosjektweb for utbygging kap 2.4 for beskrivelse hvordan dette gjøres) Gjelder følgende databaser: o > 01. Fellesdata > > Saker og oppgaver (ID på steg) Opprette evt. nye medlemmer i rommet for rommets koordinator/eroom ansvarlig (kan kun gjøres av BSS). Legg til medlemmer i rommet ved å hente dem inn fra community liste og tildele dem korrekt rolle. Inviter medlemmer. 12

13 5. Support Alle henvendelser sendes til BSS: Bruker registrerer henvendelse under: Etat > Støttefunksjoner > IT > BSS Brukerservice > IKT-henvendelser >. Under Beskrivelse av henvendelse feltet må det oppgis hva det trengs support til. Husk å oppgi navn på community! Det finner du til høyre i kolonnen på forsiden av eroom: BSS mottar henvendelsen og det opprettes en POB-sak med nødvendig informasjon. Dersom henvendelsen kan løses av BSS, oppdateres saken, brukeren informeres og henvendelsen avsluttes. Dersom BSS ikke kan håndtere henvendelsen, blir den sendt videre til 2. linje support. 2. linje blir ansvarlig for å følge opp saken videre derfra. Dersom henvendelsen kan løses av 2.linje, oppdateres saken, brukeren informeres og saken avsluttes. Dersom henvendelsen må sendes videre til 3.linje support blir henvendelsen oversendt til den rette mottakeren. Når saken er løst og brukeren har fått sluttstatus på henvendelsen så avsluttes saken. Telefon: