Bilag 1 Overordnet beskrivelse av de ytelser rammeavtalen gjelder og oversikt over de oppdragsgivere som kan tildele kontrakter under rammeavtalen

Transkript

1 Bilag 1 Overordnet beskrivelse av de ytelser rammeavtalen gjelder og oversikt over de oppdragsgivere som kan tildele kontrakter under rammeavtalen 1 KRAV TIL TJENESTENE Oslo kommune, i samarbeid med andre offentlige aktører, intensiverer arbeidet mot arbeidslivskriminalitet generelt og sosial dumping spesielt, og vil nå etablere avtaler med leverandører som kan bistå i profesjonell kontraktsoppfølging innen risikoutsatte områder, herunder renhold og bygg- og anlegg. 1.1 NÆRMERE BESKRIVELSE AV TJENESTER SOM SKAL LEVERES UNDER AVTALEN Tjenestene som er beskrevet skal kunne leveres både til alle Oslo kommunes virksomheter og alle offentlige virksomheter som har sluttet seg til avtalen. Oppdrag skal kunne gjennomføres på lokasjoner i hele Norge. Innholdet i det enkelte konkrete oppdrag vil bli nærmere definert i det enkelte avrop innenfor rammen av kravspesifikasjonen. Oppdragene vil gjelde særlig revisjonstjenester vedrørende pliktene som leverandører av tjenester og bygge- og anleggsarbeider har i forhold til blant annet Forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, Arbeidsmiljøloven, Lov om allmenngjøring av tariffavtaler, Allmenngjøringsloven, Forskrift om allmenngjøring av tariffavtale for byggeplasser i Norge og Forskrift om informasjons-, påseplikt og innsynsrett. Andre lover/forskrifter som er relevante i forhold til oppdraget er blant annet Utlendingsloven og Forskrift om utsendte arbeidstakere. Det er videre aktuelt å gjennomføre risikovurderinger både i forbindelse med planlegging av anbudskonkurranser og gjennomføring av kontrakter. Leverandøren skal ellers kunne bidra til å identifisere objektivt konstaterbare forhold som kan benyttes i forhold til avvisning, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser, evt. andre sanksjoner i forbindelse med gjennomføringen av en kontrakt. Kontroll i forhold til om leverandør benytter underleverandører som ikke er godkjent av oppdragsgiver, lærlingeordning/ faktisk bruk av lærlinger, samt gjennomgang av kvalitetssikringssystemer, vil kunne være del av oppdraget. Enkelte virksomheter kan ha behov for stedlig kontroll på byggeplass med sjekk av ID (byggeplasskort o.l.), intervju/samtaler med ansatte/oppdragstakere med senere oppfølging av stedlig kontroll med etterfølgende gjennomgang av timelister, arbeidskontrakter, lønnsslipper, innbetaling av skatt og arbeidsgiveravgift, etc. Ved behov skal oppdragsgivere gjennom avtalen ha mulighet til å få gjort bakgrunnssjekk av leverandører og underleverandører med tanke på risikoreduksjon i forhold til blant annet brudd på lover og forskrifter knyttet til lønns- og arbeidsvilkår.

2 I tilfeller hvor det foreligger korrekt dokumentasjon, men underliggende tips eller erfaringer tilsier at vesentlige avvik foreligger må dyperegående revisjoner og undersøkelser som granskning kunne gjennomføres. Før slike oppdrag skal kunne gjennomføres, må den enkelte oppdragsgiver ha sikret seg adgang til dette i den kontrakten revisjonen gjelder. Leverandør skal kunne bidra med utvikling gjennom rådgivning og opplæring/kurs. Denne beskrivelsen av oppdrag under avtalen er ikke uttømmende. 1.2 OMFANG I tillegg til Oslo kommune har 64 deltakere sluttet seg til avtalen gjennom å levere tilslutningserklæringer, se bilag 1 pkt. 2, og disse kan ha ulike behov for de nevnte tjenestene. Det vil framgå i hver enkelt minikonkurranse/avrop hvem som er oppdragsgiver og hvilke tjenester de ønsker. Noen av disse er sammenslutninger av virksomheter og til sammen er 99 deltakere tilknyttet til avtalen Det er svært usikkert hva omfanget av etterspurte tjenester vil være. Det er estimert at det vil foretas avrop av ulik størrelse i løpet av avtalens første år, men at omfanget deretter vil øke. Estimatet er kun retningsgivende og innebærer ingen forpliktelse for oppdragsgiver. Det vil bli inngått rammeavtale med 4 til 6 leverandører. Den høyest rangerte leverandøren ved tildelingen vil få status som A-leverandør og de øvrige som B- leverandør, C-leverandør osv. Det vil bli benyttet både minikonkurrranser og direkte avrop på avtalen, se bilag UTDYPING AV TILDELINGSKRITERIENE I evalueringen av tilbudene for rammeavtale vil følgende tildelingskriterier bli vektlagt: Pris 40%: Timeprisene for de 3 ulike kompetansenivåene vil bli vektlagt likt. Timeprisene oppgis i prisskjemaet. Lavest pris gir høyeste poengsum. Kompetanse tilbudt personell 30%: Hvert av de to kompetansenivåene (konsulent 2 og 3) vektes like mye. Dokumenteres ved innlevering av CV på tilbudt personell. I evalueringen vil blant annet følgende bli vurdert og vektlagt: Relevant utdannelse, relevant erfaring tilsvarende oppdrag, breddeerfaring oppdrag utsatte bransjer som renhold og bygg/anlegg (Det er under dette tildelingskriteriet kompetansen til det tilbudte personellet, slik denne er presentert gjennom CVer, som vurderes, vurderingen er adskilt fra vurderingen av leverandørens erfaring under som utelukkende baserer seg på leverandøren som sådan og er baserer seg på egen dokumentasjon, jf. dokumentasjonskravet i 3.3.3). Oppdragsforståelse 30%: Vurderer leverandørens redegjørelse av leverandørens oppdragsforståelse for de aktuelle tjenestene sider, jf. vedlegg 1. Hensiktsmessig plan for

3 gjennomføring, hensiktsmessige metoder, hensiktsmessig plan for utarbeidelse av dokumentasjon/rapporter til oppdragsgiver, sannsynligjøring god måloppnåelse. Tilbudene med høyeste vektede samlede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. Det vil bli inngått rammeavtale med 4 til 6 leverandører. Vektingsmodell: Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. 2 OVERSIKT OVER DE OPPDRAGSGIVERE SOM KAN TILDELE KONTRAKTER UNDER RAMMEAVTALEN: Rauma kommune Troms fylkeskommune Norges miljø og biovitenskapelige universitet Landbruksdirektoratet Kristiansand kommune Birkenes kommune Molde kommune Hamar kommune Aust-Agder Fylkeskommune Alta kommune Stokke kommune Oppland fylkeskommune Nittedal kommune Sogn og Fjordane fylkeskommune Meteorologisk institutt Lier kommune Vennesla kommune Horten kommune Hedmark fylkeskommune Nøtterøy kommune Røyken kommune Elverum kommune Ski kommune Lillesand kommune Notodden kommune Halden kommune Utenriksdepartementet Universitetet i Oslo Bærum kommune Akershus fylkeskommune

4 Kristiansund kommune Flora kommune Sarpsborg kommune Askim kommune (f.o.m ) Nord-Trøndelag fylkeskommune Ringsaker kommune Vest-Agder fylkeskommune Justis og beredskapsdepartementet Oppegård kommune Røyken kommune Mattilsynet Røyken Eiendom AS Frogn kommune Vestby kommune Ås kommune Nesodden kommune Holmestrand kommune Statens vegvesen Skedsmo kommune Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon Trondheim kommune Gjerstad kommune Bergen kommune Stange kommune Statsbygg Integrerings- og mangfoldsdirektoratet Løten kommune Brønnøysundregistrene Asker kommune Harstad kommune Vestfold offentlige innkjøpssamarbeid VOIS: Gjelder avtaler inngått i regi av VOIS som består av kommunene Re, Sande, Sandefjord, Stokke, Svelvik, Tjøme, Tønsberg, Andebu, Hof, Holmestrand, Horten, Lardal, Larvik, Nøtterøy, samt Vestfold fylkeskommune, Høgskolen i Vestfold Anskaffelser, fellesenhet i Gjøvikregionen: Omfatter kommunene Gjøvik, Vestre Toten, Østre Toten, Nordre land, Søndre land Regionalt innkjøp i Glåmdal: Omfatter kommunene Våler, Åsnes, Grue, Kongsvinger, Eidskog, Nord-Odal, og Sør-Odal, samt Glåmdal Interkommunale Vann- og Avløpsselskap (GIVAS), Glåmdal Interkommunale renovasjonsselskap(gir-hm), Glåmdal Interkommunale Voksenopplæringssenter (GIV), Glåmdal Interkommunale Brannvesen (GBI) Grenlandskommunens innkjøpsenhet GKI: Omfatter kommunene Bamble, Drangedal, Kragerø, Porsgrunn, Siljan, Skien

5 Bilag 2 Prosedyrer for tildeling av kontrakt til leverandørene 1. AVROPSMEKANISMER OG MINIKONKURRANSER 1.1. PRIS Prisene som er oppgitt i bilag 6 er maksimale priser som kan tilbys i de enkelte oppdrag. 1.2 MINIKONKURRANSE For alle avrop med estimert verdi over kr ,- eks mva. skal det normalt avholdes minikonkurranse mellom alle de valgte leverandørene. I kravspesifikasjonen til hver minikonkurranse vil det framkomme detaljerte krav i til leveransenes innhold. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å fravike beløpsgrensen ved oppdrag som krever kort responstid for å ha ønsket effekt. Dette gjelder kun dersom kort responstid er avgjørende for måloppnåelsen for oppdraget. Gjentagende unnlatelse av innlevering av tilbud i minikonkurranser kan føre til heving av rammeavtalen. Avrop med estimert verdi under kr ,- eks mva. kan gjøres direkte hos en av rammeavtaleleverandørene. Den leverandøren som ved tildelingen er rangert som A- leverandør skal forespørres først. Dersom A-leverandør har saklig grunn til å avslå oppdraget, forespørres B-leverandøren osv. Dette gjelder også for oppdrag med estimert verdi over kr ,- der kort responstid er nødvendig. Tildelingskriteriene i minikonkurransene vil være én eller flere av nedenstående kriterier: Pris på oppdraget Kompetanse tilbudt personell Oppdragsforståelse Det vil variere fra minikonkurranse til minikonkurranse hvilke av de ovenstående kriterier som vil bli vektlagt. Den interne vektingen mellom de valgte kriteriene vil også variere. 1.3 AVROPSKONTRAKT Ved minikonkurranser (verdi over kr kroner) skal det skrives egen avropskontrakt mellom oppdragsgiveren og den valgte leverandøren som definerer eventuelle spesielle forhold med denne leveransen, jf. Oppdragsavtalens bilag 8.. Kontrakten skal være vedlagt minikonkurransen. Kontrakten kan også benyttes ved direkte avrop på rammeavtalen.

6 1.4 Anskaffelsesportal Oslo kommune har utviklet en elektronisk anskaffelsesportal hvor alle minikonkurranser kunngjøres. Alle leverandører det inngås rammeavtale med vil bli lagt inn i adresseregisteret til minikonkurranseportalen og deretter automatisk motta melding om hver ny minikonkurranse som legges ut på portalen. Alle minikonkurransegrunnlag vil bli elektronisk tilgjengelig på minikonkurranseportalen for de leverandører det inngås rammeavtale med. 2. LEVERANDØRENE KAN VED DIREKTE AVROP PÅ RAMMEAVTALEN FORESPØRRES I FØLGENDE RANGERTE REKKEFØLGE: A: B: C: D: E: F:

7 Bilag 3 Avtalevilkår for kontrakter som kan tildeles innenfor rammeavtalen med utfylte bilag (SSA-O) SSA-Oppdragsavtalen med bilag, vedlagt som konkurransegrunnlagets 6a og 6b.

8 Bilag 4 Administrative bestemmelser Avtalen punkt 1.4 Partenes representanter Bemyndiget representant for partene: For Kunden: Navn Jørgen Iversen Tittel: Innkjøpsrådgiver Adresse: Strømsveien 102, 0606 Oslo Telefon: E-post: jorgen.iversen@uke.oslo.kommune.no For Konsulenten: Navn Tittel Adresse Telefon E-post Dersom bemyndiget representant for en part skiftes ut, skal den andre part bli varslet om dette så snart som mulig. Øvrige frister fremkommer av den enkelte avropskontrakt, se Oppdragsavtalens bilag 8.

9 Bilag 5 Pris og prisbestemmelser Avtalen punkt 6.1 Priser Vederlag for Oppdraget er avtalt som følger: Konsulentnivå 1 Konsulentnivå 2 Konsulentnivå 3 Ressurs med inntil 4 års relevant erfaring. Ressurs med mer enn 4 og mindre enn 8 års relevant erfaring. Ressurs med mer enn 8 års relevant erfaring. Prisene er oppgitt eks mva. og inkl. evt. andre sosiale utgifter. Kostnader til reise og reisetid for oppdrag med timepris vil ikke bli dekket for oppdrag innenfor Oslo. Kostnader til reise og reisetid for oppdrag utenfor Oslo må avtales med den enkelte oppdragsgiver på forhånd. I motsatt fall bortfaller muligheten til dekning av reiseutgifter. Kostnader til reise og reisetid må inkluderes i alle oppdrag med fastpris. Overtidsbetaling vil ikke bli dekket med mindre dette er avtalt på forhånd i forbindelse med avrop på rammeavtalen. Oppdragene vil kunne gjennomføres både på grunnlag av fastpris og timepris. Enkelte oppdrag kan være bygget opp gjennom opsjoner som utløses av oppdragsgiver avhengig av eventuelle funn og indikasjoner. Prisene som tilbys anses som maksimalpriser. I minikonkurranser kan det tilbys lavere timepris enn dette, men ikke høyere. Prisene skal også ligge til grunn ved oppdrag hvor det bes om fastpris. Det må påregnes å levere budsjett hvor tilbudt timepris fremkommer. Tilbudte priser vil bli evaluert etter følgende vekting: Konsulentnivå 1 = 33,3 % Konsulentnivå 2 = 33,3 % Konsulentnivå 3 = 33,3 % Tabell for timepriser (eks. mva.) Pris Konsulentnivå 1 Pris Konsulentnivå 2 Pris Konsulentnivå 3