Hva er ISO 14001/ISO 9000/OHSAS 18001

Transkript

1 Hva er ISO 14001/ISO 9000/OHSAS Heve bevissthet og kompetanse for styringssystemer Angela Miller, Sjefskonsulent DNV KEMA

2 Det Norske Veritas (DNV) Uavhengig stiftelse etablert i 1864 Målsetning: To Safeguard Life, Property and the Environment Visjon: Global Impact for a Safe and Sustainable Future Det Norske Veritas AS. All rights Slide 2

3 Det Norske Veritas Selvstendig stiftelse grunnlagt 1864 i Norge 9000 ansatte, 300 kontor, 100 land. Lokal service - sterk global identitet Det Norske Veritas AS. All rights Slide 3

4 Styringssystemer Hva betyr det å være ISO-sertifisert? Hvorfor trenger vi det? Hva er fordelene med å ha styring med kvalitet, helse, miljø og sikkerhet? Hvem stiller krav til virksomheter og hvorfor? 4

5 Mange forskjellige standarder for HMS Environmental Management Systems: ISO Act Check Plan Do Occupational Health and Safety Management Systems: OHSAS Act Check Plan Do Human Rights at work: SA8000 IEH- plakaten Act Check Plan Do Det Norske Veritas AS. All rights 20. mars Slide 5

6 2 ord om Internkontrollforskriften En rekke av kravene til ledelsessystemet kan man finne igjen i internkontrollforskriften, IK er også en styringsverktøy for å fremme forbedring arbeid i virksomheten (overholde lovpålagte krav) 6

7 Hvorfor sertifisering? 3.parts revisjon og verifikasjon av systemet Uavhengig og ekstern perspektiv Skriftlig bekreftelse, dokumentasjon Improved competiveness Systematisk oppfølging over tid av uavhengig fagfolk Det Norske Veritas AS. All rights 20. mars Slide 7

8 Fordeler med systematisk styring av kvalitet og HMS? Mer systematisk tilnærmingsmåte med ISO 9000/14001 OHSAS 18001, ikke tilfeldig, aktiviter skal være planlagt med konkrete målsetninger Risikobasert tilnærming (fokus på de mest vesentlig miljøaspekter, mest farlig arbeidsforhold) Redusere risiko for tap (liv, helse, miljø, anseelse) Kan integreres med eksisterende ledelsessystemer Økt troverdighet med 3-parts sertifisering Bedre kommunikasjon med interessenter (dokumentert dataunderlag) Mer sannsynlig at man når målsetninger for Kvalitet og HMS arbeid Forebygger forurensninger, arbeidsulykker, øker bevissthet for HMS arbeid internt 8

9 Hva er suksess kriteria for å nå målene med kvalitet og HMS-styring? Toppledelse direkte involvert i oppfølging av kvalitet og HMS programmer (ledelsesengasjement) K&HMS policy forstått og fulgt opp av hele organisasjonen Vet hvordan virksomheten påvirke miljø/arbeidsmiljø/kvalitet (risk) Virksomheten har kompetanse innen de nødvendig fagområdet? Har innført formelle styringsprosesser for å måle prestasjon (riktig kvalitet på produkter, påvirkning på det ytre miljø og arbeidsmiljø?) Utfordringer i en stor organisasjon med svært varierte fagbakgrunn 9

10 Hvem har interesser i virksomheten? Oppdragsgiver Eiere Bank og forsikring Styret Kunder Pressgrupper Media Leverandører Tilsyn/myndighet Sertifiseringsselskaper Konkurrenter Storsamfunnet Lokalsamfunnet 10

11 ISO 14001:2004 Angela Miller, Sjefskonsulent DNV KEMA

12 God styring med påvirkning av det ytre miljø Reduserer risiko for at noe skjer Pålitelig og kontinuerlig forbedring av drift Reduserer avfall og energikostnader Imøtekommer bekymringer fra interessenter (innkjøpere!?) Gir et positivt inntrykk av virksomheten og et godt omdømme Forbedrer samsvar med lover, forskrifter, egne krav og praksis Bidra til en bærekraftig utvikling 12

13 Miljøstyring - en arbeidsmåte Miljøstyring innebærer å arbeide med forhold av betydning for ytre miljø på en bevisst og strukturert måte Standarden ISO er en kokebok som gjennom skal krav og må ha krav gir oppskriften på måten å arbeide på ISO spesifiserer ikke miljøresultater som skal oppnås Det kreves imidlertid at bedriften følger: - alle relevante lovfestede krav - at bedriften kan dokumentere kontinuerlig forbedring gjennom fastlagte handlingsprogrammer ISO er en standard for arbeidsmåte ISO er ikke en resultatstandard 13

14 Hensikt med miljøstyring? Sikre overholdelse av lovpålagte krav og andre krav Systematisk tilnærming til endringer og forbedringer (PDCA) Fokus på styring av de mest vesentlige miljøaspekter/risiko Lik struktur som andre ledelsessystemer, ISO 9001, OHSAS Kontinuerlig Ledelsens gjennomgåelse forbedringer Miljøpolitikk Kontroll Planlegging Iverksetting og drift

15 Hvorfor har kontroll med miljøpåvirkninger? Figur: SFT 15

16 ISO serien ISO Ikke en fortolkning av ISO Definisjoner for vanlig terminologi Hjelp til å etablere et miljøstyringssystem Sørger for informasjon for å skape forbedring Nøkkeloppgaver for miljøstyring Tillegg viser samsvar mellom systemelementene Litteratur andre i serien av standarder ISO Retningslinjer for revisjon Definisjoner Revisjonsprinsipper Styring av revisjonsprogram Revisjonsaktiviteter Kompetanse til og vurdering av revisorer ISO Krav Avsnitt Orientering 1 Omfang 2 Normative referanser 3 Termer og definisjoner 4 Krav til miljøstyringssystem Tillegg 16

17 Oppbygging av ISO Orientering Hensikt med standarden Generisk egnet for alle Forpliktende Beskytte miljø sosioøkonomiske betraktninger Forenlig med ISO 9001 og OHSAS Oppmuntre til integrering Følger PDCA Ingen krav til miljøprestasjon Del 1 Omfang Alle krav i standarden gjelder Omfang kan varierer Del 2 Normative referanser Ikke gitt normative referanser Del 3 Termer og definisjoner Miljø Miljøaspekt og miljøpåvirkning Miljømål, miljøpolitikk, miljødelmål Forebygging av forurensning Del 4 Krav til miljøstyringssystem Tillegg A. Veiledning I bruk av standarden B. Samsvar mellom and 9001 Hovedpunkter 4.1 Generelle krav 4.2 Miljøpolitikk 4.3 Planlegging 4.4 Iverksetting og drift 4.5 Kontroll 4.6 Ledelsens gjennomgåelse 17

18 ISO Standard for miljøstyring Miljøstyringssystemets krav 6 Hovedområder: Generelle krav Miljøpolitikk Planlegging (PLANLEGGE) Iverksetting og drift (UTFØRE) Kontroll (KONTROLLERE) Ledelsens gjennomgåelse (KORRIGERE) Hovedområdene er inndelt i 18 kravområder (avsnitt) med til sammen ca. 50 skal -krav 18

19 Prinsipp om PUKK- Planlegg, Utfør, Kontrollere, Korrigere 19

20 Miljøpolitikk Øverste ledelse skal forplikte seg til å: tilfredsstille myndighetskrav og andre selvpålagte krav kontinuerlig forbedring og hindre forurensning Miljøpolitikken skal : være hensiktsmessig i forhold til type, omfang og miljøpåvirkning av aktiviteter, produkter og tjenester gi rammen for å bestemme overordnede mål og delmål Være dokumentert, implementert og vedlikeholdt kommuniseres til alle ansatte som arbeider for eller på vegne av organisasjonen være tilgjengelig for allmennheten 20

21 Kartlegging av miljøaspekter og miljøpåvirkninger

22 Planlegging Identifisere, vurdere og styre miljøaspekter Utslipp til luft Støy Lukt Risikofokus Ressurser Energi Produkt Tjeneste Sannsynlighet lav medium høy Utslipp til vann Avfall Mulig forurensning Sikre overholdelse av myndighetskrav - Oversikt over alle relevante lover, forskrifter og tillatelser - Identifisere krav relevant for miljøaspektene - Sikre at informasjon alltid er oppdatert lav medium høy Konsekvens 22

23 Planlegging Mål, delmål og miljøprogrammer Skal etableres for hvert relevant funksjonsområde og nivå i organisasjonen (dokumentert) og vurderes i sammenheng med: - betydelige miljøaspekter - myndighetskrav og andre krav - teknologiske muligheter - økonomiske, driftsmessige og andre forretningsmessige krav - interessenters forventninger og krav Målsetninger og delmål må være SMART (Spesific, Measurable, Achieveble, Relevent, Timebased) 23

24 Implementering og drift Kompetanse og ressurser for systemdrift og oppfølging - Organisering og tilordning av ressurser - Ledelsens representant (HMS leder) Sikre at alle ansatte kjenner: - betydningen av å følge miljøpolitikken og prosedyrer - betydelige miljøaspekter knyttet til deres arbeid - oppgaver og ansvar for å oppnå overensstemmelse med miljøpolitikken, prosedyrer og krav inkludert beredskap og innsats - potensielle konsekvenser av ikke å følge fastsatte prosedyrer Fagkompetanse innen de viktigste miljøaspekter Kommunikasjon - internt mellom ulike nivåer og funksjonsområder - motta, dokumentere og besvare henvendelser fra eksterne interessenter Avvikssystem Beredskap 24

25 Oppfølging Intern revisjon: - fastslå om miljøarbeidet er i samsvar med standardens krav - fastslå om styringssystemet er implementert fullt ut og vedlikeholdt Ledelsens gjennomgåelse: - Jevnlig gjennomgang av styringssystemet for å sikre egnethet, tilstrekkelighet og effektivitet - vurdere muligheter for forbedringer og behov for endringer av miljøstyringssystemet, inkl. politikken og mål og delmål - Et ledermøte hvor det foreligger grunnlag for beslutninger Husk: Styringssystemet er ett verktøy for å styre veien frem til å nå policy og mål..for å håndtere risiko. Ingen verdi uten en fornuftig innhold! 25

26 Litt om OHSAS 18001:2007 Angela Miller, Sjefskonsulent DNV KEMA

27 OHSAS 18001:2007 Occupational Health and Safety management Systems (Styringssystem for arbeidsmiljø) 20. mars Slide 27

28 Accident Ratio Study 1 Serious or major injury 10 Minor injuries 30 Property damage accidents 600 Incidents with no visible injury or damage 1969, by Frank E. Bird, Jr. 20. mars Slide 28

29 Identifiserer potensiale fare for arbeidstagerne er sentralt 20. mars Slide 29

30 Hensikt med systematisk styring av arbeidsmiljø og sikkerhet? Sikre overholdelse av lovpålagte krav og andre krav Systematisk tilnærming til endringer og forbedringer (PDCA) Fokus på styring av de mest vesentlige arbeidsmiljø faktorene (farer og risiko) Går litt lengere når det gjelder oppfølging av hendelser (krever granskninger) Kontinuerlig Ledelsens gjennomgåelse forbedringer Arbeidsmiljø- og sikkerhets politikk Kontroll Planlegging Iverksetting og drift

31 Styringssystem for arbeidsmiljø og sikkerhet Part of an organization s management system used to develop and implement its OH & S policy and manage its OH & S risks OHSAS Dette inkludere: Organisasjonsstruktur Planlegging av aktiviteter Ansvarsforhold Praksis Prosedyrer Prosesser & resources for utvikling & implementering Gjennomgang og forbedring av organisasjonens policy for arbeidsmiljø og sikkerhet 20. mars Slide 31

32 OHSAS requirement Six main areas 4.1 General requirements 4.2 Environmental policy 4.3 Planning (Plan) 4.4 Implementation and operation (Do) 4.5 Checking (Check) 4.6 Management review (Act) 20. mars Slide 32

33 33

34 ISO14001 og OHSAS Lik krav til systematikk ISO14001 : indentifiserer og ha kontroll med din miljøaspekter OHSAS18001: indentifiserer og ha kontroll med farer (krav om risikoanalyse) ISO og OHSAS18001 er ledelsessystem standarder ISO og OHSAS stiller ikke krav til prestasjon Men fokus på å overholde lovpålagte krav 20. mars Slide 34

35 Hvem utgir OHSAS18001? OHSAS ble opprettet som ett prosjekt gruppe av en rekke av verdens ledende nasjonale standardiseringsorganer, sertifiseringsorganer og konsulentfirmaer. En viktig pådriver for dette var å prøve å fjerne forvirring på arbeidsplassen (en gang mange spesifikasjoner og ordninger) Standarden er utarbeidet i samsvar med ISO-regler Det arbeides for tiden på å inkludere OHSAS18001 i ISO familien 20. mars Slide 35

36 Styringssystemer hvorfor og hva er det? ISO 9000: Styringssystem for kvalitet Angela Miller, Sjefskonsulent DNV KEMA

37 Mangel på kvalitet koster mer! Mercedes recall 1.3m cars for quality issues By James Mackintosh in London, March Mercedes-Benz recalled almost Systematic one in three quality of the failures at Boeing 4m cars it has sold in the By past Chuck four Taylor years and Stanley to fix Holmes (Seattle Times 2000) electronic problems that have tarnished its reputation for high-quality. The Federal aviation Administration (FAA) said a special audit last winter uncovered widespread failings in how the company ensures that jetliners are built to specifications, with workers in some cases employing tribal knowledge instead of prescribed assembly procedures. Slide 37,

38 System, systematisk, styringssystem System Samling av elementer som er innbyrdes beslektet eller gjensidig påvirker hverandre. ISO 9000, Systematisk arbeide Å være effektiv, ting må organiseres på en systematisk/praktisk måte og tingene skal gjøres I en bestemt rekkefølge. Styringssystem System for å etablere politikk og mål, og for å oppnå disse målene. ISO 9000, 3.2.2

39 Et prosessbasert styringssystem for kvalitet Kontinuerlig forbedring av systemet for kvalitetsstyring Kunder A C P D 5 Ledelsens ansvar Kunder A C P D Ressursstyring Måling, Analyse og forbedring A C P D Tilfredshet Krav Tilførsel A C P D Realisering av produkt 7 Produkt Resultat System for kvalitetsstyring Slide 39,

40 Hovedmålsetting for et styringssystem for kvalitet Øke kundetilfredshet Et rammeverk for kontinuerlig forbedring Prosesstilnærming metode for å identifisere risiko Act Plan Check Do Slide 40,

41 ISO 9000 serien ISO 9000 Grunntrekk og terminologi Begrunnelse for systemer for kvalitetsstyring Definisjoner for felles terminologi Prinsipper for kvalitetsstyring Kundefokus Ledelse Personellets engasjement Prosesstankegang Systemtankegang ved styring Kontinuerlig forbedring Beslutninger basert på faktiske hendelser Gjensidig fordelaktig samarbeid med leverandører ISO 9004 Retningslinjer for prestasjonsforbedringer ISO Retningslinjer for interne revisjoner ISO 9001 Krav Kapitler Ikke en tolkning av ISO 9001 Beskrivelse av et minimum generiske krav Retningslinjer for etablering av et styringssystem for kvalitet Gir informasjon til forbedringsprosessen Veiledning for egenvurdering og kontinuerlig forbedring Både for kvalitet og miljø (kan også benyttes for OHSAS) Definisjoner Prinsipper for revisjoner Ledelse og revisjonsprogram Revisjonsaktiviteter 0 Kompetanse og evaluering av revisorer 1 Omfang 2 Normative referanser 3 Termer og definisjoner 4 System for kvalitetsstyring - krav Annex Slide 41,

42 ISO 9001 Oversikt 0. Introduksjon 1. Omfang 2. Normative referanser 3. Begreper og definisjoner 4. System for kvalitetsledelse 5. Ledelsens ansvar 6. Ressursstyring 7. Realisering av produkt 8. Analyse, måling og forbedring Slide 42,

43 Hensikten med standarden Hensikten med implementering av standarden er å oppnå bedre kundetilfredsstillelse ved effektiv bruk av kvalitetssystemet, inkludert prosesser for kontinuerlig forbedring og sikring av samsvar med kunde- og relevante myndighetskrav Standardkravene er generiske og gyldige for alle typer organisasjoner. Slide 43,

44 ISO 9001:2008 Kvalitetssystemet skal være resultatet av en strategisk beslutning. Utformingen påvirkes av varierende behov i organisasjonen. Standarden krever ikke uniformering av system eller dokumentasjon. Standarden kan brukes til å vurdere kvalitetssystemers egnethet. Standarden oppfordrer til bruk av prosessmodell som basis for utvikling og vedlikehold av systemer for kvalitetsledelse. Slide 44,

45 ISO 9001:2008 ISO 9001 og ISO gjensidig utfyllende standarder. ISO 9001 fastsetter krav til kvalitetssystemet. ISO 9004 gir retningslinjer for utvikling mot business excellency. Kan ikke benyttes for sertifisering eller som kontraktsunderlag. ISO 9001 likner nå ISO 14001, OHSA og tilsvarende standarder. Det kan være formålstjenlig å bygge inn kravene i alle relevante standarder - samt bedriftens egne styringskrav - i ett integrert styringssystem. (DNVs vurdering!) Slide 45,

46 Deltagere, hensikt, program Sertifiseringsprosessen Angela Miller, Sjefskonsulent DNV KEMA

47 Veien frem til sertifisering Modenhet Note: DNVs som sertifiseringspartner betyr at DNV ikke kan gi råd i innføringen av miljøstyringssystemet Kontinuerlig forbedring ISO 9000/14001 OHSAS GAP Resertifisering Periodisk revisjon Periodisk revisjon Førstegangssertifisering Prosess Implementering Sertifisering 3 år 47

48 Førstegangssertifisering - Faser 1. Dokumentgjennomgang. Gjennomgang av den overordnede dokumentasjon som beskriver ledelsessystemet. 2. Planleggingsmøte. Resultatene fra dokumentgjennomgangen presenteres, hovedtrekkene ved virksomheten og ledelsessystemet gjennomgås og sertifiseringsrevisjonen planlegges. 3. Hovedrevisjon ( innen 6 mnd. etter planmøte) Revisjonen blir gjennomført for å påvise at ledelsessystemet, slik det praktiseres, oppfyller standardens krav. Det legges vekt på å dekke alle relevante sider ved ledelsessystemet og alle standardens krav. Eventuelle avvik som avdekkes, drøftes i et oppsummeringsmøte. Revisjonen avsluttes med en skriftlig rapport. 4. Avviksoppfølging. Hvis nødvendig, blir eventuelle korrigerende tiltak fulgt opp ved et nytt besøk for å verifisere at avvikene kan lukkes. (Avvik må rettes innen 13 uker) 5. Sertifikatutstedelse. Resultatene fra revisjonen og avviksoppfølgingen gjennomgås av DNV. Tilfredsstiller ledelsessystemet standardens krav, blir sertifikatet utstedt. 48

49 Dokumentgjennomgang og planmøte Klargjøre hvor langt bedriften har kommet i sine forberedelser for hovedrevisjonen og identifisere områder som ikke er tilstrekkelig på plass (funnliste) - At miljøstyringssystemet er klargjort tilstrekkelig for å bli tatt i bruk - At bedriften har gjennomført en prosess for å identifisere miljøaspekter og et sett av kriterier for å bestemme hvilke som er vesentlige - At vesentlige miljøaspekter har tilstrekkelig kontroll og oppfølging for å sikre at bedriftens miljøprestasjoner forbedres ( måling, mål og handlingsplaner) - At miljøstyringssystemet har en form som sikrer at miljøpolitikken blir førende for miljøaktiviteter i bedriften - At bedriften har et system som sikrer overensstemmelse med gjeldene lover og krav som vedrører ytre miljø - At program for interne systemrevisjoner er etablert og at minst en revisjon har vært er gjennomført - At en ledelsens gjennomgang er gjennomført 49

50 Resultat fra dokumentgjennomgang og planmøte Rapport - Generell oppsummering - Positive indikasjoner - Hovedområder for forbedring - Konklusjon i forhold til sertifiseringsprosess ( klar, ikke klar for hovedrevisjon) - Fokusområder, foreløpig, for kommende hovedrevisjon ( skal bekreftes før hovedrevisjon) - Funn fra gjennomgangen ( antall og type), funnliste som vedlegg 50

51 Sertifiseringsprosessen oppfølging I løpet av sertifikatets gyldighetsperiode på 3 år gjennomføres periodiske revisjoner vanligvis med 6, 9 eller 12 måneders mellomrom. De periodiske revisjonene blir gjennomført og rapportert som hovedrevisjonen (førstegangsrevisjonen). Avviksoppfølging som ved hovedrevisjonen. Etter 3 år gjennomføres resertifisering for å fornye sertifikatet for nye 3 år. Revisjoner er avtalt i forkant. 51

52 Funnkategorier - ISO14001 Avvik kat: 1 Vesentlige brudd på myndighetskrav eller akutt forurensing/miljøskader eller vesentlig fare for sådan. Manglende bevis for forbedringer ift miljøprestasjon siden forrige revisjon (unntak ved spesielle situasjoner). Mangel på dokumentasjon og/eller implementering av aktuelt systemelement; vesentlige deler av et kravelement er ikke oppfylt eller en gruppe avvik innenfor et systemelement. Ett kategori 2 avvik som ikke er lukket innen fristen vil etter fristen bli behandlet som et kategori 1 avvik. Avvik kat 2: Enkeltstående feil og mangler i forhold til de gitte krav. Observasjoner Forhold som kan føre til en avvikssituasjon. Forhold hvor tolkning av standarden eller bevissituasjonen er slik at avvik vanskelig med sikkerhet kan fastslås. Forbedringsområder Område/prosess hvor revisor mener det er mulighet for forbedring utover standardens minimumskrav. Positive tiltak Forhold/område hvor virksomheten eller deler av virksomheten har en spesielt god praksis. Brukes primært når revisor ser at praksisen har intern overføringsverdi. Forhold hvor virksomheten har gjennomført vesentlige forbedringer siden forrige revisjon. 52

53 Sertifiseringsprosessen oppfølging I sertifikatets gyldighetsperiode på 3 år gjennomføres periodiske revisjoner. De periodiske revisjonene blir gjennomført og rapportert som hovedrevisjonen (førstegangsrevisjonen). Avviksoppfølging som ved hovedrevisjonen. Etter 3 år gjennomføres resertifisering for å fornye sertifikatet for nye 3 år. Revisjoner er avtalt i forkant. 53

54 Metode - Risk Based Certification DNVs metode for sertifisering av ledelsessystemer sikrer at vi fokuserer på det som er viktig for kunden: Identifikasjon av områder som er spesielt viktige for å nå organisasjonens mål Fokus på nøkkelprosesser som fører til måloppnåelse Vekt på organisasjonens even til å drive effektivt forbedringsarbeid Fokus på forholdet mellom forretningsmålene og eksisterende prosesser i organisasjonen Fokus på organisasjonens evne til å oppnå egne strategiske mål Støtter ledelsens beslutninger gjennom fakta Revisjonen går utover en ren kontroll av at standardens minimumskrav er oppfylt Avrapportering på ytelsen innen fokusområdene FOKUSOMRÅDER RISIKOBASERT FELLES FORSTÅELSE 54

55 Takk for meg! 55

56 Safeguarding life, property and the environment 56