Møtereferat Sentralt IDF

Transkript

1 Møtereferat Sentralt IDF Tilstede Fra Abeidsgiver: KarinAslaksen, Arnt Inge Rolland, Johan Skutle (sak 39.1), Cato Rindal (sak 39.2), Philip Tolloczko (sak 39.3), Svein Kristensen (sak 39.2 og 39.4), Frede Hermansen (sak 39.5) og Ane Volle NTL: Egil Borgestrand og Carl Marius Michelsen Parat: Unn-Kristin Olsen og Liv Erika Grøttum NPL: Geir Krogh PF: Terje Tømmerås, Victor-Bjørn Nielsen og Frank Haga PJ: Sverre Joachim Wiese Bromander og Kristin Elnæs HVO: Audun Buseth Forfall Referent Ane Volle Saksnr. Dato Sted Soria Moria hotell og konferansesenter Antall sider 5 Referatdato Agenda Sak 36/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 37/2013 Godkjenning av referat fra og Sak 38/2013 Informasjon fra arbeidsgiver Sak 39/2013 Saker fra arbeidsgiver Sak 39.1/2013 Merverdiprogrammet: status og fremdrift Sak 39.2/2013 Opprettelse av FTL IKT Sak 39.3/2013 Måling av responstid Sak 39.4/2013 Mandat fase II, Politiets Fellestjenester Sak 39.5/2013 Videre oppfølging av Politianalysen Sak 39.6/2013 Prosess revidert omstillingsavtale Sak 39.7/2013 Unntak fra bruk av TTA Sak 40/2013 Saker fra organisasjonene Sak 40.1/2013 PF: IP-regodkjenning Sak 40.2/2013 NTL: Angående innføring av Ipad i patruljebiler Sak 41/2013 Omforent plan om møtestruktur, innhold og involvering Sak 42/2013 Eventuelt og Evaluering Sak 36 og 37/2013 Godkjenning av innkalling, saksliste og referat Innkalling og dagsorden ble godkjent. Politiets Fellesforbund kom med forslag om å endre punktet informasjon fra arbeidsgiver til informasjon fra partene. Partene støttet dette.

2 2 PF kom med en merknad til referat fra I tillegg ønsket organisasjonene at resultatet av evalueringen av samarbeidet skulle fremgå tydeligere i referatet fra Utover dette ble referatene godkjent. Sak 38/2013 Informasjon fra arbeidsgiver Karin gjennomgikk ny organisasjonsstruktur for Politidirektoratet, fremforhandlet den og Deretter ble organisasjonene og vernetjenesten presentert mål og prioriteringer for Organisasjonene kom med gode tilbakemeldinger på ovennevnte. Samtlige organisasjoner satte spørsmålstegn til at politiet skulle øke drift og prioriteringer ved siden av store utviklingsprosesser og omstilling. Karin poengterte at en tydelig arbeidsdeling mellom POD og ytre etat er en forutsetning for å lykkes, hvorav POD skal sikre strategisk styring og utvikling av etaten. Vi kan ikke la være å jobbe med videreutvikling av etaten. Sak 39.1 Merverdiprogrammet: status og fremdrift Johan Skutle presenterte status og fremdrift for Merverdiprogrammet. Han viste til Holterapporten som konkluderte med at etaten trengte ytterligere modningstid før KSII og prosjekt I kan påbegynne. Som resultat er det levert en ny plan for videre modningsarbeid til Justis- og beredskapsdepartementet. Johan viste organisasjonene to alternativer for videre fremdrift for programmet. Hovedverneombud Audun Buseth påpekte behovet for å integrere HMS i virksomhetsutviklingen, og ønsket et tett samarbeid i den videre prosessen. Sak 39.2 Opprettelse av FTL IKT Karin innledet drøftingen/forhandlingen og viste til saksgrunnlaget tilsendt organisasjonene. Organisasjonene ga tilbakemeldinger på at saksgrunnlaget var for tynt til å kunne drøfte/forhandle organisasjonsform med underpunkter. De etterspurte en bedre bakgrunnsbeskrivelse, en drøfting av alternative organisasjonsformer for enheten, og begrunnelsen for arbeidsgivers beslutning. I tillegg ønsket organisasjonene en tydeligjøring av sammenhengen mellom opprettelsen av FTL IKT og Politiets Fellestjenester. Arbeidsgiver ga en muntlig utdypning om prosessen. Cato Rindal viste innledningsvis til kongelig resolusjon hvor Politidirektøren blant annet er gitt fullmakter til å organisere enhetene på en hensiktsmessig måte. Arbeidsgiver har vurdert fire ulike alternative organisasjonsformer for FTL IKT, hvorav to av organisasjonsformene er blitt sett på som aktuelle; 1. FTL IKT som en seksjon under IKT-avdelingen i POD 2. FTL IKT som en enhet med eget organisasjonsnummer tilsvarende NID (en hybridløsning) Alternativ 2 er blitt vurdert som den beste organisatoriske løsningen da den sikrer et tydelig skille mellom IKT-avdelingen i POD som premissgiver og strategisk utvikler og FTL IKT som leverandør. Enheten skal ha eget juridisk organisasjonsnummer, og bør ha et eget ansettelsesråd samt medbestemmelsesarenaer som AMU og IDF. Enheten er underlagt

3 3 IKT-avdelingen i Politidirektoratet, som har et etatslederansvar for enheten. POD har jobbet for en involverende prosess med tett dialog mellom IKT-avdelingen i POD og FTL IKT. Arbeidsgiver har fått tilbakemeldinger på at det er gjennomført en tett og god involveringsprosess lokalt i tidligere PDMT, og skal jobbe for at de sentrale partene blir godt involvert i den videre prosessen. Hovedverneombud Audun Buseth etterspurte hvem som skal ha HMS-ansvaret for enheten. Arbeidsgiver kommer tilbake til organisasjonene med et mer detaljert beslutningsgrunnlag. Parat viste til omstillingsavtalen. Det må kommuniseres tydelig ut til PDMT at de ivaretas iht. gjeldende avtale. Konklusjon: Saken ble utsatt til møte i januar grunnet tilbakemeldinger fra organisasjonene.. Arbeidsgiver beklaget at en ikke har vært tydelige nok i redegjørelsen i saksgrunnlaget, eller tydeliggjort sammenhengen mellom opprettelsen av FTL IKT og Politiets Fellestjenester. Det har vært en tettere prosess lokalt i tidligere PDMT, enn det har vært med de sentrale tillitsvalgte. Sak 39.3 Måling av responstid: Philip Tolloczko gjennomgikk presentasjon om prosjektet, og innledet således drøftingen om måling av responstid og oppbevaring av GPS-data. Viser til saksdokumenter og presentasjon. Organisasjonene var positive til måling av responstid. De kom med følgende tilbakemeldinger: NPL ba om at POD ikke etablerer et nytt målparameter i politiet. Formålet med målingen bør være erfaringslæring og kunnskap, herunder kunnskapsbasert heller enn resultatbasert. PJ viste til viktigheten av å se sammenhengen mellom de pågående endringsprosjektene, og trakk fram merverdi som et eksempel. Philip: det er tett dialog mellom blant annet merverdi og prosjektet. PF ba om at arbeidsgiver ser responstid og responskvalitet i en sammenheng. Politiet må sikre at mannskapet med rett kompetanse sendes til stedet uavhengig av om de er nærmest eller ikke. Responstid er villedende data dersom det blir en konkurranseøvelse om å være fremme på stedet raskest. Hovedverneombudet støttet ovennevnte. Audun var således bekymret for sikkerheten til polititjenestemennene. Audun ba om å involveres i den videre prosessen. PF etterspurte videre personvernet. Hvem får tilgang på dataene, og hvor lenge blir de lagret? Philip: formålet med lagring er å få informasjon om tidsstemplene. Det er ikke nødvendigvis slik at det er et behov for å lagre eller tilgjengeliggjøre dataene. Sak 39.4 Mandat fase II, Politiets Fellestjenester Svein Kristensen innledet saken. Han viste til en involverende prosess hvor mandatet er utarbeidet i tett samarbeid med tidligere PDMT samt administrasjonssjefene. Mandatet skal først vedtas i politidirektørens ledermøte i starten av januar. Av den grunn imøteser arbeidsgiver tilbakemeldinger fra organisasjonene slik at mandatet kan forbedres ytterligere.

4 4 Organisasjonene var positive i sin tilbakemelding av mandatet, og kom med flere gode forslag til hvordan forbedre mandatet. Samtlige organisasjoner og hovedverneombud ønsket å sitte i styringsgruppen til prosjektet. Utover dette kom organisasjonene med følgende generelle tilbakemeldinger: PF etterspurte en tydeliggjøring av personalløpet i mandatet, og at dette også fremkommer i fremtidige mandater og OU-prosesser. Arbeidsgiver skulle integrere HR-perspektivet i mandatet. NPL ba om at organisasjonsform for Politiets Fellestjenester ble gjennomgått i januarmøtet sammen med opprettelsen av FTL IKT. NTL ba om at arbeidsgiver var tydeligere på hvorvidt en har til hensikt å organisere en felles lønn- og regnskapsenhet. Slik vet lønns- og medarbeidere med sikkerhet hva de har å forholde seg til. Arbeidsgiver skal tydeliggjøre dette i mandatet. Arbeidsgiver kommer tilbake til organisasjonene med et revidert mandat. Forslag til kunngjøringstekst til direktørstilling samt en fremstilling av organisasjonsform oversendes organisasjonene sammen med saksgrunnlag for opprettelsen av FTL IKT til møtet i januar. Sak 39.5 Videre oppfølging av Politianalysen Frede Hermansen informerte organisasjonene om videre oppfølging av Politianalysen. Han viste til tentativ fremdriftsplan. Politidirektoratet ser nå at strukturbeslutningen tar lengre tid enn antatt, og at fremdrift dermed er noe forskyvet. Politidirektoratet har etablert en arbeidsgruppe som skal støtte departementet i utforming av stortingsmelding/prop vedrørende strukturreform. I den videre prosessen skal politianalysens anbefalinger til distriktsstruktur gjennomgås og justeres ved behov. I tillegg må Politidirektoratet arbeide med øvrig endrings- og utviklingsbehov utover struktur, herunder kvalitetsreform. PF påpekte viktigheten av at politiet videreutvikles og forbedres. I den prosessen er det et behov for involvering og medbestemmelse også fra distrikt og særorgan. I tillegg må Politidirektoratet nøye vurderer intern- og eksternkommunikasjon på området. Det er mange som oppfatter at den jobben man har gjort fram til i dag ikke har vært bra nok. PF er bekymret for at politiet ikke lykkes grunnet manglende ivaretagelse av etatens medarbeidere. Hovedverneombudet påpekte at forsinkelsen er en god anledning til å forbedre prosessen ytterligere. Politidirektoratet må ha fokus på sunne og gode omstillingsprosesser med høy grad av involvering. Arbeidsgiver skal jobbe med å forbedre endringsprosessene i tiden fremover for å sikre større grad av medbestemmelse. I tillegg skal det etableres et fageierskap i POD med formål å sikre en strategisk ledelsesfunksjon. Arbeidsgiver ønsker å opprette en arena hvor prosess, utfordringer og problemstillinger blir diskutert med organisasjonene, ref møte i august Sak 39.6 Prosess revidert omstillingsavtale Organisasjonene spiller inn sine forslag til endringer per mail innen 6. januar. Sak 39.7 Unntak av bruk av TTA for økokrim Vi viser til saksdokumenter utsendt i møteinnkallingen. Organisasjonene støttet ovennevnte. PF minnet om at Økokrim må forholde seg til fremforhandlet ATB-avtale, og at unntak må registreres iht. gjeldende avtale.

5 5 Sak 40.1 IP-regodkjenning Politidirektoratet har laget et rundskriv om temaet som sendes samtlige distrikt og særorgan. Sak 40.2 Angående innføring av Ipad i patruljebiler Arbeidsgiver beklaget at partene ikke har drøftet ovennevnte iht. HA. Imidlertid er det stor grad av involvering og opplæring av medarbeidere i distrikt/særorgan. Arbeidsgiver ettersender dokumenter om prosjektet med opplæringsplan. Sak 41 Omforent plan om møtestruktur, innhold og involvering Organisasjonene fikk utdelt dokument om plan for møtestruktur med forslag til tematisk årshjul. Dokumentet sendes også per mail. Dokumentet gjennomgås i sin helhet på møte i januar. Partene ble enige om å gjennomføre et lunsj til lunsjmøte i medio Januar.