Verran kommune. Saksframlegg STATUSRAPPORT OG FORSLAG TIL BUDSJETTJUSTERING FOR DRIFTSENHET OMSORG

Transkript

1 Verran kommune Arkivsak. Nr.: 214/ Saksbehandler: Anita Hopstad Vanebo, Driftsleder enhet for Ansvarlig leder: Anita Hopstad Vanebo, Driftsleder enhet for Godkjent av: Jacob Br. Almlid, Rådmann Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Kommunestyret STATUSRAPPORT OG FORSLAG TIL BUDSJETTJUSTERING FOR DRIFTSENHET OMSORG Rådmannens forslag til vedtak 1. Kommunestyret tar den fremlagte statusrapport til orientering. 2. Driftsbudsjettet for driftsenhet omsorg styrkes med kr ved at reduserte kostnader (kommunal andel) til ressurskrevende brukere ikke trekkes inn til kommunestyrets disposisjon, slik gjeldende økonomireglement tilsier. Kommunestyret vedtok i desember 213 at "det skulle startes et omstillingsarbeid innenfor helseenhetene, hvor den overordnede strategien er å vri ressurser fra behandling til forebygging, også innenfor eldreomsorgen." I 214 ble det arbeidet intensivt med omstillingen innenfor helseområdet, og kommunestyret vedtok den 13.november 214, Verran kommune sin hovedstrategi/ målsettinger for Helse - og omsorgstjenesten, samt et styringsmål på: Antall sykeheimsplasser fra (fra 32 plasser) Antall sykeheimsplasser fra (fra 2) Som følge av reduksjon i antall sykeheimsplasser jf. kommunestyret sin bestilling og vedtak november 214, og bortfall av arbeidskraftsbehov ved sykeheimen, ble det redusert 8,7 årsverk fra Konkret har dette medført at 16 ansatte etter kartleggingssamtaler ble omplassert i andre ledige hjemler, hovedsakelig boliger.

2 Omleggingen av sykeheim og åpen omsorg som ble vedtatt i november 214 har vært og er en krevende oppgave. Bl.a handler utviklingsarbeidet om endring av hvordan kommunen leverer helsetjenester, utvikling av omsorgstrappa, å legge til rette for at brukere av helsetjenester kan bo hjemme lenger. En nedtrapping av antall sykeheimsplasser til et styringstall på 2 plasser har ikke medført at brukere har stått uten et forsvarlig tilbud etter den 1. januar 215. Det legges imidlertid til grunn en strengere vurdering av tildelingspraksis. Konkret innebærer det at terskelen for å få langtidsplass på sykeheimen er høyere, men det er alltid brukerbehovet (individuell vurdering) som er styrende for om en blir tildelt sykeheimsplass eller ikke. Som et nytt tiltak i omsorgstrappa har enheten opprettet bo- og servicetilbud på helsetunet. Belegget sykeheim 216 Tabellen nedenfor viser hvor mange brukere det har vært på langtidsplass, korttidsplass og avlastning fra uke 1 til uke 13 i 216. Faktor/Uke Langtidsplass korttidsplass Avlastning Sum/SH Overbelegget per uke i gjennomsnitt for hele 215 er 19,4 % regnet ut fra styringstallet på 2 plasser. Overbelegget per uke akkumulert til og med uke 13 er 2 %. Bo og service: Dette er et botilbud for personer med omfattende behov for heldøgns bemanning i umiddelbar nærhet av botilbudet. Nedenfor viser jeg to grafer for belegget på Bo og service for 215 og hittil i år 216. Belegg Bo og service Belegg og fordeling Bo- og service Bo-og service Avlastning Kort tidsplass

3 Belegg Bo og service Belegg og fordeling Bo- og service Bo-og service Avlastning Kort tidsplass Oversikten viser at vi har fått flere beboere i 216 enn i 215 som har vedtak på tjenestetilbudet. Brukerne inngår leieavtale på Bo og service. Ut i fra grafene så ser vi at det er økt med faste beboere. Fra og med så har vi 5 beboere på Bo og service. Fra og med så bemannes Bo og service av hjemmesykepleien. Belegget på sykeheimen har vært høyere enn styringstallet for 216. Se graf nedenfor: Belegg sykeheimen Belegg sykeheim Langtidsplass Kort tids plass Avlastning

4 Pleiefaktoren varierer i forhold til helsetilstand (pleiebehov) til de som er på langtidsplasser, og de som tildeles korttidsopphold. De pasienter som behøver korttidsopphold ved utskriving fra sykehuset krever økt sykepleiefaglig kompetanse og erfaring. De kan komme med sondeernæring, smertepumpe, cvk (Sentralt venekateter er et kateter plassert i en stor vene i halsen) Døden er individuell og både pasientens fysiske, psykiske, sosiale og åndelige aspekter blir berørt når døden nærmer seg. Noen trenger pleiere sammen med seg hele døgnet, noen trenger det bare på natt og noen har pårørende som er sammen med dem den siste tiden. Dette er veldig individuelt og vil avgjør om behovet for fastvakt. Hovedfunn fra 215 En vekst i antall pasienter med store behov sammenlignet med 214, spesielt i perioden juli desember 215. Betydelig redusering av inntekter fra beboere i 215 ved sykeheim. Dette er justert i budsjettet 216. Enheten har ikke lyktes med å etablere en stabil ledergruppe (1 driftsleder + 2 avdelingsledere) Forbedringspotensial for å utnytte styringssystemene bedre Forsinket effekt av effektiviseringstiltak Positiv utvikling mht. nærværsutviklingen Kostbar tilrettelegging for sykemeldte arbeidstakere For dårlig samhandling mellom operativ enhet (omsorg) og tildelingskontoret Delvis dårlig tilgang til kompetente vikarer stor bruk av vikarbyrå. Enheten bruker fortsatt vikarbyrå og da i utgangspunktet sykepleiere. (Det vises til statusrapport november 215, behandlet i kommunestyret.) Konklusjon drift 215 Et av styringsmålene fra kommunestyret 214 var at alle skal få bo hjemme lengst mulig. Kriterier for å få sykeheimsplass ble strengere samtidig som det ble opprettet et alternativt og mer adekvat tilbud til de som ikke kunne være hjemme, men var for friske til å få fast plass på sykeheimen (Bo og service). Ledere og ansatte skulle ha/ har mer fokus på omsorgstrappa, slik at riktig omsorgsnivå kan velges. Det som vi ser er at de som får fast plass på sykeheimen er dårligere enn tidligere. Dette gjelder også de som kommer på korttidsplass. Da blir også pleietyngden større. Pasientene har behov for kvalifisert og kontinuerlig pleie og omsorg. I perioder har det vært pasienter med omfattende pleiebehov, krevende der vi måtte sette inn fastvakt på en bruker hele døgnet eller deler av døgnet (betyr økte kostnader). Belegget på sykeheimen har hele året vært større enn styringstallet på 2 sykeheimsplasser. Konsekvensen av dette er behov for økt (ekstra) bemanning, som igjen fører til betydelig økte kostnader (overforbruk) i 215. Enheten klarte ikke å hente de gevinster fra Bo og service i 215 som det var lagt til grunn, først og fremst pga. tid til innarbeidelse av dette nivået i omsorgstrappa og manglende kjennskap til tilbudet hos brukere og ansatte. Innenfor hjemmesykepleien kan antall brukere og pleietyngde variere mye, og dette reguleres kontinuerlig i forhold til bemanning. Utvikling/omstilling Mobil omsorg Enhet for omsorgstjenester tok i bruk mobil omsorg sommeren 215. Konkret er dette en bærbar fagløsning for kommunale pleie- og omsorgstjenester (rapportering på Ipad). Mobil Omsorg er et viktig bidrag i arbeidet om å styrke samhandling, effektivisering og kvalitetsheving av tjenestene innenfor enheten.

5 Dette er en kontinuerlig prosess og vi har mer potensial i hjemmetjenesten i forhold til effektivisering av mobil omsorg. Overordnet har vi ikke kommet i mål og vi skal også ha mer fokus på dette på sykeheimen. Dette blir en av hovedoppgavene til fagsykepleierne. Multidose Verran kommune samarbeider med Vitus apotek Elgen, og startet opp med multidose mars 215. Alle avdelinger har innført multidose til alle de brukerne som det er hensiktsmessig til. Multidose er maskinelt pakkede legemidler hvor hver dose pakkes i en pose og merkes med pasientens navn, legemiddelets navn, dose og tidspunkt for når tablettene skal tas. Multidose angis å ha flere fordeler, økt kvalitetssikring, spart sykepleietid, redusert kassasjon av legemidler og mindre lager. Driftsleder vil iverksette tidsregistrering av multidose kontra istandgjøring og kontroll ved bruk av tradisjonelle ukedosetter. Status nærvær Sykefraværet i 215 var 12,48 % og sykefraværet i 216 er 13, % ved utløpet av februar. Enheten tilrettelegger for sykemeldte og ansatte med økt risiko for sykemelding også i 216. Forskjellen er at arbeidsgiver samarbeider mer med sykmeldte og at de går i en gradert sykmelding, og er friskmeldt i en liten prosent del der man må gå oppå ordinær drift. Det er ikke alle man får forebyggings- tilretteleggingstilskudd på. Det ble brukt høyere friskmeldingsprosent i 215 og da var det flere som ikke kunne settes inn i ordinær drift. Dette må ikke sammenlignes med de som har gradert sykmelding og kan arbeide deler av sin stilling. Kostnader 216 vs 215 er redusert betydelig. Enheten har fortsatt kontinuerlig fokus på nærværsarbeidet. Ansikt til ansikt tid.(ata) Kunnskap om direkte brukertid er viktig for å kunne styre tjenesten. Det er tenkt å bruke et verktøy som er utarbeidet fra KS. Det finnes flere verktøy slik at det bestemmer vi når vi kommer i gang med prosjektet. Det er 3 forhold som kan registreres: 1. Resultater fra tidskartlegging fra ansatte(registrering av klokkeslett) 2. Vedtakstid 3. Ressurser (planlagte og faktiske årsverk, samt antall personer på jobb i registreringsperioden) Hensikten med denne kartleggingen er å kartlegge direkte brukertid. Kunnskap om dette er viktig for å kunne styre tjenesten. Redusere tidsbruk til indirekte oppgaver og administrative oppgaver. Gjennomsnitt tall i sektor Direkte tid ca. 35 % Indirekte ca. 2 % Administrasjon ca. 45 % Målet er at man oppnår effekter tilsvarende nasjonale tall for sektoren, tilsvarende en reduksjon med 15 % i administrasjon/ indirekte tid, da kan man omdisponere ca. 5 årsverk til direkte pleie. Innleie fra vikarbyrå Enheten har også brukt vikarbyrå i 216. Dette er for å dekke sykepleie behovet hovedsakelig på helg. Vi har hatt ny anbudsrunde på vikarbyrå av Inn Trøndelagskommunene. Det ble Helse nord og Orange som vant anbudsrunden. Dette gjaldt fra og med Målsetningen er at vi skal redusere bruken av vikarer fra vikarbyrå i 216. Turn-over Fra høsten 215 og fram til sommeren 216 har det sluttet 5 sykepleiere. De har fått lederstillinger eller arbeid på DMS eller sykehus. Samtidig har vi ansatt to sykepleier i 1 % stillinger i denne perioden. Ledere, forbundene og ansatte må finne løsninger i lag på hvordan vi kan utnytte sykepleieressursen som Enheten har til sammen.

6 Status økonomi 216 Grafen nedfor viser kostnader til styrket bemanning hittil i år på sykeheimen ca. kr 53,- 7 Akkumlert kostnad styrking heldøgns pleie og omsorg Akkumlert kostnad styrking Grafen nedfor viser kostnader til styrket bemanning hittil i år på hjemmesykepleien på ca. kr 34, Kostnader styrking (kr) Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des

7 Vurdering / tiltak 216 Innleie av bemanning har tatt svært mye av tiden til ledere og ansatt ved innleiekontoret. Enkelte faste ansatte har fått økt sine stillinger med midlertidig arbeidsavtaler, og de vikarene som benyttes har fått midlertidige arbeidsavtaler. Dette er for å redusere bruk av innleie fra vikarbyrå. Men når vi har flere sykepleiere som er sykmeldte så blir vi veldig sårbar. Enheten har opprettet vikarpool fra og med for sykeheim og åpen omsorg for å bidra til å løse vikarbehov av lengre og kortere varighet. Tre helsefagarbeidere ble overført i henholdsvis 75 %, 5 % og 5 % stilling i vikarpool. De arbeider hver 3. helg, har ingen fast helgetilknytning på avdeling og har fast turnus med vakter på dag, kveld og helg. Arbeid i vikarpool kan foregå på tre forskjellige måter: 1. Fast turnus i vikarpool der vikar blir fordelt ut i de enhetene vedkommende har opplæring. 2. Vikar går inn i for eksempel 75 % vikariat i enheten. Dette kan være sykevikariat og permisjoner over lengre tid til vedkommende er på plass. 3. Vikarpool kan også kombineres ved lengre fravær i en avdeling, hvor deler av stillingen kan være tilknyttet vikariatet og deler av stillingen benyttes som ordinær vikarpool. Enhet for omsorgstjenester har om lag 13 ansatte, og døgnkontinuerlig drift. Det forekommer fravær på de fleste vakter i løpet av en uke, og tiltaket løper liten risiko da kostnader knyttet til innleie allikevel må tas. Faglig sett vurderes i tillegg en vikarpool å være et bedre tilbud til brukerne enn hva man har i dag med tilfeldig innleie, samt økt bruk av bemanningsbyrå/vikarbyrå. I tillegg har man i perioder utfordringer med å få tak i kvalifiserte vikarer. Ansatte i vikarpoolen er godt kvalifisert og har kjennskap til enheten. Det fører også med seg økt stabilitet. Dette tiltaket finansieres innenfor den ordinære driften fra postene sykevikar og ekstravikar. Verran kommune er med på Menn i Helse. Enheten har tatt inn en helserekrutt. Det ble også utlyst i februar 216 en lærlingplass. Ansettelsen av lærling er ikke ferdigbehandlet. Bo og service Bo og service er et tilbud til de som ikke kan bo hjemme, men samtidig er for friske til å være på sykeheimen. Dette tilbudet ble etablert i august 215. Effektene både faglig og økonomisk vil synes i 216. Bo og service er et av de viktige nye tiltakene i omsorgstrappa. Omsorgstrappa forutsetter en individuell faglig vurdering av alle brukere, og at man på det grunnlag tilbyr helsetjenester. Tjenestetilbudet må reflektere den enkeltes behov og omsorgstrappa viser en sammenheng der økende behov møtes med økende tjenestetilbud. Per er det 5 beboere som har husleieavtale på Bo- og service. Belegg 216 Uke Husleieavtale Avlastning Økonomi -Bo og service 216 Bemanningsbehovet er på ca. 3 årsverk. Driftsleder anbefaler at driftsenhetens budsjett for 216 tilføres økonomiske midler, slik at det dekker kostnader for 2,2 årsverk. Dette har en kostnadsramme på ca. 1, mkr. Fra og med blir Bo og service en integrert del av avdeling hjemmesykepleie.

8 Endret brukerbehov økt tjenester boligomsorgen Det var påkrevd å opprette avlastning i kommunal regi til en bruker annenhver helg fra og med november 215, som er videreført i 216 på permanent basis. Dette medfører en ekstra nettokostnadsøkning på ca. kr 45,-. pr år, noe som er hensyntatt i driftsbudsjettet for 216. Imidlertid var dette tiltaket og avklaringen ikke kjent ved driftsenhetens innspill til budsjett for 216. I tillegg er det faglig avklart at avlastningen i kommunal regi må økes med 5 uker, tilsvarende en ca. årlig kostnad på ca. kr 2,- Samlet utgjør dette en kostnadsøkning for driftsenheten på kr 65,-. Tiltak I mars 216 er heldøgns tilbud til en ressurskrevende bruker avviklet. I flg. økonomireglementet skal det ved permanent endring (bortfall) av tjenestebehovet de bevilgede midler disponeres av kommunestyret. Utgifter på avviklet tiltak: Ressurskrevende bruker utgifter 215, jf. rapportering til helse- og omsorgsdepartementet: Lønnsutgifter: kr ,- Innslagspunktet: kr 1 81,- Beregningsgrunnlag tilskudd: kr % av grunnlaget kr ,- Dvs. 2 % av utgiftene som Verran kommune må betale utgjør kr innslagspunktet kr 1.81.,- Kommunale kostnader for 215 var kr ,- Budsjettet for 216 Netto budsjett (kommunale kostnader) for 216 er budsjettert til kr ,- og ubrukt beløp for 216 er kr ,-. Anbefaling/forslag Driftsleder mener at enhetens budsjett 216 styrkes ved at kommunestyret omdisponerer resterende beløp (avviklet tjeneste ressurskrevende bruker) med kr , har på mange måter vært et krevende år, både for ansatte og for lederne. En stor utfordring har og er å få til kontinuitet i ledergruppen. Uten denne vil det være svært krevende å oppnå de mål en har satt seg. Budsjettrammen er stram, og det skal til få endringer i antall brukere/pleietyngde før det medfører budsjettoverskridelser. Viktige kostnadsbesparende tiltak må prioriteres og iverksettes, slik at ressursene kan brukes på riktig måte. På tross av de utfordringer enheten har hatt i 215, har man klare ambisjoner for inneværende år: Mål for Hovedmålet for 216 er at alle får tjenester etter rett nivå på omsorgstrappen. På en slik måte at alle kan bo hjemme lengst mulig. - Gjennomføring av prosjektet ATA tid på hjemmesykepleien. - Brukerundersøkelse av hjemmehjelpstjenesten. - Økt fokus på hverdagsrehabilitering. - Kontinuerlig fokus på nærværsarbeid med mål for å øke nærværet i enheten. - Evaluering av Multidose og Mobil Omsorg Saken er drøftet med rådmannen. Driftsleder har gått igjennom budsjettet og regnskap med økonomisjefen.

9

10