Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet

Transkript

1 Verran kommune Arkivsak. Nr.: 2014/ Saksbehandler: Anita Hopstad Vanebo, Driftsleder Ansvarlig leder: Jacob Br. Almlid, Rådmann Godkjent av: Jacob Br. Almlid, Rådmann Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Statusrapportering - omstilling helse Saksopplysninger Kommunestyret vedtok i desember 2013 at "det skal startes et omstillingsarbeid innenfor helseenhetene, hvor den overordnede strategien er å vri ressurser fra behandling til forebygging, også innenfor eldreomsorgen. Kommunestyret sa videre at å finne felles strategier innenfor helseenhetene er avgjørende for å lykkes med dette arbeidet". I 2014 ble det arbeidet intensivt med omstillingen innenfor helseområdet, og kommunestyret vedtok den 13.november 2014, Verran kommune sin hovedstrategi/ målsettinger for Helse - og omsorgstjenesten, samt et styringsmål på: Antall sykeheimsplasser fra (fra 32 plasser) Antall sykeheimsplasser fra (fra 20) En nedtrapping av antall sykeheimsplasser har ikke medført at brukere har stått uten et forsvarlig tilbud etter den 1. januar Det legges imidlertid til grunn en strengere vurdering av tildelingspraksis. Konkret innebærer det at terskelen for å få langtidsplass på sykeheimen er høyere, men det er alltid brukerbehovet som er styrende for om en blir tildelt sykeheimsplass eller ikke. Bakgrunn for omstillingen Samfunnet står overfor krevende omsorgsutfordringer de neste tiårene. Tallet på antall eldre øker, og samtidig har kommunene ansvar for stadig flere yngre med omfattende hjelpebehov. Andelen yrkesaktive er i tillegg lav i kommunen. Stortingsmelding nr. 25 om "Mestring, muligheter og mening framtidas omsorgsutfordringer", beskriver de langsiktige utfordringene for framtidas omsorgstjeneste. I 2013 ble en ny melding, nummer 29, vedtatt. «Morgendagens omsorg» legger vekt på å finne nye måter å løse omsorgsoppgavene på. For å løse morgendagens og framtidens omsorgsutfordringer må kommunen tenke på en ny måte. I tillegg til fokus på folkehelse og forebygging, vil det bli et større behov for innsats og bistand fra bruker

2 selv, familie, pårørende og frivillighet. Egenmestring og hverdagsrehabilitering er noen stikkord. Endringene må ta hensyn til framtidens befolkningsutvikling og behov, og må i større grad enn før være tilpasset individuelle behov og ønsker. Bakgrunnen for omstillingen er også begrunnet i: økt fokus på kvalitetsutvikling et behov for å redusere driftsnivået å utnytte tjenestetrappen bedre (rett tjeneste, på rett nivå, til rett tid). behov for bruk velferdsteknologi folkehelse/ forebyggende arbeid å tilpasse tjenestetilbudet de demografiske utfordringene framover å bidra til at eldre kan bo hjemme så lenge som mulig Verran kommune sin hovedstrategi for helse og omsorgstjenesten jf. kommunestyret sitt vedtak: Verran sykeheim skal være: Et aktivt behandlingssted for korttidsopphold/rehabilitering/ utredning En sykeheim med kompetente medarbeidere som kan ivareta og gi tilstrekkelig medisinsk behandling, pleie og omsorg til brukere/beboere. Omsorgsboligene skal være: En god bolig å bo i, og som er tilpasset og fysisk tilrettelagt for eldre og for personer som har funksjonshemming Beboerne skal ha nærhet til tjenestene, og tjenestene som blir gitt skal være tilgjengelig, samordnet og preget av kontinuitet slik at tjenestemottakeren opplever trygghet. Kan være en bolig livet ut ved at tjenestene tilpasses brukerens funksjonsnivå og omsorgsbehov. Heldøgns omsorgstjenester: Ledig areal på sykeheimen skal benyttes til å gi heldøgns omsorg/ trygghet/ tilgang til heldøgns omsorgstjenester, som kan erstatte behovet for langtidsopphold ved sykeheimen. Ny struktur Fra ble driftsenhetene Åpen omsorg og Sykeheimen sammenslått, med en felles driftsleder. I tillegg er det etablert en avdelingsstruktur med to avdelinger, hvor hver avdeling har en avdelingsleder.

3 1)Status på omstillingsarbeidet Enhet for omsorgstjenester har i dag 100 årsverk fordelt på 130 ansatte. Enheten er inndelt i avdeling for boligomsorg og sykehjem -/hjemmebaserte tjenester. Som følge av reduksjon i antall sykeheimsplasser jf. kommunestyret sin bestilling og vedtak november 2014, og bortfall av arbeidskraftsbehov ved sykeheimen, ble det redusert 8,7 årsverk fra Konkret har dette medført at 16 ansatte etter kartleggingssamtaler ble omplassert i andre ledige hjemler, hovedsakelig boliger. Omplassering Brukerhensynet veier tungt og arbeidsgiver er pliktig til å sette sammen arbeidslister/ turnuser som ivaretar brukerbehovene. Arbeidsgiver må blant annet hensyn ta utdanning, erfaring, kjønnsfordeling på vakt mv. Dette bidrar til at man har vært nødt til å bruke tid på å sette ansatte inn i nye arbeidssituasjoner i boligene, og det må være en viss grad av kompetanseoverføring mellom ansatte som har kjennskap til den enkelte bruker og nye ansatte. I tilfeller hvor det etter omplasseringssamtalene har dukket opp forhold hos ansatte (av for eksempel helsemessig karakter), må arbeidsgiver vurdere andre alternative arbeidsoppgaver/ stillinger. Ledergruppe omsorg Ann Baardvik er avdelingsleder for boligene, hjemmehjelpere, psykiatri og ansatte innenfor renhold. Sissel Skevik ble konstituert i avdelingsleder stillingen for sykeheimen, hjemmesykepleien og Brattreit fra juni Som følge av behovet for å rekruttere ny avdelingsleder på avdeling for hjemmetjenester, er det gjennomført en rekrutteringsprosess. Det var til sammen fem søkere til stillingen som avdelingsleder. Ann Kristin Solem er tilbudt stillingen. Hun tiltrer stillingen Solem kommer fra stilling som avdelingsleder på hjemmetjenesten i Hamarøy kommune. Hun er utdannet sykepleier, med videreutdanningen innenfor ledelse. En omorganisering er krevende, og mye må settes i system. For at omstillingsarbeidet skal lykkes må som et minimum lederteamet fungere har sånn sett hvert krevende, fordi man ikke har hatt tilstrekkelig kontinuitet i ledergruppen. Dette har medført ekstra oppgaver på både driftsleder og øvrige ansatte. Driftsleder har også brukt tiden etter omorganiseringen til å bli kjent med nye arbeidsområder, brukere, og nye ansatte. Dette gjennom for eksempel deltakelse på morgenrapporter på Sykeheimen og Brattreit. Per i dag er det er driftsleder som har personalansvar og IA oppfølging for alle ansatte. Det skal vurderes om dette er en hensiktsmessig måte å organisere arbeidet framover. Turnus Fra ble det innført 6 ukers turnus ved alle avdelinger med unntak av en bolig. Det er utarbeidet egne høytidsturnuser og sommerturnuser. Bakgrunnen for valg av turnusordning er at denne gir best oversikt, og størst fleksibilitet med tanke på flytting av bemanning til de steder hvor brukerbehovet er størst. Arbeidsgiver kan for eksempel flytte bemanning i høytid og sommerturnus, uten å forskyve vakter. Denne muligheten gir ikke årsplan. 2) Belegg på sykeheim og bruk av bokollektivet Siden har antallet brukere variert på sykeheimen. Store variasjoner i antall langtidsplasser 16 til 24. Belegget på sykeheimen: Langtidsplass 79,4 % Kort tidsplass 16,7 % Avlastning 3,8 %

4 Tilbudet på sykeheimen har omfattet korttidsopphold, utredning, avlastning og langtidsopphold. Driftsleder har samarbeidet med driftsleder for Forebyggende enhet om det nye tilbudet som har fått benevnelsen Bo- og servicesentret. Det er gjennomført møter med legene, fysioterapeutene, ergoterapeutene, verneombud og arbeidstakerorganisasjonene om Bo- og servicesenteret, og hvilken type tilbud dette skal være. Tilbudet på Bo og servicesenteret er behov styrt, og har derfor ikke et eksakt antall plasser. Tilbudet ble etablert betydelig senere enn opprinnelig planlagt. Årsaken til dette er mange, blant annet tid og ressurser, og ferieavvikling. Etter vurdering har man kommet fram til at det er hensiktsmessig at Verran kommune skal ha en trygghetsplass. Det vil si en plass der man kan komme hvis man er i en krise som f.eks. har mistet sin ektefelle og ikke klarer å være alene hjemme. Denne plassen har vært i bruk høsten ) Prosjekter under arbeid Multidose Verran kommune samarbeider med Vitus apotek Elgen, og startet opp med multidose mars Innføringen av multidose har en kostnad på kr 65,- per 14 dag. Kommunen får kr 500,- i tilskudd/ refundert i året fra staten for hver bruker som har multidose. Den årlige kostnaden for hjemmesykepleien er da estimert til ca. kr Det er innført multidose på alle avdelinger unntatt sykeheimen. Men det blir innført multidoser til de pasientene som kan ha multidose på sykeheimen. Dette vurderes av tilsynslegen. Fordeler med multidose til bruker er at: Det er sikrere for pasienten. Reduserer risikoen for feilbruk og misbruk. Pasienter betaler bare for legemidler som brukes. Fordeler med multidose for helsepersonell er at: Slipper å bruke tid på å legge i dosetter, men må kontrollere ordinasjonskort i samsvar med medisinkort. Bruker mindre tid til fornying av resepter. Økt ATA tid (ansikt til ansikt. Det vil si økt brukertid) Medfører enklere og tryggere utdeling av legemidler. Gir bedre kvalitet på legemiddelhåndteringen, og øker sikkerheten for at pasienten tar de ordinerte legemidlene. Sikrere oppfølging av farmasøyt. Det er for tidlig til å konkludere om hvilke innsparingen dette tiltaket vil gi, da vi fortsatt er i en innkjøringsperiode.

5 Mobil omsorg Enhet for omsorgstjenester har tatt i bruk mobil omsorg. Konkret er dette en bærbar fagløsning for kommunale pleie- og omsorgstjenester (rapportering på Ipad). Mobil Omsorg er et viktig bidrag i arbeidet om å styrke samhandling, effektivisering og kvalitetsheving av tjenestene innenfor enheten. Det er hjemmesykepleien, sykeheimen, Brattreit, psykisk helse og fysioterapeut og ergoterapeut som skal bruke mobil omsorg. Den største effekten av slik bruk er i hjemmetjenesten. Konkret medfører bruk av Ipad redusert rapporteringstid, tilgjengelig informasjon kan hentes fra Ipad, rapportene skrives når ansatte er "ute i felten". I juni ble bruk av Ipad innført i hjemmetjenesten, som igjen har medført endringer ift rapporteringer/ overlappingen. Det har vært et omfattende arbeid knyttet til å opprette ny mappestruktur i profil(fagsystemet). Rapporteringsrutiner Det er innført nye rutiner knyttet til rapporteringen innenfor omsorgstjenestene. Man har blant annet tatt i bruk "stille rapport". Det er innført bare om morgenen i første omgang. Med stille rapport menes at ansatte i vaktskiftet leser nødvendig skriftlig informasjon om pasienten. Det innebærer at man tilegner seg tilstrekkelig informasjon om pasienten han/hun har ansvar for, ved å lese hele eller deler av pasientjournalen. Forebyggende hjemmebesøk hos 75 åringer. Prosjektet ble igangsatt 2013, men ikke fulgt opp i Ergoterapeut og geriatrisk sykepleier gjennomførte kartleggingen for de som var 75 år i 2014, i april og mai Det blir gjennomført kartlegging av øvrige innbyggere som er og blir 75 år dette år i november Dette med et særskilt fokus på ernæring, fall, forebygging, medikamentbruk og hukommelsesproblemer. ATA tid (brukerundersøkelse praktisk bistand- Ansikt til ansikts tid) Det er 3 forhold som kan/skal registreres: 1. Resultater fra tidskartlegging fra ansatte(registrering av klokkeslett) 2. Vedtakstid 3. Ressurser (planlagte og faktiske årsverk, samt antall personer på jobb i registreringsperioden) Hensikten med denne kartleggingen er å kartlegge direkte brukertid. Det er en målsetting at det skal være mer tid til brukeren, og mindre tid til rapportering, indirekte brukertid mv. Oppstart av brukerundersøkelsen medio januar Prosjektet for hverdagsmestring Prosjektet ble igangsatt av ergoterapeut og fysioterapeut fra januar 2015, og sykepleier i 40 % stilling fra og med mai Prosjektet ble avsluttet i juni, på grunn av manglende finansiering og utfordringer med rekruttering av nødvendig kompetanse. Prosjektet hadde fokus på rehabilitering i hjemmet(oppfølging og trening maks 8 uker). En av grunnpilarene i omstilling helse er egenmestring (hverdagsrehabilitering). I dette ligger det at man må endre arbeidsmetodikk, og gå fra hjelperrollen til mestringsrollen. Ansatte skal legge til rette for at brukere skal klare en del av oppgavene selv. Det tar tid å implementere nye arbeidsmetoder, men dette skal ha fokus i fortsettelsen. Det er innført faste møter med fysioterapeut, ergoterapeut og sykepleie. I første omgang på sykehjemmet. Det er i tillegg utarbeidet en prosedyre på samarbeid med fysioterapeut og ansatte på sykehjemmet. Målet er en intensiv opptrening for å kunne komme seg tilbake hjem/ gjenvinne funksjon.

6 4) Etterspørsel fra brukernivå En betydelig vekst i antall pasienter med store behov, spesielt i perioden juli oktober (pr. dato) på hjemmesykepleien. Det er en økning på 41,7 % fra medio juni og ut oktober i 2015 i forhold til Store behov er definert for bistand/assistanse/helsehjelp. Pasienten Utfører/klarer deler selv, men med pleieren til stede hele tiden. Pleieren er til stede for assistanse/tilrettelegging/veiledning. Behov for bistand. Videreutvikle Bo- og servicetilbudet Økt andel avlastning og kort tidsplasser (redusere bruk av slike plasser ved sykeheim) Øke fleksibiliteten for bruk av ansatte i denne avdelingen, fra både sykeheim og HSP Tilpasse bemanning ved avdeling Brattreit (pleiebehov avgjør vil og skal variere) 5) Økonomi utvikling måles mot budsjett Enheten har en prognose som gir ca. 3 millioner i overforbruk i Hovedårsakene er: - Stor svikt i inntektene fra pasienter. - Økt styrking av bemanning på sykeheimen og hjemmesykepleien hovedsakelig fra Dette er pga. en betydelig vekst i antall pasienter med store behov, spesielt i perioden juli oktober. - Dårlig tilgang til kompetente vikarer stor bruk av bemanningsbyrå - Det er gjort en feilberegning i forhold til inntekt av vederlagsberegning i 2015 og en må legge til grunn lavere inntekt i Kostbar tilrettelegging for sykemeldte arbeidstakere - Enheten kom i gang med Bo og service tilbudet fra august Fra og med 2016 vil det bli en helårseffekt, og flere vil nyttiggjøre seg dette tilbudet. - Forsinket effekt av effektiviseringstiltak Innleie har tatt veldig mye tid for ledere og ansatt ved innleiekontoret. Dette skyldes at vi har økt bemanningen på sykeheimen og hjemmesykepleien i lengre periode fra mai til september. Etter sommerferien har vi fortsatt med å ta inn sykepleiere fra vikarbyrå for å sikre faglig forsvarlig drift. I tillegg er dette med på å dekke uttak av restferie. Vi har gitt enkelte faste ansatte økte stillinger med midlertidig arbeidsavtaler og gitt vikarer som vi bruker hele året midlertidige arbeidsavtaler ut året. Det har vært belastende at lederne må holde på med innleie samt å gå ut å dekke vakter ved akutt fravær. En av avdelingslederne skal få ansvaret for innleiekontoret for å holde oversikt over overtid, forskyvning og bistå innleiekontoret. 6) Nærværsutvikling Per i dag har driftsleder har oppfølgingssamtaler med ansatte som er sykemeldt Det er flere ansatte som er langtidssykemeldt Driftsleder har oppfølging av de fleste som har blitt omplassert. Sykefraværet samlet for den nye enheten til og med september mnd var 13,86 % og i 2015 er 10,91 %. De siste årene har enheten hatt fokus på tilrettelegging av sykmeldte. Det er brukt ca. kr på tilrettelegging. Dette vil fortsette framover jf. krav i arbeidsmiljøloven. Slik tilrettelegging er imidlertid svært kostnadskrevende, og man må til enhver tid vurdere

7 varigheten på tilretteleggingstiltakene, og hensikt med slik tilrettelegging. Vel så viktig er det systematiske arbeidet i enheten knyttet til nærværsarbeid. 7) Vurdering av arbeidsmiljøet utvikling Driftsleder og avdelingslederne har arbeidet med å styrke og legge til rette for et best mulig arbeidsmiljø i enheten. Samlet ledelsesressurs og manglende kontinuitet i avdelingslederfunksjonene har vært og inntil videre er en begrensning for dette arbeidet. Arbeidsmiljøet i enheten er påvirket og preget av bl.a.: Uro pga. omplassering av 16 ansatte. Uro fordi at ansatte blir flyttet der det er behov. Under ferieavvikling ble det veldig mye flytting av kompetanse mellom ulike avdelinger for å sikre faglig forsvarlighet. Dette har mange ansatte opplevd som veldig belastende. For å redusere flytting av ansatte så har vi sagt opp turnus på en avdeling og laget ny og oppstart fra og med Dette har latt seg gjøre pga. at grunnbemanningen på kveld ble endret pga. redusert pleietyngde. Det har vært utfordrende på sykeheimen og hjemmesykepleien i forhold til at det har vært flere brukere med kompliserte og sammensatte bistandsbehov. Konklusjon 2015 har vært et krevende år for Enheten, for lederne og alle ansatte. Omstillinger og omorganiseringer har som regel konsekvenser for arbeidsmiljøet. Uvisshet rundt endringer i arbeidsoppgaver, flytting av personell mv, skaper uro. Budsjettet er både krevende og ambisiøst, og fordrer at man lykkes med omstillings- og utviklingsarbeidet i enheten. Dette ved at man fortsetter arbeidet knyttet til å se på hvilke muligheter som ligger i endringer av struktur og arbeidsmetodikk. Ledere og ansatte skal i det videre arbeidet kartlegge og se på muligheter for endrede arbeidsprosesser som kan frigjøre kapasitet, og gi mer brukerrettet tid(bruk av velferdsteknologi, rapporteringsrutiner osv). Ikke minst så er det nye Bo og servicetilbudet helt i tråd med kommunen sine målsettinger, og skal gi heldøgns omsorg/ trygghet/ tilgang til heldøgns omsorgstjenester, som kan erstatte behovet for langtidsopphold ved sykeheimen. Kommunestyret sine målsettinger jf. vedtaket i 2014, bør står fast. Kommunen skal legge vekt på nye måter å løse omsorgsoppgavene på. Flere skal få mulighet til å bo i egen bolig, så lenge som mulig. Med egen bolig menes også omsorgsbolig, bokollektiv mv. Retten til forsvarlige helse- og omsorgstjenester gjelder uavhengig av om en bor i sykehjem, omsorgsbolig eller eget hjem. Til grunn for alle vurderinger i forhold til innleie foretas det alltid en forsvarlighetsvurdering knyttet til kompetanse(forsvarlig drift). Det er nedsatt en tverrfaglig/ tverretatlig arbeidsgruppe som skal utarbeide nye rutiner og revidere gamle rutiner. I tillegg vil enkelte av disse medlemmene få et særskilt ansvar for opplæring i EQS, og i implementering av rutiner. Framover vil man iverksette en rekke tiltak knyttet til å systematisere driften innenfor helseenheten. Konkret innebærer dette tiltak innenfor opplæring av ansatte, og ikke minst i å få på plass rutiner og prosedyrer. Det er leid inn en sykepleier på sykeheimen på 40 % stilling siden i høst, som har hatt arbeidsoppgaver knyttet til rutiner, prosedyrer og den daglige drift sammen med avdelingsleder.

8 Det vises til driftsenhetens innspill til budsjett og økonomiplan, som konkluderer med at driftsenheten neste år bør ha et budsjett tilsvarende 2015, forutsatt korrigert for lønnsendringer. Bakgrunnen for denne anbefalingen er at omstillingsarbeidet er kommet godt i gang, men de hele og fulle effekter av omstillingsarbeidet er ikke oppnådd i 2015, men effekten vil synes i stadig økende grad utover i 2016 og resten av planperioden. Forslag til vedtak: Rapport for omstilling helse tas til orientering.