Verran kommune. Saksframlegg. Statusrapport for enhet for omsorgstjenester. Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Kommunestyret

Transkript

1 Verran kommune Arkivsak. Nr.: 2014/ Saksbehandler: Anita Hopstad Vanebo, Driftsleder Ansvarlig leder: Anita Hopstad Vanebo, Driftsleder Godkjent av: Karin Widegren, Fung. Rådmann Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Kommunestyret Statusrapport for enhet for omsorgstjenester Rådmannens forslag til vedtak Fremlagte statusrapport tas til orientering. Bakgrunn: Kommunestyret vedtok i desember 2013 at "det skal startes et omstillingsarbeid innenfor helseenhetene, hvor den overordnede strategien er å vri ressurser fra behandling til forebygging, også innenfor eldreomsorgen. Kommunestyret sa videre at å finne felles strategier innenfor helseenhetene er avgjørende for å lykkes med dette arbeidet". Kommunestyret vedtok i november 2014 et omfattende omstillingsarbeid som en konsekvens av behovet og vedtaket om omstilling av kommunens omsorgstjenester, ble tidligere driftsenheter sykeheim og åpen omsorg fra slått sammen til en ny driftsenhet (driftsenhet omsorg). Målsetningen for dette omstillingsarbeidet var: Forebygging- og tidlig innsats må styrkes, for å unngå eller stoppe uheldig sykdomsutvikling. Samtidig må de som allerede er brukere, ha trygghet og kvalifisert bistand til å mestre hverdagen. 1. Verran kommune skal arbeide for å fremme folkehelse og utjevning av sosiale forskjeller. Helseog omsorgstjenestene skal ha tilbud som gir alle et selvstendig og verdig liv. 2. Verran kommune skal videreutvikle en helhetlig helse- og omsorgstjeneste med fokus på forebygge, re/habilitere og behandling for mestring av sykdom, skade, lidelse og nedsatt funksjonsevne uavhengig av alder og bosted.

2 3. Verran kommune skal tilrettelegge tjenestetilbudet med respekt for den enkeltes integritet og verdighet, å bidra til at ressursene utnyttes best mulig. 4. Verran kommune skal sikre at den enkelte får mulighet til å leve og bo selvstendig. 5. Verran kommune skal tilby tjenester av god kvalitet til rett tid, på rett plass og med rett kompetanse. Videre ble det konkretisert et styringsmål knyttet til sykeheim: Antall sykeheimsplasser fra (fra 32 plasser) Antall sykeheimsplasser fra (fra 20 plasser) Rapportering til kommunestyret Det har vært en forutsetning, og ønskelig å holde kommunestyret løpende orientert om utviklingen i dette omstillings- og utviklingsarbeidet. Kommunestyret fattet slikt vedtak i november 2014, etter et forarbeid på ca. 1 år, med bred deltagelse fra ansatte, brukerorganisasjoner/grupper, Fylkesmannen i Nord Trøndelag og ekstern bistand. Vedtak i Kommunestyret ) Verran kommune vedtar hovedstrategi/ målsettinger for helse- og omsorgstjenesten 2) Reduksjon i antall sykeheimsplasser fra (fra dagens 32 plasser) Antall sykeheimsplasser fra (fra 20) 3) Jf. delegasjonsreglementet pkt 2.7, saker av personal og organisasjonsmessige forhold som gjelder større organisasjonsendringer. Driftsenhetene Åpen omsorg og Sykeheimen slås sammen til en driftsenhet, enhet Enhet for omsorgstjenester", med en felles driftsleder. Det etableres i tillegg en avdelingsstruktur. 4) Rådmannen bes om å gjennomføre organisasjonsendringen slik at den kan tre i kraft ) Det må bygges opp nok kapasitet i heldøgns bemannede boliger/omsorgsboliger for å møte behovet for heldøgns omsorg, men på et lavere nivå. Driftsenheten har i november 2015 og april 2016 rapportert status i omstillings- og utviklingsarbeidet til kommunestyret. I tillegg har driftsenheten gjennomført rapportering til formannskapet den , , og Kommunestyret vedtok i april 2016 følgende under K-sak 22/16 om status omstilling omsorg. Vedtak i kommunestyret Kommunestyret viser til saksforelegget om enheten omsorg som tar opp problemene med en ustabil ledergruppe, mangelfull styring og dårlig samhandling med tildelingskontoret. Dette har hemmet omstillingsprosessen og ført til store overskridelser i budsjettet. Kommunestyret understreker at omstillingen i enhet omsorg skal fortsette, men at utfordringene som er avdekket i styringen må løses raskt for å unngå nye forsinkelser og ytterligere økonomiske overskridelser. Kommunestyret ber derfor om å bli løpende orientert om utviklingen i saken. 2. Driftsbudsjettet for driftsenhet omsorg styrkes med kr ved at reduserte kostnader (kommunal andel) til ressurskrevende brukere ikke trekkes inn til kommunestyrets disposisjon, slik gjeldende økonomireglement tilsier. Denne saken har to målsetninger: i. Gi kommunestyret en oppdatert status i omstillings- og utviklingsarbeidet (ordinær rapportering)

3 ii. Svare ut de krav og forventninger som fremgår av kommunestyrets vedtak av i K-sak 22/16. Konklusjon status drift og utvikling Omlegging, utvikling og implementering av omsorgstrappa av både hvordan man organiserer sykeheimen og åpen omsorg som ble vedtatt i november 2014 har vært, og er en krevende oppgave. En nedtrapping av antall sykeheimsplasser til et styringstall på 20 plasser har ikke medført at brukere har stått uten et forsvarlig tilbud etter den 1. januar Det legges imidlertid til grunn en strengere vurdering av tildelingspraksis. Driftsenheten med bistand fra overordnet ledelse må fortsatt arbeide med kostnadsnivået, men også med å legge til rette for å øke robustheten i tilgjengelige budsjettrammer. I tillegg har driftsleder og enheten behov for overordnet ledelse sin bistand og fokus i arbeidet med å øke samhandlingen med de øvrige helsetjenestene i kommunen. Dette arbeidet kan ikke overlates til driftsenheten alene. Status på drift I det følgende gjøres rede for driften og utviklingen pr Det innførte styringssystemet, med registrering og bearbeidelse av kritiske data (statistikk) gir ledelsen et stadig forbedret grunnlag for å styre og lede driftsenheten. Sykeheim Verran kommune sin hovedstrategi for helse og omsorgstjenesten (sykeheimen) jf. kommunestyret sitt vedtak: Verran sykeheim skal være: Et aktivt behandlingssted for korttidsopphold/rehabilitering/ utredning Et sykeheim med kompetente medarbeidere som kan ivareta og gi tilstrekkelig medisinsk behandling, pleie og omsorg til brukere/beboere. Pleiefaktoren varierer i forhold til helsetilstand (pleiebehov) til de som er på langtidsplasser, og de som tildeles korttidsopphold. De pasienter som behøver korttidsopphold ved utskriving fra sykehuset krever økt sykepleiefaglig kompetanse og erfaring. De kan komme med sondeernæring, smertepumpe, cvk (sentralt venekateter er et kateter plassert i en stor vene i halsen). En ønsket utvikling fra spesialhelsetjenesten er at pasienter hvor behandling er startet (i sykehus) og kommet i gang, utskrives, og da ofte til fortsatt behandling i eget hjem eller i kommunal sykeheim/omsorgsbolig. Dette stiller helt andre krav til det kommunale tjenesteapparatet både mht. kompetanse og kapasitet. Samhandlingen med spesialhelsetjenesten er derfor kritisk viktig, i forhold til informasjonsflyten, men også knyttet tidspunkt for utskrivingen, planlagt sluttført behandling og lignende. Samarbeidet med Helse Nord Trøndelag er jevnt over god. Den endrede praksis gir imidlertid en rekke utfordringer for den kommunale helsetjeneste, som naturlig nok også har tydelige overslag mot økonomi. Palliativ behandling / terminal fasen av livet Døden er individuell og både pasientens fysiske, psykiske, sosiale og åndelige aspekter blir berørt når døden nærmer seg. Noen trenger pleiere sammen med seg hele døgnet, noen trenger det bare på natt

4 og noen har pårørende som er sammen med dem den siste tiden. Dette er veldig individuelt og vil definere om behovet for økt innsats fra det kommunale tjenesteapparatet, for eksempel med fastvakt. Vi har hatt 16 dødsfall i 2016, og vi har leid inn fastvakt til de fleste. Både spesialhelsetjenesten, primærhelsetjenesten og en rekke andre faginstanser anbefaler at for pasienter i denne fasen av livet, skal det utvikles en individuelt tilpasset tjeneste (leveranse) som ofte medfører at pasienten får sine tjenester så nært hjemmet som mulig. I følge spesialhelsetjenesten er sykehusene ikke verken designet eller drevet slik at denne fasen kan ivaretas på en optimal måte. Driftsenhet omsorg legger vekt på bistå og levere gode kvalitative tjenester til mennesker i denne fasen. Tilbakemeldingene fra pårørende er konstruktive og gode. Belegget sykeheimen 2016 Tabellen nedenfor viser hvor mange brukere det har vært på og langtidsplass, korttidsplass og avlastning fra uke 1 til uke 36. Faktor/Uke Langtidsplass korttidsplass Avlastning Sum/SH Faktor/Uke Langtidsplass korttidsplass Avlastning Sum/SH Faktor/Uke Langtidsplass korttidsplass Avlastning Sum/SH Overbelegget per uke i gjennomsnitt for hele 2015 er 19,4 regnet ut fra styringstallet på 20 plasser. Overbelegget per uke akkumulert til og med uke 36 er 23 % Belegg sykeheimm Langtidsplass Kort tids plass Avlastning

5 30 Belegg sykeheim Langtidsplass Kort tids plass Avlastning Analysene av belegget ved sykeheimen i 2016 viser: A. Samlet belegg er økt med 3,6 % sammenlignet med 2015 (12 mnd. i 2015). I hovedsak skyldes dette et økt behov knyttet til pasienter med høyt pleiebehov, hvor sykeheimen har vært det beste alternativet for både pasient og tjenesteapparat B. Det er en relativt tydelig trend på at antallet langtidsplasser er synkende. Dette er ønskelig og i tråd med målsetningen. Sykeheimen vil i økende grad være en institusjon hvor påbegynt behandling (i sykehus) videreføres og sluttføres. Dette skjer ved bruk av korttidsplass, og gjerne da som et virkemiddel ved å tilbakeføre pasienten fra sykehus til egen bolig. C. Trenden med en reduksjon i antall pasienter med langtidsplass forventes fortsatt å synke. Dette bl.a. som effekt av en stadig positiv utvikling av Bo- og servicetilbudet, samt en større positiv effekt av arbeidet med at de kommunale omsorgsboligene både i Malm og Follafoss bebos av beboere med et noe økt pleiebehov enn hva situasjonen er i dag. Dette er et svært viktig tiltak for å oppnå ønsket omstilling innenfor helseområdet. Det er imidlertid ikke ønskelig at man benytter virkemiddel for å flytte ut de som i dag bebor omsorgsboligene. Når ledighet oppstår er det viktig at tjenesteapparatet er tro mot denne planen, slik at omsorgsboligene i større grad bebos av brukere med et noe høyere tjenestebehov. Dette vil da resultere i et redusert press på sykeheim. Det er en naturlig konsekvens av det løpende (omsorgs) pleiebehov som styrer omfanget av bemanning. Dette er også en ønsket situasjon, dvs. at enheten øker og reduserer den totale bemanning i forhold til grunnbemanning, sett i lys av enhetens samlede behov til enhver tid.

6 Samlet kostnad styrking uke -heldøgns pleie og omsorg Kostnad styrking uke Akkumlert kostnad styrking heldøgns pleie og omsorg Akkumlert kostnad styrking Samlet sett har det vært behov for å styrke bemanningen med samlet 2003 timer. Oversikten illustrer på en tydelig måte hvor krevende dette er, ved at: Uke 13 har 22 pasienter, henholdsvis 18 på langtidsplass og 4 på korttidsplass. Behovet for en omfattende styrking denne uken er knyttet til pasienter (fra sykehus) med stort pleiebehov, og terminal pasient Uke 22 har 20 pasienter, henholdsvis 18 på langtidsplass og 2 på korttidsplass. Blant disse pasientene er det enkeltpasienter som krever omfattende pleie, og bemanning må styrkes betydelig utover grunnbemanningen En rekke andre uker med høyere pasientantall gir ikke behov for en styrking av tilsvarende omfang

7 Det er viktig å ta inn over seg at drift av kommunale helsetjenester ikke kan planlegges og budsjetteres med grunnlag i forutsigbare volum/verdier. Dette fordi befolkningens behov vil variere betydelig, og kommunen er pliktig til å levere tjenester uavhengig av de vedtatte budsjetter. Hvordan vurdere skår på bistandsvariablene? Skårinndeling 1. Utgjør ingen problemer/utfordringer for søker tjenestemottaker. Ikke behov for personbistand 2. Ikke behov for bistand/assistanse/helsehjelp Utfører/klarer selv (eventuelt med hjelpemidler), men har utfordringer eller endret standard. Endret standard vil si hvordan enkeltindividet utfører/klarer aktiviteten i forhold til tidligere. Ikke behov for personbistand. 3. Middels behov for bistand/assistanse/helsehjelp. Utfører/klarer deler av aktiviteten selv, men trenger personbistand til andre deler av aktiviteten. Bistandsyter kan eventuelt gå til og fra. Behov for personbistand. 4. Store behov for bistand/assistanse/helsehjelp. Utfører/klarer deler selv, men med bistandsyter til stede hele tiden. Bistandsyter er til stede for assistanse/tilrettelegging/veiledning. Behov for personbistand. 5. Fullt behov for bistand/assistanse/helsehjelp. Behov for personbistand til alle aktivitetene. 9. Ikke relevant. Opplysningen er ikke relevant for å kartlegge ressurser og vurdere behov for personbistand. Det foreligger ikke behov for bistands/assistanse/helsehjelp på registrerings-tidspunktet og opplysningen er ikke relevant for en helhetlig vurdering. Imidlertid vil det fram mot rådmannens forslag til budsjett for 2017 bli gjennomført en nærmere analyse av behovet for en viss styrking av bemanningen av sykeheimen.

8 Hjemmesykepleie Hjemmesykepleie er en tjeneste som yter sykepleie for pasienter i eget hjem. Tjenesten drives av kommunen som del av primærhelsetjenesten, organisert under Enhet for omsorgtjenester. Alle pasienter grupperes etter en nasjonal standard (IPLOS), og følgende klassifisering benyttes: Antall pasienter med høyt bistandsbehov 2015 vs (HSP) Jan Ant. Feb pasienter Mar med høyt Apr bistandsbehov Mai 2015 Jun Jul Ant. pasienter Aug med høyt Sep bistandsbehov Okt 2016 Nov Des Analysen for hjemmesykepleien viser med tydelighet at enheten evner å styrke og redusere bemanningen sett i lys av en kontinuerlig vurdering av det samlede pleiebehov. Dette viser at for eksempel den topp med pasienter med høyt bistandsbehov man hadde i både januar og februar ga et behov for styrket bemanning. Effekten av driftsenhetens bruk av omsorgstrappa, har medført at enheten har lykkes med å tilrettelegge tjenesten for brukere med høyt bistandsbehov kan ta neste steg i omsorgstrappa. Konkret har dette medført at man har fått flyttet pasienter fra egen bolig til bo- og service, hvor man mer effektivt kan gi tilbudet til brukeren, dette være seg i korte eller lengre tidsperioder. En slik måte å arbeide på stiller store krav til samhandlingen mellom driftsenheten, inntakskontoret, pasientens fastlege, pasient og pårørende. Fortsatt opplever driftsenheten at man har et utviklingspotensial innenfor samhandlingen.

9 70 60 Antall pasienter med middels bistandbehov (HSP) 2015 vs Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Andel pasienter med middels bistandbehov 2015 Andel pasienter med middels bistandbehov 2016 Driftsenheten har i de siste 6 måneder opplevd en relativ stabil etterspørsel fra pasienter med middels bistandsbehov Antall pasienter med noe bistandsbehov 2015 vs 2016 (HSP) Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Andel pasienter med noe bistandbehov 2015 Andel pasienter med noe bistandbehov 2016 Det er en betydelig vekst i antall pasienter med noe bistandsbehov, og spesielt har veksten vært betydelig i samme tid som organisasjonen har avviklet ferie, noe som har vært utfordrende for enheten.

10 Det er de to siste kategoriene er de som representerer det største pasientvolumet, og en økning i perioder, spesielt kombinert ferieavvikling og et økt vikarbruk byr på utfordringer. Andel styrking i forhold til grunnbemanning HSP 2016 (%) 12,00 10,62 10,00 8,00 6,00 4,00 2,00 0,00 7,75 6,18 2,45 6,11 3,45 0,00 0,00 0,00 0,00 2,23-2,00-4,00-6,00-8,00-6,43-6,43 Andel styrking i forhold til grunnbemanning (%) Samlet sett er bemanning pr. august 2016 styrket med 2,3 % tilsvarende 750 timer. Bo og service: Heldøgns omsorgstjenester: Kommunestyret sitt vedtak var at frigjort areal på sykeheimen skulle benyttes til å gi heldøgns omsorg/ trygghet/ tilgang til heldøgns omsorgstjenester, som kan supplere behovet for langtidsopphold ved sykeheimen. Bo og service er et botilbud for personer med omfattende behov for heldøgns bemanning i umiddelbar nærhet av botilbudet

11 Belegg Bo og service Belegg og fordeling Bo- og service Bo-og service Avlastning Kort tidsplass Tabellen viser at vi har klart å etablere og implementere et tilbud som det er behov for, og som virker som forutsatt. Plasseringen er kanskje ikke optimal, da det åpenbart er en risiko for at beboere (og pårørende) kan oppfatte at man er beboer på sykeheim. Videre burde arealene vært bedre tilrettelagt. Plasseringen i nær fysisk tilknytning til sykeheimen gir også positive synergier, både mht. bemanning og utstyr. Bo og service var organisatorisk en del av sykeheimen fram til april Fra april ble dette overført til hjemmesykepleien. Det er fagsykepleieren ved hjemmesykepleien som har ansvaret for å følge opp pasientene sammen med pleierne som arbeider der. Det har blitt bedre for ansatte på sykeheimen at Bo og service ble overført til hjemmesykepleien. Det er også etter intensjonen da det er et tilbud til brukere som er for dårlig til å bo hjemme med hjemmesykepleie, men er for friske til å bo på sykeheimen. Boliger Enheten i Verran kommune har 3 boliger med heldøgns bemanning og en avlastningsbolig/dagtilbud for en bruker.( En bruker som ikke bor i kommunen som er ressurskrevende). I to boliger er bemanningen 2 ansatte på en bruker på dag og aften. Til en annen bruker kjøper vi tjeneste på dagtid og da er det en ansatt som er med bruker og to ansatte på aften. Alle boliger har egen nattvakt. I 2016 fikk vi endret brukerbehov økt tjenester boligomsorgen slik at også dette tilbudet blir en ressurskrevende bruker dvs. at Verran kommune får tilskudd. Hvert år må Enheten regne med at innslagspunktet for hver ressurskrevende bruker øker med ca. kr Verran kommune 5 ressurskrevende brukere i Tilskuddet til PU over inntektssystemet øker også for hvert år for de som har psykisk utviklingshemmet som diagnose. Personell innleie - vikarbyrå Driftsenheten har et innleiekontor som er bemannet med en 50 % stilling, men det har vært påkrevd å styrke denne funksjonen med 40 %. Grunnlaget for dette er behovet for kontinuitet i funksjon og et

12 vedvarende ganske høyt behov for innleie. Fortsatt er det påkrevd med et forbedringsarbeid knyttet til samhandlingen mellom de operative avdelingene, inntakskontoret, personalkontoret og Inn Trøndelag regnskap og lønn. Vikarbyrå Verran kommune har sammen med, og i regi av Inn Trøndelagssamarbeidet gjennomført anbud på tjenester fra Vikarbyrå. Anbudet ble vunnet av Konstali Helse Nord AS. Selskapet har ikke evnet å levere de tjenester, kapasiteter og kompetanse som var tilbudt og avtalt. Bl.a. har dette ført til at vikarbyrået ikke har kunnet levere sykepleiere og helsefagarbeidere i det omfang man har ønsket fra kjøper sin side. Leveransen har i for stor grad omfattet legestudenter som ikke har påkrevd og ønskelig erfaring fra selvstendig pleie. Dette har igjen utløst et økt behov for sykepleierkompetanse, som man har vært tvunget til å dekke innenfor eget mannskap, som igjen har hatt som effekt en betydelig økning i overtidsbetaling. Dette for å kunne ivareta en faglig forsvarlig drift, spesielt i ferieperioden. Rådmannen har instruert driftsenheten om å koordinere med de øvrige samarbeidskommunene (anbudet) erfaringen, og vurdere å iverksette sanksjoner mot leverandøren i tråd med inngåtte kontrakt. Leveranse fra vikarbyrå 2016, viser følgende: Enhet/2016 BUD 2016 (kr) (kr) Differanse (kr) Hjemmesykepleie Sykeheim Sum Driftsleder finner det riktig å opplyse at ansatte på driftsenheten virkelig har stilt opp og tatt vakter og sett på løsninger sammen med ledelsen. Men samtidig har dette kostet mye da dette har utløst mye overtid. (samlet sett ca. kr ,- på hjemmesykepleien og sykeheimen). Ledelsen har kontinuerlig vurdert dette, og sett i lys av det absolutte krav om å ha en faglig forsvarlig drift har dette vært påkrevd. Driftsenheten ser behovet for kommuneledelsens bistand i oppfølgingsarbeidet mot Konstalia Helse Nord AS. Rekruttering Det vil i høst bli utlyst studentstillinger på sykeheimen og sykepleierstillinger på hjemmesykepleien. Det blir også utlyst etter vernepleiepleierstillinger med åpning for at egne ansatte som er studenter kan søke på stillingene. Utviklingsarbeid I tillegg til en krevende drift, har enheten omfattende utviklingsprosjekter under planlegging, gjennomføring og oppsummering. ATA kartlegging

13 Prosjektet ATA tid er et verktøy fra KS som heter FRYD og det ble gjennomført i uke 36 og 37 på hjemmesykepleien og hjemmehjelp. Hva verktøyet vil vise: Verktøyet er utviklet for at kommunene internt skal kunne kartlegge sammenhengen mellom aktiviteter og ressurser for hjemmebaserte tjenester. Verktøyet vil vise indikasjoner på: 1. Hvordan tiden fordeles mellom de ulike aktiviteter i hjemmetjenesten, og hvordan fordelingen er mellom direkte brukertid, indirekte brukertid og annen aktivitet. 2. Hvordan forholdet er mellom planlagt- og utført direkte brukertid: Hvor mye tid som er bundet opp i vedtak (planlagt aktivitet) og hvor mye direkte tjenester kommunen leverer og gjennomsnittlig vedtakstid pr bruker. 3. Hvordan tjenesten er dimensjonert (årsverk) ifht oppgavene den skal utføre en illustrasjon på hvordan både det planlagte og det faktiske arbeidspresset er i tjenesten. Verktøyet genererer automatisk diagrammer for kommunen totalt sett. I tillegg er det definert diagrammer for hver sone og hver av yrkesgruppene sykepleier el, hjelpepleier el, hjemmehjelper el. og leder /merkantil. Bruksområder: Verktøyet vil kunne brukes i flere typer prosesser i kommunene. Hovedintensjonen er å bidra til mer nøytral styringsinformasjon for å styrke både administrative- og politiske beslutningsprosesser. For førstelinjeledere (avdelingsledere + fagsykepleiere): Vurdere organisering av daglige oppgaver og gjennomføring av arbeidshverdagen. Synliggjøre førstelinjeleders handlingsrom slik at mest mulig tid kan frigjøres til direkte brukerarbeid. Se og illustrere /dokumentere det daglige personalbehovet fordelt på de forskjellige yrkesgruppene. Vurdere og dokumentere utviklingstiltak og effekt av disse. Bedret styringsinformasjon som kan styrke dialogen mellom leder og ansatte / ansatte representanter, og mellom de forskjellige ledelsesnivåer. For mellom- og toppledere (driftsleder + rådmann): Bedret styringsinformasjon som kan benyttes til budsjettering, langsiktig planlegging i ifht demografiske endringer, endringer i kommunens tjenesteprofil / omsorgstrappa (forholdet mellom hjemmetjenester og andre kommunale tilbud, som f. eks institusjonsplasser). Dimensjonering av hjemmetjenesten ifht oppgaver hvor mange årsverk med forskjellig kompetanse som trengs for å dekke planlagt aktivitet (vedtak). Illustrasjon og dokumentasjon i dialog med førstelinjeledere og politisk ledelse. Oppfølging og veiledning av førstelinjeledere, lederutvikling, avklare forventninger. For politikere: Bedret styringsinformasjon for å vurdere sammenhengene mellom aktiviteter og budsjetter, se konsekvenser av politiske beslutninger og styrke de politiske prosessene i kommunen og samhandlingen med administrativ ledelse. Aktuelle daglige driftsprosesser: Frigjøre tid i tjenesten fra andre aktiviteter til direkte brukertid /tjenesteproduksjon. Se konsekvenser av endringer hvor mye tid som skal avsettes til rapporter, møter, dokumentasjon osv., planlegge perioder med økt kursvirksomhet, legge opp daglige besøksruter som gir lavere reise- / gangtid el Prosess: Det ble gjennomført møter med tillitsvalgte og hovedverneombud angående prosjektet. Det ble også informert på avdelingsmøte på hjemmesykepleien/hjemmehjelp før sommerferien. Vi kjørte et avdelingsmøte med møteplikt i august. Tillitsvalgte og ansatte var positiv til dette prosjektet(kartlegging som viser sammenhengen mellom aktiviteter og ressurser).

14 I tillegg er det gjort et arbeid knyttet til at vedtakstimer i Profil(Fagsystem), er riktig. Vedtak skrives uten at timer settes inn i arbeidslister. Dette viste vi ikke før nå. Det er viktig med samarbeid og kommunikasjon imellom Enhetene. Vi får også se hvor mye tid vi bruker på multidose og rapport/stille rapport på denne kartleggingen. Multidose Vi startet opp med multidose mars Multidose angis å ha flere fordeler, økt kvalitetssikring, spart sykepleietid, redusert kassasjon av legemidler og mindre lager. Driftsleder vil iverksette tidsregistrering av multidose kontra istandgjøring og kontroll ved bruk av tradisjonelle ukedosetter. Vi får hentet data ut ifra ATA tida i forhold til hvor mye tid vi bruker på multidose/dosetter (medisinhåndtering) Medisinrom: Det er bevilget økonomiske midler til å bygge et godkjent medisinrom. Det er tidligere avklart at felles medisinrom for helsetunet skal bygges i tilknytning til sykeheimen og vaktrom. Driftsleder opplever nå i den konkrete planleggingsfasen at planene, behovene og lignende ikke er avklart i samarbeidende enheter (forebyggende helse). Dette er for driftsleder omsorg utfordrende, da en slik forankring og faglig vurdering var forutsatt og meldt gjennomført. Driftsleder omsorg er av rådmannen utpekt til å håndtere arbeidet, men da i samarbeid med de andre tjenestene på helsetunet. Mobil omsorg Enhet for omsorgstjenester tok i bruk mobil omsorg sommeren Konkret er dette en bærbar fagløsning for kommunale pleie- og omsorgstjenester (rapportering på Ipad). Mobil Omsorg er et viktig bidrag i arbeidet om å styrke samhandling, effektivisering og kvalitetsheving av tjenestene innenfor enheten. Evalueres og vurderes etter avsluttet prosjekt ATA tid Vikar pool Enheten opprettet vikarpool fra og med for sykeheim og åpen omsorg for å bidra til å løse vikarbehov av lengre og kortere varighet. Tre helsefagarbeidere ble overført i henholdsvis 75 %, 50 % og 50 % stilling i vikarpool. De arbeider hver 3. helg, har ingen fast helgetilknytning på avdeling og har fast turnus med vakter på dag, kveld og helg. De går enten i grunnturnusen eller i et sykevikariat/perm. Det er de som blir flyttet først av ansatte ved fravær. Det har blitt mer stabilt pga. at det er faste vikarer som er kjent på flere avdelinger. Dette har vi også fått tilbakemeldinger fra ansatte og brukere. Ordningen planlegges evaluert i 4 kvartal Brukerundersøkelse på hjemmehjelp i uke 42. Undersøkelsen har som målsetning å undersøke om brukerne er fornøyd med tjenesten de mottar. Resultat for brukeren (brukeropplevelse) dvs. at arbeidsoppgavene utføres som beskrevet, om de har nok tid til oppgavene, om tjenesten leveres til det tidspunkt som er beskrevet. Brukermedvirkning, respektfull behandling og tilgjengelighet er stikkord. Økonomi Det er på overordnet administrativt nivå avklart at det fremmes en standard økonomirapport for politisk behandling i oktober, og fokus i denne rapporten er status i omstilling- og utviklings arbeid, dog

15 også økonomisk vurdert. Imidlertid er det påkrevd å også antyde de utfordringer enheten har med driften i forhold til vedtatte budsjettrammer. Alle elementer er berørt i denne saken, under driften av de forskjellig avdelinger. Oppsummert kan avviket mellom vedtatte budsjett og regnskap pr være betydelig. Styrking, samlet i driftsenheten ca. 1,8 mkr Merkostnad på leieavtalen på leasing bilene ca pga. at avtalen ble forlenget (besluttet høsten 2015) Bruk av vikar fra byrå Overtid ca ,- på hjemmesykepleien og sykeheimen, utover budsjett. Dette kan også se i sammenheng med at vi ikke fikk de vikarene som vi skulle ha fra vikarbyrået. Måtte skifte ut oppvaskmaskin, ca. kr på sykeheimen. Overforbruk i en bolig ca. kr ,- Overforbruk på psykiatrien ca. kr ,- Dette er pga. at vi har måttet styrket i perioder i forhold til behovet til brukerne. Samlet sett kan dette gi et avvik mellom budsjett og regnskap på anslagsvis ca. kr 3,5 mkr. Dette vil bli nærmere rapportert i kommunens ordinære regnskapsrapport. Ledelse og ledergruppen Fra sammenslåingen til driftsenhet omsorg den har ledergruppen vært ustabil. Man har mislykkes i rekruttering og fram til april 2016 var den en svekket kontinuitet. Fra april 2016 har driftsleder med støtte fra rådmannen endret vi ledelsesmodellen slik at det ble avdelingsleder på sykeheimen/bratreit og hjemmesykepleien. Avdelingsleder på sykeheimen og Bratreit i 50 % stilling, som kombineres fagsykepleierstilling i 40 % stilling. Avdelingsleder på hjemmesykepleien 50 % stilling. Ny avdelingsleder ble tilsatt i mars 2016 for boligomsorgen, psykiatri, støttekontakt og BPA. Funksjonen har også fått ansvaret somsystemansvarlig for profil, etter en endring i samhandlingskontoret. Driftsleder har to faste møter i uken med avdelingslederne. Fagsykepleier er med i deler av møte en gang i uken. Det er også faste møter med ansatte på innleiekontoret. Avdelingslederne er med på rapportene i den operative delen av organisasjonen og har den daglige drift i avdelingen. Samlet sett har man siden våren 2016 klart å etablere en ledelse og ledergruppe av driftsenhet omsorg som preges av: - stor faglig dyktighet - god samhandling - felles forståelse av omstillings- og utviklingsprosjektet - gode rutiner og systemer knyttet til driftsovervåking og planlegging

16 Personell Driftsleder har gjennomført utviklingssamtaler på sykeheimen og i en bolig. Ytterligere planlegges gjennomført i uke 40. Tilbakemelding fra ansatte er at det har blitt mer ro i avdelingen og at man har fått satt ting i system, og at det er nærvær av leder. Dette gjør at ansatte trives og at arbeidsmiljøet blir bedre. Det er en utfordring i boligene i forhold til nærvær av nærmeste leder pga. at boligene er spredt. Det skal utarbeides en plan i september 2016 i forhold til faste besøk av avdelingsleder. Driftslederes klare inntrykk fra utviklingssamtalene på sykeheimen er at de ønsker mer intern og ekstern kursing. I tillegg er det ønskelig å få mer struktur på informasjon fra lederne. Leder har tatt opp temaer med ansatte som omhandler arbeidsmiljø, og hvilke tiltak som kan iverksettes. Det er gitt informasjon om tjenestevei, og om verneombud og tillitsvalgte sin rolle. En del tok opp at det var mange studenter, elever, språkpraksiselever og det har vi endret slik at det ikke blir så mange som kommer på en dag. I samtalene ble det snakket om viktigheten med å gi tilbakemeldinger og ros til sine kollegaer m.m. Driftsleder har også fått tilbakemelding fra beboere på sykeheimen at det er mer faste ansatte og at det har blitt mer aktiviteter med beboerne dvs. besøkshund x 2 i mnd. bingo, maling, baking, kortspill, yatzy, bistand til trim m.m. Driftsleder ser også at denne organisasjonsmodellen fungerer og at det er rette personer i de avklarte rollene/funksjonene. Sykefravær: Nærværet i 2015 var 87,5 % og nærværet i 2016 er 85,5 % ved utløpet av juni. Våren 2016 I mai/juni ble det gjennomført samtaler med alle sykmeldte sammen med driftsleder og en fra bedriftshelsetjenesten på Friskgården. I ettertid ble det møter med leger og nav. Samhandling med tildelingskontoret Driftsleder ved enhet omsorg ser at man fortsatt har et betydelig utviklingspotensial knyttet til samhandling med tildelingskontoret, som foretar de faglige vurderinger av meldte pasientbehov. Dette for at helsetjenestene i Verran skal kunne framstå som mer helhetlig, ikke minst at man gjennom felles holdninger og strategier evner å kommunisere godt og korrekt mot ansatte, brukere og pårørende. I forhold til vedtaksskriving og samhandling med spesialisttjenesten ser vi at man er sårbar ved fravær og ferie når det er en person som har kompetansen og da spesielt på vedtak. For å lykkes med samhandlingen må flere bidra inn i utviklingsarbeidet og grensesnittet mellom enhetene må defineres bedre.