Rammeavtale for vedlikehold og videreutvikling av DSS sin sikkerhetsløsning innen nettverkssikkerhetsprodukter

Transkript

1 Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon Til leverandører Vår referanse Vår dato 14/ Rammeavtale for vedlikehold og videreutvikling av DSS sin sikkerhetsløsning innen nettverkssikkerhetsprodukter Kvalifikasjonsgrunnlag Konkurranse med forhandling Forskrift om forsvars- og sikkerhetsanskaffelser ("FOSA") Del II Sak 14/999 1 av 9

2 Innholdsfortegnelse Rammeavtale for vedlikehold og videreutvikling av DSS sin sikkerhetsløsning innen nettverkssikkerhetsprodukter... 1 Bakgrunn og introduksjon Innledning Om oppdragsgiver Generelt om anskaffelsesprosessen Kvalifikasjonsgrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen Innledning Generelt om omfang og varighet Hvem skal avtalen gjelde for Nærmere om anskaffelsen Bruk av underleverandører Krav til sikkerhetsklarering for tilbudt personell Krav til arbeids- og lønnsvilkår Annet Kvalifikasjonskrav Utvelgelseskriterier Veiledning til leverandørene om levering av forespørsel om deltagelse Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Fremdriftsplan Kostnader Retur av søknad Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget Avlysning Aksept av vilkår Utforming av forespørsel om deltagelse Innlevering av forespørsel om deltagelse Åpning Begrunnelse valg av leverandør av 9

3 Bakgrunn og introduksjon 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) ivaretar sikkerhetstjenester, IKT-utvikling og drift, kommunikasjonstjenester og fellestjenester for departementsfellesskapet i Norge. DSS er underlagt Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Avdeling for informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) IKT-avdelingen i DSS har i dag ansvaret for utvikling, innføring, drift og forvaltning av IKTløsninger, herunder plattform og tjenestekatalog i 11 departementer og leveranse av andre sentrale IKT-tjenester for de resterende departementene. DSS har inngått tjenesteavtaler med departementene på sentrale systemer som definerer krav til tjenestens innhold. IKT avdelingen er videre ansvarlig for inngåelse av avtaler på IKT-området, herunder lisens- og ordrehåndtering for samtlige virksomheter tilknyttet felles IKT - plattform. 1.2 Generelt om anskaffelsesprosessen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om forsvars- og sikkerhetsanskaffelser fastsatt ved kgl.res. 4. oktober 2013 nr (FOSA) Del II, jf. 2-1 (2). Konkurransen gjennomføres etter prosedyren "konkurranse med forhandling", jf. 5-1 (1). Avtalen inngås som en rammeavtale med én leverandør, jf. FOSA 6-1 og 6-2. Etter at invitasjon er sendt kvalifiserte søkere forbeholder DSS seg retten til å gjennomføre forhandlingene i flere faser, og redusere antall tilbud som det forhandles om. En første reduksjon vil kunne skje i forkant av forhandlingene. Eventuell reduksjon vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. Bare de søkere som oppfyller kvalifikasjonskravene og som har blitt invitert til å levere tilbud vil få sine tilbud evaluert. Etter evalueringen av tilbudene vil rammeavtale bli tildelt den leverandør som har inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, jf. FOSA 13-2 (2). Vi oppfordrer derfor leverandøren til å levere forespørsel om deltagelse (kvalifikasjonssøknad) basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med vedlegg, og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter. Det vil ikke bli anledning til å inngi alternative tilbud iht. FOSA 11-4, eller deltilbud. Alle referanser til "leverandør" i dette kvalifikasjonsgrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Kvalifikasjonsgrunnlagets oppbygning Kvalifikasjonsgrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Kvalifikasjonsgrunnlaget (dette dokumentet) o Vedlegg A Utstyrsoversikt (programvare og utstyr) (utleveres på forespørsel) o Vedlegg B Mal for forpliktelseserklæring o Vedlegg C Mal for utfylling av leverandørens relevante erfaring 3 av 9

4 2 Beskrivelse av leveransen 2.1 Innledning DSS skal etablere en rammeavtale med én leverandør for vedlikehold og videreutvikling knyttet til virksomhetens sikkerhetsløsning innen nettverkssikkerhetsprodukter. Heretter benevnt "Sikkerhetsløsningen". Produktene som skal vedlikeholdes fremkommer i vedlegg A - utstyrsoversikt til kvalifikasjonsgrunnlaget, se punkt 2.8 nedenfor. Bakgrunnen for at det skal inngås avtale med én leverandør for vedlikeholdet av samtlige produkter (programvare og utstyr) som sikkerhetsløsningen omfatter er dels sikkerhetsmessige hensyn. En samlet anskaffelse er imidlertid også begrunnet i at de aktuelle produktene er tett integrert i hverandre i DSS sin sikkerhetsløsning og det kreves en helhetlig forståelse for å kunne vedlikeholde og utvikle løsningen på en tilfredsstillende måte. Vedlikeholdsavtalen skal omfatte support- og vedlikeholdstjenester og mulighet for suppleringskjøp/erstatningskjøp av lisenser og utstyr i eksisterende sikkerhetsløsning når dette er nødvendig. Dette kan også inkludere til en viss grad nye produkter (oppgraderinger) fra de samme produsentene for å følge den tekniske utviklingen. DSS vil de neste årene i tillegg ha behov for å kunne kjøpe tilleggstjenester for konsulenttjenester fra tekniske IKT-konsulenter som skal yte bistand innen drift, feilsøking og -retting, oppgraderinger, endring og videreutvikling av Sikkerhetsløsningen. Avtalen er ment å være dynamiske, slik at behovet for ekspertise kan endres i tråd med at løsningen videreutvikles. 2.2 Generelt om omfang og varighet Rammeavtalen har en varighet på 2 (to) år fra dato for kontraktsignering. I tillegg skal DSS ha opsjon på å forlengeavtalen med 1 (ett) år om gangen i inntil 5 år. Maksimal varighet er dermed 7 år i henhold til FOSA 6-1 (4). Bistands- og oppdragsavtaler kan avropes under rammeavtalen så lenge rammeavtalen løper. Varighet avtales i det enkelte avropet. Uttak på rammeavtalen, inkludert tilleggstjenester, er vanskelig å anslå, da behovet vil kunne variere svært mye fra år til år. Dette avhenger blant annet av omfanget av bevillinger til moderniseringsprosjekter, relokalisering eller andre uforutsette hendelser. Samlet årlig omfang, anslås til å ligge mellom NOK 2 millioner 9 millioner i året eks. mva.. Estimatet er gjort på bakgrunn av forbruk på tidligere avtaler og er således ikke bindende for oppdragsgiver. Uttaket på avtalene kan som følge av usikkerhet både bli høyere og lavere enn estimert. Nærmere opplysninger om fordelingen av volumet på de ulike ytelsene vil bli gitt i konkurransegrunnlaget. Avtalen er ikke-eksklusiv og DSS forbeholder seg retten til å kjøpe tjenester som omfattes av denne avtalen av andre leverandører i enkelttilfeller. Intensjonen er at avtalen skal dekke DSS behov for vedlikehold og bistand til virksomhetens Sikkerhetsløsning i avtaleperioden, men uten at det foreligger kjøpsplikt. 2.3 Hvem skal avtalen gjelde for DSS er avtalepart og oppdragsgiver for anskaffelsen. Sikkerhetsløsningen gjelder for DSS og alle departementene som DSS leverer IKT-tjenester til samt Regjeringsadvokaten. Øvrige virksomheter i departementsfellesskapet kan knytte seg til hele eller deler av denne løsningen når som helst i avtaleeller utløst opsjonsperiode slik at omfanget på avtalen kan utvides. Nærmere informasjon om størrelse for det enkelte departement finnes på 4 av 9

5 2.4 Nærmere om anskaffelsen Det skal inngås en rammeavtale som omfatter både vedlikehold, support og videreutvikling av DSS sin Sikkerhetsløsning. Leverandøren skal ha ansvar for tjenester knyttet til vedlikehold og support av Sikkerhetsløsningen og utstyret/programvaren som benyttes i denne. Avtalen omfatter i tillegg en rett for DSS til å kunne kjøpe tilleggstjenester innen bistand og videreutvikling, samt suppleringskjøp av lisenser og hardware i sikkerhetsløsningen (Rammeavtale). Inn under tilleggstjenester kan følgende oppgaver inngå: bistand innen drift, feilsøking/-retting, optimalisering, oppgradering, endring og videreutvikling av løsningen. I tillegg vil bistand til integrasjon med omkringliggende løsninger kunne inngå. Leverandøren skal under vedlikehold og service på Sikkerhetsløsningen også ha ansvar for å følge opp vedlikehold på utstyr der avtale om support er inngått med tredjepart. Komponenter og funksjonalitet vil bli nærmere beskrevet i konkurransegrunnlaget. Ved kjøp av tilleggstjenester eller videreutviklingsoppdrag skal SSA-B eller SSA-O legges til grunn for bistanden/oppdraget. Nærmere informasjon om og krav til leveransen vil bli beskrevet i konkurransegrunnlaget. 2.5 Bruk av underleverandører Det er tillatt å benytte underleverandør(er). Dersom leverandøren støtter seg på underleverandørs kapasitet for å bli kvalifisert, skal leverandøren dokumentere ovenfor DSS at leverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressursene hos underleverandør ved å fylle ut Vedlegg B til dette dokumentet. 2.6 Krav til sikkerhetsklarering for tilbudt personell Personell fra leverandøren som skal benyttes til å levere vedlikeholds- og videreutviklingstjenester, skal være sikkerhetsklarert med grad HEMMELIG iht. gjeldende prosedyrer hos Nasjonal Sikkerhetsmyndighet (NSM). Leverandøren må derfor råde over personell som er, eller vil kunne bli sikkerhetsklarert. Leverandøren har forsinkelsesansvaret dersom han ikke kan starte opp arbeid/foreta leveranser på grunn av manglende sikkerhetsklarerte personer. 2.7 Krav til arbeids- og lønnsvilkår Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr Annet Produktene i Sikkerhetsløsningen i dag og som skal vedlikeholdes fremkommer i vedlegg A - utstyrsoversikt til kvalifikasjonsgrunnlaget. Dokumentet blir utlevert etter forespørsel til DSS og mot at Leverandøren underskriver taushetserklæring 3 Kvalifikasjonskrav Under følger de kvalifikasjonskrav som leverandøren må oppfylle for å få delta i konkurransen. Dersom leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge dokumentasjon om økonomisk og finansiell stilling som DSS har anmodet om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som DSS finner egnet. 5 av 9

6 Kvalifikasjonskrav 1) Leverandøren skal ha betalt skyldige skatter og avgifter (kun norske leverandører). 2) Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav LOVBESTEMTE KRAV ORGANISASJON FINANSIELLE OG ØKONOMISKE KRAV 3) Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveranse av vedlikehold og videreutvikling av DSS' Sikkerhetsløsning. TEKNISKE OG FAGLIGE KRAV 4) Leverandøren skal ha relevant erfaring fra leveranse av vedlikehold og videreutvikling av de sikkerhetsproduktene (på produktnivå) som er beskrevet i kapittel 2 ovenfor, og i Vedlegg A til kvalifikasjonsgrunnlaget Attest for merverdiavgift og skatt, ikke eldre enn 6 måneder fra fristen for innlevering av tilbud Firmaattest eller tilsvarende dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i et faglig register i sitt hjemland. - Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetning for regnskapsåret 2014 eller siste tilgjengelige år. - Kredittvurdering med nøkkeltall, ikke eldre enn 12 måneder, fra anerkjent kredittvurderingsselskap. En liste over relevante leveranser de siste 5 år. Leverandøren skal dokumentere sin erfaring som spesifisert i vedlegg C til kvalifikasjonsgrunnlaget. Med produktnivå siktes det til at Leverandøren må kunne dokumentere erfaring med NAC, Checkpoint ++ osv. Som minimum må leverandøren ved oppgitte referansesaker samlet sett kunne dokumentere erfaring fra vedlikehold og konsulentbistand knyttet til Checkpoint, samt en overveiende del av de øvrige produktene i Vedlegg A. Hver referansesak skal inkludere oppdragsgivers navn. Det må i beskrivelsen klart fremkomme: beskrivelse av leveransen leverandørens rolle/ansvar avtalen/oppdragets varighet avtalen/oppdragets verdi hvis mulig navn og telefonnummer på kontaktperson som DSS kan kontakte for å få verifisert informasjonen 6 av 9

7 4 Utvelgelseskriterier Forutsatt at det foreligger et tilstrekkelig antall leverandører som er kvalifisert, vil leverandørene som inviteres til å gi tilbud være minimum 3 og maksimum 5 av de best kvalifiserte leverandørene. Utvelgelsen vil kun basere seg på leverandørenes besvarelse av kvalifikasjonskrav 4 (erfaring) i tabellen i kapittel 3 ovenfor. Med henvisning til FOSA 10-6 vil det bli fastsatt en frist på minst 15 dager for fremsettelse av begjæring om midlertidig forføyning mot oppdragsgivers beslutning om å avvise eller forkaste en forespørsel om å delta i konkurranse, jf. FOSA (avvisning på grunn av forhold ved leverandøren). 5 Veiledning til leverandørene om levering av forespørsel om deltagelse 5.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon IKT-avdelingen v/seksjon BS:LIA v/sebastian Lervik Postboks 8129 Dep 0032 Oslo Kontaktperson: Rådgiver Sebastian Lervik E-post sendes til: ikt-anskaffelser@dss.dep.no. All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 5.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 5.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen , kl Frist for forespørsel om deltagelse er: , kl Forespørselen skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte forespørsler. 5.4 Fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring Frist for spørsmål , kl Søknadsfrist kl Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag* Tilbudsfrist* Uke 40 Evaluering/forhandlinger* Uke av 9

8 Innstilling* Uke 44 Meddelelse* Uke 44 Karensperiode* Kontraktssignering* Kunngjøring tildeling* * Tentative datoer 10 dager etter meddelelse om tildeling. 5.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av kvalifikasjonssøknad, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 5.6 Retur av søknad Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte søknad. 5.7 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli publisert på Doffin. Leverandører som ønsker å levere søknad på denne anskaffelsen er selv ansvarlige for å følge med på Doffin for å få med seg eventuelle rettelser, suppleringer, endringer, spørsmål og svar. 5.8 Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget plikter leverandøren umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå kvalifikasjonsgrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 5.9 Avlysning DSS tar forbehold om hel eller delvis avlysning av konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Avlysning kan for eksempel skje ved bortfall av finansiering Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette kvalifikasjonsgrunnlaget er akseptert Utforming av forespørsel om deltagelse Forespørsel om deltagelse i konkurransen skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av nedenfor med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i forespørselen. Forespørsel om deltagelse utformes med denne disposisjonen: 1. Brev underskrevet av person med myndighet til å binde leverandøren med bekreftelse av Leverandørens forespørsel om å delta i konkurransen. 2. Ev. utfylt vedlegg B - forpliktelseserklæring fra underleverandør(er) 3. Attest på betalt skatt og mva. fra skatteetaten. 4. Firmaattest. 5. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen 2014 eller siste tilgjengelig år. 6. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 8 av 9

9 7. Utfylt vedlegg C - Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen Innlevering av forespørsel om deltagelse Forespørsel om deltagelse leveres til: Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon IKT-avdelingen v/seksjon BS:LIA v/sebastian Lervik Varemottak Akersgata 59 innkj. Munchs gt Oslo Åpningstid: Forespørsel om deltagelse kan eventuelt sendes pr post til: Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon IKT-avdelingen v/seksjon BS:LIA v/sebastian Lervik Postboks 8129 Dep 0032 Oslo Forespørslene vil bli påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Forespørsel om deltagelse skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i konvolutt og tydelig merkes med: "Forespørsel om deltagelse, Rammeavtale for vedlikehold og videreutvikling av DSS Sikkerhetsløsning, saksnr. 14/999 v/ Sebastian Lervik Åpnes kun av adressat Forespørselen skal leveres i 1 ett eksemplar som må være i papirformat. Eksemplaret i papirformat skal videre leveres innsatt i ringperm med skillekort, arkene i tilbudet skal ikke være stiftet eller på noen annen måte satt sammen. I tillegg leveres tilbudet på elektronisk minnepinne. Filene skal være lagret som MS Office kompatibelt format. Eventuelle andre formater må godkjennes av Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon. Ved motstrid går papirversjonen foran. Merk at det påhviler tilbyderne å sørge for at forespørselen er DSS i hende ved fristens utløp og vi anbefaler således fysisk levering av tilbudet. Personen som leverer tilbudene, må kunne fremvise legitimasjon ved innlevering. Dette grunnet sikkerhetsmessige rutiner i DSS Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av kvalifikasjonssøknadene Begrunnelse valg av leverandør De leverandørene som ikke blir prekvalifisert vil motta en meddelelse med en begrunnelse for dette, jf. FOSA Samtlige leverandører som blir invitert til å levere tilbud i konkurransen vil bli meddelt hvem som tildeles kontrakt, jf. FOSA Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperiodens varighet. 9 av 9