SAUDA KOMMUNE Rådmannen

Transkript

1 () Prosess / r for 01 Styring av arbeidsomfang 00 Ytelsesspesifikasjon Det er valgt å benytte partnering som gjennomføringsmodell, flere av ne i denne matrise kan bli delegert til alliansestaben. ndre r kan bli tilført prosjektleder gjennom avtaler innen alliansen og etter prosjektansvarliges velsignelse. Denne matrise 01 Etablering av prosess, r og beslutningsmatrise, sørge for byggherrens behandling og godkjenning Overordnet prosesskjema som viser hovedfasene, hovedaktivitetene, beslutningshierarkiet samt milepælene / de tidsmessige rammebetingelsene for de viktigste aktivitetene. Prosesskjema (et utkast for videre bearbeiding er utarbeidet av PTL) 02 Etablering av hovedfremdriftsplan lliansen overtar og benytter Microsoft Project for videre bearbeiding og detaljering innenfor milepelene i prosesskjemaet Nei 03 Grunnleggende teknisk byggeprogram Eventuelt utarbeide et program særskilt for prosjektet Programmet definerer kommunens minimumskrav til kvaliteter. Dette er for så vidt ikke like nødvendig i et partneringprosjekt som eksempelvis i en totalentreprise, fordi byggherre deltar som partner i utviklingen av prosjektet, og fordi det settes krav til alliansen i forhold til å belyse alternative løsninger/kvaliteter med årskostnader. Et omforent kvalitetsnivå vil legges til grunn for kontraktmålsum, som vedtas i fm. bystyrets behandling av forprosjektet. vklares. 04 Definering av innhold i skisseprosjektrapport og i forprosjektrapport Innholdsspesifikasjonen vil gi direkte føringer til prosjekteringsgruppa. Her kan man be om innspill i forhold til ønske om å ha oversikt over usikkerheter i prosjektet, effektmål og resultatmål osv. Utkast foreligger fra PTL som et element i forslag til byggesaksrutine. Endelig versjon avklares i samråd med byggherre 02 Økonomi; budsjettering, kostnadsstyring 01 Etablering og implementering av ansvarsgrensesnittene og forståelsen for byggeierens ansvarsområde/ styringsnivå og prosjektorganisasjonens ansvarsområde/styringsnivå. Det er viktig å være klar over hva som tilhører prosjektets ansvarsområde og bestillerens/byggherrens ansvarsområde. Dette gjelder håndtering av kvalitet, omfang, økonomi og tid i alle faser i prosjektet. Grunnleggende i styringssammenheng. 02 vklare investeringsrammer, rammer for driftskostnader, rammer for vedlikeholdskostnader Definere og avklare alle tenkelige kostnadselementer som direkte og indirekte er følge av prosjektet. vklare hvilke kostnadselementer som håndteres i prosjektets budsjetter og hvilke som skal 3d2 Sjekkliste for utarbeidelse av ytelsesspesifikasjon - byggherre 1 Inkl. etablering av økonomisk styringssystem samt rutiner.

2 () Prosess / r for håndteres av andre budsjett og grensesnittet mot prosjektet, avklare usikre forhold og plassering av disse i budsjettet. 03 Foreslå budsjett forventet prosjektkostnad tilhørende byggherrens totale prosjektramme, sørge for periodiske forslag til revisjoner og godkjenninger Løpende ansvar gjennom alle faser i prosjektet. Prosjektramme er sum forventet prosjektkostnad, andre kostnader som skal knyttes til prosjektet samt post for marginer. Eventuelt med oppstartbistand fra PTL 04 vklare kontoplan for budsjett med byggherre 05 vklare og etablere organisatoriske og tekniske system for kostnadsstyring og regnskap. Sørge for godkjenning hos byggherre. Det endelige opplegget for organisering, prosess og systemvalg for kostnadsstyring og regnskap tilhørende alliansens ansvarsområde, avklares i samarbeid med alliansen. 06 vklare og etablere organisatorisk og prosessuelt system med retningslinjer for kostnadsstyring og periodisk rapportering på definerte nivå i organisasjonen. Sørge for at systemet er omforent innen prosjektorganisasjonen og godkjent av byggherre. En omforent forståelse for grunnlaget for rapportering skal redusere risiko for overskridelser / øke muligheten for gjennomføring av korrektive tiltak tidsnok. Forslag fremlegges, endelig systematikk avklares i partneringalliansen. 07 Periodiske aktiviteter knyttet til kostnadsstyring, rapportering og avviksbehandling. Månedlig syklus rapportering og behandling 09 Sørge for at underlaget for viktige byggherrevalg mellom alternative løsninger underbygges med årskostnadsanalyser og når aktuelt kost/nytte vurderinger. 03 Tid og ressursstyring 01 Etablere tidsplanhierarki og definere de ulike tidsplanelementene som prosjektet skal håndtere på ulike organisatoriske nivå i prosjektorganisasjonen, og i ulike faser. Sørge for at plansystemet blir godkjent av byggherre. Gjennomføres i samarbeid med prosjektalliansens fremdriftsplanlegger. Omfang, organisering, plansystem og rapportering avhenger av prosjektets utfordringer 02 vklaring av tidsperspektiver relatert til prosess og beslutningsmatrisen Referer overordnet prosesskjema hovedpunkt 01 over. Milepælene / de tidsmessige rammebetingelsene for de viktigste aktivitetene fastlegges som basis for alle underliggende planer som har tidselement i seg. 3d2 Sjekkliste for utarbeidelse av ytelsesspesifikasjon - byggherre 2

3 () Prosess / r for 03 Tidsfrister anskaffelser tilhørende alliansens ansvarsområde Gjennomføres i samarbeid med prosjektalliansens fremdriftsplanlegger. Sørge for at plan for gjennomføring av anskaffelser blir koordinert med plan for prosjektering og plan for bygging, spesielt aktuelt og grunnleggende viktig når parallelle prosesser. Skape rom for korrigerende tiltak når kostnadsmessige avvik tilbud/kalkyle osv. 04 Kvalitetsstyring 01 Sørge for at alliansen utarbeider en KS-plan med rutiner og blanketter som sikrer at byggherrens krav, mål og forventninger samt lovpålagte krav blir håndtert / innfridd av prosjektorganisasjonen. Planen skal godkjennes av byggherre. leverer innspill til den KS plan som skal etableres av partneringalliansen. Innspill til slik kvalitetsplan er gitt i rådmannens byggesaksrutinedokument Kvalitetssikring og felles kvalitetsplan partneringalliansen 02 Sørge for at lovens krav i forhold til HMS blir fulgt opp i alle deler av organisasjonen og at det blir etablert HMS - organisasjon, prosesser, rutiner og blanketter som sikrer dette. BHs overordnede HMS-plan etableres 03 Sørge for revisjon av partneringorganisasjonen. Gjennomføres normalt med revisor innenfor lliansens leverandørgruppe 04 Sørge for at KS-planenes rutiner blir gjennomført. Løpende oppfølging, samarbeid med alliansen for rutiner innenfor dennes ansvarsområde 05 Sørge for at det blir iverksatt etterevalueringer av organisasjon, prosess og resultatmål. Etterevalueringer er viktig for byggherre i forhold til revisjoner i egen organisasjon og egne system. (løpende evaluering i prosjektfasene ligger i andre ytelser) Evalueringer gir viktige innspill i forhold til strategiske disponeringer og prioritering av tiltak i senere prosjekt. 06 Påse at de prosjekterendes design og tekniske løsninger for funksjoner og forutsetninger knyttet til disse er systematisk og løpende kvalitetssikret og dokumentert. Sørge for at de prosjekterende arbeider med det samme underlag i forhold til minimumskrav for hva som forutsettes avklart relatert funksjonsmessige og tekniske forhold. 3d2 Sjekkliste for utarbeidelse av ytelsesspesifikasjon - byggherre 3

4 () Prosess / r for 07 Sørge for at det blir etablert og gjennomført kvalitetssikringsaktiviteter i prosjektfasene og i overgangen mellom prosjektfasene, Tiltak og omfang avhenger av prosjektets karakter, målsettinger og utfordringer - og av valgt gjennomføringsmodell. Typiske aktiviteter; - kvalitetssikring av arkitektens idéskisser, - konstruksjonsgjennomganger, - prosjektmodenhetsvurderinger, - usikkerhetsanalyser (se under) Usikkerhetsanalyser: Sørge for å ha kontroll med usikkerheter i gjennom å etablere og gjennomføre en plan for håndtering av prosjektrisiko og usikkerhetshåndtering gjennom prosjektforløpet. Resultatene fra de systematiske usikkerhetsanalysene gir innspill til eksempelvis håndtering av tid, budsjettering, overgang fra en prosjektfase til den neste, samhandling osv. Selve usikkerhetsanalyseprosessene planlegges og gjennomføres med erfaren leder fra slike prosesser. Bruk av opsjoner og kuttlister. 05 nskaffelser og kontraktstyring 01 nalysere ytre og indre forutsetninger samt byggherrens krav og forventninger til prosjektet. Utarbeide forslag til alternative aktuelle gjennomføringsmodeller med råd om prioritering. vsluttet Ref. seminar Sauda 4. september 02 Foreslå anskaffelsesprosedyre. Gjennomføre valgt prosedyre i forhold til bekjentgjøring og oppfølging av lovpålagte og anbefalte tidsfrister knyttet til valg prosedyre. For offentlig virksomhet håndteres anskaffelser etter Lov om offentlige anskaffelser og etter det regelverk som gjelder for de ulike alternative anskaffelsesprosesser. vsluttet PTL har i fm seminar 4. september foreslått å gjennomføre anskaffelsen som begrenset konkurranse. Gjennom en prekvalifiseringsfase får kommunen dessuten en oversikt mht. hvilke tilbydergrupper som i realiteten ønsker å delta i konkurransen om oppdraget. 3d2 Sjekkliste for utarbeidelse av ytelsesspesifikasjon - byggherre 4

5 () Prosess / r for 03 Etablere tilbudsgrunnlaget for konkurrerende grupper. I partnering kontraheres en gruppe bestående av arkitekt, rådgivere og entreprenører samtidig. Oppstartes snarest. lternativt kan arkitekt velges ut separat gjennom en eller annen form for konkurranse og tiltransporteres gruppen. 04 Sørge for å evaluere tilbud i forhold til definerte kriterier. Innstille til valg av tilbydere overfor byggherre.. Etablere et evalueringsteam. Organisere og lede evalueringen. 05 Delta i viktige aktiviteter i konkurranseperioden, eksempelvis tilbudsorienteringer, tilbudsbefaringer, sørge for at tilbydere får svar på spørsmål i konkurranseperioden osv. 06 Etablere det organisatoriske og operative grensesnittet mellom anskaffelser brukerutstyr og anskaffelser byggutstyr og sørge for at dette blir omforent innen hele organisasjonen. Reduserer usikkerheten i grensesnittene og sikrer klare organisatoriske ansvarsforhold innenfor områder som tradisjonelt er uklart. 07 Lede ferdigbefaringer og sluttkontroll entrepriser 08 Planlegge og koordinere overtagelse 09 Koordinere garantibefaringer 10 Koordinere kontraktsadministrasjon og oppfølging av garantiarbeider i garantiperioden 06 Plan og byggeprosess 01 Sørge for at SØK funksjonen kommer på plass og blir operativ i prosjektets organisasjon og i forhold til ansvar og r. Kontraheres som en del av partneringalliansen 02 Sørge for at alliansen etablerer plan for godkjenning offentlig myndighet samt at den blir løpende rapportert i henhold til retningslinjer for rapporter for øvrig. Plan for offentlig godkjenning inkluderer myndighet med ansvar i henhold til plan- og bygningslover, herunder aktuell tilsynsmyndighet. Planen skal inkludere opplisting av myndighetskontakt, søknader, godkjenninger og aktiviteter for øvrig knyttet til godkjenningsprosesser med tidsaspekt. 3d2 Sjekkliste for utarbeidelse av ytelsesspesifikasjon - byggherre 5

6 () Prosess / r for 07 Organisering 01 Etablere, utarbeide og vedlikeholde organisasjonsplanen for prosjektet inkludert beskrivelse av organisasjonen hva angår funksjoner, ansvar og r. vklare og beskrive grep for organisering av gjennomføring av sentrale r i prosjektet. Partnering som gjennomføringsmodell tilsier utradisjonelle grep. Felles er kravet om styring og kontroll med prosjektforutsetninger for tid, økonomi og kvalitet. Organisasjonsplan med utdypende beskrivelser av organisasjonen implementeres direkte i prosjektets KS-plan. Etablere stillingsinstrukser for sentrale prosjektadministrative funksjoner og lederfunksjoner. 02 Etablere prosjektadministrative rutiner for prosjektorganisasjonen. Rutinene implementeres direkte i prosjektets KS-plan. 08 Informasjon og kommunikasjon 01 Sørge for at det blir etablert og gjennomført tverrfaglige prosesser som sikrer medvirkning, innspill, kommunikasjon, informasjon til byggherre, bruker, drift, interesseforeninger for funksjonshemmede, offentlige organer, publikum, media og andre som måtte være aktuelle. 02 vklare, etablere og implementere kommunikasjonsmidlene i prosjektet. lle administrative verktøy som skal tas i bruk i prosjektet defineres og funksjonsbeskrives. nalysere behovet for webbasert kommunikasjonsverktøy, fremlegge anbefaling overfor byggherre. Dersom webverktøy vedtas benyttet skal prosjektleder sørge for at organisasjonen får den nødvendige opplæring i formål og bruk i kommunikasjon, ordregiving og i dokumentarkivsammenheng 03 Sørge for at problemstillinger analyseres og løses gjennom bruk av ulike problemløsningsteknikker. Vurdere bruk av relevante teknikker for håndtering av spesielle problemstillinger. 04 Etablere en møtestrukturplan for alle møtetyper og møter i prosjektorganisasjonen med løpende ajourhold i forhold til behov i prosjektet. Møtestrukturplan med møteagenda, møtefrekvens, deltagere og med rapportfrister for innspill til ulike møter. Rasjonell ressursbruk! 3d2 Sjekkliste for utarbeidelse av ytelsesspesifikasjon - byggherre 6

7 () Prosess / r for 05 vklare brukerorganisasjonens behov for informasjon om organisering av brukermedvirkning og organisasjonens muligheter og begrensninger, ansvar, r osv. Eksempelvis kan det gjennomføres et oppstartmøte hvor brukerorganisasjonen får en brukermanual hvor de viktigste forhold blir belyst. 06 Være tett på i alle sentrale prosesser, dvs. delta i møter og aktiviteter i den grad dette kan være kvalitetssikrende i forhold til oppsyn med overholdelse av styringsprosessene, og i den grad synlig ledelse oppfattes positivt og verdiskapende. Byggherrens prosjektleder skal ha tilgang til alle typer møter og aktiviteter i prosjektet 9 Strategiske prosesser og system 01 Grafisk og verbalt synliggjør de viktigste prosjektprosesser, de som er viktige for å sikre tid, økonomi og kvalitet, og de som er viktige for prosjektorganisasjonens forståelse av sammenhenger, muligheter, ansvar og r. Behovet må vurderes for hvert prosjekt spesielt. Noen faste er referert til under. 02 Etablere miljøhandlingsplan og overordnet prosessbeskrivelse for miljøhåndtering i prosjektet ktuelt i prosjekt hvor byggherre har etablert mål for miljø. 03 Etablering av prosess for valg mellom alternative løsninger med behov for investeringskorrektive tiltak Investeringskorrektive tiltak = tiltak som gjennomføres for å erstatte vedtatte løsninger med ugunstige/uakseptable årskostnads- /miljøkonsekvenser med bedre, men kanskje investeringsmessig dyrere, løsninger. Synliggjøre hvordan alliansen og byggeier behandler alternativer som går ut over alliansens ansvarsområder spesielt. 04 Sørge for at det blir etablert en forståelse innen prosjektorganisasjonen for samhandling mellom aktørene i prosjektet. Heri ligger en bestående i det å synliggjøre konkrete grep for å få til samhandling og hva man forventer av effekter. PTLs notat om samhandling mellom aktører i alliansen gir noen innspill. 10 Målsettinger og 3d2 Sjekkliste for utarbeidelse av ytelsesspesifikasjon - byggherre 7

8 () Prosess / r for virkemiddelbruk 01 vklare byggherrens målsettinger i prosjektet på samfunns- og effektmålnivå og sørge for at disse blir nedfelt i prosjektforutsetningene. Effektmål er mål i et brukerperspektiv, for eksempelvis funksjonalitet, arealeffektivitet, FDV-mål, sosiale mål. 02 vklare leverandørorganisasjonens målsettinger hva angår resultatmål. Dette er spesielt aktuelt i gjennomføringsmodell basert på partnering. Resultatmål er mål i et leverandørperspektiv som forteller hva man vil oppnå gjennom prosjektrelatert innsats og tiltak. 03 vklare prosjektets kvalitetsprofil med effektmål, resultatmål, suksesskriterier og kontrete virkemidler i form av organisatoriske, administrative, sosiale og tekniske tiltak og systemer Dette er spesielt aktuelt i gjennomføringsmodell basert på partnering hvor alle vil ha et felles ansvar for å styre mot måloppnåelse i forhold til kvalitetsprofilen, både hva angår målene og det å følge opp suksesskriterier og bruk av virkemidler. Også i tradisjonelle prosjekt er kvalitetsprofilen viktig, dog med begrensinger i forhold til tilgang til og bruk av virkemidler. 11 Motivasjon og teambygging 01 Sørge for at prosjektorganisasjonen, deler av prosjektorganisasjonen blir sveiset sammen på en måte som gjør den i stand til å håndtere utfordringene samlet, optimalt og til beste for prosjektet Teambygging i ulike varianter og med ulike grunntema avhengig av ståsted i prosjektet og generelle og spesielle utfordringer gjennomføres lternaive mulige innfallsvinklinger. Eventuelt bistand fra PTL 12 Dokumentasjoner, erfaringer, spesielle prosjektlederr 01 Sørge for at det blir etablert klare og utvetydige definisjoner på ord som gjerne og ukritisk benyttes i prosjektet slik at de samme ordene skal kunne dokumenteres og etterevalueres. Eksempler på forhold som bør defineres: realbetegnelser, arealeffektivitet, arealramme, årskostnader, kost/nytte, generalitet, fleksibilitet, elastisitet. 02 Sørge for at det blir etablert en strategi for forhold som skal dokumenteres løpende gjennom egne utredninger, sørge for at det blir etablert en utredningsplan og at denne kobles til en samhandlingsmatrise. Utredningsplan med samspillmatrise etableres. Utbyggingskonseptet har i seg mange utfordringer. Det er viktig at avklarer behov for spesielle utredninger med byggherre. Innspill til slik utredningsplan er gitt i PTLs dokument Eksempel samspillmatrise utredninger i prosjektet 3d2 Sjekkliste for utarbeidelse av ytelsesspesifikasjon - byggherre 8

9 () Prosess / r for Utredningsmatrisen representerer et sentralt grep i prosjekt hvor man er opptatt av å få frem og dokumentere alternative løsninger hvor mange kvalitetsparametere må vurderes samlet i vedtaksprosessene. Utredningene representerer i ettertid også en dokumentasjon på prosessen. 03 Definere krav til innhold i en FDVdokumentasjon av hele prosjektet, sørge for at kravene gjenspeiles i ansvars- og beskrivelsene for hele organisasjonen. nsvars og beskrivelser for allianseaktører etableres i samarbeid med leverandørorganisasjonen og i forbindelse med etablering av KS-plan for prosjektet. 04 Sørge for at det blir gjennomført og dokumentert teknisk tilstand / funksjonell tilstand på relevant nivå for relevante bygninger, utomhus og bygningsdeler, samt for naboeiendommer når relevant. Behov avklares i samarbeid med alliansen. 05 Sørge for at det blir gjennomført en systematisk evaluering og kvalitetssikring av virkemiddelbruk i forhold til hva som er definert i prosjektets kvalitetsprofil og at evalueringen gir innspill til korrektive tiltak for senere prosjekt. Forutsetter at det i prosjektet et etablert en kvalitetsprofil, ref. målsettinger hovedpunkt 10 over. 06 Sørge for sluttdokumentasjon av sentrale effektmål og resultatmål relatert til investering, årskostnader (prosjekterte verdier), miljømål. 3d2 Sjekkliste for utarbeidelse av ytelsesspesifikasjon - byggherre 9