Vedlegg 1a: Orientering om prosjektet, prosjektgjennomføring mm.

Transkript

1 Orienteringen tilkjennegir: 1.01 Bakgrunn for prosjektet 1.02 Undervisningsbygg Oslo KFs organisering av prosjektet 1.03 Sentrale kontraktsmål for prosjekt Nordseter skole 1.04 Prosjektets art og omfang Partneringalliansens sammensetning og ansvar 1.06 Hovedfremdriftsplan, fremdriftsplanlegging og fremdriftsstyring Videreføring av prosjektet etter «forprosjekt del II» Spesielle forutsetninger og krav til prosjektgjennomføringen Orientering om gjennomføringsmodell Partnering. (Det henvises også til Bok 0, diverse informasjoner kan være overlappende) Bakgrunn for prosjektet Oslo kommunes konseptvalgsutredning (KVU) for Nordstrandsplatået tilkjennegir behov for økning av skolekapasiteten totalt. Som et av flere tiltak er besluttet at eksisterende Nordseter skole utvides med tre klasserekker for barnetrinnet (B3). Kapasitetsutvidelsen er vurdert å kunne gjennomføres raskt gjennom en ny B3-skole på tomta. Strategien for kapasitetsøkning i området omfatter flere skoler. I denne strategien er ny barneskole, Nordseter B3-skole, en viktig brikke. Strategien betinger ferdigstilling av ny Nordseter B3-skole til skolestart Undervisningsbygg Oslo KFs organisering av prosjektet Seksjonsleder: Vibeke Johnsen Prosjektleder: Kristian Dølvik Byggherreombud: Ikke avklart Brukerrepresentant: Rektor Gjermund Jørgensen Pedagogisk rådgiver: Per Edvin Fladmoe BH - ressurser: Funksjoner og personer ikke avklart 1.03 Sentrale kontraktsmål for prosjekt Nordseter skole Innfrielse av milepæl ferdigstilling og delmilepæler iht byggherrens hovedfremdriftsplan Passivhusstandard Innfrielse av byggherrens kvalitetskrav Etterlevelse av prosesser og systematikk knyttet til prosjektstyring av tid, kostnad og kvalitet, skissert i anbudsgrunnlaget og som skal detaljeres og beskrives i partneringalliansens felles KS-plan Prosjektets art og omfang. Prosjektet vil i det vesentlige omfatte ny B3 barneskole og utomhusarealer. Kun mindre tiltak i eksisterende Nordseter U6 ungdomsskolebygning blir berørt av prosjektet. Se vedlegg 1b; 1

2 Orientering om prosjektet byggekonseptet, utdrag av forprosjektrapport forprosjekt del I til orientering. Gjennom det avsluttede arbeidet med forprosjektet (forprosjekt del I) er funksjonene i bygningen samt utomhusplanen avklart. Forprosjekt del I kan bli revidert innen totalentreprenør er valgt. Brutto areal ny barneskole er ca m2. Utomhusarealet rundt eksisterende skole og ny skole skal opparbeides og/eller oppgraderes Partneringalliansens sammensetning og ansvar Byggherre kontraherer en gruppe entreprenører, sammensatt av tilbyder selv. Byggherre har ifm utarbeidelse av «forprosjekt del I» anskaffet arkitekt, landskapsarkitekt, prosjekteringsgruppeleder og rådgivende ingeniører. Den samlede gruppen skal sammen med byggherre danne en partneringallianse med solidarisk, felles ansvar for gjennomføring av prosjektering og produksjon, prøvedrift samt felles ansvar for en 2-årig forbedringsfase, en fase hvor partneringalliansen skal ta stilling til, beslutte og i tilfelle gjennomføre forbedringer av ikke forventede konsekvenser av uheldige valg som alliansen måtte ha gjort i prosjektgjennomføringsfasen. Alliansen ivaretar alle prosjektadministrative oppgaver i prosjektet i forhold til planlegging, prosjektstyring, kvalitetssikring, administrasjon osv. Byggherre er en aktør i alliansen og vil kunne stille med støttefunksjonsressurser dersom dette er til fordel for prosjektstyringen. Slike løsninger avklares i fasen «forprosjekt del II». Ref. detaljert orientering om partneringmodellen og partneringkonseptet for Nordseter skole i punkt 5 under Hovedfremdriftsplan, fremdriftsplanlegging og fremdriftsstyring. Byggherrens hovedfremdriftsplan er vedlagt anbudsgrunnlaget. Fremdriftsplanens kritiske linje er tilkjennegitt i eget vedlegg. Hovedfremdriftsplanen tilkjennegir oppgaver i fasen fra tildeling/inngåelse av partneringavtale del I frem til klart for inngåelse av partneringavtale del II (oppgjørskontrakten). Fasen kalles forprosjektfase del II. Når denne for alle intensive fasen er avsluttet er det, forutsatt byggherrens godkjenning av resultatet av arbeidet i denne fasen, klart for oppstart produksjon. Byggherrens ufravikelige milepel er bruksklar skole til skolestart For at denne absolutte milepel skal innfris er det lagt tilsvarende milepeler for planleggingsaktiviteter og produksjon. En fremdriftsmessig utfordring er knyttet til det å skulle håndtere grensesnittet mot eksisterende Nordseter ungdomsskole og målet om en etter forholdene best mulig driftssituasjon for skolen i byggeperioden. Det forventes at alliansen vil komme frem til en faseorientert riggplan som er i stand til å minimalisere ulempene for skolen samtidig som at hensynet til en rasjonell byggeprosess skal ivaretas. En klar suksessfaktor for rasjonell og parallell prosjekterings- og byggeprosess er at alliansen tar inn over seg viktigheten av fremdriftsplanlegging og fremdriftsstyring. Det er et særdeles krav 2

3 til partneringalliansens fremdriftsplanlegger relatert til kompetanse, samarbeidsegenskaper og erfaring. Grunnarbeidet inkluderer et relativt stort omfang sprengningsarbeider og fjell/løsmasser som skal transporteres ut, ca m3 målt i løs masse. Totalentreprenørens egen eller hans underentreprenørs kapasitet for oppstart grunnarbeider medio november 2012 og gjennomføring innenfor tilkjennegitt periode i byggherrens hovedfremdriftsplan er en viktig fremdriftsmessig suksessfaktor. Av fremdriftsmessige årsaker har byggherre besluttet at det skal brukes prefabrikkerte løsninger for dekker. Gjennom arbeidet med «forprosjekt del II» ønskes forslag fra totalentreprenørens organisasjon til løsninger for øvrig som kan bidra til å sikre innfrielse av hovedfremdriftsplanen. I denne fasen skal planen detaljeres frem til nivå Basisplan. Basisplanen er kontraktsvedlegg til partneringavtale del II. For å sikre kvalitet- og kostnadsstyring i alle ledd i partneringalliansen er det vesentlig at fremdriftsplanlegger har tett og godt samarbeid med prosjekteringsleder, alliansens prosjektleder (totalentreprenørens person), prosjektleder produksjon/anleggsleder og de tekniske entreprenørenes driftsledere. Det forutsettes godt koordinerte planer for prosjektering, tegningsleveranser, tilbudsunderlag for allianseentreprenørenes UE - anskaffelser/ material- og utstyrsanskaffelser samt fremdrift byggeplassproduksjon. Dette skal gi rom for reell og forutsigbar prosjektstyring av tid, kostnad og kvalitet selv innenfor en i utgangspunktet «stram fremdrift» Videreføring av prosjektet etter «forprosjekt del II». Undervisningsbygg Oslo KFs intensjon er å videreføre prosjektet etter «forprosjekt del II» med valgt totalentreprenør med dens underentreprenører og tiltransportert ARK, LARK, PGL og RI. Gjennom byggherrens behandling av forprosjekt del II gis grunnlaget for en siste oppdatering til versjon verifisert forprosjekt. Partneringavtale del II er basert på det verifiserte forprosjektets konseptuelle omfang, løsninger, kvaliteter, prosjektstyringssystematikk samt den kontraktmålsum* som totalentreprenøren er kommet frem til som en konkurransedyktig og optimal kostnad for det definerte omfang og som i forkant er godkjent av Undervisningsbygg Oslo KF. Inngåelse av kontraktdel II forutsetter at intensjonene i partneringkontraktens del I (ref kap 5) er funnet innfridd, samt at Undervisningsbygg Oslo KF ifm behandlingen av forprosjekt del II faktisk vedtar og verifiserer dette og kontraktmålsum. Denne verifiseringen er også avhengig av en i forkant omforent husleieavtale med bestiller, Oslo kommune v/ Utdanningsetaten (UDE). Et konsept som ikke ivaretar fremdriftsmilepelforutsetningen eller som blir for kostbart vil i prinsippet føre til at partneringalliansen avvikles. * Kontraktmålsum er kostnadsrammen for totalentreprenørens /partneringalliansens ansvarsområde innenfor det 3

4 totale prosjektet og dets totale kostnadsramme. Hovedregelen er at kontraktmålsum håndterer entreprisekostnadene og prosjekteringskostnadene. Avvik fra hovedregelen kan forekomme, dette avklares i forprosjektfase del II Spesielle forutsetninger og krav til prosjektgjennomføringen. Generelt henvises til vedlegg Bok 0 med vedlegg. Boka er utdypende i forhold til spesielle forutsetninger og krav til prosjektgjennomføringen og den gir innspill til etablering av partneringalliansens felles KS-plan. I oppstartfasen skal partneringalliansen avklare og implementere felles mål med tilhørende suksesskriterier og virkemidler. Denne «kvalitetsprofilprosessen» og påfølgende periodiske oppfølging av etterlevelse av virkemidlene tilkjennegitt i kvalitetsprofilen skal bidra til å sikre måloppnåelse. Partneringavtale del I, vedlagt, gir innspill til forståelsen av samspill og hva som forøvrig skal til for å lykkes. Undervisningsbygg Oslo KFs kravspesifikasjoner med de fravik fra disse som er godkjent og nedfelt i foreliggende rapport «forprosjekt del I», samt løsninger tilkjennegitt i rapporten for øvrig, legges til grunn som tekniske minimumskrav. Forprosjektrapporten inklusive de sentrale kravene blir gjennomgått ifm oppstartfasen etter at totalentreprenør er valgt. Krav til forprosjektmateriale «forprosjekt del II»: Forprosjekt del II skal bringes opp til nivå tilsvarende standard krav til forprosjektdokumentasjoner iht Undervisningsbyggs kravspesifikasjoner samt i forhold til de behov som partneringalliansen selv finner å ha for å kunne gjennomføre en sikker målsumkalkyle og en forutsigbar prosess fremover. Forprosjektrapport del II vil i praksis være «suppleringer / endringer til forprosjekt del I». Det presiseres at forslag til fravik fra undervisningsbyggs kravspesifikasjoner skal godkjennes før de kan implementeres. Forprosjektrapport del II og målsumkalkylen samt prosjektleders rapport om innfrielse av intensjonene i «partneringavtale del I / intensjonsavtalen», er de sentrale dokumentene i forhold til byggherrens vedtaksprosess om videreføring av prosjektet. Partneringalliansens felles KS-plan. Byggherre inngår som partner i partneringalliansen, og det er vesentlig at byggherrens innspill til prosjektgjennomføringen og prosjektstyring av tid, kostnad og kvalitet blir håndtert i alliansen gjennom en partneringalliansens KS-plan. Planen vil måtte avklares innen inngåelse av partneringavtale del II. Kvalitetsplanen skal gjøres prosjektspesifikk ved å påse at sentrale krav i kontrakten med byggeier blir innarbeidet i planen. Kvalitetsplanen skal dermed også fremstå som en dokumentasjon på at kontraktsgjennomgangen er gjort, og danne et effektivt hjelpemiddel for raskt å sette de andre medarbeiderne inn i sine respektive arbeidsoppgaver ved prosjektet. Innspill til oppbygging av partneringalliansens felles KS-system er tilkjennegitt i vedlegget «Bok 0 -, innspill til partneringalliansens felles KS-plan». 4

5 1.09 Orientering om gjennomføringsmodell Partnering. Byggherre presenterer et krevende prosjekt i forhold til flere forhold og gjennomføringstid spesielt. Partneringmodellen er vurdert som svært godt egnet for prosjekt med utfordringer og mål som krever andre arbeidsmetoder enn de tradisjonelle. Modellen baserer seg på en partnerskapstanke, hvor en fokuserer på den kompetansen de forskjellige aktører i et byggeprosjekt besitter og hvordan den kan utnyttes til beste for prosjektet. Gjennomføringsmodellen fokuserer på tillit, åpenhet, felles interesser og samhandling, og den benytter seg av arbeidsmetoder og prosesser som sikrer dette. Modellen baserer seg på et ikke konfliktorientert samarbeidsmønster hvor aktørene får bruke sin tid, sin kompetanse og sin kreativitet til prosjektets og partnerskapets beste. Gjennom valg av partnering som gjennomføringsmodell ser byggherre muligheter for å få med de som er best i stand til å håndtere utfordringene i prosjekt Nordseter skole. Modellen åpner for optimal planlegging mht. ressursbruk, fremdrift og organisering av gjennomføring. Modellen motiverer til resultatoppnåelse av kvalitative, tidsmessige og økonomiske mål. I partneringmodellen kontraheres leverandørorganisasjonen etter andre kriterier enn kun pris. Dette fordi aktørenes forståelse for og metoder for prosjektgjennomføring direkte påvirker tid, kostnad og kvalitet. Definering og detaljering av tildelingskriterier og vekting av disse gjøres i forhold til utfordringene i prosjektet. Prosjekteringsleder, arkitekt, landskapsarkitekt og rådgivende ingeniører er anskaffet etter rammeavtale med Undervisningsbygg for gjennomføring av forprosjekt del I. Byggherrens intensjon er at disse aktørene fortsetter gjennom prosjektet, og at de forplikter seg gjennom partneringavtale del I og at de deretter tiltransporteres totalentreprenøren når partneringavtale del II inngås. Organisering i partnering: Organiseringen i partnering er ikke veldig ulik en tradisjonell totalentreprisemodell. Det som er spesielt er Partneringalliansens Gjennomføringsgruppe (PG). PG er partneringalliansens øverste organ relatert til forhold som hører inn under dens ansvarsområde. Alle aktørene er representert i PG. Vedr. organisasjonsskjemaer, ref. Bok 0 vedlagt. Partneringfunksjonene er skissert under. En stikkordsbeskrivelse av funksjonene er gitt i Bok 0. Funksjoner og roller vil detaljeres etter at tilbyder er valgt og tilbyders innspill er vurdert. Endelig organisering vil fremgå av partneringalliansens KS-plan. Det er viktig at de forskjellige funksjonene i partneringalliansen bekles av personer som kan dokumenteres å ha riktig kompetanse og som for øvrig kan håndtere utfordringene i prosjektet. I denne sammenheng teller også personell fra byggherre med i vurderingene. 5

6 Økonomiske rammer og incitamentsystem. Den økonomiske oppgjørsrammen for prosjektet vil bli definert som en målsum som vil bli avklart i forbindelse med «forprosjekt del II» og behandlingen av dette. Partneringavtale del II oppgjørskontrakten - har et incitamentavtaleelement i forhold til målsum. Det legges opp til at incitamentavtalen vil gi en 50/50 fordeling mellom byggherre og totalentreprenør av bonus eventuelt malus. Gjennom anbudskonkurransen gis tilbyder anledning til å kommentere ovennevnte fordeling. Det er en forutsetning at incitamentsregimet videreføres innenfor totalentreprenørens organisasjon. Incitamentsregimet er et sentralt element som bygger opp under solidaritetsprinsippet. Incitamentsregimet bidrar til å skape felles interesse hos alle aktører i alliansen også for kostnadsmessig måloppnåelse. Kostnadsmessig måloppnåelse krever oppmerksomhet fra alle på de enkelte kostnadselementene i prosjektet. Internavtalen mellom totalentreprenør og dens underleverandører skal forelegges for og godkjennes av byggherre. Partneringavtalen for prosjekt Nordseter skole. Partneringavtalens del I og II er vedlagt anbudsgrunnlaget i den form den er forutsatt benyttet for prosjekt Nordseter skole. Det forutsettes at tilbyder setter seg inn i kontraktssystemet slik det foreligger vedlagt, og at tilbyder gjennom levering av sitt tilbud har akseptert at de bærende prinsipper i dette skal gjelde for prosjekt Nordseter skole. Skisse som tilkjennegir internavtale mellom totalentreprenør og dens underleverandører vedlagt. Partneringavtalen Del I: Partneringavtale mellom byggherre og samtlige alliansepartnere. Avtalen - regulerer samarbeidet (nedtoner varslingsregelen) - angir mål og suksesskriterier - angir oppgjørsform og incitamentsprinsipper byggherre de utførende innen alliansen - definerer byggeierens sanksjonsmuligheter overfor de utførende innen alliansen - angir krav til sikkerhetsstillelser - skisserer hovedprinsipp og dokumenter for partneringavtale del II Partneringavtalen er utarbeidet etter prinsippet om at "vi vil bruke vår kompetanse og våre ressurser til kreativitet, gode gjennomarbeidede løsninger mm framfor varslinger og andre typer posisjoneringer".. Partneringavtalen Del II: Leveranse- og oppgjørsdel, inngås mellom totalentreprenør og byggherre. Avtalen - spesifiserer kontraktmålsum og forutsetningene for denne - presiserer det solidariske ansvar for gjennomføring prosjektering og produksjon - regulerer leveransene og kontraktmålsumoppgjøret - presiserer forutsetninger relatert hevning av avtale 6

7 - presiserer garantiansvarsforhold - spesifiserer forutsetninger knyttet til håndtering av alliansens oppgaver og ansvar i garantitiden - presiserer alliansens solidariske ansvar forhold for retting av negative forhold som tilligger alliansen, herunder tidsramme for en slik «forbedringsfase» og for tilbakeholdt andel av kontraktmålsum frem til denne fasen er avsluttet, 7