Prosjekt: Sauda kulturverk

Transkript

1 SAUDA KOMMUNE Rådmannen Sak: Tilbudsgrunnlag prosjektkonkurranse partnering Sauda kulturverk Tilbudsgrunnlag prosjektkonkurranse partnering Prosjekt: Sauda kulturverk Side 1

2 Innholdsfortegnelse 0.0 TILBUDSINNBYDELSE 1.0 ORIENTERING GENERELT OG OM PROSJEKTET 2.0 REGLER 3.0 GRUNNLAG 4.0 SUPPLERENDE INFORMASJON 5.0 ORIENTERING OM GJENNOMFØRINGSMODELLEN 6.0 KVALIFIKASJONSKRAV - UTVELGELSE 7.0 TILDELING. KRAV TIL DOKUMENTASJON AV TILBUDET 8.0 BYGGHERRES BEHANDLING AV TILBUDENE 9.0 VEDLEGG Side 2

3 0.0 Innbydelse Sauda kommune inviterer herved til konkurranse om komplett utvikling, prosjektering og leveranse av prosjekt Sauda kulturverk. Kontraheringen vil følge lov om offentlige anskaffelser, forskriftenes del III. For dette prosjekt er det valgt åpen tilbudskonkurranse hvor en kvalifiserer og tildeler i samme konkurranse. Det etterspurte underlaget er en del av tilbudet og unnlatelse av å levere inn dette materialet, vil kunne føre til at tilbudet blir avvist. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplar på papir, samt elektronisk på CD. Ved evt. uoverensstemmelser mellom skriftlig tilbud og elektronisk tilbud på CD, vil det skriftlige være gjeldende. Gjennomføringen av prosjektet etter forprosjekt forutsetter politisk godkjenning (jf. pkt. 1.07). Tilbudet skal sendes til eller leveres til: Prosjekt- og teknologiledelse AS v/kristian Dølvik Lømslands vei 23 Serviceboks Kristiansand Faks: Tlf: E-post: kristian.dolvik@ptl.no Merkes: "Prosjektkonkurranse partnering - prosjekt Sauda kulturverk" Tilbudet skal være byggherren i hende innen tirsdag 19 august 2008 kl Tilbudsåpning samme tid og sted. To representanter fra oppdragsgiver vil gjennomføre tilbudsåpningen. Tilbyderne har ikke adgang. Kristian Dølvik Prosjektleder Side 3

4 1.0 ORIENTERING GENERELT OG OM PROSJEKTET Bakgrunn for prosjektet, historikk Sauda kommune har som overordnet mål å gjøre Sauda til et trygt og utviklende sted å bo, og attraktivt for besøkende og næringsdrivende. Et godt utviklet kultur-, idretts- og fritidstilbud fremstår som et suksesskriterium for å nå denne målsetningen; et møtested for utvikling av menneske og samfunn. Som et ledd i denne satsingen ble det høsten 2005 besluttet igangsatt planlegging av en ny kultur- og fritidsarena, og plan- og programarbeidet ble organisert som et prosjekt med rådmannen som prosjektansvarlig. Visjonen for arbeidet har vært å skape en samlende arena og møteplass for kultur, idrett og fritid, basert på følgende verdigrunnlag: Identitet og samhold speile historie og Saudas positive sider og stedegne kvaliteter Framtid og livskraft tørre å se fremover og sikre fremtidens behov Kunnskap og næring - sikre rekruttering og bidra til kunnskapsutvikling Ved å tilrettelegge en arena med et mangfold av tilbud, er målsettingen å skape en attraktiv møteplass for alle, uavhengig av alder, bakgrunn og interesser. Kommunestyret vedtok programdokumentet sammen med rådmannens vurderinger i april Programdokumentet konkluderer med at Kulturverket skal ha følgende innhold: Bibliotek, media og studiesenter Flerbruks kultursal med skyveamfi Aktivitets- og øvingsrom og verksteder Kunstgressbane med varme og friidrettsarena (vedtatt igangsatt) En opprusta idrettshall Tiltak for å bedre de sentrumsnære uteområdene Et opprustet og utvidet bade- og velværetilbud En mindre digital sal /kino Legge til rette for vern av Folkets Hus som et viktig nasjonalt kulturminne Kommunestyret vedtok også å videreføre planarbeidet gjennom en plan- og designkonkurranse (arkitektkonkurranse). Prosjektforslagene ble bedømt av en jury i perioden 6-8 november 2007, og juryen kåret enstemmig forslaget Sauda kulturverk som vinner. Vinnerforslaget er utarbeidet av Filter arkitekter AS/Brandsberg-Dahls arkitekter AS (Oslo/Stavanger) Vinnerforslaget har blitt justert i samsvar med juryens anbefalinger og for å bringe kostnadene ned til et anbefalt nivå. Skisser og planløsninger av justert prosjektforslag følger vedlagt (vedlegg 0). Kommunestyret besluttet å videreføre planprosessen frem til ferdig forprosjekt i april (vedlegg 5). Side 4

5 1. 02 Sauda kommunes organisering av prosjektet Utgangspunkt for organisering: Sauda kommune ivaretar byggeierfunksjonen og byggherrefunksjonen i prosjektet. Kulturhusplan ved Rune Håndlykken vil kunne bistå kommunen som rådgiver etter behov. Prosjektet vil forholde seg til følgende beslutningsorgan: Kommunestyret Rådmannen Plan- og byggekomitè Prosjektansvarlige (vurderes) Prosjektleder Organisasjonskart Organisasjonskartet på neste side viser et utkast til organisering av prosjektet samt prinsippene for prosesstyrt organisering. Tilbudsgrunnlagets utkast til plan representerer en byggherrevinkling på funksjoner som synes viktige i forhold til å skulle lykkes med prosjektet. De innspill som gis fra tilbyder gjennom tilbudet vil påvirke prosessen rundt etablering av en omforent organisasjonsplan for prosjektet, en prosess som gjennomføres av alliansen og som skal ende opp i en plan som skal behandles og godkjennes av byggherre. Side 5

6 Side 6

7 Side 7

8 1.03 Kontrahering og entrepriseform Byggherre kontraherer en gruppe, sammensatt av tilbyder selv, bestående av arkitekt, rådgivere og entreprenører. Gruppen skal sammen med byggherre og bruker danne en partneringallianse med ansvar for gjennomføring av prosjektering, produksjon, prøvedrift, dokumentasjoner og garantiarbeider. Alliansen ivaretar alle prosjektadministrative oppgaver i prosjektet i forhold til planlegging, prosjektstyring, kvalitetssikring, administrasjon osv. Ref detaljering av konseptet i punkt under Aktivitets- og fremdriftsplan Fremdriftsplanen tar utgangspunkt i gjennomføring etter partneringmodellen (kontraherer rådgivere og entreprenør som en gruppe) og er oppdatert pr Prosjektfase: Utført Fra: Til: 1. Spesifikasjonsfase, programmering Arkitektkonkurranse P Kalkulasjon av vinnerforslag U11.07 M Konseptverifikasjon, kostnadskontroll og evt. reduksjon. Sak for kommunestyret aksept for evt. endringer og videreføring. P01.08 U Tilsette/engasjere prosjektleder P12.07 U Kontrahering av leverandørgruppe (rådgiver/entreprenør) M05.08 M Skisseprosjekt (med utgangspunkt i bearbeidet vinnerforslag). M09.08 M Forprosjektfase inkl. kommunestyrets behandling M12.08 P Detaljprosjektfase (rammetillatelse, parallell prosjektering og produksjon) M06.09 Løpende 10. Produksjonsfase M09.09 P Garantifase P06.11 P06.? 12. Reguleringsfase M04.08 U Brukerorganisasjon brukermedvirkning M08.08 Løpende 1.05 Oppstartsmøte Det foreslås gjennomført eget oppstatsmøte for alle involverte i prosjektorganisasjonen. Møtet foreslås avholdt etter at prosjektalliansen er valgt, sannsynligvis i medio september. Møtet foreslås holdt over to dager. Side 8

9 1.06 Kostnader 1. Prosjektkostnader Ref. vedlagt brev datert 14. Mars 2008 fra Bygganalyse AS (vedlegg 1). AS Bygganalyse har bistått ved kalkulasjon av kostnader og med faglige råd for å komme ned mot et måltall på 140 mill kr (eks mva). Justert prosjekt har en kalkulert prosjektkostnad på 145 mill kr (eks mva). Avviket fra måltallet er knyttet til at utebassenget er medregnet med en anslått kostnad på 5 mill kr (eks mva). Følgende forutsetninger er lagt til grunn: - Prosjektkostnad er eks mva. - Prosjektkostnad inkluderer reserver og marginer. - Prisdato er og prisstigning til ferdigstillelse er ikke medregnet. - Kostnadsmessige konsekvenser ved eventuelle flomsikringstiltak, er ikke vurdert. - Kunstnerisk utsmykking er inkludert - Brukerutstyr i form av løst inventar ligger utenfor. Nærmere om forutsetningene for kalkulasjonsarbeidet fremgår av vedlagte brev fra Bygganalyse AS, datert Komplett kalkyle følger også vedlagt (vedlegg 2 og vedlegg 3). 2. Kostnader skisse- og forprosjektutvikling, budsjettering Prosjektalliansen skal etablere et budsjett for arbeidene frem til levert forprosjektrapport.. Pga. tidsmessige forhold vil beslutningsprosessene i overgangen mellom skisseprosjektfasen og forprosjektfasen i realiteten skje innenfor alliansen, dvs. gjennom beslutninger i alliansens gjennomføringsgruppe PG. Det er gjennomført en kostnadsvurdering som er ment å skulle være et grunnlag for prosjektalliansens egen plan for arbeidene til og med et ferdig forprosjekt, klart for behandling innenfor byggeierorganisasjonen. Prosjektutvikling frem til et ferdig forprosjekt er finansiert med 10,4 mill kr (eks. mva). Innenfor dette budsjettet er det gjennomført blant annet en arkitektkonkurranse, et arbeid med justeringer av vinnerkonseptet, samt at reguleringsarbeidskostnadene skal inngå i budsjettsummen. Resterende del av godkjent bevilling frem til godkjent forprosjekt er ca. 8,4 mill kroner eks mva. Bevilgningen skal håndtere prosjektalliansens kostnader tilhørende styringsnivå 1 (forklaring styringsnivåene se vedlegg 7), samt de kostnader som tilhører styringsnivå 2, dvs. byggeier/byggherrekostnader og post for marginer. Prosjektalliansen og byggherrens prosjektleder skal, som en av flere oppstartsaktiviteter, etablere en ressursplan med tilhørende kostnadsbudsjett for arbeidet frem til et ferdig forprosjekt. Budsjettet skal ligge innenfor ovennevnte kostnadsramme sum styringsnivå 1 og 2, og budsjettet skal behandles og godkjennes av byggherre. Side 9

10 1.07 Videreføring av prosjektet etter forprosjekt Sauda kommunes intensjon er å videreføre prosjektet etter forprosjekt gjennom inngåelse av kontraktdel 2 (se vedlegg 6b). Kontraktdel 2 er basert på forprosjekterte løsninger og kvaliteter, det omfang som skal håndteres av alliansen, samt den kontraktmålsum* som alliansen er kommet frem til er den optimale for det definerte omfang, investeringsmessig og økonomisk. Dette forutsetter imidlertid at intensjonene i partneringkontraktens del I er funnet innfridd, samt at kommunestyret i fm. behandlingen av forprosjektet faktisk vedtar at prosjektet skal gjennomføres. Gjennom denne behandlingen er det også vesentlig at partneringavtalens del 2 med tilhørende forslag til kontraktmålsum blir vedtatt etablert. * Kontraktmålsum er kostnadsrammen for alliansens ansvarsområde, dvs. styringsnivå Regler Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA), ajourført med sist vedtatte endringer og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402 med sist vedtatte endringer, gjelder for anskaffelsen. Tilbudet skal være bindende i 3 måneder, dvs. tom. den Alle dokumenter skal leveres på norsk. 3.0 Grunnlag Grunnlaget for konkurransen er dette dokumentet med vedlegg. Det blir ikke gjennomført tilbudsbefaring. Konkurransen gjennomføres som en åpen tilbudskonkurranse prosjektkonkurranse partnering. Kvalifikasjonskravene og tildelingskriteriene er angitt bak i dokumentet. Tildelingskriteriene vil bli gruppert innen 3 hovedelement: 1. Gjennomføring (personell, ledelse, strategi, prosess, system). 2. Pris (faste og variable priselementer) 3. Balanse i gruppen (klargjøres i avklaringsmøte med tilbyder og evalueres sammen med den skriftlige dokumentasjonen) Vekting og oppdeling av disse elementene beskrives i kap. 8.0 bak i dokumentet, samt i vedlegg 8. Det skal leveres inn ett tilbud fra hver tilbydergruppe. Side 10

11 4.0 Supplerende informasjon Tilbyder må ha eller kunne få ansvarsrett etter plan- og bygningsloven tiltaksklasse 3 for alle fag, herunder for SØK. Dersom tilbyder finner at tilbudsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan man skriftlig be om tilleggsopplysninger. Byggherre kan gi slike opplysninger inntil 6 dager før innleveringsfristen. Opplysningene vil bli gitt skriftlig og meddelt samtlige tilbydere. Spesielt vedrørende organisering av partneringalliansen. Oppbyggingen av partneringorganisasjonen er vist i kapittel Endelig avklaring av funksjoner og roller vil detaljeres etter at tilbyder er valgt og i sammenheng med tilbyders innspill i tilbudet. Partneringalliansen er en solidarisk organisasjon, sammensatt av personer fra leverandørorganisasjonen (arkitekt, rådgivere, entreprenører) og fra bruker-, byggeier- og byggherreorganisasjonen. Det er viktig at de forskjellige funksjonene bekles av personer som kan dokumenteres å ha riktig kompetanse og som for øvrig kan håndtere utfordringene. Eksempelvis vil byggherre også kunne trekke inn annen spesialkompetanse som erstatning for den som er tilbudt. Det gjøres oppmerksom på at dette prinsipp gjelder for ledelses- og stabsfunksjoner i organisasjonen (eksempel prosjekteringsleder, fremdriftsplanlegger, økonomikontroller), og ikke de tilbudte arkitekter og rådgivende ingeniører, og det gjelder ikke prosjektleder/ anleggsleder for den enkelte entreprenørene og resten av deres organisasjon. Spesielle forutsetninger og krav for prosjektgjennomføringen. Med bakgrunn i definerte effektmål og byggherrens forventninger for øvrig, skal alliansen avklare og implementere sine mål med tilhørende sett av suksesskriterier og konkrete virkemidler. Gjennom denne prosessen og med periodisk oppfølging av etterlevelse, forventer byggherre at alliansen gir prosjektet full oppmerksomhet og måloppnåelse. Byggherrens mål for tid og kostnad: - Prosessplanens milepæler for forprosjektet holdes - Prosjektet utredes frem til ferdig forprosjekt innenfor en gitt kostnadsramme - Prosjektet gjennomføres innenfor den i forprosjektet vedtatte kostnadsramme og med ferdigstilling i juni Sauda kommunes overordnede byggeprogram legges til grunn som tekniske minimumskrav. Disse minimumskravene blir presentert og gjennomgått i fm oppstart skisseprosjekt. Disse avløses så av de løsninger og kvaliteter som utredes frem til verifisert forprosjekt, og som legges til grunn for kontrakten del 2. Side 11

12 Prosjekteringsaktivitetene vil normalt skje på alliansens hjemmebase. Møter hvor bruker er involvert må påregnes avholdt i Sauda kommune. Sted for prosjekteringsmøter avklares i alliansen. I byggeperioden vil møter periodisk avholdes i Sauda kommune. Krav til skisse- og forprosjektmateriale. Alliansen skal selv i oppstartfasen av skisseprosjektet og i sammenheng med ressursplanleggingen, avklare innhold og sørge for å få innholdet i skisseprosjektrapport og forprosjektrapport definert samt få dette godkjent hos byggherrens plan- og byggekomitè*. Skisseprosjektfasen er tildelt relativt kort gjennomføringstid, dette fordi arkitektens konsept er vurdert å være godt bearbeidet. * plan- og byggekomiteen har det overordnede ansvar for gjennomføringen av det totale byggeprosjektet, se organisasjonskartet. Forprosjektrapporten er den sentrale rapporten i forhold til byggeiers vedtaksprosess, og i forhold til kontraktens del 2, oppgjørskontrakten mellom byggeier og totalentreprenøren * Totalentreprenøren: De utførende partnere i alliansen, organisert gjennom en totalentreprise hvor en av aktørene ivaretar totalentreprenørfunksjonen, eventuelt og fortrinnsvis - ved at de utførende etablerer et arbeidsfellesskap som ivaretar totalentreprenørrollen. 5.0 Orientering om gjennomføringsmodellen Byggeier har besluttet å gjennomføre prosjektet etter en partneringmodell (også kalt samspillmodell ). Beslutningen ble gjort etter en gjennomgang av alternative gjennomføringsmodellers egnethet for å møte utfordringene i og forventningene til prosjektet Ønsker for modellen er at den skal skape fokus på felles interesser og samhandling utnytte alle aktørers kompetanse i samhandling gi bedre økonomistyring ved reduserte endringer og reduserte konsekvenser ved endring redusere konflikter i gjennomføringen Modellen er blant annet gjennomført / er under gjennomføring på følgende, større prosjekt: Kvadraturen skolesenter, Kristiansand BUP, Sørlandet sykehus, Kristiansand Vest-Agder Klinikken, Sørlandet sykehus, Kristiansand Tunballen skole, Songdalen kommune Gjøvik videregående skole, Oppland fylkeskommune Vinstra vidaregåande skule, Oppland fylkeskommune Side 12

13 Thor Heyerdahl videregående skole, Vestfold fylkeskommune Presteheia sykehjem, Kristiansand Rådhuskvartalet i Kristiansand Hovedprinsippene: PTL Partnering er basert på tidlig medvirkning fra og samhandling med de aktørene som i størst grad kan og vil påvirke prosjektforløpet og prosjektresultatet. Det er en grunnleggende holdning at rådgivere og entreprenører i samhandling kan optimalisere et prosjekt. I partneringkonseptet for Sauda kulturverk skal byggherre, bruker, arkitekt, rådgivere og entreprenører danne en partneringallianse. Alliansen forplikter seg til sammen å gjennomføre prosjektet i henhold til et sett bestemmelser nedfelt i en 3-delt partneringavtale. Avtalens del 1 som er den overbyggende delen av partneringavtalesystemet, inngås mellom alliansens partnere (bestående av arkitekt, rådgivende ingeniører, entreprenører, byggherre, bruker) og byggeier. Avtalens del 2 leveranse- og oppgjørskontrakten inngås mellom de utførende innen alliansen, dvs. totalentreprenørens egen organisasjon og byggeier, etter byggeiers behandling og godkjenning av forprosjektet med alliansens forslag til kontraktmålsum. Avtalens del 3 regulerer partneringalliansens ansvar i garantiårene, og inngås mellom utførende i partneringalliansen og byggeier i fm. overtakelsen. Partneringavtalen del I, II og III; se vedlegg 6a, 6b og 6c. Partnerskapet varer til garantitiden er avsluttet, normalt etter 3 år. Sentrale forutsetninger i partnering; - Kvalitetsdimensjonene fokuseres og det settes mål - Prosjektrammene for tid og økonomi holdes under kontroll De sentrale grepene i partnering: - Samarbeidspartnere kontraheres etter andre kriterier enn kun pris fordi aktørenes forståelse for og metoder for prosjektgjennomføring direkte påvirker kvalitet og pris. Definering og detaljering av tildelingskriterier og vekting av disse gjøres i forhold til utfordringene i det konkrete prosjekt. - Partneringalliansens ansvarsområde og grensesnittet mot byggeier som bestiller og byggherre som alliansepartner og medvirker detaljeres og implementeres i prosjektorganisasjonen og dens organisasjons- Side 13

14 og kvalitetssystem. - Det legges til rette for gode og konfliktfrie samarbeidsformer - Det innføres nye arbeidsmetoder for å sikre at potensialet i modellen utløses - Partnerne sørger for tilgjengelig og riktig kompetanse gjennom hele prosjektet - Det legges til rette for god brukermedvirkningsprosess der bruker ansvarliggjøres - Det benyttes incitament for nøkternhet og kreativitet - Det arbeides mot felles mål og med fokus på suksesspåvirkere og virkemidler Organisering Organiseringen i partneringmodellen er ikke ulik en tradisjonell modell. Det som er spesielt er prosjektalliansens gjennomføringsgruppe (PG). PG er prosjektalliansens øverste organ relatert til forhold som hører inn under dens ansvarsområde (ref. styringsnivåene kommentert under). Alle aktørene er likt representert i PG. Se prinsipp for partneringorganisering (side 6, kap. 1.02). Det som er viktig er hvordan man organiserer arbeidsprosessen. Her er utredningsstrukturen sentral. Dette gjøres ved at PG bestiller utredninger som utføres av tverrfaglige grupper som innstiller på løsning. PG velger løsning på bakgrunn av utredninger. PG kan velge å delegere større eller mindre oppgaver og valg til alliansens prosjektledelse. Økonomiske rammer og incitamentsystem. Den økonomiske rammen for prosjektet vil bli definert som en målsum som vil bli avklart i forbindelse med forprosjektet og behandlingen av dette. Kontakten vil ha en incitamentsdel i forhold til målsum. Det legges opp til at incitamentavtalen vil gi en 50/50 fordeling mellom byggherre og tilbyder. Et element i tilbudskonkurransen er tilbyders innspill relatert til incitamentregimet. Det vises til partneringavtalen del I, II og III, som i sin helhet er vedlagt (vedlegg 6a-c). Merk: Partneringavtalens del I og del II vedlegges i sin helhet i den form den er forutsatt benyttet for prosjekt Sauda kulturverk. Avtalens form, innhold og formuleringer er et resultat av flere års erfaringer fra tilsvarende prosjekt. Ressursbruken for prosjektavklaringer i forhold til kontraktsutgangspunktet har vært til dels stor og kostbar. Samtidig har dette ført til at de involverte aktørene spesielt og bransjen generelt fått en bedre kunnskap om kontraktene generelt og om det solidariske ansvaret som ligger som et fundament i avtalene spesielt. For prosjekt Sauda kulturverk forutsettes at tilbyder setter seg inn i kontraktssystemet slik det foreligger vedlagt, og at tilbyder aksepterer at de bærende prinsipper i dette skal gjelde for prosjekt Sauda kulturverk Side 14

15 Sentrale grensesnitt økonomiansvar og styring. Partneringalliansens og byggeierens ansvarsområder er viktige å holde styr på uansett gjennomføringsmodell. Prinsippene er vist i vedlegget styringsnivå I og II (vedlegg 7). Side 15

16 6.0 Kvalifikasjonskrav - Utvelgelse Med bakgrunn i tilbyders dokumentasjoner av byggherrens krav under, søker tilbyder om å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen om oppdraget. Søknaden vurderes av byggherre, og dersom tilbyder tilfredsstiller kravene for å bli kvalifisert, så vil tilbudet bli evaluert. Det gjøres oppmerksom på at manglende dokumentasjon eller mangler ved levert dokumentasjon kan føre til at søknaden blir avvist eller at søker ikke oppnår kvalifikasjon. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan også føre til at søker blir avvist. 1. Dokumentasjonskrav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling: 1. Firmaattest 2. Erklæring om tilknytning til offentlig godkjente lærlingordninger som gjelder ved kontraktsgjennomføring, gjelder entreprenørene innenfor tilbyders organisasjon 3. Attester for registrering i faglig register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert, gjelder alle aktører innenfor tilbyders organisasjon 4. Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (Nasjonale krav), gjelder alle aktører innenfor tilbyders organisasjon 5. Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Nasjonale krav), gjelder alle aktører innenfor tilbyders organisasjon 6. Krav til å fremlegge egenerklæring i samsvar med forskriftens vedlegg 2 om HMS, gjelder alle aktører innenfor tilbyders organisasjon 7. Annet: 1. Fremlegge skade- og sykefraværsstatistikk for de siste 3 årene, gjelder alle aktører innenfor tilbyders organisasjon 2. Dokumentere godkjenning innenfor tiltaksklasse 3 innenfor aktuelle fag. 3. Svare på om organisasjonens ledere, eiere eller noen i tilsvarende posisjon, f.eks. andre i lederstillinger som har fullmakt til å representere organisasjonen, ta beslutninger eller på annen måte kontroll, dømt for forhold som nevnt i FOA I så fall, vennligst angi hver enkelt dom med alle detaljer. Side 16

17 2. Dokumentasjonskrav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet: 1. Foretakets siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall, gjelder alle aktører innenfor tilbyders organisasjon 2. Regnskap for de siste 3 årene. Byggherren vil innhente nøkkeltall fra Lindorff Decision, en etter byggherrens vurdering for svak økonomisk gjennomføringsevne, dvs. Decision Score for kredittverdighet på 2 eller lavere, vil kunne medføre at søker ikke blir kvalifisert. Gjelder alle aktører innenfor tilbyders organisasjon Søker kan kommentere tall i ovennevnte database. 3. Dokumentasjonskrav knyttet til tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner: 1. Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget (gjelder tjeneste-, og bygge- og anleggskontrakter). 2. Foretakets viktigste leveranser de siste 5 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker (gjelder bygge- og anleggskontrakter), gjelder alle aktører innenfor tilbyders organisasjon 3. Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssystem, gjelder alle aktører innenfor tilbyders organisasjon Side 17

18 7.0 Tildeling. Krav til og dokumentasjon av tilbudet. Byggherren ber om innspill på punktene under 7.0.1, og under. Tilbyder fyller inn i vedleggene, nummerert fra vedlegg A til vedlegg J Prosjektgjennomføring, personell, ledelse og strategi, prosess og system. Spørsmålsstillingene under skal besvares i sin helhet gjennom vedlegg til tilbudet som gis samme punktvise identifisering som under (7.0.1A E). Vedleggsformularene er vedlagt for tilbyderens innfylling. A. Dokumentasjon av tilbudt personell. (Svarformular vedlegg A) 1. CV for tilbudspersonell vedlagt et notat som kort beskriver hvorfor den enkelte personen er spesielt egnet for den funksjon denne tilbys å ivareta i prosjektet. 2. Notat vedrørende kapasitet for gruppen tilgjengelig for prosjektet, samt opplisting av backup personell for sentrale funksjoner (aktuelt dersom sykdom eller at personell slutter i selskapet) B. Under er noen typiske suksesspåvirkere opplistet. (Svarformular vedlegg B). Hvilke konkrete virkemidler vil tilbyder ta i bruk? Svar i stikkordsform. 1. Økonomiforståelse og økonomistyring med omforent fokus på ansvar, oppgaver, prosess og system. Virkemiddel? 2. Felles, omforent og implementert kvalitetsplan for hele samspillalliansen Virkemiddel? 3. Det etableres felles mål og arbeides mot disse. Virkemiddel? C. Hvordan tenkes følgende løst? (Svarformular vedlegg C). (Svar kortfattet): 1. Byggherre vil ha belyst konsekvensene av ulike alternative løsninger og hvordan disse påvirker investering og årskostnad. Hvordan legges til rette for dette administrativt og prosessuelt? Side 18

19 2. Partnering innebærer felles ansvar for økonomisk resultat. Incitamentsystemer etableres for å skape gjennomgripende fokus på muligheter, nøysomhet og styring av forutsetninger og økonomi. Byggeier ønsker at incitamentsystemet skal bli så godt som mulig slik at alle får interesse av å arbeide for et godt resultat. Incitamentfordelingen mellom byggeier og partneringalliansen er i utgangspunktet foreslått som 50/50. Er dette fornuftig eller? Hvordan bør fordelingen være innen tilbyderens organisasjon slik at de som kan påvirke resultatet kan få en reell belønning for kreativ innsats? Hvordan foreslår tilbyder at incitamentregimet bygges opp? Beskriv og begrunn hvorfor. Konkrete forslag til fordeling av incitament mellom tilbyder og byggherre, internt i tilbyders organisasjon og eventuelt internt i byggherrens organisasjon fremlegges. D. Hvilke prosesser og tilhørende systemer ser tilbyder for seg å ta i bruk i prosjektet relatert til punktene under. (Svarformular vedlegg D). Svar kortfattet og presist. Eksempler på verktøy kan eventuelt vedlegges. 1. Organisering og administrering av brukermedvirkning (flerfaglig tilnærming) 2. Håndtering av miljø i forbindelse med prosjektering og bygging 3. Tidsstyring. 4. Usikkerhetsvurdering. 5. Teambygging og konfliktløsning. 6. Informasjon og kommunikasjon i prosjektet. 7. Målsettingsprosess og oppfølging av mål og virkemiddelbruk. E. Partneringorganisasjonen funksjoner og bemanning (Svarformular vedlegg E): Referer funksjonsskjema under med forslag til funksjoner og hvem i partneringalliansen som byggherre i utgangspunktet foreslår skal bemanne funksjonene. Den endelige bemanningsplanen etableres etter at tilbyder er valgt. Heri ligger at byggherre vil kunne trekke inn annen spesialkompetanse som erstatning for den som er tilbudt. Det gjøres oppmerksom på at ovennevnte prinsipp gjelder for ledelses- og stabsfunksjoner i organisasjonen, IKKE prosjekteringsfunksjoner og entreprenørfunksjoner. Side 19

20 1. Beskriv den enkelte tilbudte funksjon i stikkordform og i forhold til ansvar og oppgaver (hvis ikke praktisk å fylle inn direkte i skjemaet under så lag et eget vedlegg). 2. Fyll inn navn i skjema under og referer samtidig til notat som vedlegges og som gir en kortfattet begrunnelse for hvorfor denne person er valgt for den spesifikke funksjonen. I samme notat oppgis personens back-up for gjeldende funksjon. En og samme person kan bekle flere funksjoner i prosjektet. Personenes navn fylles da inn i de funksjoner det gjelder og begrunnes som angitt over. Dersom tilbyder unntaksvis tilbyr forskjellige personer for samme funksjon i ulike faser av prosjektet, så skal det opplyses om det i notatet og begrunnes hvorfor (eksempelvis hvis RIV i skisseprosjektet ikke er samme person som RIV i forprosjektet). I slike tilfelle skal tilbyder uansett fortelle hvem som er fagansvarlig og som vil følge prosjektet fra start til slutt. 3. Dersom skjemaet under er opplistet funksjoner som tilbyder mener er uaktuelle i prosjektet så kommenteres dette i skjemaet og utdypes i notatet. 4. Prosjektlederfunksjonen for alliansen skal tilbys. Alliansens prosjektleder må være i stand til å balansere objektivt mellom partneringalliansens og byggherrens interesser (ref styringsnivåene skissert over). Byggherre er representert i alliansen med sin prosjektleder. Eventuelle kommentarer til forslagene tilkjennegis i skjemaet og utdypes i notatet. 5. Eventuelt andre funksjoner som tilbyder mener bør inn i prosjektets organisasjon legges inn i skjemaet. Spesielt vedr. arkitekt. Rogalandsfirmaet Brandsberg-Dahls arkitekter AS og Filter arkitekter as gikk sammen for å etablere et kompetent team for å gå løs på plan- og design-konkurransen Sauda kultur og fritidspark. Brandsberg-Dahls arkitekter ble stiftet i 1936 av Sverre Brandsberg-Dahl, som i sin tid tegnet Saudahallen. Brandsberg_Dahl arkitekter videreføres av 2. generasjon Brandsberg-Dahl, mens 3. generasjon Brandsberg- Dahl utgjør en av tre partnere i det unge Oslo-firmaet Filter arkitekter AS. I ryggen har det håndplukkede teamet en samlet kapasitet på 16 siv. ark., 3 ingeniører, interiørarkitekt og landskapsarkitekt. Firmaene har erfaring med lignende prosjekter, har tidligere samarbeidserfaring og anvender markedets mest avanserte 3D-/BIM-prosjekteringsverktøy. Teamet er sertifisert for arkitektarbeid innenfor alle tiltaksklasser og kan dokumentere god gjennomføringskompetanse for denne typen oppdrag. Se for øvrig og Funksjonen arkitekt skal ikke besvares av tilbyder. Arkitekten tiltransporteres til valgt tilbyder og vil inngå som partner i totalentreprenørorganisasjonen / alliansen. Arkitekt er positivt innstilt på å gjennomføre prosjektet etter partneringmodellen/samspillmodellen. Side 20

21 Skraverte felt skal som minimum fylles ut (fyll inn i tabellen i vedlegg E). Eksempel: I utsnittet fra tabellen vist under, er det altså de skraverte feltene for sekretær og for prosjekteringsleder, som skal fylles ut. Organisasjon / funksjon: * Kommentarer: Person: PG - Prosjektalliansens Gjennomføringsgruppe: Gjennomføringsgruppa vil normalt ha ett møte i måneden. - Sekretær 1 PLA - Prosjektleder for alliansen. Firma: Hovedsaksbehandler: Ass. Saksbehandler: - Prosjekteringsleder 1 PGL Firma: Hovedsaksbehandler: Ass. Saksbehandler: - Representant Arkitekt 1 ARK Firma: Brandsberg-Dahls ark AS / Filter arkitekter AS Hovedsaksbehandler:Knut Brandsberg-Dahl Ass. Saksbehandler: Ikke avklart 7.02 Pristilbud og dokumentasjoner. Generelle krav til priselementet I tilbudet skal det være et kostnadselement som gruppen skal oppgi. Når det gjelder pris på rigg og drift og de påslagsprosenter som oppgis skal dette være bindende priser. Det skal oppgis bindende netto timepriser inkl. sosiale utgifter for funksjonærer. For timelønte arbeidere skal forutsettes oppgjør etter virkelig utbetalt lønn, herunder akkordetterskudd og bastillegg Videre skal det oppgis påslagsprosenter for administrasjon, fortjeneste, og risiko. Påslagsprosentene legges på selvkost slik (eksempel påslag på netto utbetalt timelønn); Totaltimepris = (netto utbetalt lønn X 1,40) X (administrasjon/risikopåslag) X (fortjenestepåslag) Definisjoner: Påslag A: Sum påslag for administrasjon og risiko Administrasjonspåslaget: I dette påslaget skal inkluderes administrasjon av bedriften, konsernbidrag, kontorhold, telefon, etc. Dette påslaget skal også inneholde alle kostnader for reiser, kost og losji. Risikopåslaget: Dette omhandler den eventuelle risikoen som bedriften mener å ha i forhold til beregning av priselementene over og grunnlaget for disse. I sammenheng med etablering av kontraktmålsum i Side 21

22 forprosjektet vil det bli avklart behov for reserver, dvs. at risikopåslaget skal ikke ta høyde for den type risiko. Påslag B: Fortjeneste påslag: Dette inneholder den fortjeneste % som bedriften beregner å skulle ha på selvkost, det være seg på oppgitte selvkostpriser rigg- og drift, på timepriser for prosjektadministrativt personell/ledelse i prosjektet, samt på selvkost materialer og utbetalt timelønn. Påslag C: Arbeidsfellesskapets / totalentreprenørens påslag på andre aktører innen partneringgruppen. Eksempelvis vil faktura fra rørlegger til totalentreprenøren, beregnet med kontraktsfestet selvkost timer/materiell osv, multiplisert med påslagene A og B, bli tillagt dette påslaget før viderefaktureres til byggherre. a. Tilbudsskjema (Svarformular vedlegg F). NB: Enkelte fag opererer ofte med et administrasjonspåslag på selvkost timer/materialer osv som inkluderer kostnader for prosjektledere og formenn (tekniske fag). Dersom dette er en forutsetning for tilbudet så opplyses dette eksplisitt. Byggherre ønsker i utgangspunktet ikke slik løsning for oppgjør, men at prosjektledere og formenn belastes i forhold til virkelig ressursbruk. Dette mener man vil styrke muligheten for tverrfaglig samhandling og ressursoptimalisering. Dette vil også fjerne barrierer i forhold til å produsere med egne ressurser eller kontrahere andre for å gjennomføre en oppgave. Timepriser. Det skal oppgis netto timepris for alle fastlønte aktører. Timepris skal innholde netto timelønn + sosiale utgifter, dvs. eksklusive påslag for administrasjon, risiko og fortjeneste. For timelønte produksjonsarbeidere skal virkelig utbetalt netto lønn legges til grunn for oppgjøret. Oppgjøret blir basert på netto lønn pluss et fast påslag for sosiale utgifter som settes til 40 % på netto lønn. På dette kommer påslag for adm., risiko og fortjeneste. Hva som er forutsatt å være lønnkostnader og som er forutsatt å inngå i netto timelønn er definert i tilbudsgrunnlaget. Sosiale utgifter skal inkludere sykelønn. Dersom det faste påslaget for sosiale utgifter på 40 % på timelønn produksjonsarbeidere ikke reflekterer tilbyders behov for påslag for å få dekket sine kostnader, så må tilbyder sørge for å kompensere for dette i sin fastsettelse av størrelsen på tilbudt påslag for administrasjon, opp eller ned. Påslag på netto selvkost Tilbyder skal oppgi %-vis påslag for administrasjon, for risiko og for fortjeneste på egenarbeider, materialer, underleverandører osv. For at alle skal vurderes likt vil det i evaluering av priselemenene i tilbudet bli lagt til grunn et felles oppsett for prosjektkostnader med underoppdeling. Denne oppstillingen er vedlagt i form av en tabell (vedlegg 17) hvor alle skraverte felt skal fylles ut av tilbyder mht. timepriser og påslag. I denne tabellen har byggherre simulert et timeforbruk og materialbruk mm. Tilbyderne skal legge sine timepriser og påslag inn i tabellen. OBS: Tabellen er nødvendigvis ikke representativ for prosjektets omfang og kostnadsfordeling! Side 22

23 b. Rigg og drift (svarformular vedlegg G). Rigg skal tilbys for den såkalte faste rigg og variable rigg (den del av rigg/drift som kan påvirkes av alliansens disposisjoner og som normalt vil inngå i incitamentregimet). Byggeier forbeholder seg imidlertid retten til å la begge disse riggdelene bli kontrahert som fast rigg (som holdes utenom incitamentregimet). Prisen skal relateres til NS 3420 og skal omhandle så vel rigg som drift. Prisen skal være netto, eksklusiv administrasjon, risiko og fortjeneste. Prisen skal spesifiseres ved at tilbyder beskriver hva som er inkludert og hva som ikke er inkludert. I den faste riggen skal det være tatt med opprigging, nedrigging, drift av rigg og andre kostnadselementer som er faste og som ikke påvirkes av alliansens disposisjoner, riggtid osv. Eventuelle åpenbare mangler i riggtilbudet eller forbehold som ikke lar seg prise, vil føre til avvisning av tilbudet. Kostnader for gjennomføring av rent bygg beskrives og prises i egen post, byggherre vil i fm. behandling av tilbudene ta stilling til om posten skal inngå i fast eller i variabel rigg. Tilbyders tilbudte funksjoner for eksempelvis prosjektledere, anleggsleder, driftsledere, formenn, innkjøpere, økonomikoordinator, HMS leder etc. tilbys i egen post i tilbudsskjemaet. c. Tilbyders egenproduksjon (svarformular vedlegg H). Orientering om sannsynlig andel egenproduksjon totalt for tilbyder og for hvert fag, og hva denne omfatter (fag og leveranser). Orienteringen binder ikke partneringalliansen i forhold til senere vurdering om egenproduksjon eller kjøp av underentrepriser. d. Produktivitet og lønnsforhold timelønte (svarformular vedlegg I). Bedriftenes netto utbetalte timelønn for egne produksjonsarbeidere her og nå skal opplyses samt at det skal opplyses om bedriftene benytter akkordsystemer. For de personer som bedriften vil benytte i sin egenproduksjon skal vedlegges kopi av akkordoppgjør for et representativt prosjekt og som dokumentasjon Balansen i gruppen Det er viktig for byggherren at alle tilbydere får den samme muligheten til å presentere sin tilbud og sin gruppe overfor byggherre. Samt at byggherre får muligheten til å danne seg et bilde av gruppens sammensetning. Byggherre ønsker å gjennomføre avklaringsmøter etter en på forhand fastsatt mal, dette gjøres for at deltakerne skal sikres likebehandling og forutsigbarhet. Se vedlegg 9 for nærmere informasjon om avklaringsmøtet. Side 23

24 8.0 Byggherres behandling av tilbudene Avvisning av tilbud Byggherren vil kunne avvise tilbud med manglende eller ikke tilfredsstillende dokumentasjon. Ikke avviste tilbud skal vurderes etter følgende kriterier og vekting: Gjennomføring (pkt pkt. A - F) vekt % Pris (pkt 7.02 a, b, c og d) vekt % Balanse (pkt 7.03) vekt 10 % Vektingen er angitt innenfor et område med et for prosjektet antatt passende maksimalt utslag. I praksis vil evalueringen gi to scenarioer; ett med vekting , og ett med vekting Det vil være byggeier som så på fritt grunnlag vedtar hvilket vektingsalternativ som skal legges til grunn for valg av tilbyder. Vekting av enkeltelementer innenfor hvert av hovedpunktene over blir gjort i forhold til hvilke som mest vil kunne påvirke det endelige resultat i forhold til økonomi og prioriterte kvalitetsdimensjoner, og i forhold til et grunnleggende krav om at prosjektrammene for tid og vedtatte budsjett skal holdes. Se vedlegg 8, hvor evalueringsprinsippene og vekting er detaljert Etter at evaluering er utført og byggeier har valgt tilbyder, vil det bli sendt ut informasjon til alle deltakere. Hver tilbydergruppe vil få utlevert sine poenger samt en samlet oppstilling med poeng for alle grupper. Dersom noen ønsker en dypere begrunnelse av de vurderinger byggherre har gjort vil man kunne be om møte med byggherre for gjennomgang av vurderingen for sitt tilbud. Sauda/Kristiansand den 04. juni 2008 Kristian Dølvik Prosjektlede Side 24

25 9.0 Vedlegg: Vedlegg 0 - Arkitektens reviderte planer og illustrasjoner Vedlegg 1 - Prosjektkostnader, brev fra Bygganalyse 14 mars 2008 Vedlegg 2 - Kostnadsoverslag reviderte planer Vedlegg 3 - Kostnadsoverslag utendørs bad Vedlegg 4 - Arealtabell reviderte planer Vedlegg 5 - Sauda kommunestyre møteprotokoll Vedlegg 6a - Partneringavtale del I Vedlegg 6b - Partneringavtale del II Vedlegg 6c - Partneringavtale del III Vedlegg 7 - Prinsipper for kostnadsstyring på styringsnivå I og II Vedlegg 8 - Orientering om evaluering av besvarelse Vedlegg 9 - Notat om gjennomføring av avklaringsmøte med tilbyder Vedlagte formularer for tilbyders utfylling i fm. besvarelse av tildelingskriterier: Vedlegg A A Dokumentasjon av tilbudt personell Vedlegg B B - Bruk av virkemidler Vedlegg C C Hvordan tenkes følgende løst Vedlegg D D Prosesser og systemer Vedlegg E E partneringorganisasjonen, funksjoner og bemanning Vedlegg F a Tilbudsskjema Vedlegg G b - Pristilbud rigg og drift Vedlegg H c - Tilbyders egenproduksjon Vedlegg I d - Produktivitet og lønnsforhold timelønte Vedlegg J Prosjektkostnader basert på tilbudt på rigg, drift, timepriser og påslag Side 25