Ansvar og oppgavebeskrivelse funksjoner i prosjektet

Transkript

1 Ref. organisasjonskart (m/støttefunksjoner) og andre dokumenter med funksjonsbeskrivelse av de sentrale byggeier-/byggherrefunksjoner i prosjektet. Dette dokument gir en stikkordsmessig oversikt over de viktigste funksjonene innenfor partneringalliansen, med tilhørende ansvar og arbeidsoppgaver. Prosjektorganisasjonen må vurderes i forhold til prosjektets størrelse og karakter. I skjemaet er vist funksjoner, det må tas stilling til hvorvidt flere funksjoner bør inn i organisasjonen eller for de fleste tilfeller om flere funksjoner kan håndteres av samme person eller fordeles på andre sentrale funksjoner i prosjektet. Dette er forhold som normalt blir avklart i kontraheringsfasen, idet tilbyder skal gi innspill til bemanningen av funksjoner i sitt tilbud. Funksjoner. Partneringalliansen bemannes med personer som har gode kunnskaper innen sine fag. Høg kompetanse og egnethet sikres gjennom bruk av deltakere med lang og relevant erfaring. Under skisseres hvilke funksjoner vi mener er nødvendig i prosjektet og hvem som besetter disse. Dersom det blir slik at rigg og drift blir oppdelt i fast og variabel del hvor alliansen har et direkte og felles ansvar for den variable, så vil dette gi bedre mulighet for å optimalisere organisasjonen etter prosjektoppstart og i dialog med byggeier, bruker og arkitekt. Funksjon: Plan- og Byggekomiteen (se også eget notat om plan- og byggekomitèfunksjonen) Partneringalliansens gjennomføringsgruppe Delegasjon av oppgaver/myndighet til prosjektledelsen, ref. under. Ansvarlig/ person: Ansvar/arbeidsoppgaver - stikkord: Byggeiers bestillerfunksjon i prosjektet Ansvar for definert styringsnivå II, herunder prosjektets disponering av post for marginer. Behandle og vedta endringer overordnet forutsetninger og funksjoner inkl. overordnet arealprogram. Vedta/endre milepælplanen Vedta/endre kontraktmålsum gjennom endringsvedtak Behandle/vedta partnerskapsavtalen del I-IV Vedta/endre overordnet organisasjonsplan og / eller de grunnleggende prosjektgjennomføringsprinsippene Behandle sentrale utredninger og alternative løsninger gjennom skisse- og forprosjektet Delegasjon til prosjektleder Ansvar for styringsnivå I. Vedta/endre alle typer fremdrifts- og ressursplaner når innenfor vedtatte, overordnede milepæler Vedta/endre overordnet kode- og entrepriseoppdelingsstruktur med entrepriseansvar Vedta/endre underordnet/detaljert kode- og entrepriseoppdelingsstruktur Vedta/endre styringsmålsum og økonomisk sluttprognose Vedta/endre mellom entreprisebudsjettene / disponering

2 av post for marginer og reserver. Behandle/vedta/endre kontraktssystemet og kontrakter/avtaler mellom alliansens entrepriseansvarlige og andre (UE/leverandører) Behandle/vedta/endre kontraktssystemet og kontrakter/avtaler mellom alliansens entrepriseansvarlige og andre (UE/leverandører) Behandle og vedta valg av UE/leverandør basert på saksfremlegg med innstilling fra entrepriseansvarlige, herunder også saker hvor egenarbeid i henhold til entrepriseplanen skal konkurrere med UE. Behandle/vedta/endre organisasjonsplaner innenfor vedtatt hovedprinsipp. Behandle/vedta/endre personalendringer innenfor alliansens organisasjon Behandle/vedta/endre administrasjonssystemet Behandle/vedta/endre KS-systemet. Prosjektleder - byggeier Sekretær for byggekomiteen Representere byggeier som en av flere likeverdige samspillspartnere. Leder og sekretær for ledermøtene i alliansen Etablere og vedlikeholde prosjektets overordnede organisasjonsplan og prosessplan Vedta/endre alle typer fremdrifts- og ressursplaner når innenfor vedtatte, overordnede milepæler Vedta/endre underordnet/detaljert kode- og entrepriseoppdelingsstruktur Behandle/vedta/endre kontraktssystemet og kontrakter/avtaler mellom alliansens entrepriseansvarlige og andre (UE/leverandører) Behandle og vedta valg av UE/leverandør basert på saksfremlegg med innstilling fra entrepriseansvarlige, herunder også saker hvor egenarbeid i henhold til entrepriseplanen skal konkurrere med UE. Behandle/vedta/endre organisasjonsplaner innenfor vedtatt hovedprinsipp. Behandle/vedta/endre personalendringer innenfor alliansens organisasjon Behandle/vedta/endre administrasjonssystemet Behandle/vedta/endre KS-systemet. Prosjektleder partneringalliansen Prosjektleder for alliansen med overordnet ansvar for organisasjon, kvalitetsprofil, kvalitetssystem og etablering

3 Stabsfunksjoner: og initiering av sentrale prosesser/delprosesser. Som partneringalliansens leder sørge for at alliansens mål blir fokusert og at tiltak for at målene skal nås blir prioritert. Leder/sekretær for rapporter og saksfremlegg til og møter i partneringalliansens gjennomføringsgruppe (PG), månedsmøter, kvartalsmøter, møter i prosjektledelsen. Skape forståelse og interesse for gjennomføringsmodellen gjennom initiering og gjennomføring av teambuildingaktiviteter, samspillprosesser, initiering og oppfølging av aktiviteter for prosessforståelse, direkte kommunikasjon med og mellom enkeltpersoner, delta bredt i prosjektgjennomføringen, engasjere seg og vise interesse. Ansvar for oppfølging av alliansepartnernes oppfølging av forpliktelser i henhold til intensjonsavtale/ partnerskapskontrakt, følge opp og gi en periodisk evaluering av status i forhold til prosjektets kvalitetsprofil. Ansvar for etablering og oppfølging av prosjektets organisasjon - og kvalitetssikringsplan og for gjennomføring av utvalgte, sentrale rutiner i planen. - Økonomikoordinator Kalkulasjonsansvarlig alle kostnadsgrupper eksklusive gruppe 1; brukerutstyr (BH) og byggeiers direkte kostnader. Økonomistyring med periodisk rapportering mot gjeldende styringsmål og rammer Prosjektregnskap - Prosjektcontroller Ressursperson for prosjektleder/anleggsleder/entrepriseansvarlige i alle spørsmål som gjelder økonomioppfølging. Ansvarlig for opprettelse av driftsbudsjett og oppfølging av dette - Innkjøpskoordinator Overordnet ansvar for etablering av entrepriseoppdelingsplaner og innkjøpsplaner på ulike nivå Koordinering tilbudsmateriell/ tilbudsinnhenting Saksbehandling tilbud til og med kontrakt Rapporteringsansvarlig i forhold til fremdrift og resultater. - Koordinator/framdriftsplanlegger Koordinering av total planleggingsaktivitet med operativt ansvar for prosjektets hovedfremdriftsplan og tids- og kontraheringsplan samt koordineringen av disse mot milepælplan, prosjekteringstidsplan, dokumentplan og drifts- og funksjonsorientert fremdriftsplan. Fremdriftsanalyser, bemanningsanalyser, ressursanalyser. Rapporteringsansvarlig for fremdrift - IKT (ved bruk av Byggeweb) Overordnet ansvar for IKT-bruk i alliansen (eks. når

4 Bygge-Web ) - Miljøkoordinator Overvåke miljøhensyn i plan- og byggeprosessen. Normalt byggeiers person. - Kvalitetssikringsleder Kan ivaretas av PGL i prosjekteringsfasen og ALED i produksjonsfasen Etablering av organisasjons- og kvalitetssikringssystemet for prosjektet Ansvaret for å koordinere kvalitetssikringstiltak i prosjektorganisasjonen Periodisk rapportering avvik, tiltak, statistikker osv. Prosjekteringsgruppa: Prosjekteringsleder (PGL) Arkitekt RIB RIV RIE RIM RIS RIFDV HMS-koord. prosjekteringsfasen- Ivaretas av PGL. Administrativ leder prosjekteringsgruppa Koordinering prosjekteringsaktiviteter, herunder gjennomføring av utredninger iht. en omforent «utredningsplan». Overvåke delprosesser relatert pro-bruker mf. Akitektfaglige utredninger/prosjektering Bygningstekniske utredninger/prosjektering VVS-tekniske utredninger/prosjektering Elektrotekniske utredninger/prosjektering Miljøtekniske utredninger Miljøtekniske designkriterier for produksjon/prosjektering Oppfølging implementering av vedtatte miljøtiltak i prosjektering/produksjon, miljøfaglig støtte for Miljøleder produksjon. Bistå innkjøpere i evaluering av materialer (miljøriktige innkjøp) Miljørevisjoner Branntekniske utredninger/prosjektering Valg av sammensatte bygningskomponenter / materialer med hensyn på best mulig miljøprofil hvor miljø og ressurs, materialegenskaper, kostnader etc. er bestemmende faktorer. Analysen utføres via eget utviklet dataprogram. Rådgiver får et nært samarbeid med RIM og innkjøper. Koordinator for Helse, miljø og sikkerhet i prosjekteringsfasen

5 Spes RI (spesifiseres) Entreprenørene representert i prosjekteringsgruppa Spesialrådgivere trekkes inn i prosjektet etter behov Gi råd om «entreprenørvennlige» løsninger og systemer, pådriver for å oppnå rasjonelle og totaløkonomiske systemer og konstruksjonsvalg. Bidra til å påvirke system- og materialvalg i et miljøperspektiv Trekke inn aktuelle leverandører og underentreprenører som kan bidra med nytenkning, miljøvennlige løsninger..osv. Deltar i prosjekteringsmøter etter behov. Elektro. Firma:. Ventilasjon. Firma:.. Rørlegger. Firma:.. Brukerkoordinator Koordinerer gjennomføring av ulike brukeroppgaver innen egen organisasjon Bruksmessige funksjonsbeskrivelser m.m. Brukervurderinger av alternative løsninger Informasjon Planlegging og tilrettelegging drift nyanlegget Ref. brukermanual / diverse prosess-skjema Byggeplassorganisasjonen: Prosjektleder produksjon Anleggsleder (definert sammen her; avklaring av om hvilke funksjoner som skal være og oppgavefordeling mellom disse må avklares i forhold til prosjektets karakter og behov) Delta i månedsmøter og kvartalsmøter Entreprenørenes faste representant i prosjekteringsgruppemøter Overordnet ansvar for at koordineringen i grensesnittet mellom byggeplassproduksjon og de øvrige funksjonsområdene i prosjektet fungerer. Entrepriseansvarlig for byggentreprisene Initiere, implementere og følge opp kostnadsbesparende tiltak relatert til incitamentdelen av felles rigg og drift Ledelse byggeplassorganisasjonen Delta i ledermøter Kvalitetsplan for produksjon, HMS-plan, Verneplan. Overordnet ansvar for hovedfremdriftsplan, produksjonsplaner, kontraheringsplan, kontraktsadministrasjon, kontrollplaner utførelse, avvikshåndtering

6 Sikre godkjennelse ved endringer Leder og sekretær for byggemøter Fakturakontroll/utbetalingskontroll/ fakturering Budsjettering og oppfølging produksjon Lede akkordforhandlinger Driftsleder(e) HMS-leder produksjon Dersom annen funksjon i prosjektet skal ivaretar HMS-funksjoner; Hovedansvar her: Arkitekt og rådgivere (i produksjonsfasen byggeplass) A-ledere utførende entreprenører Prosjektingeniører/formenn entreprenører Utstyrsplanlegging fra pro-fasen Planlegging og oppfølging av utførelse for et eller flere fagområder. Byggeplassens HMS-arkiv Byggeplassens verneplan/valg verneombud Vernerunder og vernemøter Sikkerhetsinformasjon for nytt personell Sikkerhetsmøter en gang pr. uke Sikkerhetsinspeksjoner/sikker jobb analyser Kvalitetssikring av prosjekterte løsninger og aktiviteter iht. administrasjonsprogrammet Ledelse entreprisen Kvalitetsplan for entreprisen Produksjonsplaner, kontraktsadministrasjon, kontrollplaner utførelse, avvikshåndtering Sikre godkjennelse ved endringer Fakturakontroll/utbetalingskontroll/ fakturering Budsjettering og oppfølging produksjon Lede akkordforhandlinger Arbeidsledelse entreprisen Koordinering av utførelse, kontroll utførelse Kontrollere forvaltning og forbruk Kontrollere tegninger, påse at riktige tegninger benyttes Registrere «som bygget» Utmåling og nivellering Dagbok og timelister Avvikshåndtering Daglig oppfølging produksjonsvolum Utstyrsplanlegger brukerutstyr BH Utstyrsplanlegging og - prosjektering Utstyrsanskaffelse Kvalitetssikring Økonomistyring, fremdriftsstyring og rapport Romdatabase WEB - systematisering og vedlikehold Administrering kunstnerisk utsmykning Brukerorganisasjonen / driftsorganisasjonen Se prosess-skjema brukermedvirkningsprosesser. Se egne dokumenter som beskriver brukerorganisasjonen og dens funksjoner.