Møtereferater skal sendes ut senest 2 arbeidsdager etter at møtet er avholdt.

Transkript

1 Bok 0 vedlegg 02 Møteoversikt Utfyllende krav til noen av møtene som er listet opp i Bok 0. Møter skal fortrinnsvis avholdes etter en avtalt møteplan. 1.1 Møter Møtetyper Følgende møtetyper er aktuelle i prosjektet: Oppstartsmøte med Entreprenør Oppstartsmøte med skolen (KIM) før byggestart Oppstartsmøte 1 SHA (skifte av KP fra forprosjektet) Oppstartsmøte 2 SHA Særmøter Samarbeidsmøter Fremdriftsmøter Byggemøter Vernerunde/SHA-møter Møter skal fortrinnsvis avholdes etter en avtalt møteplan Krav til møtereferater Det skal skrives referat fra alle møter. Referatet skal angi konklusjoner vedrørende hvert punkt som behandles. Såfremt en sak ikke kan avklares i møtet, skal saken følges opp i etterfølgende møter av samme art, inntil saken er avklart og konklusjonen foreligger. Det skal foreligge en konklusjon før et punkt tas ut av referatet. Alle punkter/saker skal føres opp med ansvarlig og det skal oppgis tidsfrist. Møtereferater skal sendes ut senest 2 arbeidsdager etter at møtet er avholdt. Møtereferater anses som godkjent såfremt kommentarer ikke har fremkommet senest syv dager etter mottak av referatet eller senest i det følgende møte av samme art, hvis neste møte er avtalt. Nummerering av punktene skal synliggjøre for eksempel hvilket byggemøtereferat punktet er tatt opp i samt hvilket punkt i selve møtet hvor saken har blitt behandlet. Denne nummereringen er unik for hvert enkelt punkt og følger den enkelte sak inn til den er avsluttet. Krav til vernerundeprotokoll Protokoll utarbeides av HB og sendes til deltagerne, PL, BL og KU senest dagen etter at vernerunden er avholdt. Protokollen skal også arkiveres på byggeplassen og henges opp på SHA-tavlen i riggen. Det henvises til SHA permens pkt. 7.0, Vernerundeprotokoll SHA. Kontrollbefaring skal gås senest 2 dager etter vernerunden og utkvittert vernerundeprotokoll skal sendes deltagere, PL, BL og KU senest 3 dager etter Vernerunden ble avholdt.

2 1.1.3 Særmøter Referatet distribueres til Etter behov. I h.t. avtale med PL eller BL Avtales i hver enkelt tilfelle Avtales i hvert enkelt tilfelle Møteinnkaller Saker som er årsak til særmøtet Deltakerne, tiltakshaver, PL, BL, PGL, evt andre som har behov for opplysningene i referatet Fremdriftsmøter Referatet distribueres til Hver uke, mellom byggemøter og før byggemøtet. Byggeplassen Entreprenører Koordinator for utførelse, BH-KU etter ønske/behov Status for fremdrift av de enkelte arbeider Fremdriftsfront i forhold til gjeldende fremdriftsplan Rapportering av avvik Status kontrollplan SJA og nr på rutinen Tiltak for korrigering av eventuelle avvik Koordineringssaker Deltakerne, PL, PGL, evt. andre som har behov for opplysningene i referatet.

3 1.1.5 Byggemøter Hver 14.dag Iht. avtale i foregående møte, evt. skriftlig fra BL Byggeplassen BL PL PGL Arkitekt samt andre konsulenter (ved behov) Koordinator utførelse, BH-KU etter ønske/behov Entreprenør Representant fra skolen etter behov/ønske BL BL Fremdrift Fast siste punkt fremdrift: Fremdriftsendringer i forhold til SHA Er det endringer i fremdriften/faseforskyvninger eller er det bestilt endringsarbeider som medfører at arbeidsoperasjoner som var forutsatt utført hver for seg utføres samtidig: Nei Ja, følgende arbeider vil foregå samtidig og det utføres Risikoanalyse (SJA): Gjennomgang av hovedfremdriftsplan samt 14 dagers planer. Bemanning Riggforhold SHA Fast første punkt SHA: SHA- plan SHA - PLAN datert..., Rev. nr... er gjeldende for prosjektet. Faste underpunkter: Samordning iht. AML 15: Har samtlige firmaer og ansatte på byggeplassen gjennomgått opplæring iht. siste rev. av SHA planen og undertegnet Samordningsavtalen : Ja Nei, opplæring og undertegning vil bli gitt den... for følgende firmaer/personer: Samordningsavtale datert...er arkivert under pkt. 4.0 i SHA permen. Produksjonsplan: Det er /er ikke gjort endringer i fremdriften/faseforskyvninger eller det er bestilt endringsarbeider som medfører at det skal utføres Risikoanalyse (SJA) for følgende arbeidsoperasjoner: Risikoanalyser (SJA) er arkivert under pkt. 7.2 og prosedyrer/sjekklister er arkivert under 6.0/6.1 i SHA permen. Ukesaktivitetsplan: Ukesaktivitetsplan datert...er gjennomgått med bruker og er arkiver under pkt. 5.5 i SHA permen. Vernerunder: Vernerunder gås hver... og vernerundeprotokoll datert...er arkivert under pkt. 7.0 i SHA permen SHArapport fra KP/KU/HB: SHA rapport fra KP/KU/HB, SHA datert...er gjennomgått og arkivert under pkt. 2.4/2.5 i SHA permen.

4 Fast siste punkt SHA: Revisjon av SHA plan Er det forhold som fremkommer i møtet som medfører at det er behov for revisjon av SHA planen?: Nei Ja, og revisjonen vil være utført den... Opplæring og undertegning av Samordningsavtalen den... SHA i forhold til fremdrift og skole i drift SHA i forhold til eventuelle avvik Registrering av virksomheter Er registreringsskjema for virksomheter ajourført med alle nye kontrakter? Har vi kontrollert at informasjonsplikten er ivaretatt? Ved nye kontrakter skal UBF ha kopi av siden i kontrakten som bekrefter at det er informert om at arbeidstakerne skal ha minimum lønns- og arbeidsvilkår i henhold til allmenngjøringsforskrifter. Registrering av arbeidstakere Er registreringsskjema for arbeidstakerne ajourført med alle nye arbeidstakere? Skjemaet skal fylles ut med informasjon fra grønt ID-kort for alle som skal jobbe i prosjektet. Ingen arbeidstakere skal jobbe på byggeplassen uten gyldig grønt ID-kort eller bekreftelse på at søknad om dette er sendt. Påseplikten Er det utført noen kontroller på at lønns- og arbeidsvilkår er i henhold til allmenngjorte forskrifter? Miljø, oppfølging av: Undervisningsbyggs miljømål Prosjektspesifikke miljømål iht. Styringsdokumentet Myndighetskrav på ytre miljø Risikoanalyse på ytre miljø Andres arbeider som har betydning for Entreprenørs arbeider Tegninger / beskrivelser Meldinger fra entreprenører Bygningsmessige arbeider VVS-arbeider Elektro-arbeider Andre installasjoner Endringsarbeider Skjema for loggføring av endringsmeldinger Loggføringen av endringsmeldinger skal vise hva endringen består i, dato for utsendelse og antatt kostnad. Videre skal endringsloggen vise datoer for når de enkelte rådgivere osv. har behandlet endringsmeldingene samt fakturabeløp og dato for fakturert. Vedlagt til byggemøtereferatet følger ajourført logg datert... FDV Økonomi Andre saker som ikke naturlig behandles under ovenstående punkter. Det skal angis hvem som har ansvar og frist for gjennomføring av hvert pkt.

5 Referatet distribueres til Deltakerne, skolens verneombud, etatshovedverneombudet, prosjektansvarlig UDE, UBF s driftsingeniør, PL, evt. andre som har behov for opplysningene i referatet Vernerunde/SHA-møte Hver uke TE Byggeplass TE, aktuelle UE, KU og PL Møteinnkaller Vernerunde gås, avvik registreres og tiltak besluttes Referatet distribueres til Deltakerne, PL, BL, PGL, evt andre som har behov for opplysningene i referatet.

6 1.1.7 Oppstartsmøte med Entreprenør Holdes med Entreprenør før arbeidene igangsettes Byggeplassen Entreprenør, evt. Underentreprenører,, KU, Prosjektleder og Prosjekteringsgruppeleder ved behov 1. Presentasjon Prosjektorganisasjon, adresselister m.m. Entreprenørs organisasjon, prosjektansvarlig, formenn. - organisering, kontaktpersoner 2. Kontraktsgrunnlag / rutiner Kort gjennomgang kontraktsdokumenter Spesielle krav til denne entreprise Entreprenørs kvalitetssikring / kontrollplaner / avvik Entreprenørs ansvarshavende Tiltakshavers kvalitetskontroller Forretningsrutine, endringsrutiner / fakturering SHA-organisering, verne-ansvarlige, byggeplassrutiner / møter Oppfølging av miljømål (ytre miljø): Miljømål på avfallshåndtering og eventuelt prosjektspesifikke miljømål. Myndighetskrav på miljø (bl.a. substitusjonsplikten). Risikoanalyse på ytre miljø. RENT BYGG, kontraktskrav, samordning, Entreprenørs plan og utstyr. Vareinntak, lagring, produksjonsrom. Krav ved støyende aktiviteter (boring og hogging betong mv.) Opplæring/"innsjekking" av håndverkere på byggeplass. 3. Fremdrift / bemanning Gjennomgang hovedfremdriftsplan / milepeler / kritiske punkter Entreprenørs fremdriftsplanlegging. Planlagt bemanning / bemanningstopper Arbeidstid / ferier 4. Byggeplassforhold / rigg Brakkerigg / parkering Kontorforhold Transportveier i området Produserende rigg, behov/plass Stillasbehov / koordinering Transportveier i bygget. Mellomlagring på byggeplass Vareleveranseplan / varemottak 5. Byggeplassrutiner Postrutiner / tegningsdistribusjon Byggemøter / basmøter / framdriftsmøter / vernemøter / informasjonsmøter

7 Referatet distribueres til Låsing av byggeplass / bygg 6. Eventuelt Deltagere og evt. prosjektleder Oppstartsmøte med skolen før byggestart Ved oppstart av byggearbeider Skolen Alle ansatte ved skolen, eventuelt de deltakerne skolen ønsker skal delta Hovedverneombudet Alle ansvarlige hos Entreprenør Prosjektleder Prosjekteringsgruppeleder Evt. arkitekt og rådgivere etter behov Fremdriftsplaner Omfang av prosjektet Riggområde Kommunikasjon mellom skolen og prosjektet Spesielle rutiner SHA-plan Referatet distribueres til Alle deltagere Overleveringsmøte 1 SHA Benyttes av Undervisningsbygg (BH) i møte med KP og prosjekteringsgruppeleder, evt. hele prosjekteringsgruppen. BH har ansvar for å kalle inn til møtet i oppstartsfasen av prosjekteringen. Overleveringsmøte 1 SHA gjennomføres iht. mal i Undervisningsbyggs styringssystem, SHA-perm. Deltakende på møtet: BH (PL), koordinator for prosjektering (KP), prosjekteringsgruppeleder (PGL), SHA-rådgiver og evt. prosjekteringsgruppen (PG) Overleveringsmøte 2 SHA Benyttes av Undervisningsbygg (BH) i møte med KP, KU og HB. BH har ansvar for å kalle inn til møtet før oppstart utførelse. Møtet ivaretar kravet om informasjonsoverføring mellom KP og KU der disse er ulike personer. Overleveringsmøte 2 SHA gjennomføres iht. mal i Undervisningsbyggs styringssystem, SHA-perm. på møtet: BH (PL), koordinator prosjekteringsfasen (KP), koordinator utførelsesfasen (KU), hovedbedriften (HB), SHA-rådgiver.