Ås KOMMUNE. Miljø, mangfold og muligheter. PA- rutiner. for: Rammeavtale for bygningsmessig brannsikring og servicearbeider brannvernsutstyr

Transkript

1 Ås KOMMUNE Miljø, mangfold og muligheter PA- rutiner for: Rammeavtale for bygningsmessig brannsikring og servicearbeider brannvernsutstyr Mars 2010

2 I. Distribusjons- og revisjonsoversikt Revisjon Revisjon Dato Utsendelsens omfang - kort beskrivelse av endring Distribusjon Person Init. Funksjon For konkurranseunderlaget Komplett utsendelse Revisjons utsendelse Dato Revisjon Dato Revisjon Distribusjonsoversikten oversendes ved første gangs oversendelse og ved alle hoved-revisjoner

3 II. Innholdsfortegnelse I. DISTRIBUSJONS- OG REVISJONSOVERSIKT... 1 II. INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 III. ORIENTERING PA- rutiner Organisering Byggherre Byggherrens administrasjon og rådgivere Prosjektleder (PL) Brukere Byggeleder (BL) Rådgivere prosjektering Fullmakter Administrative rutiner Arkivering Korrespondanse Møter Faktureringsrutiner Fremdriftsplaner Avviksbehandling og endringsmeldinger Prosjektmelding fra entreprenør Saksbehandling av endringsmeldinger Loggføring av prosjektmeldinger og endringsmeldinger Kvalitetssikring Kvalitetsplan Kvalitetskontroll HMS - perm Møter Rapportering Fremdriftsplaner for gjennomføringsfasen Overtagelse Ferdigmelding Overtagelsesbefaring Overtakelsesforretning Forvaltning, drift og vedlikehold FDV- materiale Opplæring

4 III. Orientering 1. PA- rutiner Denne boken omfatter de prosjektadministrative bestemmelser, rutiner, orienteringer etc. som trengs for en god gjennomføring av, og holde en forretningsmessig orden i prosjektene. Alle impliserte parter forpliktes å følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser etc. for PA- rutiner. Prosjekttilpasset PA- rutiner legges til grunn for hvert prosjekt med entreprenør. Hele organisasjonen skal ha nødvendig erfaring for å få gjennomført et tilfredsstillende resultat. 2. Organisering 2.1 Byggherre Oppdragsgiveren er kommunene Ås og Vestby v/felles innkjøpskontor FIK. 2.2 Byggherrens administrasjon og rådgivere 2.3 Prosjektleder (PL) Prosjektleder er den administrative leder av prosjektet. Alle bestillinger skal skje ved skriftlig rekvisisjon, brev eller ved endringsmeldinger. Bestillingsfullmakt i prosjekteringstiden innehas kun av PL. 2.4 Brukere Brukerne kan ikke påføre byggherren forpliktelser uten spesiell fullmakt til dette. 2.5 Byggeleder (BL) Byggeleder er byggherrens representant på byggeplassen. Byggeleder kan være PL. Byggeleder skal følge opp byggesaken både teknisk og økonomisk og være bindeleddet mellom byggherre og entreprenører. 2.6 Rådgivere prosjektering Det kan evt. engasjeres rådgivende ingeniører som byggherrens rådgivere for prosjektet. Rådgiverne kan ikke påføre byggherren forpliktelser uten spesiell fullmakt til dette. 2.7 Fullmakter PL har fullmakt til å foreta tilleggsbestillinger på vegne av byggherre innenfor en øvre beløpsgrense på kr. x,- eks mva for hver bestilling, og innenfor x% av kontraktssum. BL har fullmakt til å foreta tilleggsbestillinger på vegne av tiltakshaver innenfor en øvre beløpsgrense på kr. x,- eks mva for hver bestilling, og innenfor x% av kontraktssum

5 3. Administrative rutiner 3.1 Arkivering Alle aktører skal etablere og opprettholde et arkiv som dokumenterer saksforløpet gjennom hele prosjektperioden. Arkivet skal omfatte all inn- og utgående korrespondanse, møtereferater, notater, fakturaer, etc. Tegninger skal arkiveres i eget arkiv. Tegningsarkivet skal fortløpende ajourføres med de sist reviderte tegninger. Utgåtte tegninger skal merkes med "UTGÅTT, DATO " og skal arkiveres i eget arkiv. Alle tegninger skal arkiveres elektronisk, filformat avklares med PL. 3.2 Korrespondanse Korrespondanse: Korrespondanse påføres følgende overskrift: Prosjekt nr. Prosjektnavn Fag Hva saken gjelder All korrespondanse til de respektive, sendes til vedkommendes forretningsadresse, hvis ikke annet er avtalt. Av hensyn til saksbehandling og arkivering skal et brev fortrinnsvis kun omhandle en sak. Det skal angis hvor gjenpart er sendt. Det skal sendes gjenpart/kopi til: Tiltakshaver Byggeleder Fagkonsulent Fagentreprenør Evt. Andre Viktig korrespondanse som sendes med telefaks eller e-post, skal også sendes som vanlig post. Tegningsdistribusjon: Det utarbeides en generell distribusjonsliste og en tegningsleveringsplan som angir hvem som skal ha hvilke type tegninger og dokumenter når. Ved hver tegningsutsendelse skal det vedlegges en oppdatert tegningsliste. Ved revidering av tegninger skal det sammen med utsendelsen sendes en endringsmelding til rådgivere for signering og videre behandling. Beskjeder: Alle beskjeder til byggeplassen fra byggherre og rådgivere og evt. andre skal gå via byggeleder. Dersom dette enkelte ganger ikke er mulig, skal byggeleder informeres snarest evt. med tilsendt kopi. Tilsvarende skal alle henvendelser fra entreprenør gå gjennom byggeleder. 3.3 Møter Møtetyper: Følgende møtetyper er aktuelle i prosjektet: Generelt Prosjektmøter Særmøter - 4 -

6 Gjennomføringsfasen Fremdriftsmøter Byggemøter Oppstartsmøter med entreprenører Oppstartsmøte brukere før byggestart Møter skal fortrinnsvis avholdes etter en avtalt møteplan. Krav til møtereferater: Det skal skrives referat fra alle møter. Referatet skal angi konklusjoner vedrørende hvert punkt som behandles. Såfremt en sak ikke kan avklares i møtet, skal saken følges opp i etterfølgende møter av samme art, inntil saken er avklart og konklusjonen foreligger. Det skal foreligge en konklusjon før et punkt tas ut av referatet. Alle punkt / saker skal føres opp med ansvarlig og det skal oppgis tidsfrist. Møtereferater skal sendes ut senest 2 arbeidsdager etter at møtet er avholdt. Møtereferater anses som godkjent såfremt kommentarer ikke har fremkommet senest fem dager etter mottak av referatet eller senest i det følgende møte av samme art, hvis neste møte er avtalt. 3.4 Faktureringsrutiner Fakturaer skal adresseres og merkes i henhold til kontrakt. Det skal sendes separate fakturaer for Kontraktsbeløp (Avdragsfaktura, sluttfaktura) Avdragsnota skal ikke betales før det foreligger sikkerhetsstillelse. Opparbeidet beløp skal i avdragsnotaer reduseres med 10 % inntil innestående beløp utgjør 5 % av den totale kontraktssummen. Avdragsnotaen skal kun omfatte kontraktsposter som er utført pr. dato for avdragsnota, med fradrag av tidligere fakturerte beløp. Avdragsnotaer skal ikke fremsendes oftere enn 1 gang pr. måned. Godkjente tilleggsarbeider Fakturaer for tilleggsarbeider skal ha vedlagt bestilling med tiltakshavers originalunderskrift (endringsmelding, rekvisisjon, timelister / materiallister). Godkjente endringsmeldinger og andre tilleggsbestillinger kan samles i samlefaktura som sendes ikke oftere enn 1 gang pr. måned. Fakturaer fra entreprenører skal sendes i henhold til kontrakt. Såfremt originalfakturaen skulle komme bort, skal det utstedes kreditnota og ny faktura. Tiltakshavers betalingsfrist er 30 dager fri leveringsmåned pluss 30 dager, etter mottak av korrekt faktura 4. Fremdriftsplaner Fremdriftsplaner skal utarbeides ved prosjektene og skal vise varigheten av de enkelte aktiviteter, avhengigheter mellom de enkelte aktiviteter, risikofylte arbeidsoperasjoner (SJA) samt kritisk linje. Entreprenør forplikter seg til å følge omforenede fremdriftsplaner

7 5. Avviksbehandling og endringsmeldinger 5.1 Prosjektmelding fra entreprenør Dersom en entreprenør avdekker et avvik eller varsler om et endringsarbeid, skal entreprenøren sende en prosjektmelding til byggeleder med kopi til evt. fagkonsulent(er) og prosjektleder. Byggeleder skal avgi sine kommentarer på prosjektmeldingen. Merking av prosjektmeldingen: Entreprenør merker prosjektmeldingen med E og oppover for varsling av endringsarbeid. For avvik merker entreprenøren prosjektmeldingen med A 001 og oppover. 5.2 Saksbehandling av endringsmeldinger Endringsmeldinger utsendes når tiltakshaver vurderer å få utført en endring, eventuelt etter forslag fra rådgivere eller etter godkjent krav fra entreprenør. Endringsmeldingen skal beskrive omfanget av endringen og angi årsak til endringen. Endringsmeldinger skal utsendes ved enhver endring, uansett om den har økonomiske / fremdriftsmessige konsekvenser eller ikke. Endringsmeldinger skal likeledes følge utsendelse av nye tegninger som ikke er inkludert i kontraktsgrunnlaget. Endringsmelding sendes til leverandør (entreprenør/rådgiver/byggeleder) for pristilbud. Endringsmeldingen skal ha vedlagt tegninger og beskrivelse som angir endringen. Pristilbudet skal spesifisere mengder / poster som utgår av kontrakten og mengder / poster som inngår i endringen. Dokumentasjon for tilbudsprisen, evt. som tilbud fra underentreprenør skal vedlegges tilbudet. Alle pristilbud vedr. endringer skal være komplette inkl. alle kostnader forbundet med arbeidet. Kostnader til Rigg og Drift skal også være inkludert i pristilbudet. Pristilbud for arbeider og leveranser som ikke er basert på kontraktens enhetspriser skal være basert på kontraktens prisnivå. PL enten bestiller arbeidet hos entreprenør eller gir avslag på pristilbudet, etter BL's innstilling. Godkjente endringer skal innarbeides i prosjektmaterialet. NB! Endringsarbeider kan kun igangsettes når rekvisisjon eller bestilling foreligger. Endringsarbeider som er igangsatt uten godkjenning vil ikke bli godtgjort. Merking av endringsmeldinger: For å holde god styring på økonomien i prosjektet skal endringsmeldingene som utarbeides av PL, PG eller BL merkes tydelig med hvem disse er kommet fra. 5.3 Loggføring av prosjektmeldinger og endringsmeldinger BL skal føre logg over prosjektmeldinger og endringer samt status på disse. Loggføringen av prosjektmeldinger skal vise dato når meldingen er sendt, hva saken omhandler samt kommentar fra byggeleder. Videre skal prosjektmeldingsloggen angi om prosjektmeldingen er omsatt til en endringsmelding, dato for dette og hvem som er ansvarlig for videre oppfølging. Videre er det vist er skjema som skal benyttes ved loggføring av prosjektmeldinger. Skjema for loggføring av prosjektmeldinger Nr. Dato Sak Kommentar Evt. Endringsmelding Dato Ansvar - 6 -

8 Loggføringen av endringsmeldinger skal vise hva endringen består i, dato for utsendelse og antatt kostnad. Videre skal endringsloggen vise datoer for når de enkelte rådgivere osv. har behandlet endringsmeldingene samt fakturabeløp og dato for fakturert. Videre er det vist er skjema som skal benyttes ved loggføring av endringsmeldinger. Skjema for loggføring av endringsmeldinger Nr. Tekst Utsendt dato Kostnadsanslag Tilbud Anbefalt dato Faktura OK Kr. Dato Ark./rådg. BL PL Sum Dato 6. Kvalitetssikring 6.1 Kvalitetsplan Rådgivere og entreprenører skal fremlegge en kvalitetsplan for prosjektleder, for godkjennelse før arbeidet påbegynnes. Senere revisjoner skal godkjennes tilsvarende. Kvalitetsplanen skal bl.a. omfatte: Organisasjonsplan for prosjektet. Kontrollplan som fastlegger de kontrolltiltak som vil være nødvendige for å dokumentere at arbeidene er utført i henhold til kontrakt. Grensesnitt tabell/matrise System for registrering av kontrollresultatene Plan for registrering, rapportering og behandling av avvik Rådgivere og entreprenører skal følge avtalte rutiner for kvalitetssikring av arbeidene. Dokumentasjon for gjennomført egenkontroll skal fremlegges løpende, og senest ved tiltakshavers overtakelse av arbeidene 6.2 Kvalitetskontroll Kvalitetskontrollen skal i hovedsak være basert på dokumentert egenkontroll. For prosjekteringsarbeider omfatter denne egenkontroll også tverrfaglige kontroller. Tiltakshaver forbeholder seg retten til å få utført en uavhengig 3.-parts kontroll av alle arbeider. Tiltakshaver vil da med egne representanter føre kontroll med bl.a.: At kontraktene overholdes Fremdrift i forhold til avtalt tidsplan Kvalitet av utførte arbeider Måling av regulerbare poster Gjennomføring av kvalitetssikring og kvalitetskontroll Gjennomføring av HMS-bestemmelsene Fakturering - 7 -

9 Rådgivere og entreprenører skal være tiltakshaver behjelpelig ved utførelse av disse kontroller. Tiltakshavers kontrolltiltak fritar ikke rådgivere eller entreprenører for det fulle ansvar for riktigheten av det leverte produkt. 7. HMS - perm Det skal utarbeides HMS - plan for hvert prosjektet. KU har ansvaret for oppdatering av HMS permen. 8. Møter Byggemøter Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Hver 14.dag hvis ikke annet er avtalt Iht. avtale i foregående møte, evt. skriftlig fra BL Byggeplassen BL PL PGL Arkitekt Konsulenter Entreprenører Representant fra bruker BL BL Saker til behandling Fremdrift Bemanning Riggforhold HMS Andres arbeider som har betydning for entreprenørenes arbeider Tegninger / beskrivelser Meldinger fra entreprenører Bygningsmessige arbeider VVS-arbeider Elektro-arbeider Andre installasjoner Endringsarbeider Andre saker som ikke naturlig behandles under ovenstående punkter. Husk at det skal angis hvem som har ansvar og frist for gjennomføring av hvert pkt. Referatet distribueres til Deltakerne, PL, verneombudet, evt. andre som har behov for opplysningene i referatet

10 9. Rapportering Rapportering fra entreprenører Rapporteringsintervall Utarbeides av Rapportinnhold Hver 14. dag Hver enkelt entreprenør Fremdrift: Status fremdrift iht. detaljert fremdriftsplan brutt ned på dager som viser aktiviteter, også for underentreprenører, brutt ned på naturlige delområder. Tegningsleveranser: Behov for tegninger de neste 6 uker. Avvik: Ved avvik i forhold til planlagt fremdrift og kvalitet skal entreprenøren foreslå korrektive tiltak, evt. redegjøre for avvik og iverksette korrektive tiltak hvis avviket skyldes entreprenøren selv eller en underentreprenør han har ansvaret for. Endringer: Oversikt over endringsmeldinger, varsel om endringer i siste periode, samt uavklarte endringsmeldinger. HMS: Status vernearbeid og forhold til skole i drift samt status på arbeid iht. Byggherreforskriften og HMS- plan. Bemanning: Liste over egne ansatte, underentreprenører og ansatte i underentreprenører som er på byggeplassen. Rapport distribueres til Byggeleder 10. Fremdriftsplaner for gjennomføringsfasen Entreprenør skal sette opp en fremdriftsplan for sine arbeider. Fremdriftsplanene skal være oppdelt i de enkelte aktiviteter og de enkelte bygningsavsnitt (felt nr. mv.). Hovedentreprenøren setter sammen fremdriftsplanene fra de enkelte underentreprenører til en samlet fremdriftsplan som omfatter alle arbeider. I fremdriftsplanene skal det bl.a. avsettes tid til innregulering, sluttrengjøring / byggvask og overlevering av FDV- dokumentasjon. FDV- dokumentasjon skal være overlevert og kontrollert før overtakelse. En slik samlet fremdriftsplan skal skriftlig godkjennes av samtlige entreprenører og byggherren/pl. Godkjent fremdriftsplan kan ikke endres uten etter samtykke fra PL. 11. Overtagelse 11.1 Ferdigmelding Når entreprenøren anser seg som ferdig med sine arbeider, skal han sende ferdigmelding, egenmelding og protokoll fra egenbefaring til tiltakshaver ved byggeleder

11 Entreprenørens FDV- materiale skal oversendes sammen med ferdigmeldingen. Det skal avsettes tid for gjennomgang av komplett overlevert FDV- dokumentasjon og dokumentasjonen skal være godkjent av tiltakshaver før overtakelse finner sted. BL skal foreta en forhåndsbefaring for å kontrollere at arbeidet er ferdigstilt i henhold til kontrakt. Såfremt arbeidet ikke anses som ferdigstilt, skal BL meddele dette til entreprenøren, med anmodning om ny ferdigmelding når gjenstående arbeider er ferdigstilt. Først når arbeidene etter BL's vurdering er ferdigstilt, berammer BL tidspunkt for overtagelsesbefaring, og innkaller til befaring Overtagelsesbefaring I overtagelsesbefaringen deltar Ås kommune v/ PL, evt. driftsingeniør, BL, rådgivere, brukere, verneombudet samt entreprenøren. BL skal lede overtagelsesbefaringen. Overtagelsesbefaringen skal omfatte alle arbeider som omfattes av kontrakten med entreprenøren. Tekniske installasjoner og anlegg mv. skal være igangkjørt og testet før overtagelsesbefaring avholdes. Uttestingen skal være dokumentert ved igangsettingsprotokoller, innreguleringsprotokoller og øvrige måleprotokoller. I mangelslisten skal det angis: Hva befaringen omfatter Deltakere ved befaringen Hvilke feil / mangler som ble registrert. Såfremt det er dissens mellom entreprenørens og tiltakshavers oppfattelse av mangelen, skal dette angis i referatet. Frist for utbedring av mangler det er enighet om. Tidspunkt for kontrollbefaring Referatet distribueres til deltakerne i befaringen. Tiltakshaver skal alltid ha tilsendt referat. Referatet skal utsendes senest 2 arbeidsdager etter befaringen Overtakelsesforretning Mangelliste fra ferdigbefaringen danner grunnlaget for overtakelsesforretningen. Før overtakelse skal det foreligge: Dokumentasjon for entreprenørens gjennomførte egenkontroll av arbeidene Igangsettingsprotokoller, innreguleringsprotokoller og øvrige måleprotokoller Brukstillatelse fra tilsynsmyndighetene Godkjennelse av VA- anlegg fra vann- og avløpsmyndighetene FDV- materiale. FDV- materialet skal være godkjent av tiltakshaver, evt. hans rådgivere Brannverndokumentasjon Opplæring av brukere skal være gjennomført Ved overtakelse skal det settes opp overtakelsesprotokoll. Overtakelsesprotokollen skal settes opp iht. NS 3434: Overtakelse av bygg og anlegg - Prosedyrer. Protokollen skal utarbeides i 2 eksemplarer. Begge eksemplarer underskrives av entreprenør og tiltakshavers representant. Partene beholder 1 eksemplar hver

12 12. Forvaltning, drift og vedlikehold 12.1 FDV- materiale Ved avslutning av byggearbeidene skal entreprenøren levere FDV- dokumentasjon for de arbeider som omfattes av hans kontrakt med tiltakshaver. FDV- dokumentasjonen skal leveres både på CD- ROM og som papirkopi i 3 eksemplarer. FDV- dokumentasjonen skal som minimum omfatte: For bygningsmessige arbeider: Adresseliste for samtlige entreprenører, evt. underentreprenører og leverandører som har vært involvert i byggearbeidene Produkt- og datablad samt brosjyrer, med fargekoder, for utstyr, materialer, overflatebelegg og bygningsdeler Vedlikeholdsanvisninger /-instrukser for overflater og bygningsdeler Branndokumentasjon HMS- sluttrapport Skjemategninger for evt. tilkopling av varmekabler til takrenner og nedløp. Ved andre entrepriser, hvor entreprenøren ikke har prosjekteringsansvar, skal entreprenøren fremlegge oppgave over hvilke avvik som er gjort i forhold til arbeidstegninger, slik at de prosjekterende rådgivere kan foreta oppretting av tegninger og beskrivelser til «som bygget dokumentasjon» Opplæring Opplæring av brukers driftspersonale skal foretas iht. kontrakt med entreprenør