Skoklefald omsorgsboliger og dag- /og aktivitetssenter. Konkurransegrunnlag. Totalentreprise

Transkript

1 Skoklefald omsorgsboliger og dag- /og aktivitetssenter Konkurransegrunnlag Totalentreprise PROKON AS 1

2 Innholdsfortegnelse 1 Prosjektet Prosjektets navn og nummer Prosjektets art og omfang Gjennomføringsmodell Oppdraget Omfang Organisasjon Prosjektorganisasjon i byggefasen Organisasjonsplan - Adresseliste Kommunikasjon Generelt Korrespondanse Referater, notater Protokoller Møter Byggherremøter Prosjekteringsmøter og fremdriftsmøter Særmøter Overtakelse og garanti Overtakelsesforretninger Garantibefaringer Økonomi Økonomirutiner Generelt... 8 PROKON AS 2

3 5.1.2 Endringer Fakturering Sluttoppgjør /sluttfakturering Arbeidstegninger Tegningsdistribusjon Tid Fremdriftsplan Kvalitetssikring Tegningsdistribusjon Tegningsdistribusjon Avviksbehandling Definisjon av avvik Registrering av avvik Rapportering og behandling PROKON AS 3

4 1 Prosjektet 1.1 Prosjektets navn Prosjektets navn: Skoklefald omsorgsboliger og dag-/ og aktivitetssenter 1.2 Prosjektets art og omfang Nesodden kommune ønsker å inngå en totalentreprisekontrakt om bygging av omsorgsboliger og dagog aktivitetssenter. Omsorgsboliger består av 8 stk leiligheter fordelt på to etasjer og med administrasjonsdel i første etasje. Dag- og aktivitetssenteret er fordelt på to etasjer. Det skal forberedes for en fremtidig 3.etasje. Brukerne har vært deltagende i kartlegging av behov og utforming av planløsninger. Prosjektet omfatter i tillegg adkomstvei, gang- og sykkelvei og infrastruktur. 1.3 Gjennomføringsmodell Prosjektet utføres som en totalentreprise basert på NS Byggherren har egen koordinator for prosjektering og koordinator for utførelse. Det opprettes en kontrakt med totalentreprenøren, som er hovedvern bedrift og ansvarlig for vernearbeidet. 2 Oppdraget 2.1 Omfang Byggherrens rådgivere har prosjektet til et viss stadium, og totalentreprenøren har overtatt prosjektet fra dette stadiet. Totalentreprenør er ansvarlig for detaljprosjektering og frem til ferdigstillelse bygg. Byggherrens rådgivere har under prosjekteringen påpekt risiki som videreføres for vurdering og gjennomgang til totalentreprenøren. Totalentreprenøren skal gjøre sikker jobb analyser på risikiaktiviteter. PROKON AS 4

5 3 Organisasjon 3.1 Prosjektorganisasjon i byggefasen Byggherre Nesodden kommune Prosjektansvarlig Prosjektleder Prokon AS Prosjektgruppe Prosjektleder og Byggherreombud Prokon AS Byggherrens rådgivere Totaltotalentreprenør Prosjekteringsteam Underentreprenører PROKON AS 5

6 3.2 Organisasjonsplan Byggherrens adresseliste Fagfelt/stilling Firma Navn Prosjektansvarlig og leder prosjektgruppe Prosjektleder Byggherreombud Prosjektgruppe leder Arkitekt RIB RIBr RIV RIE LARK RIVei Nesodden kommune Prokon AS Prokon AS A2 Arkitekter AS A2 Arkitekter as Kjell Jonassen Ole Sehested Ole Sehested Rannveig Skjeldal Rannveig Skjeldal Telefon/mob il Bjørn Nilsen Espen Lunde Rune Holsted E-post Knut Forsmo Helene von Hanno Bast Sørum Ola Jarl Nedrelid Kommunikasjon 4.1 Generelt Dette kapitlet inneholder rutiner for generell saksbehandling. Rutiner som vedrører andre kapitler som tid, kostnad og prosjektdokumentasjon, er beskrevet under de respektive kapitlene. 4.2 Korrespondanse All korrespondanse skal merkes med: Heading nr 1: Prosjektnavn og fagområde. Prosjektnavn er SODA. Heading nr 2: Hva saken gjelder. Det skal tydelig fremgå hva som forventes av mottakere. All korrespondanse sendes vedkommende sin E-post adresse All korrespondanse sendes med kopi til byggherreombud. PROKON AS 6

7 Distribusjon skal klart fremgå fra korrespondansen eller i egen distribusjonsliste. 4.3 Referater, notater Det skal skrives referat fra alle møter og befaringer. Den som innkaller har ansvaret for at referat blir utarbeidet og sendt ut senest fire dager etter at møtet/befaringen fant sted. 4.4 Protokoller Protokoll benyttes når det behandles saker eller tas beslutninger som må skriftlig bekreftes av partene eller møtedeltakerne, som f.eks: overtakelsesforretninger garantibefaringer 4.5 Møter Totalentreprenøren skal gjennomføre de møter som er nødvendige for gjennomføringen av prosjektet, herunder byggherremøter, prosjekteringsmøter, fremdriftsmøter, særmøter etc. Det skal føres referat fra alle møter. Byggherreombudet skal ha kopi av alle referater Byggherremøter Byggherreombudet innkaller til byggherremøter, og skriver referat fra møtene. Referatene skal ha faste temaer som omhandler oppfølging av gamle saker, økonomi med endrings- og avviksmeldinger, HMS og nye saker vedrørende prosjektering og produksjon. Møtene avholdes hver 2. uke Prosjekteringsmøter og fremdriftsmøter Totalentreprenør har prosjekteringsansvaret. Byggherreombud skal innkalles, og vil vurdere sin deltakelse. Byggherreombud skal ha referat fra prosjekteringsmøtene Særmøter Avholdes etter behov og referat skal føres av initiativtaker og distribueres til involverte og byggherreombud. 4.6 Overtakelse og garanti Overtakelsesforretninger Før overtakelse avholdes, skal totalentreprenøren foreta en grundig gjennomgang av arbeidene og sette opp en systematisk liste over registrerte feil og mangler. Totalentreprenøren skal minimum 2 uker før overtakelsesforretning avholdes, varsle byggherren ved byggeherreombud om at ferdigbefaring kan avholdes. Denne skal legges til grunn for utstedelse av ferdigattest eller midlertidig brukstillatelse. For eksakt påvisning av feil og mangler, skal det vises til postnumre i prosjektdokumentene, tegninger, romnumre osv. Før overtakelsesforretning skal forlangt dokumentasjon foreligge i form av: PROKON AS 7

8 grunnlagsopplysninger for FDV drifts- og vedlikeholdsinstrukser måleprotokoller komponentkontroller funksjonstester Protokollen opprettes i 2 eksemplarer og undertegnes av partene som beholder hvert sitt eksemplar Garantibefaringer Byggherreombudet sørger for at feil og mangler i garantiperioden blir registrert og nedtegnet, såfremt ikke feilene og manglene er av en slik art at de må utbedres omgående. Før garantibefaringen gjennomgår byggherreombud og totalentreprenør listene med prosjektansvarlig, og disse leveres til totalentreprenøren før garantibefaringen. På garantibefaringen skal siste reviderte liste over feil og mangler fra overtakelsesforretningen kontrolleres. Garantiprotokollen opprettes i 2 eksemplarer og undertegnes av partene som beholder hvert sitt eksemplar. Byggherreombud underretter byggherren når feil og mangler er utbedret og anbefaler garantien frigitt 5 Økonomi 5.1 Økonomirutiner Generelt Det er kun byggherreombudet som har myndighet til å godkjenne endringsarbeider (tillegg/fradrag) innenfor de rammer som er avtalt med prosjektansvarlig. Endringsarbeider skal bestilles skriftlig av byggherre ved byggherreombud Endringer Endringer til kontrakten utarbeides med utgangspunkt i standardskjema med tilbud eller krav som skal underbygges. Totalentreprenør eller byggherreombud som utarbeider endringen, merker endringen med fortløpende nummerering. Byggherreombudets underskrift iverksetter bestillingen. Igangsatte endringer uten bestilling vil ikke bli attestert og honorert Fakturering Faktura stiles til: Nesodden kommune v/ Kjell Jonassen Postboks 123 PROKON AS 8

9 1451 Nesoddtangen Men sendes for attestasjon til: Prokon AS v/ Ole Sehested Postboks Fredrikstad Fakturaene merkes som øvrig korrespondanse. Det sendes separate fakturaer for kontraktsarbeider, endringer og evt. prisstigninger på kontrakter. Fakturaene merkes med fakturatype og nummer. Rutine for behandling av fakturaer: Byggherreombud: datostempler og attesterer for mottakelse attesterer for at arbeidene er utført og sender anbefalt utbetaling til byggherre arkiverer kopi fører byggeregnskap Garantier, forsikringer og faktureringsplan skal være mottatt og akseptert av byggherreombud før utbetaling av fakturaer Sluttoppgjør /sluttfakturering Faktura for sluttoppgjør/sluttfaktura behandles i samsvar med NS Sluttfaktura skal ha adressat og forsendelse som vanlig faktura. Sluttfaktura settes opp av totalentreprenør og oversendes byggherreombud i samsvar med frister gitt i kontrakten. Byggherreombudet påfører fakturaen dato for overtakelse, og videresender til prosjektansvarlig. Betalingsfrist i henhold til gjeldende kontraktsbestemmelser. 6 Arbeidstegninger 6.1 Tegningsdistribusjon Totalentreprenøren har prosjekteringsansvar og benytter egne tegningshåndteringsrutiner. Tegningene skal leveres i formatene dwg og pdf. 7 Tid 7.1 Fremdriftsplan Fremdriftsplan for utførelse av byggearbeidene utarbeides av totalentreprenør. PROKON AS 9

10 Fremdriftsplanen skal være så detaljert at faktureringsplanen enkelt kan kontrolleres mot produksjonen. 8 Kvalitetssikring 8.1 Tegningsdistribusjon Totalentreprenør skal fremlegge en kvalitetskontrollplan. Totalentreprenøren skal utarbeide en beslutningsplan, der alle beslutninger som byggherren må ta, anmerkes med tekst og dato. Planen skal klart angi praktiske tiltak totalentreprenøren skal utføre under sitt arbeid for å dokumentere og kontrollere den kontraktsmessige kvaliteten. 8.2 Tegningsdistribusjon Totalentreprenøren plikter å kontrollere prosjektmaterialet fra tilbudsstadiet. Før arbeidene igangsettes skal en oversikt over feil, mangler og merknader som fremkom ved kontrollen oversendes byggherreombudet. Dersom en slik oversikt ikke oversendes innen angitt frist, regnes prosjektmaterialet som gjennomgått og akseptert av totalentreprenøren som underlag for videre prosjektering. 9 Avviksbehandling 9.1 Definisjon av avvik Ferdig utført arbeid som ikke er i samsvar med kontraktskrav/spesifikasjoner/tegninger 9.2 Registrering av avvik Alle avvik skal registreres på eget avviksmeldingsskjema. Avvikene registreres og nummereres fortløpende. 9.3 Rapportering og behandling Avviksmelding kan utarbeides av byggherreombudet eller totalentreprenører. Behandlingstiden for avviksmeldinger gjøres så kort som mulig. Avvik skal undertegnes av totalentreprenør/ byggherreombud, som skal ta stilling til avviket, vurdere konsekvenser, og skal foreslå korrigerende tiltak før oversendelse til byggherren. Avviket er ikke ferdigbehandlet før det foreligger en skriftlig godkjennelse fra prosjektansvarlig. Ved uenighet om konsekvenser/godkjennelser skal den videre saksgang anføres i avviksmeldingen. Avvikene registreres og nummereres fortløpende. PROKON AS 10