Prosjekt XXXXXX PA- BOK. Måned, åååå NB! Siste oppdaterte dokument finnes alltid i ProSmart - 1.1

Transkript

1 Mi Prosjekt XXXXXX PA- BOK Måned, åååå

2 INNHOLDSFORTEGNELSE VEDLEGG... 4 GENERELL DEL ORIENTERING PA-BOK ORIENTERING OM PROSJEKTET ORIENTERING OM KONTRAKTSINNDELING/ ENTREPRISER ADRESSELISTE ORGANISERING ORGANISASJONSKART BYGGHERRE BYGGHERRENS ADMINISTRASJON OG RÅDGIVERE Prosjektleder (PL) Brukere Byggeleder (BL)... 8 Rådgivere prosjektering ENTREPRENØRER FULLMAKTER ADMINISTRATIVE RUTINER ARKIVERING KORRESPONDANSE Korrespondanse Tegningsdistribusjon Beskjeder MØTER Møtetyper Side 2 av

3 4.3.2 Krav til møtereferater Prosjektmøter Særmøter FAKTURERINGSRUTINER FREMDRIFTSPLANER GENERELT HOVEDFREMDRIFTSPLAN PRODUKSJONSPLAN (SE HMS PLAN) AVVIKSBEHANDLING OG ENDRINGSMELDINGER PROSJEKTMELDING FRA ENTREPRENØR SAKSBEHANDLING AV ENDRINGSMELDINGER LOGGFØRING AV PROSJEKTMELDINGER OG ENDRINGSMELDINGER KVALITETSSIKRING KVALITETSPLAN KVALITETSKONTROLL HMS-PLAN PROGRAMMERINGSFASEN (PUNKTET TAS UT VED POTTPROSJEKTER) MØTER PROGRAMMERINGSMØTER SKISSE- OG FORPROSJEKTFASEN MØTER PROSJEKTOPPSTARTSMØTE PROSJEKTERINGSMØTER BRUKERMØTER RAPPORTERING RAPPORTERING FRA PROSJEKTERENDE FREMDRIFTSPLANER FOR PROSJEKTERINGSFASEN GJENNOMFØRINGSFASEN MØTER Side 3 av

4 1.1 FREMDRIFTSMØTER BYGGEMØTER OPPSTARTSMØTER MED ENTREPRENØRER OPPSTARTSMØTE MED SKOLEN FØR BYGGESTART RAPPORTERING RAPPORTERING FRA BYGGELEDER RAPPORTERING FRA ENTREPRENØRER FREMDRIFTSPLANER FOR GJENNOMFØRINGSFASEN AVSLUTNINGSFASEN OVERTAGELSE FERDIGMELDING OVERTAKELSESBEFARING OVERTAKELSESFORRETNING FORVALTNING, DRIFT OG VEDLIKEHOLD FDV-MATERIALE OPPLÆRING Vedlegg 1 Oppsett av avdragsfaktura 2 Prosjektmeldingsskjema 3 Endringsmeldingsskjema 4 Endringstilbud 5 Skjema for loggføring av prosjektmeldinger 6 Skjema for loggføring av endringsmeldinger 7 Protokoll for Overtagelsesforretning 8 Dokumentasjonsprotokoll vedrørende kontraktsarbeidet 9 Mangelliste Side 4 av

5 Mi GENERELL DEL 1 Orientering 1.1 PA-bok PA-bok er en forkortelse for prosjektadministrativ håndbok PA-boken omfatter de prosjektadministrative bestemmelser, rutiner, orienteringer etc. som trengs for en god gjennomføring av, og holde en forretningsmessig orden i prosjektet. Denne PA-boken er utarbeidet spesielt for.., og vil jevnlig være gjenstand for revisjoner under prosjektets gang. Alle impliserte parter forpliktes å følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser etc. i PAboken. 1.2 Orientering om prosjektet Fyll inn en kort beskrivelse av prosjektet tilsvarende den som skal ligge i siste styringsdokument, inkludert miljømål. 1.3 Orientering om kontraktsinndeling/ entrepriser Beskriv valgt kontraktsinndeling, inklusive underposter Jfr. Kontraktstrategi og kan hentes fra Styringsdokument

6 2 Adresseliste Byggherre Funksjon Navn / Adresse (post & besøk) / Saksbehandler Telefon Arb. / Mobil Telefax e-post Bruker Funksjon Navn / Adresse (post & besøk) / Saksbehandler Telefon Arb. / Mobil Telefax e-post Rådgiver Funksjon Navn / Adresse (post & besøk) / Saksbehandler Telefon Arb. / Mobil Telefax e-post P:\Oppdatering - Drift\Mottatt for innlegging\utbygging\ mal for PA-bok.dot Side 6 av 34

7 Entreprenører Funksjon Navn / Adresse (post & besøk) / Saksbehandler Telefon Telefax e-post 3 Organisering 3.1 Organisasjonskart Legg inn prosjektets organisasjonskart. Kartet skal tydelig vise ansvars-, kommunikasjonsog ordrelinjer. Alle funksjoner i prosjektet skal i det etterfølgende beskrives med roller og grensesnitt mot andre funksjoner. (Hent organisasjonskartet fra prosjektets styringsdokument). Roller og ansvar for oppfølging og rapportering ift miljømål/-krav skal beskrives. 3.2 Byggherre Byggherre er Undervisningsbygg Oslo Kommunale Foretak (UBF). 3.3 Byggherrens administrasjon og rådgivere Prosjektleder (PL) Prosjektleder er den administrative leder av prosjektet. Alle bestillinger skal skje ved skriftlig rekvisisjon, brev eller ved endringsmeldinger. Bestillingsfullmakt i prosjekteringstiden innehas kun av PL. Prosjektleder har overordet ansvar for oppfølging og rapportering på UBF s miljømål, eventuelle prosjektspesifikke miljømål samt myndighetskrav på ytre miljø. Prosjektleder skal utarbeide overordnet risikoanalyse på ytre miljø senest i skisserprosjektfasen. P:\Oppdatering - Drift\Mottatt for innlegging\utbygging\ mal for PA-bok.dot Side 7 av 34

8 Prosjektledelsen innehas av UBF ved prosjektleder Brukere.representerer brukerene i dette prosjektet og skal ivareta deres interesser i saken. Brukerene kan ikke påføre byggherren forpliktelser uten spesiell fullmakt til dette Byggeleder (BL) Byggeleder er byggherrens representant på byggeplassen. Byggeleder skal følge opp byggesaken både teknisk og økonomisk og være bindeleddet mellom byggherre og entreprenører. Byggeleder skal ha ansvar for oppfølging og rapportering på byggeplass av UBFs miljømål, eventuelle prosjektspesifikke miljømål samt myndighetskrav på ytre miljø. Oppfølging og rapportering på eventuelle tiltak knyttet til risikoanalyse på ytre miljø. Rådgivere prosjektering UBF har engasjert følgende rådgivende ingeniører som byggherrens rådgivere for prosjektering innen de ulike fagområder: Rådgiver Fag- /ansvarsområde Rådgiverene kan ikke påføre byggherren forpliktelser uten spesiell fullmakt til dette. Rådgivere med spesielt ansvar innen ytre miljø skal angis. 3.4 Entreprenører Ref. tidligere beskrevet kontraktsinndeling. Følgende er engasjert av UBF til å utføre arbeidene: Navn Ansvar P:\Oppdatering - Drift\Mottatt for innlegging\utbygging\ mal for PA-bok.dot Side 8 av 34

9 . 3.5 Fullmakter PL har fullmakt til å foreta tilleggsbestillinger på vegne av UBF innenfor en øvre beløpsgrense på kr ,- eks mva for hver bestilling, og innenfor 10% av kontraktssum. BL har fullmakt til å foreta tilleggsbestillinger på vegne av tiltakshaver innenfor en øvre beløpsgrense på kr ,- eks mva for hver bestilling, og innenfor 10% av kontraktssum. P:\Oppdatering - Drift\Mottatt for innlegging\utbygging\ mal for PA-bok.dot Side 9 av 34

10 4 Administrative rutiner 4.1 Arkivering Alle aktører skal etablere og opprettholde et arkiv som dokumenterer saksforløpet gjennom hele prosjektperioden. Arkivet skal omfatte all inn- og utgående korrespondanse, møtereferater, notater, fakturaer etc. Tegninger skal arkiveres i eget arkiv. Tegningsarkivet skal fortløpende ajourføres med de sist reviderte tegninger. Utgåtte tegninger skal merkes med "UTGÅTT, DATO " og skal arkiveres i eget arkiv 4.2 Korrespondanse Korrespondanse Korrespondanse påføres følgende overskrift: Prosjektnavn, prosjektnummer og anleggsnummer Fag Hva saken gjelder All korrespondanse til de respektive, sendes til vedkommendes forretningsadresse (ref. kap. 2; Adresse liste), hvis ikke annet er avtalt. Av hensyn til saksbehandling og arkivering bør et brev fortrinnsvis kun omhandle en sak. Det skal angis hvor gjenpart er sendt. Det skal sendes gjenpart/kopi til: UBF v/prosjektleder Byggeleder Prosjekteringsgruppeleder (PGL) (Hvis PG) Fagkonsulent Fagentreprenør Evt. andre Viktig korrespondanse som sendes med telefaks eller e-post, skal også sendes som vanlig post Tegningsdistribusjon PGL skal utarbeide en generell distribusjonsliste og en tegningsleveringsplan som angir hvem som skal ha hvilke type tegninger og dokumenter når. Hver tegning skal følges av en tegningsdistribusjonsliste, som angir: Tegning nr Revisjonsdato/-indeks for tegning Tegningsnav Adresser på mottakere Antall kopier som utsendes til den enkelte P:\Oppdatering - Drift\Mottatt for innlegging\utbygging\ mal for PA-bok.dot Side 10 av 34

11 Ved endring, en endringsmelding. Ved hver tegningsutsendelse skal det vedlegges en oppdatert tegningsliste. Ekstern kopiering og distribusjon skal skje via det kopieringsfirma som UBF har rammeavtale med Beskjeder Alle beskjeder til byggeplassen fra byggherre og rådgivere og evt. andre skal gå via byggeleder. Dersom dette enkelte ganger ikke er mulig, skal byggeleder informeres snarest evt. med tilsendt kopi. Tilsvarende skal alle henvendelser fra entreprenør gå gjennom byggeleder. 4.3 Møter Møtetyper Følgende møtetyper er aktuelle i prosjektet (stryk evt. det som ikke passer): Generelt Prosjektmøter Særmøter Programmeringsfasen Programmeringsmøter Skisse og Forprosjektfasen, Prosjektoppstartsmøte Prosjekteringsmøter (avholdes evt. også i gjennomføringsfasen) Brukermøter Gjennomføringsfasen Fremdriftsmøter Byggemøter Oppstartsmøter med entreprenører Oppstartsmøte med skolen før byggestart Møter skal fortrinnsvis avholdes etter en avtalt møteplan Krav til møtereferater Det skal skrives referat fra alle møter. Referatet skal angi konklusjoner vedrørende hvert punkt som behandles. Såfremt en sak ikke kan avklares i møtet, skal saken følges opp i etterfølgende møter av samme art, inntil saken er avklart og konklusjonen foreligger. Det skal foreligge en konklusjon før et punkt tas ut av referatet. Alle punkt/saker skal føres opp med ansvarlig og det skal oppgis tidsfrist. Møtereferater skal sendes ut senest 2 arbeidsdager etter at møtet er avholdt. P:\Oppdatering - Drift\Mottatt for innlegging\utbygging\ mal for PA-bok.dot Side 11 av 34

12 Møtereferater anses som godkjent såfremt kommentarer ikke har fremkommet senest syv dager etter mottak av referatet eller senest i det følgende møte av samme art, hvis neste møte er avtalt Prosjektmøter Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Referatet distribueres til Etter behov (ca.1 gang pr. måned) Skriftlig, fra PL Etter avtale PL BL PGL, Arkitekt og konsulenter etter spesiell innkallelse Ved totalentrepriser: TE PL PL I hovedsak: Organisasjonsspørsmål Kontrakter/kontraktsfortolkninger Program/programendringer Rapporter vedrørende prosjekterings- og byggearbeider Oppfølging av mål, myndighetskrav og risikoanalyse på ytre miljø Systemvalg Hovedmaterialer og materialer av representativ karakter Tilleggsarbeider Fremdrift Kostnadsstatus / budsjett Eventuelle andre saker Deltakerne Særmøter Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Referatet distribueres til Etter behov. I h.t. avtale med PL eller BL Avtales i hver enkelt tilfelle Avtales i hvert enkelt tilfelle Møteinnkaller Møteleder Saker som er årsak til særmøtet Deltakerne, tiltakshaver, PL, BL, PGL, evt andre som har behov for opplysningene i referatet. 4.4 Faktureringsrutiner Fakturaer skal adresseres og merkes i henhold til kontrakt. P:\Oppdatering - Drift\Mottatt for innlegging\utbygging\ mal for PA-bok.dot Side 12 av 34

13 Det skal sendes separate fakturaer for Kontraktsbeløp (Avdragsfaktura, sluttfaktura). Avdragsnota skal ikke betales før det foreligger sikkerhetsstillelse. Opparbeidet beløp skal i avdragsnotaer reduseres med 10 % inntil innestående beløp utgjør 5 % av den totale kontraktsummen. I totalentrepriser skal innestående alltid være 7,5 % av kontraktsummen. Avdragsnotaen skal kun omfatte kontraktsposter som er utført pr. dato for avdragsnota, med fradrag av tidligere fakturerte beløp. Avdragsnotaer skal ikke fremsendes oftere enn 1 gang pr. måned. Godkjente tilleggsarbeider. Fakturaer for tilleggsarbeider skal ha vedlagt bestilling med UBFs originalunderskrift (endringsmelding, rekvisisjon, timelister / materiallister). Godkjente endringsmeldinger og andre tilleggsbestillinger samles i samlefaktura som sendes ikke oftere enn 1 gang pr. måned. Prisstigning. (Stryk dette punkt dersom det ikke er aktuelt) Prisstigningsfakturaer skal ha vedlagt spesifisert beregning av prisstigningsbeløpet. Beregningen skal være basert på NS 3405, med mindre annet er avtalt i kontrakten. Fakturaer fra entreprenører skal sendes i henhold til kontrakt. Såfremt originalfakturaen skulle komme bort, skal det utstedes kreditnota og ny faktura. UBFs betalingsfrist er 30 dager etter mottak av korrekt faktura. For eksempel på oppsett av avdragsfaktura se PA Bokens vedlegg 1. 5 Fremdriftsplaner 5.1 Generelt Fremdriftsplaner skal utarbeides ved bruk av Edb-baserte fremdriftsplanleggingsprogrammer. Fremdriftsplaner skal vise varigheten av de enkelte aktiviteter, avhengigheter mellom de enkelte aktiviteter, samt kritisk linje. P:\Oppdatering - Drift\Mottatt for innlegging\utbygging\ mal for PA-bok.dot Side 13 av 34

14 5.2 Hovedfremdriftsplan Prosjektleder skal utarbeide en hovedfremdriftsplan for hele prosjektet. 5.3 Produksjonsplan (se HMS plan) 6 Avviksbehandling og endringsmeldinger 6.1 Prosjektmelding fra entreprenør Dersom en entreprenør avdekker et avvik eller varsler om et endringsarbeid, skal entreprenøren sende en prosjektmelding (pr. telefaks) til byggeleder med kopi til fagkonsulent(er) og prosjekteringsgruppeleder. Byggeleder skal avgi sine kommentarer på prosjektmeldingen. Skjema som skal benyttes ved prosjektmeldinger er vist i PA Bokens vedlegg Saksbehandling av endringsmeldinger Endringsmeldinger utsendes når UBF ønsker utført en endring, eventuelt etter forslag fra rådgivere eller etter godkjent krav fra entreprenør. Endringsmeldingen skal beskrive omfanget av endringen og angi årsak til endringen. Endringsmeldinger skal utsendes ved enhver endring, uansett om den har økonomiske / fremdriftsmessige konsekvenser eller ikke. Endringsmeldinger skal likeledes følge utsendelse av nye tegninger som ikke er inkludert i kontraktsgrunnlaget. Endringsmelding sendes til leverandør (entreprenør/rådgiver/byggeleder) for pristilbud. Endringsmeldingen skal ha vedlagt tegninger og beskrivelse som angir endringen. Pristilbudet skal spesifisere mengder / poster som utgår av kontrakten og mengder / poster som inngår i endringen. Dokumentasjon for tilbudsprisen, evt. som tilbud fra underentreprenør skal vedlegges tilbudet. Alle pristilbud vedr. endringer skal være komplette inkl. alle kostnader forbundet med arbeidet. Pristilbud for arbeider og leveranser som ikke er basert på kontraktens enhetspriser skal være basert på kontraktens prisnivå. Entreprenørens pristilbud på utsendt forespørsel sendes til den rådgiver som har utarbeidet forespørselen. Rådgiveren gir sin innstilling til BL. BL gir sin innstilling til PL. PL enten bestiller arbeidet hos entreprenør eller gir avslag på pristilbudet, etter BL's innstilling Godkjente endringer skal innarbeides i prosjektmaterialet. P:\Oppdatering - Drift\Mottatt for innlegging\utbygging\ mal for PA-bok.dot Side 14 av 34

15 Skjema for endringsmelding og spesifisert endringstilbud, som skal benyttes i prosjektet er vist i hhv. PA Bokens vedlegg 3 og 4. Ved endring for PG og BL skal endringsmelding benyttes. 6.3 Loggføring av prosjektmeldinger og endringsmeldinger BL skal føre logg over prosjektmeldinger og endringer samt status på disse. Loggføringen av prosjektmeldinger skal vise dato når meldingen er sendt, hva saken omhandler samt kommentar fra byggeleder. Videre skal prosjektmeldingsloggen angi om prosjektmeldingen er omsatt til en endringsmelding, dato for dette og hvem som er ansvarlig for videre oppfølging. Videre er det vist er skjema som skal benyttes ved loggføring av prosjektmeldinger. Skjema for loggføring av prosjektmeldinger Nr. Dato sak Kommentar Evt. Endringsmelding Dato Ansv. Skjema ligger i PA Bokens vedlegg 5 Loggføringen av endringsmeldinger skal vise hva endringen består i, dato for utsendelse og antatt kostnad. Videre skal endringsloggen vise datoer for når de enkelte rådgivere osv. har behandlet endringsmeldingene samt fakturabeløp og dato for fakturert. Videre er det vist er skjema som skal benyttes ved loggføring av endringsmeldinger. Skjema for loggføring av endringsmeldinger Nr. Tekst Utsendt dato Kostnads anslag Tilbud Anbefalt dato Faktura OK Kr. Dato Ark./rådg. BL PL Sum Dato Skjema ligger i PA Bokens vedlegg 6 7 Kvalitetssikring 7.1 Kvalitetsplan Rådgivere og entreprenører skal fremlegge en kvalitetsplan for prosjektleder, for godkjennelse før arbeidet påbegynnes. Senere revisjoner skal godkjennes tilsvarende. Kvalitetsplanen skal bl.a. omfatte: Organisasjonsplan for prosjektet. P:\Oppdatering - Drift\Mottatt for innlegging\utbygging\ mal for PA-bok.dot Side 15 av 34

16 Kontrollplan som fastlegger de kontrolltiltak som vil være nødvendige for å dokumentere at arbeidene er utført i henhold til kontrakt. Grensesnitt tabell/matrise System for registrering av kontrollresultatene Plan for registrering, rapportering og behandling av avvik Rådgivere og entreprenører skal følge avtalte rutiner for kvalitetssikring av arbeidene. Kvalitetsplanen skal alltid inneholde plan på oppfølging og rapportering på UBF s miljømål, eventuelle prosjektspesifikke miljømål, risikoanalyse på ytre miljø samt myndighetskrav på ytre miljø. Dokumentasjon for gjennomført egenkontroll skal fremlegges løpende, og senest ved UBFs overtakelse av arbeidene. 7.2 Kvalitetskontroll Kvalitetskontrollen skal i hovedsak være basert på dokumentert egenkontroll. For prosjekteringsarbeider omfatter denne egenkontroll også tverrfaglige kontroller. UBF forbeholder seg retten til å få utført en uavhengig 3.-parts kontroll av alle arbeider. UBF vil da med egne representanter føre kontroll med bl.a.: At kontraktene overholdes Fremdrift i forhold til avtalt tidsplan Kvalitet av utførte arbeider Måling av regulerbare poster Gjennomføring av kvalitetssikring og kvalitetskontroll Gjennomføring av bestemmelser vedrørende HMS og miljømål Fakturering Rådgivere og entreprenører skal være UBF behjelpelig ved utførelse av disse kontroller. UBFs kontrolltiltak fritar ikke rådgivere eller entreprenører for det fulle ansvar for riktigheten av det leverte produkt. 8 HMS-plan Avhengig av størrelse og kompleksitet på prosjektet velges nivå på HMS-plan, jf. prosedyre i Prosmart for HMS for gjennomføring av byggeprosjekt. Rutiner iht til gjeldene HMS plan skal følges. P:\Oppdatering - Drift\Mottatt for innlegging\utbygging\ mal for PA-bok.dot Side 16 av 34

17 9. Oppfølging og rapportering på ytre miljø I alle prosjekter skal UBF s miljømål, eventuelle prosjektspesifikke miljømål samt myndighetskrav på miljø følges opp og rapporteres (i månedsrapport), jf. prosedyre for gjennomføring av detaljprosjektering og prosedyre for bygging. I prosjekteringsfasen skal PGL (der det er PG) følge opp miljømål/-krav og risikoanalyse på ytre miljø, og rapportere dette til PL. I byggefasen skal BL sørge for tilsvarende oppfølging og rapportering til PL. Oppfølgings- og rapporteringsansvaret i prosjekteringsfasen kan, etter avtale med PL, overføres til KP. P:\Oppdatering - Drift\Mottatt for innlegging\utbygging\ mal for PA-bok.dot Side 17 av 34

18 Mi PROGRAMMERINGSFASEN (Punktet tas ut ved pottprosjekter) 1 Møter 1.1 Programmeringsmøter Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Referatet distribueres til Hver 14. dag I h.t. avtale i foregående møte, evt. skriftlig fra PL UBFs kontor, eventuelt brukers kontor PL Progammeringsarkitekt Brukerrepresentanter Osloskolens hovedverneombud Evt. PgL PL PL Reguleringsforhold Romprogram Spesielle ønsker / behov fra skoleetaten eller brukere Miljømål Entrepriseoppdeling Eventuell bruk av skolen i byggeperioden Hovedtidsplaner Deltakerne

19 SKISSE- OG FORPROSJEKTFASEN 1 Møter 1.1 Prosjektoppstartsmøte Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Oppstart av programmerings- og prosjekteringsfasen Prosjektleder Avtales særskilt Alle som har informasjon å gi og alle prosjektmedarbeidere Prosjektleder Prosjektleder Hovedhensikten er overlevering av informasjon fra en fase til neste. Saker som bør behandles er: Redegjørelse for prosjektet Hva omfattes av prosjektet Skoleetatens plass i organisasjonen (Oslo kommune) Man må kort redegjøre for hvilke fullmakter prosjektleder har og hvilke fullmakter skoleetaten har i forhold til oppdragsiver som er politikerne. Det er spesielt viktig at prosjekteringsgruppen forstår dette, slik at det avsettes tilstrekkelig tid til beslutninger. Redegjørelse for hvem som er brukere av det ferdige prosjektet Hvem er brukerne av den ferdige skolen og hvordan vil de bli tatt med på råd i prosjektet. Status i prosjektet Hva er gjort til nå av hvem Hvilke beslutninger er allerede tatt Redegjørelse av spesielle forhold i prosjektet man må ta hensyn til videre Redegjørelse av miljømål (UBF`s miljømål samt eventuelle prosjektspesifikke miljømål) og eventuelle tiltak knyttet til risikoanalyse på ytre miljø. Fremleggelse av fremdriftsplaner Hovedfremdriftsplan Redegjørelse for de beslutninger som skal tas i prosjektet av ulike deltagere og konsekvensene ved at disse beslutningene ikke tas Avklaringer av forventinger i prosjektet (Hensikten med dette punktet er å sørge for at brukerne skal ha realistiske forventninger til prosjektet) Redegjørelse for økonomien og omfanget av arbeidene, og de forventninger brukerne kan ha til det ferdige prosjekt Redegjørelse fra brukerne om de forventninger de har til prosjektet Avklaring av roller og stillingsinstrukser Presentasjon av organisasjonskart Avklaring av rollene de enkelte skal ivareta og grensesnittet mellom rollene Avklaring av ordrelinjer Utarbeidelse av møtestruktur og møteplaner Gjennomgang av typer av møter videre i prosjektet og hvem som deltar på de enkelte møtene (Se også kvalitetssikringsmanualens prosedyre 1.3 om samarbeid med hovedverneombudet, og prosjekteringsanvisningen) P:\Oppdatering - Drift\Mottatt for innlegging\utbygging\ mal for PA-bok.dot Side 19 av 34

20 Til slutt må man utarbeide en møteplan Et viktig punkt på seminaret er det sosiale aspektet. Seminaret bør derfor organiseres over to dager på et sosialt sted. Hvis behovet for eksempel bare er på 4 timer bør oppstartsseminaret starte om ettermiddagen dag en og avsluttes på formiddagen dag to. Referatet distribueres til Alle deltagere 1.2 Prosjekteringsmøter Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Referatet distribueres til Hver 14.dag I h.t. avtale i foregående møte, evt. skriftlig fra PgL Prosjekteringsgruppens kontor PL PgL Arkitekt Konsulenter PgL PgL Fremdrift prosjektering Prosjektøkonomi i forhold til vedtatte rammer Fremlegge, formulere og løse problemer i forbindelse med prosjekteringen Prosjektere/angi hvordan miljømål/-krav samt tiltak knyttet til risikoanalyse på ytre miljø for prosjektet ivaretas og implementeres. Avtale videre arbeider Diskutere og besvare henvendelser av allmenn interesse for prosjekteringen. Registrere beskjeder etc., internt og eksternt Deltakerne, brukere P:\Oppdatering - Drift\Mottatt for innlegging\utbygging\ mal for PA-bok.dot Side 20 av 34

21 1.3 Brukermøter Brukermøter bør avholdes rett før prosjekteringsmøter for å avklare forhold som kan være relevante i prosjekteringsmøtene. Brukerne deltar normalt ikke i prosjekteringsmøtene. Tidspunkt for første brukermøte avtales med Hovedverneombudet (HVO), slik at HVO gis mulighet for å delta på brukermøter. Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Referatet distribueres til I programmerings- og prosjekteringsfasen: 1 gang hver 14.dag For øvrig: Etter behov Skriftlig, fra PL UBFs kontor evt. skolen PL PgL En representant fra Driftsstyret (normalt rektor) Brukerrepresentanter Osloskolens hovedverneombud Arkitekt og konsulenter etter spesiell innkallelse. PL PL Byggeprogram Planer Fremdriftsrapportering Brukeres eventuelle spesielle behov vedr. romplaner, materialvalg etc. Miljømål (spesielt relevant for skoler med eget miljøarbeid; for eksempel miljøfyrtårn og lignende) Deltakerne P:\Oppdatering - Drift\Mottatt for innlegging\utbygging\ mal for PA-bok.dot Side 21 av 34

22 2 Rapportering 2.1 Rapportering fra prosjekterende Rapporteringsintervall Utarbeides av Rapportinnhold Hver 14. dag Prosjekteringsgruppeleder (i prosjekteringsgruppeavtaler) evt. prosjekterende 1. Status i prosjekteringsarbeidet, med angivelse av eventuelle avvik fra avtalt fremdriftsplan angivelse av status for tegningsleveranseplan som skal angi nummer, navn og revisjonsindeks for hver enkelt tegning, ferdigstillelsesgrad (%) og når tegningen vil bli levert. 2. Påløpte kostnader / timer, med angivelse av forventet restforbruk 3. Status i bemanning 4. Oversikt over endringer, med angivelse av årsak til endringene 5. Avvik og kvalitetssikring, med angivelse av avvik fra byggeprogram, avviksmeldinger samt gjennomført og planlagt kvalitetssikring og kontroll 6. HMS-forhold i forhold til Byggherreforskriftens bestemmelser 7. Oppfølging av UBF`s miljømål, eventuelle prosjektspesifikke miljømål, risikoanalyse på ytre miljø og myndighetskrav på ytre miljø, jf. kvalitetsplanen. 8. Forhold til myndigheter 9. Informasjon vedr. avholdte møter, nødvendige beslutninger som mangler samt korrespondanse som krever svar. Vedlegg til rapport Rapport distribueres til Fremdriftsplan med aktuell fremdriftsfront angitt Tegningsleveranseplan Endringslogg Avvikslogg Beslutningsplan Prosjektleder P:\Oppdatering - Drift\Mottatt for innlegging\utbygging\ mal for PA-bok.dot Side 22 av 34

23 3 Fremdriftsplaner for prosjekteringsfasen Det skal utarbeides en spesifisert fremdriftsplan som dekker aktiviteter i hver fase i prosjekteringsarbeidet. Fremdriftsplaner utarbeides av PgL, i samråd med de engasjerte rådgivere. I fremdriftsplanen skal det etter avslutning av hver fase i prosjekteringsarbeidet avsettes tid for UBFs gjennomgang og kontroll av prosjektmaterialet, og eventuelle godkjenninger (arbeidsmiljøutvalget med mer) Fremdriftsplanen skal være tilpasset prosjektets hovedfremdriftsplan Tegningsleveranseplan skal inkorporeres i fremdriftsplanen. Tegningsleveranseplanen skal tilpasses fremdriftsplanen for gjennomføringsfasen, og skal foreligge før kontrahering av entreprenører. Samtlige rådgivere forpliktes til å overholde den fastlagte tegningsleveranseplanen. Endelig plan utarbeides i samråd med PL, og godkjent fremdriftsplan eller tegningsleveranseplan kan ikke endres uten etter samtykke fra PL. GJENNOMFØRINGSFASEN 1 Møter 1.1 Fremdriftsmøter Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Referatet distribueres til Hver uke, mellom byggemøter og før byggemøtet. I h.t. avtale i foregående møte, evt. administrerende entreprenør alt. BL Byggeplassen Entreprenører BL Administrerende entreprenør alt. BL Møteleder Status for fremdrift av de enkelte arbeider Fremdriftsfront i forhold til gjeldende fremdriftsplan Rapportering av avvik Tiltak for korrigering av eventuelle avvik Koordineringssaker Deltakerne, PL, PgL, evt andre som har behov for opplysningene i referatet. P:\Oppdatering - Drift\Mottatt for innlegging\utbygging\ mal for PA-bok.dot Side 23 av 34

24 1.2 Byggemøter Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Hver 14.dag I h.t. avtale i foregående møte, evt. skriftlig fra BL Byggeplassen BL PL PgL Arkitekt Konsulenter Entreprenører Representant fra skolen hvis skolen er i drift BL BL Fremdrift Fast siste punkt: Fremdriftsendringer i forhold til HMS Er det endringer i fremdriften/faseforskyvninger eller er det bestilt endringsarbeider som medfører at arbeidsoperasjoner som var forutsatt utført hver for seg utføres samtidig: Nei Bemanning Riggforhold Ja, følgende arbeider vil foregå samtidig og det utføres Risikoanalyse (SJA): HMS Fast første punkt: HMS plan HMS - PLAN datert..., Rev. nr... er gjeldende for prosjektet. Faste underpunkter: Samordning ihht. AML 15, (HMS plan, pkt. 8.2): Har samtlige firmaer og ansatte på byggeplassen gjennomgått opplæring ihht. siste rev. av HMS planen og undertegnet Samordningsavtalen : Ja Nei, opplæring og undertegning vil bli gitt den... for følgende firmaer/personer: Samordningsavtale datert...er arkivert under pkt. 8.2 i HMS plan. Produksjonsplan, (HMS plan pkt. 4.2) Det er /er ikke gjort endringer i fremdriften/faseforskyvninger eller det er bestilt endringsarbeider som medfører at det skal utføres Risikoanalyse (SJA) for følgende arbeidsoperasjoner: Risikoanalyser (SJA) er arkivert under pkt. 4.2 og prosedyrer/sjekklister er arkivert under 6.1/6.2 i HMS plan. P:\Oppdatering - Drift\Mottatt for innlegging\utbygging\ mal for PA-bok.dot Side 24 av 34

25 Ukesaktivitetsplan, (HMS plan pkt. 4.3) Ukesaktivitetsplan datert...er gjennomgått med bruker og er arkiver under pkt. 4.3 i HMS plan. Vernerunder, (HMSplan pkt. 7.1) Vernerunder gås hver... og vernerundeprotokoll datert...er arkivert under pkt. 7.1 i HMS plan HMSrapport fra KP/KU/HB, (HMS plan pkt. 7.5) HMS rapport fra KP/KU/HB, HMS datert...er gjennomgått og arkivert under pkt. 7.5 i HMS plan. Fast siste punkt: Revisjon av HMS plan Er det forhold som fremkommer i møtet som medfører at det er behov for revisjon av HMS planen?: Nei Ja, og revisjonen vil være utført den... Opplæring og undertegning av Samordningsavtalen den... Miljø Oppfølging av: o Undervisningsbyggs miljømål o Prosjektspesifikke miljømål iht SD2 o Myndighetskrav på ytre miljø o Risikoanalyse på ytre milø Jfr. Sjekkliste for byggeprosessen Andres arbeider som har betydning for entreprenørenes arbeider Tegninger / beskrivelser Meldinger fra entreprenører Bygningsmessige arbeider VVS-arbeider Elektro-arbeider Andre installasjoner Endringsarbeider Fast siste punkt: Skjema for loggføring av endringsmeldinger Loggføringen av endringsmeldinger skal vise hva endringen består i, dato for utsendelse og antatt kostnad. Videre skal endringsloggen vise datoer for når de enkelte rådgivere osv. har behandlet endringsmeldingene samt fakturabeløp og dato for fakturert. Vedlagt til byggemøtereferatet følger ajourført logg datert... Andre saker som ikke naturlig behandles under ovenstående punkter. Husk at det skal angis hvem som har ansvar og frist for P:\Oppdatering - Drift\Mottatt for innlegging\utbygging\ mal for PA-bok.dot Side 25 av 34