System for oppfølging av driftskontrakter - SOPP Versjon 5

Transkript

1

2

3 System for oppfølging av driftskontrakter - SOPP Versjon 5 V D r a p p o r t Vegdirektoratet Nr.35 Vegdirektoratet Veg- og transportavdelingen Byggherreseksjonen September 2011

4 VD rapport VD report Tittel System for oppfølging av driftskontrakter - SOPP Versjon 5 Undertittel Title Subtitle Forfatter Jon Berg Author Avdeling Veg- og transportavdelingen Seksjon Byggherreseksjonen Prosjektnummer Department Roads and Transport Division Section Project number Rapportnummer Report number Nr. 35 No. 35 Prosjektleder Jon Berg Godkjent av Lars Erik Hauer Emneord Project manager Approved by Key words Sammendrag Summary Antall sider 38 Pages 38 Dato September 2011 Date

5 Forord Rapporten beskriver det system Statens vegvesen skal bruke for å følge opp driftskontrakter og drifts- og vedlikeholdskontrakter med funksjonsansvar (i denne rapporten brukes betegnelsen driftskontrakter for alle). Systemet skal sikre at leveransen er i henhold til bestillingen. Kontroller foretas dels som planlagte stikkprøvekontroller av levert resultat på veg og dels som egendefinerte kontroller ut fra behov. Byggherren skal med tilstrekkelig sikkerhet vite at bestilt arbeid og eller funksjon, er levert før betaling skjer. Opplegget skal brukes i hele landet ved oppfølging av driftskontrakter. Omfanget av planlagte stikkprøvekontroller kan justeres i løpet av året for den enkelte kontrakt innenfor de rammer rapporten beskriver. Det skal lages plan for ressursbruk som viser omfanget av stikkprøvekontrollvirksomheten. Regionene rapporterer tidsbruk, kontroller, mangler, trekk og sanksjoner sammen med annen rapportering til Vegdirektoratet. Kontrollplan med antall dagsverk og antall stikkprøvekontroller for året skal lages før årets begynnelse. For at resultatene skal være sammenlignbare, er det nødvendig at de rutinene som er beskrevet i denne rapporten følges av alle. Det er behov for å kunne dokumentere for overordnet myndighet, Samferdselsdepartementet og fylkeskommunene at kontraktene blir kontrollert og at leveransen er i henhold til kontrakt og at det sanksjoneres når det er riktig. Stikkprøvekontroller for de nærmeste uker planlegges i ELRAPP. Innhenting av kontrolldata, gjennomføring og rapportering skjer i ELRAPP-kontroll. Nærmere om bruk av ELRAPP og ELRAPP-kontroll finnes i egen brukerveiledning for ELRAPP. Resultatene fra byggherrens kontroller behandles i henhold til Instruks for håndtering av mangler og evt. sanksjoner for driftskontrakter, vedlegg 6 i denne rapporten. Versjon 5 av SOPP rapporten finnes på Vegveven / veg / drift- og vedlikeholdskontrakter / SOPP / dokumenter Versjon 5 av SOPP-rapporten er utarbeidet av følgende gruppe: Jon Berg Jon Dahlen Bjørn Kroken Inge Martin Haugen Kjetil Nergaard Johann Njaastad Torgeir Strand Anne Lise Hovin Lars-Petter Brun Statens vegvesen Vegdirektoratet - leder Statens vegvesen Vegdirektoratet Statens vegvesen Vegdirektoratet Region øst Region sør Region vest Region vest Region midt Region nord Vegdirektoratet, september 2011 Veg- og transportavdelingen SOPP versjon 5 Veg- og transportavdelingen Side 1

6 SOPP versjon 5 Veg- og transportavdelingen Side 2

7 Innhold FORORD... 1 DEFINISJONER MÅL OG PRINSIPPER OPPFØLGING AV KONTRAKTEN GENERELT BYGGHERRENS KONTROLLPLAN AKTUELL ÅRSTID FOR STIKKPRØVEKONTROLL AV DE ULIKE PROSESSER ANBEFALT FREKVENS FOR STIKKPRØVEKONTROLLER PLANLEGGING AV STIKKPRØVEKONTROLLER I ELRAPP UKEPLAN FOR STIKKPRØVEKONTROLLER I ELRAPP KONTROLL PÅ VEG BRUK AV ELRAPP-KONTROLL TIL KONTROLL AV DRIFTSKONTRAKTER VURDERING AV AVVIK OG MANGLER FRIKSJONSMÅLINGER Retardasjonsmålere Kontinuerlige målere BEHANDLING AV KONTROLLRESULTAT DOKUMENTASJON AV KONTROLLVIRKSOMHETEN OPPFØLGING AV ADMINISTRATIVE KRAV RESSURSBRUK. REGISTRERING AV TID BRUKT TIL KONTROLL ORGANISERING RAPPORTERING TERTIALRAPPORTERING MERKNADER TIL VEDLEGGENE VEDLEGG 1 STIKKPRØVEKONTROLLFREKVENS VEDLEGG 2 KONTROLLPLAN FOR OPPFØLGING VEDLEGG 3 KONTROLLRAPPORT FOR DRIFTSKONTRAKTER VEDLEGG 4 SAMMENDRAG AV KONTROLLER I EN REGION VEDLEGG 5 RAPPORT TIL SAMFERDSELSDEPARTEMENTET VEDLEGG 6 INSTRUKS FOR HÅNDTERING AV MANGLER OG EVT. SANKSJONER FOR DRIFTSKONTRAKTER SOPP versjon 5 Veg- og transportavdelingen Side 3

8 REVISJONER Dato Revisjon Februar Versjon 2B. Justert etter regionale kurs og ny kontraktsmal for 2005 kontrakter 2005 Kap. 1 nytt pkt. 2 og 4 Kap. 3.1 og ny tekst, oppfølging av kvalitetssystem, henvisning til HB 151 Kap bedre klargjøring av hvilke data som skal føres i samleskjemaene Kap bedre klargjøring av kontrollstrekning og avvik Kap ny tekst om byggherrens friksjonsmålinger Kap klargjøring; avvik oppstår når tiltakstiden har gått ut Kap. 3.2 tatt ut, krav til entreprenøren står i kontraktene Juni 2006 Fjernet kapittelet om Systemoppbygging Foretatt presiseringer der brukerne har meldt behov Alle kontroller skal medregnes, dvs. også de som ikke er en del av de planlagte Entydig definisjon av kontrollstrekning Kun bruke godkjent og avvik på kontrollskjema 4b Nytt kapittel om NA-rundskriv 2005/18 Krav til kontroll av drifts- og vedlikeholdskontrakter med funksjonsansvar Januar 2009 Oppdatering i påvente av full innføring av ELRAPP. Samkjøring av SOPP-rapporten mot NA Rundskriv 2005/18 Krav til kontroll av drifts- og vedlikeholdskontrakter med funksjonsansvar. Denne rapporten erstatter dette rundskrivet. Presisering av behandling av avvik og mangler. Grunnlag for rapportering til overordnet September 2011 myndighet. Definerer regimet for tidspunkt for varsling av avvik/mangler. Oppdatering til samsvar med bruk av ELRAPP, regionsreform og SVV Definisjoner og bedre beskrivelser av kontroll, kontrollrute, planlegging av stikkprøvekontroller og beregning av plantall. Tertialrapportering og registrering av tidsbruk i Timeregistrering. Oppdatert sanksjonsinstruks. SOPP versjon 5 Veg- og transportavdelingen Side 4

9 Definisjoner Stikkprøvekontroll Stikkprøvekontrollene er planlagte kontroller Egendefinert kontroll Øvrige kontroller Telling av kontroller Dersom det samtidig kontrolleres fire prosesser, så regnes dette som fire kontroller og ikke som én. Ny veg, nytt vegnummer og/eller ny/annen vegtype er ny kontroll. Kontroll av 4 prosesser på 3 veger blir 12 kontroller. Det er mulig å kontrollere kjøreveg og langsliggende g/s-veg samtidig, det regnes da som 2 kontroller. Plantall Planlagt omfang av stikkprøvekontroll i henhold til kap 2.2 og vedlegg 1. Kontrollrute En kontrollrute omfatter del av veg, en veg eller flere veger som det er naturlig å kontrollere på en kjøretur. Avvik Avvik er tilstand/situasjon som ikke er i samsvar med gjeldende standard og kravspesifikasjon i kontrakten. Begrepet inkluderer også situasjoner der det er gitt rom for tiltakstid. For eksempel vil et synlig skjevt skilt være et avvik også før det har gått en måned. Begrepet kan også inkludere avvik fra standard som ligger utenfor det entreprenøren har ansvar for å utbedre. Mangel Det foreligger mangel dersom kontraktsarbeidet ikke er i den stand byggherren har krav på etter kontrakten, og dette skyldes forhold entreprenøren svarer for. SOPP versjon 5 Veg- og transportavdelingen Side 5

10 1 Mål og prinsipper Kontroll av systemer og leveranser er en forutsetning for å kunne foreta utbetaling til entreprenøren. Byggherren skal gjennomføre kontroller for å: følge opp alle kontrakter. sikre at entreprenøren har gode systemer for planlegging, gjennomføring og oppfølging av kontrakten. sikre at byggherren får det han har bestilt og betaler for. danne grunnlag for rapportering. System for oppfølging av driftskontrakter skal sikre at kontraktens krav overholdes, og derved sikre at entreprenørens leverte produkt er i henhold til kontrakt. Systemet skal bidra til kostnadseffektiv oppfølging, vise utvikling over tid og gjøre det mulig å sammenligne kontrakter, fylkesavdelinger og regioner. For å få dette til må det være felles rutiner for kontroll og rapportering. Et viktig virkemiddel er å kontrollere at entreprenørens kvalitetssystem fungerer tilfredsstillende. Fra høsten 2008 har det vært krav om at entreprenøren skal ha et system som etterfølger prinsippene i NS-EN ISO 9001:2008 standarden. Kravene står i Spesielle Kontraktsbestemmelser. Oppfølgingen skjer i henhold til kravene i kontrakten, som bygger på Standard for drift og vedlikehold for riksveger, og tilsvarende standarder for fylkesveger med lokale tilpasninger. Følgende hovedprinsipper legges til grunn for oppfølgingen: 1. Entreprenøren skal dokumentere resultat/tilstand på vegen: Entreprenøren utarbeider og setter i verk system for å framskaffe, levere og oppbevare dokumentasjonen. Alle mangler skal rapporteres til byggherren. Entreprenøren skal også ha en rutine for håndtering av mangler. 2. Byggherren kontrollerer resultat/tilstand på vegen med ELRAPP-kontroll: Oppfølgingen gjennomføres som stikkprøvekontroller og egendefinerte kontroller Stikkprøvekontroller utføres som strekningsvise kontroller, normalt på faste kontrollruter. Alle farlige avvik (inkl. mangler) som observeres, eller som man får melding om, skal meldes til entreprenøren straks, med angivelse av prosess og nøyaktig beliggenhet for hvert enkelt avvik. Andre avvik meldes ikke før eventuell tiltakstid er gått ut. 3. Ved mangler skal entreprenøren gjennomgå sitt kvalitetssystem/kvalitetsplan, og gjøre forbedringer for å forebygge gjentagelser i henhold til kontraktens bestemmelser. 4. Byggherren skal håndtere mangler i henhold til Instruks for håndtering av mangler og evt. sanksjoner for driftskontrakter SOPP versjon 5 Veg- og transportavdelingen Side 6

11 2 Oppfølging av kontrakten 2.1 Generelt Byggherren skal før oppstart av kontrakten utarbeide planer i henhold til krav i HB 151. SOPP-rapporten beskriver planlegging og gjennomføring av kontroller og behandling av kontrollresultat. Oppfølging av mangler skal skje i henhold til Instruks for håndtering av mangler og evt. sanksjoner for driftskontrakter vedlegg 6. Byggherren skal gjennomgå entreprenørens planer og prosedyrer, og gi sine kommentarer til innholdet. Byggherrens gjennomgang av planer og prosedyrer, reduserer ikke entreprenørens ansvar for resultatet ved gjennomføringen av kontraktsarbeidet, men det er viktig at byggherren bidrar med de innspill man har. Byggherren må sjekke underveis at entreprenøren etterlever og gjennomfører kvalitetssystemet slik det er beskrevet i kontrakten. En slik gjennomgang kan skje ved leverandørrevisjon utført av SVV-personell. Det er også viktig at stedlig byggherre setter seg inn i hva entreprenøren forplikter seg til ved å inneha et kvalitetssystem i henhold til ISO 9001:2008. Særlig bør man se på: kommunikasjon innad i firma og mot underentreprenør. dokumentasjon på at organisasjonen bestemmer og skaffer til veie nødvendige ressurser for å innfri kontraktsforpliktelsene. at internt revisjonsprogram foreligger og at avvikssystemet er aktivt. at ledelsen i firmaet tar tak i gjentagende mangler. Byggherren må sammenligne sine registrerte avvik med de avvikene entreprenøren har registrert. Dersom avvik oppdages ved entreprenørens system, må entreprenøren redegjøre for hva som skal gjøres for å forbedre systemet. Oppdager byggherren avvik som er i ferd med å utvikle seg til mangel på en kontrollrute, er det grunn til å anta at det finnes tilsvarende i resten av kontraktsområdet. Derfor er det viktig at entreprenørens kvalitetssystem er i funksjon i hele kontraktsområdet, slik at mangler kan korrigeres og forebygges. Byggherren må kontrollere entreprenørens egenkontroll ved å sjekke rapportene som sendes hver 14. dag. Det er viktig at statistikk fra kontrollene og tertialrapportene gir et så riktig bilde av kontrollvirksomheten som mulig. Derfor er det viktig at alle gjør dette så likt som mulig og at alle følger de beskrivelsene som står i SOPP versjon 5. I versjon 5 er det lagt vekt på bedre å klargjøre hvordan planlegging og gjennomføring skal skje for å få mest mulig enhetlig bruk og sammenlignbar statikk. 2.2 Byggherrens kontrollplan. I henhold til håndbok 151 kapittel skal alle prosjekter ha en kontrollplan. Før årets begynnelse skal det lages en plan for hvor mye tid som skal brukes til stikkprøvekontroll og hvor mange stikkprøvekontroller som skal gjennomføres. Plantallene endres ikke i løpet av året. Plantallene danner grunnlag for tertialrapportering i løpet av året. SOPP versjon 5 Veg- og transportavdelingen Side 7

12 Utgangspunkt for omfanget av stikkprøvekontrollvirksomhet er ca. 60 dagsverk pr. år for en gjennomsnittskontrakt. Ved planlegging av behov for stikkprøvekontroll i en kontrakt skal det tas hensyn til de lokale forhold. Forholdene i hver kontrakt varierer mye, veglengde, trafikkmengde, klimatiske forhold, topografi og prioriterte strekninger som har spesielle behov etc. Dette gjør at det må lages plantall tilpasset den enkelte kontrakt. Anbefalt frekvens for stikkprøvekontroller er omtalt i kapittel 2.4. Lag plan for hver måned i året fordelt på vegtype basert på aktuell årstid og anbefalt frekvens. I perioden med vinterdrift skal stikkprøvekontrollfrekvensen økes. Kontrollene gjennomføres i henhold til planen som er laget for aktuell måned. Dersom gjennomføringen i en måned avviker fra planen, gjennomføres likevel neste måned i henhold til plan. Etterhvert legges stikkprøvekontrollene for de neste ukene inn i ELRAPP. Stikkprøvekontrollvirksomheten kan i løpet av året avvike fra det planlagte av ulike årsaker, men plantallene endres ikke som nevnt ovenfor. Endring kan skyldes: at tilgjengelige ressurser til kontrollarbeid endrer seg at resultatet fra gjennomførte kontroller, gir behov for å øke eller redusere omfanget av stikkprøvekontrollvirksomheten i forhold til plantallene Før årets begynnelse skal plantallene for antall dagsverk, og antall stikkprøvekontroller fordelt på vegtype legges inn i ELRAPP. Plantallene vil bli sammenlignet med tall for gjennomførte stikkprøvekontroller i tertialrapportene, se kapittel Aktuell årstid for stikkprøvekontroll av de ulike prosesser Kontrollplanen må ta hensyn til når på året det er mest aktuelt å ta stikkprøvekontroll av de ulike prosesser. Stikkprøvekontrollene tilpasses klima og værforhold i kontraktsområdet. Tidspunkt for sommerprosesser planlegges i forhold til entreprenørens planer for når aktiviteter utføres. Stikkprøvekontroll av vinterprosessene (hovedprosess 9) skal gjennomføres når det har vært behov for tiltak. Ved snøfall og glatt føre økes frekvensen etter behov. Stikkprøvekontrollene legges inn i ELRAPP før de skal gjennomføres. 2.4 Anbefalt frekvens for stikkprøvekontroller Hvor ofte det anbefales å ta stikkprøvekontroller framgår av vedlegg 1. Det må korrigeres for lokale forhold inkludert kritiske steder på vegnettet. Differensiering av frekvens skal foretas i henhold til ÅDT (årsdøgntrafikk). Tabellen i vedlegg 1 er et forslag som viser hvordan stikkprøvekontrollene kan fordele seg på prosess og veg i henhold til ÅDT: Stikkprøvekontrollomfanget deles i tre nivåer: Høyt nivå betyr at prosessen kontrolleres flere ganger pr. år på alle aktuelle veger. Middels nivå betyr at prosessen kontrolleres en gang pr år på alle aktuelle veger, Lavt nivå betyr at prosessen kontrolleres annet hvert år på alle aktuelle veger. Gang- og sykkelveg har normalt samme kontrollfrekvens som kjørevegen den ligger langs. Gang- og sykkelveg kontrolleres for seg eller der det ligger til rette, kan den kontrolleres samtidig med kjørevegen den ligger langs. Fortau kontrolleres sammen med den vegen det tilhører. SOPP versjon 5 Veg- og transportavdelingen Side 8

13 Frekvensen på stikkprøvekontrollene skal ta hensyn til hvordan entreprenøren oppfyller kontrakten, det vil si at for en entreprenør som gjør en god jobb, kan man redusere stikkprøvekontrollene. En entreprenør som gjør en dårligere jobb, krever mer kontroll. I et slikt tilfelle vil det være nødvendig å se nærmere på entreprenørens kvalitetssystem. 2.5 Planlegging av stikkprøvekontroller i ELRAPP For å forenkle planleggingen, vil det normalt være hensiktsmessig å dele inn hele eller deler av kontraktsvegnettet i faste kontrollruter for stikkprøvekontroller. Kontrollruter settes opp slik at de passer for det lokale vegnettet, og samtidig danner et fornuftig og effektivt kjøremønster for kontrolløren. Dette kan medføre at en viktig vegstrekning kan tilhøre flere kontrollruter. Når stikkprøvekontroller planlegges velges kontrollruter og prosesser, som kan gjennomføres innenfor en tidsramme på 3-4 timer. Hvis en prosess kun er aktuell for en av, eller et utvalg av vegene i en kontrollrute, slettes de veger som ikke er aktuelle for vedkommende prosess. Informasjon om kontrollruter skal ikke gis til entreprenøren. Der det er gang- og sykkelveg vil det kunne være hensiktsmessig å ha en stikkprøvekontrollrute som inkluderer gang sykkelveg (denne brukes ved stikkprøvekontroll på prosesser som er aktuelle også for gang- og sykkelveg), og en annen kontrollrute med de samme kjørevegene, men uten gang- sykkelveg (denne brukes ved stikkprøvekontroll på prosesser som ikke er aktuelle for gang- sykkelveg). Hvis gang- sykkelvegene ikke er definert i det elektroniske kontraktsvegnettet i ELRAPP, bør ikke veger med gang- sykkelveg og veger uten gang- sykkelveg være på samme stikkprøvekontrollrute, hvis kontrollruten også skal omfatte gang- sykkelveg. Stikkprøvekontroller kan også planlegges direkte på konkret veg eller del av veg, uten å gå via faste kontrollruter. Dette vil for eksempel kunne være hensiktsmessig der det er få, men lange veger, eller når det skal kontrolleres prosesser som kun er aktuelle for en veg. Normalt går det greit å kontrollere flere prosesser (for eksempel 2-5) samtidig. Dette må konkret vurderes i forhold til vegnettets kompleksitet, ÅDT, hvilke prosesser/objekter det gjelder, antall personer i bilen m.m. Da det er ulike kontraktsmalversjoner i bruk kan det være ulike prosessnummer i kontrakten og i SOPP. Det har ingen betydning for kontrollvirksomheten. For å ivareta brukervennligheten, har ELRAPP egne prosessmaler for hver kontraktsmalversjon (årlige revisjoner), og med unntak av hovedprosess 9 (jf. neste avsnitt), skal alle kontraktsprosesser i hver enkelt kontrakt ha sin hierarkisk logiske tilhørende kontrollprosess i ELRAPP-kontroll. Prosessene 91, 92 og 93 i ELRAPP-kontroll motsvarer prosess i eldre kontrakter og prosess 95 i nyere kontrakter. De 3 kontrollprosessene 91, 92 og 93 kontrolleres normalt samtidig og når tiltak skulle vært utført. Tidspunkt for tiltak skal stå i entreprenørens logg. Friksjonsmålinger som blir kjørt av andre, for eksempel med Roar-måler, kan inngå i de planlagte stikkprøvekontroller og kan være en del av statistikkgrunnlaget. De må legges inn i ELRAPP i planleggingsbildet i henhold til oppsatt kjøreplan. Eventuelle avvik legges inn i ELRAPP-kontroll. Vedleggene vil vise tidspunkt for kontroll. Dersom de legges direkte inn i ELRAPP-kontroll vil de ble regnet som egendefinerte kontroller. SOPP versjon 5 Veg- og transportavdelingen Side 9

14 2.6 Ukeplan for stikkprøvekontroller i ELRAPP Etter at planlagte stikkprøvekontroller for de kommende uker er lagt inn i ELRAPP kan en ukeplan for stikkprøvekontroller som vist i vedlegg 2 skrives ut. Planen viser hvilke kontrollruter som skal kjøres, prosesser som skal kontrolleres og hvem som skal utføre stikkprøvekontrollen. 2.7 Kontroll på veg Byggherren skal følge opp entreprenørens gjennomføring av kontrakten og oppnådd resultat på vegen. Stikkprøvekontrollene utføres i henhold til plan. I tillegg kan det være egendefinerte kontroller etter tilbakemelding fra vegbrukere og andre, eller forhold som oppdages utenom de planlagte stikkprøvekontrollene. De egendefinerte kontrollene skal ikke legges inn i planleggingsbildet i ELRAPP. ELRAPP-kontroll brukes ved gjennomføring av begge typer kontroller. Dersom det registreres avvik på andre veger eller prosesser enn det som er planlagt blir disse registrert som egendefinerte kontroller. Data fra samtlige kontroller kommer med i de rapporter som tas ut. Snøbrøyting og strøing: stikkprøvekontroll gjennomføres når tiltak skulle vært utført. Kontrollene suppleres med kontroll av entreprenørens inspeksjonsrapporter og dokumentasjon av utført arbeid. Det som er registrert i kontrollen sammenholdes med entreprenørens plan. Ut fra dette kan en se hvilke aktiviteter som er (ikke er) gjennomført og hvor. Entreprenørens tilbakemelding på kontrollrapporten vil også klargjøre dette. Måling av resultat/tilstand skal måles på de steder som gir de ugunstigste måleresultater på den utvalgte kontroll. Snødybde måles der snødybden er størst på kjørebane mellom ytterkant av kantlinjer. Det måles ikke nær trafikkøyer eller på/nær sperreområde. Tykkelse på hard snø/is måles mellom spor eller langs/på kantlinje. Entreprenøren skal inviteres til å delta i kontroller for å etablere felles forståelse av standard- og funksjonskrav samt resultatet på vegen. I nyere kontrakter er dette beskrevet i Spesielle Kontraktsbestemmelser. 2.8 Bruk av ELRAPP-kontroll til kontroll av driftskontrakter 1. Før stikkprøvekontrollene skal gjennomføres, hentes de fra byggherremodul til kontrollmodul. 2. Gjennomføring av stikkprøvekontroller og egendefinerte kontroller: Er det på kontrollen mange objekter av samme type eller objekter som er vanskelig å kontrollere, kontrolleres et representativt utvalg. Er det få objekter av samme type eller forhold som enkelt kan kontrolleres, kontrolleres alle objektene. Ved avvik: o Velg objekttekst og avvikstekst som beskriver avviket. Om nødvendig, legg til mer tekst som en merknad til avviket. Dersom objekt/avvik tekstene ikke er beskrivende for avviket, velg objekt/avvik tekst Annet og beskriv avviket med en merknad. Legg inn foto og andre relevante opplysninger som for eksempel snødybde. SOPP versjon 5 Veg- og transportavdelingen Side 10

15 o Det skal, ut ifra objekt/avvik tekstene (og eventuelt merknaden) og bilder, klart fremgå hva avviket består av. God beskrivelse og dokumentasjon skal danne et godt grunnlag for videre behandling i forhold til mangel og eventuell sanksjon. Påvisning av kritiske/farlige avvik og mangler skal umiddelbart meldes til entreprenøren og bekreftes skriftlig. Avvik forøvrig skal ikke meldes før tiltakstiden er utløpt. Registreres det avvik på en prosess eller veg som ikke med i den planlagte stikkprøvekontrollen blir disse regnet som egendefinerte kontroller. Ved egendefinert kontroll registreres prosess, veg og sted, for det som er kontrollert. 3. Utførte kontroller returneres fra ELRAPP-kontroll til ELRAPP. De stikkprøvekontroller som ligger inne i planen i byggherremodulen blir automatisk registrert som kontrollert uten avvik, dersom det ikke er merket av avvik 4. Oppfølgingskontroll gjennomføres når tiltakstiden er ute. Registrering av resultat fra avviksbehandling er beskrevet i kapittel Vurdering av avvik og mangler Kontrolløren skal kontrollere tilstand for de utvalgte prosesser mot krav i kontrakten. Tilstand som ikke er i henhold til krav, registreres som avvik. Byggherren må vurdere om avviket ligger innenfor det entreprenøren har ansvar for. For at det skal betraktes som en mangel, må det dokumenteres at tidskrav/målekrav er overskredet, at kravet inngår i kontrakten og at det ikke er etterslepsproblematikk. Er avviket lite, slik at det er tvil om det er avvik, skal det ikke registreres. Alternativt registrer avviket og skriv en merknad for oppfølging på et senere tidspunkt. Det skal registreres avvik for hver av de utvalgte prosesser som har avvik på en stikkprøvekontrollrute. På én veg skal det regnes ett eller flere avvik pr. prosess avhengig av om det er ulik årsak til avviket. I ELRAPP-kontroll må det registreres som nytt avvik når man kommer på ny veg. Hvis ikke vil ELRAPP telle en kontroll med avvik på den første vegen og kontroll uten avvik på neste veg. Ved den videre behandling av avviket for eksempel manglende skiltvasking på en kontrollrute behandles det som en sak overfor entreprenøren, men i beskrivelsen er alle vegene tatt med. Skilt som både er skjevt og ikke vasket, regnes som to avvik. I ELRAPP-kontroll registreres kun avvik, ikke mangel. Ved avvik som er påvirket av værforhold, notér vær- og føreforhold, når det sluttet å snø og når oppsto behovet for tiltak. God dokumentasjon er viktig, foto, værrapporter mm. Husk å få med armer, ramper, rundkjøringer, rasteplasser og lignende på stikkprøvekontrollen, hvis disse ikke er definert som egen stikkprøvekontrollrute. SOPP versjon 5 Veg- og transportavdelingen Side 11

16 2.10 Friksjonsmålinger Sikring av god friksjon om vinteren, er en viktig forutsetning for å opprettholde mål om god trafikksikkerhet. Derfor skal byggherren gjennomføre friksjonsmålinger når det er behov. Det finnes to hovedtyper friksjonsmålere til bruk på vinteren: Retardasjonsmålere Kontinuerlige målere Flere målere av begge typer er godkjent. Kun godkjente målere er tillatt brukt ved dokumentasjon av friksjon. Dessuten forutsettes det at målerne er kalibrert. Det er utarbeidet retningslinjer for bruk av friksjonsmålere IE 9300d eller D2-ID9300d - Friksjon. Den gjelder for friksjonsmålinger utført av entreprenørene for begge typer målere. For å kompensere for usikkerhet knyttet til måleutstyret skal byggherrene gjennomføre målingene og vurdere resultatene som forklart nedenfor Retardasjonsmålere Gjennomføring av friksjonsmåling på veg Kontroller at friksjonsmålingen kan utføres på en trafikksikker måte. Bremsingen må ikke medføre fare for andre trafikanter på eller ved siden av vegen. Kjøretøyet skal bruke godkjent arbeidsvarsling basert på sikker-jobb analyse. Målingene skal utføres på en flat rett strekning. Det bør måles i begge kjøreretninger, i alle kjørefelt. Målinger utføres normalt i hjulspor, men er det mistanke om at det er glattere mellom sporene tas det målinger der. Dersom det registreres friksjonsverdi under kravet, legges denne verdien i ELRAPP-kontroll. Samtidig legger man inn registreringsnummer for bil, vær og føreforhold. Måling på strekning: Registreres det friksjonsverdi under kravet, tas det tre målinger innenfor én km. Måling i punkt: Ved måling i kryss, før sving og lignende hvor det er krav til punktstrøing, tas det tre målinger på samme sted dersom det registreres friksjonsverdier under kravet. Det samme gjelder dersom det er korte lokale partier som har merkbart lavere friksjon enn resten av vegen. De tre målingene på strekning eller i punkt skal føres i ELRAPP-kontroll og ELRAPP-kontroll regner ut gjennomsnittet. Avvikshåndtering Analysen fra kalibreringa sesongen 2002/2003 (Intern rapport nr. 2329) viser standardavvik mindre enn 10 %. Standardavviket sier noe om observasjonsseriens spredning, og benyttes som et mål på usikkerheten i dataene. På bakgrunn av dette er det valgt en metode hvor den gjennomsnittlige friksjonsverdien reduseres med 10 %. For eksempel gir dette 0,02 i avvik ved en friksjonskoeffisient på 0,2. Tabellen under viser de ulike friksjonskrav og tilhørende grenseverdier. Er den gjennomsnittlige friksjonen mindre eller lik disse grenseverdiene, er det avvik i forhold til friksjonskravene. SOPP versjon 5 Veg- og transportavdelingen Side 12

17 Friksjonskrav Grenseverdier for avvik 0,15 0,135 0,20 0,180 0,25 0,225 0,30 0,270 Eksempel: Friksjonskravet er 0,25. Målingene gir resultatene: 0,18, 0,24 og 0,20. Gjennomsnittet for de tre målingene blir: 0,206. Grenseverdien for avvik når usikkerheten er tatt i betraktning er i dette tilfellet 0,225. Det gjennomsnittlige resultatet vårt er mindre og det er da registrert et avvik i forhold til friksjonskravene. Videre behandling Dersom byggherren måler for lav friksjonskoeffisient, må det kontrolleres om entreprenøren har målt friksjon og hvilke registreringer han har. Dersom han ikke har målt friksjon og ikke gjort tiltak der det er glatt, er det en mangel. Dersom entreprenør og byggherre får ulike måleresultat, på samme sted og til samme tid, må målerne kontrolleres opp mot referansemåleren for friksjon i regionen (ROAR M III) Kontinuerlige målere Krav til kontinuerlige målere TWO, ViaFriction og ASFT T2Go skal kalibreres mot en referansemåler som Statens vegvesen godkjenner. Pr. i dag er OSCAR og ROAR M III godkjent som referansemålere. Målerne skal være kalibrert med hensyn til avstand. Avviket skal ikke være mer enn ± 2 meter på 1000 meter etter at kalibrering er utført. Det skal benyttes målehjul som Statens vegvesen har godkjent. Gjennomføring av friksjonsmåling på veg Det skal måles med fast slipp. Dersom det er mulig å sette slipprosenten skal 20 % velges. Målehastighet bør være ca. 60 km/t. Dersom man må velge en lavere hastighet som følge av fartsgrenser eller generelle kjøreforhold kan dette godtas, men måling med hastigheter under 20 km/t forkastes. Maksimal hastighet ved måling skal ikke overstige 75 km/t. Det måles normalt i indre hjulspor, men er det mistanke om at det er glattere mellom sporene tas det målinger der. Det skal beregnes en gjennomsnittlig friksjonsverdi for hver 1000 meter. Dersom strekningen med krav til enten hel- eller punktstrøing er kortere enn 1000 meter, skal det beregnes gjennomsnittsverdi for vedkommende strekning. Lokale partier kan ha lavere friksjon enn gjennomsnittlig friksjon over en strekning. Det skal derfor også beregnes en gjennomsnittlig friksjon over 20 meters strekninger. Dersom enkeltverdier over 20 meter ligger mer enn 10 % under det gjeldende friksjonskravet for vegen er det avvik. Tabellen under viser de ulike friksjonskrav og tilhørende grenseverdier. Er den gjennomsnittlige friksjonen over 20 meter mindre eller lik disse grenseverdiene er det avvik i forhold til friksjonskravene. SOPP versjon 5 Veg- og transportavdelingen Side 13

18 Friksjonskrav 0,15 0,20 0,25 0,30 Grenseverdier forr avvik 0,135 0,180 0,225 0,270 Løs snø/slaps Kontinuerlig måleutstyr kan gi meget lave verdierr ved kjøring på løs snøø eller slapss på grunn av at målehjulet flyter. Det bør utvises forsiktighett i forhold til vurderingg av slike verdier, og eventuelle målinger under slike s forholdd bør merkes særskilt i målefila. Retardasjonsmålere kan brukes under slike forhold. Spesielt for ASFT T2Go For den håndholdte friksjonsmåleren ASFT T2Go benyttes gåhastighet. g Det beregnes en gjennomsnittlig friksjon over en 5 meters strekning. Dokumentasjonn Følgende data og måleverdier skal dokumenteres fra friksjonsmålingene: Friksjonsfil med vegnettsdata inkludert dato og klokkeslett for start og slutt måling, og grafisk fremstilling for eksempel i et presentasjonsprogram, eventuelt i Excel. Gjennomsnittsverdier over 1000 meter kan presenteres slik som i Figur 1. Friksjon over 20 meter strekninger kan presenteres slik som i Figurr 2. Har måleren mulighet til å ta t bilder, skal disse inngå i dokumentasjonen. Det skal også framkomme hvilken bil som er benyttet og hvem som har utført målingene. Dersom entreprenør og byggherre får ulike måleresultat med kontinuerlig måleutstyr på samme strekning og til samme tid, må målernee kontrolleres opp mot referansemåleren for friksjon f i regionen (ROARR M III). Målinger under krav Friksjonskrav i dette eksemplet 0,20. Figur 1: Eksempel på gjennomsnittlig friksjonn over 1000 meter strekninger. SOPPP versjon 5 Veg- og transportavdelingen Side 14

19 20 meters strekninger som er under krav. Friksjonskrav i dettee eksemplet 0,20. Grenseverdi for avvik 0,18. Figur 2: Eksempel på målinger over en strekning hvor hvert punkt på grafen representerer gjennomsnittlig friksjon over 20 meter Behandling av kontrollresultat Byggeleder går gjennom kontrollresultat og vurderer den videre behandling. Det han ønsker å gå videre med sendes til entreprenør. Tilbakemelding fra entreprenør skal tilfredsstille kravene i kontrakten Kontrollresultat og tilbakemelding er tema på første byggemøte. Byggherre gir informasjon om oversendte saker, for eksempel mangler og farlige avvik medd tid/sted, ogg resultat av entreprenørens behandling av disse. Påå grunnlag av entreprenørens tilbakemelding og dokumentasjon skjer videree saksbehandling i henhold til Instruks for håndtering av mangler og evt. sanksjoner for driftskontrakter. Byggherren beslutter enn eventuell sanksjon. Resultatet av ferdigbehandlede saker registreres i ELRAPP med m eventuelt trekk. Prosedyre for behandling av avvik fra kontraktens krav. Det er entreprenørens ansvar å lukke avvik selv om byggherrens stikkprøvekontrolll ikke har registrert avviket. Behandling av avvikk skal skje etter følgende prosedyre: 1. Avviket er lukket av entreprenør innenfor tiltakstid. 2. Avviket er registrert, men ikke lukket. Tiltak for å lukke avvik skal være registrert i tilstandsrapport. 3. Byggherrens stikkprøvekontroll avdekket at avvik ikke er lukket. Avviket registreres da som mangel. Resultatet fra behandling av avvik skal registreress i ELRAPPP på en av følgende valg: Annet (pkt.1 foran) Mangel med trekk (pkt. 3 foran) Mangel uten trekk (pkt. 3 foran) Alle avvik som blir mangel, skal registreres som mangel medd trekk ellerr mangel uten trekk. De øvrige valgmuligheter skal s ikke brukes for denne type avvik. SOPPP versjon 5 Veg- og transportavdelingen Side 15

20 Logg for mangler og sanksjoner kan skrives ut fra ELRAPP Dokumentasjon av kontrollvirksomheten Kontrollene blir dokumentert ved at ELRAPP-kontroll brukes. For å få oversikt over objektene og kravene for den enkelte prosess kopieres disse fra kontraktens prosessbeskrivelse og tas med på kontrollen. Temaheftet til HB 111 kan også gi støtte for vurderingene Oppfølging av administrative krav Byggherren skal følge opp at de administrative kravene i kontrakten blir fulgt. Grunnlaget for denne oppfølgingen legges ved oppstart av kontrakten. Da velges de aktuelle kontraktskravene fra riktig mal i ELRAPP. Oppfølgingstidspunkt/frekvens legges til hvert krav. Da vil man få påminnelse fra ELRAPP når tidspunkt for rapportering går ut. Se forøvrig Instruks for håndtering av mangler og evt. sanksjoner for driftskontrakter og opplæring i kvalitetssystem og kvalitetsplan Ressursbruk. Registrering av tid brukt til kontroll Det er viktig å ha oversikt over hvor mye tid og ressurser som brukes til kontroll i kontraktene. Derfor skal tid som brukes til kontrollarbeid registreres i Timeregistrering på produktkode C506. Tid som skal registreres er den tid kontrolløren bruker til kontroll. Det vil si tid til planlegging av kontroller, transport til og fra, tid til kontroll og tid brukt etterpå av kontrolløren til å gjøre ferdig kontrollen før den returneres til ELRAPP. Tid som brukes til årsplanarbeid (fastlegging av stikkprøvekontrollomfang med mer), byggemøter, eller til håndtering av mangel og sanksjoner, skal ikke være med Organisering Byggherren skal sørge for tilstrekkelige ressurser og nødvendig kompetanse for gjennomføring av kontrollene slik at kontrollene blir utført på en ensartet måte over hele landet. SOPP versjon 5 Veg- og transportavdelingen Side 16