Frogn kirkelige fellesråd

Transkript

1 Årsrapport 2008 Frogn kirkelige fellesråd Side 1 of 10

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Oppsummering av tiltak, måloppnåelse og økonomi Hovedmål Tiltak som er blitt iverksatt i løpet av året Mål som er nådd Økonomisituasjonen Stab og stabsutvikling Stabsendringer i Staben pr Kontorforhold Kompetanseutvikling Sammensetning av fellesråd og utvalg Fellesrådet Administrasjonsutvalg Arbeidsutvalg Forhandlingsutvalg Eiendomsutvalg Kirkelig fellesråds møter og saker Møter i fellesrådet Saker behandlet i fellesrådet Administrasjonsutvalget... Feil! Bokmerke er ikke definert Eiendomsutvalget Møte mellom rådmann og kirkeverge Økonomiforvaltning Generelt Kommunal og statlig overføring Tilskudd til menighetsråd Regnskap og revisjon Økonomiforskrifter Virksomheten Kirkelig aktivitet generelt Kirkegårdsdrift Kirker og anlegg Undervisning Diakoni Kirkemusikalsk virksomhet... Feil! Bokmerke er ikke definert Arbeidsmiljø forhold Side 2 of 10

3 1.Oppsummering av tiltak, måloppnåelse og økonomi 1.1. Hovedmål Fellesrådets formål og ansvar er nedfelt i kirkelovens 14 og i vår virksomhetsplan. Rådet skal ivareta oppgaver på vegne av soknene som gjelder administrasjon, økonomi, drift og forvaltning. Dialogen mellom fellesrådet og kommunen skal føres på en konstruktiv måte om tilstrekkelige rammebetingelser for å ivareta soknenes interesser og felles utfordringer som kommune og kirke lokalt bør stå sammen om Tiltak som er blitt iverksatt i løpet av året Revidert HMS ( Helse, Miljø, Sikkerhet )plan er utarbeidet og oversendt prosten i Follo og Arbeidstilsynet Konsulentrapport om effektiv og miljøriktig oppvarming av Drøbak kirke er utarbeidet Lønnsjusteringer i hht ny HTA ( Hovedtariffavtalen ). Samarbeidsavtale med Frogn kommune om musikalsk virksomhet i Drøbak kirke ble underskrevet Mål som er nådd Byggestart for Flerbrukskirken i 2009 vedtatt i kommunestyret desember 2008 Tilsatt ny sekretær, saksbehandler, kantor og menighetsmusiker i løpet av året. Innkjøp av ny bil og traktorgraver og annet utstyr til kirkegårdsdriften. Sprinkleranlegg i Drøbak kirke ble ferdigstilt Nytt brannvarslingsanlegg i Drøbak kirke ble montert og tatt i bruk Ny innbruddsalarm i Drøbak kirke ble installert Nye benkeputer i Drøbak kirke ble kjøpt inn Ny tjenesteytingsavtale ifm regnskapsføring for menighetsrådet ble inngått med Frogn kommune 1.4. Økonomisituasjonen Det regnskapsmessige overskuddet for 2008 er på kr ,44. Av dette er kr ,04 momskompensasjon på investeringer i flerbrukskirken, nytt sprinkleranlegg i Drøbak kirke og ny traktor og bil til kirkegården. Dette beløpet tilfaller Frogn kommune, og i praksis fratrekkes det tilskuddet 2009, slik at denne delen av overskuddet må disponeres til drift i Det resterende overskuddet, kr ,40 legges til disposisjonsfond, som etter dette er på kr ,79. Overskuddet på drift skyldes i hovedsak et overskudd på kr på trosopplæringsprosjektet. Her var det budsjettert med overskudd til delvis dekning av det store underskuddet i Overskuddet er søkt benyttet til delvis dekning av underskuddet 2007 og er godkjent benyttet i samsvar med søknaden. Regnskapet 2008 inneholder også et merforbruk på kr ,- i investeringen i flerbrukskirken, som forutsettes dekket gjennom bevilgningen til investering i flerbrukskirken i Den kommunale rammeoverføringen er holdt på samme nivå som i 2007, justert for økning i lønnsutgiftene. Det ble søkt om mer midler, men dette ble ikke imøtekommet. Overføringen fra staten ble redusert fra kr i 2007 til kr i For 2009 er den kommunale rammeoverføringen i samsvar med 2008, med tillegg av kompensasjon for økninger i lønnsutgifter og bortfall av statlig støtte. Det er begrenset arbeid som kan gjennomføres på enkelte områder og stram økonomistyring er fortsatt nødvendig. Side 3 of 10

4 2. Stab og stabsutvikling Frogn kirkelige fellesråd er medlem av Kirkelig arbeidsgiver og interesseorganisasjon ( KA ) Stabsendringer i 2008 Det har vært følgende endringer i staben: Kantor (65 %) sluttet i januar Vikar organist i full stilling fram til august 2008 Ny ansettelse av sekretær (50 %) og saksbehandler (100%) fra mars. Ny ansettelse av kantor (100 %) og menighetsmusiker (40 %) fra august Undervisningsleder delvis tilbake etter permisjon (40 %) fra august Vikar konfirmantkoordinator (40 %) fra august 2008 Kirkevergen sluttet 1. okt Ny kirkeverge ble rekruttert og tiltrer Staben pr Kirkelig fellesråd hadde ved utgangen av 2008 en fast tilsatt stab på 12 ansatte som utgjorde 8,50 årsverk. I forbindelse med kantors overgang til kommunal stilling ble stillingene redusert med 0,25 årsverk, og fratrukket i den kommunale bevilgning. Stillinger Stillingsstørrelse Kommentar Tilsatt/ vakant Kirkeverge 100 % fast stilling tilsatt fra Saksbehandler 100 % fast stilling tilsatt Kontorsekretær 50 % fast stilling tilsatt (i permisjon) Kantor 100 % fast stilling tilsatt Menighetsmusiker 40 % fast stilling tilsatt Ungdomsprest 100 % fast stilling tilsatt (60 % permisjon) Konfirmantkoordinator 40 % vikariat tilsatt Prosjektleder trosopplæring 20 % fast stilling tilsatt med statlige midler Prosjektleder menighet 40 % tidsbegrenset stilling tilsatt med menighetsfinans. Kirketjener 100 % fast stilling tilsatt Kirkegårdsarbeider % fast stilling tilsatt Kirkegårdsarbeider % fast stilling tilsatt (i permisjon) Vikar kirkegård 50 % vikariat tilsatt Sokneprest 100 % fast stilling Statlige midler (i permisjon) Sokneprest 100 % fast stilling Statlige midler tilsatt Prosjektprest 100 % tidsbegrenset stilling Statlige midler - tilsatt Drøbak prestegjeld er identisk med Frogn kirkelige fellesråds område. Det er Borg bispedømme som har arbeidsgiveransvaret for presteskapet i soknene. Fellesrådet har ansvar for at kontorlokaler, kontorutstyr etc stilles til disposisjon. Prestene har kontorfellesskap med resten av staben på kirkekontoret, noe som oppleves som viktig og berikende. På grunn av vakante stillinger og permisjoner har det i 2008 vært til dels betydelig underbemanning på kirkekontoret, både blant fellesrådsansatte og på prestesiden Kontorforhold Kirkekontoret holder til i Frogn rådhus, samlokalisert for hele kirkestaben, i påvente av den nye Flerbrukskirken. Kontorstandarden er den samme som for kommunens ansatte. Kontorene er bra, men inne klimaet på møterommet er svært dårlig. Ca. 210 kvm brutto leieareal inkl. fellesareal på ca. 50 kvm er til rådighet. Rådhusets lokaler, kantine og møterom, kan brukes etter avtale. Side 4 of 10

5 Ukentlige stabsmøter for prestene og fellesrådsansatte har vært holdt på kirkekontoret. Her har ikke kirkegårdsbetjeningen deltatt. En gang pr måned har det vært utvidet stabsmøte, storstab, for alle ansatte og prestene. Kontorene må sies å fungere bra og det er en stor fordel med nærhet til kommunens enheter og ansatte. Vi har driftsavtale for datanettverket med IKT avdelingen i kommunen, noe som gjør at sikkerhet og oppdateringer ivaretas. Tilgjengeligheten til kirkekontoret er bra med besøkstid for publikum/telefontid alle virkedager mellom kl Kompetanseutvikling. Kompetanseutvikling for de ansatte har blitt ivaretatt ut fra de rammer vi har. Kirkelige fellesråd har som målsetting å bidra til kompetanseheving hos alle ansatte. Året 2008 har vært preget av gjenoppbygging av kirkekontoret med fortsatt en del underbemanning pga vakante stillinger og permisjoner. Det er derfor i begrenset omfang at fellesrådets ansatte har vært med på fag-dager eller seminarer arrangert av bispedømmerådet, KA eller andre arrangører. Hele staben deltok på Trosopplæringskonferanse på Lillestrøm i oktober. Internt er det blitt holdt kurs i arbeid med vår nye hjemmeside. Ellers har ansatte bl.a. deltatt i kurs i arkivering og Kirkebyggkonferansen arrangert av KA. 3. Sammensetning av fellesråd og utvalg 3.1.Fellesrådet I april 2008 sendte Drøbak og Frogn menighetsråd og Frogn kirkelige fellesråd en søknad om å slå sammen det sammenslåtte menighetsråd og kirkelig fellesråd (slik at rådet har samme funksjon som i kommuner med bare ett sokn, jfr. Kirkeloven 5 annet ledd) for perioden fram til Denne søknaden ble godkjent av Borg bispedømmeråd den og endelig samtykke ble gitt av Kultur- og Kirkedepartementet den Rådets sammensetning pr. desember 2008: representerte Ellen Klynderud leder Drøbak Idunn Reutz nestleder Drøbak Torgeir Dahle medlem Drøbak Ole Martin Tomter medlem Frogn Hilde Löwén Grumstad medlem Frogn Anne Eikli medlem Drøbak Bente Bjerknes-Haugen representant Frogn kommune Dag-Kjetil Hartberg sokneprest / geistlig representant (fra mai 2008) Govert van den Brink sekretær/fung. kirkeverge (fra februar 2008) Vararepresentanter: Bjørg Baltzersen vararepresentant Frogn Heidi Katarina Laier vararepresentant Frogn Ruth Asgautrud vararepresentant Drøbak Liv Kari Lotsberg vararepresentant Drøbak Morten Johnsen vararepresentant Frogn kommune Side 5 of 10

6 Gjennom året skjedde det endringer i funksjonene i rådet, og disse hadde også en funksjon i 2008: Øyvind Refvik koordinerende sokneprest / geistlig representant (tom april 2008) Dag Grasmo sekretær/ kirkeverge (januar 2008 )) 3.2.Administrasjonsutvalg Ellen Klynderud representant fellesråd Torgeir Dahle representant fellesråd Bente Bjerknes-Haugen representant fellesråd Dag Grasmo sekretær/ kirkeverge Hilde Løwen Grumstad tillitsvalgt Paul Blix tillitsvalgt (til aug. 2008) 3.3. Arbeidsutvalg Det ble i møte opprettet et arbeidsutvalg bestående av: Ellen Klynderud Torgeir Dahle Bente Bjerknes-Haugen 3.4. Forhandlingsutvalg Har ikke vært i funksjon i Eiendomsutvalg Govert van den Brink Morten Tvedt Dag Grasmo medlem medlem kirkeverge Side 6 of 10

7 4. Frogn kirkelige fellesråds møter og saker 4.1. Møter i fellesrådet Frogn kirkelige fellesråd hadde 14 møter i løpet av Saker behandlet i fellesrådet Fellesrådet hadde mange viktige saker til behandling i løpet av Av viktige saker som fellesrådet har arbeidet med kan nevnes: Regnskap og budsjett. Regnskapet for 2007 viste et underskudd på kr pga overforbruk innenfor trosopplæringsprosjektet. Det ble vedtatt å dekke underskuddet fra disposisjonsfond. Budsjett for 2008 ble vedtatt. Det ble lagt opp til et budsjettert overskudd på trosopplæring til delvis dekning av fjorårets underskudd. Budsjettbehov for 2009 med prioriteringsliste ble vedtatt og oversendt kommunen Flerbrukskirken. Flerbrukskirken var oppe til behandling flere ganger i løpet av Søknad om tilleggsbevilgning ble sendt kommunen i oktober og mye tid ble brukt til orienteringer og drøftinger med de politiske gruppene før behandling av Handlingsplan og budsjett for 2009 i kommunestyre i desember. Endring av kirkegårdsvedtekter Endring av avgifter til gravferdsvirksomhet, utleie av kirken og vielser. Personal saker. Ansettelse av ny saksbehandler, kantor, menighetsmusiker og kirkeverge. Noen ansettelsessaker ble også behandlet av Administrasjonsutvalget. Avtale med Frogn kommune om musikalsk virksomhet. I januar 2008 ble det skrevet avtale mellom kirkelig fellesråd og Frogn kommune om konsertvirksomheten i Drøbak kirke som bl.a. omfatter Sommerkonsertene og Ad Astra. Kantor i kirken og arrangør for konsertene gikk over i kommunal stilling og konsertene ble videreført i kommunal regi. Ifølge avtalen disponerer Frogn kommune Drøbak kirke i visse tidsrom til konsertvirksomhet. Det skal være et årlig samarbeidsmøte mellom fellesråd og kommunen hvor erfaringene med avtalen kan drøftes Eiendomsutvalget Eiendomsutvalget har hatt en befaring av alle eiendommene i Møte mellom rådmann og kirkeverge. Det er etablert halvårlige møter mellom rådmann og kirkeverge. I 2008 ble det gjennomført et møte ifm bygging av flerbrukskirke hvor i tillegg til rådmann og fung. kirkeverge fellesrådsleder, prosjektansvarlig og enhetsleder for kultur og fritid deltok. I forbindelse med søknad om tilleggsbevilgning til bygging av flerbrukskirke og budsjettbehov for fellesrådet for 2009 ble det holdt et møte med rådmann, fung. kirkeverge, prosjektansvarlig og økonomisjef. I tillegg var rådmann og ordfører til stede på fellesrådets møte i september. Møtepunktene er til for å ivareta en god dialog med kommunen om kirkens anliggende og behov i forhold til kommunens ansvar. Side 7 of 10

8 5. Økonomiforvaltning 5.1. Generelt Kirkelig fellesråd er avhengig av driftsmidler overført fra kommunen i hht kirkelovens 15. Fellesrådet i Frogn har vært blant de fellesråd som har hatt lavest overføring pr. innbygger og har som følge av dette vært i en anstrengt økonomisk situasjon over flere år. Det har vært arbeidet mye fra kirkevergens side med behovsdokumentasjon og dialog med kommunen for økte, forutsigbare rammeoverføringer. Kommunens krav om innsparinger har gjort det vanskelig å få økt rammen, men det arbeides systematisk med økt bevilgning til den kirkelige virksomheten samtidig som det er stram økonomistyring med forvaltningen av de midler en har tilgjengelig. Kirkevergens nødvendige sparetiltak legger visse begrensninger på virksomheten, noe som igjen kan være uheldig for ekspansjon og utvikling. Det er imidlertid nødvendig å holde forbruket innenfor de gitte rammene Kommunal og statlig overføring Den kommunale rammeoverføringen for 2008 var på kr til drift. I tillegg fikk fellesrådet overført kr (inkl MVA) til investering, hvor MVA refusjon tilfaller kommunen. Tilskuddet til prosjektering Frogn kirkegård står på bundet fond. Det statlige tilskuddet for 2008 var på kr Til trosopplæringsprosjektet ble det gitt et statlig tilskudd på kr Tilskudd til menighetsråd Det ble i 2008 ikke overført midler fra Frogn kirkelige fellesråd til Drøbak og Frogn menighetsråd til konfirmantarbeid, barne- og ungdomsarbeid eller kirkemusikalsk arbeid. For prosjektlederstilling, menighetsarbeid, foretar fellesrådet lønnsutbetaling etc, men har belastet menighetsrådet for de samlede utgiftene en har hatt Regnskap og revisjon Det vises til årets regnskap som viser et totalt overskudd på kr ,44, hvorav kr ,40 er lagt til disposisjonsfond. Det vises til mer detaljerte forklaringer under pkt 1.4 ovenfor. Regnskapsføringen utføres av Frogn kommune ved avtale om tjenesteyting som fra 2008 også omfatter regnskapet for Drøbak og Frogn menighetsråd. Follo distriktsrevisjon foretar revisjonen Økonomiforskrifter Frogn kirkelige fellesråd følger kontoplan og de gjeldene økonomiforskrifter fra departementet (KKD), utgitt i sept. og des Noe avvik finnes mellom de kommunale og kirkelige kontoplaner. Kommunens regnskapsavdeling er i gang med å utarbeide ny kontoplan som skal gjelde fra Side 8 of 10

9 6. Virksomheten 6.1. Kirkelig aktivitet generelt Den kirkelige aktiviteten er nærmere beskrevet i menighetenes årsmelding. Fellesrådets plandokument, virksomhetsplanen, er styrende for fellesrådets virksomhet. Det er av vesentlig betydning at menighet og fellesråd samvirker og legger felles føringer noe som tilstrebes. Generelt kan det sies at alle planlagte kirkelige handlinger og gudstjenester er gjennomført. Fellesrådets ansvar for bemanning til disse tjenestene har vi klart å gjennomføre i Det vises til den kirkelige rapporteringen med hensyn til antall gudstjenester, dåp, vielser og gravferd som er tatt med i menighetenes årsmelding. Prestesituasjonen våren 2008 med mange vikarer var krevende for kirkekontoret og de fellesråds ansatte. Fra høsten 2008 ble prestetjenesten mer stabilt med en fast prestevikar Kirkegårdsdrift Bemanningen på kirkegårdsdriften bedret seg betydelig i 2007 med en nytilsatt kirkegårdsarbeider 2. Stillingen er 100 %, men delt med 20 % kirketjenerarbeid, noe som gir 80 % til kirkegård. Dette har gjort driften mer stabil og det er mulig å rekke over grøntanleggene samtidig som det er forsvarlig sikkerhetsbemanning ved graving til kistegravlegging. Fornyelse av maskinparken i form av ny bil, traktor, urne bor og annet utstyr har bidratt til betydelig bedre arbeidsforhold for de kirkegårdsansatte. Nødvendige reparasjoner og overhaling av maskinparken er foretatt i normalt omfang. Ny plantefelt ved inngangen til Frogn kirke er anlagt Kirker og anlegg Rehabiliteringsprosjektet med Drøbak kirke pågår. Sprinkleranlegget ble tatt i bruk i 2008 og nytt brannvarslingsanlegg ble installert. Dette anlegget er nå atskilt fra Hospitalet og sprinkleranlegget er koblet sammen med det nye varslingsanlegget. I tillegg er nå alle detektorer og brannmeldere adresserte. Ny innbruddsalarm er installert i Drøbak kirke og nye benkeputer ble kjøpt inn. Oppussing av bårerommet i Frogn er under forberedelse Undervisning Konfirmantundervisning Antall konfirmanter til kirkelig konfirmasjon er fortsatt gledelig høy med et kull på ca 130 ungdommer til konfirmasjon i Vi mangler de nødvendige arenaer til undervisning og gruppeaktiviteter for dagens konfirmantopplegg, noe som først vil komme på plass når Flerbrukskirken står ferdig. Trosopplæring Trosopplæringsprosjektet ble gjort om i 2008 etter et betydelig underskudd i De øremerkede, statlige midler til trosopplæring til Drøbak/Frogn dekker lønnsutgiftene til en 20 % prosjektlederstilling i tillegg til utgifter til ulike tiltak innenfor trosopplæring. Det jobbes med å få laget en sammenhengende trosopplæringsplan som skal gi tilbud til alle døpte barn fra 0 til 18 år Diakoni Fellesrådet har fortsatt en intensjon om å få til overføring av kommunale midler til diakon eller ungdomsdiakon, men det har foreløpig ikke gitt positivt resultat. Statlige midler har det ikke vært for denne viktige oppgaven i Frogn. Side 9 of 10

10 6.6. Arbeidsmiljø forhold Etter arbeidskonflikter gjennom 2007 som satte sitt negative preg på arbeidsmiljøet på kirkekontoret, har det i 2008 vært fokus på gjenoppbygging og normalisering av forholdene for de ansatte. Mye ressurser er lagt ned i rekruttering og tilsetting av nye medarbeidere. Arbeidsmiljøet oppleves nå som meget positivt. Det skal arbeides videre med regelmessige møtefora der den enkelte skal få framlegge og drøfte sine problemområder samt at samarbeidsrelasjonene og trivsel skal ivaretas. Ny HMS håndbok er utarbeidet. Rutiner og god tilrettelegging av arbeidet for et stimulerende og utviklende arbeidssted skal det arbeides med. Samarbeidsavtalen innen HMS arbeidet mellom prost, bispedømmekontoret og fellesrådet bør kunne bidra til at begge arbeidsgiverlinjene ivaretas og inkluderes i prosessene. Samlokalisering med kirkekontor for prestene og de tilsatte i fellesrådet fungerer godt. Kirkegårdsarbeidere har eget kontor i driftsbygningen ved Frogn kirkegård. Her er det behov for oppgradering/utvidelse for å ivareta det fysiske arbeidsmiljø på en tilfredsstillende måte. Sikkerhet for kirkegårdsarbeid ivaretas ved at det er to ansatte på driften. Drøbak, den 24. februar 2009 Ellen Klynderud Leder, Frogn kirkelige fellesråd Thor-Arne Prøis Kirkeverge Side 10 of 10