FLESBERG KOMMUNE MØTEINNKALLING. Utvalg: formannskapet Møtested: Formannskapssalen Møtedato: TORSDAG kl. 13:00

Transkript

1 FLESBERG KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: formannskapet Møtested: Formannskapssalen Møtedato: TORSDAG kl. 13:00 Gyldig forfall med opplysning om forfallsgrunn meldes snarest på tlf Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Reglement for politiske organer pkt 4.2 Forfall, varamedlemmer: Den som er valgt som medlem av et folkevalgt organ plikter å delta i organets møter med mindre det foreligger gyldig forfall. Med gyldig forfall menes sykdom eller andre vektige grunner. a) Kan et medlem eller innkalt varamedlem ikke møte på grunn av lovlig forfall, skal vedkommende uten unødig opphold melde fra til politisk sekretariat, med opplysning om forfallsgrunnen. Politisk sekretariat kaller straks inn varamedlem. Varamedlemmer møter i den nummerorden de er valgt. Det samme skal skje når det er avklart på forhånd at noen må fratre som inhabil i sak som skal behandles i møtet. b) Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder vedkommende straks fra til møtelederen. Tilstedeværende - eller om mulig tilkalt - varamedlem trer inn i stedet. c) Har et varamedlem lovlig tiltrådt møtet, kan fast medlem eller foranstående varamedlem ikke tiltre i stedet før den påbegynte sak er ferdigbehandlet. Flesberg kommune, 4. juni 2015 Thomas Fosen ordfører Informasjon: Ny barnehage i Svene Teknikk, plan og ressurs, TPR, status

2 Saksliste: Nr. Sakstittel Saksordfører PS 11/15 Rapport 1. tertial budsjettjusteringer Jon Olav Berget PS 12/15 Folkevalgtes godtgjørelser Oddvar Garås PS 13/15 Kommunereformen - informasjonsgrunnlag samt Thomas Fosen forslag til videre fremdrift PS 14/15 Eventuelt,

3 FLESBERG KOMMUNE Rapport 1. tertial - budsjettjusteringer Lampeland Arkiv 153 Saksmappe 2015/629 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet /15 kommunestyret Rådmannens anbefaling: Rapporten for 1. tertial 2015 tas til etterretning. Følgende budsjettreguleringer vedtas: Driftsregnskap: Redusere skatteinngang Øke rammetilskudd jfr revidert nasjonalbudsjett og økt inntektsutjevning Redusere eiendomsskatt annen eiendom Redusere overføring til investeringsregnskapet Investeringsregnskapet: Reduksjon overføring fra driftsregnskapet Redusere prosjekt 989 Saldering ved overføring til neste år Saksopplysninger: Driftsregnskap Pr. 1. tertial har vi merforbruk innen etatene på 1 million kroner. Rammene til etatene ble redusert med 0,9 % i budsjettet for 2015 uten at det var angitt konkrete tiltak for innsparingen. Det ble heller ikke gitt kompensasjon for vanlig prisstigning på kjøp av varer og tjenester. Det er derfor satt store krav til gjennomføring av driften innen tildelte rammer og det kan ta noe tid å få gjennomført tiltak med effekt som vises økonomisk. Rådmannen har ikke påregnet avvik ved årets slutt på nåværende tidspunkt. Det vises for øvrig til etatenes beskrivelser i rapporten. Sum inntekter fra skatt og rammetilskudd kommunen la til grunn i sitt budsjett var i tråd med regjeringens forslag høsten I februar i år er det framlagt nye beregninger med bakgrunn i faktisk skatteinngang i 2014 og oppdatert folketall pr Denne beregningen viser at kommunens inntektsanslag er høyere enn oppdatert anslag fra KS. Dette fordi kommunens skatteinngang for 2014 ble 1,4 millioner kroner lavere enn forutsatt i budsjettet for 2014 og påvirker dermed nytt grunnlag for skatteanslag i Grunnlaget påvirkes også av redusert folketallet fra innbyggere pr til innbyggere pr Med bakgrunn i nye forutsetninger foreslår rådmannen å redusere skatteanslaget med 1,8 millioner kroner i forhold til opprinnelig budsjett i 2015.

4 Kommunens skatteinngang pr. 1. tertial ligger 0,4 % over skatteinngangen på samme tidspunkt i fjor. Landet har en økning på 3,4 % i samme periode. Flesberg kommune kan påregne noe mer i inntektsutjevning gjennom rammetilskuddet enn forutsatt i budsjettet siden økningen i kommunens skatteinngang er langt lavere enn landsgjennomsnittet. Regjeringen har i revidert nasjonalbudsjett lagt opp til å styrke kommunesektoren med 1,1 milliard kroner. Dette vil utgjøre en økning i rammetilskudd på kroner i 2015 for Flesberg. Budsjettreguleringer Med bakgrunn i prognosene vil rådmann foreslå følgende budsjettreguleringer i regnskapet: Driftsregnskap: Redusere skatteinngang Øke rammetilskudd jfr. revidert nasjonalbudsjett og økt inntektsutjevning Redusere eiendomsskatt annen eiendom Redusere overføring til investeringsregnskapet Investeringsregnskapet: Reduksjon overføring fra driftsregnskapet Redusere prosjekt 989 Saldering ved overføring til neste år Investeringer: Total investeringsramme for 2015 er 52,1 millioner kroner inkl. forskottering av gang- og sykkelvei på strekningen Svene - Lampeland med 22 millioner kroner og trafikksikkerhetstiltak på samme strekningen med 5 millioner kroner. Pr. 1. tertial er det brukt 4,3 millioner kroner på investeringsbudsjettet. Dette gjelder i hovedsak Svene barnehage. Alle prosjektene er omtalt i rapporten. Sykefravær Kommunens totale sykefravær er 5,7 % pr. 1. tertial 2015 mot 5,45 % på samme tidspunkt i 2014 og 7,81 % på samme tidspunkt i Dette er et gledelig resultat av hard jobbing for å nå målet i handlingsplanen som er 5 % sykefravær. Befolkning Dette rapporteringsområde i tertialrapporten er tatt med fordi det er helt sentralt m.h.t. utvikling i både økonomi og tjenester. Det legger også premissene for fremtidig utvikling av kommunen. Flesberg har pr. 1. kvartal 2015 ett fødselsunderskudd på to personer og netto innflytting på 14 personer som gir en total folkevekst på 12 personer. Dette tilsvarer en økning på + 0,45 %. Folketallet er pr Vurdering: Det vises til rapporten. Vedlegg: 1 Rapport for 1. tertial 2015 Side 2 av 2

5 FLESBERG KOMMUNE Blefjell Tertialrapport

6 INNHOLD SIDE Hovedoversikt/sammendrag...2 Internkontroll...5 Arbeidsprogram og målindikatorer for 2014 pr. etat:...6 Handlingsprogram HMS... 6 Samfunnssikkerhet og beredskap... 6 Fellestjenesten... 7 Oppvekst og kultur NAV Numedal (Vertskommune Rollag) Barneverntjenesten i Numedal (Vertskommune Nore og Uvdal) Helse og omsorg Teknikk, plan og ressurs Investeringer Oversikt planarbeider Sykefravær Befolkningsutvikling Finansforvaltning Flesberg kommune Side 1

7 Hovedoversikt/sammendrag Etat Opprinnelig budsjett 2015 Periodisert budsjett Regnskap Avvik Prognose Politisk adm Fellestjenesten Oppvekst og kultur NAV-Numedal sosial og flyktningtjenesten Barnevern Helse og omsorg TPR Selvkostområdene TPR uten selvkostområder Flesberg kirkelig fellesråd, overføring Næringsutvikling 400' finansiert av næringsfond Annet Pr. 1. tertial har vi merforbruk innen etatene på 1 million kroner. Rammene til etatene ble redusert med 0,9 % i budsjettet for 2015 uten at det var angitt konkrete tiltak for innsparingen. Det ble heller ikke gitt kompensasjon for vanlig prisstigning på kjøp av varer og tjenester. Det er derfor satt store krav til gjennomføring av driften innen tildelte rammer, og det kan ta noe tid å få gjennomført tiltak med effekt som vises økonomisk. Rådmannen har ikke påregnet avvik ved årets slutt på nåværende tidspunkt. Det vises for øvrig til etatenes beskrivelser i rapporten. Flesberg kommune Side 2

8 Tabellen nedenfor viser status på de øvrige størrelsene i budsjettet. Der det er avvik, og lagt inn prognoser ved årets slutt, er det gitt forklaring til dette i kommentarfeltet i tabellen: Opprinnelig budsjett 2015 Periodisert budsjett Regnskap Avvik Prognose Kommentarer: Drift Etatene - netto ramme Drift Andre inntekter: Skatteinntekter Skatteinntektene er 1,4 millioner lavere ved 1. tertial enn hva vi har lagt inn i periodisert budsjett. * Se omtale under tabellen. Rammetilskudd Rammetilskuddet er i tråd med budsjett. I revidert nasjonalbudsjett legges det opp til å styrke kommunesektoren med 1,1 milliard kroner. Dette vil utgjøre en merinntekt på kroner for Flesberg. I tillegg økes inntektsutjevningen noe pga lavere skatteinngang enn landsgjennomsnittet. Eiendomsskatt verker og bruk Eiendomsskatt verker og bruk i tråd med budsjett Eiendomsskatt annen eiendom Eiendomsskatt annen eiendom er lavere enn forutsatt i budsjett Innføring eiendomsskatt alle eiendommer I balanse Konsesjonskraft - netto Gjelder januar og februar Konsesjonsavgifter Inntektsføres i desember Kompensasjonstilskudd Inntektsføres i desember Motpost avskrivninger Inntektsføres i desember Premieavvik KLP/amortisering (7*) Inntektsføres i desember Lønnsoppgjør 2015 til fordeling i Budsjettreguleres i mai Redusere overføring til investeringsregnskapet med 1,4 millioner kroner pga lavere Overføring til investeringsregnskap skatteinngang enn forutsatt i budsjettet. Dekning av tidligere merforbruk Regnskapsføres i desember Avsetning til bundne fond Regnskapsføres i desember Avsetning/bruk til disposisjonsfond Regnskapsføres i desember Netto renter I balanse Avdrag I balanse Netto drift Kommentarer: * Sum inntekter fra skatt og rammetilskudd kommunen la til grunn i sitt budsjett var i tråd med regjeringens forslag høsten I februar ble det framlagt nye beregninger av KS med bakgrunn i faktisk skatteinngang i 2014 og oppdatert folketall pr Denne beregningen viser at kommunens inntektsanslag ligger langt høyere enn oppdatert modell fra KS. Dette fordi kommunens skatteinngang for 2014 ble 1,4 millioner kroner lavere enn forutsatt i budsjettet for 2014 og påvirker dermed nytt grunnlag for skatteanslag i Kommunen bør redusere skatteanslaget med 1,8 millioner kroner i forhold til opprinnelig budsjett i Flesberg kommune Side 3

9 I revidert nasjonalbudsjett 2015 ble anslaget for inntekts- og formuesskatt for kommunene satt ned med mill. kr. til mill. kr. Dette betyr at veksten i forhold til 2014 i RNB 2015 er anslått til 4,6 pst. for kommunene. Kommunene har i årets fire første måneder hatt en samlet inngang på mill. kr. fra skatt på inntekt og formue inkl. naturressursskatt, noe som er 3,4 pst. mer enn i samme periode i fjor. For Flesberg kommune utgjør økningen fra samme periode i fjor 0,4 %. Dersom Flesberg kommune skulle fulgt økningen til landsgjennomsnittet ville skatteinngangen pr. 1. tertial vært nærmere høyere. Vi kan derfor beregne at vi får noe mer i inntektsutjevning gjennom rammetilskuddet enn forutsatt i budsjettet siden økningen i Flesberg kommunes skatteinngang er langt lavere enn landsgjennomsnittet. Regjeringen har i revidert nasjonalbudsjett lagt opp til å styrke kommunesektoren med 1,1 milliard kroner. Dette vil utgjøre en økning i rammetilskudd på kroner i 2015 for Flesberg. Med bakgrunn i prognosene vil rådmann foreslå følgende forslag til budsjettreguleringer: Driftsregnskap: Redusere skatteinngang Øke rammetilskudd jfr revidert nasjonalbudsjett og økt inntektsutjevning Redusere eiendomsskatt annen eiendom Redusere overføring til investeringsregnskapet Investeringsregnskapet: Reduksjon overføring fra driftsregnskapet Redusere prosjekt 989 Saldering ved overføring til neste år Flesberg kommune Side 4

10 Internkontroll Kommuneloven stiller krav til at det i årsberetningen skal redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten. Av aktuelle forhold som kan berøres i årsberetningen kan være: Status oppfølging og gjennomføring politiske vedtak Arbeid for etisk standard og kultur (reglement, refleksjon, bevissthet) Innmeldte og lukkede avvik (trender, volum, typer m.v.) Gjennomførte kontroller og særlige analyser Planer om endringer på bakgrunn av erfaringer og analyse Internkontrollsystemer - kvalitetssystem I tillegg til ordinær bruk av avvikshåndtering har det ikke vært spesielle aktiviteter knyttet til kvalitetssystemet «Kvalitetslosen» i 1. tertial utover at det har blitt gjennomført en mellomledersamling med temaet risikovurderinger. D.v.s. hvordan bruke systemet til å gjøre risikovurderinger på tjenesteområdene. En medarbeider fra Notodden bidro på samlingen med erfaringer i bruk av systemet. Det vil bli jobbet videre i 2015 med å bruke kvalitetssystemet til å gjøre risikovurderinger. Det finnes risikovurderinger og internkontrollsystemer på mange områder, men målsettingen er å samle mest mulig i det felles kvalitetssystemet «Kvalitetslosen». Reglementer Det er ikke jobbet spesielt med revisjon av reglementer eller utarbeiding av nye reglementer. I regi av Kongsbergregionen og prosjektet «Kompetanseregionen» har det imidlertid blitt jobbet med et web-basert introduksjonskurs for nyansatte. Kurset forventes klargjort i 2015, og vil bl.a. inneholde nødvendig informasjon til nyansatte om sentrale reglementer og rutiner i kommunen, herunder etiske retningslinjer. Dette vil sikre kvaliteten på introduksjonen av våre nye medarbeidere, og er som sådan en del av internkontrollen. Flesberg kommune Side 5

11 Arbeidsprogram og målindikatorer for 2015 pr. etat: Handlingsprogram HMS Mål Tiltak 2015 Status pr 1. tertial 2015 Systematisk HMS-arbeid Oppfølging handlingsplan IA Ja Revidert IA-plan er under utarbeidelse Systematisk HMS-arbeid Verneombud har gjennomført grunnkurs i HMS 100 % Ja, alle har gjennomført slikt kurs Systematisk HMS-arbeid Vernerunder og oppfølging (gjennomført) 100 % Noen er gjennomført, andre vil bli gjennomført på slutten av året. Systematisk HMS-arbeid Møter i arbeidsmiljøutvalget 2 Vil bli gjennomført møte i juni måned. Systematisk HMS-arbeid Implementere IKT-basert kvalitetssystem Drift og forbedring Et kontinuerlig arbeid, alle etater/avdelinger har fått beskjed om å starte med ROS analyser Systematisk HMS-arbeid Medarbeiderundersøkelse (hvert 3. år) X Ikke gjennomført Systematisk HMS-arbeid Gjennomføring av helsetest ansatte Nei Ikke gjennomført Arbeidsgiverstrategi Revisjon personalreglement X En kontinuerlig prosess Arbeidsgiverstrategi Rullering av lønnspolitisk plan Delvis Ble gjennomført i 2013, ikke aktuelt med revisjon i år. Samlet sykefravær mål handlingsplan IA Løpende oppfølging 5,0 % Se pkt. 1 (oppfølging av IA-plan). Samfunnssikkerhet og beredskap Mål Tiltak 2015 Status pr 1. tertial 2015 Kompetanseheving Deltakelse på kurs innen samfunnssikkerhet og X Ikke gjennomført p.g.a. den personalmessige situasjonen i 1. tertial. beredskapsledelse beredskap Beredskapsplan Sluttføre revisjon av beredskapsplanen Ble jobbet med i forbindelse med øvelse høsten 2014, men vanskelig å holde fremdrift med de administrative ressursene en har hatt i Oppdatering Årlig revidering Ja Se over. beredskapsplan ROS-analyse Sluttføre hovedrevisjon av ROS-analyse Se over. ROS-analyse Rullere/oppdatere ROS-analyse Hovedrullering Operativt kriseteam Reetablere kriseteam Vedl.hold Varslingslister m.v. oppdateres, men det bør gjennomføres årlige møter og tilbud om kurs m.v. for medlemmer. Beredskapsøvelse Øvelse beredskapsplan X Øvelse i regi av fylkesmannen i Beredskapsdag/-øvelse for ledere og mellomledere er planlagt i mai. Samhandling Møte med samarbeidspartnere innenfor beredskap * Ja Ikke gjennomført pr. 1. tertial. Rapportering Statusmelding til kommunestyret om beredskap Ja Flesberg kommune Side 6

12 Fellestjenesten Økonomistatus Budsjett 2015 Periodisert budsjett Regnskap Avvik Avvik i % Politisk administrasjon ,9 Fellestjenesten ,2 Kommentar: Politisk administrasjon: Totalt har politisk område et mindreforbruk på kr ,-. Alle underkapitler har et lite mindreforbruk (med unntak av kommunestyret) og økonomien er således under god kontroll så langt på året, dvs. at det ikke er noen vesentlige avvik å melde om. Fellestjenesten: Fellestjenesten har til sammen et mindreforbruk på kr ,-. Det er god kontroll på utgiftssida så langt og det kan ikke rapporteres om større avvik. Det som det knyttes mest usikkerhet til framover, er hvordan opprettelsen av IK-drift i Kongsbergregionen, vil påvirke budsjettet. Her er det flere usikre elementer, og en kan her frykte at på noen områder vil det i en periode bli noe dobbeltkjøring. Noe av dette er det tatt høyde for i budsjettet, men som nevnt, her vil det være usikkerhet. Driftstiltak budsjett 2015 Beløp Kommentar Politisk: Reduksjon av netto rammen med 0,9 % -21 Aktuelle tiltak: Det skal gjennomføres ett politisk møte mindre enn planlagt. Fellestjenesten: Reduksjon av netto rammen med 0,9 % -140 Aktuelle tiltak: Vi reduserer utgifter til porto og papirutgifter så mye som mulig samt at vi har innskrenket bruk av bedriftshelsetjeneste til bare det aller mest påkrevde. Sykefravær 1.tertial 14 2.tertial tertial 15 Kommentar: Fellestjenesten har over lang tid hatt et svært lavt sykefravær, slik også for 1. tertial ,21 % 4,01 % 2,69 % 1,48 % Flesberg kommune Side 7

13 Målområder: Tekst skrevet med kursiv refererer til utdrag fra kommuneplan, bl.a. hovedmålsettinger og strategier. Flesberg kommune fremstår som en attraktiv arbeidsplass med godt kvalifiserte medarbeidere (2.6) Arbeidsprogram/tiltak 2015 Status pr 1. tertial 2015 Videreutvikle arbeidsgiverplattformen med hovedfokus på ledelse. Bidra til videreutvikling av kommunens internkontrollarbeid via kvalitetssystemet Kvalitetslosen. Ingen spesielle tiltak gjennomført i 1. tertial, men et fortsatt fokus på videreutvikling av Kvalitetslosen. Neste steg i utviklingen av KL er utarbeidelse av ROS-analyser i den enkelte etat/avdeling. Oppdatere og følge opp kommunens personalreglement, HMSarbeid, IA-handlingsplan og løpende personalarbeid (mye av dette vil skje gjennom systemet Kvalitetslosen). Er en kontinuerlig prosess. Nå er det særlig fokus på å utarbeide web-basert kurs for nyansatte i kommunen (introduksjon). Implementere personalmodul i samarbeid med de øvrige Numedalskommunene. Dette er et arbeid som er utsatt inntil videre. Gjennomføre lokale lønnsforhandlinger i kap , kap. 5 og kap innen Vil bli gjennomført som forutsatt. Gjennomføre medarbeiderundersøkelse. Ikke gjennomført enda. Kommunen tilbyr generelt gode og fleksible tjenester tilpasset brukernes behov; innen så vel byggesaksbehandling som eldreomsorg og barnehager (2.6) Kommunen skal møte publikum på en hyggelig, informativ og effektiv måte (4.1) Informasjon: Bidra med nødvendige ressurser til videreutvikling og forbedring av kommunens informasjon til publikum ved hjelp av kommunens nettsider og sosiale medier, herunder å tilrettelegge informasjon og tjenester for selvbetjeningsløsninger. Forbedre de direktesendte overføringene fra kommunestyremøter, og få til bedre arkiveringsløsninger på disse. Videreføre prosessen med fysisk arkivering og avslutning av saker i Ephorte. Kontinuerlig prosess. Selvbetjeningsløsninger er avhengig av løsninger for mottak i saks- og fagsystemer. Det er installert ny pc og nytt kamera og oppgradert software. Prosess med rydding/flytting i fjernarkiv (dokumenter fram til 1980) til IKA (interkommunalt arkiv) er gjennomført. Flesberg kommune Side 8

14 Utgi hytte-/fritidsmagasin i Numedal. Gjennomføres innen 1. juli Forberedelser er i rute og magasinet vil bli utgitt som planlagt. Regionalt og interkommunalt samarbeid vil fortsatt ha høy prioritet i søken etter gode og effektive fellesløsninger (3.12) Etablering av felles driftsorganisasjon i Kongsbergregionen (som skal ivareta felles IKT-plattform og drift). Her vil kommunene måtte foreta mange strategiske vurderinger i forbindelse med iverksettelse som også vil omfatte representasjonen i SuksIT. Det blir viktig å håndtere konsekvenser omleggingen vil ha å si for IKT driften lokalt i kommunen. Overgangen skjer 1. Juni og alle nødvendige forberedelser synes å ha vært gjort. Følge opp/bruke mulighetene i ephorte 5 for å sikre en gevinstrealisering gjennom bedre dokumentfangst, enklere saksbehandling og bedre dokumentflyt. Herunder vurdere arbeidsflyt (LEAN). Opplæring med mer har ikke blitt gjennomført enda p.g.a. kapasitetsproblemer. Videreføre informasjonssikkerhetsprosjekt (Kongsbergregionen), hvor det blir en hovedoppgave å følge opp informasjonssikkerhetsarbeidet på en hensiktsmessig måte, herunder at alle etater rapporterer status pr hvert år. En kontinuerlig prosess. Vurdere interkommunalt samarbeid innen kontroll av alkoholloven samt starte saksbehandling i forhold til fornying av salgs- og skjenkebevillinger Dette må sees i sammenheng med rullering av alkoholpolitisk handlingsplan, som må behandles politisk. Er ikke gjennomført enda. Oppfølging og mulig videreføring av KS-SvarUT (elektronisk løsning for utgående post). Alle avtaler er gjort og vi er nå rede for å starte testing av systemet (i samarbeid med Rollag og Nore og Uvdal). Deltagelse i arkivnettverksgruppe innen Kongsbergregionen som gjennomfører prosjekt for anskaffelse av felles sak-/arkivløsning for alle kommunene i regionen i Prosjektet er i rute og en avgjørelse om hvilket saksbehandlersystem Kongsbergregionen vil velge vil skje i løpet av høsten. Deltakelse (personalsjef) i Kompetanseregionen, som er en felles satsning for kompetanseutvikling i Kongsbergregionen. Er under god utvikling og før høsten vil en ha klar et web-basert kurs for nyansette (introduksjons-kurs). Flesberg kommune Side 9

15 Andre oppgaver Gjennomføre digitalisering av politisk utsending av dokumenter, innkjøp av nettbrett etc. til folkevalgte m.v. Tas i bruk fra ny kommunestyre-periode, dvs. siste tertial Nødvendige forberedelser er i gang. Evaluere felles sentralbordtjeneste med Rollag Felles sentralbord med Rollag har så langt fungert etter intensjonene. Vi får en mer effektiv drift ved at sentralbordbetjeningen i større grad kan ta seg av andre oppgaver. Kommunestyre- og fylkestingsvalg: Valgarbeidet er i rute. o o For og etterarbeid Gjennomføring av valget (tidligstemmegivning, forhåndsstemmegivning og valgdagene) Valg til styrer, råd og utvalg. Målindikatorer: Mål 2015 Status pr 1. tertial 2015 Økonomi: % avvik regnskap/budsjett 0 + 0,2 % Medarbeidere: Vernerunder Ja Ikke gjennomført enda Kompetansetiltak Mer målrettet Vi har en kontinuerlig vurdering av kompetansebehovet Gjennomførte medarbeidersamtaler Ja Ikke gjennomført enda Gjennomført medarbeiderkartlegging innen 1. juni Ikke gjennomført enda Tjeneste: Journalføring av post innen 3 dager Ja Vi greier å innfri denne målsettingen. Ansettelser innen en måned etter søknadsfrist Ja Vi greier å innfri denne målsettingen dersom det ikke er spesielle forhold knyttet til ansettelsen Bistå etatene i personalsaker og i HMS ved behov Ja Ja Fysisk arkivering og avslutning av saker i Ephorte Videreføres Samarbeid med IKA om fjernarkivering er gjennomført Intern IKT-bistand- og hjelp i administrasjon Telefonisk på dagen, ellers ila 2 dager En viktig målsetting, men ikke alltid mulig å få til med de ressurser vi har på dette området. Flesberg kommune Side 10

16 Elektroniske tjenester (selvbetjening): Ephorte-moduler- herunder ansettelsesmodul Gjennomføres Ikke gjennomført (avventer i forhold til interkommunalt samarbeid) Utviklingsmål: Behov for revisjon innhold nettsider, intranett, sosiale medier og overføringer av kommunestyremøter på nett Videreutvikle Intranett er i ferd med å fases ut til fordel for Kvalitetslosen (en kontinuerlig prosess). Flesberg kommune Side 11

17 Oppvekst og kultur Økonomistatus Kommentar Regnskapet er i balanse. Budsjett 2015 Periodisert budsjett Regnskap Avvik Avvik i % ,3 Driftstiltak budsjett 2015 Beløp Kommentar Samarbeidsavtale med Flesberg samfunnshus økes til 250' 100 Ny avtale inngått. Reduksjon av netto rammen med 0,9 % -531 Vakante delstillinger innen administrasjon. Egenbetaling barnehageopphold, nye satser -110 Nye satser fra 1. mai Sykefravær 1.tertial 14 2.tertial tertial 15 Kommentar: Sykefraværet har vært rimelig stabilt det siste året. 5,50 % 5,17 % 5,75 % 5,78 % Pågående og nye prosjekter 2015 Forprosjekt ny skole og flerbrukshall x Første planleggingsmøte gjennomført i forbindelse med anskaffelse av prosjektleder til forprosjekt. SKU- skolebasert utviklingsarbeid/ungdomsskolesatsingen. Et nasjonalt og interkommunalt satsingsområde. Veiledning fra høgskolen i Buskerud og Vestfold. x Gjennomført i samsvar med plan. Folkehelseprosjektet. Forebyggende samarbeid mellom skole, helse og barnevern. Tiltaket er i samsvar med nasjonale føringer som pålegger kommuner å prioritere tverretatlig forebyggende innsats for barn og unge, jfr. Rundskriv Q-16/2013 x Mellomledere har deltatt på møter og samling i regi av folkehelsekoordinator. Tiltak 2015 Oppgradering av uteområdene ved Lampeland og Furuflata barnehage. Ferdigstilling av x Det arbeides i disse dager med uteområdet ved Svene Flesberg kommune Side 12

18 uteområdet ved Svene barnehage. barnehage. Lyddemping Lampeland barnehage. x Ikke gjennomført. Arbeidsprogram : Målområder: Tekst skrevet med kursiv refererer til utdrag fra kommuneplan, bl.a. hovedmålsettinger og strategier. Medarbeidere: attraktiv arbeidsplass med godt kvalifiserte medarbeidere (2.6)... kompetanseutvikling og ressurser innen IKT både for elever og lærere (3.4) Tjeneste: Gode og effektive offentlige tjenester til brukerne (2.6) Fokus på samarbeid skole/barnehage hjem (4.1) arbeider bl.a. målrettet med å utvikle elevenes lesekompetanse (3.4) Skolene skal ha fokus på tilpasset opplæring og optimalt Tiltak Periode Sikre at pedagogisk personell i barnehagen får Gjennomført barnehageplass for sine barn. Dette for å beholde kvalifiserte førskolelærere i kommunale barnehager. Minimum 1 dags kompetanseutvikling for Gjennomført barnehageansatte. Videreutdanning for minimum 1 lærer pr. år, 30 studiep Gjennomført for 4 lærere 2014/2015 Minimum 2 dagers kompetanseutvikling for Gjennomført 50% mellomledere i skole og barnehage pr. år. Skolering av 4 lærere i SOL (systematisk oppfølging av lesing) en videreføring av LUS Gjennomført IKT-veilederne skal gjennomføre datakurs for elever med Gjennomført 70 % lærere på alle klassetrinn. Oppvekstsjef gjennomfører en utviklingssamtale ved Ikke gjennomført hver skole med fokus på oppfølging av skoleeiers forsvarlige system. Gjennomføre tilsyn i barnehagen i h.h.t. til revidert plan Gjennomført Gjennomføre trekantsamtaler (foresatte, barnehage, Ikke gjennomført skole). Gjennomføre tiltak i tråd med leseplan for skolen Gjennomført Språkutvikling i barnehagen med hovedfokus på gutter Ikke gjennomført Rektor gjennomfører to resultatsamtaler pr. år med Gjennomført 50% lærere på trinnene for oppfølging av læringsresultatene Flesberg kommune Side 13

19 læringsutbytte for den enkelte elev (3.4) Styrke holdningsskapende arbeid i barnehage og skole for både fysisk og psykisk helse, inkluderende miljø og kosthold (4.1)... holdningsskapende arbeid med fokus på verdier, valg og tro på egne krefter (3.4) skape tilbud som engasjerer og appellerer til ungdom (3.12) Alle lokale partnere har en felles forståelse av hvilke verdier som skaper «den gode oppvekst» og «det gode liv» i Flesberg (2.3) Fokus på samarbeid skole/ hjem (4.1) Alle barn i barnehage og grunnskole skal få oppleve profesjonelle kunst- og kulturtilbud. Det er etablert mange og varierte kunst- og kulturtilbud til den enkelte elev med evt. påfølgende tiltak (interkommunalt samarbeid). Gjennomføre tiltak i plan for SKU (skolebasert utviklingsarbeid) i samarbeid med Høgskolen i Buskerud og Vestfold. Fokus på læringsledelse, lesing (Lampeland skole) og skriving (Flesberg skole). Bruk av det holdningsskapende programmet Det er mitt valg i skolen Gjennomført i samsvar med plan Gjennomført Barnehage og skole skal delta i tverretatlig Gjennomført folkehelseprosjekt. Skolering av Ungdom med MOT Ikke gjennomført Lederskolering på MOT-camp for 4 elever pr. år Ikke gjennomført Minst 4 årlige MOT-samlinger skal gjennomføres i alle avdelinger i kommunale barnehager der MOTs holdninger og verdier blir satt i fokus. Skolen som samfunnsbygger i MOT-regi. Flesberg kommune er pilotkommune, dette medfører skolering av personalet i barnehage og skole, foreldre og skoleledere. Markere Frisluftslivets år i nært samarbeid med folkehelsekoordinator, frivilligsentral, lag og foreninger. Arbeid med MOT-verdiene på skolens foreldremøte, minimum ett møte pr. klassetrinn. Kulturkontoret gir årlig tilbud om et arrangement i barnehagen. 2 årlige foredrag i samarbeid med kirkekontoret med tema som ligger i skjæringspunktet mellom historie, Gjennomført 50% 2015 Ikke gjenomført 2015 Gjennomført ved: 1. Arrangement ved åpning av Friluftslivets år. 2. Utarbeiding av plansjer som skal henges opp i lysløypa, Stevningsmogen Gjennomført 50% Gjennomført 2015 Gjennomført Flesberg kommune Side 14

20 (2.3) religion, filosofi, etikk og samtid. Regionalt og interkommunalt Ferdigstille interkommunal kulturplan som overordnet 2015 Ikke gjennomført. samarbeid vil fortsatt ha høy prioritet i søken etter gode og effektive fellesløsninger(3.1) styringsdokument for kulturområdet. Arbeidet med planlegging av ny felles barneskole- og flerbrukshall på Stevningsmogen skal videreføres (3.4) Følge opp kommunestyrevedtak fra april Første planleggingsmøte gjennomført. Målindikatorer: 2015 Pr Økonomi: Avvik regnskap/ budsjett 0 1,6 % Medarbeidere: Tilbud om medarbeidersamtaler 100% 75% Sykefravær <7% 5,78 Gjennomførte dager etterutdanning pr. lærer 2 1 Gjennomførte dager etterutdanning pr. barnehageansatt 1 1 Antall lærere under videreutdanning (Kompetanse for kvalitet) 1 4 % lærere med universitets-/høyskoleutdanning og pedagogisk utdanning (Jfr. kostrarapportering) 85 % Ikke måltall i kostra pr Redusere antall dispensasjoner på pedagogiske ledere 30% Gjennomførte vernerunder i alle enheter 100% 40% Tjeneste: Barnehagedekning - alle som har søkt innen hovedopptaket 100% 100% Elektroniske tjenester: Oppdaterte hjemmesider skolene Oppdaterte hjemmesider barnehagene Resultater: % av elevene på 3. trinn over kritisk grense i lesing 85 % 75% Gjennomsnitt nasjonale prøver 5. trinn 1,8 Rapporteres i årsmelding Ja Ja Ja Nei Flesberg kommune Side 15

21 Gjennomsnitt nasjonale prøver 8. trinn 3,0 Rapporteres i årsmelding Gjennomsnitt nasjonale prøver 9. trinn 3,0 Rapporteres i årsmelding Gjennomsnitt grunnskolepoeng 10. trinn 40 Rapporteres i årsmelding Gjennomsnitt elevundersøkelsen <1,3 Rapporteres i årsmelding Flesberg kommune Side 16

22 NAV Numedal (Vertskommune Rollag) Økonomistatus Budsjett 2015 Periodisert budsjett Regnskap Avvik Avvik i % NAV Numedal og flyktningetjenesten rammeområde ,2 NAV Sosialtjenesten, overføring til Rollag kommune NAV Flyktningetjenesten, overføring til Rollag kommune Kommentar NAV: Merforbruket på flyktningetjenesten skyldes leiekostnader til hus og økte utgifter til økonomisk sosialstønad Sykefravær 1.tertial 14 2.tertial tertial 15 Kommentar: Ingen ansatte i Flesberg. Rollag kommune er vertskommune med arbeidsgiveransvar Målindikatorer 2015 Status pr 1. tertial 2015 Økonomi: Avvik i % (merforbruk +, mindreforbruk -) 0 God kontroll på kjente utgifter Medarbeidere: Sykefravær i % <4 Få ansatte gir fort høye utslag. Arbeidsgiver følger opp og tilrettelegger der dette er aktuelt. Medarbeiderundersøkelse / HKI* 24 Gjennomføres i oktober. Forrige resultat 25,6 Brukere: Brukerundersøkelse brukertilfredshet i NAV, kvalitet på tjenestene (karakter 1-6) >4 Gjennomføres på høsten. Forrige resultat 5 Andel mottaker som forsørger barn under 18 år <30 35% Andel mottaker år som mottar økonomisk sosialhjelp i forhold til andel av samlet <20 19,5 brukermasse på økonomisk stønad Snitt antall måneder stønadslengde for økonomisk sosialhjelp år <4 4,2 Andel i % som går over 6 måneder på stønad <30 18% *Humankapitalindeks, medarbeiderundersøkelse i NAV hvor energiscore bør være over 24 Flesberg kommune Side 17

23 Barneverntjenesten i Numedal (vertskommune Nore og Uvdal) Økonomistatus Budsjett 2015 Periodisert budsjett Regnskap Avvik Avvik i % Barnevern, overføres til Nore og Uvdal kommune ,6 % Økonomi pr. tertial og prognoser : Administrasjon felles (administrasjon innen barneverntjenesten som deles 40/40/20 mellom kommunene): Pr. 1. tertial er det et merforbruk på kr ,-. Dette skyldes oppgjør etter avtale om avsluttet ansettelsesforhold. Prognose for året er at det blir et mindre overforbruk på grunn av dette. Tiltak: Pr. 1. tertial er det et lite merforbruk samlet på tiltak i og utenfor hjemmet. Egenandel på institusjonstiltak i Bufetat er økt med kr ,- pr. år pr. barn fra (kr ,- pr. mnd. Pr. barn). Denne økningen er ikke budsjettert og vil resultere i et merforbruk på kr ,- ut året. Handlingsprogram Planarbeid Mål Tiltak Periode Gjennomgang av gamle planer for å evaluere og evt utarbeide nye planer. Utarbeide felles fosterhjemsplan for Numedal. Utarbeide organisasjon og utviklingsplan for Numedal barneverntjeneste. Innen juni 2015 Innen mai 2015 Planen ferdigstilles mai Organisasjonsplanen er under utarbeidelse. Internkontroll Kvaliteteslosen skal være styringsverktøy for internkontrollsystem til samtlige tjenester. Innføre Kvalitetslos; samtlige ansatte skal få opplæring Alle rutiner, veiledere, rundskriv og lovverk er lagt inn. Alle ansatte fikk opplæring i februar 2015, og vi har tatt systemet i bruk. Kvalitetslosen står fast som sak på alle fagmøter, der vi evaluerer bruk, drøfter nye momenter som skal legges inn. Så langt har vi ikke meldt noen avvik. Flesberg kommune Side 18

24 Mål Tiltak Periode Gode oppvekstvilkår for barn og unge; Holdningsskapende arbeid Styrke holdnings-skapende arbeid i barnehage og skole for både fysisk og psykisk Bruke resultatene fra Ungdata til å få til holdningsendringer hos ungdommen og foreldrene helse, inkluderende miljø og kosthold tverrfaglig satsing på tiltak for barn med overvektproblematikk implementere konsultasjonsteam både i barnehagene og skolene i hele Numedal Holdningsskapende arbeid er en kontinuerlig prosess, i samarbeid med andre kommunale tjenester. Rutiner for å kunne satse og implementerer foreslåtte tiltakene er utarbeidet og iverksatt i samtlige kommuner. styrke ungdomsmiljøet i hele Numedal Gjennomføring av ungdata i Numedal og utarbeide felles tiltak interkommunalt og tverrfalig for å styrke ungdoms Helsefremmende arbeid: den prosess som gjør folk i stand til å bedre og bevare sin helse : Styrke familiene til å kunne Deltagelse i Folkehelseprosjektet ivareta egen helse og utvikling i Flesberg En effektiv kommuneorganisasjon Bruke erfaringer fra folkehelseprosjektet i hele Numedal Barneverntjenesten har hatt en representant i prosjektet og forarbeidene er nå avsluttet. fokus på tverrfaglig samarbeid /utarbeide felles handlingsprogram etablerte rutiner mellom faggrupper skal gi forutsigbare vedtak Rutiner mellom barnevern og andre kommunale tjenester er etablerte. Flesberg kommune Side 19

25 Helse og omsorg Økonomistatus Budsjett 2015 Periodisert budsjett Regnskap Avvik Avvik i % ,9 Kommentar: Etaten har utfordringer på grunn av manglende kompensasjon for prisvekst på tjenester man kjøper. Spesielt gjelder det tjenester vi kjøper fra andre kommuner. Utgiftene på disse tjenestene øker tilsvarende både pris- og lønnstigning. Etaten har store utgiftsposter til bruker bosatt i nabokommune hvor dette slår inn, samt at etaten kjøper tjenester som for eksempel vask og leie av tøy. Dette bidrar til en faktisk reduksjon av rammen som det ikke er tatt høyde for enda. I tillegg må etaten endre seg i forhold til nye krav. Samhandlingsreformen har medført at brukere skrives ut til kommunene tidligere enn før. Det innebærer at man har måttet etablere flere korttids-/avlastningsplasser for å møte dette behovet. Det innebærer at man ikke får de inntektene som det innebærer med langtidsplasser. I tillegg må tjenestene dreies fra praktisk bistand som man kan ta en liten egenandel på til helsehjelp der man ikke kan ta betalt. I sum betyr dette at etaten har fått et strammere budsjett, som gir utfordringer. Etaten jobber med å gjøre det som er mulig for å holde seg innenfor vedtatt ramme med bl.a. å se på følgende: 1. Gå gjennom tjenestene til brukere med tjenester på et lavt nivå og se på hva som kan reduseres. 2. Holde igjen på kompetanseutviklingstiltak. 3. Dersom man får midlert til opplæring gjennom Kompetanseløftet vil ansatte ikke få fri med lønn, men må bytte vakter for å kunne delta. En vil ikke leie inn vikarer for dette. 4. Gjennomgang av alle tjenestene for å se på hva som kan kuttes ut, eventuelt reduseres. Inntektene kan en liten grad påvirke, og det synes som det blir mindre og mindre mulighet for å kunne skaffe inntekter, da mer og mer av de rettighetsbaserte tjenestene skal være gratis for bruker. Driftstiltak budsjett 2015 Beløp Kommentar Brukt vikarer for å kartlegge tjenestenivå. Ansettes fast fra sommer Nye brukere i bolig. 1,5 stilling, kveld helg Reduksjon av netto rammen med 0,9 % Se kommentar over. Sykefravær 1.tertial 14 2.tertial tertial 15 Kommentar: Vi er fornøyd med utviklingen av sykefraværet, og fortsetter vårt fokus og vårt arbeid med oppfølging og ledelse. 6,36 % 5,64 % 6,56 % 5,25 % Flesberg kommune Side 20

26 Etatens handlingsprogram Fokus på mennesker Lederutvikling fokus på ledelse Status pr 1. tertial 2015 Vi fortsetter med lederutvikling og har fått støtte via KS og OU-midler til dette. Det er planlagt 4 samlinger i Myndiggjorte medarbeidere K-lean som metode Kvalitet er fokus, og vi bruker Lean som metode. Rekruttering: Rett person på rett sted Rekruttering av høyskoleutdannet personell: sykepleiere, er så godt som umulig. Vi må utdanne egne sykepleiere. Kvalifisering: Medikamentkurs, hospitering, annen kursing Fokus på kvalitet: Arbeid med prosedyrer og rutiner i «Kvalitetslosen» 2013/14 og K lean 2014 arbeides videre med i Kursing og hospitering settes på vent inntil det er økonomisk rom for det. Se redegjørelse over. Jevnlige møter mellom ledere og ansatte for felles utveksling av utfordringer og mulige løsninger Fokus på informasjon Informere godt om etatens utfordringer og tjenestetilbudet Informere om utfordringer som følge av samfunnsendringer Informasjon til politikere og organisasjoner følges opp. Aktiv deltakelse i folkevalgte organer Delta på møter med frivillige lag og foreninger Oppdatere informasjon på kommunens nettsider - ta i bruk sosiale medier her har man en utfordring i forhold til kompetanse og økonomisk prioritering. Vurdere etatens ressurser til IKT med ønske om 50 % stilling i 2016 Fokus på økonomi Etaten drives i økonomisk balanse i 2015 Oppfølging med oppdatert informasjon på nettsider og sosiale medier er vanskelig å håndtere med dagens ressurser og kompetanse. Det er ingen som har dette som sin naturlige del av sine oppgaver, og man har ikke økonomi til å leie inn noen for å ta oppgaven. Dette er en utfordring, og det gjøres en innsats for å få nå dette målet. Økonomimøter hver måned i 2015 i forbindelse med månedsrapportering Fokus på tjenestene Endring av tjenestetilbudet tilpasset Samhandlingsreformen: Flesberg kommune Side 21

27 Øke antall korttidsplasser til 6. Etaten nådde ikke målet i 2013 og 2014, men arbeider videre med dette i Etablere et kommunalt akutt-tilbud i Kongsberg i sammenheng med interkommunal legevakt. Det arbeides likeledes med en «øyeblikkelig-hjelp-plass» lokalt for etatens brukere som har akutt bistands-, omsorgs-, og rehabiliterings behov. Styrking av psykiatritjenesten. Flere pasienter skal behandles i kommunehelsetjenesten. Flere mennesker med psykisk sykdom medfører et sterkt press på tjenesten. Tjenesten er sterkt presset og klarer ikke gi tjenester til alle de som har krav på tjenester. Etaten ønsker å øke bemanningen med 50 % fra Interkommunalt samarbeidsprosjekt mellom Numedalskommunene, NAV og DPS om psykisk langtidssyke. Kommunen har ansvar for stadig flere tungt psykisk syke mennesker. For å mestre å leve med sin sykdom er de avhengige av å ha en hverdag i en arbeidssituasjon der de kan bidra med det de kan, og at de er en del av et sosialt felleskap. Etablering av et innsatsteam i 2013 med eksisterende ressurser. Dette videreutvikles i 2015, Høy innsats fra fysioterapeut, ergoterapeut og hjemmetjenestene i begynnelsen av en rehabiliteringsfase etter sykdom kan bidra til å øke brukernes funksjonsnivå og mestringsnivå for å kunne bo hjemme så lenge som mulig, økt lagerkapasitet på hjelpemidler øke hjemmetjenestenes kapasitet på kveldstid natt-tjeneste er alle etablerte elementer som er nødvendige for å kunne lykkes. Flere med stor funksjonshemming bor hjemme i 2014 Økt bevissthet og fokus på bruk av tekniske løsninger (velferdsteknologi). Det vil Antallet korttidsplasser er nå 6-7 Det etableres et akutt tilbud på Kongsberg desember Dette tilbudet er integrert i etatens korttidsplasser. Vi har et behov for å styrke psykiatrien, men har ikke økonomi til dette. Det er heller ikke mulig å omdisponere midler. Dette er i arbeid. Fokus på hjemme rehabilitering. Vi har økt kapasiteten utover det vi har rom til. Vi har økt bemanning på kveld. Skal økes ytterligere Vi har fått nattjeneste i hjemmetjenestene. Det er et fokus på velferdsteknologi og det brukes der det er mulig. Flesberg kommune Side 22

28 være en økende utfordring i årene fremover med «for få hender» til å løse alle oppgaver. Mange tekniske løsninger finnes tilgjengelig allerede i dag, og etaten er aktivt med i å prøve ut nye løsninger. Helsenett Meldingsløftet Større fokus på folkehelse og samfunnsmedisin Øke antall sykepleiere Ressurs saksbehandling Økt legeressurs i kommunen. Øke dagsenter kapasitet Helsenettet ble implementert i 2013/2014. Det medførte store endringer i etatens rutiner og prosedyrer i forhold til kommunikasjon med spesialisthelsetjenesten, HELFO, fastlegene, laboratorier og apotek. Utarbeide og etablere et prosjekt med arbeidstittelen: Samarbeid mellom Linjene Dette er et kunnskapsbasert helhetlig/tverrfaglig arbeid i forhold til folkehelse fra Målet med prosjektet vil være å jobbe mer målrettet med å utjevne sosiale forskjeller. Sentralt i dette vil kunnskapen om at det er sammenheng mellom utdanningsnivå og helse være. Det innebærer bl.a. at en må jobbe med å legge til rette for læring gjennom hele livsløpet, både innen familien og innenfor læringsinstitusjonene. Det er utarbeidet en egen prosjektbeskrivelse som er vedtatt politisk Det er etablert kontakt med fylkeskommunen for å søke om støtte. Det er videre etablert kontakt med HBV for å få til følgeforskning. Stimulere ansatte til å benytte kommunens stipendordning: Ansatte som blir tatt opp på sykepleierhøyskole kan søke om stipend under utdanning mot bindingstid i etterkant. Rekruttering av utenlandske sykepleiere. Interkommunalt samarbeid om en forvaltningsenhet (2016). Økt behandling lokalt krever økte legeressurser. Økt fokus på samfunnsmedisin og folkehelse krever økt samfunnsmedisinsk kompetanse. Legeressursene økes slik at ressursene som kommunelege, helsestasjonslege og sykehjemslege samlet blir på 100 %. Økt kostnad på ca. kr ,- ble lagt inn i økonomiplanen f.o.m utlysninger i 2014 har vært uten resultat. Rekrutteringsarbeidet fortsetter i 2015 Det er krav til kommunen om å etablere et eget dagtilbud til demente innen I dag får mennesker med demens et tilbud i ordinært dagsenter. Demente har behov for et tilrettelagt tilbud. Noen trenger også skjerming. Hittil har alle fått et tilrettelagt og tilpasset tilbud innenfor det etablerte tilbudet. Alle aktuelle brukere har fått et relevant og godt tilbud. Det skal jobbes mer med hvordan man kan utvikle tjenesten innen dagens rammer. Endre brukernes fokus fra å være passiv mottaker til aktiv deltaker i eget liv. Kunnskap om hva som skaper uhelse, og hvordan man kan leve med kronisk sykdom og smerter. Arbeides med fra 2015 og fremover. PLO meldinger (elektroniske meldinger mellom helseforetak og kommuner, mellom laboratorier og kommuner, mellom leger og kommuner) brukes mer og mer aktivt. Målet er der, prosjektet er i gang, det går langsomt, har ikke kraft og driv på det på grunn av manglende økonomi til prosjektleder. Tjenesten er så presset at det ikke er mulig å få til innenfor eksisterende ramme. To personer begynner på høyskolen høsten 2015 dersom de blir tatt opp. Aktuelt: opplæring av saksbehandlere ved Forvaltningsavdelingen i Kongsberg kommune. Ansatt kommuneoverlege for Flesberg og Rollag i 20%. Tjenesten etablerer et tilbud til 2 demente 3 dager pr. uke. Innen dagens rammer. Flesberg kommune Side 23

29 Øyeblikkelig hjelp og legevakt (interkommunalt samarbeid) er en del av prosjektet «Helseløft Kongsberg», som er et samarbeidsprosjekt mellom de kommunene som Kongsberg sykehus har som sitt nedslagsfelt. Kongsberg Interkommunale legevakt ble etablert , og øyeblikkelig-hjelpsenger i tilknytning til legevakt/sykehus jobbes det videre med. Øyeblikkelig hjelp tilbud etableres på Kongsberg i tilknytning til legevakt i For å møte krav om å etablere slike plasser fra kjøpes plasser på Kongsberg sykehus fra frem til nytt bygg står ferdig i Flesberg kommune Side 24

30 Teknikk, plan og ressurs Økonomistatus Budsjett 2015 Periodisert budsjett Regnskap Avvik Avvik i % Teknikk, plan og ressurs Fordelt slik: Teknikk, plan og ressurs: Drift utenom selvkostområdene ,7 Teknikk, plan og ressurs: Drift selvkostområdene ,9 Kommentar: Økonomien er i balanse. Avvik drift utenom selvkostområdene skyldes periodisering. Driftstiltak budsjett 2015 Beløp Kommentar Øke ramme drift Stevningsmogen Fritidspark 100 Ok Økning gebyrer jfr oversikt -451 Ok Leie lokaler på Moen i stedet for å bygge brannstasjon 200 Leieforhold etablert. Reduksjon av netto rammen med 0,9 % -141 Mål å holde rammen ved innsparinger på flere områder. Sykefravær 1.tertial 14 2.tertial tertial 15 Kommentar: Få ansatte på etaten gir prosentvis store utslag når noen på etaten har sykefravær. 3,54 % 2,18 % 4,50 % 7,59 % Pågående og nye prosjekter 2015 Status pr 1. tertial 2015 Deltakelse i forprosjekt felles barneskole/flerbrukshall i samarbeid med oppvekst og Arbeidet med forprosjekt påbegynt etaten ikke involvert så langt. X kulturetaten. Gjennomføre prioriterte tiltak i investeringsbudsjettet i h.h.t. hovedplan vann og avløp. X Se status i investeringsoversikten. Gjennomføre alternativ løsning til bygging av ny brannstasjon, se investeringsoversikt. X Se status i investeringsoversikten. Etablere ny slamløsning i samarbeid med Rollag (evt. private). X Utredningsprosess påbegynt i samarbeid med Rollag kommune. Gjennomføring av tiltak i h.h.t. plan for oppgradering av veier. X Gjennomføres i 2. tertial. Rehabilitering/bygging Haugsjøbru, se investeringsoversikt. X Se status i investeringsoversikten. Renovasjon. Utredning om felles renovasjonsordning i Kongsbergregionen. X Avventer vedtak fra andre kommuner. Flesberg kommune Side 25

31 Renovasjon. Fortsette utfasing av gamle hytterenovasjonscontainere og videreføre planlegging av ny renovasjonsordning for kommunes fritidsbeboere. Må også sees i sammenheng med ovenfor nevnte prosjekt. Adressering og gatenummerering. Kommunestyret har vedtatt gatenavn til fastboende. Skilting startet i 2013, og prosessen går videre utover i perioden til 2017 (investeringsoversikt). Implementering av IK Bygg pågår, og dette vil gi bedre grunnlag for styring og prioritering av utgiftene til vedlikehold av kommunens bygningsmasse, ref. mål i k.sak 44/12. Gjennomføring av EPC-kontrakt dersom kommunestyret fatter vedtak om tiltakspakke (investeringsoversikt). X X X X Ingen direkte aktivitet i 1. tertial utover at forslag til ny forskrift er fremmet i forbindelse med at ny avtale for innhenting av avfall må på plass før 1. sept. Anbudsprosess for dette er gjennomført. Prosessen har jevn og god fremdrift ut fra de personalressursene som er tilgjengelige. Prosessen pågår som planlagt. Anbud gjennomført som planlagt i 2014, og kommunestyret behandlet sak og vedtok tiltakspakke i k.sak 3/15. Tiltakene iverksettes 2. tertial Tiltak 2015 Status pr 1. tertial 2015 Organisasjonsgjennomgang av etaten. Aktivitet og prosess i hele 1. tertial, men p.g.a. vakanser har mye av fokuset X måttet bli opprettholdelse av løpende drift. Bistå ved utarbeidelse av salgsavtale før salg av kommunens boligområde i Lampeland Østplanen Ingen aktivitet i 1. tertial p.g.a. personalsituasjonen. X Nytt faktureringssystem for vann, avløp, renovasjon og tømming av private slamavskillere er Det har i 1. tertial blitt jobbet med etablering av tømmelister på systemet. Dette X innført. Ta i bruk slammodulen i vil gi grunnlag for et bedre system fremover på dette området. Grønn dal. Fortsette samarbeidet utover i perioden. Gjennom samarbeidet får vi mange data vi Ingen spesiell aktivitet i 1. tertial. X trenger for vår rapportering om vanntilstanden i Numedalslågen. Klima- og energiplan. Bidra ved oppfølging av vedtatt plan (flere områder), ref. EPC-prosjekt. X Se kommentar EPC-prosjekt. System for tettere oppfølging og bedre gjennomføring av investeringstiltak og drift. Månedlig Ikke fulgt opp like tett som i 2014, da det har vært vakanser både i TPR-etaten X rapportering. og i FØNK. Se kommentar investeringsoversikt. Planarbeider: a) Kommunal planstrategi, b) Kommunedelplan for Blefjell, c) Utarbeide/revidere Ut fra vedtatt oversikt/prioritering av planarbeider, så har en del ressurser gått reguleringsplan for Moen industriområde, d) Gang- og sykkelvei fra Lampeland til Søre Moen til forprosjekt og utredninger knyttet til ny gang- og sykkelveg mellom Svene og X m.v. Jobbe med løsninger ressursmessig for å komme videre disse planrelaterte arbeidene, e) Lampeland. Her har det vært stor aktivitet hele 1. tertial innbefattet oppstart av Rullering kommuneplan. prosjektet i tråd med k.sak 5/15. Målindikatorer Tekst skrevet med kursiv referer til Mål 2015 Status pr 1. tertial 2015 utdrag fra kommuneplan, bla hovedmålsetninger og strategier: Økonomi: % avvik av regnskap/budsjett 0 Medarbeidere:.. attraktiv arbeidsplass med godt kvalifiserte medarbeidere (2.6): Organisasjonsgjennomgang med sikte på god ressursutnyttelse, styring og et godt arbeidsmiljø i etaten. Påbegynt i 2014, og vil fortsette i Fokusområder: Struktur, organisering, internkontroll og oppgavefordeling Prosessen er i gang og en har påbegynt prosess med oppgavefordeling, samt elementer av det øvrige innhold. Fremdriften Flesberg kommune Side 26

32 HMS og personal Arbeidsflyt (lean) er litt hemmet av at det er vakanser på etaten som gjør at daglig drift må ha hovedfokus. Tilbud om medarbeidersamtaler til alle med påfølgende tiltak. Gjennomført før nyttår. Oppfølgingsrunde påbegynnes nå. Gjennomføre minst en vernerunde. Ikke gjennomført pr. 1. tertial. kompetanseutvikling: Kursing av aktuelle medarbeidere i nytt lovverk. Delvis gjennomført. Sykefravær <5 % Høyere enn måltallet, men ikke arbeidsrelatert. Gode og effektive offentlige tjenester til brukerne: (2.6) Overholde lovpålagte tidsfrister innen plan- og byggesaksbehandling. Fortsatt overholdelse av tidsfrister for å få saksbehandlingstiden ned til Har ikke nådd dette målet i alle saker i 1. tertial p.g.a. vakanser/sykefravær kombinert med økt saksmengde. 14 dager. Utføre brannsyn i alle 13 bygg i kommunen. Planlagt, men ikke gjennomført 100% i 1. tertial. Utføre feiing og tilsyn av ildsteder i h.h.t. gjeldende lovverk. Gjennomføres. Være à jour med kartforretninger. Ut fra tilgjengelige ressurser, så er det vanskelig å være ajour hele tiden da saksmengden varierer og også andre gjøremål må prioriteres innenfor den samme ressursen. Godt og nok vann og sikkerhet i vannforsyningen, overholde krav i drikkevannsforskriften i vannprøver. Krav overholdes m.h.t. prøver, men utfordringer på dette området vil vedvare inntil investeringer i h.h.t. hovedplan v/a gjennomføres. Godkjente prøver av avløpsvann fra kommunes avløpsvann i h.h.t. gjeldende lovverk. Krav overholdes m.h.t. prøver, men utfordringer på dette området vil vedvare inntil investeringer i h.h.t. hovedplan v/a gjennomføres. Jord, daa av Flesbergs areal er jordbruksareal, fordelt på 90 bruk. 6 områder i kommunen fremstår med høye kulturverdier og er viktige å holde i hevd: (3.2) Skog. Årlig hogstkvantum er beregnet til m3. med en førstehåndsverdi på 26 mill. inntekter fra transport og lokal foredling kommer i tillegg med 50 mill: (3.2) Bidra til å holde arealet og kulturverdiene i hevd ved å sørge for at disse får tilført midler gjennom statlige støtteordninger. Fortsette å bidra med søknadshjelp og midler gjennom statlige støtteordninger, samt tilsyn med disse. I følge skogloven skal det føres tilsyn med 10 % av alle skogavgiftssaker. I tillegg skal det føres utvidet tilsyn i avgiftssaker. Mål: Minst 10 % tilsyn gjennomført. Ingen spesielle tiltak i 1. tertial utover søknadshjelp. Ikke gjennomført i 1. tertial. Fisk og vilt: (3.2) Sørge for tildeling av fiskefondsmidler etter søknad(er). Ikke gjennomført i 1. tertial. Helse- miljø og sikkerhet: Trafikksikkerhetsplan: (3.10) Samfunnssikkerhet og beredskap: (3.11) Sørge for å sende inn søknad om midler til oppfølging av planen og at tildelte midler blir brukt. Fortsette gjennomføring av trafikksikringstiltak, som planlagt. Herunder delta med innspill til Statens Vegvesen og Fylkeskommunen på temaer som gang/sykkelveier, busslommer etc. bl.a. planlegging av ny gangvei fra Søre Moen til Lampeland. Nødvendig kursing og opplæring av kommunens brannmannskaper. Forprosjekt gang- og sykkelveg bl.a. gjennomført med tilskudd fra fylkeskommunen. Ny befaring fra Statens Vegvesen ang. busslommer etc. gjennomført. Gjennomføres. Flesberg kommune Side 27

33 Investeringer Budsjettendringer 2015 Revidert budsjett 2015 Prosjekt (inkl mva) Opprinnelig budsjett 2015 Regnskap Resterende Kommentarer: Bygg ferdigstilt og overlevert. Gjenstår bl.a. uteområde og inngjerding som Svene barnehage utbygging gjennomføres vår/sommer Grunnskole - IT-utstyr Innkjøp av elevpc-er. Forprosjekt ny skole, flerbrukshall og svømmehall Prosess med engasjering av prosjektleder er påbegynt. Barnehagene - inventar/utstyr felles Grov- og fingarderober på alle avdelinger. Investeringer Kongsbergregionen Ikke gjennomført pr. 1. tertial. Dusj og gard.anlegg brannstasjon Planlegging påbegynt i 1. tertial. Automatiske døråpnere Ikke påbegynt. Prøvepumping ble avsluttet før nyttår og rapport med forslag til videre Flesberg vannverk fremdrift er mottatt. Svene- Solvoll avløpspumpeledning Ikke gjennomført i 1. tertial. Nye containere hytterenovasjon Ikke gjennomført i 1. tertial. Renseanlegg Lyngdal Ikke gjennomført i 1. tertial. Komprimator og oppgradering Moen miljøstasjon Ikke gjennomført i 1. tertial. Brann: pumpe til tankbil Nytt vannverk Svene-Lampeland prosjektering Ikke gjennomført i 1. tertial. Ledningskartverk/saneringsplan VA Påbegynt i 1. tertial. Utredningsprosess i gang sammen med Rollag kommune. Midlertidig løsning Nytt behandlingsanlegg for slam etableres i 2. tertial. Overvåking VA- pålegg i fra mattilsynet Ikke gjennomført i 1. tertial. Opprusting kommunale veger Ikke gjennomført i 1. tertial. Avløp: omlegging avløp Nærstugo Ikke gjennomført i 1. tertial. Planlegging, inkl. innhenting av pristilbud og bestilling gjennomført. Blir Haugsjøbrua etablert tidlig høst. Trafikksikkerhetstiltak FV Gjennomføres følger fremdriftsplan. Gang- og sykkelveg strekningen Svene-Lampeland Gjennomføres følger fremdriftsplan. Noe aktivitet i 1. tertial, og mer planlagt aktivitet i 2. tertial der fjell- Adressering, skilting, kartverk /hytteområdene nå blir jobbet med. EPC-prosjekt Iverksettelse av tiltak i 2. tertial. Tråkkemaskin Stevningsmogen Gjennomført. Ombygging grendehus Stevningsmogen Påbegynt. Flesberg kommune Side 28

34 Lysløype Stevningsmogen Ikke gjennomført i 1. tertial. Digitalisering av planer(samarbeidsprosjekt Numeda Ikke gjennomført i 1. tertial. Startlån v/husbankmidler (netto avdrag) Saldering ved overføring til neste år Egenkapitaltilskudd KLP Flesberg kommune Side 29

35 Oversikt planarbeider Plan Finansiering Status (K-sak 12/14) Status pr. 1. tertial Regulering/prosjektering gangveg Svene Lampeland 2. Ny hovedplan vann og avløp 3. Reguleringsplan crossbane Lampeland Kr ,- Buskerud fylkes trafikksikkerhetsutvalg Finansieres av tidligere avsatte midler til vann og avløpsprosjekter. Kr ,- Flesberg kommune Ikke igangsatt. Konsulentbistand reguleringsplan må innhentes, og prosjektet må organiseres. Innhenting av konsulentbistand pågår. Frist for tilbud er Vedtak om behandling i k.styret senest Konsulent engasjert i hht. Rammeavtale BTV. Igangsettes januar Midler bevilget til gjennomføring av fylkeskommunen i januar med oppfølgende vedtak av kommunestyret i februar. Vedtaket er fulgt opp og prosjektet følger fremdriftsplanen. Formannskapet informeres fortløpende om status. Dette planbehovet kan nå tas ut av oversikten. Ny hovedplan ble vedtatt av kommunestyret i juni 2014, og tiltak er lagt inn som prioriteringer i økonomiplan og handlingsprogram. Også dette planbehovet kan nå tas ut av oversikten. Planen hadde sin første behandling komiteen plan, næring og ressurs i februar 2015 for utlegg til offentlig ettersyn. 4. Regulering snøscooterløyper 5. Regulering skoleformål Kr ,- avsatt i vedtak om igangsetting av forprosjekt. 6. Utarbeide kommunal planstrategi Avklare interesse fra grunneiere, samt avklare omfang (reguleringsplan eller kommunedelplan). Innhente tilbud fra konsulenter. Avhengig av vedtak våren 2014 vedr. ny skole/flerbrukshall. Ved evt. vedtak om bygging av skole/flerbrukshall på Stevningsmogen, så må det igangsettes reguleringsarbeider. Bør gjennomføres i 2015, og kommer forut for rullering av kommuneplanen. Innhente tilbud fra konsulenter. Arbeidet utsatt, p.g.a. at regjeringen trakk forsøksordningen. Avventer ny lov/forskrift. Vil bli satt i gang når prosjektledelse for forprosjektet er etablert. Ingen aktivitet i 1. tertial. 7. Kommunedelplan Blefjell Elementer i nåværende plan bør Ingen aktivitet i 1. tertial. oppdateres. Beslutning om revisjon hører hjemme i prosessen med kommunal planstrategi. 8. Reguleringsplan Moen Ingen aktivitet i 1. tertial. industriområde. 9. Rullering kommuneplan Ingen aktivitet i 1. tertial. Vurderes når kommunal planstrategi utarbeides og behandles. Flesberg kommune Side 30

36 Sykefravær Det totale sykefraværet til kommunen er 5,7 %. Dette er en liten økning i forhold til samme tidspunkt i 2014 og reduksjon i forhold til samme tidspunkt i Sosial- og barnverntjenesten blir rapportert i vertskommunene. Flesberg kommune Side 31

37 Flesberg kommune Side 32

38 Befolkningsutvikling Folketalet ved inngangen av 2015 Fødde Døde Fødselsoverskudd I alt Befolkningsendringer - 1 kvartal 2015 Innflyttinger Av dette frå utlandet I alt Utflyttinger Av dette til utlandet Netto innflytting, inkl. inn- og utvandring Folkevekst Folketalet ved utgangen av kvartalet Endring i % 06 Buskerud ,27 % 0604 Kongsberg ,40 % 0631 Flesberg ,45 % 0632 Rollag ,07 % 0633 Nore og Uvdal ,12 % Kilde: SSB Statistisk sentralbyrå pr 19 mai Flesberg har pr. 1 kvartal 2015 ett fødselsunderskudd på to personer og netto innflytting på 14 personer som gir en total folkevekst på 12 personer. Dette tilsvarer en økning på + 0,45 %. Folketallet er nå Flesberg kommune Side 33

39 Finansforvaltning Gjeldende finansreglement ble vedtatt av kommunestyre 16. desember 2010 i K-sak 60/2010. Det skal rapporteres pr tertial og ved særskilt årsrapport. Plassering og forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål. Ved forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet til driftsformål skal det legges vekt på lav finansiell risiko og høy likviditet. Når det gjelder ledig likviditet og midler beregnet til driftsformål, har Flesberg kommune kun plasseringer i bankinnskudd. Kommunen inngikk bankavtale med Sparebanken1 Buskerud/Vestfold i Kapital i Sparebank1 pr kroner Bankinnskuddene til Flesberg kommune har markedsrente. Bankinnskuddene i Sparenank1 forrentes med 3 måneders nibor + margin på 1,07 %. Forvaltning av gjeldsporteføljen og øvrige finansieringsavtaler. Formålet med forvaltning av gjeldsporteføljen og øvrig finansavtaler er å skaffe kommunen finansiering til mest gunstig betingelser, uten at man påføres vesentlig finansiell risiko. Flesberg kommune 87,9 millioner kroner i langsiktig gjeld pr fordelt på følgende låneinstitusjoner: Flytende renter Faste renter Sum lån Husbanken KLP DNB Kommunalbanken Sum Andel i % 59,01 % 40,99 % Det har ikke vært vesentlige markedsendringer i 1. tertial Låneporteføljens fordeling mellom faste og flytende renter pr er henholdsvis 41 og 59 %. I henhold til finansreglementet skal minst 25 % av porteføljen være på fast rente. Låneporteføljens sammensetning tilfredsstiller kravet i kommunens vedtatte finansreglement. Låneopptak i 2015 vil bli tatt opp med flytende rente. Flytende rente varierer mellom 1,9 og 2,6 % i 1 tertial Flesberg kommune Side 34

40 Flesberg kommune har følgende satser for faste renter og utløpsdatoer: Faste renter Beløp Utløp Rente fastrente KLP ,83 % KLP ,38 % Kommunalbanken ,60 % Kommunalbanken ,98 % Flesberg kommune skal gjennomføre låneopptak til investeringsformål på 7,2 millioner kroner i I tillegg skal det lånes 22 millioner kroner til forskottering for Fylkeskommunen av gang- og sykkelvei på strekningen Svene/Lampeland. Låneopptakene vil bli gjennomført i tråd med rammeavtale gjennom BTV innkjøp. Rammeavtalen forutsetter minikonkurranse mellom tre låneinstitusjoner; KLP, DnB og Kommunalbanken. Følgende rentesatser tilbys pr. 15. april 2015: Fastrente, basert på et lån med 20 års avdragstid Renteregulering: 1 ÅR 2 ÅR 3 ÅR 4 ÅR 5 ÅR 6 ÅR 7 ÅR 8 ÅR 10 ÅR Nominell rente: 1,57 % 1,50 % 1,57 % 1,68 % 1,81 % 1,90 % 2,00 % 2,06 % 2,15 % Effektiv rente: 1,57 % 1,51 % 1,57 % 1,69 % 1,82 % 1,91 % 2,01 % 2,07 % 2,16 % Flesberg kommune Side 35

41 FLESBERG KOMMUNE Folkevalgtes godtgjørelser Lampeland Arkiv 080 Saksmappe 2013/231 Avd Fellestjenesten Saksbehandler Ranveig Hvila MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet /15 kommunestyret Rådmannens anbefaling: 1. Kommunestyret vedtar følgende endringer i folkevalgtes godtgjørelser: Pkt. 2.1 Ordføreren tilstås kommunal mobiltelefon/-abonnement samt kr i godtgjøring til internettoppkobling. Pkt. 2.5 Godtgjørelsene innberettes for beskatning etter de til enhver tid gjeldende regler. Pkt 6.3 tillegg gruppe II: Valgstyret og stemmestyret 2. Pkt 2 Telefongodtgjørelse vurderes i fbm overgang til elektroniske sakspapairer. Saksopplysninger: Folkevalgtes arbeidsvilkår ble i kommunestyrets møte 26. juni 2014 delt i 2 reglementer: 1. Reglement for politiske organer 2. Folkevalgtes godtgjørelser Folkevalgtes godtgjørelser skal i hht pkt 6.9 tas opp til vurdering etter 2 år og ved slutten av kommunevalgperioden. Ved kommunestyrets behandling/vedtak 26. juni 2014 ble møtegodtgjørelsene økt (pkt. 6.4): Møtegodtgjørelse til kommunestyret, formannskapet og utvalg i gruppe I ble økt fra kr. 600,- til kr ,-. Møtegodtgjørelse til medlemmer i utvalg gruppe II ble økt fra kr. 400,- til kr. 600,-. Møtegodtgjørelse til medlemmer i utvalg gruppe III ble økt fra kr. 350,- til kr. 450,-. Satsen for utvalg som ikke er nevnt i gruppene (f.eks. valgstyret og stemmestryet) ble ikke endret. Satsene for tapt arbeidsfortjeneste (pkt. 3.1) ble økt med kr. 300,- i I pkt 2 telefongodtgjørelse ble pkt. 2.1 godtgjøring til ordføreren endret i 2007 og nytt pkt. 2.5 dokumentasjon i fht skattlegging kom i Skattedirektoratet har forenklet beregningen av inntektsbeskatning for dekning av og/eller refusjon av utgifter til mobiltelefon/bredbånd/nettbrett (arbeidsgiverfinansierte elektroniske kommunikasjonstjenester). Reglementets pkt 2.1 og 2.5 bør endres. I tillegg kan det bli aktuelt med endringer i fbm overgang til elektroniske sakspapirer.

42 Vurdering: Rådmannen anbefaler at reglementets pkt 2.1 og 2.5 endres nå og at hele pkt 2 vurderes i fmb overgang til elektroniske sakspapirer. Valgstyret og stemmestyret har ansvarsfulle oppgaver. Godtgjørelsene bør etter rådmannens vurdering økes. Vedlegg: 1 Folkevalgtes godtgjørelser vedtatt , sak 44 Side 2 av 2

43 Flesberg kommune FOLKEVALGTES GODTGJØRELSER 1 Møtegodtgjørelser m.m. Vedtatt av kommunestyret , sak Møtegodtgjørelse til styrer, råd og utvalg utbetales i henhold til «Møtegodtgjørelser - regler og satser» (pkt 6). 2. Godtgjørelse til ordføreren knyttes til stortingsrepresentantenes lønnstrinn og settes til 85 % av dette lønnstrinnet. Ordføreren tilstås ferie tilsvarende ferielovens bestemmelser og det utbetales ordførergodtgjøring under ferien. Feriepenger tilstås ikke. Ordførerens stillingsstørrelse er 100 %. Etter endt tjeneste innrømmes ordføreren etterlønn etter KS anbefalinger. Møtegodtgjørelse utbetales ikke til ordføreren. 3. Varaordføreren gis en årlig godtgjøring tilsvarende 3 % av ordførerens godtgjøring. Varaordføreren gis møtegodtgjørelse ved deltakelse i møter i styrer/råd/utvalg. Varaordføreren gis godgjøring som ordfører dersom hun/han fungerer som ordfører i ordførerens fravær (gjelder ikke ferie). 4. Ordfører og varaordfører kan fordele noen oppgaver imellom seg med tilsvarende fordeling av stillingens størrelse og godtgjørelser. 5. Ved deltakelse i kurs, konferanser o.l. dekkes tapt arbeidsfortjeneste - jfr. eget pkt. Andre utgifter som skyss, kost og overnatting dekkes som for kommunale tjenstemenn med alminnelig samtykke - jfr. i tillegg pkt. om vederlag for utgifter til omsorgsarbeid. 6. Møter som varer ut over 7,5 timer godtgjøres med kr. 200,- pr. time for de overskytende timer. 7. All godtgjøring som tar utgangspunkt i ordførerens godtgjøring beregnes ut fra 100 % verv. 2 Telefongodtgjørelse 1 Ordføreren tilstås gratis mobiltelefon samt kr i godtgjøring til internettoppkobling. 2 De øvrige folkevalgte får følgende telefongodtgjørelse pr. år: Varaordfører kr Komiteledere kr Gruppeledere for øvrig kr Øvrige kommunestyrerepresentanter kr Andre folkevalgte kan få dekket utgifter til telefon etter regning. 4 Telefongodtgjørelsene utbetales samtidig med møtegodtgjørelsene. 5 Dokumentasjon av faktiske medgåtte telefonutgifter i forhold til skattlegging av godtgjøring er den enkelte mottakers ansvar. 3 Tapt arbeidsfortjeneste 1. Kommunale tillitsmenn gis erstatning for tap i ordinær arbeidsinntekt m/tillegg av feriepenger, det vil si innen ordinær arbeidstid, som er en følge av vervet og for utgifter som utøvelsen av vervet nødvendiggjør etter følgende satser: a. For legitimert krav om erstatning gis inntil kr pr. dag (7,5 t). b. For ulegitimert krav om erstatning gis inntil kr pr. dag (7,5 t). c. Krav om tapt arbeidsfortjeneste utover vanlig arbeidstid (kl ) må begrunnes. 2. Som legitimasjon for tapt arbeidsfortjeneste kreves for arbeidstaker bekreftelse fra arbeidsgiver for foretatt trekk. 3. a. For selvstendig næringsdrivende brukes generelt ulegitimert sats pr. dag. side 1

44 b. Når dette ikke gir uttrykk for det reelle tapet, kan en ved egenerklæring få dekket opptil legitimert sats pr. dag. Som legitimasjon godtas ligningsattest. 4. Rådmannen avgjør spørsmål i forbindelse med praktiseringen. Blir et krav om erstatning ikke imøtekommet avgjør formannskapet det med endelig virkning. 4 Vederlag for utgifter til omsorgsarbeid 1. Folkevalgte som har omsorgsarbeid for barn, syke, eldre eller funksjonshemmede får etter regning dekket utgifter til tilsyn og pleie i den tiden han/hun er fraværende for å ivareta kommunale verv. Kommunen utbetaler refusjon for slike utgifter direkte til den person som har påtatt seg omsorgsansvaret mens den folkevalgte var fraværende. Utgiftene dekkes etter lønns-stigen for hjemmehjelp (evt. unge arbeidstakere). 2. Administrasjonen er behjelpelig med å skaffe tilveie barnehageplass/ personer til omsorgsarbeid ved kommunale møter. 5 Skattetrekk Dersom oppgitt trekkprosent er lavere enn 50 % må skattekort leveres. I motsatt fall vil det bli trukket 50 % i henhold til skattebetalingslovens Møtegodtgjørelser regler og satser 1. Det gis ikke møtegodtgjørelse for formannskaps- eller komitemøter av inntil 1 times varighet før eller etter kommunestyremøter. 2. Godtgjørelse til midlertidig oppnevnt utvalg fastsettes ved oppnevnelsen, hvis ikke gjelder minstesats kr. 250 i møtegodtgjørelse. Godtgjørelse til leder vurderes i hvert enkelt tilfelle. 3. Gruppene Gruppe I Gruppe II Gruppe III Komiteene Bygdetunnemnda Råd for eldre og personer med Kontrollutvalget Klagenemnd nedsatt funksjonsevne Sakkyndig nemnd eiendomsskatt eiendomsskatt Byggekomite (ved prosjekter) 4. Møtegodtgjørelse Fast årlig godtgjørelse: Verv % av ordf. godgjøring Ledere i gruppe I kr Ledere i gruppe II kr Ledere i gruppe III dobbel møtegodtgjørelse ved møter Ved fravær utover 20 % reduseres godtgjørelsen tilsvarende og utbetales evt. fast møtende varamedlem. Fast årlig møtegodtgjørelse til leder i utvalg utbetales ikke hvis utvalget ikke har hatt møter. Møtegodtgjørelse: Møtegodtgjørelse til kommunestyret, formannskapet og medlemmer i utvalg gruppe I fastsettes til kr ,-. Møtegodtgjørelse til medlemmer i utvalg gruppe II fastsettes til kr. 600,-. Møtegodtgjørelse til medlemmer i utvalg gruppe III fastsettes til kr. 450,-. Andre ikke nevnte kommunale utvalg tilstås kr. 250 i møtegodtgjørelse. 5. Dersom det oppstår spesielle forhold som tilsier endringer i arbeidsmengden i utvalg som ikke har fast leder-/møtegodtgjørelse, kan formannskapet vurdere endringer i gjeldende regler. 6. Skyssgodtgjøring ved bruk av egen bil utbetales etter statens satser. Utgifter ved bruk av offentlige transportmidler godtgjøres ved framleggelse av kvittering. 7. Kommunalt ansatte som på bakgrunn av stillingen sin er valgt som medlem, pålagt å møte som sekretær eller på annen måte yte bistand til et valgt organ, gis ikke møtegodtgjørelse. Ansatte som er valgt inn i kommunale organ uten tilknytning til sin stilling, skal ha møtegodtgjørelse som de andre medlemmer. 8. Møtegodtgjørelse utbetales etter oppgave fra det politiske organs leder/sekretær. 9. Folkevalgtes godtgjørelser tas opp til vurdering etter 2 år og ved slutten av kommunevalgperioden. side 2

45 FLESBERG KOMMUNE Lampeland Arkiv 026 Saksmappe 2010/653 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen Kommunereformen - informasjonsgrunnlag samt forslag til videre fremdrift MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet /15 kommunestyret Rådmannens anbefaling: Saken legges fram uten anbefaling. Saksopplysninger: Kommunestyret behandlet sak vedrørende rapport fra forstudien «Utredning av kommunestruktur i Numedal» i sitt møte Følgende vedtak ble fattet: 1. Det pekes ut en mindre prosjektgruppe fra hver kommune bestående av Ordfører, representant fra opposisjonen og tillitsvalgt som sammen får i oppdrag å pakke ut forstudierapporten fra Telemarksforskning med følgende målsetting: Utarbeide et kortfattet informasjonsgrunnlag som kan sendes ut til innbyggerne. Utarbeide grunnlag for å informere og involvere innbyggerne i åpne møter Forslag til informasjonsmateriell og respektive møtetidspunkter legges frem til politisk behandling i aprilmøte. (formannskapsmøte) 2. Som representant fra opposisjonen velges Oddvar Garås. 3. Ordføreren i Flesberg inviterer formannskapet i Kongsberg, Rollag og Nore og Uvdal til et fellesmøte om temaet kommunestruktur. Hva er situasjonen i de ulike kommunene og hva er veien videre? Nore og Uvdal kommune og Rollag kommune fattet samsvarende vedtak. Den felles prosjektgruppen mellom kommunene har gjennomført to arbeidsmøter. Med utgangspunkt i forstudierapporten fra Telemarksforskning er det utarbeidet et kortfattet utdrag som grunnlag for distribusjon til kommunens innbyggere. Dette dokumentet følger som vedlegg til saken. I dokumentet er det avslutningsvis laget et forslag til framdrift og tidsfrister for den videre prosessen. Denne er som følger: Prosjektplan forprosjekt behandles politisk i september Innhenting av tilbud og vedtak om igangsetting i oktober 2015.

46 Rapport behandles i februar Informasjon og folkemøter frem til påske Politisk behandling og vedtak innen juni Vurdering: Saken fremmes uten forslag til konklusjon. Vedlegg: 1 Kortversjon av forstudierapport Side 2 av 2

47 2015 Kommunestruktur i Numedal Utdrag fra forstudierapport thomasf Flesberg kommune

48 Del 1 Forstudie kommunestruktur De tre kommunestyrene i Numedal vedtok i mai 2013 å gå inn i et arbeid med å utrede kommunestruktur og mulig kommunesammenslåing av kommunene Flesberg, Rollag og Nore og Uvdal. De tre Numedalskommunene har lang tradisjon for å samarbeide og denne prosessen må sees i sammenheng med dette. En har sett at en i et samarbeid kan løse oppgavene bedre enn man greier hver for seg. Målet med kommunestrukturarbeidet er å se om det er mulig å skape bedre tjenester, sterkere fagmiljøer og tryggere økonomi uten at det går på bekostning av tilgjengelighet og lokaldemokrati. med tanke på å ha en kommunestruktur tilpasset dagens og fremtidens oppgaver og tjenestetilbud. Denne kommunereformen vil også påvirke den prosessen som er startet her i Numedal med tanke på fremdrift og tidsfrister. Rapporten er todelt. En del gjelder faglige vurderinger og en del er basert på spørreundersøkelse blant politikere og administrativ ledelse i de tre kommunene. Rapporten er i sin helhet tilgjengelig på kommunenes hjemmesider. Link til rapporten 015/januar/kommunestruktur_numedal Rådmennene fikk i oppdrag å fremme en prosjektbeskrivelse for en forstudie til kommunestyret. Denne prosjektbeskrivelsen ble fremmet og vedtatt i juni Telemarksforskning ble valgt til å gjennomføre forstudien som forelå i desember Forstudien skal danne grunnlag for beslutning om videreføring i et eventuelt forprosjekt for å se nærmere på de områdene som det pekes særlig på i rapporten. Målet med et eventuelt forprosjekt vil være å utrede disse områdene nærmere for å kunne ta en beslutning om en eventuell endring av kommunestrukturen vil være aktuelt med tanke på dagens og fremtidens kommunale oppgaver og tjenesteproduksjon. Parallelt med den lokale prosessen har Stortinget som kjent invitert alle landets kommuner til å gjøre nødvendige utredninger 1

49 Økonomi Med utgangspunkt i dagens inntektssystem vil de tre Numedalskommunene ved en eventuell sammenslåing motta et inndelingstilskudd som trappes ned etter 15 år. Etter 20 år vil i så fall de samlede inntektene til den nye kommunen bli lavere enn dagens inntekter i de tre kommunene. Dette innebærer at det i løpet av disse 20 årene må være realisert en innsparing i driften tilsvarende dette. Innsparing Rapporten peker på at det i utgangspunktet vil være lettest å realisere innsparingspotensialet på administrasjonen. Interkommunalt samarbeid Interkommunalt samarbeid handler både om faste samarbeid med utgangspunkt i lovverk, egne styrende organer, og samhandling i nettverk og prosjekter. Eksempler på dette i Numedal er: Felles barnevern, felles NAV-kontor og felles økonomifunksjon (FØNK). Flere samarbeid omfatter etter hvert også hele eller deler av Kongsbergregionen. Selv med et utstrakt samarbeid på mange områder oppleves det ikke at samarbeidsulempene begynner å bli større enn fordelene. Rapporten slår fast at det i alle kommunene er større motivasjon for økt interkommunalt samarbeid enn for kommunesammenslåing. Dette kommer tydeligst frem i Nore og Uvdal. Innsparingspotensialet på tjenester vil være mer krevende og vil måtte innebære samlokalisering for å utnytte stordriftsfordelene. Erfaringer fra tidligere kommunesammenslåinger underbygger dette. Ved å etablere en administrativ og en politisk organisasjon unngår man doble funksjoner, oppgaver, rutiner og systemer på ulike områder. Når det gjelder å anslå innsparingspotensialet i kroner så spriker rapporten ganske mye, og dette vil være et av områdene som en må gå mer i dybden på i et eventuelt forprosjekt. Men rapporten slår fast at det vil være et ikke ubetydelig potensial for innsparing på administrasjon. Når det gjelder tjenesteproduksjon konkluderes det med at her vil ikke den viktigste effekten av en eventuell sammenslåing først og fremst være den økonomiske innsparingen. Her er snarere gevinsten knyttet til større fagmiljøer og en bedre og mer fleksibel utnyttelse av de 2

50 resursene som kommunene samlet sett rår over. Kraftinntekter Gitt en endring av struktur der Numedalskommunene samles i en kommune, så vil dette utløse høyere inntekter fra konsesjonskraft som Nore og Uvdal kommune i dag ikke har mulighet til å hente ut alene. Eiendomsskatt I Flesberg og Rollag er det innført eiendomsskatt i hele kommunen, mens det i Nore og Uvdal bare er eiendomsskatt på verker og bruk. Ved en eventuell endring av kommunegrenser må dette harmoniseres. Dette vil gjelde både områder for utskrivning, nivå og takstgrunnlag. Priser Det samme gjelder for prising av tjenester. Her er det ikke så stor variasjon, men det vil på samme måte som for eiendomsskatt ville måtte harmoniseres ved en endring av kommunestrukturen. Demografiske trekk Den demografiske sammensetningen i kommunene er noe ulik. Dette har betydning for beregningen av rammetilskuddet til den enkelte kommune. Beregningene baserer seg på statistikk og innrapporterte tall fra kommunene og som påvirkes av bl.a. alderssammensetningen blant innbyggerne, bosettingsmønster o.l. Ved en eventuell sammenslåing av kommunene vil dette «bildet» endres og er et av de områdene som en må gå nærmere inn på i et eventuelt forprosjekt. Tjenester Med utgangspunkt i SSB sin framskriving av folketallsutviklingen i de tre kommunene sies det i rapporten at det er lite som tyder på at det vil bli en dramatisk endring når det gjelder oppvekstsektoren. 3

51 Når det gjelder helse og omsorgstjenester pekes det på at tjenestebehovet vil gå noe ned frem mot 2020, for så å øke kraftig utover mot Det anslås med bakgrunn i disse tallene at det vil være et økt behov for ansatte innen helse og omsorgstjenester i perioden med 27 pr innbyggere i yrkesaktiv alder. Dette er utfordringer som for øvrig vil gjelde for alle landets kommuner. Del 2 Rettigheter Rollag og Nore og Uvdal har rettigheter i Øvre Numedal statsallmenning på Hardangervidda. Disse rettighetene berøres ikke av en eventuell endring av kommunegrenser. For villreinjakt, småviltjakt og fiske gjelder kommunegrensene fra 1956, fastsatt i kongelig resolusjon i Kvaliteten på tjenestetilbudet Rapporten slår fast at tilbakemeldinger fra kommunene tyder på at tjenestetilbudet som ytes oppleves noenlunde bra. Det oppleves imidlertid utfordringer knyttet til rekruttering av kompetanse, og at fagmiljøene oppleves små og sårbare. Det hevdes at ingen av kommunene føler seg godt rustet til å møte et stadig økende statlig krav, eller for den saks skyld håndtere nye oppgaver og fremtidige utfordringer. Utfordringene er dog noe forskjellig i de tre kommunene og dette er nøyere beskrevet i rapporten. Demokrati En eventuell sammenslåing vil føre til færre politikere pr. innbygger. Telemarksforskning peker på at lavere politisk representasjon imidlertid kan føre til at en må tenke andre metoder for innbyggermedvirkning enn det vi er vant til i dag. Spørreundersøkelsen som ligger til grunn for rapporten viser at det ikke er noe stor tro på at en eventuell sammenslåing vil føre til økt interesse for politisk arbeid. Et flertall mener imidlertid at en sammenslåing vil gi økt innflytelse på regionale og nasjonale saker. 4

52 Samfunnsutvikling En viktig målsetting med å danne en større kommune i Numedal kan være å bli mer handlekraftig og spille en større rolle som lokal og regional samfunnsutvikler. Flesberg og Rollag mener at en sammenslåing vil kunne ha positive effekter med tanke på å sikre bedre kompetanse og resurser til helhetlig og langsiktig planlegging. Man ser at man sammen kan bli sterkere og vil kunne løse oppgaver som man ellers ikke ville fått til på egen hånd. Det er ulike utfordringer i kommunene når det gjelder nettotilflytting og arbeidsplassvekst. Dette gjør at det også er behov for en bred innsats for å styrke kommunenes attraktivitet på ulike områder for å opprettholde bosettingen. Tilgangen på lokale arbeidsplasser er viktigst øverst i dalen, som i større grad fungerer som et eget arbeidsmarked. Frykten for at en sammenslåing vil føre til sentralisering av viktige arbeidsplasser er også størst i Nore og Uvdal. Fordeler og ulemper Det er viktig å være klar over at vurderingene fra spørreundersøkelsen baserer seg først og fremst på antagelser om effekter. Noen tror at fagmiljøene blir bedre, mens andre tror det motsatte. Noen mener at en sammenslåing vil kunne håndtere tjenestene på en god måte, mens andre igjen tror at det blir for stort geografisk. Noen mener økonomien blir bedre, mens andre tror den blir dårligere. Ut i fra dette mener Telemarksforskning at eventuelle gevinster ved en sammenslåing forutsetter at man klarer å enes om hvilke utfordringer den enkelte kommune og Numedal som helhet står overfor. Med utgangspunkt i dette må en finne fram til visjoner, mål og tiltak som man ønsker å realisere gjennom å bygge en ny kommune. 5

53 Sammenfattende konklusjoner Viktige argumenter for å gå videre i et forprosjekt er at alle kommunene er små og sårbare. Befolkningsframskrivingen peker ikke i positiv retning for de øverste kommunene. Handlingsrommet for å drive aktivt utviklingsarbeid er svært begrenset i Flesberg og Rollag. Det pekes på at man går glipp av utviklingsmuligheter fordi man ikke har kompetanse og resurser til å orientere seg om tilgjengelige virkemidler og aktuelle utviklingsprogrammer. Å unngå sentralisering er viktig for alle tre kommunene, og utfordringene knyttet til dette øker jo lenger opp i dalen man kommer. Kunnskapsøkonomien fortsetter og det blir viktig å beholde miljøer som fortsatt vil tilby denne typen arbeidsplasser. interkommunale samarbeidet eventuelt blir for store, før man tar grep? Vil det derfor være klokt å benytte anledningen til å vurdere en endring av kommunestrukturen for å bygge Numedal som en sterk landkommune? Blant politikere, administrative ledere og tillitsvalgte er det i Rollag og Flesberg samlet sett et flertall som ser positivt på en sammenslåing, mens det er et flertall som er negative i Nore og Uvdal. Avklaring om videreføring: Planen er at det fremmes sak om videreføring i forprosjekt til kommunestyrene i juni. Muligheter finnes også blant folk som søker andre kvaliteter enn de som en finner i byene. Det pekes på det faktum at globalisering og ensretting fører til økt etterspørsel etter det særpregede, lokale, det ekte og det tradisjonelle. Her har de tre kommunene mange fellesnevnere og i dette ligger utviklings- og vekstmuligheter for Numedal i et fellesskap. Det konkluderes i rapporten med at det vil være økonomisk gunstig å gjennomføre en eventuell endring i kommunestruktur i reformperioden med tanke på inndelingstilskuddet. Alle innsparingstiltak i denne perioden vil komme kommunene direkte til gode, da en vil få kompensert for reformarbeidet gjennom reformtilskuddet. Fotografier: Irene Lislien Det stilles videre spørsmål om det er lurt å vente til samarbeidsulempene ved det 6