Nye Molde Sjukehus - prosjektorganisering. Helse Nordmøre og Romsdal v/adm.dir. Bjørn Engum. Helse Midt-Norge v/adm.dir. Jan Eirik Thoresen

Transkript

1 Notat Sak Utarbeidet av Til Nye Molde Sjukehus - prosjektorganisering Johan Arnt atnan Helse Nordmøre og Romsdal v/adm.dir. Bjørn Engum Dato Kopi edlegg Helse Midt-Norge v/adm.dir. Jan Eirik Thoresen Forslag til mandat for prosjektorganisasjonen 1. Bakgrunn Det vises til tidligere samtaler om organiseringen og gjennomføringen av utbyggingsprosjektet for Nye Molde Sjukehus. er et svært stort utbyggingsprosjekt, ca m2 og en foreløpig kostnad på ca 2,8 mrd NOK (2008 verdi). Gjennomføringen av et slikt utbyggingsprosjekt krever ressurser, kompetanse, strukturer og systemer for å ha styring, kontroll og gjennomføringskraft ihht vedtatte planer og rammer. Det er viktig at dette etableres/tilføres på riktig tidspunkt i prosjektforløpet for at risikoen er håndterbar og prosjektresultatet blir optimalt. Helsebygg anbefaler at Nye Molde Sjukehus tilføres ressurser med tilstrekkelig utbyggingskompetanse og at det snarest etableres eget styringssystem for prosjektet med strukturer og verktøy, slik at oppfølging og prognosearbeid blir i tråd med prosjektets størrelse og risiko. Dette notatet sammenfatter de tanker Helsebygg Midt-Norge har for hvordan prosjektet skal organiseres. Riktig organisering er om ikke den viktigste så en av de viktigste faktorer for å lykkes med et stort og komplisert prosjekt. 2. Prosjektprosesser Gjennomføring av Nye Molde Sjukehus for en stor og kompleks driftsorganisasjon som dagens Molde sjukehus er et stort løft og en økonomisk og organisatorisk utfordring for driftsorganisasjonen. Parallelt med selve utbyggingsprosjektet må organisasjonen omstille seg og forberede seg på innflytting og drift i nytt sykehus med nye driftsformer i en ny infrastruktur. Samlet kan utbyggingsprosjektet og utvikling av driftsorganisasjonen inndeles i hovedprosessene formell planprosess, bestillerprosess og gjennomføringsprosess. Prosjektorganisasjonen(e) må kontinuerlig utvikles organisasjonsmessig. De ulike prosessene består av flere faser og delprodukter som vist under: Arkiv: år ref: Side 1 av 5 _JP=29420&DL_DOKFORMAT_XX=WORD&DB_STATUS_DS=F&WorkFolder= SK:

2 PROSESSER ED SYKEHUSPROSJEKTER IDÉ > KONSEPTUTIKLING > UTTRYKK > PROSJEKT > BYGG Formell planprosess (Plan- og bygn. lov mv) Kommunedelplan Regulering Bebyggelsesplan Rammetillatelse Igangsetingstillatelse Brukstillatelse infrastrukturtiltak utbyggingsavtaler kartforret-ning opp-måling grunnundersøkelse eiendomsoverdragelse skjønn ekspropria-sjon parkering mv Prosess bestilling (sykehus, retningslinjer mv) irksomhetsbeskrivelse Prosessanalyser Hovedfunksjonsprogram Funksjonsprogram Romfunksjonsprogram Romdatabase OU-arbeid / oppplæring Brukermedvirkning erifikasjon Flytting Klinisk prøvedrift Utstyrsinnkjøp Gjennomfør -ingsprosess Prosjekt / bygg Arkitekt-/idékonkurrranse Kontrahering rådgivere Skisseprosjekt Forprosjekt Detaljprosjekt Bygging Fullføring Overtakelse og overlevering Sluttoppgjør Garantiarbeid FDUS kontrahering utbyggingsmodeller samhandling trimmet bygging kontraktsrett innkjøpsregler bygging v/ sykehus i drift Organisasjon og personell utvikles og tilpasses oppgavene eventuelt Side 2 av 5

3 Prosjektet krever en prosjektorganisasjon som ivaretar bestiller- og organisasjonsutviklingsprosessene fra og i sykehuset og en utbyggingsorganisasjon som gjennomfører byggeprosjektet. Oppgaver til bestiller- og OU-prosessene er vist med blått i figuren over. 3. Overordnet organisering av utbyggingsprosjektet Som beskrevet over anbefales at det etableres en egen bestillerfunksjon, Nye Molde Sjukehus, som prosjektorganiseres med egen ledelse. Prosjektet Nye Molde Sjukehus legges som en linjeorganisasjon under Helse Nordmøre og Romsdal HF ved adm.dir. Gjennomføringen av byggeprosjektet med formelle planprosesser etableres ved en egen utbyggingsorganisasjon under styret for HNR HF(/HMN RHF?). Utbyggingsorganisasjonen ivaretar byggherrefunksjonen. Det vedtas et eget mandat for utbyggingsorganisasjonen. Utkast til mandat se vedlegg 1. Styre Helse Nordmøre og Romsdal HF Helse Nordmøre og Romsdal HF Adm. dir. Prosjektstyre Utbyggingsorganisasjon Bestiller- og OU-prosjekt Samhandling Utbyggingsprosjektet For et vellykket utbyggingsprosjekt er det viktig at begge prosjektorganisasjonene tilføres riktig kompetanse og ressurser. Samtidig som det kreves et nært og koordinert samhandling mellom prosjektorganisasjonene er det også viktig at rollene er klare slik at de nødvendige spenninger fremkommer. Dermed får en klarere frem, diskutert og avklart de spørsmål, tema og løsninger som et slikt prosjekt krever for å lykkes. Intensiteten i samhandlingen mellom prosjektorganisasjonene vil variere ut fra hvilke faser prosjektet er i. Størst intensitet er det under programarbeidet og i verifikasjons- og overleveringsfasen. Side 3 av 5

4 Bestiller- og OU-prosjektet finansieres over ordinær drift, mens utbyggingsorganisasjonen finansieres som en del av utbyggingsprosjektet (investeringsbudsjettet). 4. Oppbygging av utbyggingsorganisasjonen Prosjektorganisasjonen for utbyggingsprosjektet bygges opp og utvikles parallelt med gjennomføringen av for- og detaljprosjektet. Med referanse til dagens organisering av er det viktig og avgjørende at en før oppstart av forprosjektet beslutter og etablerer organisering og mandat for en egen utbyggingsorganisasjon slik beskrevet over. Utbyggingsvedtak skal, slik dagens beslutningsstruktur for investeringsprosjekter er, fattes på basis av forprosjektet. Kvalitet i forprosjektet er derfor særdeles viktig for prosjektets suksess, samtidig som det er i denne fasen påvirkningsmuligheten er størst. Det vises her til følgende godt kjente modell for påvirkningsmulighet/frihetsgrad og kostnadspådrag, Suksess dreier seg om å være best i de tidlige faser! : Utbyggingsorganisasjonen må inneha og tilføres tilstrekkelig kompetanse, erfaring, ressurser og handlekraft i forkant av og i gjennomføringen av forprosjektet for å: - etablere strukturer og prosjektsystematikk - utarbeide gjennomførings- og kontraktsstrategi - redusere rådgiverstyring - tilføre erfaring og kompetanse: - optimalisere og standardisere funksjonelle løsninger - optimalisere og standardisere produksjonsløsninger - standardisering av konstruksjoner, tekniske løsninger og -systemer - gjennomføre kostnadsberegninger og risikovurderinger/-analyser - tilføre generell erfaringsoverføring Side 4 av 5

5 Helsebygg vil komme med forslag til prosjektorganisering i prosjektets ulike faser når mandatet er vedtatt og etableringen av utbyggingsprosjektet er fastlagt. 5. idere arbeid Helsebygg anbefaler at det arbeides etter følgende kjøreplan for beslutninger parallelt med at nåværende prosjektorganisasjon ferdigstiller konseptfasen: - vedtak om organisering av prosjektet med mandat i HNRs styre (og HMNs styre?) - etablere en utbyggingsorganisasjon - etablere strukturer og systemer for ledelse og styring av prosjektet - justerer tidsplanen for funksjonsprogrammering, utstyrsprogrammering og oppstart forprosjekt (uten at foreslått ferdigstillelsesdato/åpning flyttes) - utarbeide og beslutte gjennomførings- og kontraktsstrategi 6. Tidsplan Prosjektet har en stram tidsplan, særlig for de innledende fasene. Med hensyn til en optimal prosjektgjennomføring og reduksjon av risiko, ref. figur i kap. 4, anbefaler Helsebygg at fremdriftsplanen justeres slik at funksjonsprogram og brutto/netto utstyrsprogram legges tidligere i planen og ferdigstilles slik at forprosjektet kan basere seg på løsninger fra dette programarbeidet. Helsebygg ser dette som særlig viktig da forprosjektarbeidet blir sikrere og forankringen til sykehuset bedre. Helsebygg anbefaler at prosjektet avklarer gjennomføringsstrategi og -prinsipper for prosjektet før forprosjektet startes opp. Med de erfaringer Helsebygg har anbefaler vi at entreprenør velges på et tidspunkt der entreprenørens kompetanse kan nyttiggjøres før endelige løsninger velges. Dette kan gjøres med termineringsklausuler slik at en entreprenøravtale ikke forplikter bygging, men benyttes som en rådgivende entreprenør frem til endelig utbyggingsvedtak foreligger. alg av riktig gjennomføringsstrategi vil både redusere risiko og byggetid. Helsebygg ser ikke at de foreslåtte endringer av tidsplanen endrer fullføring og åpningsdato for prosjektet. Side 5 av 5