Prosjekt Nybygg psykisk helse SSK - Sørlandet sykehus HF

Transkript

1 Prosjekt Nybygg psykisk helse SSK - Sørlandet sykehus HF Møtereferat styringsgruppemøte 03 Sted: Kristiansand Møtetidspunkt: kl. 12:00 14:00 Styringsgruppemedlemmer: Jan Roger Olsen (Adm. Dir) Per W Torgersen (Teknologi Dir.) Per Qvarnstrøm (Økonomi Dir.) Oddvar Sæther (KPH) Observatører: Sekretariat: Inviterte: Martin Slaughter Kjelsaas (Hovedverneombud) Bjørg Nikolaisen (Foretakstillitsvalgt) Haakon Steen (Brukerrepresentant) Knut-Ola Haug (Prosjektsjef - Sykehusbygg HF) Edel Stokholm (Sjef for prosjektering og bygging - Sykehusbygg HF) Birgitte Langedrag Per Myklebust Birger Stamsø (Helse Sør-Øst) SAKSLISTE: Saksnr. Sak Underlag Godkjenning av siste møtereferat Vedlagt Referatsaker 1. Sak Avtale mellom Sørlandet sykehus HF og Sykehusbygg. 2. Sak Kommunikasjonsplan 3. Sak Styringsgruppens rolle. 4. Styrevedtak Helse Sør-Øst Statusrapport/månedsrapport Vedlagt Arkitekt- og rådgiverkonkurranse fullmakt til utlysning Vedlagt Forslag til oppgaver og budsjett for høsten 2016 fram til Vedlagt oppstart forprosjekt Prinsippdokument for styring av økonomi i prosjektet. Vedlagt Innhenting av informasjon om gjennomføring fra andre sykehusprosjekter Eventuelt Vedlagt Side 1 av 9

2 Saksnr. Sak Godkjenning av siste møtereferat Referat fra styringsgruppemøte nr 02 den er utsendt per e-post. Det er ikke kommet kommentarer til møtereferatet. Sak Nybygg psykisk helse SSK - Møtereferat styringsgruppemøte Styringsgruppen for prosjektet Nybygg psykisk helse SSK godkjenner møtereferat fra styringsgruppemøte nr 02 den Referatsaker Gjennomgang av referatsaker 1. Sak Avtale mellom Sørlandet sykehus HF og Sykehusbygg. Den gjeldende mal for avtale mellom helseforetak og Sykehusbygg HF, og som er godkjent i styret til Sykehusbygg HF, er den som ble utsendt i styringsgruppemøte nr 1 Sak Det er ikke igangsatt noen endring av denne slik informert om av prosjektsjef i møtet. Prosjektet må derfor ta utgangspunkt i denne avtale. Saken overføres til styringsgruppen i regi av Helse Sør-Øst. 2. Sak Kommunikasjonsplan. Saken avsluttes, ev. overføres til styringsgruppen i regi av Helse Sør-Øst. 3. Sak Styringsgruppens rolle. Saken overføres til styringsgruppen i regi av Helse Sør-Øst. 4. Styrevedtak Helse Sør-Øst Styret i Helse Sør-Øst har i sak godkjent konseptrapporten for Nybygg psykisk helse SSK. Helse Sør-Øst overtar ansvaret for gjennomføring av prosjektet og ny styringsgruppe vil bli nedsatt etter ferien Vedtak i sak er gjengitt nedenfor: Side 2 av 9

3 Saksnr. Sak ingen Styringsgruppen for prosjektet Nybygg psykisk helse SSK tar referatsakene til orientering. Styringsgruppen har med glede merket seg at styret i HSØRHF i møte har godkjent konsept for nybygg psykisk helse i Kristiansand innenfor en økonomisk ramme på 780 mill kr per mars 2016 lånesøknad skal fremmes av adm dir til Helse- og omsorgsdepartementet ansvaret for gjennomføring av prosjektet overføres nå til HSØRHF Sykehusbygg HF engasjeres av HSØRHF til styring og ledelse av prosjektorganisasjonen Dette medfører at den nåværende styringsgruppen nedlegges og videre oppfølging av prosjektet overlates til ny styringsgruppe i regi av Helse Sør-Øst. Side 3 av 9

4 Saksnr. Sak Statusrapport/månedsrapport Sykehusbygg gir en kort orientering om status for arbeidet i konseptfasen. Sykehusbygg HF arbeider i dag etter en bestilling for eget arbeide pålydende kr ,- inkl mva. Per er det påløpt kr ,- inkl mva. Årsaken til overskridelsen er følgende arbeider som per i dag ikke er inkludert i gjeldende bestilling: 1. Kvalitetssikring av konkurransedokumenter for Arkitekt- og rådgiverkonkurranse (ref sak og 23.16). Estimert kr ,- inkl mva. Dette inkluderer kostnader til ekstern jurist) 2. Månedsrapportering og gjennomføring og oppfølging av saker i styringsgruppemøter april-juni Estimert kr ,- inkl mva Gjenstående oppgaver vil være oppfølging av geoteknisk grunnundersøkelse, samt avslutning av pågående saker og demobilisering av prosjektmedarbeidere i påvente av ny styringsgruppe. Videre arbeider med utlysning og evaluering av arkitekt og rådgiverkonkurranse overlates til ny styringsgruppe i regi av Helse Sør-Øst, ref. sak Sak Nybygg psykisk helse SSK - Månedsrapport Sykehusbygg HF mai 2016 Styringsgruppen for prosjektet Nybygg psykisk helse SSK tar saken til orientering Arkitekt- og rådgiverkonkurranse fullmakt til utlysning Prosjektet skal anskaffe arkitekt og rådgivertjenester før oppstart forprosjekt. Utforming av grunnlag for arkitekt og rådgiverkonkurranse er revidert i samarbeid med ekstern jurist. Konkurransegrunnlag for arkitekt- og rådgivertjenester ble behandlet i styringsgruppemøtet (Sak og 10-16) samt i styringsgruppemøte (sak 17-16). Det er jobbet videre med revisjon av grunnlaget i samarbeid med jurist. Revisjonen av dokumenter til arkitektkonkurransen er også gjennomgått av innkjøpsavdelingen i Sørlandet sykehus. Det ble avholdt felles gjennomgang med innkjøpsavdelingen, jurist og Sykehusbygg i videomøte 3. juni. Dokumenter for rådgiverkonkurransen følger samme mal som arkitektkonkurransen. Et sentralt punkt som er diskutert med innkjøpsavdelingen er vekting av evalueringskriterier. Sykehus anbefaler følgende vekting: Pris - 30%, Nøkkelpersonells kompetanse - 40%, Oppgaveforståelse - 30% Innkjøpsavdelingen har foreslått følgende vekting: Pris- 50%, Nøkkelpersonells kompetanse -30%, Oppgaveforståelse - 20% Side 4 av 9

5 Saksnr. Sak Sykehusbyggs HF forslag til vekting begrunnes i at en leverandør med lavere kompetanse og oppgaveforståelse gjerne vil bruke mer timer for å få gjennomført prosjektet, og at dette vil i stor grad vil veie opp for timeprisforskjellen. Det kan også oppstå forhold rundt taktisk prising i en kontrakt etter medgått tid. Prosjektet kan derfor risikere en lavere kvalitet på gjennomføring og ferdig produkt. Sykehusbygg har i flere konkurranser, bl.a. anskaffelse av arkitekt og rådgivere til Prosjektet sykehuset i Nordmøre og Romsdal og anskaffelse av rådgivere til prosjektering av helikopterlandingsplasser benyttet samme vekting med tilfredsstillende resultat. Sykehusbygg anbefaler derfor det opprinnelige forslag til vekting, og har beholdt dette i konkurransedokumentene vedlagt saken. Beregningsmetode for pris. Innkjøpsavdelingen har foreslått en alternativ beregningsmetode/formel for sammenlikning av tilbydere for tildelingskriteria pris. En sammenlikning mellom metodene viser at det er lite forskjell mellom denne metoden og metoden foreslått av Sykehusbygg. Det er ønskelig for Sykehusbygg å benytte samme metode i alle sine konkurranser, og foreslår derfor å beholde den opprinnelig foreslåtte modell. Sykehusbygg HF ønsker videre styringsgruppen aksept for at prosjekteringsarbeider, kan fortsette uavbrutt parallelt med behandling av forprosjekt rapport. En eventuell stopp i prosjekteringsarbeidet er lite ønskelig, og bør i så fall beskrives i konkurransedokumentene. Ny foreslått utlysingsdato er 20. juni med tilbudsfrist 15. august. Innstilling av leverandør kan da besluttes i styringsgruppemøte 16. september 23-16a Konkurransebestemmelser for arkitekt konkurranse med bilag 23-16b Konkurransebestemmelser for rådgiver konkurranse med bilag Styringsgruppen for prosjekt Nybygg psykisk helse SSK anbefaler Helse Sør-Øst å akseptere forslag til konkurransegrunnlag for arkitekt og rådgivere under følgende forutsetninger: Kvalifikasjonskravene bør ta hensyn til e i FOA om korrupsjon Tildelingskriteriene bør vise en tydelig fokus på kostnad. Prinsipp for poenggiving bør vurderes på nytt Antall reiser bør vurderes på nytt Det må sikres at de personer som evalueres under kompetanse også er de personer som skal gjøre jobben, ikke bare være ansvarlige nøkkelpersoner. Saken overføres til styringsgruppen i regi av Helse Sør-Øst. Side 5 av 9

6 Saksnr. Sak Forslag til oppgaver og budsjett for høsten 2016 fram til oppstart forprosjekt. Ref. sak Prosjektet må avvente oppstart av forprosjekt til endelige bevilgning besluttes i desember Prosjektet går derfor videre med en antatt oppstart av forprosjekt 2. januar Sykehusbygg HF anbefaler at høsten 2016 benyttes til forberedende aktiviteter. Gevinsten vil være å spare tid i forprosjekt, samt gjøre ansatte gruppen mer forberedt for fasen. Aktiviteter som anbefales utført er: 1) Utarbeide teknisk program Det anses å gi en økonomisk gevinst å etablere et standard teknisk program som kan benyttes i flere sykehusprosjekter og hvor dette så tilpasses det enkelte prosjekt. Ved en fordeling av kostnader mellom flere prosjekt anslås det at det for prosjektet Nybygg psykisk helse SSK kan etableres et teknisk program i regi av Sykehusbygg HF, innen en ramme på 1000 timeverk. Kostnadene for arbeidet dekkes innenfor kalkulert kostnad i post 82 Prosjektering, i konseptrapporten. Det vises til vedlagt notat for nærmere beskrivelse av oppgaven. 2) Programarbeid Det er ønskelig å etablere et romfunksjonsprogram med beskrivelse av innhold i de enkelte rom, som grunnlag for prosjektering i forprosjektet. I dette arbeidet etableres en robusthetsmatrise for å avklare kvalitet og standard på innredning i de enkelte rom. Videre vil det gi prosjektet en god robusthet å gjennomgå vareflyt, logistikk, organisering, arbeidsprosesser og bemanning med brukere for å se om dagens foreslåtte løsning gir det mest fremtidsrettede bygget. Dette kan gi viktige nye føringer for prosjekteringsgruppen i forprosjektet. Omfanget av arbeidet kan være 4-6 arbeidsmøter høsten 2016 med deltakelse av sykehusplanleggere i Sykehusbygg HF og ansatte ved Sørlandet sykehus. Et budsjettestimat for Sykehusbygg HF i en slik prosess kan være i størrelses orden 40 timer per møte med forberedelse, gjennomføring og etterarbeid, totalt for 6 møter ca 240 timer. Oppdatering av romfunksjonsprogram i drofus anslås i størrelsesorden 150 timer. Totalt ca. 390 timer. Det anslås at dette arbeidet dekkes innfor budsjettet gitt i revidert konseptrapport konto 81. 3) Generelle prosjektstyringssoppgaver Gjennomføre vurderinger av mulighet for industrialisering Gjennomføre vurderinger av kontrakt strategi og entreprisemodeller Utføre planlegging av forprosjekt og gjennomføring Etablere styringssystem for prosjektet Uforme endelig mandat for forprosjektfasen Saksbehandling for styringsgruppemøter i prosjektet Side 6 av 9

7 Saksnr. Sak En grov kalkyle av dette arbeidet kan være prosjektleder i 60% stilling og prosjektstøtte (økonomi med mer) anslagsvis 40% stilling høsten 2016 (6 mnd), dvs. ca. 960 timeverk. Det antas at alt arbeidet kan utføres innenfor budsjettet gitt i revidert konseptrapport. Sak 24-16a Utarbeidelse av teknisk program - innhold og estimat Styringsgruppen for prosjekt Nybygg psykisk helse SSK anbefaler Helse Sør-Øst å akseptere forslag til oppgaver og budsjett for høsten 2016 fram til oppstart forprosjekt. Saken overføres til styringsgruppen i regi av Helse Sør-Øst Prinsippdokument for styring av økonomi i prosjektet. Ref. sak Styringsgruppen har bedt Sykehusbygg HF beskrive hvordan økonomi skal styres i prosjektet. Sykehusbygg HF er i gang med å etablere et generelt styringssystem. Som del av denne prosessen er det laget et prinsippdokument for budsjett og kostnadsstyring i Sykehusbygg HF. Sak Prinsipp for Budsjett- og kostnadsstyring i Sykehusbygg HF v00 Styringsgruppen for prosjekt Nybygg psykisk helse SSK legger til grunn at denne sak behandles av Helse Sør-Øst RHF som byggherre. Saken tas derfor til orientering Innhenting av informasjon om gjennomføring fra andre sykehusprosjekter Ref. sak Styringsgruppen har bedt Sykehusbygg HF innhente informasjon fra andre sykehusprosjekter, spesielt med hensyn til å vurdere økt industrialisering av byggeprosessen. Sykehusbygg HF er i generelt i gang med å etablere erfaringsoverføring mellom prosjekter i regi av Sykehusbygg. I denne sammenheng kan det være interessant for representanter fra Sørlandet sykehus HF å delta i informasjonsmøter. I så fall bør personell som skal være med i en slik prosess nomineres av styringsgruppen. For prosjektet Nybygg psykisk helse SSK kan følgende forhold være relevante. Side 7 av 9

8 Saksnr. Sak 1) Kirkenes: Besøke byggherre for Sykehuset i Finnmark som har benyttet moduler fra fabrikk i Tyskland. Det bygges moduler over en plassbygd 1. etasje. Det skal løftes på plass totalt 286 moduler innen 1. september, hvorav ca 120 moduler er montert. Sammenkopling utføres fram til nyttår. Ifølge Grongstad er ønskes ikke besøk på byggeplass før 1. september pga. større løfteoperasjoner i perioden med HMS risiko. Kontaktperson: Drift og eiendomssjef Øyvin Grongstad tlf Vedlagt saken er kort informasjon om modulbygg i Kirkenes. (Notatet fra SNR i punkt 3 inneholder også noe informasjon om modul leverandøren Cadolto som leverer til Finnmarkssykehuset) 2) Statsbygg: Besøke byggherre for nye fengsler ved Eidsberg og Ullersmo. Statsbygg er midt i byggeprosess med moduler i sine prosjekter. For Eidsberg og Ullersmo skal det bygges modulbygg i 4 etasjer på ca 8000m2 over en plassbygd 1. etasje. Modulene produseres av Skanska husfabrikk i Steinkjer. Kontaktperson Benny Andersen Statsbygg tlf Andersen er villig til å ta imot besøk for å gi mer informasjon om bakgrunnen for valg av moduler. Besøksadresse er Statsbygg Jernbanetorget Oslo. En lenke med kort informasjon om prosjektene er følgende: 3) Sykehuset Nordmøre og Romsdal SNR. Industrialisering er også et tema i SNR prosjektet. I denne forbindelse har rådgiver utarbeidet et notat om «Overordnet vurdering av industrialisert bygging». Notatet vurderer spesielt forholdene ved SNR, men inneholder også generelle vurderinger vedrørende fordeler og ulemper ved modulbygg (kap. 4). Notatet inneholder også flere referanser til andre prosjekter som har industrialisering som tema (kap. 6) Det vises til notat fra SNR vedlagt saken. Sak 26-16a FINNMARK NR-1-NKS-frokostseminar-fabrikkbygd-sykehus Sak 26-16b SNR NOT-RIB SP_Overordnet vurdering av industriell produksjon Styringsgruppen for prosjekt Nybygg psykisk helse SSK legger til grunn at denne sak behandles av Helse Sør-Øst RHF som byggherre. Saken tas derfor til orientering Side 8 av 9

9 27-16 Eventuelt 1) Overføring av byggherreansvar Styringsgruppen for Nybygg psykisk helse SSK ser positivt på at Helse Sør-Øst overtar styringen av prosjektet. Dette blir denne styringsgruppens siste formelle møte før eventuelt overleveringsmøte fra SSHF til HSØRHF som byggherre. SSHF vil nå gå inn i rollen som bestiller. Styringsgruppen for prosjekt Nybygg psykisk helse SSK tar til orientering at Helse Sør-Øst RHF nå overtar som byggherre, og at Sykehusbygg HF engasjeres til styring og ledelse av prosjektorganisasjonen, på vegne av Helse Sør-Øst RHF. Styringsgruppen ber administrerende direktør om å forberede formell overlevering som sikrer videreføring av prosjektet uten tap av tid, informasjon og ekstra kostnader. Styringsgruppen viser i den forbindelse til vedtak i SSHFstyret (sak ) om ønsket ferdigstillelse for innflytting innen utgangen av 2020, og innenfor en kostnadsramme på 780 mill mars 2016-kroner. 24/ Knut-Ola Haug Prosjektsjef Sykehusbygg HF Side 9 av 9