Begrenset anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og III

Transkript

1 Kvalifikasjonsgrunnlag Begrenset anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og III Rammeavtale om utvikling av IKT-systemer for Statens landbruksforvaltning Saksnummer 13/22809 Innleveringsfrist for forespørsel om deltagelse i konkurransen: 25. november 2013 kl Avtaleperiode: Total mulig avtaleperiode er 4 år, 3 år med opsjon på 1 års forlengelse

2 1. Oppdragsgiver Etiske retningslinjer Kontaktperson hos oppdragsgiver Om anskaffelsen Anskaffelsens formål Informasjon om kontraktsklausuler i rammeavtale om utvikling av IKT-systemer Separat avtale om vedlikehold av IKT-systemer Anskaffelsens omfang Deltilbud og alternative tilbud Avtaleperiode Antall leverandører Oppbygging av kvalifikasjonsgrunnlaget Regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kvalifisering Anbudskonferanse Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer og endring av konkurransegrunnlaget Innleveringsfrist for forespørsel om deltagelse i konkurransen Adresse eller innleveringssted for forespørsel om deltagelse i konkurransen Levering av forespørsel om deltagelse i konkurransen Fremdriftsplan Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav Skatt og mva HMS-egenerklæring Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens finansielle og økonomiske stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Underleverandører Offentlighet Utforming av forespørselen om deltagelse i konkurransen Utforming av forespørsel om deltagelse i konkurransen Komplett forespørsel om deltagelse i konkurransen skal inneholde følgende dokumenter Om forespørselen om deltagelse i konkurransen Oppdragsgivers behandling av mottatte forespørsler om deltagelse i konkurransen Registrering av mottatte forespørsler Utvelgelseskriterier Avvisning av leverandører Begrunnelse Anskaffelsesprotokoll Diverse bestemmelser Offentlighet Taushetsplikt Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen Habilitet Kostnader Side 2 av 14

3 1. Oppdragsgiver Statens landbruksforvaltning, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til begrenset anbudskonkurranse for rammeavtale om utvikling av IKT-systemer for Statens landbruksforvaltning. Statens landbruksforvaltning (SLF) skal ivareta direktoratsoppgaver for Landbruks- og matdepartementet (LMD). SLF er fagmyndigheten som sikrer en enhetlig forvaltning av virkemidler i hele landet og gjennom hele verdikjeden. SLF bidrar til levende landbruk i hele landet. SLF bidrar til å sikre ressursgrunnlaget og verdiskapning i jordbruk, skogbruk og landbruksbasert næringsliv. Ordninger rettet mot jordbruksforetak bidrar både til lønnsom drift, og til bosetting og bevaring av kulturlandskap. Vi samler og bruker kunnskap om landbruk og tilknyttede samfunnsområder for å kunne bidra til et helhetlig vurderingsgrunnlag for landbruks- og matpolitikken. Landbruksproduksjon, industri og levende bygder er på mange måter gjensidig avhengig av hverandre. Landbruk og levende bygder er også en forutsetning for at kulturlandskapet skal kunne opprettholdes på sikt. Samtidig er kulturlandskap og kulturminner betydelige ressurser for landbruk og bygdesamfunn. SLF skal ha oversikt over utviklingstrekk i hele verdikjeden, og bidra til erfaringsutveksling med næringen og annen forvaltning. Vi skal ha god kunnskap om resultatoppnåelse i forhold til gjeldende politiske mål og gi innspill til Landbruks- og matdepartementet (LMD) om utviklingen av virkemidler. Kompetanseutvikling er et viktig område for SLF. Både for å kunne forvalte ordninger, for å forstå utviklingen fremover og for å kunne gi faglige råd og analyser. SLF er lokalisert i Oslo og har ca. 190 ansatte fordelt på fire avdelinger, Administrasjon, Ressurs og Areal, Landbruksproduksjon og Handel og Industri. Les mer om Statens landbruksforvaltning på: Etiske retningslinjer Det kan ikke foregå kommunikasjon mellom aktuell leverandøren/ leverandørens ansatte og oppdragsgiver/ oppdragsgivers ansatte vedrørende denne konkurransen på annen måte enn foreskrevet i konkurransegrunnlaget og bestemt i medhold av forskrift om offentlige anskaffelser. 1.2 Kontaktperson hos oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Christine Marcussen Besøksadresse: Stortingsgt. 28, Norge Postadresse: Postboks 8140 Dep, 0033 Oslo e-post: christine.marcussen@slf.dep.no 2. Om anskaffelsen 2.1 Anskaffelsens formål Hensikten med anskaffelsen er å inngå rammeavtale som ivaretar utvikling og videreutvikling av oppdragsgivers IKT-systemer. Rammeavtale for utvikling av IKT-systemer omfatter følgende tjenesteområder: 1. Utvikling av nye systemer og tjenester 2. Videreutvikling av eksisterende systemer og tjenester 3. Utrednings- og analyseaktiviteter Det vises for øvrig til vedlegg 1. Side 3 av 14

4 2.2 Informasjon om kontraktsklausuler i rammeavtale om utvikling av IKT-systemer Oppdragsgiver legger til grunn smidig og iterativ utvikling, som fordrer sterk brukerinvolvering og tett samarbeid mellom oppdragsgiver og leverandør. Som ledd i dette samarbeidet skal det blant annet holdes daglige og ukentlige møter, og føres tett dialog mellom partene. For å gjennomføre dette samarbeidet og smidig og iterativ utvikling vil det bli stilt krav om at utvikling hovedsakelig skal utføres i oppdragsgivers lokaler ved at en gruppe utviklere jobber kontinuerlig i oppdragsgivers lokaler. I enkelte tilfeller vil det kunne avtales at utvikling skal utføres et annet sted. Siden arbeidsspråket hos oppdragsgiveren er norsk og for å legge til rette for tett samarbeid mellom partene og smidig og iterativ utvikling, vil det i rammeavtalen bli stilt krav om at tilbudte ressurser behersker norsk, skriftlig og muntlig, på tilfredsstillende nivå i alle ledd av rammeavtalen, herunder rapporter, møter, dokumentasjon (systemdokumentasjon og annen dokumentasjon), brukerstøtte, oppdrag og tjenester. Rammeavtalen inneholder krav til lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med reglene i forskrift av om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Det stilles et kontraktskrav om at leverandøren skal sende faktura og kreditnota elektronisk, slik at oppdragsgiver mottar dokumentet i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF). Det opplyses om at det ikke er anledning til å ta vesentlige forbehold eller gi tilbud med vesentlige avvik fra konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen eller rammeavtalen med tilhørende bilag som kvalifiserte leverandører får tilsendt av oppdragsgiver etter utvelgelsen, jf FOA nr. 1 bokstav d-f. Inneholder et tilbud i konkurransen om rammeavtalen etter utvelgelsen av kvalifiserte leverandører vesentlige forbehold eller avvik fra konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen eller rammeavtalen med tilhørende bilag, må tilbudet avvises. 2.3 Separat avtale om vedlikehold av IKT-systemer Samtidig med kunngjøringen av denne anskaffelsen har oppdragsgiver kunngjort en avtale om vedlikehold av IKT-systemer for oppdragsgiver. Oppdragsgiver skal inngå kontrakt med forskjellige leverandører for henholdsvis vedlikehold og utvikling av IKT-systemer. Leverandør som leverer forespørsel om deltagelse til begge konkurransene, er velkomne til det, men leverandøren vil kun ha mulighet til å inngå kontrakt enten innen utvikling eller vedlikehold. Oppdragsgiver ber derfor leverandør om å angi hvilken kontrakt leverandøren prefererer i tilfelle leverandør ønsker å delta i begge konkurransene. Oppdragsgiver vil organisere utvikling og vedlikehold slik for å ha en kontraktsmessig skille- og grenseovergang mellom vedlikehold og utvikling. Oppdragsgiver vil på denne måten etablere en konkurransemessig likeverdighet ved utviklingsoppdrag og unngå at vedlikeholdsleverandør får konkurransemessige fordeler i utviklingsoppdrag. Det kontraktsmessige skillet vil også gi en ekstra kvalitetssikring ved at det er ulike leverandører. 2.4 Anskaffelsens omfang Rammeavtalens omfang er vanskelig å anslå, da omfanget er betinget av oppdragsgivers behov for utvikling og videreutvikling til enhver tid. På grunnlag av tidligere rammeavtale og kostnader anser oppdragsgiver en totalverdi på mellom kr 20 og 40 millioner inkl. mva. som et retningsgivende kostnadsanslag for denne rammeavtalen over 4 år. I følge historiske tall har oppdragene variert i størrelse fra kr 1,5 til 15 millioner inkl. mva. Vi understreker at dette er et estimat og er ment å være veiledende. Total verdi av rammeavtalen og de enkelte prosjektene er avhengig av oppdragsgivers behov for utvikling og videreutvikling, som kan bli mindre eller større gjennom avtaleperioden. Side 4 av 14

5 2.5 Deltilbud og alternative tilbud Det vil ikke være adgang til å gi tilbud på deler av kontrakten. Det vil ikke bli anledning til å inngi alternative tilbud. 2.6 Avtaleperiode Total mulig avtaleperiode er 4 år, 3 år med opsjon på 1 års forlengelse. 2.7 Antall leverandører Oppdragsgiver planlegger å inngå rammeavtale med 1 leverandør for utvikling av de IKT-systemer oppdragsgiver til enhver tid har. Leverandøren kan benytte seg av underleverandører. 3. Oppbygging av kvalifikasjonsgrunnlaget I dette kvalifikasjonsgrunnlaget gis informasjon om anskaffelsesprosessen. Alle referanser til leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til leverandør som sender forespørsel om deltagelse i konkurransen i dette kvalifikasjonsgrunnlaget, tilbyder i konkurransegrunnlaget og leverandør i rammeavtalen om utvikling av IKT-systemer. Kvalifikasjonsgrunnlaget består av dette dokumentet og følgende vedlegg: Vedlegg 1 Spesifikasjon av utvikling Vedlegg 2 Samtykkeerklæring Vedlegg 3 Erklæring for at søkeren ikke er dømt for økonomisk kriminalitet Vedlegg 4 HMS-egenerklæring Vedlegg 5 Beskrivelse av erfaring fra lignende leveranser Vedlegg 2, 3 og 4 er egenerklæringer som leverandør skal fylle ut. Vedlegg 5 skal fylles ut under kvalifikasjonskravet Det kreves god erfaring fra lignende leveranser med god resultatoppnåelse, se punkt Regler for gjennomføring av konkurransen 4.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del I og III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren begrenset anbudskonkurranse, jf FOA 14-1 (1). 4.2 Kvalifisering Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen av leverandørene, der det vil skje en kvalifisering av leverandører og en kvalifikasjonsbasert utvelgelse av kvalifiserte leverandører som vil få invitasjon til å delta i konkurransen om rammeavtalen om utvikling av IKT-systemer. Alle leverandører blir varslet samtidig om hvilke leverandører som inviteres til å levere inn tilbud i konkurransen. Konkurransegrunnlaget sendes samtidig med invitasjonen. I kvalifiseringen skal leverandører dokumentere sine kvalifikasjoner innenfor angitte områder, jf punkt 5. Gjennom utvelgelseskriteriene angitt i punkt 8.2 velger oppdragsgiver 5 kvalifiserte leverandører som vil bli invitert til å levere tilbud. 4.3 Anbudskonferanse Etter at utvelgelsen av kvalifiserte leverandører er foretatt og konkurransegrunnlaget er sendt ut til disse leverandørene, planlegger oppdragsgiver å avholde en anbudskonferanse for de leverandørene som inviteres til å delta i konkurransen. Anbudskonferansen vil bli avholdt i oppdragsgivers lokaler. Oppdragsgivers systemer og tekniske plattform vil gjennomgås på anbudskonferansen. Formålet med anbudskonferansen er at alle kvalifiserte leverandører skal få anledning til å få kunnskap om Side 5 av 14

6 oppdragsgivers systemer og stille spørsmål til oppdragsgivers tekniske systemer og tekniske plattform før tilbud innleveres 4.4 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin og TED, se Kvalifikasjonsgrunnlaget hentes ut fra Doffin ved at leverandøren registrerer seg som interessert. Hele kvalifikasjonsgrunnlaget med vedlegg gjøres tilgjengelig ved kunngjøringen. 4.5 Tilleggsopplysninger Leverandøren kan skriftlig stille spørsmål eller be om tilleggsopplysninger fra oppdragsgiver. Vi oppfordrer alle leverandører til å søke avklaringer så tidlig som mulig. Spørsmål eller henvendelser om tilleggsopplysninger bes sendt inn snarest mulig. Spørsmål og henvendelser skal merkes med Spørsmål/tilleggsopplysninger Rammeavtale om utvikling saksnummer 13/22809 og sendes til oppdragsgivers kontaktperson på e-post innen frist for å stille spørsmål. Spørsmål og svar i anonymisert form meddeles alle leverandører gjennom Doffin-basen. Spørsmål eller forespørsel om tilleggsopplysninger som er fremsatt senest innen angitte frist for å stille spørsmål, vil besvares av oppdragsgiver senest 6 dager før utløpet av innleveringsfristen. Hvis spørsmål og forespørsler om tilleggsopplysninger kommer inn senere enn angitte frist for å stille spørsmål, eller til en annen e-postadresse enn til oppdragsgivers kontaktperson, kan ikke leverandøren påregne at spørsmålene blir besvart. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post og merkes med Melding om feil i kvalifikasjonsgrunnlaget rammeavtale om utvikling saksnummer 13/ Rettelser, suppleringer og endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle endringer vil bli publisert i Doffin. 4.7 Innleveringsfrist for forespørsel om deltagelse i konkurransen Innleveringsfristen for forespørsel om deltagelse i konkurransen er 25. november 2013 kl , se pkt 5.8 for fremdriftsplanen. 4.8 Adresse eller innleveringssted for forespørsel om deltagelse i konkurransen Postadresse: Leveringsadresse: Postboks 8140 Dep, 0033 Oslo Stortingsgt. 28, Oslo, Norge 4.9 Levering av forespørsel om deltagelse i konkurransen Forespørsel om deltagelse i konkurransen skal være oppdragsgiver i hende før innleveringsfristens utløp. Med i hende menes at forespørselen er fysisk mottatt hos oppdragsgiver på kontoret i Stortingsgt. 28 før utløpet av fristen. Det er ikke tilstrekkelig at forespørselen er datert eller poststemplet innen fristdato. For leverandører som sender forespørselen med posten, skal forsendelsen ha kommet frem til oppdragsgiver før innleveringsfristens utløp. Med kommet frem menes at forespørselen må være levert på oppdragsgivers kontor innen kl på fristdagen uavhengig av tidspunktet for oppdragsgivers postgang. Ansvar for forsinkelser i postgangen påhviler leverandøren. Forespørsel pr e-post, telefaks eller lignende aksepteres ikke. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. Melding om avvising og avvisningsgrunn blir meddelt angjeldende leverandør av oppdragsgiver. Side 6 av 14

7 4.10 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Konkurransens fremdriftsplan tentativ Kvalifikasjonsgrunnlaget kunngjøres 23. oktober 2013 Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 15. november 2013 Innleveringsfrist for forespørsel om deltagelse i konkurransen 25. november 2013 kl Kvalifisering og utvelgelse av leverandører, og meddelelse om Uke hvilke leverandører som blir invitert om å delta i konkurransen Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag 9. januar 2014 Anbudskonferanse 28. januar 2014 Tilbudsfrist 20. februar 2014 kl Tilbudsåpning 20. februar 2014 kl Evaluering Uke 8-14 Valg av leverandør og meddelelse om tildeling Uke 15 Klagefrist leverandører/karenstid Uke 17 Kontraktsinngåelse Uke Tilbudets vedståelsesfrist 30. mai 2014 kl Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innleveringsfristen for forespørselen om deltagelse i konkurransen er foreløpige. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 5. Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav Kvalifikasjonskravene skal sikre at leverandøren har det faglige og økonomiske grunnlag som anses nødvendig for å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Leverandører vil bli avvist dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt, jf. FOA (1) a). Leverandører kan bli avvist ved manglende oppfyllelse av dokumentasjonskravene. Dersom leverandøren er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om leverandørens evne til å oppfylle en kontrakt, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved forespørselen om deltagelse. Det bemerkes at leverandøren er ansvarlig for at alle opplysninger i forespørselen om deltagelse er tilstrekkelig klare og dekkende i forhold til spesifikasjonen. 5.1 Skatt og mva Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal oppfylle sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Dokumentasjon Skatteattest for betalt merverdiavgift (skjema RF-1244) Skatteattest for skatt (skjema RF-1244 B for skatt) Skatteattest og attest for betalt merverdiavgift for eventuell underleverandør. Se for øvrig punkt 5.6 nedenfor. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato. Om attestene: I. Skatteattest for skatt. I Norge utstedes attesten av kemner/ kommunekasserer, det lokale skatteoppkreverkontor eller skattekontor. II. Attest for betalt merverdiavgift. I Norge utstedes attesten av Skattefogden. Norske leverandører som ikke er Side 7 av 14

8 merverdiavgiftspliktige, skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. Om leverandørens hjemstat ikke utsteder slike dokumenter eller attester, kan de erstattes av en erklæring avgitt under ed eller forsikring av den aktuelle personen overfor en retts- eller forvaltningsmyndighet, en notarius publicus eller en annen kompetent myndighet i hjemstaten eller nåværende oppholdsstat. 5.2 HMS-egenerklæring Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha et HMS-system. Dokumentasjon Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. 5.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha et lovlig etablert foretak. Signert HMS-egenerklæring skal ikke være eldre enn 12 måneder regnet fra innleveringsdato. Skjema for HMS-egenerklæring følger som vedlegg. Dokumentasjon Attest for registrering i foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat der leverandøren er registrert, for eksempel firmaattest fra Brønnøysundregistrene. Attest for registrering i foretaksregister for eventuell underleverandør. Se for øvrig punkt 5.6 nedenfor. Det kreves at sentrale ansatte i firmaet og at leverandøren ikke er rettskraftig dømt for deltagelse i kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger. Attesten til leverandøren og eventuelle underleverandører skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato. Egenerklæring for at sentrale ansatte i firmaet og at leverandøren ikke har vært rettskraftig dømt for deltagelse i kriminell organisasjon m.m. Egenerklæringsskjema følger som vedlegg. Signert egenerklæringen skal ikke være eldre enn 12 måneder regnet fra innleveringsdato. 5.4 Leverandørens finansielle og økonomiske stilling Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren viser forsvarlig økonomisk soliditet, likviditet og lønnsomhet. Dokumentasjon Fremleggelse av foretakets årsregnskap for 2012 godkjent av revisor med årsberetning. Leverandøren skal vedlegge kredittratingrapport fra anerkjent kredittvurderingsselskap som bekrefter at leverandøren er kredittverdig. Attesten skal inneholde kredittvurderingsgrad av leverandøren angitt med bokstav, tallkarakter eller kortfattet tekst, og forklaring av vurderingene. Dersom leverandøren har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende finansielle eller økonomiske kvalifikasjoner, skal det fremlegges dokumentasjon på at leverandøren har rådighet over nødvendige ressurser hos underleverandør, f. eks. ved en Side 8 av 14

9 skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale om dette mellom leverandøren og underleverandør. Se for øvrig punkt 5.6 nedenfor. Der leverandøren har gyldig grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver anser egnet, jf FOA 17-8 (5). Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal det tas skriftlig kontakt med oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 5.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Det kreves god erfaring med å gjennomføre lignende leveranser med god resultatoppnåelse. Med lignende leveranser menes leveranser av lignende størrelsesorden og teknologi, og som gjelder følgende tjenesteområder hos private eller offentlige virksomheter, jf punkt 2.1 og 2.4: 1. Utvikling av nye systemer og tjenester 2. Videreutvikling av eksisterende systemer og tjenester Beskrivelse av leverandørens viktigste leveranser de siste 3 årene innen følgende tjenesteområder, jf punkt 2.1 og 2.4: 1. Utvikling av nye systemer og tjenester (referanser fra minimum to leveranser) 2. Videreutvikling av eksisterende systemer og tjenester (referanser fra minimum to leveranser) Beskrivelsen skal inneholde opplysninger om: - Type leveranse og gjennomføring av leveransen, herunder hvilke arbeidsoppgaver som ble utført. - Leveransenes omtrentlige verdi, tidspunkt og mottaker med kontaktinformasjon til referanser med navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse. - Teamsammensetning, organisering og ledelse. - Teknologi som ble brukt. Referanser vil bli kontaktet for å klargjøre relevansen til oppgitte leveranser, samt få informasjon om hvordan leveransene ble gjennomført, herunder om leveransen dekket kundens behov. Leverandøren skal fylle ut vedlegg 5 Beskrivelse av erfaring fra lignende leveranser. Det bemerkes at oppdragsgiver har taushetsplikt med hensyn leverandøren beskrivelse av leveranser, herunder verdi. Leverandøren kan bli avvist dersom for eksempel verdien av oppdrag ikke er oppgitt. Dersom leverandøren har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende tekniske/faglige kvalifikasjoner, skal det fremlegges dokumentasjon på at leverandøren har rådighet over nødvendige ressurser hos underleverandør, f. eks. ved en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale om dette mellom leverandøren og underleverandør. Se for øvrig punkt 5.6 nedenfor. Side 9 av 14

10 Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne og kapasitet for å gjennomføre kontrakten. Leverandøren skal ha metoder/metodikk som sikrer konsistent kvalitet på leveranser av utvikling og videreutvikling. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige antall ansatte i løpet av siste 3 år og antall ansatte innenfor følgende stillingskategorier: - Prosjektledere - Juniorkonsulenter (konsulenter med mindre enn 4 års arbeidserfaring innen utvikling og videreutvikling) - Seniorkonsulenter (konsulenter med mer enn 4 års arbeidserfaring innen utvikling og videreutvikling) - Teknisk arkitekt Dersom leverandøren har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet, skal leverandøren fremlegge dokumentasjon på at leverandøren har rådighet over nødvendige ressurser hos underleverandør, f. eks. ved en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale om dette mellom leverandøren og underleverandør. Det skal fremgå av forpliktelseserklæringen eller den skriftlige samarbeidsavtalen antall ansatte innenfor stillingskategoriene oppstilt ovenfor. Se for øvrig punkt 5.6 nedenfor. Redegjørelse vedrørende virksomhetens metoder/metodikk som skal brukes i gjennomføring og kvalitetssikring av leveranser av utvikling og videreutvikling. Oppdragsgiver prioriterer informasjonssikkerhet i sin virksomhet. Med informasjonssikkerhet menes tiltak som sikrer konfidensialitet (at informasjon er kun tilgjengelig for de som skal ha tilgang), integritet (at informasjon er korrekt og pålitelig) og tilgjengelighet (at informasjon og systemer er tilgjengelige ved behov). Leverandøren skal beskrive hvordan leverandøren hensyntar informasjonssikkerhet i leveransene. 5.6 Underleverandører Dersom leverandøren planlegger å overlate deler av rammeavtalen til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene med angivelse av hvor stor del av rammeavtalen leverandøren har til hensikt å benytte underleverandører. I tillegg skal følgende dokumentasjon vedlegges forespørselen om deltagelse for eventuelle underleverandører: - Skatteattest og attest for betalt merverdiavgift for eventuell underleverandør (skjema RF-1244 for mva og RF-1244 B for skatt), ikke eldre enn 6 måneder fra innleveringsdato. - Eventuelle underleverandører skal være lovlig etablert i foretaksregisteret eller evt. registrert i faglig register i leverandørens hjemland, firmaattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato. - Finansiell og økonomisk stilling: Om leverandøren støtter seg på økonomisk kapasitet til andre foretak, må forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale mellom leverandøren og dette foretak vedlegges forespørselen. - Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Dersom en leverandør har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende tekniske/faglige kvalifikasjoner, skal en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale mellom leverandøren og dette foretak vedlegges forespørselen. Dersom leverandøren skal støtte seg på en underleverandør finansielt, økonomisk, teknisk eller faglig, kan leverandøren ikke senere bytte ut denne underleverandøren. Side 10 av 14

11 6. Offentlighet Dersom forespørselen om deltagelse i konkurranse inneholder forretningshemmeligheter, bes det om at leverandøren i tillegg til forespørselen om deltagelse leveres en elektronisk versjon av forespørselen på minnebrikke eller CD, der forretningshemmeligheter er sladdet. I dette eksemplaret skal leverandøren, hvis det er aktuelt, sladde (ikke slette) det som anses å være forretningsforhold som det av konkurransemessig betydning vil være viktig å hemmeligholde, se pkt 9.1 om offentlighet. Leverandøren skal vedlegge en begrunnelse for hvorfor hver enkelt opplysning som unntas, er å anse som en forretningshemmelighet. Dette fordi oppdragsgiver skal ha mulighet til å overprøve vurderingen av hva som anses som forretningshemmeligheter. Leverandør skal skrive under på egen samtykkeerklæring om at informasjon i forespørselen som ikke er identifisert som unntaksberettiget av leverandøren, kan utleveres ved innsynsbegjæring. Samtykkeerklæring er følger som vedlegg til kvalifikasjonsgrunnlaget. 7. Utforming av forespørselen om deltagelse i konkurransen 7.1 Utforming av forespørsel om deltagelse i konkurransen 1. Følgebrev/oversendelsesbrev som er datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandøren. Om hvilken kontrakt leverandøren prefererer hvis leverandøren ønsker å delta både i konkurransen om rammeavtale om utvikling og avtale om vedlikehold av IKTsystemer, jf punkt Forespørselen om deltagelse skal legges i lukket og merket konvolutt. Konvolutten skal merkes med Rammeavtale om utvikling av IKT-systemer saksnummer 13/22809, mottakers navn og leveringsadresse, samt leverandørens navn og innleveringsfrist. 3. Forespørselen om deltagelse skal leveres i én komplett papirversjon. 4. Forespørselen om deltagelse skal leveres i én komplett elektronisk versjon, enten på cd eller minnepinne. 5. Dersom forespørselen om deltagelse inneholder forretningshemmeligheter, skal leverandøren én elektronisk versjon av forespørselen på minnebrikke eller CD, der forretningshemmeligheter er sladdet (ikke slettet), jf punkt Forespørsel om deltagelse med alle vedlegg skal leveres på norsk og besvares slik oppdragsgiver ber om. 7. Forespørselen om deltagelse kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf. pkt 5.6 og pkt Søknad pr e-post, telefaks eller lignende aksepteres ikke. Nærmere krav til forespørselens disposisjon inkludert vedlegg følger av pkt Komplett forespørsel om deltagelse i konkurransen skal inneholde følgende dokumenter 1. Oversendelsesbrev/følgebrev 2. Forespørsel om deltagelse i konkurransen Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav: 3. Skatteattest for skatt (skjema RF-1244 B for skatt), ikke eldre enn seks måneder regnet fra innleveringsdato. 4. Attest for merverdiavgift (skjema RF-1244), ikke eldre enn seks måneder regnet fra innleveringsdato. 5. HMS-egenerklæring, ikke eldre enn 12 måneder regnet fra innleveringsdato. 6. Dokumentasjon organisatoriske og juridiske stilling: a. Firmaattest, ikke eldre enn seks måneder. b. Egenerklæring for at sentrale ansatte i firmaet og at leverandøren ikke har vært rettskraftig dømt for deltagelse i kriminell organisasjon, ikke eldre enn 12 måneder regnet fra innleveringsdato. 7. Dokumentasjon finansielle og økonomiske stilling: a. Fullstendig årsregnskap med revisorberetning og årsberetning for Side 11 av 14

12 b. Kredittratingrapport. 8. Dokumentasjon tekniske og faglige kvalifikasjoner: a. Beskrivelse av leverandørens viktigste leveranser av lignende karakter de siste 3 årene slik angitt under punkt 5.5. b. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige antall ansatte i løpet av siste 3 år og antall ansatte innenfor stillingskategorier som nevnt i punkt 5.5. c. Redegjørelse vedrørende leverandørens metoder/metodikk som skal brukes i gjennomføring og kvalitetssikring av leveranser av utvikling og videreutvikling, samt hvordan leverandøren hensyntar informasjonssikkerhet i leveransene. Dokumentasjon på eventuelle underleverandører 9. Kort beskrivelse av underleverandører med angivelse av hvor stor del av rammeavtalen leverandøren har til hensikt å benytte underleverandører. 10. Skatteattest og attest for betalt merverdiavgift for eventuell underleverandør (skjema RF-1244 for mva og RF-1244 B for skatt), ikke eldre enn 6 måneder fra innleveringsdato 11. Firmaattest for eventuelle underleverandører, ikke eldre enn seks måneder regnet fra innleveringsdato. 12. Finansiell og økonomisk stilling: Om leverandøren støtter seg på økonomisk kapasitet til andre foretak, må forpliktelseserklæring mellom leverandøren og dette foretak vedlegges forespørselen om deltagelse. 13. Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Dersom en leverandør har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende tekniske/faglige kvalifikasjoner, skal en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale mellom leverandøren og dette foretak vedlegges forespørselen om deltagelse. Dokumentasjon vedrørende offentlighet 14. Samtykkeerklæring, jf punkt Om forespørselen om deltagelse i konkurransen Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i kvalifikasjonsgrunnlaget besvares/belyses. Leverandøren er ansvarlig for at alle skjemaer er fylt ut slik som det er bedt om. Forespørselen blir ikke returnert etter avsluttet anskaffelsesprosess. 8. Oppdragsgivers behandling av mottatte forespørsler om deltagelse i konkurransen 8.1 Registrering av mottatte forespørsler Innkomne forespørsler påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn til oppdragsgiver. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for når forespørsler er mottatt. Åpning av forespørslene er ikke offentlig. 8.2 Utvelgelseskriterier Blant leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene angitt i punkt 5.1 til 5.5, inviteres 5 kvalifiserte leverandører til å levere tilbud, jf FOA Utvelgelsen vil skje ut fra en samlet vurdering av hvilke leverandører som i størst grad oppfyller følgende utvelgelseskriterier: - Leverandørens finansielle og økonomiske stilling o Oppdragsgiver vil vurdere leverandørens økonomiske soliditet, likviditet og lønnsomhet. - God erfaring med å gjennomføre lignende leveranser med god resultatoppnåelse Side 12 av 14

13 o Oppdragsgiver vil se på hvilken erfaring leverandøren har med lignende leveranser. I vurderingen inngår type leveranse og gjennomføring av leveransen, hvilke arbeidsoppgaver som ble utført, størrelsen på oppdragene i verdi, hvordan leveransen ble organisert, hvilken teknologi som ble brukt. o Referansene blir kontaktet for å få informasjon om hvordan leveransene ble gjennomført, herunder om leveransen dekket kundens behov. - God gjennomføringsevne og kapasitet for å gjennomføre kontrakten o Oppdragsgiver skal vurdere antall ansatte de siste 3 årene og antall ansatte innenfor stillingskategoriene prosjektleder, juniorkonsulent, seniorkonsulent og teknisk arkitekt. - Metoder/metodikk for å sikre konsistent kvalitet på leveranser o Oppdragsgiver skal vurdere om leverandørens metoder/metodikk sikrer konsistent kvalitet på leveranser av utvikling og videreutvikling, og hvordan leverandøren hensyntar informasjonssikkerhet i leveransene. 8.3 Avvisning av leverandører Regler for avvisning av leverandør er gitt i FOA Blant annet skal oppdragsgiver avvise for sent innkomne forespørsler og forespørsler som ikke oppfyller krav som er satt til leverandørens deltagelse i konkurransen. 8.4 Begrunnelse Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandøren avvises. 8.5 Anskaffelsesprotokoll Oppdragsgiver skal føre protokoll som skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, jf FOA Diverse bestemmelser 9.1 Offentlighet For allmennhetens innsyn gjelder offentleglova (lov av 19. mai 2006 nr. 16), jf FOA 3-5. I henhold til offentleglova 23 vil anskaffelsesprotokollen og innkomne forespørsler være skjermet for offentlig innsyn fram til leverandør er valgt. Deretter er disse dokumentene offentlig tilgjengelig. Det skal imidlertid gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f eks produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser) som kan føre til økonomisk tap eller redusert gevinst for den som opplysningene angår, jf forvaltningsloven 13 første ledd nr 2. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver foreta en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 9.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår, jf FOA 3-6, jf forvaltningsloven Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. 9.4 Habilitet Reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 gjelder for denne anskaffelsen. Side 13 av 14

14 9.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg ved å delta i konkurransen, er oppdragsgiver uvedkommende. Side 14 av 14