Avtaleperiode: Total mulig avtaleperiode er 4 år, 2 år med opsjon på 1 år pluss 1 års forlengelse

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del III Rammeavtale om IKT-utstyr med tilhørende programvare, service og vedlikehold, samt telefoniutstyr Saksnummer Tilbudsfrist: 07. mars 2013 kl Avtaleperiode: Total mulig avtaleperiode er 4 år, 2 år med opsjon på 1 år pluss 1 års forlengelse

2 1. Oppdragsgiver Etiske retningslinjer Kontaktperson hos oppdragsgiver Om anskaffelsen Anskaffelsens omfang Avtaleperiode Antall leverandører Orientering om kontrakt Oppbygging av konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud Oppbygging av konkurransegrunnlaget Regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer og endring av konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Adresse eller innleveringssted for tilbud Levering av tilbud Fremdriftsplan Kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Underleverandører Krav til utforming av tilbud om å delta i konkurransen Utforming og levering av tilbud Komplett tilbud skal inneholde følgende dokumenter Om tilbudet Forbehold Samtykkeerklæring Oppdragsgivers behandling av mottatte tilbud om deltakelse i konkurransen Registrering av mottatte tilbud Tildelingskriterier, evaluering av tilbudene og valg av leverandør Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Anskaffelsesprotokoll Begrunnelse Diverse bestemmelser Offentlighet Taushetsplikt Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen Habilitet Kostnader Vedståelsesfrist Konkurransegrunnlag Side 2 av 14

3 1. Oppdragsgiver Statens landbruksforvaltning innbyr til åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av IKT- og telefoniutstyr, programvarelisenser, vedlikehold og service samt konsulenttjenester og rådgivning for Statens landbruksforvaltning. Statens landbruksforvaltning (SLF) er et direktorat under Landbruks- og matdepartementet (LMD). SLF er fagmyndigheten som sikrer en enhetlig forvaltning av virkemidler i hele landet og gjennom hele verdikjeden. SLF skal være en brukerrettet og effektiv virksomhet som innenfor rammene av nasjonal landbruks- og matpolitikk bidrar til å sikre ressursgrunnlaget i jordbruk og skogbruk, samt verdiskaping og et konkurransedyktig landbruksbasert næringsliv. SLF legger vekt på rådgivnings- og støttefunksjoner, har oversikt over utviklingstrekk i hele verdikjeden og bidrar til erfaringsutveksling med næringen og øvrig forvaltning. SLF skal ha god kunnskap om resultatoppnåelsen i forhold til gjeldende politiske mål og gi innspill til LMD om utviklingen av virkemidler. SLF skal gi råd på eget initiativ, og rådgivningen skal ha høyt faglig nivå for alle resultatområdene. Formidling av landbruks- og matpolitikken og formidling av fag- og forvaltningskompetanse til regional og lokal forvaltning inngår i dette. SLF er lokalisert i Oslo og har ca. 190 ansatte fordelt på fire avdelinger, Administrasjon, Ressurs og Areal, Landbruksproduksjon og Handel og Industri. Flere opplysninger om Statens landbruksforvaltning, heretter kalt oppdragsgiver, er å finne på Etiske retningslinjer Det kan ikke foregå kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/ tilbyders ansatte og oppdragsgiver/ oppdragsgivers ansatte vedrørende denne konkurransen på annen måte enn foreskrevet i konkurransegrunnlaget og bestemt i medhold av forskrift om offentlige anskaffelser. 1.2 Kontaktperson hos oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Christine Marcussen Besøksadresse: Stortingsgt. 28, Norge Postadresse: Postboks 8140 Dep, 0033 Oslo e-post: christine.marcussen@slf.dep.no 2. Om anskaffelsen Formålet med anskaffelsen er å etablere en rammeavtale med én leverandør som totalleverandør for levering av IKT- og telefoniutstyr samt programvarelisenser. Vedlikehold, service, konsulenttjenester og rådgiving skal også inngå i avtalen. Aktuelle leveranseområder for varer og tjenester oppdragsgiver ønsker leveranse på er: - Levering av IKT-utstyr - Levering av telefoniutstyr - Levering av programvare - Vedlikehold og service av programvare og utstyr - Konsulenttjenester - Leie av multifunksjonsmaskiner Det vises for øvrig til Vedlegg 2 Oppdragsgivers kravspesifikasjon. Konkurransegrunnlag Side 3 av 14

4 2.1 Anskaffelsens omfang Avtalens omfang er vanskelig å anslå. Basert på tidligere års vederlag anslår oppdragsgiver at omfanget for den totale avtaleperioden på 4 år anslagsvis vil være mellom kr og inkl. mva. Antallfastsettelsen i Vedlegg 5 Prisbestemmelser er basert på sannsynlig kvantum ved avrop. Antall er ikke nærmere estimert der antallfastsettelsen er vanskelig å angi på forhånd fordi dette beror på fremtidig behov. Antallfastsettelsen er kun estimert og er ment å brukes under evalueringen av tildelingskriteriet Pris. Større og mindre kvantum vil derfor være aktuelt under kontraktsperioden på grunn av organisatoriske og budsjettmessige forhold. 2.2 Avtaleperiode Total mulig avtaleperiode er 4 år, 2 år med opsjon på 1 år pluss 1 års forlengelse. Oppstart av kontrakt er estimert til medio juni Antall leverandører Oppdragsgiver vil inngå rammeavtale med én leverandør. Leverandøren kan benytte seg av underleverandører. 3. Orientering om kontrakt Oppdragsgiver vil inngå en rammeavtale som gir rett, men ingen plikt til å foreta avrop. Ved avrop utfylles en avropsavtale, se vedlegg 6, med tilhørende underliggende avtale med eventuelle bilag. Det vises til rammeavtalen pkt. 3 for liste over de underliggende avtalene som kan benyttes ved det enkelte avrop. 4. Oppbygging av konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud 4.1 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Tabellen nedenfor gir en oversikt over konkurransegrunnlagets vedlegg i venstre kolonne, og hvor de samme dokumentenes nummerering som bilag til avtalen fremgår av høyre kolonne. Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med vedlegg. Flere av vedleggene til dette konkurransegrunnlaget vil inngå som bilag til avtalen, jf oppstillingen nedenfor. De vedlegg som ikke inngår som bilag til avtalen, er angitt med inngår ikke i høyre kolonne. Vedlegg til Konkurransegrunnlaget Vedlegg 1: Rammeavtalen Vedlegg 2: Oppdragsgivers kravspesifikasjon Vedlegg 3: Tilbyders løsningsspesifikasjon Vedlegg 4: Oppdragsgivers tekniske plattform Vedlegg 5: Prisbestemmelser Vedlegg 6: Avropsavtale Vedlegg 7: Oppdragsgivers endringer til de underliggende avtalene (del 1), Tilbyders forbeholdsskjema (del 2) Vedlegg 8: Endringer av rammeavtalen etter avtaleinngåelsen Generelle vedlegg til Konkurransegrunnlaget Samtykkeerklæring Egenerklæring for at tilbyder ikke er dømt for økonomisk kriminalitet mv. HMS-erklæring Egenerklæring for oppfyllelse av lønns- og ansettelsesvilkår Avtale om leie av IKT-relatert utstyr Bilag til rammeavtalen Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Kundens tekniske plattform Bilag 4: Prisbestemmelser Bilag 5: Avropsavtale Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten til underliggende avtaler og Leverandørens forbeholdsskjema Bilag 7: Endringer av rammeavtalen etter avtaleinngåelsen Inngår ikke som bilag til avtalen Inngår ikke som bilag til avtalen Inngår ikke som bilag til avtalen Inngår ikke som bilag til avtalen Underliggende avtale til rammeavtalen Konkurransegrunnlag Side 4 av 14

5 5. Regler for gjennomføring av konkurransen 5.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del III. Alle tilbydere blir varslet samtidig om hvilken tilbyder som blir tildelt kontrakt. Det er ikke anledning til å forhandle om tilbudene og tilbudene kan ikke endres etter at tilbudsfristen er gått ut. Det er anledning til å avklare uklarheter ved tilbudet innenfor rammene til FOA 21-1 annet ledd. 5.2 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i doffin-basen og TED-databasen, se Konkurransegrunnlaget hentes ut fra Doffin-databasen ved at tilbyder registrerer seg som interessert. Hele konkurransegrunnlaget gjøres tilgjengelig ved kunngjøringen. 5.3 Tilleggsopplysninger Tilbyder kan skriftlig stille spørsmål eller be om tilleggsopplysninger fra oppdragsgiver. Spørsmål eller forespørsel om tilleggsopplysninger som er fremsatt senest innen angitte frist for å stille spørsmål, jf pkt 5.8, vil besvares av oppdragsgiver senest åtte dager før utløpet av tilbudsfristen, jf pkt 5.8. Vi oppfordrer alle tilbydere til å søke avklaringer så tidlig som mulig. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger skal merkes: Spørsmål konkurranse rammeavtale om IKT-utstyr mm saksnummer og spørsmålet sendes til oppdragsgivers kontaktpersons e- postadresse, jf pkt 1.2, innen frist for å stille spørsmål, jf pkt 5.8. Spørsmål og svar i anonymisert form meddeles alle tilbydere gjennom Doffin-basen. Spørsmål bes sendt inn snarest mulig. Hvis spørsmål og tilleggsopplysninger kommer inn senere enn angitte frist for å stille spørsmål, eller til en annen e-postadresse enn til oppdragsgivers kontaktperson, jf pkt 1.2, kan ikke tilbyder påregne at spørsmålene blir besvart. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget eller vedleggene, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson, jf pkt 1.2. Skriftlig henvendelse om feil i konkurransegrunnlaget skal merkes: Melding om feil i konkurransegrunnlag rammeavtale om IKTutstyr mm saksnummer Tilbyder oppfordres til å påpeke eventuelle krav som synes å gi høy kost i forhold til faktisk nytte. Tilbyder bør i tilfelle rette en henvendelse til oppdragsgivers kontaktperson så tidlig som mulig og før tilbudsfrist, slik at oppdragsgiver kan revurdere kravet og eventuelt endre det. 5.4 Rettelser, suppleringer og endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget. Eventuelle endringer vil bli publisert i Doffin-basen. 5.5 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er innen kl , se pkt 5.8 for fremdriftsplanen. 5.6 Adresse eller innleveringssted for tilbud Innleveringssted: Postadresse: Postboks 8140 Dep, 0033 Oslo Leveringsadresse: Stortingsgt. 28, Oslo, Norge Konkurransegrunnlag Side 5 av 14

6 5.7 Levering av tilbud Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende før tilbudsfristens utløp. Med i hende menes at tilbud er fysisk mottatt hos oppdragsgiver på kontoret i Stortingsgt. 28 før utløpet av fristen. Det er ikke tilstrekkelig at tilbudet er datert eller poststemplet innen fristdato. For tilbydere som sender tilbudet med posten, skal forsendelsen ha kommet frem til oppdragsgiver før tilbudsfristens utløp. Med kommet frem menes at tilbudet må være levert på oppdragsgivers kontor innen kl på fristdagen uavhengig av tidspunktet for oppdragsgivers postgang. Ansvar for forsinkelser i postgangen påhviler tilbyderne. Tilbud pr e-post, telefaks eller lignende aksepteres ikke. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Melding om avvising og avvisningsgrunn blir meddelt angjeldende tilbyder av oppdragsgiver. 5.8 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Konkurransens fremdriftsplan tentativ Konkurransegrunnlaget kunngjøres Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Frist for å levere tilbud kl Tilbudsåpning kl Evaluering Uke Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 17 Klagefrist leverandører/karenstid Uke (minst 15 dager regnet fra dagen etter meddelelsesdato) Kontraktsinngåelse Uke 22 Vedståelsesfrist kl Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbud er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 6. Kvalifikasjonskrav 6.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskravene skal sikre at tilbyder har det faglige og økonomiske grunnlag som anses nødvendig for å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Tilbyder vil bli avvist dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt, jfr. FOA (1) a). Tilbud kan bli avvist ved manglende oppfyllelse av dokumentasjonskravene. Dersom tilbyder er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om tilbyders evne til å oppfylle en kontrakt, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Det bemerkes at tilbyder er ansvarlig for at alle opplysninger i tilbudet er tilstrekkelig klare og dekkende i forhold til spesifikasjonen. Skatt og mva Kvalifikasjonskrav Det kreves at tilbyderen oppfyller krav til betaling av skatt og avgift Konkurransegrunnlag Side 6 av 14

7 Krav: Tilbyder skal oppfylle sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. I. Skatteattest. I Norge utstedes attesten av kemner/ kommunekasserer, det lokale skatteoppkreverkontor eller skattekontor. II. Attest for betalt merverdiavgift. I Norge utstedes attesten av Skattefogden. Norske tilbydere som ikke er merverdiavgiftspliktige, skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. Om tilbyderens hjemstat ikke utsteder slike dokumenter eller attester, kan de erstattes av en erklæring avgitt under ed eller forsikring av den aktuelle personen overfor en retts- eller forvaltningsmyndighet, en notarius publicus eller en annen kompetent myndighet i hjemstaten eller nåværende oppholdsstat. Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift (skjema RF-1244) Skatteattest for skatt (skjema RF-1244 B for skatt) Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato. Lovlig etablert foretak Kvalifikasjonskrav Det kreves at tilbyderen har et lovlig etablert foretak Krav: Tilbyder skal ha et lovlig Tilbyder skal være lovlig etablert i foretaksregisteret eller evt. registrert i faglig register i tilbyderens hjemland. etablert foretak Dokumentasjon: Attest for registrering i foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat der tilbyderen er registrert, for eksempel firmaattest fra Brønnøysundregistrene. HMS-egenerklæring Kvalifikasjonskrav Krav: Tilbyder skal ha et HMSsystem. Dokumentasjon: Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato. Det kreves at tilbyderen oppfyller HMS-krav Tilbydere som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Signert HMS-egenerklæring skal ikke være eldre enn 12 måneder. Skjema for HMS-egenerklæring følger som vedlegg. Egenerklæring for ikke rettskraftig dømt for deltakelse i kriminell organisasjon m.m. Kvalifikasjonskrav Det kreves at sentrale ansatte i firmaet og at tilbyderen ikke er rettskraftig dømt for deltakelse i kriminell organisasjon m.m. Krav: Egenerklæring for at sentrale ansatte i firmaet og tilbyderen ikke Det kreves at sentrale ansatte har vært rettskraftig dømt for deltakelse i kriminell organisasjon i firmaet og tilbyderen ikke eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger. er rettskraftig dømt for deltakelse i kriminell organisasjon m.m. Dokumentasjon: Egenerklæringsskjema følger som vedlegg. Signert egenerklæringen skal ikke være eldre enn 12 måneder. 6.2 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Der tilbyder har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan tilbyder godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom tilbyder har slik gyldig grunn, skal det tas Konkurransegrunnlag Side 7 av 14

8 skriftlig kontakt med oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Kvalifikasjonskrav Krav: Økonomisk forsvarlig drift. Tilbyder skal vise forsvarlig soliditet, likviditet og lønnsomhet Det kreves at tilbyderen har forsvarlig økonomisk soliditet, likviditet og lønnsomhet Fremleggelse av foretakets årsregnskap for 2011 godkjent av revisor. Uoffisielt utdrag fra resultatregnskap og balanse for Balanseoppstillingen må minimum vise anleggsmidler, mest likvide omløpsmidler, øvrige omløpsmidler, varelager, egenkapital, kortsiktig gjeld og langsiktig gjeld. Om tilbyderen støtter seg på økonomisk kapasitet til andre foretak, må forpliktelseserklæring mellom tilbyder og dette foretak vedlegges tilbudet. Se for øvrig punkt 6.5 nedenfor. Dokumentasjon: Fullstendig årsregnskap for 2011 til Brønnøysundregistrene med revisorberetning og midlertidig regnskap for Eventuell forpliktelseserklæring. 6.3 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Det kreves betydelig erfaring fra lignende leveranser Det kreves et velfungerende kvalitetssikringssystem Beskrivelse av leverandørens viktigste leveranser av lignende karakter de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker (gjelder vare- og tjenestekontrakter). Dersom en tilbyder har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende tekniske/faglige kvalifikasjoner, skal det fremlegges dokumentasjon på at tilbyder har rådighet over nødvendige ressurser hos underleverandør, f. eks. ved en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale om dette mellom tilbyder og underleverandør. Det skal i tillegg fremlegges firmaattest samt attest for betalt skatt og merverdiavgift for underleverandør som skal benyttes, jf pkt 6.1. Redegjørelse vedrørende virksomhetens kvalitetssikringssystem. 6.4 Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Det blir stilt krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf reglene i forskrift av om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Tilbydere skal signere egenerklæring for at disse kravene er oppfylt, jf vedlegg Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Signert egenerklæring skal ikke være eldre enn seks måneder. Leverandøren og deres underleverandører plikter å gi sine ansatte lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. På områder som er dekket av en allmenngjort tariffavtale må klausulen si at lønns- og arbeidsvilkårene ikke må være dårligere enn de lønns- og arbeidsvilkårene som følger av den allmenngjorte tariffavtale på stedet. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Konkurransegrunnlag Side 8 av 14

9 Leverandøren og deres underleverandører må på forespørsel opplyse om hvilken landsomfattende tariffavtale de legger til grunn overfor sine ansatte, samt fremlegge et eksemplar av denne tariffavtalen ved kontroll. Oppdragsgiver har rett til innsyn i dokumenter og rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig for oppdragsgiver å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår blir oppfylt. 6.5 Underleverandører Dersom tilbyder planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene med angivelse av hvilke ytelser de vil utføre. 7. Krav til utforming av tilbud om å delta i konkurransen 7.1 Utforming og levering av tilbud 1. Tilbud skal være skriftlig og inneholde et datert følgebrev som skal være påført tilbyders navn og undertegnet av en av tilbyders personer som har fullmakt til å binde firmaet samt kontaktpersonens stilling, telefonnummer, faksnummer og e-postadresse. 2. Tilbudet skal leveres på norsk. 3. Tilbudet skal leveres i lukket og merket konvolutt. Konvolutten skal merkes med Rammeavtale om IKT-utstyr mm saksnummer , mottakers navn og leveringsadresse, samt tilbyders navn og tilbudsfrist. 4. Tilbud leveres i én komplett papirversjon. 5. Tilbudet skal leveres i én komplett elektronisk versjon, enten på cd eller minnepinne. 6. Dersom tilbud inneholder forretningshemmeligheter som er av konkurransemessig betydning for den som opplysningen angår, bes det om at det i tillegg leveres en elektronisk versjon av tilbud på minnebrikke, der forretningshemmeligheter er sladdet. I dette eksemplaret skal tilbyderen, hvis det er aktuelt, sladde (ikke slette) det som anses å være forretningsforhold som det av konkurransemessig betydning vil være viktig å hemmeligholde, se pkt 9.1 om offentlighet. Tilbyder skal vedlegge en begrunnelse for hvorfor hver enkelt opplysning som unntas, er å anse som en forretningshemmelighet av konkurransemessig betydning. Dette fordi oppdragsgiver skal ha mulighet til å overprøve vurderingen av hva som anses som forretningshemmeligheter. 7. Tilbud med alle vedlegg skal leveres på norsk og besvares slik oppdragsgiver ber om. 8. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf. pkt 5.6. Tilbud pr e-post, telefaks eller lignende aksepteres ikke. 9. Dersom det er behov, kan SLF ettersende word-ark med tabeller som må fylles ut i Vedlegg 3 Tilbyders løsningsspesifikasjon og Vedlegg 5 Prisbestemmelser. Nærmere krav til tilbudets disposisjon inkludert vedlegg følger av pkt Komplett tilbud skal inneholde følgende dokumenter 1. Oversendelsesbrev 2. Tilbud Bilag til Rammeavtalen 3. Oppdragsgivers kravspesifikasjon (Bilag 1) 4. Tilbyders løsningsspesifikasjon (Bilag 2) 5. Kundens tekniske plattform (Bilag 3) 6. Prisbestemmelser (Bilag 4) 7. Avrop (Bilag 5) Konkurransegrunnlag Side 9 av 14

10 8. Kundens endringer i de underliggende avtalene (Bilag 6 del 1) 9. Forbeholdsskjema, uttømmende angivelse av tilbyders forbehold (Bilag 6 del 2) 10. Endringer av rammeavtalen etter avtaleinngåelsen (Bilag 7) Øvrige bilag: 11. Samtykkeerklæring, utfylt av tilbyder. Se Konkurransegrunnlaget punkt Egenerklæring for at sentrale ansatte hos tilbyder eller tilbyder selv ikke er rettskraftig dømt mv, utfylt av tilbyder 13. HMS-egenerklæring, utfylt av tilbyder, ikke eldre enn 12 måneder 14. Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, ikke eldre enn seks måneder 15. Skatteattest for merverdiavgift (skjema RF-1244), ikke eldre enn seks måneder 16. Skatteattest for skatt (skjema RF-1244 B for skatt), ikke eldre enn seks måneder 17. Firmaattest, ikke eldre enn seks måneder 18. Regnskap 19. Dokumentasjon - tekniske og faglige kvalifikasjoner 20. Eventuell forpliktelseserklæring eller samarbeidsavtale, jf punkt 6.2 og punkt Forpliktende samarbeidserklæring med eventuelle underleverandører 22. Skatteattest for eventuell underleverandør (skjema RF-1244 og skjema RF 1244 B), ikke eldre enn seks måneder 23. Firmaattest for eventuell underleverandør, ikke eldre enn seks måneder 24. Dokumentasjon over tilbudt bemanning innen konsulenttjenester, se Konkurransegrunnlaget punkt 8.2 tildelingskriteriet Kvalitet og Vedlegg 2 Oppdragsgivers kravspesifikasjon punkt Om tilbudet Tilbyderen er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Tilbyder er ansvarlig for at alle skjemaer er fylt ut slik som det er bedt om. Tilbud blir ikke returnert etter avsluttet anskaffelsesprosess. 7.4 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold, jf FOA nr 1 bokstav d - f, fra konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen eller kontrakten med tilhørende bilag som er vedlagt konkurransegrunnlaget. Vurderingen av om eventuelle forbehold eller avvik er vesentlige eller ikke, foretas av oppdragsgiver ved gjennomgang av tilbudene. Alle forbehold som tas til konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen eller kontrakten med tilhørende bilag, skal tydelig fremgå av tilbudet og samles i forbeholdsskjemaet, vedlegg 7 til dette konkurransegrunnlaget. Forbeholdsskjemaet skal fylles ut på foreskreven måte for å være gyldig. Forbeholdsskjemaet blir inntatt i kontraktens Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten del 2 til rammeavtalen. Alle forbehold skal sammenstilles i skjemaet og det skal utvetydig fremgå hvilket punkt det tas forbehold fra, hva man tar forbehold fra ved sitat av punktet det tas forbehold fra samt konkret formulering av hva forbeholdet går ut på og eventuelle prismessige konsekvenser ved å frafalle forbeholdet dersom dette kan være et alternativ for tilbyder. Alle forbehold skal nummereres. Eventuell uklarhet er tilbyders ansvar og kan medføre at tilbudet må avvises. Hvis oppdragsgiver oppfatter at tilbyder har tatt forbehold som ikke fremgår på foreskreven måte, vil oppdragsgiver måtte vurdere hvorvidt tilbudet kan sammenlignes med øvrige tilbud og om forbeholdene er vesentlige. Det er ikke anledning for tilbyder å vedlegge standardiserte vilkår som vil innebære forbehold fra konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen eller kontrakten med tilhørende bilag istedenfor å fylle ut forbeholdsskjemaet på foreskreven måte. Forbeholdsskjemaet er uttømmende når det gjelder forbehold tatt i denne konkurransen. Konkurransegrunnlag Side 10 av 14

11 Det anbefales at tilbyderen stiller spørsmål i forkant av tilbudsinnleveringen om forståelsen av konkurransegrunnlaget, heller enn å legge inn forbehold i tilbudet. Inneholder et tilbud vesentlige forbehold til konkurransegrunnlaget og/eller kontrakten med tilhørende bilag, må tilbudet avvises. Det samme gjelder hvis tilbudet på andre måter viser seg å ikke kunne sammenlignes med øvrige tilbud. 7.5 Samtykkeerklæring Tilbyder skal skrive under på egen samtykkeerklæring om at informasjon i tilbudet som ikke er identifisert som unntaksberettiget av tilbyder i henhold til offentleglova, kan utleveres, jf pkt 9.1 og se vedlegg. 8. Oppdragsgivers behandling av mottatte tilbud om deltakelse i konkurransen 8.1 Registrering av mottatte tilbud Innkomne tilbud påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn til oppdragsgiver. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbud er mottatt. Åpningen av tilbudene er ikke offentlig. 8.2 Tildelingskriterier, evaluering av tilbudene og valg av leverandør Det skal inngås avtale med én leverandør. Tildeling av avtale vil skje til den tilbyder som har levert det økonomiske mest fordelaktige tilbudet basert på oppfyllelse av tildelingskriteriene opplistet i nedenstående tabell. Følgende kriterier blir lagt til grunn ved evalueringen: Tildelingskriterier Pris 40 % Produkt- og tjenesteutvalg 20 % Kvalitet 30 % Miljø 10 % Tildelingskriteriet Pris vil vurderes på grunnlag av opplysninger tilbyder gir i tilbudets prismatrise. Alle priser skal være oppgitt i NOK og eksklusive mva. Tildelingskriteriet Pris vil bli vurdert på bakgrunn av oppdragsgivers beregning av samlet pris basert på inngitt tilbud, jf. prismatrisen i vedlegg 5 Prisbestemmelser. I evalueringen av dette tildelingskriteriet legges til grunn årsforbruk på alle kategorier. Under kontraktsperioden kan annet beløp bli aktuelt som følge av organisatoriske og budsjettmessige forhold. Kriteriet utdypes nærmere i det følgende. I vurderingen inngår eventuelle merkostnader ved installasjon av nytt utstyr og nye programmer, og eventuelle omstillingskostnader. Hvis det oppstår slike omstillingskostnader og merkostnader på grunn av leveranser fra tilbyder skal tilbyder estimere dette kostnadsbeløpet, jf Vedlegg 5 Prisbestemmelser. Oppdragsgiver vil med utgangspunkt i tilbyders estimat selv fastsette kostnadsbeløpet pr år. Under evalueringen beregnes kostnadsbeløp for ett år siden årsforbruk på alle kategorier legges til grunn i Oppdragsgivers beregning av Leverandørens pristilbud. I evalueringen av enhetspriser på IKT-utstyr inngår ikke pris på server 2u. Konsulent- og prosjektledertimeprisene i Vedlegg 5 Prisbestemmelser legges til grunn. I evalueringen inngår kun timesatsene til konsulenter med stillingskategori seniorkonsulent eller tilsvarende, med unntak for stilling som prosjektledere. SLFs totale anslag på konsulenttimer er 300 timer pr år. Under Konkurransegrunnlag Side 11 av 14

12 evalueringen beregnes gjennomsnittstimeprisen på seniorkonsulentene. Denne gjennomsnittsprisen multipliseres med 300 timer pr år. Hvis det tilbys flere konsulenter under hver stillingskategori beregnes gjennomsnittprisen under hver stillingskategori før gjennomsnittsprisen på samtlige kategorier. Månedsprisene i vedlegg 5 Prisbestemmelser legges til grunn. I evalueringen brukes 12 måneder for sammenligning av tilbudene. Når det gjelder sammenlikningen av leiepris for multifunksjonsmaskiner, legges til grunn både månedsprisene og arkprisene. For sammenligning av tilbudene, skal stk A4-ark (svart hvit) og stk A4-ark (farge) legges til grunn. Dette tilsvarer estimert totalforbruk av 9 stk maskiner pr måned. Prisen for installasjon og opplæring vil bli multiplisert med 9 maskiner for sammenligning av tilbudene. I evalueringen av dette tildelingskriteriet inngår også nivået på påslagsprosenten på Leverandørens innkjøpspris fra produsent/underleverandør. Under rammeavtalens varighet vil det kunne være aktuelt å anskaffe produkter som ikke er spesifikt angitt i prisbilaget, men som inngår i rammeavtalens omfang. Det vil også kunne forekomme at produkter som er tilgjengelige i markedet når avropet foretas, ikke lenger tilsvarer konkurransegrunnlagets beskrivelser. Påslagsprosenten skal benyttes for fastsettelse av vederlag for slike produkter. Under evalueringen vil påslagsprosenten vurderes ved at den regnes om til en kroneverdi som legges til Leverandørens tilbudspris. Påslagsprosenten vil rent faktisk bli multiplisert med de beløp som fremkommer i tabellen i Vedlegg 5 Prisbestemmelser punkt 1.6. Disse beløpene er estimert årsuttak og er bare ment å brukes under evalueringen. Under kontraktsperioden kan andre beløp bli aktuelle som følge av organisatoriske og budsjettmessige forhold. Summen av påslagsprosenten multiplisert med beløpene som fremkommer av tabellen under, vil legges til Leverandørens pristilbud for å muliggjøre sammenlikning av tilbudene. Leverandørens pristilbud beregnes av Oppdragsgiver basert på inngitt tilbud, jf Vedlegg 5 Prisbestemmelser. Tildelingskriteriet Produkt- og tjenesteutvalg vil på bakgrunn av en helhetlig vurdering vurderes på grunnlag av den dokumentasjon og de opplysninger tilbyder gir i denne konkurransen. Vurderingen vil legge vekt på følgende: - Leverandørenes oppfyllelse og besvarelse av kravtabellen i Vedlegg 3 Tilbyders løsningsspesifikasjon og bredde i produkt- og tjenesteutvalg. Tildelingskriteriet Kvalitet vil vurderes på grunnlag av leverandørenes løsningsbeskrivelse med hensyn til tekniske spesifikasjoner og service, vedlikehold og annen oppfølgning i Vedlegg 3 Tilbyders løsningsspesifikasjon punkt 2.1 til og med punkt 2.6. Tilbudt kvalitet utover Oppdragsgivers ønskede spesifikasjoner vil bli belønnet i evalueringen av dette tildelingskriteriet, se vedlegg 3 Tilbyders løsningsspesifikasjon. SLF etterspør god bredde på konsulenttjenester. Under tildelingskriteriet Kvalitet, vil det derfor bli lagt vekt på total bemanning innenfor konsulenttjenesteområdene og bemanningens bredde i kompetanse. Med total bemanning menes det at det vil bli lagt vekt på antall konsulenter tilbyder stiller til rådighet innenfor hvert konsulenttjenesteområde som fremgår av kravtabellen punkt 28 til og med 37, se Vedlegg 2 Oppdragsgiver kravspesifikasjon. Sammen med tilbudet skal det leveres dokumentasjon over tilbudt bemanning, se Konkurransegrunnlaget punkt 7.2 nr. 24. Med bemanningens bredde i kompetanse menes det at det vil bli lagt vekt på at konsulenter og prosjektledere har høy fagkompetanse og erfaring. Overoppfyllelse av Oppdragsgivers beskrivelse av ønskede egenskaper ved konsulentene og prosjektledere i Vedlegg 2 punkt 4.4 vil bli belønnet under evaluering av dette tildelingskriteriet, se Vedlegg 3 Tilbyders løsningsspesifikasjon. Konkurransegrunnlag Side 12 av 14

13 Tildelingskriteriet Miljø vil på bakgrunn av en helhetlig vurdering vurderes på grunnlag av den dokumentasjon og de opplysninger tilbyder gir i denne konkurransen. Under dette tildelingskriteriet inngår vurdering av tilbyders beskrivelse av returordning og oppfyllelse av energikrav i vedlegg 3 Tilbyders løsningsbeskrivelse. 8.3 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud om deltakelse i konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Som saklig grunn for avlysning regnes m.a. en situasjon hvor innkomne tilbud gir et totalt kostnadsomfang for anskaffelsen som oppdragsgiver ikke har budsjettrammer til å håndtere. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 8.4 Anskaffelsesprotokoll Oppdragsgiver skal føre protokoll som skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, jf FOA Begrunnelse Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbud avvises eller forkastes eller dersom oppdragsgiver beslutter å avlyse konkurransen. Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding om valg av leverandør med begrunnelse til alle leverandører som har deltatt i konkurransen. Meddelelsen skal inneholde presis angivelse av klagefrist/karensperiode. 9. Diverse bestemmelser 9.1 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova (lov av 19. mai 2006 nr. 16), jf FOA 3-5. I henhold til offentleglova 23 vil anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud være skjermet for offentlig innsyn fram til leverandør er valgt. Deretter er disse dokumentene offentlig tilgjengelig. Det skal imidlertid gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f eks produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser) som kan føre til økonomisk tap eller redusert gevinst for den som opplysningene angår, jf forvaltningsloven 13 første ledd nr 2. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver foreta en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 9.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningene angår. 9.3 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. 9.4 Habilitet Reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 gjelder for denne anskaffelsen. 9.5 Kostnader Kostnader som tilbyderen pådrar seg ved å delta i konkurransen, er oppdragsgiver uvedkommende. Konkurransegrunnlag Side 13 av 14

14 9.6 Vedståelsesfrist Tilbyderne må vedstå seg sine tilbud til kl Konkurransegrunnlag Side 14 av 14