Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og III

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og III Rammeavtale om for produksjon og lagring av saltslikkestein og giesesalt mv. Saksnummer 15/44933

2 1. Om oppdragsgiver Om oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson Om anskaffelsen Anskaffelsens formål Anskaffelsens omfang Deltilbud Avtaleperiode Antall leverandører Orientering om kontrakt Fremdriftsplan Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kvalifikasjonskrav Skatt og mva Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Tilbyders finansielle og økonomiske stilling Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Underleverandører Kontraktsklausuler Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Elektronisk handelsformat (EHF) Tildelingskriterier, evaluering av tilbudene og valg av leverandør Utforming og levering av tilbud Utforming og levering av tilbud Komplett tilbud skal inneholde disse dokumentene Regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Tilleggsopplysninger Forbehold og avvik Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Levering av tilbud Vedståelsesfrist Mottak av tilbud Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Begrunnelse Anskaffelsesprotokoll Offentlighet og taushetsplikt Kostnader

3 1. Om oppdragsgiver inviterer til åpen anbudskonkurranse for rammeavtale for produksjon og lagring av saltslikkestein og giesesalt mv. 1.1 Om oppdragsgiver har ca. 220 ansatte og ivaretar forvaltnings-, utrednings og rådgivningsoppgaver for Landbruks- og matdepartementet (LMD). har ansvar for alle fagområder innen landbrukssektoren og et bredt spekter av næringsaktivitet, herunder jordbruk, reindrift, skogbruk, matindustri og andre aktiviteter basert på landbrukets ressurser. ble etablert 1. juli 2014 ved en sammenslåing av Statens landbruksforvaltning og Statens reindriftsforvaltning. Vi har kontorer i Oslo og Alta. Avdelingen i Alta arbeider med reindriftsspørsmål. Besøk for mer informasjon. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Kontaktperson Christine Marcussen e-postadresse Christine.marcussen@landbruksdirektoratet.no Spørsmål til konkurransen, konkurransegrunnlaget mv. skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt med andre hos oppdragsgiver enn nevnte med kontaktperson. 2. Om anskaffelsen 2.1 Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å bidra til å sikre trygg mat ved at kjøtt og melk fra småfe og storfe kan bli godkjent som menneskemat selv om dyra har gått på beite i områder med radioaktivitet. Når dyra får tilførsel av giesesalt (berlinerblått), tas det opp mindre av det radioaktive stoffet cesium i muskler og vev i dyret, og kjøttet kan spises. Dyra får tilgang på giesesalt ved at stoffet tilsettes i saltslikkestein eller i kraftfôr. Produktene som skal leveres, lagres og distribueres har betydning for nasjonal matsikkerhet og for økonomien til næringsutøvere i landbruket. Vi viser for øvrig til bilag 1 «Kundens kravspesifikasjon». 2.2 Anskaffelsens omfang Basert på tidligere års forbruk anslår oppdragsgiver anskaffelsens omfang til å være ca stk. saltslikkestein og ca. 300 kg giesesalt som tilsetning til kraftfôr for en periode på 2 år. De første to årene av avtaleperioden vil oppdragsgiver kunne ha mindre behov for innkjøp av nye produkter på grunn av eksisterende lagerbeholdning. Avhengig av fremtidig behov for ytterligere saltslikkestein, vil en avtaleperioden på fire år kunne omfatte inntil stk. saltslikkestein og inntil 600 kg giesesalt som tilsetning til kraftfôr. Behovet kan likevel bli større eller mindre gjennom avtaleperioden på fire år dersom forbruket eller beredskapen endres. Anskaffelsen omfatter også lagerhold og distribusjon av produktene.

4 På bakgrunn av ovenstående vil anskaffelsens verdi for hele rammeavtalens avtaleperiode på inntil fire år kunne utgjøre kr ekskl. mva. 2.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av kontrakten. 2.4 Avtaleperiode Avtaleperioden er to år, med opsjon for oppdragsgiver å forlenge rammeavtalen på like vilkår i to år. 2.5 Antall leverandører Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med én leverandør. Tilbyderen kan benytte seg av underleverandør. 2.6 Orientering om kontrakt Oppdragsgiver kommer til å bruke den vedlagte kontrakten i dette kontraktsforholdet, se bilag Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Konkurransens fremdriftsplan Konkurransegrunnlaget kunngjøres 8. september 2015 Tilbudsfrist 19. oktober 2015 kl Tilbudsåpning 19. oktober 2015 kl Evaluering Uke Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 44 Karensperiode Uke Kontraktsinngåelse Uke 45/46 Vedståelsesfrist 27. november 2015 kl Vi gjør oppmerksom på at det kan skje endringer i fremdriftsplanen etter tilbudsåpningen. 4. Oppbygging av konkurransegrunnlaget Tabellen under gir en oversikt over bilag til konkurransegrunnlagets i den venstre kolonnen og bilag til kontrakten i den høyre kolonnen. Bilag til Konkurransegrunnlaget Bilag 0: Rammeavtalen Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Avropsavtale Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Pris og prisbestemmelser Bilag 6: Endringer i den generelle rammeavtaleteksten Bilag til Rammeavtalen Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Avropsavtale Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Pris og prisbestemmelser Bilag 6: Endringer i den generelle rammeavtaleteksten 4

5 Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen 5. Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskravene skal sikre at tilbyderen har evnen til å oppfylle kontraktsforpliktelsene. Tilbyder vil bli avvist hvis kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt, jf. FOA første ledd bokstav a. Hvis tilbyder er klar over at opplysninger om tilbyderens kvalifikasjon kan medføre tvil om tilbyders evne til å oppfylle kontrakten, eller tilbyderen har gyldige grunner til å ikke fremlegge den etterspurte dokumentasjonen, kan tilbyderen godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 5.1 Skatt og mva. Kvalifikasjonskrav Tilbyderen skal oppfylle sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og merverdiavgift. Dokumentasjon Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra innleveringsdato. 5.2 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyderen skal være et Attest for registrering i foretaksregisteret som lovlig etablert foretak. foreskrevet i lovgivningen i den stat der tilbyderen er registrert. For tilbydere registrert i Norge: firmaattest fra Brønnøysundregistrene. Attesten til tilbyderen skal ikke være eldre enn 12 måneder regnet fra innleveringsdato. 5.3 Tilbyders finansielle og økonomiske stilling Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyderen skal ha forsvarlig økonomisk soliditet, likviditet og lønnsomhet. Kredittratingrapport med regnskapstall fra 2014 fra anerkjent kredittvurderingsselskap som bekrefter at tilbyderen er kredittverdig. Attesten skal inneholde kredittvurderingsgrad av leverandøren angitt med bokstav/tallkarakter eller kortfattet tekst, og forklaring av vurderingene. Alternativt tilbyderens årsregnskap for 2014 med revisor- og årsberetning.

6 5.4 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyderen skal ha et velfungerende kvalitetssikringssystem for de ytelser som skal leveres. Redegjørelse vedrørende tilbyderens kvalitetssikringssystem, herunder beskrivelse av rutiner som sikrer at rammeavtalens ytelser blir levert i riktig mengde og til riktig tid. 5.5 Underleverandører Hvis tilbyderen har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende finansielle, økonomiske, tekniske og/eller faglige kvalifikasjoner, skal tilbyderen fremlegge dokumentasjon på at tilbyder har rådighet over nødvendige ressurser hos underleverandør. Dette kan gjøres ved at tilbyderen fremlegger en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale mellom tilbyderen og denne underleverandøren, der underleverandøren forplikter seg til å stille til rådighet disse ressurser. Hvis tilbyder planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene med angivelse av hvilke ytelser de vil utføre. 6. Kontraktsklausuler 6.1 Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Rammeavtalen punkt 5.5 inneholder krav til lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med reglene i forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår (forskrift om arbeidsvilkår i off. kontrakter) for de kontrakter som forskriften får anvendelse for. Tilbyderen og eventuelle underleverandører plikter å gi sine ansatte lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje eller allmenngjort tariffavtale. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenhengen bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Tilbyderen og eventuelle underleverandører må på forespørsel i avtaleperioden opplyse om hvilken tariffavtale de legger til grunn overfor sine ansatte. I avtaleperioden har oppdragsgiver rett til innsyn i dokumenter og rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig for oppdragsgiver å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår blir oppfylt. Oppdragsgiver har også sanksjonsmuligheter mot tilbyderen dersom det blir påvist brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår. 6.2 Elektronisk handelsformat (EHF) Bilag 5 inneholder krav om at tilbyderen skal sende faktura og kreditnota elektronisk, slik at oppdragsgiver mottar dokumentet i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF). 6

7 7. Tildelingskriterier, evaluering av tilbudene og valg av leverandør Tildeling av rammeavtale vil skje til den tilbyderen som har levert det økonomiske mest fordelaktige tilbudet basert på disse tildelingskriteriene: Tildelingskriterier Pris 60 % Løsningsbeskrivelse 40 % Tildelingskriteriet Pris vil bli vurdert på grunnlag av oppdragsgivers beregning av tilbudets samlede pris, jf. bilag 5 «Samlet pris og prisbestemmelser». Alle priser skal være oppgitt i NOK og eksklusive mva. Tilbyderen er ansvarlig for å sette inn prisene i tabellene i dette bilaget for at prisene skal være sammenlignbare i evalueringen. Tabellene skal ikke redigeres, men bare fylles ut. I evalueringen inngår prisposter som angitt i tabellen under. For å evaluere disse prispostene kommer oppdragsgiver til å benytte følgende estimert volum i beregningen av tilbudets samlede pris ved at oppdragsgiver multipliserer prispostene med det angitte volumet: Prispost Fastpris for etablering av tjenesten Del 1, pris for 6000 stk. saltslikkestein Del 1, pris for 3000 stk. saltslikkestein Del 2, pris for 300 kg giesesalt Del 2, pris for 150 kg giesesalt Del 3, lagerhold av produktene Estimert volum for fire år (til bruk i evalueringen av tilbud) 1 bestilling 1 bestilling 1 bestilling Oppdragsgiver estimerer 50 prosent sannsynlighet for at vi vil kjøpe dette antallet i avtaleperioden. Denne sannsynligheten vil inngå i evalueringen av tilbudets samlede pris. 1 bestilling 1 bestilling 4 år Det estimerte volumet er ikke et bindende anslag. Totalt omfang beror på oppdragsgivers behov i avtaleperioden som kan bli mindre eller større, og på organisatoriske, faglige og budsjettmessige forhold. I evalueringen skal oppdragsgiver evaluere tilbudets samlede pris og poengsette denne. Tildelingskriteriet «Løsningsbeskrivelse» vil bli helhetlig vurdert på grunnlag av opplysninger tilbyder gir om hvordan lagerhold og distribusjon av saltslikkestein og giesesalt vil skje i avtaleperioden, samt tilbudt leveringstid på produktene. I vurderingen av lagerhold inngår blant annet vurdering av hvordan produktene lagres for å sikre holdbarhetsperioden (holdbarhet på 3 år eller mer regnet fra produksjonsdato) og om stikkprøver av produktene gjøres på laboratorium.

8 I vurderingen av distribusjon inngår blant annet hvordan tilbyderen skal sikre at engrosledd til enhver tid har tilgang til saltslikkestein og giesesalt for tilsetning til kraftfôr fra lageret, samt hvordan tilbyderen tar imot bestillinger fra engrosledd og hvordan utleveringen av produktene utføres. 8. Utforming og levering av tilbud 8.1 Utforming og levering av tilbud 1. Tilbud skal være skriftlig og leveres i lukket og merket forsendelse, gjerne i en konvolutt. 2. Forsendelsen skal merkes med «Anbudskonkurranse om rammeavtale for produksjon og lagring av saltslikkestein og giesesalt mv. v/jens Wollebæk». 3. Tilbudsbrev skal være vedlagt tilbudet. Tilbudsbrevet skal være datert, påført tilbyders navn og være undertegnet av en av tilbyders personer som har fullmakt til å binde firmaet. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: a. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og kontraktsvilkår. b. Navn og kontaktinformasjon til tilbyderens kontaktperson. 4. Tilbudet skal leveres i en komplett elektronisk versjon, enten på cd eller minnepinne, og signert tilbudsbrev og signert og utfylt HMS-egenerklæring skal i tillegg leveres i papirversjon. 5. Hvis tilbyderen ikke har anledning til å levere tilbudet på cd eller minnepinne, kan tilbyderen i stedet levere tilbudet i én komplett papirversjon. 6. Tilbud med alle bilag skal leveres på norsk. 7. Tilbyderen er ansvarlig for å besvare alle spørsmål, krav mm. som konkurransegrunnlaget stiller, og å fylle ut bilag slik dette angitt. 8. Tilbud blir ikke returnert etter avsluttet anskaffelsesprosess. 8.2 Komplett tilbud skal inneholde disse dokumentene 1. Tilbudsbrev (NB: Må leveres også i papirversjon.) 2. Leverandørens løsningsspesifikasjon (bilag 2) 3. Pris og prisbestemmelser (Bilag 5) 4. Endringer i den generelle avtaleteksten (Bilag 6) Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav: 5. Skatteattest for skatt, ikke eldre enn seks måneder regnet fra innleveringsdato 6. Skatteattest for merverdiavgift, ikke eldre enn seks måneder regnet fra innleveringsdato 7. Firmaattest, ikke eldre enn 12 måneder regnet fra innleveringsdato 8. Kredittratingrapport med regnskapstall fra 2014 fra anerkjent kredittvurderingsselskap som bekrefter at tilbyderen er kredittverdig. Alternativt tilbyderens årsregnskap for 2014 med revisor- og årsberetning. 9. Redegjørelse vedrørende tilbyderens kvalitetssikringssystem, herunder beskrivelse av rutiner som sikrer at rammeavtalens ytelser blir levert i riktig mengde og til riktig tid. Informasjon om eventuelle underleverandører 8

9 10. Hvis tilbyderen har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende finansielle, økonomiske, tekniske og/eller faglige kvalifikasjoner: Skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale mellom tilbyderen og denne underleverandøren, der underleverandøren forplikter seg til å stille til rådighet disse ressurser. 11. Hvis tilbyder planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører: Kort beskrivelse av underleverandørene med angivelse av hvilke ytelser de vil utføre. 9. Regler for gjennomføring av konkurransen 9.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Konkurransen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse etter reglene i FOA del I og III. Forhandlinger er ikke tillatt og tilbudene kan ikke endres etter at tilbudsfristen har gått ut. Det er anledninger til å avklare uklarheter innenfor rammene til FOA 21-1 annet ledd. Alle referanser til tilbyder i dette konkurransegrunnlaget skal forstås som leverandør i forhold til rammeavtalen som skal inngås etter avsluttet anskaffelsesprosess. I bilagene er tilbyder omtalt som «Leverandør», mens oppdragsgiver er omtalt som «Kunde». 9.2 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin (Database for offentlige innkjøp) og TEDdatabasen, Konkurransegrunnlaget hentes ut fra Doffin ved at tilbyder registrerer seg som interessert. Hele konkurransegrunnlaget gjøres tilgjengelig ved kunngjøringen. 9.3 Tilleggsopplysninger Tilbyder kan skriftlig stille spørsmål, be om tilleggsopplysninger fra oppdragsgiver eller opplyse om eventuelle mangler i konkurransegrunnlaget eller bilagene. Vi oppfordrer alle tilbydere til å søke avklaringer så tidlig som mulig. Hvis tilbyder oppdager feil i konkurransegrunnlaget eller krav som synes å gi høy kost i forhold til faktisk nytte, ber vi om at dette formidles skriftlig til oppdragsgiver. Forespørselen bes sendes til vår kontaktperson sin e-postadresse merket med «Spørsmål, tilleggsopplysninger Anbudskonkurranse om rammeavtale for produksjon og lagring av saltslikkestein og giesesalt mv.». Spørsmål og svar meddeles i anonymisert form alle som har registrert interesse for anskaffelsen på Doffin gjennom denne databasen. 9.4 Forbehold og avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold eller gi tilbud med vesentlige avvik fra konkurransegrunnlaget med bilag eller kontrakten, jf. FOA første ledd. Oppdragsgiver gjør selvstendig vurdering av om forbeholdet eller avviket er vesentlig eller ikke.

10 Eventuelle forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget med bilag eller kontrakten, skal tydelig fremgå av bilag 4 til dette konkurransegrunnlaget slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten å kontakte tilbyderen, se blant annet FOA I dette bilaget skal tilbyderen spesifisere hvilke konsekvenser forbehold eller avviket har for ytelsen, pris eller andre forhold. Hvis tilbyderen henviser til standardiserte kontraktsbestemmelser som avviker fra kontrakten som er vedlagt dette konkurransegrunnlaget, vil dette bli betraktet som forbehold. Da tilbud som inneholder vesentlige forbehold eller avvik skal avvises fra konkurransen, ber vi tilbyder om å stille spørsmål vedrørende forståelsen av konkurransegrunnlaget med bilag eller kontrakten forutfor tilbudsinnlevering, heller enn å legge inn forbehold eller avvik i tilbudet. 9.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli formidlet alle som har registrert interesse for anskaffelsen på Doffin gjennom denne databasen. 9.6 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er 19. oktober 2015 kl Levering av tilbud Tilbudet skal leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post til oppdragsgivers postadresse: Oppdragsgiver Merking av forsendelse Leveringsadresse (besøksadresse): Postadresse: Anbudskonkurranse om rammeavtale om produksjon og lagring av saltslikkestein og giesesalt mv. v/ Jens Wollebæk Stortingsgata 28, 0161 Oslo Postboks 8140 Dep, 0033 Oslo Tilbud pr e-post, telefaks eller lignende aksepteres ikke, og vil bli avvist. Tilbud som tilbyder leverer til oppdragsgivers leveringsadresse, skal være oppdragsgiver i hende før tilbudsfristens utløp. Med i hende menes at tilbud er fysisk mottatt hos oppdragsgiver på kontoret i Stortingsgata 28, Oslo, før tilbudsfristens utløp. Tilbud som tilbyder sender med posten, skal komme frem til oppdragsgiver før tilbudsfristens utløp. Med kommet frem menes at tilbudet må være levert på oppdragsgivers kontor innen utløpet av tilbudsfristen uavhengig av tidspunktet for oppdragsgivers postgang. Det er ikke tilstrekkelig at tilbudet er datert eller poststemplet innen fristdato. Ansvar for forsinkelser i postgangen påhviler tilbyderne. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 9.8 Vedståelsesfrist Tilbydere skal være bundet til sine tilbud til 27. november 2015 kl

11 9.9 Mottak av tilbud Åpningen av tilbudene er ikke offentlig Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud hvis det foreligger saklig grunn, jf. FOA Som saklig grunn regnes blant annet en situasjon hvor innkomne tilbud gir et kostnadsomfang for anskaffelsen som oppdragsgiver ikke har budsjettrammer til å håndtere Begrunnelse Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse hvis tilbyder eller tilbud avvises eller dersom oppdragsgiver beslutter å avlyse konkurransen. Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding om valg av tilbyder med begrunnelse samtidig til alle tilbydere. Meddelelsen skal inneholde klagefrist Anskaffelsesprotokoll Oppdragsgiver skal føre protokoll som skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, jf. FOA Offentlighet og taushetsplikt For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd offentleglova (offentleglova), jf. FOA 3-5. Ved innsyn skal opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt unntas offentlighet. Typiske taushetsbelagte opplysninger er konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser) som kan føre til økonomisk tap eller redusert gevinst for den som opplysningene angår, jf. lov 10. februar 1967 (forvaltningsloven) 13 første ledd nr. 2. Ved innsynsbegjæring skal oppdragsgiver foreta en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Kostnader Kostnader som tilbyderen pådrar seg ved å delta i konkurransen, er oppdragsgiver uvedkommende.