Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del II

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del II Avtale om visuell profil Saksnummer 14/23356 Tilbudsfrist: 11. juni 2014 kl

2 1. Oppdragsgiver Omorganisering Om SLF Om SRF Etiske retningslinjer Kontaktperson hos oppdragsgiver Om anskaffelsen Anskaffelsens formål Anskaffelsens omfang Deltilbud Avtaleperiode Antall leverandører Orientering om kontrakt Oppbygging av konkurransegrunnlaget Regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer og endring av konkurransegrunnlaget Adresse for levering av tilbud Levering av tilbud Tilbudsfrist og fremdriftsplan for anskaffelsen Kvalifikasjonskrav Skatt og mva HMS-egenerklæring Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Tilbyders finansielle og økonomiske stilling Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Underleverandører Kontraktsklausuler Elektronisk handelsformat (EHF) Utforming og levering av tilbud Utforming og levering av tilbud Komplett tilbud skal inneholde følgende dokumenter Om tilbudet Forbehold Oppdragsgivers behandling av mottatte tilbud Registrering av mottatte tilbud Tildelingskriterier Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Anskaffelsesprotokoll Begrunnelse Diverse bestemmelser Offentlighet Taushetsplikt Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen Oppdragsgivers habilitet Kostnader Vedståelsesfrist Konkurransegrunnlag Side 2 av 14

3 1. Oppdragsgiver Statens landbruksforvaltning innbyr til åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av avtale om visuell profil for nyopprettet etat Statens landbruksforvaltning /. 1.1 Omorganisering For å styrke arbeidet med forvaltningen av reindriften har Regjeringen 20. januar 2014 besluttet at Landbruks- og matministeren gjennomfører en sammenslåing av Statens landbruksforvaltning (SLF) og en (SRF), samt at enheten i Alta styrkes ved at det overføres enkelte fagoppgaver fra SLF til SRF. Det tas sikte på at sammenslåingen er operativ fra 1. juli Reindriftsstyret videreføres som i dag. 1.2 Om SLF SLF skal ivareta direktoratsoppgaver for Landbruks- og matdepartementet (LMD). SLF er fagmyndigheten som sikrer en enhetlig forvaltning av virkemidler i hele landet og gjennom hele verdikjeden. SLF bidrar til levende landbruk i hele landet. SLF bidrar til å sikre ressursgrunnlaget og verdiskapning i jordbruk, skogbruk og landbruksbasert næringsliv. Ordninger rettet mot jordbruksforetak bidrar både til lønnsom drift, og til bosetting og bevaring av kulturlandskap. Vi samler og bruker kunnskap om landbruk og tilknyttede samfunnsområder for å kunne bidra til et helhetlig vurderingsgrunnlag for landbruks- og matpolitikken. Landbruksproduksjon, industri og levende bygder er på mange måter gjensidig avhengig av hverandre. Landbruk og levende bygder er også en forutsetning for at kulturlandskapet skal kunne opprettholdes på sikt. Samtidig er kulturlandskap og kulturminner betydelige ressurser for landbruk og bygdesamfunn. SLF skal ha oversikt over utviklingstrekk i hele verdikjeden, og bidra til erfaringsutveksling med næringen og annen forvaltning. Vi skal ha god kunnskap om resultatoppnåelse i forhold til gjeldende politiske mål og gi innspill til Landbruks- og matdepartementet (LMD) om utviklingen av virkemidler. Kompetanseutvikling er et viktig område for SLF. Både for å kunne forvalte ordninger, for å forstå utviklingen fremover og for å kunne gi faglige råd og analyser. SLF er lokalisert i Oslo og har ca. 190 ansatte fordelt på fire avdelinger, Administrasjon, Ressurs og Areal, Landbruksproduksjon og Handel og Industri. Les mer om SLF på: Om SRF SRF er fagetat i saker som angår tamreindrift og er underlagt LMD. SRF utfører direktoratsoppgaver for LMD og iverksetter regjeringens politikk knyttet til tamreindrift og reindriftens areal- og ressursgrunnlag. En av reindriftsforvaltningens viktigste oppgaver er som sekretariat for Reindriftssyret og Reindriftens Utviklingsfond. SRF har også viktige oppgaver knyttet til å formidle den samfunnsmessige verdien av samisk reindrift og folkerettens regler om urfolk og minoriteter. SRF hovedkontor er lokalisert i Alta og har totalt cirka 25 ansatte. Les mer om SRF på: Konkurransegrunnlag Side 3 av 14

4 1.4 Etiske retningslinjer Det kan ikke foregå kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/ tilbyders ansatte og oppdragsgiver/ oppdragsgivers ansatte vedrørende denne konkurransen på annen måte enn foreskrevet i konkurransegrunnlaget og bestemt i medhold av forskrift om offentlige anskaffelser. 1.5 Kontaktperson hos oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Henrik Levinsen Besøksadresse: Stortingsgt. 28, Norge Postadresse: Postboks 8140 Dep, 0033 Oslo e-post: henrik.levinsen@slf.dep.no 2. Om anskaffelsen 2.1 Anskaffelsens formål Statens landbruksforvaltning og skal slåss sammen til en etat. Oppdragsgiver ønsker i den forbindelsen å knytte til seg ekstern kompetanse for å utarbeide en visuell profil for den nye etaten. Målet er at den nye etaten så raskt som mulig og senest innen utgangen av 2014 har en tydelig og gjenkjennelig visuell identitet. Den visuelle identiteten skal gjenspeile ambisjonen om å være en brukerrettet og effektiv offentlig virksomhet. Det vises for øvrig til bilag 1 Beskrivelse av bistanden. 2.2 Anskaffelsens omfang Anskaffelsens omfang er vanskelig å anslå. På grunnlag av oppdragsgivers estimat av arbeidsomfanget, fremdriftsplan for oppdraget og lignende anskaffelser hos andre oppdragsgivere, anser SLF verdi på kr til ekskl. mva. som et realistisk kostnadsanslag for denne kontrakten. Øvre budsjettramme for anskaffelsen er cirka kr ekskl. mva. Oppdragsgiver ønsker at oppdraget holder seg innenfor våre utdelte budsjettmidler, se pkt Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av kontrakten. 2.4 Avtaleperiode Oppdragsgiver har angitt ønskede tidsrammer for gjennomføringen av oppdraget i bilag 2 «Prosjekt- og fremdriftsplan». 2.5 Antall leverandører Oppdragsgiver vil inngå avtale med én leverandør. Leverandøren kan benytte seg av underleverandører. 3. Orientering om kontrakt Oppdragsgiver vil basere avtalen på Statens standardavtaler, Bistandsavtalen (SSA-B), mars 2009 versjon 2 av 1. juli Det vises til Konkurransegrunnlag Side 4 av 14

5 4. Oppbygging av konkurransegrunnlaget Tabellen nedenfor gir en oversikt over bilag til konkurransegrunnlagets i venstre kolonne. Høyre kolonne gir en oversikt over hvilke bilag som følger til rammeavtalen. Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med bilag. Bilag 7 til dette konkurransegrunnlaget vil ikke inngå som bilag til avtalen, og er derfor angitt med Inngår ikke som bilag til avtalen i høyre kolonne. Bilag til Konkurransegrunnlaget Bilag 0: SSA-B Bilag 1: Beskrivelse av Bistanden Bilag 2: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 3: Administrative bestemmelser Bilag 4: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 5: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 6: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Generelle vedlegg til Konkurransegrunnlaget Bilag 7: HMS-egenerklæring Bilag til SSA-B Bilag 1: Beskrivelse av Bistanden Bilag 2: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 3: Administrative bestemmelser Bilag 4: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 5: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 6: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Inngår ikke som bilag til avtalen 5. Regler for gjennomføring av konkurransen 5.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 med hjemmel i LOA 9 og 16. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter FOA del I og II. Alle tilbydere blir varslet samtidig om hvilken tilbyder som blir tildelt kontrakt. Det er ikke anledning til å forhandle om tilbudene og tilbudene kan ikke endres etter at tilbudsfristen er gått ut. Det er anledning til å avklare uklarheter ved tilbudet innenfor rammene til FOA 12-1 (2). Alle referanser til «tilbyder» eller «leverandør» i dette konkurransegrunnlaget skal forstås som leverandør i forhold til avtalen som skal inngås etter avsluttet anskaffelsesprosess. I bilagene er tilbyder omtalt som «Konsulent», mens oppdragsgiver er omtalt som «Kunde». 5.2 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin-databasen, se Konkurransegrunnlaget hentes ut fra Doffin-databasen ved at tilbyder registrerer seg som interessert. Hele konkurransegrunnlaget gjøres tilgjengelig ved kunngjøringen. 5.3 Tilleggsopplysninger Tilbyder kan skriftlig stille spørsmål eller be om tilleggsopplysninger fra oppdragsgiver. Spørsmål eller forespørsel om tilleggsopplysninger som er fremsatt senest innen angitte frist for å stille spørsmål, jf. pkt 5.8, vil besvares av oppdragsgiver senest åtte dager før utløpet av tilbudsfristen, jf. pkt Vi oppfordrer alle tilbydere til å søke avklaringer så tidlig som mulig. Spørsmål eller forespørsler om tilleggsopplysninger bes merket med «Spørsmål, tilleggsopplysninger Avtale om visuell profil», og sendes til oppdragsgivers kontaktpersons e-postadresse, jf. pkt. 1.5, Konkurransegrunnlag Side 5 av 14

6 innen frist for å stille spørsmål, jf. pkt Spørsmål og svar i anonymisert form meddeles alle tilbydere gjennom Doffin-databasen. Spørsmål og forespørsler om tilleggsopplysninger bes sendt inn snarest mulig. Hvis spørsmål og forespørsler om tilleggsopplysninger kommer inn senere enn angitte frist for å stille spørsmål, eller til en annen e-postadresse enn til oppdragsgivers kontaktperson, kan ikke tilbyder påregne at spørsmålene blir besvart. Dersom tilbyder oppdager feil i konkurransegrunnlaget eller bilagene, bes det om at tilbyder formidler dette skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson per e-post, jf. pkt Skriftlig henvendelse om feil i konkurransegrunnlaget bes merket med: «Melding om feil Avtale om visuell profil». Oppdragsgiver oppfordrer tilbyder til å påpeke eventuelle krav som synes å gi høy kost i forhold til faktisk nytte. Tilbyder bør i tilfelle rette en henvendelse til oppdragsgivers kontaktperson så tidlig som mulig og før utløpet av tilbudsfristen, slik at oppdragsgiver kan revurdere kravet og eventuelt endre det. 5.4 Rettelser, suppleringer og endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget. Eventuelle endringer vil bli publisert i Doffin-databasen. 5.5 Adresse for levering av tilbud Postadresse: Leveringsadresse: 5.6 Levering av tilbud Postboks 8140 Dep, 0033 Oslo Stortingsgt. 28, Oslo, Norge Tilbudet skal leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post til postadressen, jf. pkt 5.6. Tilbud pr e-post, telefaks eller lignende aksepteres ikke. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende før tilbudsfristens utløp. Med i hende menes at tilbud er fysisk mottatt hos oppdragsgiver på kontoret i Stortingsgt. 28 før utløpet av fristen. Det er ikke tilstrekkelig at tilbudet er datert eller poststemplet innen fristdato. For tilbydere som sender tilbudet med posten, skal forsendelsen ha kommet frem til oppdragsgiver før tilbudsfristens utløp. Med kommet frem menes at tilbudet må være levert på oppdragsgivers kontor innen kl på fristdagen uavhengig av tidspunktet for oppdragsgivers postgang. Ansvar for forsinkelser i postgangen påhviler tilbyderne. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 5.7 Tilbudsfrist og fremdriftsplan for anskaffelsen Tilbudsfristen er 11. juni 2014 kl Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Konkurransens fremdriftsplan tentativ Konkurransegrunnlaget kunngjøres 7. mai 2014 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 4. juni 2014 Frist for å levere tilbud 11. juni 2014 kl Tilbudsåpning 11. juni 2014 kl Evaluering Uke Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 25 Karenstid Uke Konkurransegrunnlag Side 6 av 14

7 Kontraktsinngåelse Uke 27 Vedståelsesfrist 18. juli 2014 kl Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbud er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 6. Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskravene skal sikre at tilbyder har det faglige og økonomiske grunnlag som anses nødvendig for å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Tilbyder vil bli avvist dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt, jf. FOA (1) a). Tilbud kan bli avvist ved manglende oppfyllelse av dokumentasjonskravene. Dersom tilbyder er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om tilbyders evne til å oppfylle en kontrakt, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Det bemerkes at tilbyder er ansvarlig for at alle opplysninger i tilbudet er tilstrekkelig klare og dekkende i forhold til spesifikasjonen. 6.1 Skatt og mva Kvalifikasjonskrav Krav: Tilbyder skal oppfylle sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Dokumentasjonskrav Skatteattest for betalt merverdiavgift (skjema RF-1244) Skatteattest for skatt (skjema RF-1244 B for skatt) Skatteattest og attest for betalt merverdiavgift for eventuell underleverandør. Se for øvrig punkt 6.8 nedenfor. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato. Om attestene: I. Skatteattest for skatt. I Norge utstedes attesten av kemner/ kommunekasserer, det lokale skatteoppkreverkontor eller skattekontor. II. Attest for betalt merverdiavgift. I Norge utstedes attesten av Skattefogden. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige, skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. 6.2 HMS-egenerklæring Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal ha et HMSsystem. Dokumentasjonskrav Tilbydere som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Signert HMS-egenerklæring skal ikke være eldre enn 12 måneder regnet fra innleveringsdato. Skjema for HMS-egenerklæring følger som vedlegg. Konkurransegrunnlag Side 7 av 14

8 6.3 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Tilbyderen skal ha et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Attest for registrering i foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat der leverandøren er registrert, for eksempel firmaattest fra Brønnøysundregistrene. Attest for registrering i foretaksregister for eventuell underleverandør. Se for øvrig punkt 6.8 nedenfor. Attesten til leverandøren og eventuelle underleverandører skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato. 6.4 Tilbyders finansielle og økonomiske stilling Kvalifikasjonskrav Det kreves at tilbyderen viser forsvarlig økonomisk soliditet, likviditet og lønnsomhet. Dokumentasjonskrav Tilbyder skal vedlegge kredittratingrapport fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Rapporten skal inneholde kredittvurderingsgrad av tilbyderen med forklaring av vurderingen/ratingen. Kredittvurderingsrapporten skal ikke være eldre enn 1 år regnet fra innleveringsdato. Dersom tilbyder ikke kan fremlegge kredittratingrapport, skal tilbyderen levere foretakets årsregnskap for 2012 godkjent av revisor med årsberetning. Dersom tilbyderen har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende finansielle eller økonomiske kvalifikasjoner, skal det fremlegges dokumentasjon på at tilbyderen ved en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale om dette mellom tilbyderen og underleverandør. Se for øvrig punkt 6.6 nedenfor. Der tilbyder har gyldig grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan tilbyder godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom tilbyder har slik gyldig grunn, skal det tas skriftlig kontakt med oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 6.5 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Konkurransegrunnlag Side 8 av 14

9 Det kreves god erfaring med lignende leveranser. Med «lignende leveranser» menes leveranser av grafisk design. Tilbyder skal ha god kapasitet og evne til å gjennomføre kontrakten. Beskrivelse av leverandørens viktigste leveranser av lignende karakter de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker (gjelder vare- og tjenestekontrakter). Mange tilbydere har taushetsplikt med hensyn til avtalenes verdi og tidspunkt. Oppdragsgiver har plikt til å hindre at andre får adgang eller kjennskap til tilbyders opplysninger om leveransers verdi og tidspunkter (taushetsplikt, se konkurransegrunnlaget punkt 10.2). Av den grunn oppfordres tilbydere å oppgi avtalenes verdi og tidspunkt. Ta gjerne kontakt med oppdragsgiver forut for tilbudsfristens utløp dersom tilbyder har grunner til ikke å oppgi verdi og tidspunkt på tidligere leveranser. Dersom tilbyderen har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet, skal tilbyderen fremlegge dokumentasjon på at leverandøren har rådighet over nødvendige ressurser hos underleverandør, f. eks. ved en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale om dette mellom tilbyderen og underleverandør. Se for øvrig punkt 6.6 nedenfor. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige antall ansatte i løpet av siste 3 år og total bemanning for dette oppdraget (antall ressurser). 6.6 Underleverandører Dersom tilbyderen har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet, skal tilbyderen fremlegge dokumentasjon på at leverandøren har rådighet over nødvendige ressurser hos underleverandør, f. eks. ved en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale om dette mellom tilbyderen og underleverandør. Se for øvrig punkt 6.6 nedenfor. Dersom tilbyder planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene med angivelse av hvilke ytelser de vil utføre. I tillegg skal følgende dokumentasjon vedlegges tilbudet for eventuelle underleverandører: - Skatteattest og attest for betalt merverdiavgift for eventuell underleverandør (skjema RF for mva og RF-1244 B for skatt), ikke eldre enn 6 måneder fra innleveringsdato - Eventuelle underleverandører skal være lovlig etablert i foretaksregisteret eller evt. registrert i faglig register i tilbyderens hjemland, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato - Finansiell og økonomisk stilling: Om tilbyderen støtter seg på økonomisk kapasitet til andre foretak, må forpliktelseserklæring mellom tilbyder og dette foretak vedlegges tilbudet. - Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Dersom en tilbyder har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende tekniske/faglige kvalifikasjoner, skal en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale mellom tilbyder og dette foretak vedlegges tilbudet. 7. Kontraktsklausuler 7.1 Elektronisk handelsformat (EHF) Det stilles et kontraktskrav om at tilbyderen skal sende faktura og kreditnota elektronisk, slik at oppdragsgiver mottar dokumentet i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF), jf. avtalen pkt. 4.2 og bilag 4. Konkurransegrunnlag Side 9 av 14

10 8. Utforming og levering av tilbud 8.1 Utforming og levering av tilbud 1. Tilbud skal være skriftlig og leveres i lukket og merket forsendelse, gjerne i en konvolutt. Konvolutten bes merkes med «Avtale om visuell profil /Henrik Levinsen». 2. Tilbudsbrev skal være vedlagt tilbudet. Tilbudsbrevet skal være datert, påført tilbyders navn og være undertegnet av en av tilbyders personer som har fullmakt til å binde firmaet. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: a. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og kontraktsvilkår. b. Navn og kontaktinformasjon til tilbyderens kontaktperson. 3. Tilbudet skal leveres i en komplett elektronisk versjon, enten på cd eller minnepinne, og signert tilbudsbrev og HMS-egenerklæring skal i tillegg leveres i papirversjon. 4. Hvis tilbyderen ikke har anledning til å levere tilbudet på cd eller minnepinne, kan tilbyderen i stedet levere tilbudet i én komplett papirversjon. 5. Tilbud med alle bilag skal leveres på norsk og besvares slik oppdragsgiver ber om. Nærmere krav til tilbudets disposisjon inkludert bilag følger av pkt Komplett tilbud skal inneholde følgende dokumenter 1. Tilbudsbrev (NB: Må leveres også i papirversjon.) Bilag til konkurransegrunnlaget og Avtalen 2. Beskrivelse av bistanden (Bilag 1) 3. Prosjekt- og fremdriftsplan (Bilag 2) 4. Administrative bestemmelser, (Bilag 3) 5. Samlet pris og prisbestemmelser (Bilag 4) 6. Endringer i den generelle avtaleteksten (Bilag 5) 7. Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen (Bilag 6) Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav: 8. Skatteattest for skatt (skjema RF-1244 B for skatt), ikke eldre enn seks måneder. 9. Attest for merverdiavgift (skjema RF-1244), ikke eldre enn seks måneder. 10. HMS-egenerklæring, utfylt av tilbyder, ikke eldre enn 12 måneder. (NB: Må leveres også i papirversjon.) 11. Firmaattest, ikke eldre enn seks måneder. 12. Dokumentasjon finansielle og økonomiske stilling: a. Kredittratingrapport, ikke eldre enn 1 år regnet fra innleveringsdato. b. Dersom tilbyder ikke kan fremlegge kredittratingrapport, skal tilbyderen levere foretakets årsregnskap for 2012 godkjent av revisor med årsberetning. 13. Dokumentasjon - tekniske og faglige kvalifikasjoner: a. Beskrivelse av leverandørens viktigste leveranser av lignende karakter de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker (gjelder vare- og tjenestekontrakter). b. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige antall ansatte i løpet av siste 3 år og total bemanning for dette oppdraget (antall ressurser). Dokumentasjon på eventuelle underleverandører 14. Kort beskrivelse av underleverandørene med angivelse av hvilke ytelser de vil utføre 15. Skatteattest for eventuell underleverandør (skjema RF-1244), ikke eldre enn seks måneder Konkurransegrunnlag Side 10 av 14

11 16. Attest for betalt merverdiavgift for eventuell underleverandør (skjema RF 1244 B), ikke eldre enn seks måneder 17. Firmaattest for eventuell underleverandør, ikke eldre enn seks måneder 18. Finansiell og økonomisk stilling: Om tilbyderen støtter seg på økonomisk kapasitet til andre foretak, må forpliktelseserklæring mellom tilbyder og dette foretak vedlegges tilbudet 19. Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Dersom en tilbyder har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende tekniske/faglige kvalifikasjoner, skal en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale mellom tilbyder og dette foretak vedlegges tilbudet Dokumentasjon på tildelingskriterier: 20. Beskrivelse av kompetansen til de tilbudte ressursene 21. CV til de tilbudte ressursene 22. Referanser for minst to relevante oppdrag som hver enkelt ressurs var involvert i; Referansene bør ikke være eldre enn tre år regnet fra innleveringsdato. Referansene skal oppgis med navn, telefonnummer og e-postadresse. Med «relevante oppdrag» menes oppdrag som gjelder grafisk design/prosjektledelse innen grafisk design. 8.3 Om tilbudet Tilbyderen er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Tilbyder er ansvarlig for at alle skjemaer er fylt ut slik som det er bedt om. Tilbud blir ikke returnert etter avsluttet anskaffelsesprosess. 8.4 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold eller gi tilbud med vesentlige avvik, jf FOA nr 1 bokstav d, fra konkurransegrunnlaget eller kontrakten med tilhørende bilag som er vedlagt konkurransegrunnlaget. Vurderingen av om eventuelle forbehold eller avvik er vesentlige eller ikke, foretas av oppdragsgiver ved gjennomgang av tilbudene. Alle forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget eller kontrakten med tilhørende bilag, skal tydelig fremgå av tilbudet og samles i bilag 5 til dette konkurransegrunnlaget. Tilbyderen har ikke anledning til å vedlegge standardiserte vilkår som innebærer forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget eller kontrakten med tilhørende bilag istedenfor å fylle ut bilag 6 på foreskreven måte Det skal utvetydig fremgå hvilket punkt det tas forbehold fra eller som avvikes, hva tilbyderen tar forbehold/avviker fra ved sitat av punktet det tas forbehold/avvikes fra, samt konkret formulering av hva forbeholdet/avviket går ut på og eventuelle prismessige konsekvenser ved å frafalle forbeholdet/avviket dersom dette kan være et alternativ for tilbyder. Alle forbehold/avvik skal nummereres. Eventuell uklarhet vedrørende tilbyders forbehold eller avvik er tilbyders ansvar og kan medføre oppdragsgiver må avvise tilbudet. Hvis oppdragsgiver oppfatter at tilbyder har tatt forbehold eller gitt tilbud med avvik som ikke fremgår på foreskreven måte eller er uklart, vil oppdragsgiver måtte vurdere hvorvidt tilbudet kan sammenlignes med øvrige tilbud og om forbeholdene/avvikene er vesentlige. Konkurransegrunnlag Side 11 av 14

12 Inneholder et tilbud vesentlige forbehold eller avvik fra konkurransegrunnlaget og/eller kontrakten med tilhørende bilag, må tilbudet avvises. Det samme gjelder hvis tilbudet på andre måter viser seg å ikke kunne sammenlignes med øvrige tilbud. 9. Oppdragsgivers behandling av mottatte tilbud 9.1 Registrering av mottatte tilbud Innkomne tilbud påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn til oppdragsgiver. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbud er mottatt. Åpningen av tilbudene er ikke offentlig. 9.2 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje til den tilbyder som har levert det økonomiske mest fordelaktige tilbudet basert på oppfyllelse av tildelingskriteriene opplistet i nedenstående tabell. Følgende kriterier blir lagt til grunn ved evalueringen: Tildelingskriterier Pris 15 % Oppdragsforståelse 45 % Kompetanse til tilbudte ressurser 40 % Tildelingskriteriet Pris vil vurderes på grunnlag av oppdragsgivers beregning av totalpris basert på opplysninger tilbyder gir i bilag 5 «Pris og prisbestemmelser». I evalueringen inngår tilbyders timesatser for ressursene. I bilag 5 skal tilbyder kun oppgi timesatser til de stillingskategorier som fremgår av dette bilaget. For å evaluere timesatsene, har oppdragsgiver beregnet følgende estimert tidsforbruk på oppdraget per stillingskategori: Senior grafisk designer: 315 timer Junior grafisk designer: 165 timer Prosjektleder: 170 timer Grunnlaget for beregningen av tidsforbruket er knyttet til oppdragsgiver estimat over arbeidsfordelingen mellom disse ressursene, oppdragsgivers budsjett for anskaffelsen, samt oppdragsgivers erfaring med design. Oppdragsgiver understreker at ressursenes tidsforbruk på oppdraget kan bli større eller mindre avhengig av oppdragivers behov, budsjettmessige forhold og organisatoriske forhold. I evalueringen kommer oppdragsgiver rent faktisk til å multiplisere timesatsene med oppdragsgivers oppgitte tidsforbruk til en totalpris. Totalprisen evalueres og poengsettes. Tildelingskriteriet Oppdragsforståelse vil på bakgrunn av en helhetlig vurdering vurderes på grunnlag av den dokumentasjon og de opplysninger tilbyder gir i denne konkurransen. Vurderingen vil legge vekt på følgende/i vurderingen inngår blant annet/i vurderingen inngår: - Løsning av designoppdraget avhenger av god dialog med oppdragsgiver gjennom de ulike faser av arbeidet og forankring i en overordnet kommunikasjonsstrategi. Dette oppdraget er et viktig ledd i en sammenslåingsprosess, derfor er dialog og involvering viktig. Konkurransegrunnlag Side 12 av 14

13 Oppdragsgiver ber at tilbyder beskriver hvordan tilbyderen kommer til å gå frem for å finne frem til en overordnet visuell profil, herunder hvordan tilbyderen kommer til å involvere oppdragsgiver i arbeidet. - Fremdriftsplan for oppdraget; Tilbyder blir premiert hvis milepæler i fremdriftsplanen ligger tett opp til oppdragsgivers ønskede milepæler for oppdraget, se bilag 3. Tildelingskriteriet Kompetanse til tilbudte ressurser vil vurderes på grunnlag av den dokumentasjonen og de opplysninger tilbyder gir i denne konkurransen om kompetansen til tilbyders tilbudte ressurser for dette oppdraget. I vurderingen inngår ressursenes bredde i fagkompetansen, hvor relevant arbeidserfaring og fagkompetanse ressursene har for rollen som ressursen har. Tilbyderen skal beskrive kompetansen til de tilbudte ressursene legge ved CV til de tilbudte ressursene legge ved referanser for minst to relevante oppdrag som hver enkelt ressurs var involvert i; Referansene bør ikke være eldre enn tre år regnet fra innleveringsdato. Referansene skal oppgis med navn, telefonnummer og e-postadresse. Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov. Med «relevante oppdrag» og «relevant arbeidserfaring» menes oppdrag som gjelder grafisk design/prosjektledelse innen grafisk design. 9.3 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud om deltakelse i konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Som saklig grunn for avlysning regnes m.a. en situasjon hvor innkomne tilbud gir et totalt kostnadsomfang for anskaffelsen som oppdragsgiver ikke har budsjettrammer til å håndtere. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 9.4 Anskaffelsesprotokoll Oppdragsgiver skal føre protokoll som skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, jf FOA Begrunnelse Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbud avvises eller forkastes eller dersom oppdragsgiver beslutter å avlyse konkurransen. Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding om valg av tilbyder med begrunnelse til alle tilbydere. Meddelelsen skal inneholde presis angivelse av karenstiden. 10. Diverse bestemmelser 10.1 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd offentleglova (offentleglova), jf. FOA 3-5. I henhold til offentleglova 23 (3) vil anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud være skjermet for offentlig innsyn fram til tilbyder er valgt. Deretter er disse dokumentene offentlig tilgjengelig. Det skal imidlertid gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Typiske Konkurransegrunnlag Side 13 av 14

14 taushetsbelagte opplysninger er konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f eks produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser) som kan føre til økonomisk tap eller redusert gevinst for den som opplysningene angår, jf. lov 10. februar 1967 (forvaltningsloven) 13 (1) nr. 2. Ved innsynsbegjæring skal oppdragsgiver foreta en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Oppdragsgiver skal så langt det er mulig informere tilbyderen før det gis innsyn i opplysninger Taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte Oppdragsgivers habilitet Reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 gjelder for denne anskaffelsen Kostnader Kostnader som tilbyderen pådrar seg ved å delta i konkurransen, er oppdragsgiver uvedkommende Vedståelsesfrist Tilbyderne må vedstå seg sine tilbud til 18. juli 2014 kl Konkurransegrunnlag Side 14 av 14