Avtaleperiode: Total mulig avtaleperiode er 3 år, 2 år med opsjon på ett års forlengelse.

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del II Rammeavtale om konsulentbistand ved rekruttering til Statens landbruksforvaltning Saksnummer 2013/06746 Tilbudsfrist: 17. april 2013 Avtaleperiode: Total mulig avtaleperiode er 3 år, 2 år med opsjon på ett års forlengelse.

2 1. Oppdragsgiver Etiske retningslinjer Kontaktperson hos oppdragsgiver Om anskaffelsen Anskaffelsens formål Anskaffelsens omfang Deltilbud Avtaleperiode Antall leverandører Orientering om kontrakt Oppbygging av konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud Oppbygging av konkurransegrunnlaget Regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer og endring av konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Adresse eller innleveringssted for tilbud Levering av tilbud Fremdriftsplan Kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Tilbyders faglige kvalifikasjoner Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Underleverandører Krav til utforming av tilbud om å delta i konkurransen Utforming og levering av tilbud Komplett tilbud skal inneholde følgende dokumenter Om tilbudet Forbehold Samtykkeerklæring Oppdragsgivers behandling av mottatte tilbud om deltakelse i konkurransen Registrering av mottatte tilbud Tildelingskriterier, evaluering av tilbudene og valg av leverandør Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Anskaffelsesprotokoll Begrunnelse Diverse bestemmelser Offentlighet Taushetsplikt Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen Habilitet Kostnader Vedståelsesfrist Konkurransegrunnlag Side 2 av 15

3 1. Oppdragsgiver Statens landbruksforvaltning innbyr til åpen konkurranse for anskaffelse av konsulentbistand ved rekruttering av ledere og andre særskilte nøkkelstillinger til Statens landbruksforvaltning. Statens landbruksforvaltning (SLF) er et direktorat under Landbruks- og matdepartementet (LMD). SLF er fagmyndigheten som sikrer en enhetlig forvaltning av virkemidler i hele landet og gjennom hele verdikjeden. SLF skal være en brukerrettet og effektiv virksomhet som innenfor rammene av nasjonal landbruks- og matpolitikk bidrar til å sikre ressursgrunnlaget i jordbruk og skogbruk, samt verdiskaping og et konkurransedyktig landbruksbasert næringsliv. SLF legger vekt på rådgivnings- og støttefunksjoner, har oversikt over utviklingstrekk i hele verdikjeden og bidrar til erfaringsutveksling med næringen og øvrig forvaltning. SLF skal ha god kunnskap om resultatoppnåelsen i forhold til gjeldende politiske mål og gi innspill til LMD om utviklingen av virkemidler. SLF skal gi råd på eget initiativ, og rådgivningen skal ha høyt faglig nivå for alle resultatområdene. Formidling av landbruks- og matpolitikken og formidling av fag- og forvaltningskompetanse til regional og lokal forvaltning inngår i dette. SLF er lokalisert i Oslo og har ca. 190 ansatte fordelt på fire avdelinger, Administrasjon, Ressurs og Areal, Landbruksproduksjon og Handel og Industri. Flere opplysninger om Statens landbruksforvaltning, heretter kalt oppdragsgiver, er å finne på Etiske retningslinjer Det kan ikke foregå kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/ tilbyders ansatte og oppdragsgiver/ oppdragsgivers ansatte vedrørende denne konkurransen på annen måte enn foreskrevet i konkurransegrunnlaget og bestemt i medhold av forskrift om offentlige anskaffelser. 1.2 Kontaktperson hos oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Inger Abrahamsen Besøksadresse: Stortingsgt. 28, Norge Postadresse: Postboks 8140 Dep, 0033 Oslo e-post: inger.abrahamsen@slf.dep.no 2. Om anskaffelsen 2.1 Anskaffelsens formål SLF ønsker å rekruttere best mulig ledere til organisasjonen, og ønsker i den forbindelse å inngå rammeavtale om konsulenttjenester knyttet til utvelgelse og rekruttering av ledere. Det kan også være aktuelt å benytte konsulentbistand ved rekruttering av særskilte nøkkelstillinger til virksomheten. Dette er nøkkelstillinger som kan være innenfor alle SLFs fagområder/resultatområder. Anskaffelsen inkluderer også kurs for ledere i for eksempel intervjuteknikk og referanseinnhenting, samt andre tema innen rekruttering. SLF vil i hovedsak ha behov for bistand ved sluttvurdering av et mindre antall kandidater i de fleste rekrutteringsprosesser. I særskilte tilfeller vil det kunne være behov for bistand gjennom hele rekrutteringsprosessen inkludert aktive kandidat søk. Arbeidsspråket i SLF er norsk. Konsulentene må kunne kommunisere med oppdragsgivere og potensielle søkere på skandinaviske språk. Det vises for øvrig til Vedlegg 2 Beskrivelse av Bistanden. Konkurransegrunnlag Side 3 av 15

4 2.2 Anskaffelsens omfang Det er usikkerhet knyttet til omfanget av behovet for konsulenttjenester og den økonomiske rammen for avtalen. Anskaffelsens omfang vil avhenge av turnoveren i ledergruppa og behovet for å rekruttere til andre særskilte nøkkelstillinger. Anskaffelsens omfang vil også avhenge av ledernes behov for opplæring i selv å gjennomføre profesjonelle rekrutteringsprosesser. Erfaringsmessig har SLF i perioden halvår 2012 hatt behov for å rekruttere 1-2 ledere per år. Det er vanskelig å anslå anskaffelsens verdi på grunn av varierende behov fra år til år. Det tas forbehold om omfanget som følge av behovsendring og budsjettmessige og organisatoriske forhold. Den økonomiske rammen for den nye avtalen for perioden estimeres til mellom 0,4 0,7 millioner kroner eksklusiv mva fordelt på tre år. 2.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.4 Avtaleperiode Total mulig avtaleperiode er 3 år, 2 år med opsjon på 1 års forlengelse. Avtalen gjelder fra inngåelse av avtalen. Oppdragsgiver står fritt til å velge om opsjonen skal utløses. Dersom oppdragsgiver ønsker å utløse opsjonen, gis det skriftlig beskjed innen 3 måneder før opsjonen skal tre i kraft. Bestilling/avrop til rammeavtalen kan skje i hele rammeavtalens periode. Leverandørens arbeid under hver bestilling kan ha varighet utover rammeavtalens varighet slik at et avrop kan fredigstilles. Avropet bør ikke ha vesentlig lenger varighet enn rammeavtalen. For eventuelle avrop som gjelder utover rammeavtalens varighet, vil denne rammeavtalen med underliggende avtale ha gyldighet så lenge avropet gjelder. 2.5 Antall leverandører Oppdragsgiver vil inngå avtale med én leverandør. Leverandøren kan benytte seg av underleverandører. 3. Orientering om kontrakt Oppdragsgiver vil inngå en rammeavtale som gir rett, men ingen plikt til å foreta bestilling/avrop. Oppdragsgiver vil bestille bistand ved behov. Bestilling/avrop skjer slik beskrevet i vedlegg 3 Prosjekt og fremdriftsplan. Oppdragsgiver vil basere avtalen på Rammeavtale om konsulentbistand ved rekruttering til Statens landbruksforvaltning, basert på Statens standardavtaler, Bistandsavtalen (mars 2009 versjon 2 av 1. juli 2012), SSA-B, se vedlegg Oppbygging av konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud 4.1 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Tabellen nedenfor gir en oversikt over konkurransegrunnlagets vedlegg i venstre kolonne, og hvor de samme dokumentenes nummerering som bilag til avtalen fremgår av høyre kolonne. Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med vedlegg. Flere av vedleggene til dette konkurransegrunnlaget vil inngå som bilag til avtalen, jf oppstillingen nedenfor. De vedlegg om ikke inngår som bilag til avtalen, er angitt med inngår ikke i høyre kolonne. Vedlegg til Konkurransegrunnlaget Bilag til rammeavtale om konsulentbistand ved Konkurransegrunnlag Side 4 av 15

5 Vedlegg 1: Rammeavtale om konsulentbistand ved rekruttering til Statens landbruksforvaltning Vedlegg 2: Beskrivelse av bistanden Vedlegg 3: Prosjekt- og fremdriftsplan Vedlegg 4: Administrative bestemmelser Vedlegg 5: Samlet pris og prisbestemmelser Vedlegg 6: Endringer i den generelle avtaleteksten til underliggende avtale (del 1) og leverandørens forbeholdsskjema (del 2) Vedlegg 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Generelle vedlegg til Konkurransegrunnlaget Vedlegg 8: Samtykkeerklæring Vedlegg 9:Egenerklæring for at tilbyder ikke er dømt for økonomisk kriminalitet mv. Vedlegg 10: HMS-egenerklæring Vedlegg 11: Egenerklæring for oppfyllelse av lønns- og ansettelsesvilkår rekruttering til Statens landbruksforvaltning Bilag 1: Beskrivelse av Bistanden Bilag 2: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 3: Administrative bestemmelser Bilag 4: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 5: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 6: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Inngår ikke som bilag til kontraktene Inngår ikke som bilag til kontraktene Inngår ikke som bilag til kontraktene Inngår ikke som bilag til kontraktene 5. Regler for gjennomføring av konkurransen 5.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del II. Alle tilbydere blir varslet samtidig om hvilken tilbyder som blir tildelt kontrakt. Det er ikke anledning til å forhandle om tilbudene og tilbudene kan ikke endres etter at tilbudsfristen er gått ut. Det er anledning til å avklare uklarheter ved tilbudet innenfor rammene til FOA 12-1 annet ledd. 5.2 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i doffin-basen, se Konkurransegrunnlaget hentes ut fra Doffin-databasen ved at tilbyder registrerer seg som interessert. Hele konkurransegrunnlaget gjøres tilgjengelig ved kunngjøringen. 5.3 Tilleggsopplysninger Tilbyder kan skriftlig stille spørsmål eller be om tilleggsopplysninger fra oppdragsgiver. Spørsmål eller forespørsel om tilleggsopplysninger som er fremsatt senest innen angitte frist for å stille spørsmål, jf pkt 5.8, vil besvares av oppdragsgiver senest seks dager før utløpet av tilbudsfristen, jf pkt 5.8. Vi oppfordrer alle tilbydere til å søke avklaringer så tidlig som mulig. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger skal merkes: Spørsmål konkurranse konsulentbistand ved rekruttering saksnummer 2013/06746 og spørsmålet sendes til oppdragsgivers kontaktpersons e-postadresse, jf pkt 1.2, innen frist for å stille spørsmål, jf pkt 5.8. Spørsmål og svar i anonymisert form meddeles alle tilbydere gjennom Doffin-basen. Spørsmål bes sendt inn snarest mulig. Hvis spørsmål og tilleggsopplysninger kommer inn senere enn angitte frist for å stille spørsmål, eller til en annen e-postadresse enn til oppdragsgivers kontaktperson, jf pkt 1.2, kan ikke tilbyder påregne at spørsmålene blir besvart. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget eller vedleggene, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson, jf pkt 1.2. Skriftlig henvendelse om feil i Konkurransegrunnlag Side 5 av 15

6 konkurransegrunnlaget skal merkes: Melding om feil i konkurransegrunnlag konsulentbistand ved rekruttering saksnummer 2013/ Tilbyder oppfordres til å påpeke eventuelle krav som synes å gi høy kost i forhold til faktisk nytte. Tilbyder bør i tilfelle rette en henvendelse til oppdragsgivers kontaktperson så tidlig som mulig og før tilbudsfrist, slik at oppdragsgiver kan revurdere kravet og eventuelt endre det. 5.4 Rettelser, suppleringer og endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget. Eventuelle endringer vil bli publisert i Doffin-basen. 5.5 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er 17.april 2013 kl , se pkt 5.8 for fremdriftsplanen. 5.6 Adresse eller innleveringssted for tilbud Innleveringssted: Postadresse: Postboks 8140 Dep, 0033 Oslo Leveringsadresse: Stortingsgt. 28, Oslo, Norge 5.7 Levering av tilbud Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende før tilbudsfristens utløp. Med i hende menes at tilbud er fysisk mottatt hos oppdragsgiver på kontoret i Stortingsgt. 28 før utløpet av fristen. Det er ikke tilstrekkelig at tilbudet er datert eller poststemplet innen fristdato. For tilbydere som sender tilbudet med posten, skal forsendelsen ha kommet frem til oppdragsgiver før tilbudsfristens utløp. Med kommet frem menes at tilbudet må være levert på oppdragsgivers kontor innen kl på fristdagen uavhengig av tidspunktet for oppdragsgivers postgang. Ansvar for forsinkelser i postgangen påhviler tilbyderne. Tilbud pr e-post, telefaks eller lignende aksepteres ikke. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. Melding om avvising og avvisningsgrunn blir meddelt angjeldende tilbyder av oppdragsgiver. 5.8 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Konkurransens fremdriftsplan tentativ Konkurransegrunnlaget kunngjøres 25. februar Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 4. april 2013 Frist for å levere tilbud 17. april kl Tilbudsåpning 17. april kl Evaluering Uke Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 22 Klagefrist leverandører/karenstid 14. juni Kontraktsinngåelse Uke 25 Vedståelsesfrist 01. juli 2013 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbud er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. Konkurransegrunnlag Side 6 av 15

7 6. Kvalifikasjonskrav 6.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskravene skal sikre at tilbyder har det faglige og økonomiske grunnlag som anses nødvendig for å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Tilbyder vil bli avvist dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt, jfr. FOA (1) a). Tilbud kan bli avvist ved manglende oppfyllelse av dokumentasjonskravene. Dersom tilbyder er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om tilbyders evne til å oppfylle en kontrakt, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Det bemerkes at tilbyder er ansvarlig for at alle opplysninger i tilbudet er tilstrekkelig klare og dekkende i forhold til spesifikasjonen. Skatt og mva Kvalifikasjonskrav Krav: Tilbyder skal oppfylle sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Det kreves at tilbyderen oppfyller krav til betaling av skatt og avgift I. Skatteattest. I Norge utstedes attesten av kemner/ kommunekasserer, det lokale skatteoppkreverkontor eller skattekontor. II. Attest for betalt merverdiavgift. I Norge utstedes attesten av Skattefogden. Norske tilbydere som ikke er merverdiavgiftspliktige, skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. Om tilbyderens hjemstat ikke utsteder slike dokumenter eller attester, kan de erstattes av en erklæring avgitt under ed eller forsikring av den aktuelle personen overfor en retts- eller forvaltningsmyndighet, en notarius publicus eller en annen kompetent myndighet i hjemstaten eller nåværende oppholdsstat. Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift (skjema RF-1244) Skatteattest for skatt (skjema RF-1244 B for skatt) Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato. Lovlig etablert foretak Kvalifikasjonskrav Det kreves at tilbyderen har et lovlig etablert foretak Krav: Tilbyder skal ha et lovlig Tilbyder skal være lovlig etablert i foretaksregisteret eller evt. registrering i faglig register i tilbyderens hjemland. etablert foretak Dokumentasjon: Attest for registrering i foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat der tilbyderen er registrert, for eksempel firmaattest fra Brønnøysundregistret. HMS-egenerklæring Kvalifikasjonskrav Krav: Tilbyder skal ha et HMSsystem. Dokumentasjon: Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato. Det kreves at tilbyderen oppfyller HMS-krav Tilbydere som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Signert HMS egenerklæring skal ikke være eldre enn 12 måneder. Skjema for HMS-egenerklæring følger som vedlegg. Konkurransegrunnlag Side 7 av 15

8 Egenerklæring ikke rettskraftig dømt for deltakelse i kriminell organisasjon m.m. Kvalifikasjonskrav Det kreves at sentrale ansatte i firmaet og tilbyderen ikke er rettskraftig dømt for deltakelse i kriminell organisasjon m.m. Krav: Egenerklæring for at sentrale ansatte i firmaet og tilbyderen ikke Det kreves at sentrale ansatte har vært rettskraftig dømt for deltakelse i kriminell organisasjon i firmaet og tilbyderen ikke eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger. er rettskraftig dømt for deltakelse i kriminell organisasjon m.m. Dokumentasjon: Egenerklæringsskjema følger som vedlegg. Signert egenerklæringen skal ikke være eldre enn 12 måneder. 6.2 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Der tilbyder har gyldig grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan tilbyder godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom tilbyder har slik gyldig grunn, skal det tas skriftlig kontakt med oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Kvalifikasjonskrav Det kreves at tilbyderen har forsvarlig økonomisk soliditet, likviditet og lønnsomhet Krav: - Fremleggelse av foretakets årsregnskap for 2011 godkjent av Økonomisk forsvarlig drift. revisor. Tilbyder skal vise forsvarlig soliditet, likviditet og lønnsomhet - Uoffisielt utdrag fra resultatregnskap og balanse for Balanseoppstillingen må minimum vise anleggsmidler, mest likvide omløpsmidler, øvrige omløpsmidler, varelager, egenkapital, kortsiktig gjeld og langsiktig gjeld. - - Om tilbyderen støtter seg på økonomisk kapasitet til andre foretak, må forpliktelseserklæring mellom tilbyder og dette foretak vedlegges tilbudet. Se for øvrig punkt 6.5 nedenfor. Dokumentasjon: - Fullstendig årsregnskap for 2011 til Brønnøysundregistrene med revisorberetning og midlertidig regnskap for Eventuell forpliktelseserklæring. 6.3 Tilbyders faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne. Oversikt over firmaets totale bemanning. Konkurransegrunnlag Side 8 av 15

9 Det kreves at leverandøren har betydelig erfaring fra lignende oppdrag Det kreves et velfungerende kvalitetssikringssystem/- rutiner Beskrivelse av firmaets viktigste leveranser av lignende karakter de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker (gjelder vare- og tjenestekontrakter). «Av lignende karakter» menes leveranser av rekrutteringsoppdrag av toppledere og mellomledere i statlige virksomheter som eksempelvis direktorat og departement eller annen offentlig organ. Dersom en tilbyder har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende tekniske/faglige kvalifikasjoner, skal det fremlegges dokumentasjon på at tilbyder har rådighet over nødvendige ressurser hos underleverandør, f. eks. ved en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale om dette mellom tilbyder og underleverandør. Det skal i tillegg fremlegges firmaattest samt attest for betalt skatt og merverdiavgift for underleverandør som skal benyttes, jf pkt 6.1. En redegjørelse om leverandørens kvalitetssikringssystem/-rutiner og eventuell dokumentasjon på relevante sertifiseringer. 6.4 Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Det blir stilt krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf reglene i forskrift av om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Tilbydere skal signere egenerklæring for at disse kravene er oppfylt, jf vedlegg Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Signert egenerklæring skal ikke være eldre enn seks måneder. Leverandøren og deres underleverandører plikter å gi sine ansatte lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. På områder som er dekket av en allmenngjort tariffavtale må klausulen si at lønns- og arbeidsvilkårene ikke må være dårligere enn de lønns- og arbeidsvilkårene som følger av den allmenngjorte tariffavtale på stedet. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Leverandøren og deres underleverandører må på forespørsel opplyse om hvilken landsomfattende tariffavtale de legger til grunn overfor sine ansatte, samt fremlegge et eksemplar av denne tariffavtalen ved kontroll. Oppdragsgiver har rett til innsyn i dokumenter og rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig for oppdragsgiver å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår blir oppfylt. 6.5 Underleverandører Dersom tilbyder planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene med angivelse av hvilke ytelser de vil utføre. Leverandøren er fullt ut ansvarlig for utførelsen av disse oppgavene på samme måte som om Leverandøren som avtalepart selv stod for utførelsen. I tillegg skal følgende dokumentasjon vedlegges tilbudet for eventuelle underleverandører: Konkurransegrunnlag Side 9 av 15

10 - Skatteattest og attest for betalt merverdiavgift for eventuell underleverandør (skjema RF-1244 for mva og RF-1244 B for skatt), ikke eldre enn 6 måneder fra innleveringsdato Det må legges ved CV for det personellet som underleverandøren vil benytte til oppdraget. 7. Krav til utforming av tilbud om å delta i konkurransen 7.1 Utforming og levering av tilbud 1. Tilbud skal være skriftlig og inneholde et datert følgebrev som skal være påført tilbyders navn og undertegnet av en av tilbyders personer som har fullmakt til å binde firmaet samt kontaktpersonens stilling, telefonnummer og e-postadresse. 2. Tilbudet skal leveres på norsk. 3. Tilbudet skal leveres i lukket og merket konvolutt. Konvolutten skal merkes med Åpen anbudskonkurranse konsulentbistand ved rekruttering til SLF, mottakers navn og leveringsadresse, samt tilbyders navn og tilbudsfrist. 4. Tilbud leveres i to 2 - komplette papirversjon. 5. Tilbudet skal leveres uten plastlommer, stifter, binderser eller lignende. 6. Tilbudet skal leveres i en komplett elektronisk versjon, enten på cd eller minnepinne. 7. Dersom tilbud inneholder forretningshemmeligheter som er av konkurransemessig betydning for den som opplysningen angår, bes om at det i tillegg leveres en elektronisk versjon av tilbud på minnebrikke, der forretningshemmeligheter er sladdet. I dette eksemplaret skal tilbyderen, hvis det er aktuelt, sladde (ikke slette) det som anses å være forretningsforhold som det av konkurransemessig betydning vil være viktig å hemmeligholde, se pkt 9.1 om offentlighet. Tilbyder skal vedlegge en begrunnelse for hvorfor hver enkelt opplysning som unntas, er å anse som en forretningshemmelighet av konkurransemessig betydning. Dette fordi oppdragsgiver skal ha mulighet til å overprøve vurderingen av hva som anses som forretningshemmeligheter. 8. Tilbud med alle vedlegg skal leveres på norsk og besvares slik oppdragsgiver ber om. 9. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf. pkt 5.6. Tilbud pr e-post, telefaks eller lignende aksepteres ikke. 10. Dersom det er behov, kan SLF ettersende tabellene som tilbyder skal fylle ut i vedlegg 2 del 2 Leverandørens beskrivelse av bistanden og Vedlegg 5 Samlet pris og prisbestemmelser, i wordformat. Disse vedlegg ettersendes etter forespørsel til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post, se konkurransegrunnlaget punkt 1.2. Nærmere krav til tilbudets disposisjon inkludert vedlegg følger av pkt Komplett tilbud skal inneholde følgende dokumenter 1. Oversendelsesbrev 2. Tilbud Bilag til Rammeavtale om konsulentbistand ved rekruttering til Statens landbruksforvaltning, basert på Bistandsavtalen, SSA-B, av mars 2009 versjon 2 av 1. juli Beskrivelse av Bistanden (Bilag 1) 4. Prosjekt- og fremdriftsplan (Bilag 2) 5. Administrative bestemmelser (Bilag 3) 6. Samlet pris og prisbestemmelser (Bilag 4) 7. Endringer i den generelle avtaleteksten (bilag 5) 8. Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen (Bilag 6) Konkurransegrunnlag Side 10 av 15

11 Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav: 9. Attest for merverdiavgift (skjema RF-1244), ikke eldre enn seks måneder 10. Skatteattest for skatt (skjema RF-1244 B for skatt), ikke eldre enn seks måneder 11. HMS egenerklæring, utfylt av tilbyder, ikke eldre enn 12 måneder 12. Firmaattest, ikke eldre enn seks måneder 13. Egenerklæring for at sentrale ansatte hos tilbyder eller tilbyder selv ikke er rettskraftig dømt mv, utfylt av tilbyder, ikke eldre enn 12 måneder 14. Fullstendig årsregnskap for 2011 fra Brønnøysundregistrene med revisorberetning og midlertidig regnskap for Dokumentasjon faglige kvalifikasjoner a. Oversikt over firmaets totale bemanning b. Beskrivelse av firmaets viktigste leveranser av lignende karakter de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker (gjelder vare- og tjenestekontrakter). «Av lignende karakter» menes leveranser av rekrutteringsoppdrag av toppledere og mellomledere i statlige virksomheter som eksempelvis direktorat og departement eller annen offentlig organ. c. Redegjørelse om leverandørens kvalitetssikringssystem/-rutiner og eventuell dokumentasjon på relevante sertifiseringer. 16. Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, ikke eldre enn seks måneder Dokumentasjon vedrørende offentlighet 17. Samtykkeerklæring, utfylt av tilbyder Dokumentasjon på eventuelle underleverandører 18. Kort beskrivelse av underleverandørene med angivelse av hvilke ytelser de vil utføre 19. Skatteattest for eventuell underleverandør (skjema RF-1244), ikke eldre enn seks måneder 20. Attest for betalt merverdiavgift for eventuell underleverandør (skjema RF 1244 B), ikke eldre enn seks måneder 21. Finansiell og økonomisk stilling: Om tilbyderen støtter seg på økonomisk kapasitet til andre foretak, må forpliktelseserklæring mellom tilbyder og dette foretak vedlegges tilbudet 22. Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Dersom en tilbyder har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende tekniske/faglige kvalifikasjoner, skal en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale mellom tilbyder og dette foretak vedlegges tilbudet Dokumentasjon på tildelingskriterier 23. CV til tilbudte konsulenter, se konkurransegrunnlaget punkt CV for det personellet som underleverandør eventuelt vil benytte til oppdraget. 25. Referanser til tilbudte konsulenter, se konkurransegrunnlaget punkt Om tilbudet Tilbyderen er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Tilbyder er ansvarlig for at alle skjemaer er fylt ut slik som det er bedt om. Tilbud blir ikke returnert etter avsluttet anskaffelsesprosess. 7.4 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold, jf FOA nr 1 bokstav d-f, fra konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen eller kontrakten med tilhørende bilag som er vedlagt konkurransegrunnlaget. Vurderingen av om eventuelle forbehold eller avvik er vesentlige eller ikke, foretas av oppdragsgiver ved gjennomgang av tilbudene. Alle forbehold som tas til konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen eller kontrakten med tilhørende bilag, skal tydelig fremgå av tilbudet og samles i forbeholdsskjemaet, konkurransegrunnlagets vedlegg 5 Endringer i den generelle avtaleteksten Del 2 Leverandørens forbehold. Forbeholdsskjemaet skal Konkurransegrunnlag Side 11 av 15

12 fylles ut på foreskreven måte for å være gyldig. Forbeholdsskjemaet blir inntatt i kontraktens Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten Del 2. Alle forbehold skal sammenstilles i skjemaet og det skal utvetydig fremgå hvilket punkt det tas forbehold fra, hva man tar forbehold fra ved sitat av punktet det tas forbehold fra samt konkret formulering av hva forbeholdet går ut på og eventuelle prismessige konsekvenser ved å frafalle forbeholdet dersom dette kan være et alternativ for tilbyder. Alle forbehold skal nummereres. Eventuell uklarhet er tilbyders ansvar og kan medføre at tilbudet må avvises. Hvis oppdragsgiver oppfatter at tilbyder har tatt forbehold som ikke fremgår på foreskreven måte, vil oppdragsgiver måtte vurdere hvorvidt tilbudet kan sammenlignes med øvrige tilbud og om forbeholdene er vesentlige. Det er ikke anledning for tilbyder å vedlegge standardiserte vilkår som vil innebære forbehold fra konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen eller kontrakten med tilhørende bilag istedenfor å fylle ut forbeholdsskjemaet på foreskreven måte. Forbeholdsskjemaet er uttømmende når det gjelder forbehold tatt i denne konkurransen. Det anbefales at tilbyderen stiller spørsmål i forkant av tilbudsinnleveringen om forståelsen av konkurransegrunnlaget, heller enn å legge inn forbehold i tilbudet. Inneholder et tilbud vesentlige forbehold til konkurransegrunnlaget og/eller kontrakten med tilhørende bilag, må tilbudet avvises. Det samme gjelder hvis tilbudet på andre måter viser seg å ikke kunne sammenlignes med øvrige tilbud. 7.5 Samtykkeerklæring Tilbyder skal skrive under på egen samtykkeerklæring om at informasjon i tilbudet som ikke er identifisert som unntaksberettiget av tilbyder ihht. offentleglova, kan utleveres, jf pkt 9.1 og se vedlegg Samtykkeerklæring. 8. Oppdragsgivers behandling av mottatte tilbud om deltakelse i konkurransen 8.1 Registrering av mottatte tilbud Innkomne tilbud påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn til oppdragsgiver. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbud er mottatt. Åpningen av tilbudene er ikke offentlig. 8.2 Tildelingskriterier, evaluering av tilbudene og valg av leverandør Det skal inngås avtale med en leverandør. Tildeling av avtale vil skje til den tilbyder som har levert det økonomiske mest fordelaktige tilbudet basert på oppfyllelse av tildelingskriteriene opplistet i nedenstående tabell. Følgende kriterier blir lagt til grunn ved evalueringen: Tildelingskriterier Vekt Pris 60 % Kompetansen til de tilbudte konsulentene 30 % Service og responstid 10 % Tilbudene gis en skår på er best skår. Kriteriene er listet opp i uprioritert rekkefølge. Tildelingskriteriet Pris vil vurderes på grunnlag av opplysninger tilbyder gir i tilbudet. Alle priser skal være oppgitt i NOK, eksklusive og inklusive mva. Konkurransegrunnlag Side 12 av 15

13 Tildelingskriteriet «Pris» vil bli vurdert på bakgrunn av oppdragsgivers beregning av samlet pris basert på inngitt pristilbud, jf prismatrisen i vedlegg 5 Samlet pris og prisbestemmelser. I evalueringen av tildelingskriteriet pris vil SLF ta utgangspunkt i følgende estimerte behov for avtaleperioden på totalt 3 år: En full rekrutteringsprosess inkludert kandidat søk 12 sluttevalueringer. Dette tilsvarer 2-5 rekrutteringsprosesser i løpet av avtaleperioden. Et dagskurs Et halvdagskurs Samlet forbruk av disse kategorier er kun et estimat. Før behovet for rekruttering har materialisert seg, er det vanskelig å angi eksakt antall rekrutteringer i avtaleperioden. Omfanget av anskaffelsen kan bli både større og mindre avhengig av behov som er vanskelig å forutse nøyaktig, samt organisatorisk og budsjettmessige forhold. Beskrivelse av innholdet i disse oppdrag er inntatt i vedlegg 2 Beskrivelse av bistanden. Tildelingskriteriet Kompetansen til de tilbudte konsulentene vil på bakgrunn av en helhetlig vurdering vurderes på grunnlag av den dokumentasjon og de opplysninger tilbyder gir i denne konkurransen. Leverandøren skal stille konsulenter til rådighet som sikrer at tjenestene utføres på en mest mulig effektiv måte, og med forventet kvalitet. Alle kostnader knyttet til at konsulentene har tilstrekkelig kunnskap og kompetanse dekkes av leverandøren. I vurderingen av dette tildelingskriteriet inngår konsulentenes utdannelse og erfaring med å rekruttere toppledere og mellomledere til direktorat, departement eller annet offentlig organ. Det vil bli lagt vekt på at konsulentene har god kompetanse og erfaring. Overoppfyllelse av Oppdragsgivers beskrivelse av ønskede egenskaper ved konsulentene i vedlegg 2 Beskrivelse av Bistanden vil bli belønnet under evalueringen av dette tildelingskriteriet. Sammen med tilbudet bes det at tilbyder leverer konsulentenes CV med minst 3 referanser pr tilbudte konsulent, se konkurransegrunnlaget punkt 7.2 nr.22. Det bes at tilbyder i alle tilfeller utfyller tabell i vedlegg 2 Beskrivelse av Bistanden. Tildelingskriteriet Service og responstid vil bli vurdert på grunnlag av den dokumentasjon og de opplysninger tilbyder gir i tilbudet og referansesamtaler med referansene til de tilbudte konsulentene. Referansers evaluering og tilbakemelding på tilbudte konsulenters service i tidligere oppdrag inngår i vurderingen. Responstid defineres som tiden det går fra Kunden har sendt sin bestilling til første dialog/telefonmøte/møte hvor oppdraget avklares, fremdriftsplan settes og oppdraget avtales gjennomført mellom Leverandøren og Kunden. Hvis responstiden varierer ut i fra oppdragets størrelse, så vil den lengste antatte responstiden legges til grunn ved evaluering. Responstiden oppgis i antall virkedager. SLF ber om at tilbyder oppgir responstid i antall virkedager for å muliggjøre sammenligning av tilbudene. 8.3 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud om deltakelse i konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Som saklig grunn for avlysning regnes m.a. en situasjon hvor innkomne tilbud gir et totalt kostnadsomfang for anskaffelsen som oppdragsgiver ikke har budsjettrammer til å håndtere. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Konkurransegrunnlag Side 13 av 15

14 8.4 Anskaffelsesprotokoll. Oppdragsgiver skal føre protokoll som skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, jf FOA Begrunnelse Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbud avvises eller forkastes eller dersom oppdragsgiver beslutter å avlyse konkurransen. Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding om valg av leverandør med begrunnelse til alle leverandører som har deltatt i konkurransen. Meddelelsen skal inneholdepresis angivelse av klagefrist/karensperiode. 9. Diverse bestemmelser 9.1 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova (lov av 19. mai 2006 nr. 16), jf FOA 3-5. I henhold til offentleglova 23 vil anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud være skjermet for offentlig innsyn fram til leverandør er valgt. Deretter er disse dokumentene offentlig tilgjengelig. Det skal imidlertid gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f eks produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser) som kan føre til økonomisk tap eller redusert gevinst for den som opplysningene angår, jf forvaltningsloven 13 første ledd nr. 2. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver foreta en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 9.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningene angår. 9.3 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. 9.4 Habilitet Reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 gjelder for denne anskaffelsen. 9.5 Kostnader Kostnader som tilbyderen pådrar seg ved å delta i konkurransen, er oppdragsgiver uvedkommende. 9.6 Vedståelsesfrist Tilbyderne må vedstå seg sine tilbud til og med 1.juli Konkurransegrunnlag Side 14 av 15

15 Konkurransegrunnlag Side 15 av 15