Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og II

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og II Kontrakt om kjøp av konsulenttjenester for bistand til årsoppgjør, SRS implementering og realisering av ny økonomimodell i Senter for internasjonalisering av høgre utdanning (SIU) Tilbudsfrist: 10. november 2011 kl Kontraktperiode: inntil 15 uker, med ønsket oppstart fra uke 48 i 2011 SENTER FOR INTERNASJONALISERING AV HØGRE UTDANNING TLF: FAKS: E-POST: SIU@SIU.NO POSTADRESSE: PB 1093 SENTRUM, 5809 BERGEN BESØKSADRESSE: VASKERELVEN 39 INTERNETT:

2 Innholdsfortegnelse 1. Oppdragsgiver Etiske retningslinjer Kontaktperson hos oppdragsgiver Om anskaffelsen Anskaffelsens formål Anskaffelsens omfang Kontraktperiode Antall leverandører Orientering om kontrakt Oppbygging av konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud Oppbygging av konkurransegrunnlaget Utfylling av dokumenter Regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer og endring av konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Adresse eller innleveringssted for tilbud Levering av tilbud Fremdriftsplan Kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Søkers tekniske og faglige kvalifikasjoner Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Underleverandører Avvisning av tilbud Krav til tilbudets utforming Utforming og levering av tilbudet Komplett tilbud skal inneholde følgende dokumenter Om tilbudet Om oppfyllelse av tildelingskriteriene Forbehold Samtykkeerklæring Oppdragsgivers behandling av tilbudene Registrering av tilbudene Evaluering av tilbudene Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Opplysningsplikt Diverse bestemmelser Offentlighet Taushetsplikt Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen Habilitet Kostnader Vedståelsesfrist Side 2 av 12

3 1. Oppdragsgiver Senter for internasjonalisering av høgre utdanning (SIU) er et statlig forvaltningsorgan med eget styre under Kunnskapsdepartementet (KD). SIU holder til i Bergen og har ca 70 fast ansatte. Som kompetanse- og informasjonssenter fremmer SIU internasjonalt samarbeid innen utdanning og forskning. Senteret har en viktig oppgave i å samordne tiltak på nasjonalt nivå, i samsvar med offisielle retningsliner for politikken på feltet. SIU er Norges kontor for internasjonale program og tiltak innen utdanning på alle nivå, fra grunnopplæring til universitet og høgskole. Senteret forvalter programmene på vegne av flere offentlige oppdragsgivere, både nasjonale og internasjonale. Programforvaltningen tar hånd om formidling av rundt 350 millioner kroner årlig til prosjekter innen de ulike programmene. Det administrative driftsbudsjettet er på ca 90 millioner. SIU er finansiert gjennom bevilgning fra Kunnskapsdepartementet (KD), samt oppdrag fra Utenriksdepartementet (UD), Norad, Nordisk Ministerråd, EU-kommisjonen, Utdanningsdirektoratet m.fl. SIUs fem hovedansvarsområder er: Programforvaltning Profilering av Norge som studie- og forskningsland overfor utlandet Informasjon og kommunikasjon Kompetanseoppbygging for å fremme internasjonalt samarbeid i sektoren Rådgivning, utredning og servicefunksjon SIUs økonomisystem driftes av Statlig senter for økonomistyring (SSØ) i Kristiansand, der SIU er delkunde. SIU har fått utviklet en ny økonomimodell for sin virksomhet, men den endelige implementeringen gjenstår. For de ulike programmene som SIU forvalter, har SIU utviklet et elektronisk søknads- og rapporteringssystem, der utbetalinger til prosjektene er integrert med Agresso. For ytterligere informasjon om SIU, se våre hjemmesider, Etiske retningslinjer Det kan ikke foregå kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/ tilbyders ansatte og oppdragsgiver/ oppdragsgivers ansatte vedrørende denne konkurransen på annen måte enn foreskrevet i konkurransegrunnlaget og bestemt i medhold av forskrift om offentlige anskaffelser. 1.2 Kontaktperson hos oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Trude Engebretsen Besøksadresse: Vaskerelven 39, Bergen Postadresse: Postboks 1093, 5809 Bergen e-post: Trude.engebretsen@siu.no 2. Om anskaffelsen 2.1 Anskaffelsens formål Oppdragsgiver har behov for å kjøpe konsulenttjenester for bistand innen følgende tre områder: Årsoppgjør, SRS implementering og realisering av den nye økonomimodellen, herunder: Gjennomgang av alle bidragsfinansierte prosjekter iht. SRS Utarbeide regnskapsinstrukser iht. SRS Kvalitetssikring av oppsett for årsregnskap 2011 Opplæring oppsett av årsregnskapet for 2011 Side 3 av 12

4 Implementering av ny kontoplan Opplæring i ny kontoplan Implementering av ny økonomimodell i Agresso Implementering av ny økonomimodell for Budsjett 2012 Opplæring i Agresso Budsjett og rapportering Implementering av endringer i organisasjonen Disse tre punktene må ses i sammenheng og oppdragsgiver ønsker tilbud på et komplett opplegg hvor hele økonomiområdet gjennomgås og optimaliseres fra og med Oppdragsgiver er som statlig virksomhet underlagt Reglement for økonomistyring i staten og tilbyder plikter å rette seg etter dette reglementet under gjennomføringen av bistanden. 2.2 Anskaffelsens omfang Ut fra beregninger er det antatt at anskaffelsen har en verdi mellom og kroner eks. mva for hele kontraktperioden. Den totale verdien er usikker som følge av hvor tidkrevende bistanden vil være og den angitte verdi er ikke bindende for oppdragsgiver. 2.3 Kontraktperiode Total mulig kontraktperiode er estimert inntil 15 uker med ønsket oppstart senest i uke 48, Estimert tid er avhengig av omfanget på arbeidet. 2.4 Antall leverandører Oppdragsgiver skal inngå kontrakt med én leverandør. 3. Orientering om kontrakt Oppdragsgiver skal basere kontrakt for kjøp av konsulenttjenester til SIU på Statens standardavtaler, SSA-B, Bistandsavtalen med vedlegg. 4. Oppbygging av konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud 4.1 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med vedlegg. Flere av vedleggene til dette konkurransegrunnlaget vil inngå som bilag til kontrakten, jf oppstillingen nedenfor. De vedlegg som ikke inngår som bilag til kontrakten er angitt med inngår ikke i høyre kolonne. Vedlegg til Konkurransegrunnlaget Vedlegg 1: Beskrivelse av bistanden Vedlegg 2: Prosjekt- og fremdriftsplan Vedlegg 3: Administrative bestemmelser Vedlegg 4: Prisskjema Vedlegg 5: Oppdragsgivers endringer til SSA-B (del 1), Tilbyders forbeholdsskjema (del 2) Vedlegg 6: Endringer av leveransen etter kontraktinngåelsen Generelle vedlegg til Konkurransegrunnlaget Vedlegg 7: Samtykkeerklæring Vedlegg 8: Egenerklæring for at tilbyder ikke er dømt for økonomisk kriminalitet mv. Vedlegg 9: HMS-erklæring Vedlegg 10: Egenerklæring for oppfyllelse av lønns- og ansettelsesvilkår Bilag til kontrakten Bilag 1: Beskrivelse av bistanden Bilag 2: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 3: Administrative bestemmelser Bilag 4: Priser og prisbestemmelser Bilag 5: Endring i den generelle kontraktteksten Bilag 6: Endringer av leveransen etter kontraktinngåelsen Inngår ikke som bilag til kontrakten Inngår ikke som bilag til kontrakten Inngår ikke som bilag til kontrakten Inngår ikke som bilag til kontrakten Side 4 av 12

5 Vedlegg 11: Egenerklæring for leveringssikkerhet fra oppstartsuke og inntil 15 uker frem Inngår ikke som bilag til kontrakten Tabellen over gir en oversikt over konkurransegrunnlagets vedlegg i venstre kolonne, og hvor de samme dokumentenes nummerering som bilag til kontrakten fremgår av høyre kolonne. 4.2 Utfylling av dokumenter Vedlegg 1 Tilbyders beskrivelse av bistanden. Dette er et tomt dokument hvor tilbyder skal utforme sin løsningsspesifikasjon. Vedlegg 2 Prosjekt- og fremdriftsplan. Her skal tilbyder fremlegge prosjekt- og fremdriftsplan. Denne vil danne grunnlag for endelig prosjekt- og fremdriftsplan som partene blir enige om før oppstart. Vedlegg 3 Administrative bestemmelser. Her skal tilbyder svare som angitt i vedlegget. Vedlegg 4 Prisskjema. Her skal tilbyder svare som angitt i vedlegget. Vedlegg 5 Oppdragsgivers endringer i SSA-B (del 1) og Tilbyders forbeholdsskjema (del 2). Tilbyder skal fylle ut del 2 dersom det er aktuelt. Vedlegg 6 Er et tomt dokument som ikke skal endres. Vedlegg 7 Samtykkeerklæring. Dette er et skjema som tilbyder skal signere. Vedlegg 8 Egenerklæring for at tilbyder ikke er dømt for økonomisk kriminalitet mv. Dette er et dokument som tilbyder skal signere. Vedlegg 9 HMS-erklæring. Dette er et skjema tilbyder skal signere. Vedlegg 10 Egenerklæring for oppfyllelse av lønns- og ansettelsesvilkår. Dette er et dokument tilbyder skal fylle ut og signere. Vedlegg 11 Egenerklæring leveringssikkerhet. Dette er et skjema som tilbyder skal fylle ut og signere. 5. Regler for gjennomføring av konkurransen 5.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II. Alle tilbydere blir varslet samtidig om hvilken tilbyder som blir tildelt kontrakt. 5.2 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin-databasen, se Konkurransegrunnlaget hentes ut fra Doffin-databasen ved at tilbyder registrerer seg som interessert. Hele konkurransegrunnlaget gjøres tilgjengelig ved kunngjøringen. 5.3 Tilleggsopplysninger Tilbyder kan per e-post be om tilleggsopplysninger fra oppdragsgiver. Forespørsel om tilleggsopplysninger som er fremsatt senest 7. november 2011 vil besvares av oppdragsgiver innen 9. november I emnefeltet for henvendelsen om tilleggsopplysninger skal det stå: Spørsmål til konkurranse for kjøp av bistand til implementering av ny økonomimodell og sendes til e-postadresse: anbud@siu.no innen 7.november Spørsmål og svar formidles gjennom anonymisert e-post av oppdragsgiver til alle tilbydere som har mottatt dette konkurransegrunnlaget. Spørsmål bes sendt inn snarest mulig. Hvis spørsmål kommer inn senere enn angitte frist for å stille spørsmål, eller til en annen e-postadresse enn: anbud@siu.no, kan ikke tilbyder påregne at spørsmålene blir besvart. Side 5 av 12

6 Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget eller vedleggene, bes det om at dette formidles skriftlig til anbud@siu.no. Skriftlig henvendelse om feil i konkurransegrunnlaget skal merkes: Melding om feil i konkurransegrunnlag konkurranse for kjøp av konsulenttjenester ved implementering av ny økonomimodell. 5.4 Rettelser, suppleringer og endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget frem til 4 dager før tilbudsfristens utløp. Eventuelle endringer vil bli meddelt alle tilbydere som har mottatt dette konkurransegrunnlaget av oppdragsgiver gjennom anonymisert e-post. 5.5 Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud i denne konkurransen er 10.november 2011 klokken Adresse eller innleveringssted for tilbud Innleveringssted: Postadresse: Postboks 1093, 5809 Bergen Leveringsadresse: Vaskerelven 39, Bergen, Norge 5.7 Levering av tilbud Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende før tilbudsfristens utløp. Med i hende menes at tilbudet er fysisk mottatt hos oppdragsgiver på innleveringsstedet, jf. pkt 5.6, før utløpet av fristen. Det er ikke tilstrekkelig at tilbudet er datert med fristdato. Tilbud som ikke senest blir levert med postleveringen fristdagen, er ikke å anse som levert i tide, selv om tilbudet skulle være kommet frem til oppdragsgivers postboks. Ansvar for forsinkelser i postgangen påhviler tilbyderen. Tilbud pr e-post, telefaks eller lignende aksepteres ikke. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Melding om avvising og avvisningsgrunn blir meddelt angjeldende tilbyder av oppdragsgiver. Tilbudsdokumentene blir ikke returnert. 5.8 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsplan for prosessen: Kunngjøring av konkurransen 25.oktober 2011 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 7.november 2011 Frist for å levere tilbud 10.november 2011 kl Tilbudsåpning 10.november 2011 kl Evaluering Uke Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 46 Klagefrist leverandører Uke 48 Kontraktsinngåelse Uke 48 Vedståelsesfrist 19.januar 2012 kl Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbud er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 6. Kvalifikasjonskrav 6.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskravene skal sikre at tilbyder har det faglige og økonomiske grunnlag som anses nødvendig for å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Side 6 av 12

7 Tilbyder vil bli avvist dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt, jfr. FOA (1) a). Tilbud kan bli avvist ved manglende oppfyllelse av dokumentasjonskravene, jfr. FOA (1) b), c) og e) og (2) g. Dersom tilbyder er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om tilbyders evne til å oppfylle en kontrakt, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Det bemerkes at tilbyder er ansvarlig for at alle opplysninger i tilbudet er tilstrekkelig klare og dekkende i forhold til spesifikasjonen. Skatt og mva Kvalifikasjonskrav Krav: Tilbyder skal oppfylle sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Det kreves oppfyllelse av krav til betaling av skatt og avgift I. Skatteattest. I Norge utstedes attesten av kemner/ kommunekasserer, det lokale skatteoppkreverkontor eller skattekontor. II. Attest for betalt merverdiavgift. I Norge utstedes attesten av Skattefogden. Norske tilbydere som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. Dokumentasjon: Lovlig etablert foretak Kvalifikasjonskrav Krav: Tilbyder skal ha et lovlig etablert foretak Dokumentasjon: HMS-egenerklæring Kvalifikasjonskrav Krav: Tilbyder skal ha et HMSsystem. Dokumentasjon: Om tilbyders hjemstat ikke utsteder slike dokumenter eller attester, kan de erstattes av en erklæring avgitt under ed eller overfor en retts- eller forvaltningsmyndighet, en notarius publicus eller en annen kompetent myndighet i hjemstaten eller nåværende oppholdsstat. Skatteattest for merverdiavgift (skjema RF-1244) Skatteattest for skatt (skjema RF-1244 B for skatt) Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato og attesten skal foreligge innen tilbudsfristen utløp Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak Tilbyder skal være lovlig etablert i foretaksregisteret eller evt. registrering i faglig register i søkerens hjemland Attest for registrering i foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat der tilbyder er registrert, for eksempel firmaattest fra Brønnøysundregisteret. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato og attesten skal foreligge innen tilbudsfristen utløp. Det kreves oppfyllelse av HMS-krav Tilbydere som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at tilbyder oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen utløp av fristen for forespørsel om deltakelse. Signert HMS egenerklæring skal foreligge ved tilbudsfristens utløp og attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. Skjema for HMS-egenerklæring følger som vedlegg. Egenerklæring ikke rettskraftig dømt for deltakelse i kriminell organisasjon m.m. Kvalifikasjonskrav Det kreves at sentrale ansatte i firmaet og at tilbyder ikke er rettskraftig dømt for deltakelse i kriminell organisasjon m.m. Krav: Egenerklæring for at sentrale ansatte i firmaet og at tilbyder ikke har Det kreves at sentrale vært rettskraftig dømt for deltakelse i kriminell organisasjon eller for Side 7 av 12

8 ansatte i firmaet og at tilbyder ikke er rettskraftig dømt for deltakelse i kriminell organisasjon m.m. Dokumentasjon: korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger. Egenerklæringsskjema følger som vedlegg. Erklæringen skal ikke være eldre enn 6 måneder. 6.2 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Der tilbyder har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan tilbyder godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom tilbyder har slik gyldig grunn, skal det tas skriftlig kontakt med oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristens utløp for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Kvalifikasjonskrav Krav: Økonomisk forsvarlig drift. Tilbyder skal vise forsvarlig soliditet, likviditet og lønnsomhet Dokumentasjon: Det kreves at tilbyder har god økonomisk soliditet, likviditet og lønnsomhet Fremleggelse av foretakets årsregnskap for 2009 og 2010 godkjent av revisor. Årsberetning for 2009 og 2010 til Brønnøysundregisteret med revisorberetning.. Foretakets årsregnskap for 2009 og 2010 med noter. Tilbyder skal vedlegge kredittratingrapport fra Dun & Bradstreet, Lindorff Decision eller tilsvarende. 6.3 Søkers tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Erfaring (fra tilsvarende oppdrag) Det kreves at tilbyder har tilstrekkelig god gjennomføringsevne og leveringskapasitet til å oppfylle forpliktelsene i kontrakten Beskrive tilbyders to mest relevante oppdrag for de siste tre år. Med relevant oppdrag menes oppdrag av tilsvarende omfang og karakter. 6.4 Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Det blir stilt krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf reglene i forskrift av om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Tilbyder skal signere egenerklæring for at disse kravene er oppfylt, jf vedlegg 10. Tilbyder og dennes underleverandør plikter å ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffkontrakt, eller det som er normalt for vedkommende sted eller yrke. Oppdragsgiver har rett til innsyn i dokumenter og rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig for oppdragsgiver å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår blir oppfylt. 6.5 Underleverandører Dersom tilbyder planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene med angivelse av hvilke ytelser de vil utføre. Side 8 av 12

9 Dersom en tilbyder har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende finansiell/ økonomisk styrke og/eller tekniske/faglige kvalifikasjoner, skal det fremlegges dokumentasjon på at tilbyder har rådighet over nødvendige ressurser hos underleverandør, f. eks. ved en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidskontrakt om dette mellom tilbyder og underleverandør. Det skal i tillegg fremlegges firmaattest samt attest for betalt skatt og merverdiavgift for underleverandør som skal benyttes, jf pkt Avvisning av tilbud Oppdragsgiver vil avvise tilbydere som ikke har sendt inn skatteattester, egenerklæring for at søkeren ikke er dømt for økonomisk kriminalitet og HMS-egenerklæring innen utløpet av søknadsfristen for deltakelse i konkurransen, inkludert eventuelle tilleggsfrister. Det samme gjelder for de tilbydere som ikke oppfyller fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskrav. For øvrig gjelder forskrift om offentlige anskaffelser Oppdragsgiver skal avvise tilbydere som er benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjonen i strid med FOA Krav til tilbudets utforming 7.1 Utforming og levering av tilbudet 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et datert følgebrev som skal være påført tilbyders navn og undertegnet av en av tilbyders personer som har fullmakt til å binde firmaet samt navn på kontaktperson, dennes stilling, telefonnummer, faksnummer og e-postadresse. 2. Tilbudet skal leveres i dobbel lukket og merket konvolutt. a. Den ytre konvolutten skal merkes slik: Tilbud: Bistand til implementering av ny økonomimodell m.m. til SIU, mottakers navn og leveringsadresse. b. Den indre konvolutten skal være merket slik: Tilbud: bistand til implementering av ny økonomimodell m.m. til SIU, tilbyders navn og tilbudsfrist. 3. Tilbudet leveres i to eksemplarer i to komplette papirversjoner. 4. Tilbudet skal leveres uten plastlommer, stifter, binders eller lignende. 5. Dersom tilbudet inneholder forretningshemmeligheter som man ikke ønsker at andre skal ha innsyn i, bes det om at det i tillegg leveres en elektronisk versjon av tilbudet på cd eller minnebrikke, der forretningshemmeligheter er merket. I dette eksemplaret skal tilbyder, hvis det er aktuelt, sladde det som anses å være forretningsforhold som det er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, se pkt 9.1 om offentlighet. Tilbyder skal vedlegge en begrunnelse for hvorfor hver enkelt opplysning som unntas, er å anse som en forretningshemmelighet. Dette fordi oppdragsgiver skal ha mulighet til å overprøve vurderingen av hva som anses som forretningshemmeligheter. 6. Tilbudet med alle vedlegg skal leveres på norsk og besvares slik oppdragsgiver ber om. Nærmere krav til tilbudets disposisjon inkludert vedlegg følger av pkt Komplett tilbud skal inneholde følgende dokumenter 1. Oversendelsesbrev og tilbud 2. Tilbyders løsningsspesifikasjon (Bilag 1 del II til kontrakten) 3. Prosjekt- og fremdriftsplan (Bilag 2 til kontrakten) 4. Administrative bestemmelser, utfylt av tilbyder, (Bilag 3 til kontrakten) 5. Samlet pris og prisbestemmelser, utfylt av tilbyder (Bilag 4 til kontrakten) 6. Forbeholdsskjema, uttømmende angivelse av tilbyders forbehold (Bilag 5 del 2 til kontrakten) 7. Samtykkeerklæring, utfylt av tilbyder 8. Egenerklæring for at sentrale ansatte i søker ikke er rettslig dømt mv, utfylt av tilbyder 9. HMS egenerklæring, utfylt av tilbyder Side 9 av 12

10 10. Skatteattest og merverdiavgift Skatteattest for merverdiavgift (skjema RF-1244), ikke eldre enn seks måneder 11. Skatteattest for skatt (skjema RF-1244 B for skatt), ikke eldre enn seks måneder 12. Firmaattest, ikke eldre enn seks måneder 13. Regnskap 14. Kredittratingrapport 15. Beskrivelse av tilbyders to mest relevante oppdrag for de siste tre år. 16. Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, ikke eldre enn seks måneder 17. Egenerklæring for leveringssikkerhet fra oppstartsuke og inntil 15 uker frem 18. Skriftlige referanser for tilbudt(e) ressurs(er) fra tilsvarende oppdrag 19. CV for tilbudt(e) ressurs(er) 20. Forpliktende samarbeidserklæring med underleverandører, hvis relevant 21. Firma- og skatteattester til underleverandør, hvis relevant. Det påhviler tilbyder å dokumentere sitt tilbud tilstrekkelig. I medhold av FOA vil mangel på dokumentasjon og oppfyllelse av konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen eller eventuelle andre vesentlige mangler, kunne føre til avvisning av tilbudet. 7.3 Om tilbudet Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Tilbyder er ansvarlig for at alle skjemaer er fylt ut slik som det er bedt om. Tilbudet blir ikke returnert etter avsluttet anskaffelsesprosess. 7.4 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold, jf FOA nr 1 bokstav d, fra konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen eller kontrakten med tilhørende bilag som er vedlagt konkurransegrunnlaget. Vurderingen av om eventuelle forbehold er vesentlige eller ikke foretas av oppdragsgiver ved gjennomgang av tilbudene. Alle forbehold som tas til konkurransegrunnlaget eller kontrakten med tilhørende bilag, skal tydelig fremgå av tilbudet og samles i forbeholdsskjemaet, vedlegg 5 til dette konkurransegrunnlaget. Forbeholdsskjemaet skal fylles ut på foreskreven måte for å være gyldig. Forbeholdsskjemaet blir inntatt i kontraktens bilag 5 som bilagets del 2, endringer i den generelle kontraktteksten. Alle forbehold skal sammenstilles i skjemaet og det skal utvetydig fremgå hvilket punkt det tas forbehold fra, hva man tar forbehold fra ved sitat av punktet det tas forbehold fra samt konkret formulering av hva forbeholdet går ut på og eventuelle prismessige konsekvenser ved å frafalle forbeholdet dersom dette kan være et alternativ for tilbyder. Alle forbehold skal nummereres. Eventuell uklarhet er tilbyders ansvar og kan medføre at tilbudet må avvises. Hvis oppdragsgiver oppfatter at tilbyder har tatt forbehold som ikke fremgår på foreskreven måte, vil oppdragsgiver måtte vurdere hvorvidt tilbudet kan sammenlignes og om forbeholdene er vesentlige. Det er ikke anledning for tilbyder å vedlegge standardiserte vilkår som vil innebære forbehold fra konkurransegrunnlaget eller kontrakten med tilhørende bilag istedenfor å fylle ut forbeholdsskjemaet på foreskreven måte. Forbeholdsskjemaet er uttømmende når det gjelder forbehold tatt i denne konkurransen. Inneholder et tilbud vesentlige forbehold til konkurransegrunnlaget og/eller kontrakten med tilhørende bilag, må tilbudet avvises. Det samme gjelder hvis tilbudet ikke kan sammenlignes med øvrige tilbud Samtykkeerklæring Tilbyder skal skrive under på egen samtykkeerklæring om at informasjon i tilbudet som ikke er identifisert som unntaksberettiget av tilbyder, kan utleveres, jf pkt 9.1 og se vedlegg 7. Side 10 av 12

11 8. Oppdragsgivers behandling av tilbudene 8.1 Registrering av tilbudene Tilbud skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn til oppdragsgiver. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. Åpning av tilbudene er ikke offentlig. 8.2 Evaluering av tilbudene Det skal inngås kontrakt med en leverandør om kjøp av konsulenttjenester innenfor intern økonomistyring og Agresso. Valg av leverandør vil skje til den best kvalifiserte tilbyder på bakgrunn av oppfyllelse av tildelingskriteriene opplistet i nedenstående tabell. Oppdragsgiver skal velge det økonomisk mest fordelaktige tilbud ut fra en totalvurdering av følgende kriterier: Tildelingskriterier Vekt Kompetanse 55 % Pris 35 % Gjennomføringsevne 10 % 8.3 Om oppfyllelse av tildelingskriteriene Oppdragsgiver har satt opp tre tildelingskriterier. Ved evalueringen av tildelingskriteriene vil disse bli vektet i samsvar med pkt 8.2 i dette konkurransegrunnlaget. Evalueringen danner grunnlaget for tildeling av kontrakt. Tildelingskriteriet Kompetanse gjelder følgende felt: Agressokompetanse Statlig økonomistyringskompetanse Erfaring med styringsstruktur i organisasjoner Disse kompetansefeltene vil vurderes på grunnlag av den dokumentasjon og de opplysninger tilbyder gir i denne konkurransen. Vurderingen vil legge vekt på cv for tilbudt(e) ressurs(er) som dokumentasjon for oppfyllelse av ressursenes kompetanse innenfor ovennevnte tre felt. I tillegg vil det vektlegges tre relevante referanser pr ressurs som SIU vil kontakte ved behov. Tildelingskriteriet Pris vil vurderes på grunnlag av opplysninger tilbyder gir i prisskjemaet, jf vedlegg 4 til dette konkurransegrunnlaget. Alle priser skal være eksklusive mva. og andre avgifter. Tildelingskriteriet Gjennomføringsevne forstås som kapasitet til å påbegynne oppdraget i senest i uke 48, og med leveringssikkerhet i inntil 15 uker etter oppstart. Dersom angitt tid for oppstart ikke kan innfris, ber vi tilbyder om å tilby dato for oppstart. Egenerklæring (jf vedlegg 11) om oppstart i uke 48 med påfølgende leveringssikkerhet gis best uttelling i evalueringen av dette tildelingskriteriet. 8.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 8.5 Anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Anskaffelsesprotokollen er unntatt offentlighet frem til valg av kontraktleverandører foretatt. Side 11 av 12

12 8.6 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet avvises eller forkastes eller dersom oppdragsgiver beslutter å avlyse konkurransen. Tilbyder kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for at tilbudet er avvist eller forkastet. Oppdragsgiver plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 9. Diverse bestemmelser 9.1 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova (lov av 19. mai 2006 nr. 16) 23. I henhold til denne nye loven som gjelder fra vil anbudsprotokollen og innkomne tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelig. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f eks produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser) som kan føre til økonomisk tap eller gevinst, og visse personlige forhold. Oppdragsgiver ber tilbyderne om å opplyse om det er noen opplysninger som tilbyder anser som taushetsbelagte, jf vedlegg 7 og pkt 7.1 nr 6. I tilfelle skal dette tilkjennegis på foreskrevet måte i tilbudet. Oppdragsgiver ber tilbyderne å levere et ekstra sett tilbud, i elektronisk versjon, som er sladdet for taushetsbelagt informasjon. For hver enkelt opplysning tilbyder unntar offentlighet skal det gis en begrunnelse av hvorfor opplysningen anses som taushetsbelagt og unntatt offentlighet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver likevel uavhengig av dette foreta en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 9.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og oppdragsgivers ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 9.3 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 9.4 Habilitet Reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 gjelder for denne anskaffelsen. 9.5 Kostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg ved å delta i konkurransen er oppdragsgiver uvedkommende. 9.6 Vedståelsesfrist Tilbyderne må vedstå seg sine tilbud til 19.januar 2012 kl Side 12 av 12