Avtaleperiode: Total mulig avtaleperiode er 4 år, 2 år med opsjon på 1 år pluss 1 års forlengelse

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og III Rammeavtale om kjøp av kontormøbler for Statens landbruksforvaltning Saksnummer 13/28628 Tilbudsfrist: 28. april 2014 kl Avtaleperiode: Total mulig avtaleperiode er 4 år, 2 år med opsjon på 1 år pluss 1 års forlengelse

2 1. Oppdragsgiver Etiske retningslinjer Kontaktperson hos oppdragsgiver Om anskaffelsen Anskaffelsens formål Anskaffelsens omfang Deltilbud Avtaleperiode Antall leverandører Orientering om kontrakt Oppbygging av konkurransegrunnlaget Regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer og endring av konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Adresse eller innleveringssted for tilbud Levering av tilbud Fremdriftsplan Kvalifikasjonskrav Skatt og mva HMS-egenerklæring Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Tilbyders finansielle og økonomiske stilling Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Underleverandører Kontraktsklausuler Bestemmelse om sosialt ansvar Elektronisk handelsformat (EHF) Utforming av tilbud Utforming av tilbud Komplett tilbud skal inneholde følgende dokumenter Om tilbudet Forbehold og avvik Oppdragsgivers behandling av mottatte tilbud Registrering av mottatte tilbud Tildelingskriterier, evaluering av tilbudene og valg av leverandør Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Anskaffelsesprotokoll Begrunnelse Diverse bestemmelser Offentlighet Taushetsplikt Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen Habilitet Kostnader Vedståelsesfrist Konkurransegrunnlag Side 2 av 14

3 1. Oppdragsgiver Statens landbruksforvaltning innbyr til åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av kontormøbler for Statens landbruksforvaltning. Om Statens landbruksforvaltning (SLF) SLF skal ivareta direktoratsoppgaver for Landbruks- og matdepartementet (LMD). SLF er fagmyndigheten som sikrer en enhetlig forvaltning av virkemidler i hele landet og gjennom hele verdikjeden. SLF er lokalisert i Oslo og har ca. 190 ansatte fordelt på fire avdelinger, Administrasjon, Ressurs og Areal, Landbruksproduksjon og Handel og Industri. Les mer om Statens landbruksforvaltning på: Omorganisering For å styrke arbeidet med forvaltningen av reindriften har Regjeringen 22.januar 2014 besluttet at Landbruks- og matministeren gjennomfører en sammenslåing av SLF og Statens reindriftsforvaltningen (SRF), samt at enheten i Alta styrkes ved at det overføres enkelte fagoppgaver fra SLF til SRF. Det tas sikte på at sammenslåingen er operativ fra 1. juli Reindriftsstyret videreføres som i dag. Med oppdragsgiver i dette bilaget menes SLF og senere den omorganiserte enheten. Om SRF SRF er fagetat i saker som angår reindrift og er underlagt LMD. En av reindriftsforvaltningens viktigste oppgaver er som sekretariat for Reindriftssyret og Reindriftens Utviklingsfond. SRF hovedkontor er lokalisert i Alta og har totalt cirka 25 ansatte. Les mer om Statens reindriftsforvaltning på: Etiske retningslinjer Det kan ikke foregå kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/ tilbyders ansatte og oppdragsgiver/ oppdragsgivers ansatte vedrørende denne konkurransen på annen måte enn foreskrevet i konkurransegrunnlaget og bestemt i medhold av forskrift om offentlige anskaffelser. 1.2 Kontaktperson hos oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Vicki Tettum Besøksadresse: Stortingsgt. 28, Norge Postadresse: Postboks 8140 Dep, 0033 Oslo e-post: Vicki.tettum@slf.dep.no 2. Om anskaffelsen 2.1 Anskaffelsens formål Formålet med denne anskaffelsen er å inngå rammeavtale om kjøp av kontormøbler til oppdragsgiver. Rammeavtalen vil omfatte kjøp av kontormøbler i forbindelse med utskifting og suppleringskjøp, blant annet knyttet til HMS-tiltak. På nåværende tidspunkt er det vanskelig å anslå hvilket behov SRF har for rammeavtalen. Siden sammenslåingen vil innebære at SLF og SRF blir én enhet, skal rammeavtalen også kunne brukes til å kjøpe varer og tjenester under denne rammeavtalen til hele den nye enheten anslagsvis fra tidspunktet når sammenslåingen er operativ. Når det gjelder kostnader til frakt til enheten i Nord Norge, skal dette Konkurransegrunnlag Side 3 av 14

4 avtales med oppdragsgiver på forhånd. Kostnader til frakt til enheten i Oslo er imidlertid oppdragsgiver uvedkommende. Det vises for øvrig til vedlegg 1 Kundens kravspesifikasjon. 2.2 Anskaffelsens omfang Basert på tidligere års forbruk og fremtidige behov anslår oppdragsgiver anskaffelsen til en verdi mellom 1 million og 1,5 millioner og ekskl. mva., kroner for en avtaleperiode på fire år. Vi understreker at dette er et estimat og er ment å være veiledende. Total verdi av rammeavtalen er avhengig av oppdragsgivers behov for de varer og tjenester som rammeavtalen omfatter, som kan bli mindre eller større gjennom avtaleperioden, samt organisatoriske forhold. 2.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av kontrakten. 2.4 Avtaleperiode Total mulig avtaleperiode er 4 år, 2 år med opsjon på 1 år pluss 1 års forlengelse. 2.5 Antall leverandører Oppdragsgiver vil inngå avtale med én leverandør. Leverandøren kan benytte seg av underleverandører. 3. Orientering om kontrakt Oppdragsgiver vil basere avtalen på vedlagte Rammeavtale. Rammeavtalen er basert på Statens standardavtaler, Den lille kjøpsavtalen (SSA-K lille) av mars 2009 versjon 2 av 1. juli Det vises til 4. Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med bilag. Alle bilag med unntak for bilag 10 vil inngå som bilag til Rammeavtalen, jf. oppstillingen nedenfor. Bilag 10 er angitt med inngår ikke som bilag til Rammeavtalen i høyre kolonne. Bilag til Konkurransegrunnlaget Bilag 0: Rammeavtale Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Pris og prisbestemmelser Bilag 8: Endringer i den generelle rammeavtaleteksten Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Generelle bilag til Konkurransegrunnlaget Bilag 10: HMS-egenerklæring Bilag til Rammeavtalen Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Pris og prisbestemmelser Bilag 8: Endringer i den generelle rammeavtaleteksten Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Inngår ikke som bilag til Rammeavtalen Konkurransegrunnlag Side 4 av 14

5 5. Regler for gjennomføring av konkurransen 5.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) fastsatt ved kgl. res 7. april 2006 med hjemmel i LOA 9 og 16. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter FOA del I og del III. Alle tilbydere blir varslet samtidig om hvilken tilbyder som blir tildelt kontrakt. Det er ikke anledning til å forhandle om tilbudene og tilbudene kan ikke endres etter at tilbudsfristen er gått ut. Det er anledning til å avklare uklarheter ved tilbudet innenfor rammene til FOA 12-1 annet ledd. Alle referanser til tilbyder i dette konkurransegrunnlaget skal forstås som leverandør i forhold til Rammeavtalen som skal inngås etter avsluttet anskaffelsesprosess. I bilagene er tilbyder omtalt som Leverandør, mens oppdragsgiver er omtalt som Kunde. 5.2 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin-databasen og TED-databasen, se Konkurransegrunnlaget hentes ut fra Doffin-databasen ved at tilbyder registrerer seg som interessert. Hele konkurransegrunnlaget gjøres tilgjengelig ved kunngjøringen. 5.3 Tilleggsopplysninger Tilbyder kan skriftlig stille spørsmål eller be om tilleggsopplysninger fra oppdragsgiver. Spørsmål eller forespørsel om tilleggsopplysninger som er fremsatt senest innen angitte frist for å stille spørsmål, f.. pkt. 5.8, vil besvares av oppdragsgiver senest fire dager før utløpet av tilbudsfristen, jf. pkt Vi oppfordrer alle tilbydere til å søke avklaringer så tidlig som mulig. Spørsmål eller forespørsler om tilleggsopplysninger bes merkes med «Spørsmål, tilleggsopplysninger rammeavtale kontormøbler», og sendes til oppdragsgivers kontaktpersons e-postadresse, jf pkt. 1.2, innen frist for å stille spørsmål, jf. pkt 5.8. Spørsmål og svar meddeles gjennom Doffin-databasen i anonymisert form. Spørsmål og forespørsler om tilleggsopplysninger bes sendt inn snarest mulig. Hvis spørsmål og forespørsler om tilleggsopplysninger kommer inn senere enn angitte frist for å stille spørsmål, eller til en annen e-postadresse enn til oppdragsgivers kontaktperson, kan ikke tilbyder påregne at spørsmålene blir besvart. Dersom tilbyder oppdager feil i konkurransegrunnlaget eller bilagene, bes det om at tilbyder formidler dette skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson per e-post, jf. pkt Skriftlig henvendelse om feil i konkurransegrunnlaget bes merkes med: Melding om feil rammeavtale kontormøbler. Oppdragsgiver oppfordrer alle til å påpeke eventuelle krav som synes å gi høy kost i forhold til faktisk nytte. Rett i så tilfelle en henvendelse til oppdragsgivers kontaktperson så tidlig som mulig og før tilbudsfrist, slik at oppdragsgiver kan revurdere kravet og eventuelt endre det. 5.4 Rettelser, suppleringer og endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget. Eventuelle endringer vil bli publisert i Doffin-databasen. 5.5 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er 28. april 2014 kl , se pkt 5.8 for fremdriftsplanen. Konkurransegrunnlag Side 5 av 14

6 5.6 Adresse eller innleveringssted for tilbud Innleveringssted: Postadresse: Postboks 8140 Dep, 0033 Oslo Leveringsadresse: Stortingsgt. 28, Oslo, Norge 5.7 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post til postadressen, jf. pkt 5.6. Tilbud pr e-post, telefaks eller lignende aksepteres ikke. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende før tilbudsfristens utløp. Med i hende menes at tilbud er fysisk mottatt hos oppdragsgiver på kontoret i Stortingsgt. 28 før utløpet av fristen. Det er ikke tilstrekkelig at tilbudet er datert eller poststemplet innen fristdato. For tilbydere som sender tilbudet med posten, skal forsendelsen ha kommet frem til oppdragsgiver før tilbudsfristens utløp. Med kommet frem menes at tilbudet må være levert på oppdragsgivers kontor innen kl på fristdagen uavhengig av tidspunktet for oppdragsgivers postgang. Ansvar for forsinkelser i postgangen påhviler tilbyderne. Tilbud pr e-post, telefaks eller lignende aksepteres ikke. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Melding om avvising og avvisningsgrunn blir meddelt angjeldende tilbyder av oppdragsgiver. 5.8 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Konkurransens fremdriftsplan tentativ Konkurransegrunnlaget kunngjøres på Doffin og TED 13. mars 2014 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 23. april 2014 Frist for å levere tilbud 28. april 2014 kl Tilbudsåpning 28. april 2014 kl Evaluering Uke Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 19 Karenstid Uke 21 Kontraktsinngåelse Uke 22 Vedståelsesfrist 13. juni 2014 kl Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbud er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 6. Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskravene skal sikre at tilbyder har det faglige og økonomiske grunnlag som anses nødvendig for å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Tilbyder vil bli avvist dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt, jf. FOA første ledd bokstav a. Tilbud kan bli avvist ved manglende oppfyllelse av dokumentasjonskravene. Dersom tilbyder er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om tilbyders evne til å oppfylle en kontrakt, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Det bemerkes at tilbyder er ansvarlig for at alle opplysninger i tilbudet er tilstrekkelig klare og dekkende i forhold til spesifikasjonen. Konkurransegrunnlag Side 6 av 14

7 6.1 Skatt og mva Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal oppfylle sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Dokumentasjonskrav Skatteattest for merverdiavgift (skjema RF-1244) Skatteattest for skatt (skjema RF-1244 B for skatt) Skatteattest for skatt og skatteattest for eventuell underleverandør. Se for øvrig punkt 6.6 nedenfor. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato. Om attestene: I. Skatteattest. I Norge utstedes attesten av kemner/ kommunekasserer, det lokale skatteoppkreverkontor eller skattekontor. II. Attest for betalt merverdiavgift. I Norge utstedes attesten av Skattefogden. Norske tilbydere som ikke er merverdiavgiftspliktige, skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. Om tilbyderens hjemstat ikke utsteder slike dokumenter eller attester, kan de erstattes av en erklæring avgitt under ed eller forsikring av den aktuelle personen overfor en retts- eller forvaltningsmyndighet, en notarius publicus eller en annen kompetent myndighet i hjemstaten eller nåværende oppholdsstat. 6.2 HMS-egenerklæring Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal ha et HMSsystem. Dokumentasjonskrav Tilbydere som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. 6.3 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Signert HMS-egenerklæring skal ikke være eldre enn 12 måneder regnet fra innleveringsdato. Skjema for HMS-egenerklæring følger som bilag til konkurransegrunnlaget. Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal ha et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Attest for registrering i foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat der tilbyderen er registrert, for eksempel firmaattest fra Brønnøysundregistrene. Attesten til tilbyder skal ikke være eldre enn 12 måneder regnet fra innleveringsdato. 6.4 Tilbyders finansielle og økonomiske stilling Konkurransegrunnlag Side 7 av 14

8 Kvalifikasjonskrav Det kreves at tilbyderen viser forsvarlig økonomisk soliditet, likviditet og lønnsomhet. Dokumentasjonskrav Tilbyder skal vedlegge kredittrating rapport fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Rapporten skal inneholde kredittvurderingsgrad av tilbyderen med forklaring av vurderingen/raitingen. Kredittvurderingsrapporten skal ikke være eldre enn 1 år regnet fra innleveringsdato. Dersom tilbyder ikke kan fremlegge kredittrating rapport, skal tilbyderen levere foretakets årsregnskap for 2012 godkjent av revisor med årsberetning. Der tilbyder har gyldig grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan tilbyder godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom tilbyder har slik gyldig grunn, skal det tas skriftlig kontakt med oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 6.5 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Det kreves erfaring fra lignende leveranser. Med lignende leveranser menes kontrakter av tilsvarende karakter og tilsvarende eller større størrelsesorden. Det kreves at tilbyderen har rutiner for kvalitetssikring, herunder sporbarhet, av de varer som omfattes av rammeavtalen. Beskrivelse av tilbyderens to viktigste leveranser av lignende karakter det siste året, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Mange tilbydere har taushetsplikt med hensyn til avtalenes verdi og tidspunkt. Oppdragsgiver har taushetsplikt vedrørende disse opplysninger. Av den grunn oppfordres tilbydere å oppgi avtalenes verdi og tidspunkt. Ta gjerne kontakt med oppdragsgiver forut for tilbudsfristens utløp dersom tilbyder har grunner til ikke å oppgi verdi og tidspunkt på disse leveranser. Dersom en tilbyder har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende tekniske/faglige kvalifikasjoner, skal det fremlegges dokumentasjon på at tilbyder har rådighet over nødvendige ressurser hos underleverandør, for eksempel ved en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale om dette mellom tilbyder og underleverandør. Se for øvrig punkt 6.6 nedenfor. Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er oppfylt. Hvis dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 9001, ISO eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer, kan gyldig sertifikat, samt kopi av relevante rutiner fremlegges. Konkurransegrunnlag Side 8 av 14

9 Det kreves at tilbyderen har rutiner for å sikre at de tilbudte produktene i rammeavtalen ikke inneholder forbudte stoff eller stoffblandinger, eller ulovlig høye konsentrasjoner av strengt regulerte stoffer i henhold til produktforskriften (FOR ) eller stoffer som forekommer på myndighetenes liste over stoffer med uønskede egenskaper som er prioritert for utfasing: Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er oppfylt, alternativt Svanelisens eller tilsvarende miljømerkeordninger. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer, kan gyldig sertifikat, samt kopi av relevante rutiner fremlegges. 6.6 Underleverandører Dersom tilbyder planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene med angivelse av hvilke ytelser de vil utføre. I tillegg skal følgende dokumentasjon vedlegges tilbudet for eventuelle underleverandører: - Skatteattest og attest for betalt merverdiavgift for eventuell underleverandør (skjema RF-1244 for mva og RF-1244 B for skatt), ikke eldre enn 6 måneder fra innleveringsdato - Finansiell og økonomisk stilling: Dersom tilbyderen har til hensikt å støtte seg på økonomisk kapasitet til andre foretak, skal forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale mellom tilbyder og dette foretak vedlegges tilbudet. - Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Dersom en tilbyder har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende tekniske/faglige kvalifikasjoner, skal en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale mellom tilbyder og dette foretak vedlegges tilbudet. 7. Kontraktsklausuler 7.1 Bestemmelse om sosialt ansvar Rammeavtalen punkt 2.4 inneholder krav til at varer som Leverandøren leverer under denne Rammeavtalen, er produsert på en estisk og lovlig måte, dokumentasjon for at kravene etterleves, samt sanksjoner ved eventuelt brudd. 7.2 Elektronisk handelsformat (EHF) Det stilles et kontraktskrav om at tilbyderen skal sende faktura og kreditnota elektronisk, slik at oppdragsgiver mottar dokumentet i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF), jf. Rammeavtale punkt Utforming av tilbud 8.1 Utforming av tilbud 1. Tilbud skal være skriftlig og leveres i lukket og merket konvolutt. Konvolutten skal merkes med Rammeavtale kontormøbler v/ Vicki Tettum. 2. Tilbudsbrev skal være vedlagt tilbudet. Tilbudsbrevet skal være datert, påført tilbyders navn og være undertegnet av en av tilbyders personer som har fullmakt til å binde firmaet. Tilbudsbrevet bør inneholde følgende: Konkurransegrunnlag Side 9 av 14

10 a. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og kontraktsvilkår. b. Navn og kontaktinformasjon til tilbyderens kontaktperson. 3. Tilbud leveres i én komplett elektronisk versjon, enten på cd eller minnepinne, og signert tilbudsbrev og HMS-egenerklæring skal i tillegg leveres i papirversjon. 4. Hvis tilbyder ikke har anledning til å levere tilbudet på cd eller minnepinne, kan tilbyderen i stedet levere tilbudet i én komplett papirversjon. 5. Dersom tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, bes om at det i tillegg leveres en elektronisk versjon av tilbud på minnebrikke, der forretningshemmeligheter er sladdet. I dette eksemplaret skal tilbyderen, hvis det er aktuelt, sladde (ikke slette) det som anses å være forretningsforhold som det av konkurransemessig betydning vil være viktig å hemmeligholde, se pkt om offentlighet. Tilbyder skal vedlegge en begrunnelse for hvorfor hver enkelt opplysning som unntas, er å anse som en forretningshemmelighet. Dette fordi oppdragsgiver skal ha mulighet til å overprøve vurderingen av hva som anses som forretningshemmeligheter. 6. Tilbud med alle bilag og vedlegg skal leveres på norsk og besvares slik oppdragsgiver ber om. Nærmere krav til tilbudets disposisjon inkludert bilag følger av pkt Komplett tilbud skal inneholde følgende dokumenter 1. Tilbudsbrev (NB: Må leveres også i papirversjon.) Bilag til konkurransegrunnlaget og Rammeavtalen 2. Kundens kravspesifikasjon (Bilag 1) 3. Leverandørens løsningsspesifikasjon (Bilag 2) 4. Prosjekt- og fremdriftsplan (Bilag 4) 5. Administrative bestemmelser, (Bilag 6) 6. Samlet pris og prisbestemmelser (Bilag 7) 7. Endringer i den generelle avtaleteksten (Bilag 8) 8. Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen (Bilag 9) Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav: 9. Skatteattest for skatt (skjema RF-1244 B for skatt), ikke eldre enn seks måneder regnet fra innlevering. 10. Attest for merverdiavgift (skjema RF-1244), ikke eldre enn seks måneder regnet fra innlevering. 11. HMS-egenerklæring, utfylt av tilbyder, ikke eldre enn 12 måneder. (NB: Må leveres også i papirversjon.) 12. Attest for registrering i foretaksregister (firmaattest), ikke eldre enn 12 måneder regnet fra innleveringsdato. 13. Dokumentasjon finansielle og økonomiske stilling: a. Kredittrating rapport, ikke eldre enn 1 år regnet fra innleveringsdato. b. Dersom tilbyder ikke kan fremlegge kredittrating rapport, skal tilbyderen levere foretakets årsregnskap for 2012 godkjent av revisor med årsberetning. 14. Dokumentasjon - tekniske og faglige kvalifikasjoner: a. Beskrivelse av leverandørens to viktigste leveranser av lignende karakter det siste året, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker (gjelder vare- og tjenestekontrakter). b. Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at tilbyderen har rutiner for kvalitetssikring, herunder sporbarhet, av de varer som omfattes av rammeavtalen. Hvis dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 9001, ISO eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer, kan gyldig sertifikat, samt kopi av relevante rutiner fremlegges Konkurransegrunnlag Side 10 av 14

11 c. Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at tilbyderen har rutiner for å sikre at de tilbudte produktene i rammeavtalen ikke inneholder forbudte stoff eller stoffblandinger, eller ulovlig høye konsentrasjoner av strengt regulerte stoffer i henhold til produktforskriften (FOR ) eller stoffer som forekommer på myndighetenes prioritetsliste (se punkt 6.5). Alternativt Svanelisens eller tilsvarende miljømerkeordninger. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer, kan gyldig sertifikat, samt kopi av relevante rutiner fremlegges. Dokumentasjon på eventuelle underleverandører 15. Kort beskrivelse av underleverandørene med angivelse av hvilke ytelser de vil utføre 16. Skatteattest for eventuell underleverandør (skjema RF-1244), ikke eldre enn seks måneder 17. Attest for betalt merverdiavgift for eventuell underleverandør (skjema RF 1244 B), ikke eldre enn seks måneder 18. Finansiell og økonomisk stilling: Skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale mellom tilbyder og dette foretak 19. Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale mellom tilbyder og dette foretak vedlegges tilbudet 8.3 Om tilbudet Tilbyderen er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Tilbyder er ansvarlig for at alle skjemaer er fylt ut slik som det er bedt om. Tilbud blir ikke returnert etter avsluttet anskaffelsesprosess. 8.4 Forbehold og avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold eller gi tilbud med vesentlige avvik, jf FOA nr. 1 bokstav d-f, fra konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen eller kontrakten med tilhørende bilag som er vedlagt konkurransegrunnlaget. Vurderingen av om eventuelle forbehold eller avvik er vesentlige eller ikke, foretas av oppdragsgiver ved gjennomgang av tilbudene. Alle forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen eller kontrakten med tilhørende bilag, skal tydelig fremgå av tilbudet og samles i bilag 8 til dette konkurransegrunnlaget. Tilbyderen har ikke anledning til å vedlegge standardiserte vilkår som innebærer forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen eller kontrakten med tilhørende bilag istedenfor å fylle ut bilag 8 på foreskreven måte. Det skal utvetydig fremgå hvilket punkt det tas forbehold fra eller som avvikes, hva tilbyderen tar forbehold/avviker fra ved sitat av punktet det tas forbehold/avvikes fra, samt konkret formulering av hva forbeholdet/avviket går ut på og eventuelle prismessige konsekvenser ved å frafalle forbeholdet/avviket dersom dette kan være et alternativ for tilbyder. Alle forbehold/avvik skal nummereres. Hvis oppdragsgiver oppfatter at tilbyder har tatt forbehold eller gitt tilbud med avvik som ikke fremgår på foreskreven måte eller er uklart, vil oppdragsgiver måtte vurdere hvorvidt tilbudet kan sammenlignes med øvrige tilbud og om forbeholdene/avvikene er vesentlige. Inneholder tilbudet vesentlige forbehold eller avvik fra konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen og/eller kontrakten med tilhørende bilag, må tilbudet avvises. Det samme gjelder hvis tilbudet på andre måter viser seg og ikke kunne sammenlignes med øvrige tilbud. Konkurransegrunnlag Side 11 av 14

12 9. Oppdragsgivers behandling av mottatte tilbud 9.1 Registrering av mottatte tilbud Innkomne tilbud påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn til oppdragsgiver. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbud er mottatt. Åpningen av tilbudene er ikke offentlig. 9.2 Tildelingskriterier, evaluering av tilbudene og valg av leverandør Tildeling av rammeavtale vil skje til den tilbyder som har levert det økonomiske mest fordelaktige tilbudet basert på oppfyllelse av tildelingskriteriene opplistet i nedenstående tabell. Følgende kriterier blir lagt til grunn ved evalueringen: Tildelingskriterier Pris 40 % Løsningsbeskrivelse 20 % Kvalitet 30 % Miljø 10 % Pris vil vurderes på grunnlag av oppdragsgivers beregning av totalpris basert på opplysninger tilbyder gir i tilbudets Bilag 7, «Samlet pris og prisbestemmelser». Alle priser skal være oppgitt i NOK og eksklusive mva. Oppdragsgiver vil beregne en totalpris ut i fra følgende matrise: («Enhetspriser» + «pris på demontering og fjerning av utrangert møbel» multiplisert med «Antall pr. år» multiplisert med 4 som er maksimal kontraktstid) + («Timepris» multiplisert med «antall timer pr. år» multiplisert med 4 år som er maksimal kontraktstid) = totalpris Det oppgitte antall pr år og timer er et estimat av forventet forbruk. Endelig antall og endelig timeforbruk vil kunne avvike ettersom behovet endrer seg. Alle enhetspriser må være inkludert frakt, montering, fjerning av emballasje og paller, rådgivning og tegningsforslag. Demontering og fjerning av utrangert møbel tilsvarende det som er bestilt skal prises i egen kolonne. Løsningsbeskrivelse Evalueringen baseres på en helhetlig vurdering av opplysninger tilbyder gir i tilbudets Bilag 2 «Leverandørens løsningsspesifikasjon» og tilleggsdokumentasjon som kataloger og andre opplysninger som vedlegges. Oppdragsgiver vil vurdere bredde produktspekter innenfor produktområdene kontor-, konferanse- og resepsjonsmøbler og ergometrisk riktige produkter som denne rammeavtalen omfatter. Dersom det oppstår motstrid mellom bilag 2 «Leverandørens løsningsspesifikasjon» og tilbyderens øvrig tilleggsdokumentasjon som kataloger eller andre opplysninger som vedlegges, legges tilbyderens besvarelse i bilag 2 til grunn i evalueringen. Kvalitet Konkurransegrunnlag Side 12 av 14

13 Evalueringen baseres på en helhetlig vurdering av opplysninger tilbyder gir i tilbudets Bilag 2, Leverandørens løsningsspesifikasjon og tilleggsdokumentasjon som produktblad og bilder som vedlegges. Evaluering av kvalitet vil innbefatte skjønnsmessig vurdering i forholdt til estetisk uttrykk, ergonomi, komfort og brukervennlighet av de tilbudte møblene. Vurderingen av dette vil baseres på tilbyders beskrivelse og bilder, eventuelt en besiktigelse og utprøving av møblene ved behov. Produktenes garantitid, antatte levetid og reklamasjonshyppighet vil også vurderes i dette tildelingskriteriet. Herunder skal tilbyder beskrive produkter tilpasset spesielt korte og spesielt lange personer samt produkter som er spesielt tilrettelagt for HMS-tiltak og for å forebygge slitasje hos brukere. Vurderingen av arbeidsbord vil innbefatte fleksibilitet på sammensetning av delene ved endrede behov. Kvalitet på tilbudte stoler vil i tillegg til tilbyders dokumentasjon vurderes på grunnlag av oppdragsgivers tidligere erfaringer fra tilsvarende stoler og eventuell testing av ukjente produkter. Det vil bli lagt vekt på komfort, ergonomi, enkel betjening og hvordan de tilbudte stoler dekker de forespurte funksjonene i Bilag1»Kundens kravspesifikasjon». Dersom det tilbys stoler vi ikke er kjent med fra før forbeholder vi oss retten til å be om vareprøver. Vi ønsker også å kunne se og utprøve tilbudte møbler dersom dette er ønskelig. Visning og utprøving av møblene bør være mulig i nærheten av Oslo (maksimalt 40 km fra Oslo sentrum). Dersom det oppstår motstrid mellom bilag 2 «Leverandørens løsningsspesifikasjon» og tilbyderens øvrig tilleggsdokumentasjon som kataloger eller andre opplysninger som vedlegges, legges tilbyderens besvarelse i bilag 2 til grunn i evalueringen. Miljø Evalueringen baseres på en helhetlig vurdering av opplysninger tilbyder gir i tilbudets Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon og tilleggsdokumentasjon som vedlegges. Andel tilbudte produkter som er miljømerket, vil bli premiert under dette tildelingskriteriet. Andel resirkulerbare deler vil bli evaluert under kriteriet Miljø. I tillegg inngår vurdering av hvordan tilbyderen kommer til å behandle utrangerte møbler som tilbyderen henter fra oppdragsgiver ved bestilling og hvordan tilbyderen kommer til å håndtere emballasje som følger med det møbelet som kunden bestiller. Tilbyders besvarelse av pkt. 2 2 angitt i bilag 1 «Kundens kravspesifikasjon» (farlige stoffer) inngår ikke i evalueringen. 9.3 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud i konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Som saklig grunn for avlysning regnes m.a. en situasjon hvor innkomne tilbud gir et totalt kostnadsomfang for anskaffelsen som oppdragsgiver ikke har budsjettrammer til å håndtere. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 9.4 Anskaffelsesprotokoll Oppdragsgiver skal føre protokoll som skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, jf FOA 3-2. Konkurransegrunnlag Side 13 av 14

14 9.5 Begrunnelse Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbud avvises eller forkastes eller dersom oppdragsgiver beslutter å avlyse konkurransen. Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding om valg av tilbyder med begrunnelse til alle tilbydere i konkurransen. Meddelelsen skal angi karenstiden. 10. Diverse bestemmelser 10.1 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd offentleglova (offentleglova), jf. FOA 3-5. I henhold til offentleglova 23 tredje ledd vil anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud være skjermet for offentlig innsyn fram til tilbyder er valgt. Deretter er disse dokumentene offentlig tilgjengelig. Det skal imidlertid gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f eks produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser) som kan føre til økonomisk tap eller redusert gevinst for den som opplysningene angår, jf lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 13 første ledd nr. 2. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver foreta en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte Habilitet Reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 gjelder for oppdragsgiver i denne anskaffelsen Kostnader Kostnader som tilbyderen pådrar seg ved å delta i konkurransen, er oppdragsgiver uvedkommende Vedståelsesfrist Tilbyderen er forpliktet til å opprettholde sitt tilbud til 13. juni 2014 kl Konkurransegrunnlag Side 14 av 14