Konseptutredning om modernisering av arkivvedlikehold og overføring til depot (MAVOD) Bakgrunn, problemområde, mål og avgrensninger

Transkript

1 Konseptutredning om modernisering av arkivvedlikehold og overføring til depot (MAVOD) Bakgrunn, problemområde, mål og avgrensninger 1

2 Kort om forhistorien 2

3 Arbeidsprosesser for arkiv - det store bildet Behov og forventninger Forvaltningsorgan Arkivinstitusjon Skap e Bruke og forvalte Lage og sende arkivversjon Overføre Motta Vedlikeholde Tilgjengeliggjøre Arkivskap er Arkivdepot 3

4 Utfordringene i dagens situasjon Ressurskrevende å produsere og motta arkivversjon (datauttrekk, dokumentasjon, eksport) Utilfredsstillende teknisk kvalitet på arkivversjoner Ressurskrevende vedlikehold av arkivert materiale etter at det har gått ut av administrativ bruk Stort etterslep på overføring av arkiv som har gått ut av administrativ bruk Uten tiltak, vil utfordringene vedvare og øke i omfang etter hvert som informasjonsmengden i arkivene vokser 4

5 Samfunnsmål og effektmål Bidra til helhetlig og relevant informasjonsforvaltning uten unødig byrde Bedre vedlikehold av arkivmateriale fram til langtidsbevaring Enklere mottak av arkivmateriale hos arkivinstitusjonene Tilfredsstillende informasjonssikkerhet og personvern Tilstrekkelig teknisk kvalitet 5

6 Avgrensninger Innenfo r Offentlig forvaltning Arkiv Digitalt materiale Teknisk kvalitet Taushetspliktige opplysninger Både fortid og fremtid Utenfor Saksbehandling og innsyn Gradert materiale Dokumentfangst Langtidsbevaring Meningsinnhold Elektroniske pasientjournaler (EPJ-system) Privatarkiv 6

7 Grenseflater og pågående arbeid Tiltak i Skate Aktiviteter hos KS einnsyn og meldingsutveksling SAMDOK Interne prosjekter i Arkivverket 7

8 Andre føringer og prinsipper Overordnede Krav Prosess og innhold Dagens situasjon og fremtidige behov Målbilde, mål og gapanalyse Overordnede Krav Mulighetsrom K 1 K 3 K 0 K 2 K 4 Overordnede krav Politiske føringer og prinsipper Analyse av konsepter Samlet vurdering Plan for videre arbeid 8

9 Samarbeid med interessenter Tett samarbeid med KS, Difi og andre nøkkelinteressenter Sammenheng med pågående arbeider i og utenfor Arkivverket Eksterne og interne referansegrupper Styringsgruppe med eksterne medlemmer 9

10 Arkivskapers behov Lett å vedlikeholde arkivert materiale Enkelt tilgjengelig arkivert materiale Tilstrekkelig informasjonssikkerhet og personvern Kostnadseffektiv transformasjon til arkivversjon (dokumentasjon og datauttrekk) Enkel og transparent overføring av arkivversjon Kassasjon integrert i arkivvedlikeholdet Tilstrekkelig datakvalitet på arkivert materiale Forutsigbare finansieringsmodeller 10

11 Arkivinstitusjonenes behov Tillit til mottatt arkivversjon God kvalitet på metadataene Tilstrekkelig teknisk kvalitet Nødvendig kontroll med mottatt arkivversjon Tilstrekkelig dokumentasjon følger arkivversjonen Enkel og effektiv kommunikasjon Forutsigbare finansieringsmodeller Redusere etterslep på overføring av arkivmateriale 11

12 Mange dimensjoner Regelverk Informasjonssikkerhet Forvaltningsregime Pris- og finansieringsmodeller Arbeidsprosesser 12

13 Prinsipper Regelverk legger til rette for effektivitet og forenkling Nasjonale og internasjonale standarder legges til grunn Prosesser har høyest mulig automatiseringsgrad Prosessene er transparente Informasjonssikkerhet og personvern ivaretas Statlige virksomheters og kommunal sektors behov sees i sammenheng 13

14 Prinsipper Tilstrekkelig kvalitet skal ivaretas Interessentene og deres behov står i sentrum Fleksibilitet og skalerbarhet legger til rette for fremtidig endring Kommunale, statlige og nasjonale felleskomponenter legges til grunn Forvaltningen av arkivert materiale skaper tillit til at det er autentisk Proveniens skal ivaretas 14

15 Status fremdrift i henhold til revidert plan Revidert tidsplan April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Januar Februar Mars 1.0 Beslutningspunkt 1 (BP1) X 2.0 Planlegge konseptfasen 3.0 Konseptutredning og forankring 3.1 Problembeskrivelse og avgrensninger 3.2 Nåsituasjonsbeskrivelse 3.3 Behov, mål og krav 3.4 Mulighetsrom og Alternative konsepter 3.5 Datainnsamling og alternativanalyse 3.6 Samlet vurdering og anbefaling 3.7 Gjennomføringsstrategi 3.8 Involering og forankring 4.0 Prosjektforslag og plan for neste fase 5.0 Prosjektadministrasjon 6.0 Beslutningspunkt 2 (BP2) X 10/10 15

16 Spørsmål? Skynde seg langsomt 16

17 Pr Prosjekteier: Inga Bolstad Ekstern referansegruppe - Jakob Sandal, Difi - Anne Mette Dørum, KS - Liv H. Siljebråten, Politidirektoratet - Elin Sverdrup Olsen, NVE - Ranveig L. Gausdal, Oslo Byarkiv - Tor E. Johannesen, KDRS - Jan T. Helle, Bergen Byarkiv - Anja M. Næss, Oljedirektoratet - Wenche R. Lund, IKA Kongsberg - Hanne-Cecile Raaberg, DSS - Torun Stubsjøen,Skatteetaten - Tone Kristiansen Havåg, NAV Interne - Inga Bolstad - Vilde Ronge - Guri Lande - Lene Walle - Øyvind Akerhaugen Styringsgruppe Eksterne - Espen Sjøvoll, KMD - Torgeir Strypet, Difi - Elin Enger Harder, for KS - Marte Vidnes Jensen, NAV - Wilfred Østgulen, POD - Maria Juul, Oljedirektoratet - Hilde Barstad. Oslo Kommune Prosjektleder: Stein Utstumo Intern referansegruppe - Kari Frodesen - Øivind Kruse - Ole Myhre Hansen - Sigrun Rasmusen - Gro Hendriksen - Hilde Langaker - Heidi Einarsen - Bent Vangli - Anette Skogseth Clausen - Vigdis Stensby - Erland Pettersen Kommunalt samarbeidsforum - KS - Oslo Kommune ved FIN og Byarkivet - Arkivverket Statlig samarbeidsforum - Difi - Arkivverket Kjerne team fra Arkivverket - Tor Anton Gaarder, Arkivfag, ekstern dialog - Ole Myhre Hansen, Digitalt depot - Øivind Langeland, Konseptutredning - Siri Vetvik Faye-Lund, Konseptutredning - Jon Atle Haugen, Internasjonale erfaringer - Hans Fredrik Berg, Arkitekt 17