DIGITALISIERINGEN I NORGE En tilstandsrapport

Transkript

1 DIGITALISIERINGEN I NORGE En tilstandsrapport Stian Norli fagdirektør Avlevering 24. oktober 2017

2

3 Hva er Arkivverkets rolle i samfunnet? Eller en moderne dokumentasjonsforvalter som: En gravplass for gamle dokumenter? Verner om borgernes rettigheter Verner Sikrer om demokratiet borgernes og nasjonens rettigheter væren Verner om Ivaretar Norges borgernes kulturarv rettigheter

4 Handler digitalisering om teknologi? Handler digitalisering bare om teknologi?

5 Arkivverkets endringsreise Personalløpet Ansettelse av Inga Bolstad Brudd i forhandlingene - politisk prosess igangsettes Prosjekt for ny organisasjonsstruktur Okt Nov Mediestorm Oppstart av ny strategi «Arkivverket 2020» Saken blir behandlet i stortinget Juni 2016 Ny organisasjonsstruktur Stortingsforslag om å reversere hele endringsprosesse n April 2017 Implementering av ny organisasjon

6 Arkivverkets organisasjon Arkivverket består av Statsarkivene i Tromsø, Trondheim, Bergen, Stavanger, Kristiansand, Kongsberg, Hamar, Oslo, Samisk Arkiv, Norsk Helsearkiv og Riksarkivet Strategi og styring Riksarkivaren Kommunikasjon og formidling Innovasjon Forvaltning Publikum Planlegging og arkitektur Arkiv- og ITutvikling Dokumentasjonsforvaltning Bevaringsvurdering og privatarkiv Depot Forskning Mediekonvertering Brukertjenester Skriftforvaltning Interne tjenester Økonomi Drift og sikkerhet Norsk Helsearkiv Samisk Arkiv IT-tjenester Avlevering Tilgjengelig-gjøring Dokumentsentere t

7 NORSKE FORHOLD DIFI Skate Digitaliseringsrådet

8 DIFI - Direktoratet for forvaltning og IKT Utvikler og fornyer offentlig sektor Målgruppene er statlig og kommunal sektor Medfinaniseringsordningen Deler ut 120 millioner i 2018 Digitaliseringsprosjekt 5-50 millioner kr

9 SKATE Styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning Styring og koordinering av tjenester i e- forvaltning SKATE Strategisk samarbeidsråd som skal bidra til at digitalisering av offentligsektor blir samordnet og gir gevinster for innbyggere, næringsliv og forvaltningen

10 Digitaliseringsrådet statlig organ opprettet i 2016 Styring og gjennomføring av statlig IKTprosjekter Statlige virksomheter skal lykkes med digitaliseringsprosjekter Lærdom i hverandres suksesser og feil Digitaliseringsprosjekter 10 og 750 millioner Anbefalt, men frivillig

11 Vi står foran et digitalt taktskifte Brukeren i sentrum Gjenbruk av informasjon Selvbetjening Automatisert saksbehandling

12 Utviklingstrekk Økt kompleksitet Krav til effektivisering Nye grenseflater Nye infrastrukturer Nye arbeidsmåter

13 FORANALYSE Dokumentasjonsforvaltning og arkiv

14 Foranalyse for Dokumentasjonsforvaltning og arkiv Foranalysen vil foreta en helhetlig og overordnet gjennomgang av dokumentasjonsforvaltningsfeltet for å beskrive behov og utfordringer i dagens situasjon, etablere et målbilde foreslå relevante utviklingstiltak

15 Verdikjede Virksomheter Arkivverket

16 Utfordringer med i dagen situasjon Regelverk og standarder er komplisert Samhandling med andre fagmiljø fungerer ikke Mye av det som er definert som arkiv gjenspeiler ikke virksomhetsprosessene Verktøy for arkivering er isolerte

17 Handlingsplan Dokumentasjon skal identifiseres og sikres på en tilfredsstillende måte Dokumentasjonen skal være enkelt å lagre, finne igjen, dele og gjenbruke

18 PROSJEKT E-ARKIV gode råd fra Digitaliseringsrådet

19 Arbeidsprosesser for arkiv det store bildet

20 Dialogen med Digitaliseringsrådet Meldte inn prosjektet for rådet Sendte over foreliggende prosjektdokumentasjon Raske og presise tilbakemeldinger fra rådet i forkant av møtet Profesjonelle, kompetente og velformulerte spørsmål og råd under møtet Grundig brev med detaljering av rådene i etterkant Møtet med rådet var en positiv opplevelse

21 Rådene vi fikk Digitaliseringsrådet anbefalte oss bl.a. å Gjøre en grundig konseptutvikling og evaluering «Skynde oss langsomt» Involvere interessentene Benytte kompetanse som finnes i markedet Basert på anbefalingene besluttet vi å gjennomføre en grundig konseptfase på nytt fra april 2016 med bred involvering For å unngå misforståelser og føringer for konseptvalg, har vi valgt å endre navn til Modernisering av ArkivVedlikehold og Overføring til Depot forkortet MAVOD

22 En fot i bakken! Rykk tilbake til start

23 MAVOD Modernisering av ArkivVedlikehold og Overføring til Depot

24 Utfordringene i dagens situasjon Ressurskrevende å produsere og motta arkivversjon (datauttrekk, dokumentasjon, eksport) Utilfredsstillende teknisk kvalitet på arkivversjoner Ressurskrevende vedlikehold av arkivert materiale etter at det har gått ut av administrativ bruk Stort etterslep på overføring av arkiv som har gått ut av administrativ bruk

25 Betydelig ressursbehov for å ta inn etterslepet Antall systemer med bevaringsverdig materiale og som utgjør etterslepet Kommune Stat Noark Fagsystemer Totalt Med dagens metoder vil det kreve over 500 årsverk å ta inn etterslepet i kommunal sektor og over 40 årsverk i statlig sektor

26 Vi har analysert fire rendyrkede konsepter Nullplussalternativet Råmaterialekonseptet Mellomarkivkonseptet Danmarkskonseptet Alle konsepter sammenliknes mot Nullalternativet

27 Alle konsepter sammenlignet med Nullalternativet Dagens situasjon og forventet utvikling Etterslep på overføring til arkivdepot Stor variasjon mellom virksomheter og forvaltningsnivå Referansepunktet alle konsepter skal sammenliknes med Mange utfordringer, men også ting som fungerer godt

28 Nullplussalternativet Nullalternativet og noen ekstra tiltak Forsterke det som fungerer i dagens situasjon Fjerne det som er mest problematisk i dagens situasjon Effektivisere prosesser

29 Råmaterialekonseptet Ta inn arkivmateriale rått, uten bearbeiding eller standardisering Mer dokumentasjon av hensyn til fremtidig tilgjengeliggjøring Bearbeiding kun ved behov og etterspørsel Vedlikehold av filformater Forflytning av oppgaver fra arkivskaper til arkivdepot

30 Lette arkivskapers vedlikeholdsoppgaver Kopiere arkivmateriale til et mellomarkiv etter hvert som det skapes Forutsetter standardisering Mellomarkivkonseptet Arkivskaper har selv ansvaret for mellomarkivet Flere arkivskaper kan gå sammen om et felles mellomarkiv

31 Danmarkskonseptet Kopiering til arkivdepot ved faste Innsynsforespørsler håndteres av intervaller, uavhengig av administrativ arkivskaper så lenge de har bruk og periodisering arkivmaterialet Forutsetter standardisering Forhåndsgodkjenning av uttrekksfunksjonalitet i nye systemer

32 Samlet vurdering: Nullplussalternativet er mest robust Nullplussalternativet er det gunstigste alternativet Konseptet er det eneste som har samfunnsøkonomisk gevinst Over 80% av virkninger oppstår i kommunal sektor Konseptet er fleksibelt, låser seg ikke til en løsning

33 De viktigste tiltakene i nullplussalternativet Etablering av standardiserte avleveringsformat Etablering av forvaltningsforum Økt veiledning fra Arkivverket Ny forståelse av administrativ bruk Evaluering av deponeringsordningen Evaluering av Noark-standarden Revisjon av godkjenningsordningen Tilrettelegging for avtaleinngåelse om produksjon av arkivversjoner

34 Gjennomslag! Arkivverket 5% økning i forslag til statsbudsjett for 2018 Øremerkede midler til sikring og bevaring av digitalt skapte arkiv 10 millioner per år i 3 år (MAVOD 2) Ikke mulig uten grundige og troverdige konseptutredninger som Foranalysen og Mavod Ikke mulig uten en synlig, tydelig og endringsvillig Riksarkivar!

35 HVERDAGEN...noen konkrete eksempler

36 Avleveringer til Arkivverket i ny organisasjon Tidligere kjennetegnet av forskjellig praksis ved Riksarkivet og de ulike statsarkivene Ulik og uforutsigbar behandling av forvaltningen I dag er alle avleveringer samlet i en enhet med et tydelig nasjonalt ansvar Ensartet tilnærming, lik behandling av forvaltningen Koordinert. Målrettede veiledninger. Avleveringsplaner

37 Arkade 5 Nytt verktøy for testing av arkivuttrekk Tester alt : Noark-systemer og fagsystemer Intuitivt og enkelt brukergrensesnitt Setter dagligarkivet i stand til å diskutere uttrekket med utrekksleverandøren A5

38 Ny tilsynsmetodikk kommer i 2017

39 Må tenke nytt rundt hva vi må ta vare på Pilotprosjekt for Stortingsvalget 2017 Arkivverket har gått opp mulighetene og funksjonell løsning for å langtidsbevare samfunnsdokumentasjon fra sosiale medier Lagrer alle SoMe meldinger på Facebook, Twitter og Instagram til partilederne og partiene på Stortinget Videre prosess må avklares med KUD

40 Nye arkivforskrifter og opprettelse av arkivlovutvalg Revisjon av Arkivforskriften og Riksarkivarens forskrifter Mål: Begge iverksettes innen utgangen av 2017 Mye opprydding og forenklinger ingen revolusjon Regjeringsoppnevnt Arkivlovutvalg etablert denne høsten, skal levere sin utredning 1. mars 2019 Vurdere arkivregelverket i lys av digitaliseringen med bla. fundamentalt endrede arbeidsprosesser og svært store datamengder. Første skritt - utviklingsarbeidet fortsetter

41 Depotene våre er fulle hva med gjenstående papir?

42 Vi etablerer Norsk Helsearkiv Fulldigitalisering av pasientjournaler fra spesialisthelsetjenesten Etableres på Tynset arbeidsplasser

43 Hva vil Arkivverket gjøre I 2018 og fremover? Ny organisasjon gjør oss bedre på å møte forvaltningens behov: Vi skal utvikle bedre veiledninger for god dokumentasjonsforvaltning (MAVOD 2) Vi starter i 2018 et stort løft for å sikre digitalt arkivverdig materiale for ettertiden (Oppfølging av Foranalysen) Samarbeide med SKATE for å utvikle et godt rammeverk for dokumentasjonsforvaltning. Våre tilsyn skal bidra til bedre arkiver og dokumentasjonsforvaltning i offentlig sektor Oppsummert skal vi bidra til at vi digitaliseringen i samfunnet blir møtt med god dokumentasjonsforvaltning og arkiv

44 VIL DU VITE MER?